OBJETIVO GUBERNAMENTAL DE AUDITORÍA Nº 1 AÑO 2011 PROBIDAD ADMINISTRATIVA GUÍA TÉCNICA Nº 50

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1 OBJETIVO GUBERNAMENTAL DE AUDITORÍA Nº 1 AÑO 2011 PROBIDAD ADMINISTRATIVA GUÍA TÉCNICA Nº 50 MARZO 2011

2 TABLA DE CONTENIDOS MATERIAS PÁGINA I.- INTRODUCCIÓN 2 II.- OBJETIVOS GENERALES DEL DOCUMENTO 3 III.- ALCANCE 3 IV.- OPORTUNIDAD Y PERIODO 5 V.- ANTECEDENTES 5 VI.- EQUIPO DE TRABAJO REQUERIDO 7 VII.- HORAS DE AUDITORÍA ESTIMADAS 7 VIII.- CRONOGRAMA ESPECÍFICO 7 IX.- METODOLOGÍA ACTIVIDADES A REALIZAR OBJETIVO DE LAS ACTIVIDADES DE ASEGURAMIENTO INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES DE ASEGURAMIENTO PRODUCTOS SOLICITADOS PROGRAMA DE AUDITORÍA INFORMES DE AUDITORÍA RESUMEN DE REQUERIMIENTOS Y PLAZOS 11 X.- BIBLIOGRAFÍA 12 1

3 I.- INTRODUCCIÓN Se ha definido por el Presidente de la República el Objetivo Gubernamental de Auditoría Nº 1 para el periodo , que señala que los auditores internos deberán realizar acciones de aseguramiento sobre materias asociadas a la Probidad Administrativa. Los Servicios y entidades del Estado para cumplir con el Objetivo Gubernamental de Auditoría Nº 1 deberán ejecutar auditorías de aseguramiento en el tema de Probidad Administrativa. Para la revisión y examen del tema de probidad administrativa se contará con la Guía Técnica Nº 29 versión 02 de Dicho documento comprende un amplio marco de procesos, subprocesos y etapas y situaciones en que se identifican riesgos asociados a la probidad administrativa. La señalada Guía Técnica contiene un marco de situaciones generales que deberían ser ajustadas a la realidad del Servicio por los auditores que deberán orientar así su revisión, de manera de entregar un aseguramiento razonable al Jefe de Servicio, al Ministro de la Cartera y al Presidente de la República, de que no existen situaciones críticas en los temas asociados a la probidad administrativa o que las situaciones han sido resueltas y las medidas adecuadas adoptadas, manteniéndose los riesgos asociados dentro de un límite aceptable. Para el cumplimiento del Objetivo Gubernamental de Auditoría los auditores deben revisar los temas asociados a los Procesos de Adquisiciones, Información Institucional, Información Pública y Transferencias al Sector Privado (en el caso que la institución considere presupuesto para transferencias), poniendo especial énfasis en los riesgos críticos del Servicio o entidad identificados durante el año 2010, que se relacionen con estas materias. El Consejo de Auditoría se encargará de coordinar el trabajo de los auditores, revisarlo, hacer las recomendaciones necesarias y consolidar sus resultados, para su comunicación al Presidente de la República. 2

4 II.- OBJETIVOS GENERALES DEL DOCUMENTO Documentar y facilitar la implementación del Objetivo Gubernamental de Auditoría para el año 2011, que establece en el punto N 1, la obligación de realizar acciones de aseguramiento sobre materias asociadas a la probidad administrativa. III.- ALCANCE El alcance considera la revisión de los siguientes procesos, subprocesos y etapas, recogidas en la Guía Técnica Nº 29/2010. a) Proceso de Información Institucional a.1) Subproceso: Creación de la Información. Etapa Genérica: Publicación. a.2) Subproceso: Uso y Mantención de la Información. Etapa Genérica: Archivo o Almacenamiento Etapa Genérica: Resguardo y Seguridad a.3) Subproceso: Eliminación Etapa Genérica: Destrucción de Documentación en Papel o Soporte Electrónico. 3

5 b) Proceso de Información Pública Subproceso: Acceso a la Información Pública. Etapa Genérica: Publicidad de la Información (Transparencia Activa). Etapa Genérica: Solicitud de Información (Transparencia Pasiva). Etapa Genérica: Respuesta a Solicitud de Información. c) Proceso de Transferencias a Privados Subproceso: Transferencias Corrientes al Sector Privado Etapa genérica: Registro Entidades Receptoras de Fondos. Etapa genérica: Programas o Proyectos a Través de Transferencias. Etapa genérica: Suscripción de Convenios con Privados. Etapa Genérica: Traspaso de Recursos a Asignaciones Privadas a Través de Convenios, Programas y Proyectos. Etapa Genérica: Giro de Recursos a Través de Programas, Proyectos o Convenios con Privados. Etapa Genérica: Rendiciones de Fondos por Entes Privados (cuando corresponda). Etapa Genérica: Supervisión y Monitoreo. Asimismo, se debe contemplar el seguimiento a las observaciones formuladas durante la auditoría de probidad (Objetivo Gubernamental N ) realizada durante el año 2010, a los procesos de adquisiciones y recursos humanos. IV.- OPORTUNIDAD Y PERIODO En el transcurso del año 2011 deberá ejecutarse este Objetivo Gubernamental de Auditoría, mediante la revisión correspondiente a la probidad administrativa en los Procesos de Información Institucional, Información Pública y Transferencias al Sector Privado, según lo señala la Guía Técnica Nº 29/2010 y el seguimiento a la observaciones formuladas a los procesos de Adquisiciones y Recursos Humanos durante el año Este examen será con corte al 30 de agosto 2011 y debe informarse al 30 de septiembre 2011 a este Consejo de Auditoría. El programa que será aplicado en esta auditoría debe remitirse al Consejo al 31 de mayo de

6 V.- ANTECEDENTES Circular Nº 25/ 2010 del Ministerio de Hacienda, sobre Austeridad y Eficiencia en el Uso de los Recursos Públicos. Circular Nº 38/ 2010 del Ministerio de Hacienda, que Complementa Instrucciones sobre Austeridad y Eficiencia en el Uso de los Recursos Públicos. Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno Documento Técnico Nº 24 - Programación en Base a Riesgos Santiago de Chile, Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno Documento Técnico Nº 25 Informe de Auditoría Santiago de Chile, Decreto Nº 13, Reglamento de la Ley Nº sobre Acceso a la Información Pública. D.O Decreto Nº 250, Reglamento de la Ley Nº D.O Decreto Nº 826 que complementa regulaciones para el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Públicas. D.O Decreto Nº 867, Reglamento de la Ley N D.O Decreto Nº que establece Sistema de Información de Compras y Contrataciones Públicas. D.O Decreto con Fuerza de Ley Nº 4 de Justicia. Reglamento de la Ley Nº D.O Dictamen Nº de la Contraloría General de la República con instrucciones relativas a Elecciones Presidenciales y Parlamentarias, de 01 de septiembre de Dictamen Nº de la Contraloría General de la República, sobre Intervención Electoral en que habrían Incurrido Ministros de Estado, de 31 de diciembre de Dictámenes Nº y de la Contraloría General de la República, relativos a conflictos de interés, de 15 de julio de Guía Técnica N 29, versión 02 del Programa Marco de Auditoría Sobre Probidad Administrativa. Instrucción General Nº 3/2009 del Consejo Para la Transparencia, sobre Índice de Actos y Documentos Calificados como Secretos o Reservados. Guía Técnica N 30 Programa Marco para Auditoría de Transferencias Instrucción General Nº 4/2010 del Consejo Para la Transparencia, sobre Transparencia Activa. Instrucción General Nº 5/2010 del Consejo Para la Transparencia, sobre Transparencia Activa para Empresas Públicas Instrucción General Nº 6/2010 del Consejo Para la Transparencia, sobre Gratuidad y Costos de Reproducción, Empresas del Estado y Sociedades del Estado. Instrucción General Nº 7/2010 del Consejo Para la Transparencia, complementaria de la Instrucción Nº 4 sobre Transparencia Activa. 5

7 Ley Nº de Bases Generales de la Administración del Estado (DFL Nº 1/ de 2000). D.O Ley Nº sobre Estatuto Administrativo (DFL Nº 29 de 2004). D.O Ley Nº sobre Protección a la Vida Privada y a la Intimidad. D.O Ley Nº de Probidad Administrativa. D.O Ley Nº , sobre Remuneraciones de Autoridades de Gobierno y Cargos Críticos de la Administración, y Regulación de Gastos Reservados. D.O Ley Nº de Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de la Administración del Estado. D.O Ley Nº que crea el Sistema de Alta Dirección Pública. D.O Ley Nº sobre Transparencia, Límite y Control del Gasto Electoral. D.O Ley Nº de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. D.O Ley Nº que modificó el Decreto Ley de Administración Financiera del Estado, D.L. Nº 1.263, de D.O Ley Nº que Sanciona el Tráfico Ilícito de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas. D.O Ley Nº que Tipifica y Sanciona el Acoso Sexual. D.O Ley Nº modificatoria de la Constitución Política de la República, publicada en el Diario Oficial el Ley Nº que Establece como Obligatoria la Declaración Jurada Patrimonial de Bienes a las Autoridades que Ejercen una Función Pública. D.O Ley Nº que Protege al Funcionario que Denuncia Irregularidades y Faltas al Principio de Probidad. D.O Ley Nº que modificó la Ley Nº , asegurando la Protección de los Trabajadores y la Libre Competencia en la Provisión de Bienes y Servicios a la Administración del Estado. D.O Ley Nº sobre Transparencia de la Función Pública y Acceso a la Información Pública. D.O Ley Nº que modifica la regulación del Código Penal en materia de delitos contra la Administración Pública. D.O Ley Nº que introduce modificaciones al Código Orgánico de Tribunales en la regulación de ciertos Delitos Contra la Administración Pública. D.O Ley Nº de Reforma Constitucional en Materia de Transparencia, Modernización del Estado y Calidad de la Política. Publicada en el Diario Oficial de VI.- EQUIPO DE TRABAJO REQUERIDO Esta variable de trabajo depende de cada Servicio o entidad. 6

8 VII.- HORAS DE AUDITORÍA ESTIMADAS Esta variable de trabajo depende de cada Servicio. Sin perjuicio que debe considerarse los plazos dispuestos en este documento para la entrega del informe y los demás antecedentes de la auditoría. VIII.- CRONOGRAMA ESPECÍFICO Dependerá de cada Servicio, siendo necesario que los cronogramas contemplen como fecha de entrega del programa al 31 de mayo 2011 y los resultados de las acciones de aseguramiento, el 30 de septiembre de IX.- METODOLOGÍA 1.- ACTIVIDADES A REALIZAR En el transcurso del año 2011 deberá ejecutarse este Objetivo Gubernamental de Auditoría, mediante la revisión, correspondiente a la probidad administrativa en los procesos de información institucional, información pública, transferencias corrientes al sector privado, tal como se señala en la Guía Técnica Nº 29/2010 y seguimiento a las observaciones formuladas a los procesos de adquisiciones y recursos humanos, durante el año OBJETIVO DE LAS ACTIVIDADES DE ASEGURAMIENTO La auditoría que se realice en base a este documento tendrá como objetivo general examinar la adecuación de las acciones, actividades y decisiones del Servicio a lo dispuesto en el conjunto de normativa que regula la probidad administrativa. 3.- INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES DE ASEGURAMIENTO Para el cumplimiento del Objetivo Gubernamental Auditoría Nº 1, se deberá utilizar como base: La Guía Técnica Nº 29/2010 versión 02 emitida por el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, durante el año De ese documento, se deberán utilizar las desagregaciones y principales riesgos relacionados específicamente a los procesos de Información Institucional e Información Pública y de Transferencias corrientes al Sector Privado. Los objetivos de 7

9 auditoría definidos en la citada Guía, deben ser alcanzados a través de los procedimientos señalados en esa misma guía, y otros que defina el auditor interno, de acuerdo al control que exista para esos riesgos en el Servicio. Dentro del Proceso de Información Institucional deberá revisarse: El subproceso de creación de la información con la etapa de publicación. El subproceso de uso y mantención de la información con las etapas de a) archivo o almacenamiento y b) resguardo y seguridad. El subproceso eliminación con la etapa destrucción de documentación en papel o soporte electrónico. Dentro del Proceso de Información Pública deberá revisarse: El subproceso de Acceso a la Información Pública con las etapas de a) Publicidad de la Información (Transparencia Activa), b) Solicitud de Información (Transparencia Pasiva) y c) Respuesta a Solicitud de Información. Dentro del Proceso de Transferencias a Privados deberá revisarse: El subproceso de transferencias corrientes al sector privado con las etapas de a) Registro Entidades Receptoras de Fondos, b) Programas o Proyectos a Través de Transferencias, c) Suscripción de Convenios con Privados, d) Traspaso de Recursos a Asignaciones Privadas a Través de Convenios, Programas y Proyectos, e) Giro de Recursos a Través de Programas, Proyectos o Convenios con Privados, f) Rendiciones de Fondos por Entes Privados (cuando corresponda) y g) Supervisión y Monitoreo. 8

10 4.- PRODUCTOS SOLICITADOS Programa de Auditoría Los auditores internos deberán enviar al Consejo de Auditoría, para su revisión, el programa de trabajo que se utilizará en la auditoría (en formato Excel), a más tardar el 31 de mayo del El referido programa deberá elaborarse en base al marco que se presenta en la Guía Técnica Nº 29/2010, pero debe ser ajustado a la realidad de los controles existentes en el Servicio, lo que claramente influirá en los procedimientos de auditoría que deban ser aplicados. El formato que deberá aplicarse para acompañar el programa de auditoría es el siguiente: Ministerio de. 1.- Equipo de auditores y responsable del equipo 2.- Objetivos generales de auditoría 3.- Alcance de la auditoría 4.- Oportunidad y período 5.- Horas de auditoría 6.- Cronograma específico para realizar la auditoría 7.- Descripción de riesgos, controles y pruebas de Auditoria a aplicar Riesgo cumplimiento asociados a la Controles probidad Procedimiento de auditoría para Objetivo Gubernamental de Auditoría Nº 1 Año 2011 Probidad Administrativa Servicio:.. Objetivos específicos de auditoría Número : Código:. Fecha :. Página :. de. Pruebas de auditoria 8.- Se utiliza totalmente el programa marco de Auditoria (SI/NO) 9.- Se han modificado los siguientes puntos del programa marco: CONTROL DE AUDITORES PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA AUDITOR QUE ELABORÓ Nombre: Firma: AUDITOR QUE REVISÓ Nombre: Firma: AUDITOR QUE AUTORIZÓ Nombre: Firma: 9

11 4.2.- Informes de Auditoría Durante el año 2011, se realizará un informe de auditoría con los resultados obtenidos en el trabajo. La revisión debe realizarse con fecha de corte al 30 de agosto de La señalada auditoría deberá informarse al Consejo de Auditoría al 30 de septiembre del año 2011, acompañando el informe de auditoría. El informe de auditoría deberá contener los resultados de la evaluación de los temas relevantes señalados en el programa marco entregado en esta Guía Técnica con todos los riesgos reales y potenciales asociados y deberá remitirse en formato Excel al Consejo aplicando la plantilla que se presenta a continuación. Se requiere especial observancia a este último requerimiento, ya que facilita la consolidación y posterior análisis que debe efectuar este Consejo de la información remitida por los diferentes Servicios. 10

12 4.3.- Resumen de Requerimientos y Plazos Guía 29/2010 Técnica Informes de Auditoría sobre Probidad Administrativa (Actividades de Aseguramiento) Programa de trabajo utilizado por la unidad de auditoría interna en base a los criterios de control del presente documento debe enviarse al Consejo de Auditoría el Informe de auditoría con los resultados de la actividad con corte al , debe enviarse al Consejo de Auditoría el

13 X.- BIBLIOGRAFÍA o American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), Declaraciones sobre Normas de Auditoría, versión 1997, traducción Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. o Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, Documento Técnico Nº 24 - Programación en Base a Riesgos, Santiago de Chile, o Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, Documento Técnico Nº 25 - Informe de Auditoría, Santiago de Chile, o Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, Documento Técnico Nº 29 - Informe de Auditoría, Santiago de Chile, o Franklin F, Enrique Benjamín, Auditoría Administrativa, México: Mc Graw Hill, o International Organization for Standardization, ISO 31000:2009 Principios y Directrices para la Gestión de Riesgos, o Marco para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, Instituto de Auditoría Interna, EEUU, o Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), Gestión de Riesgos Corporativos, Marco integrado Resumen Ejecutivo Marco, España,

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