Semestre Ago 12 - Ene 13

Transcripción

1 Dirección del Programa de Becas Manual de Usuario para Responsables de Becas Semestre Ago 12 - Ene 13 Para uso de la Plataforma de Asignación de Becas

2 GUÍA PARA EL MANEJO DEL SISTEMA DE BECAS Contenido OBJETIVO... 3 Ingresar al sistema... 4 Datos del plantel... 5 Menú de navegación... 6 Consejo Técnico... 7 Consultar... 7 Priorizar... 9 Búsqueda Reportes Salir

3 OBJETIVO Como parte de la mejora continua respecto a la eficiencia y eficacia de los procesos que se realizan por parte de la Coordinación Operativa del PRONABES Colima y la Dirección del Programa de Becas, se han implementado mejoras en el sistema administrativo para la selección y designación de las becas que se otorgan a los alumnos de las distintas Instituciones Educativas. Las modificaciones que se realizaron al sistema son con el fin de hacer más ágil el proceso de solicitud de becas por parte de los alumnos y así concluirlo de una forma rápida y organizada. 3

4 SISTEMA DE EVALUACIÓN PARA LOS RESPONSABLES DE BECAS Ingresar al sistema Como primer punto deberán ingresar al sistema ( con su nombre de usuario y clave asignada a su plantel o Institución, posteriormente dar clic en el botón Entrar. 4

5 Datos del plantel Al entrar al sistema aparecerá un recuadro en donde están los datos del plantel y responsables de la administración de las becas. Solicitamos que estos datos sean actualizados cada vez que exista algún cambio administrativo, posteriormente, al finalizar el llenado o actualización de cada registro, se debe de dar clic en el botón Actualizar datos. 5

6 Menú de navegación En la parte superior de la página del sistema se encuentra un menú de navegación con el cual se puede accesar a las distintas opciones que tiene el sistema. Estas opciones, servirán para visualizar datos de los becarios de cada Plantel o Institución, modificar y priorizar las solicitudes de los becarios, así como ver datos de los integrantes del Consejo Técnico del Plantel. A continuación se presentarán los pasos que se deben realizar para mantener el sistema en orden y con la información correcta que le corresponde a cada una de las opciones de esta nueva actualización del sistema. 6

7 Consejo Técnico (No aplica para PRONABES) Dentro del apartado de (Consejo Técnico), el responsable de becas o el director del plantel tendrá que ingresar los datos correspondientes de las personas que formarán el Consejo Técnico del Plantel, dando clic en donde dice Nuevo Integrante. Al dar clic en el Botón mencionado, aparecerá un recuadro en donde escribirán y seleccionarán los datos correspondientes para cada integrante que formará parte del Consejo Técnico. Esta información servirá para imprimir el acta de consejo desde el sistema. 7

8 Consultas En la opción (Consultas) se mostrarán los datos básicos de cada solicitud que se ha registrado, sin embargo, al dar clic en el No. Cuenta usted podrá visualizar la solicitud completa del estudiante, también se podrá hacer un filtrado por tipo de beca. Selección de filtro, para filtrar dar clic en Mostrar Cantidad de solicitudes que se registraron. Número de cuenta del solicitante (donde podrá observar la solicitud completa). Muestra un reporte de los alumnos que posiblemente hagan una renovación de la beca Barra desplazadora vertical. 8

9 Priorizar Dentro de la sección (Priorizar), aparte de visualizar información básica del solicitante (si se da clic en el número de cuenta usted visualizará la solicitud completa), se debe realizar el cotejo de los documentos solicitados para el trámite de la beca, seleccionando la casilla correspondiente al documento físico entregado, así como seleccionar la categoría respecto al cumplimiento con el estándar establecido de prioridad para la obtención de la beca que solicita, por último dar clic en Asignar para que quede grabada la información (este paso se realizará por cada expediente cotejado), este módulo también cuenta con el filtrado por tipo de beca. En el caso de las Becas Institucionales se debe de señalar la opción de Aprobado por el Consejo Técnico, esto es indispensable para la Lista de Cotejo, la Carta de Verificación y Acta de Consejo que pueden obtenerse en el apartado de Documentos. Nota: Los alumnos que no cumplan con los requisitos establecidos deberán dejar las casillas en blanco y no podrán asignarlos, porque no contaran con el botón de asignar. 9

10 Búsqueda En el apartado de (Búsqueda), se pueden buscar al o a los becarios de los cuales se necesite algún tipo de información. Para realizar una búsqueda se elige primero el tipo de búsqueda (No. de Cuenta o Nombre), se prosigue a escribir la palabra o número de cuenta que se pretende buscar y dar clic en el botón Buscar. Dar clic en el botón para realizar la búsqueda. Aquí se escribirá el número o palabra a buscar. Tipo de búsqueda (antes de realizar la búsqueda debe de elegirse qué se desea buscar). 10

11 Reportes En el menú de (Reportes), se enlistará a todos los alumnos que fueron registrados para la beca que solicitaron. Este reporte podrá ordenarse de distintas maneras. Tipo de ordenamiento Selección del tipo de reporte (el Reporte de aceptados y observaciones será activado después de la revisión y aceptación por la Dirección del Programa de Becas). Encabezados del reporte Barra de desplazamiento 11

12 Registrar Alumno (Solo PRONABES) El apartado de (Registrar Alumno) se agregarán los alumnos que deseén solicitar la Beca PRONABES, esto con el fin de dar acceso al estudiante interesado, porque sin este prerregistro el sistema no permitrá el ingreso a la solicitud. Los datos que se le solicitan del alumno son: Solo Instituciones Externas 12

13 Registrar Alumno (Solo PRONABES) (Continuación) Al dar clic en la leyenda Ver la lista de nuevos alumnos registrados se motrará un listado con los datos de los alumnos a los que se ha registrado. Esto con el fin de, en dado caso que el alumno no recuerde o requiera de algun dato, el responsable pueda proporcionar al alumno el dato exacto con el que fue registrado y en dado caso que se encuentre erroneo solicitar a la Coordinación Operativa del PRONABES Colima, la corrección del mismo. Solo Instituciones Externas 13

14 Actualizar Alumno (Solo PRONABES) En la opción de (Actualizar alumno) se llevará acabo la actualización, principalmente de promedios, semestre y en algunos casos particulares, el cambio de numeros de cuenta, esto con el fin de asegurar que el sistema cuente con los datos correctos al momento de que el estudiante registre su Solicitud de Beca. Dicha actualización se podrá realizar en el momento de dar clic en el icono (editar), que se encontrará al final de cada alumno registrado en el apartado de Registrar alumno. Solo Instituciones Externas 14

15 Actualizar Alumno (Continuación) Al dar clic en el icono de (editar) se mostrara un formulario en donde se podra realizar la modificacion del semestre y promedios el estudiante. Después de escribir los datos que se solicitan se debe dar clic en el botón de Actualizar para que los datos sean guardados. Solo Instituciones Externas 15

16 Bajas PRONABES Dentro del apartado de (Baja PRONABES) el responsable podrá dar de Baja a algun becario PRONABES, al dar de baja a un becario se enviará la solicitud al Responsable de Becas PRONABES de la Coordinación Operativa del PRONABES Colima para la consideración y/o análisis de los motivos de la baja. 16

17 Salir Al dar clic en la opción (Salir) automáticamente se cerrará la sesión enviándoles a la página de inicio del sistema, en donde podrán poner nuevamente su Nombre de usuario y Clave, para volver a entrar al sistema, si así lo desean. 17

18 Agradecemos su colaboración y la entrega de los documentos en tiempo y forma, ya que con su apoyo logramos el buen funcionamiento de nuestros procesos. Muchas Gracias! Colima, Col. Agosto de 2012 M.C. Victor Javier Aldana Lozano Coordinador Operativo del PRONABES Colima. Director General de Servicios Estudiantiles M.A. Reyna Martínez Zavala Responsable Operativa del PRONABES - Colima Directora del Programa de Becas C.P. Diana Márquez Baca Responsable Becas Institucionales Ext Lic. Rosa Suarez Carrasco Responsable Becas PRONABES e Hijos de Migrantes Ext Ing. Guillermo Arcos Barreda Responsable Área de Sistemas Ext