Diplomado para el Desarrollo del Ejecutivo Eficaz

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1 Diplomado para el Desarrollo del Ejecutivo Eficaz HP118 - Hoshin Kanri: respuesta eficaz al 1

2 Introducción Curso Hoshin Kanri: Para que un ejecutivo sea eficaz, enfocarse a los resultados que mayor impacto estratégico y económico tengan es primordial. Las épocas modernas no toleran errores en la conceptuación del impacto de los objetivos, ni en la suplantación de objetivos estratégicos por objetivos menos importantes. El ejecutivo debe enfocarse directamente a lo que mayor valor agregado tenga en la organización a su cargo, por su propio crecimiento personal y el de su empresa. Por ello, es importante no solo conceptuar correctamente los objetivos, sino también entender su trascendencia con el fin de orientarse a su cumplimiento. El propósito de este curso es: Identificar las diferencias entre la administración por objetivos tradicional y con Hoshin Kanri. Conocer la manera en cómo lograr la objetividad en la consecución de los objetivos a través del despliegue de directrices y círculos de control. Antecedentes: El Ing. Martínez es una persona que ha tenido amplia experiencia en la industria regiomontana con más de 27 años de aporte a diferentes industrias en puestos relevantes. Recientemente creó una empresa de consultoría, la cual se llama CONSULTEC. 2

3 Esta empresa está dirigida a apoyar a las Pymes del área noreste de Mexico y su campo de acción es ofrecer sistemas de mejora de competitividad aprovechando los conceptos que ha desarrollado en su amplia experiencia. El Ing. Martínez considera que con el siguiente equipo de trabajo puede ayudar a muchos pequeños empresarios a establecer sistemas productivos, efectivos y que puedan desarrollar un potencial de crecimiento basado en el aumento de competitividad de sus clientes. Ingenieros Federico Pérez y Juan Rodríguez: amplia experiencia en manufactura ocupando diversos puestos a lo largo de 10 años en diferentes empresas. Ingeniero Jorge Cantú: Recién egresado con conocimiento en la creación de software administrativo. Licenciado José Gutiérrez: 5 años de experiencia en ventas. Contadores Fausto Méndez y Sergio Peña: 5 años de experiencia en las aéreas de auditoría y fiscal. Ing. Juan Pérez: Hola Ing. Martínez, soy el dueño de la empresa TROQUELADOS, S. A. tengo 150 empleados con 10 años en el mercado y ando buscando un sistema de planeación que me ayude a aumentar la competitividad de mi empresa. Ing. Martínez: Pues te has acercado con las personas indicadas, ya que con nuestra ayuda establecerás en tu empresa un sistema gerencial proveniente del Japón de alta efectividad dirigido a aumentar la competitividad de tu empresa. Este sistema gerencial que le menciono es conocido como Hoshin Kanri. Ing. Juan Pérez: Y eso que es? Qué significa? Ing. Martínez: Te voy a explicar que es Hoshin Kanri. 3

4 Tema 1. Hoshin Kanri vs la administración por objetivos tradicional Hoshin Kanri: es un sistema gerencial destinado a asegurar el éxito del negocio a partir de estructurar el planteamiento y el control de la gestión, alrededor de las cuestiones criticas del mismo. Hoshin Kanri se basa en el ciclo de Deming PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), el cual es un sistema lógico de calidad que permite consolidar los logros que se producen. Esto lo podemos ver en la figura, la cual hace alusión al siclo de Deming, comenzando con planear y siguiente el orden según las manecillas del reloj. Planear Hacer Verificar Actuar Hoshin = Indica dirección Kanri = Indica planeación Hoshin Kanri es una metodología que: Establece la dirección estratégica. Alinea la organización con los cambios del ambiente externo. Traduce los retos en un pequeño conjunto de brechas estratégicas que deben cerrarse. Moviliza a toda la organización para cerrar brechas. 4

5 Hoshin Kanri es una brújula gerencial Ing. Pérez: Me parece que Hoshin Kanri es un sistema bastante completo, pero quiero preguntar una cosa, Cuál es la ventaja de usar Hoshin Kanri en lugar de usar la administración por objetivos tradicional? Ing. Martínez: Ing. Pérez me parece muy bien que me pregunte eso, ya que te voy a explicar las ventajas de usar un sistema en lugar del otro. Características principales de Hoshin Kanri: Soporta un sistema de planteamiento capaz de relacionar efectivamente los planes de largo plazo o estratégicos con el plan anual y con el seguimiento de los procesos fundamentales que hacen al día a día de la empresa. Se concentra en los pocos objetivos críticos para el éxito. Integra la calidad en la gestión empresarial. Incorpora los indicadores financieros del negocio y los relaciona con las mediciones fundamentales de los procesos. Genera una integración progresiva entre los distintos niveles, en función de cómo se alcanzarán los objetivos y qué se deberá medir para asegurar el cumplimiento, por medio de un diálogo de doble vía o juego de pelota. Hace evidente la contribución real de las personas al cumplimiento de los objetivos a nivel individual y organizacional. Asigna claramente las responsabilidades en relación con las metas y los procesos. Hoshin Kanri: es un método que conjuga toda la energía organizacional para dar efectivamente, hoy, las respuestas necesarias que permitan atender las necesidades presentes y futuras de la empresa, utilizando todo el potencial humano. 5

6 Por lo anterior: Hoshin Kanri es más efectivo en el logro de los objetivos que la administración por objetivos tradicional, al enfocar toda la actividad de la empresa en torno a los factores críticos del negocio. Preguntas de reflexión: Consideras que con la explicación que le dieron al Ing. Pérez entienda la diferencia entre la administración por objetivos tradicional y la administración tipo Hoshin Kanri? Tema 2. Establecimiento de objetivos Ing. Martínez: Como te pudiste dar cuenta, al utilizar Hoshin Kanri se obtendrá mayores beneficios que si se utiliza la planeación estratégica tradicional. Ing. Pérez: Me parece muy bien, pero ahora, Cómo le hago para establecer los objetivos de la empresa? Ing. Martínez: Te voy a explicar lo que se debe de realizar para establecer los objetivos de tu empresa de forma adecuada. Los objetivos en Hoshin Kanri se establecen en la alta dirección, tomando un grupo de cinco o seis factores críticos de éxito. La acción de toda la organización se debe enfocar a cumplir aquellos objetivos que dentro de esos factores críticos establezcan metas posibles de lograr, alcanzables y significativas para la empresa. La forma de realizarlo es la siguiente: 6

7 1. Se identifican las metas críticas. 2. Se desarrollan actividades alineadas y submetas en cada nivel de la compañía, que correspondan con efectividad al a meta critica. 3. Se verifican y revisan los resultados de los procesos cada semana. Lo anterior es muy simple de decirlo, pero es bastante difícil de cumplirlo. Los resultados se empiezan a tener desde el corto plazo, ya que la disciplina paga excelentes dividendos. Preguntas de reflexión: Cuáles son los objetivos planteados por la alta dirección en tu organización? Cuáles son los factores críticos de éxito de la empresa donde laboras? De qué manera contribuye tu trabajo al logro de las metas criticas? Verificas y revisas los resultados de los procesos en que participas cada semana? Tema 3. La organización y la disciplina para obtener resultados significativos por el enfoque preciso. Ing. Martínez: Ahora que ya tenemos definidos los objetivos mediante la ayuda de Hoshin Kanri se procede a establecer las acciones y metas de cada nivel organizacional. Ing. Pérez: Pero cómo vamos a hacer esto? Cómo haremos para obtener resultados significativos? 7

8 Ing. Martínez: Bueno, lo primero que tenemos que hacer es lo siguiente Una vez definidos los objetivos estratégicos anuales, el procedimiento es el siguiente: 1. Se definen las estrategias (actividades básicas), necesarias para llevar a cabo el objetivo. 2. Se descomponen de acuerdo con la estructura organizacional. 3. Se distribuyen los subelementos de las actividades a las diversas de la organización. 4. Cada área determina su meta y debe trazar y desarrollar los planes para lograr los objetivos asignados. Siguiendo las acciones del procedimiento anterior, los planes son trasmitidos a los niveles inferiores de la organización, descomponiéndose en cada nivel de la jerarquía hasta que alcancen el punto donde las acciones a ejecutar aparezcan con claridad. Objetivos estratégicos anuales alta dirección = niveles jerárquicos = Acciones a ejecutar con claridad niveles inferiores Las personas responsables de ponerlos en práctica deciden qué recursos se requieren y los cronogramas a seguir. Las acciones planteadas se documentan con el mayor detalle posible para asegurarse que sean comunicadas con precisión. Al momento de definir las acciones hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos: Establecer la diferencia entre lo que debe hacerse y lo que sería agradable o ideal hacer. Los recursos son limitados y es imposible hacer todo lo que nos gustaría que se hiciera. Aclarar las restricciones sobre los recursos disponibles (personas, dinero, materiales y equipo) e investigar los métodos factibles bajo 8

9 estas restricciones. El método que se considere más factible, después de varias evaluaciones, será el que se implemente. Diseñar los métodos de seguimiento para verificar y evaluar si las acciones se están ejecutando y son efectivas o para incorporar los ajustes que sean necesarios. Buscar un buen balance entre las metas y los recursos. Es contraproducente fijar unas metas inalcanzables por falta de recursos. Los recursos materiales son generalmente limitados, pero las habilidades humanas no lo son. Como el mejoramiento siempre es posible, buscar constantemente el desarrollo de las habilidades de las personas. Al implementar los planes se necesitan seguir los siguientes pasos: 1. Asegurar que el departamento responsable de llevar a cabo las acciones sea totalmente consciente de la necesidad de estas. 2. Proporcionar la capacitación o entrenamiento necesarios para ejecutar las acciones. 3. Asegurar la planeación de entrega de los recursos para el momento adecuado. A continuación se muestra un ejemplo de cómo seguir la planeación estratégica total, según el enfoque del Dr. Miyauchi, el cual nos esquematiza todos los pasos de planeación estratégica incluyendo las directrices a corto, mediano y largo plazo que corresponden a las instrucciones generadas a toda la organización para el cumplimiento de las estrategias de la empresa. Análisis del sistema Empresa / ambiente Cambios del ambiente (Mercado) Tecnología y economía de los competidores o Valores y creencias o Visión de la empresa 9

10 o Misión de la empresa o Estrategia de la empresa o Directivos a largo y mediano plazo o Directrices a corto plazo o Directrices actuales o Resultados y evaluaciones Preguntas de reflexión: Consideras que siguiendo el procedimiento para implementar los planes y objetivos estratégicos en la empresa del Ing. Pérez se tendrá una buena organización y disciplina que lo ayudara a obtener resultados significativos? 10