Digitalización de Documentos en Papel. Solución de Digitalización Aplika-Indexing

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1 Digitalización de Dcuments en Papel Slución de Digitalización Aplika-Indexing

2 Índice Intrducción...1 Digitalización de dcuments Aplika-Indexing... 1 Ingres a la aplicación... 1 Creación de dcuments...3 Imprtancia de ltes...6 Indexación de dcuments...6 Exprtación generación de CD / DVD-ROM...7 Busqueda de visualización de dcuments: Aplika Cnsulting...9 Especificacines tecnicas Funcinalidades principales y metdlgía de trabaj...10 Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán /

3 1. Intrducción. Actualmente, el imparable crecimient del vlumen de infrmación dispnible, la hetergeneidad de la misma en cuant a fuentes, sprtes, frmats, y su alt valr estratégic, están bligand a las empresas a btener cn urgencia herramientas infrmáticas diseñadas específicamente para el acces y la gestión de la infrmación dcumental. La familia de prducts Aplika permite capturar td tip de dcuments en papel y almacenarls en frmat electrónic. Ls dcuments se digitalizan mediante un scanner u tr dispsitiv de adquisición de imágenes y se indexan, agrupan, rganizan y almacenan para su psterir visualización, impresión enví electrónic. A cntinuación se describen brevemente las diferentes aplicacines que cmpnen nuestra familia de prducts. 2. Digitalización de Dcuments: Aplika-Indexing. La aplicación Aplika-Indexing permite digitalizar dcuments de manera rápida y sencilla, cnvirtiéndls desde su frmat en papel a una imagen fiel digital del mism. Para ell ls dcuments sn escaneads, indexads y almacenads en una base de dats, permitiéndse el acces a ls misms desde ls distints sectres autrizads de la rganización vía Intranet Internet, generand un CD/DVD-ROM en el cual se encuentran aut cntenids ls dcuments digitales, la base de dats y el sftware de cnsulta. 2.1 Ingres a la aplicación. La aplicación prvee de un mdul de seguridad, pr l que al ingresar se slicitara un nmbre de usuari y cntraseña (ver pantalla 1). Pantalla 1: Ventana de ingres al sistema. Una vez validad el acces, se bservara la pantalla principal cn el menú de pcines. Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán / 1

4 Las pcines del menú se encuentran restringidas de acuerd al perfil del usuari que ingresa al sistema, existiend tres tips de perfiles diferentes: 2 Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán /

5 2.2 Creación de Dcuments. Una vez efectuad el análisis de ls tips de dcuments existentes en la rganización (legajs, facturas, cntrats, etc.) es necesari crearls en el sistema, definiend ls atributs índices que l cmpndrán (ver pantalla 3). Un índice es el element pr el cual se va a relacinar el dcument al mment de realizar una búsqueda. Pr ejempl, si hablams de Cntrats, ls índices pdrían ser el Sujet, el Objet, la Fecha, etc. Pantalla 3: Ventana de creación de tips de dcuments. En la pantalla se ejemplifica la creación del tip de dcument Factura, el cual esta cmpuest pr ls camps Nr. de Factura, Cliente, Cuit/Cuil, Fecha e Imprte. Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán / 3

6 Para crear un nuev tip de dcument, simplemente se debe ingresar un nmbre, el tip de indexación a realizar (pr lte, simple faz, dble faz) y la definición de sus crrespndientes índices, describiend cada un de ells de acuerd a las siguientes características: Nmbre: el nmbre del índice en cuestión. Tip de Dat: permitiéndse la creación de índices numérics, decimales, text, fecha, si/n, del tip lista. Ls camps tip lista permiten definir un grup de pcines que lueg el peradr pdrá seleccinar (ver pantalla 4). Mínim: el valr mínim que puede tmar el índice. Máxim: el valr máxim que puede tmar el índice. Nul: si se permite almacenar valres nuls n. Duplicads: si se permite el ingres de valres repetids n. Encriptad: si el camp se almacena en frma textual encriptada. El tip de encriptación utilizada es AES (Advanced Encryptin Standard). AutFill: permite indicar si se trata de un camp que será cmpletad autmáticamente. Ls camps cmpletads autmáticamente ptimizan el prces de indexación al tmar dats de una base de dats externa mediante cierts camps clave. Sectr: permite definir el sectr de la imagen dnde se encntrara la infrmación. Ls camps que tienen definid algún sectr muestran la región de la imagen ampliada durante la indexación, permitiend así una mejr visualización del dat a cargar. Pr ejempl si el numer de factura se encuentra siempre en la parte superir derecha del dcument, pdría dejarse definida dicha región, l que sin dudas facilitara la carga del dat al peradr al ver el mism ampliad (ver pantalla 5). Ademas, mediante el mdul de recncimient autmatic, se emplean ests sectres para efectuar un OCR y evitar así la carga manual de cierts dats. 4 Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán /

7 Pantalla 4: Ventana de definición de camps tip lista. En la pantalla se ejemplifica la creación del camp Estad Civil, cmpuest pr las pcines Casad, Slter, Divrciad y Viud. Pantalla 5: Ventana de definición de sectres de una imagen. En la pantalla se ejemplifica la selección del sectr Nr. de Factura, marcad en rj, de un tip de dcument Factura. Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán / 5

8 2.3 Imprtación de Ltes. Lueg de crear ls tips de dcuments y sus índices, es necesari ingresar ls dcuments escaneads al sistema. La metdlgía de trabaj de Aplika-Indexing invlucra rganizar ls dcuments físics en ltes de trabaj. Un lte es la unidad básica de prcesamient, pudiend variar en cantidad y tip de dcuments. Así, un lte puede representar tdas las facturas de un mes, tds ls cntrats, tdas las pólizas cn sus cmprbantes crrespndientes. Para ingresar al sistema un lte de dcuments escaneads será necesari imprtarls (ver pantalla 6). Pantalla 6: ventana de imprtación de ltes. En la pantalla se ejemplifica la imprtación de ds ltes de Facturas. 2.4 Indexación de Dcuments. El pas siguiente en el prces de digitalización de dcuments es la indexación de ls misms. La indexación es el prces mediante el cual se realiza la carga de dats de acuerd a ls índices previamente definids. Primeramente se deberán seleccinar ls ltes a indexar y a cntinuación iniciar la carga de dats de acuerd al tip de dcument que se trate (ver pantalla 7). 6 Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán /

9 Pantalla 7: Ventana de indexación. En la pantalla se muestra la primera imagen del lte seleccinad, indexándse cm tip de dcument Factura. Además se muestra ampliad el camp Cuit/Cuil, cuy sectr fue definid durante la creación del índice. 2.5 Exprtación Generación de CD/DVD-ROM. El pas final es la entrega de la infrmación indexada en algún medi. La pción de exprtación permite seleccinar el medi dnde se desea almacenar definitivamente la infrmación digitalizada (ver pantalla 8). Las pcines sn: Entrega para el acces y búsqueda de infrmación desde un CD/DVD-ROM, en el cual se encuentran aut cntenids ls dcuments digitalizads, la base de dats y el sftware de cnsulta Aplika-Cnsulting Desktp. Entrega para el acces y búsqueda de dcuments vía Intranet Internet desde ls distints sectres autrizads de la rganización mediante Aplika-Cnsulting Web, brindand entre tras las psibilidades de exprtar, imprimir, enviar pr ls dcuments encntrads. Esta aplicación se instala en un servidr prpi de la empresa (mdel in huse), es psible utilizar ls servicis de Web-Hsting brindads pr Aplika. Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán / 7

10 Pantalla 8: Ventana de exprtación. En la pantalla se ejemplifica la exprtación de diverss ltes de facturas digitalizads a CD-ROM de 700 MB. 8 Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán /

11 3. Búsqueda y Visualización de Dcuments: Aplika-Cnsulting. Sin dudas una de las principales ventajas prduct de la digitalización de dcuments radica en la cnsulta de ls misms, ya que agiliza una peración que tradicinalmente cnsume much tiemp y n siempre brinda ls resultads esperads: encntrar ls dcuments que se necesitan. El Módul de visualización Aplika-Cnsulting Desktp permite al usuari buscar y visualizar ls dcuments, seleccinand el nmbre del mism a través de un explradr de carpetas realizand la búsqueda pr medi de ls índices que se hayan definid (ver pantalla 9). Pantalla 9:Ventana de búsqueda. En la pantalla se ejemplifica la búsqueda de dcuments pr ls camps Códig Pstal y Dcument. Lueg de efectuar la búsqueda, se mstrara en una ventana de resultads una lista cn ls dcuments encntrads de acuerd a ls criteris seleccinads (ver pantalla 10). Haciend click sbre algún dcument de la lista será psible abrir el archiv de imagen crrespndiente. Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán / 9

12 Pantalla 10: Ventana de resultads, de acuerd al criteri de búsqueda establecid. 4. Especificacines Técnicas. Las aplicacines se encuentran desarrlladas baj la platafrma J2EE. El framewrk de persistencia utilizad permite que puedan crrer baj las principales bases de dats del mercad, tales cm Oracle, MS SQL Server e IBM DB2. Ls requerimients mínims sn: Prcesadr 1.5 Ghz superir, cn 512 MB RAM más. 5. Funcinalidades Principales y Metdlgía de Trabaj. Las principales funcinalidades de nuestra slución sn: Facilidad de persnalización, psibilitand la creación de un entrn a medida de acuerd a la imagen crprativa de la rganización. Multilenguaje. Versión Web y versión Desktp. Psibilidad de indexación de archivs TIFF. Almacenamient de imágenes de dcuments en un frmat estándar (PDF). Psibilidad de cnectividad cn tras bases de dats para levantar infrmación a indexar (autfill). Psibilidad de indexar infrmación privada de manera encriptada. Funcines de rtación, zm, etc. sbre las imágenes a indexar. Capacidad de indexación de dcuments pr lte, simple faz (cada una hja), dble faz (cada ds hjas), etc. Seguridad de acces a dcuments y funcines pr usuari y grups. Registrs de Cntrl de Auditria. Estadísticas de Indexación. 10 Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán /

13 Las funcinalidades actualmente en desarrll permitirán: Captura avanzada de dcuments mediante OCR. Psibilidad de indexación de archivs PDF, JPG, BMP, DOC, XLS. Agregad de Ntas Electrónicas a ls dcuments. Captura y almacenamient de regines de imágenes de un dcument. Respect a nuestra metdlgía de trabaj, empleams ls llamads 6 pass de la despapelización : 1.- Análisis de ls Dcuments. Se realiza un análisis de cóm están clasificads actualmente ls dcuments y cual es la frma y mecánica para acceder a ells. Se establecen la cantidad y nmbres de índices a utilizar. Se acuerdan ls parámetrs de digitalización que definen la calidad de las imágenes. Se define la selección de ls dcuments a digitalizar. Se establece el medi electrónic en que se hará la entrega frmal del servici (CD, DVD Servidr dnde se aljará la infrmación). 2.- Preparación de Dcuments. Se preparan ls dcuments para pderls intrducirls en un scanner (se quitan grapas, ganchs, clips, etc.). 3.- Digitalización de Dcuments. Se realizar la instalación y cnfiguración de ls scanners. Se realizan pruebas de calidad. Se establecen cndicines y reglas para una digitalización rápida. 4.- Indexación de Dcuments. Se capturan mediante Aplika-Indexing ls índices de búsqueda relacinads cn cada dcument. Esta aplicación puede funcinar en paralel, permitiend la indexación de infrmación desde diferentes cmputadras al mism tiemp. 5.- Integración de Dcuments. Una vez digitalizads ls dcuments se prcede a dejarls nuevamente en su estad riginal. 6.- Entrega frmal del Servici. Se realizan cntrles de calidad. Se hace la entrega de la infrmación en el medi establecid, mediante: La aplicación Aplika-Cnsulting Desktp, permitiend el acces y búsqueda de infrmación desde un CD/DVD-ROM. La aplicación Aplika-Cnsulting Web, permitiend el acces y búsqueda de dcuments desde ls distints sectres autrizads de la rganización vía Intranet Internet, brindand las psibilidades de exprtar, imprimir, enviar pr ls dcuments encntrads. Esta aplicación se instala en un servidr prpi (mdel in huse), es psible utilizar ls servicis de Web-Hsting brindads pr Aplika. Casa Central: Muñecas Pis 2º Of. "A" - S. M. de Tucumán - Tucumán / 11

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