GUIA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

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1 GUIA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

2 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE Una publicación del Área Metropolitana del Valle de Aburrá Mauricio Facio Lince Prada, Director Alejandro González Valencia, Subdirector Ambiental Ejecutó Unión Temporal Producción Más Limpia Instituto Colombiano de Normas Técnicas-ICONTEC Fundación Codesarrollo Equipo de trabajo Liliana María Soto Castaño-Coordinadora; Juan David Ramírez Soto; equipo de profesionales Unión Temporal Producción Más Limpia (Icontec-Codesarrollo). Interventoría Raul Alexander Cardona Pareja Coordinador del programa de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible Área Metropolitana del Valle de Aburrá Coordinación de la publicación Oficina Asesora de Comunicaciones Área Metropolitana del Valle de Aburrá Diagramación e impresión Digital Express Ltda. Registro ISBN: Primera Edición Medellín, Colombia, diciembre de 2010 Está prohibida la reproducción parcial o total de esta publicación y mucho menos para fines comerciales. Para información contenida en ella se deberá citar la fuente.

3 Contenido Pág. Presentación 5 Introducción 7 GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORÍA 9 PASO 1: PLANEACIÓN Definir responsabilidades Designación del Responsable de la Auditoría Selección del equipo auditor y del auditor líder Coordinaciones previas Definir el alcance de la Auditoría Criterios de la Auditoría Recolección de información general Preparación de las listas de verificación Desarrollo del Plan de Auditoría 21 PASO 2: EJECUCIÓN Auditoría Reunión de apertura Técnicas de recolección de información Generación de hallazgos de la auditoría Informe de la auditoría Reunión de cierre 26 PASO 3: SEGUIMIENTO 27 GLOSARIO 28 Lista de figuras 28 ANEXOS 29 BIBLIOGRAFÍA 35

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5 Presentación La preocupación por el medio ambiente, la seguridad en las personas y la optimización de los procesos, están propiciando el nacimiento de una nueva generación de empresas, cuya estrategia apunta a una reestructuración de los métodos de producción al incorporar herramientas que ofrecen soluciones prácticas para la satisfacción de las necesidades de conservación del entorno y el incremento de los beneficios para la organización. Bajo este nuevo concepto encontramos la producción más limpia-pml y el consumo sostenible, como estrategias de gestión que posibilitan el ahorro de costos y promueven la modificación y creación de procesos más eficientes que hagan realidad el principio de hacer compatible el desarrollo económico, la conservación del entorno y la calidad de vida de los seres humanos. La producción más limpia y el consumo sostenible de bienes y servicios son esenciales para que el concepto de desarrollo sostenible se vuelva realidad. En la mayoría de los casos, representan una ventaja económica, ambiental y de seguridad para las personas y los procesos, por encima de los métodos tradicionales de control. A la fecha, el obstáculo más importante es el desconocimiento y la motivación humana, a través de los medios de divulgación, de los cambios y mejoramientos en los procesos productivos y de la adopción de tecnologías y productos que generen menos desechos. Con ello se podrá hacer un aporte importante para llevar a cabo una producción y consumo cuyo enfoque necesita de la participación de los directivos y del personal de producción y operativo de las empresas. En este sentido, la Guía para la realización de Auditorías en Producción Más Limpia y consumo sostenible, busca lograr un programa activo de intercambio de información, aumento de conciencia y asistencia metodológica, diseñada especialmente para evaluar y ayudar a las empresas a poner en marcha políticas y prácticas de producción ambiental, social y económicamente más responsables. El documento, además de contener información de interés, es una invitación para el sector industrial, a continuar ejecutando acciones responsables para el mejoramiento de las condiciones ambientales en el Valle de Aburrá. MAURICIO FACIO LINCE PRADA Director 5

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7 Introducción El Área Metropolitana del Valle de Aburrá, con el fin de adoptar la Política Nacional de Producción Más Limpia establecida por el Ministerio de Medio Ambiente (Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial-MAVDT) desde 1997 y propender por la autogestión y la autorregulación empresarial, ha adoptado el programa de Producción Más Limpia desde hace más de 10 años. Hoy el programa hace parte de las directrices metropolitanas y ha logrado posicionarse en el medio a través de diferentes resultados tangibles reconocidos, tanto por los mismos empresarios, como por diferentes instituciones a nivel nacional. Lo anterior sumado a la problemática ambiental que se hace cada vez más tangible y evidente para los habitantes de la región metropolitana, hacen que el Área Metropolitana del Valle de Aburrá se comprometa en seguir avanzando a través del programa de Producción Más Limpia. Es por ello que en el 2010 y con el fin de continuar realizando un acompañamiento a las empresas que actualmente son signatarias de los convenios, las que han venido trabajando con la Entidad y para incorporar nuevas empresas en la cultura ambiental de la prevención de la contaminación, se desarrolló un proyecto ejecutado por la Unión Temporal Producción Más Limpia conformada por el ICONTEC y la Fundación Codesarrollo. El grupo beneficiario estuvo conformado por 180 empresas entre pequeñas, medianas y grandes de diferentes sectores productivos y de servicios, ubicadas en la zona urbana de los municipios de Caldas, La Estrella, Sabaneta, Itagüí, Medellín, Bello, Copacabana, Girardota y Barbosa. En este proceso por medio de la optimización de recursos y el incremento de la productividad, competitividad y sostenibilidad, la verificación del estado actual de las empresas frente al consumo sostenible (como una estrategia para dar respuesta a la nueva Política de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible recientemente formulada por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial) y el acompañamiento en la implementación de las directrices emanadas de la Resolución 909 de 2008, se hizo seguimiento y fortalecimiento al desempeño ambiental de los sectores empresarial y de servicios. En este marco, se formula la presente Guía para la realización de auditorías de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible, como un documento de orientación sobre los elementos necesarios para llevar a cabo una auditoría a este tipo de prácticas que se desarrollan en los procesos, productos o servicios de cualquier organización, así 7

8 como establecer habilidades en la práctica de la auditoría para los auditores internos y mejorar así su competencia. Esta guía recoge los principales lineamientos de la nueva política y es una herramienta de consulta, que le orientará en las diferentes etapas para realizar el ejercicio de auditoría, le brindará información de cómo hacer el proceso más fácil; es decir, cómo guiar la entrevista como elemento principal de la auditoría, sumado a la planeación, la identificación de hallazgos y su adecuado registro. El paso a paso ya se viene adelantando en las empresas que hacen parte de los convenios de Producción Más Limpia desarrollados por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá y su continuidad es una responsabilidad que cada una de ellas asume con las condiciones ambientales del Valle de Aburrá, como ejemplo a ser replicado por todos los actores de la región. 8 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

9 Generalidades del proceso de auditoría Auditoría La norma internacional ISO 19011: 2002 de auditorías del sistema de gestión de organizaciones define una auditoría como: Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoría. Auditoría en producción más limpia y consumo sostenible La palabra audio se deriva del latín, y significa escuchar, preguntar. La auditoría es típicamente utilizada para chequear cómo son manipulados los materiales y cómo operan las maquinarias. Aquí es donde la salud ocupacional y la seguridad juegan su papel, pues se tienen en cuenta las características de los materiales utilizados, su manipulación y la protección del personal, aspectos que también son chequeados durante una auditoría de Producción Más Limpia-PML. La conexión con la gestión de calidad es obvia: el análisis de los productos defectuosos determinando las razones de los fallos y tratando de identificar una metodología para la minimización de productos no conformes, ayudan a incrementar la calidad del producto. Una auditoría de Producción Más Limpia brinda una perspectiva general de cualquiera de las áreas de operación de la compañía, la cual está en el foco de la legislación ambiental vigente. Además, en las áreas donde se pueden lograr mejoras medioambientales, será marcada la relación costo efectividad. 9

10 Paso 1: Planeación 1.1. Definir responsabilidades Designación del Responsable de la Auditoría La Alta Dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo del proyecto de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible. Para tal efecto, debe nombrar un responsable de la Auditoría de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible y debe otorgarle plena autoridad para su gestión. La Auditoría de PML y Consumo Sostenible puede ser parte de un Programa de Auditoría establecido por la empresa para evaluar su desempeño integral, lo cual es frecuente en empresas que tienen implementado un Sistema de Gestión Ambiental o un sistema de gestión integral, al inicio de un proyecto de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible en empresas que empiecen a preocuparse por el tema ambiental o están interesadas en la optimización del uso de recursos. Lo ideal, es que el responsable de la Auditoría de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible tenga conocimientos generales de los principios de la auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría. Un documento básico de referencia es la Norma ISO 19011: 2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental. En cualquiera de los casos, la persona designada por la empresa debe: a) Designar al equipo auditor. b) Establecer los objetivos y el alcance de la Auditoría. c) Establecer las responsabilidades y asegurarse de que se proporcionan recursos para la Auditoría. d) Asegurarse que el personal involucrado en la Auditoría esté informado. e) Asegurarse de que se proporcionen los registros pertinentes para la Auditoría. f) Realizar el seguimiento de los resultados de la Auditoría. g) Tener habilidades para la gestión, conocimientos técnicos y conocimientos en Producción Más Limpia del negocio pertinente para las actividades que van a auditarse. 10 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

11 Selección del equipo auditor y del auditor líder Se debe asegurar que las personas que ejecutan la Auditoría de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible tengan el conocimiento y el entrenamiento adecuado para llevar a cabo sus tareas. Los auditores en Producción Más Limpia y Consumo Sostenible deben ser independientes al área donde se llevará a cabo la auditoría. Normalmente, no se espera que una persona cumpla con todos los requisitos; esa es la razón por la que normalmente se establece un equipo de auditoría cuyos miembros en conjunto cumplan todos estos requisitos. Un adecuado equipo auditor de Producción Más Limpia debe consistir en uno o más expertos en Producción Más Limpia y Consumo Sostenible y un equipo de auditores de la empresa, con conocimiento en el tema, conformado por el representante ambiental, el jefe de operaciones y el representante de salud y seguridad. Los atributos de un auditor exitoso incluyen: Es ético Buen observador Perceptivo Brinda apoyo Buen Comunicador Diplomático Tiene mente abierta Es justo En empresas que recién se inicien en estos temas, el equipo puede ser mayor e incluir, además de los mencionados, el jefe de mantenimiento, el jefe de seguridad industrial, o cualquier personal con los conocimientos técnicos necesarios. Dado que el principal punto de una auditoría es aprender juntos e iniciar el cambio, el rol del auditor debe ser estimulante y activo, no un simple generador de informes. El auditor de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible puede jugar un rol importante para identificar la generación de residuos innecesarios, cuestionar prácticas existentes y estimular nuevas y mejores soluciones. HABILIDADES Y COMPETENCIAS DE UN AUDITOR COMPETENTE Formación en el proceso de auditoría Conocimiento y experiencia en métodos y técnicas de auditoría Capacidad para gestionar el proceso de auditoría Capacidad para dirigir un equipo auditor Habilidades para formulación de preguntas y realización de entrevistas Habilidades para redacción de reportes Habilidades para hacer presentaciones Es versátil GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORÍA 11

12 Se debe designar un líder del equipo auditor. Cuando hay un solo auditor, éste deberá desempeñar todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor Coordinaciones previas El auditor líder es el responsable de establecer contacto con el auditado y coordinar los aspectos organizacionales con el responsable de la Auditoría de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible de la empresa con el fin de: a) Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado. b) Confirmar la autoridad para llevar a cabo la Auditoría. c) Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y la composición del equipo auditor. d) Solicitar acceso a los documentos pertinentes, en especial los registros técnicos. e) Determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar. f) Hacer los preparativos para la Auditoría. g) Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor, en caso que fuese necesario Definir el alcance de la Auditoría El alcance describe la extensión y los límites de la auditoría tales como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos que van a ser auditados, así como el período de tiempo programado para su ejecución. La persona responsable de la Auditoría de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible debe asegurarse que el auditor o el equipo auditor tengan clara el área física a ser auditada. Un plano o diagrama de las instalaciones es una buena herramienta para definir este punto. La persona responsable de la Auditoría debe decidir cómo puede ser organizada. Puede seguir alguna de las siguientes opciones, de acuerdo con: a) Los procesos de producción; por ejemplo: corte, ensamblaje, pintado, secado, etc. b) Las áreas de trabajo; por ejemplo: recepción, producción, embalaje, despacho. c) Las áreas de negocio; por ejemplo: compras, producción, servicios, personal, etc. d) El tiempo disponible, de forma que se garantice poder auditar el proceso actual en operación. e) Es más efectivo organizar la auditoría siguiendo el flujo del proceso empezando desde la recepción y almacenamiento de materias primas, y continuando con los procesos de producción, empaque, almacenamiento y despacho de productos. 12 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

13 1.3. Criterios de la Auditoría Los criterios de Auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad, basados en los principios de Producción Más Limpia y Consumo Sostenible y en la metodología establecida en la estrategia correspondiente. La siguiente figura muestra los pasos o fases de la metodología de Producción más Limpia, los cuales se consideran los criterios de auditoría Figura 1. Pasos-fases metodología de Producción Más Limpia 1.4. Recolección de información general Una buena preparación es importante. Antes de la auditoría in situ, se debe recolectar documentos y registros técnicos para contar con información base y establecer la línea de referencia. Esta información ayudará a entender la filosofía de la empresa, los productos y las características claves del proceso de producción o del servicio. La revisión de la documentación debe tener en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización, así como los objetivos y el alcance de la auditoría. GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORÍA 13

14 La información proporcionada debe ser la más exacta posible y previamente se debe establecer el compromiso de manejarla con la más alta confidencialidad. Entre los diversos documentos que pueden ayudar en la comprensión de la filosofía de la compañía, los productos y las características claves de los procesos de producción, se tienen: Política de la compañía Página web de la compañía Folletos Manuales de calidad, ambientales, de seguridad Planos de la planta Planes de emergencia y evacuación Registros de pruebas y mantenimiento Diagrama organizativo Contratos Hojas de datos de materiales de seguridad Consumos de energía, agua y materiales de los últimos doce meses Listado de equipos y potencia de los mismos Medidas de ahorro y prevención de la contaminación adoptadas por la empresa 1.5. Preparación de las listas de verificación Para cada área que va a ser evaluada, el equipo de auditoría debe preparar las listas de verificación. Éstas son una herramienta en la auditoría pues permiten: Ayudar a la gestión del tiempo, indicando lo que ha de cubrirse en cada entrevista a cada uno de los procesos. Recopilar las evidencias de la auditoría en orden lógico. Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos. En el Anexo A se muestra un formato para el registro de la información, una vez se estén realizando las preguntas en el proceso de auditoría. Es importante tener presente que una entrevista de auditoría es un ejercicio de comunicación y que la comunicación es un proceso en dos vías. Hacer el tipo de preguntas correctas es una de las claves para facilitar la entrevista y que ésta alcance su propósito. 14 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

15 Las preguntas que se realizan en una auditoría tienen el siguiente propósito: Recolectar información requerida Aclarar ideas Verificar la exactitud de lo que se ha oído Los tipos de preguntas más apropiados en una auditoría son: Preguntas abiertas: generalmente comienzan con: Cómo, Qué, Cuándo, Por qué, dígame, muéstreme, descríbame. Ejemplo: Muéstreme cómo funciona esto Cómo controla el flujo de agua en esta máquina? Preguntas de sondeo: generalmente comienzan con: dígame más acerca de, qué quiere decir con, deme un ejemplo de. Ejemplo: Por favor explique qué está ocurriendo aquí Preguntas cerradas: son diseñadas para obtener respuesta breve del auditado. Ejemplo: Este es el recipiente de los residuos? Para cumplir los requisitos de la auditoría se deberá desarrollar y hacer muchas preguntas. Para determinar cuál es la pregunta más apropiada en un momento en particular, es importante identificar exactamente qué se necesita saber. En el siguiente diagrama de flujo se muestra como se enlazan los diferentes tipos de preguntas (Figura 1). GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORÍA 15

16 INICIO PREGUNTA ABIERTA RESPUESTA OK NO PREGUNTA SONDEO SI SI SI RESPUESTA OK NO SE REQUIERE MÁS INFORMACIÓN NO SI FINAL RESPUESTA OK PREGUNTA CERRADA NO Figura 2. Diagrama de Flujo para la realización de preguntas de Auditoría 16 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

17 Las preguntas a desarrollar en el ejercicio de auditoría en Producción Más Limpia y Consumo Sostenible, deben estar acordes con los criterios de la metodología establecida y con los diferentes procesos, tecnología, recursos, materias primas, insumos y demás temas asociados a las actividades de la organización. A continuación se presentan algunos de los aspectos que deberían ser tenidos en cuenta, tanto al momento de preparar la auditoría como en la ejecución de la misma. CAMBIO DE PROCESO Modificar el tamaño y la forma para reducir las cantidades de materiales que se emplean para fabricar el producto. Rediseñar el producto o sustituir los materiales usados en los productos para generar menos desechos, para que los residuos puedan ser reutilizados o reciclados o para que los desechos generados sean menos dañinos al medioambiente y menos costosa su eliminación. Reutilizar los recortes en el proceso de producción o reciclar éstos donde sea posible. Utilizar las aproximaciones realizadas en las entradas y salidas del diagrama de flujo para identificar cada punto donde son generados los residuos, emisiones, vertimientos. Preguntarse por qué son generados y cómo se pueden evitar. Identificar y eliminar todas las fugas en las tuberías, equipos y otros sistemas. Establecer control de pérdidas y medidas de buenas prácticas para minimizar la cantidad de desechos. Rediseño de los lugares de trabajo y los procesos para mejorar la eficiencia. Uso de sistemas de alimentación automática para minimizar los desechos. Optimizar los controles de procesos para minimizar los desechos. Cambio de producción en lotes a producción continua. Planificar la producción de forma secuencial para nivelar la generación de desechos, y reducir los picos de carga en las instalaciones de tratamiento de residuos. Recolectar el material sólido en el suministro de las tuberías antes de la descarga con agua para reducir el volumen de residuales del lavado. Sustituir procesos de un sólo paso por procesos cerrado con ciclos de recirculación Estandarizar los solventes y agentes de limpieza para minimizar el número de diferentes productos utilizados compras al por mayor de un solo producto implican costos menores. Minimizar el contenido de solventes en los residuales sólidos para hacerlos menos peligrosos. Regenerar/recuperar/reutilizar los solventes usados durante el proceso de destilación dependiendo de las cantidades que son mezcladas. Es mejor utilizar sólo un solvente o evitar la mezcla de estos. GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORÍA 17

18 AHORRO DE AGUA Instalación de medidores de agua para medir el consumo en las actividades claves en las áreas de proceso. Comparación de estos valores con las lecturas realizadas en la entrada, para asegurarse que no existen grandes pérdidas sin explicación. Monitoreo del uso del agua en cada proceso para identificar oportunidades de ahorro, cuantificar las reducciones en la velocidad del flujo y calcular costos y ahorros para el agua. Investigación de cualquier incremento en el consumo de agua. Barrer donde sea posible en vez de usar mangueras, utilizando escobas, trapeadores y espátulas para limpiar los pisos y áreas exteriores. Pre-limpiar los equipos o superficies con un cepillo o aspiradora antes de utilizar mangueras. Educar al personal sobre la minimización de desechos cerrando las llaves y mangueras después de su uso. Usar boquillas rociadoras ajustables en las mangueras y llaves. Uso de reductores de flujo para utilizarlos en los procesos de enjuague y en todos los procesos que utilicen agua. Reducir a la mitad el consumo de agua durante la descarga de los baños por: Control de la descarga, de forma tal que se detenga cuando la mano es retirada. Instalación de descarga dual o descarga baja en los baños. Inspeccionar regularmente para detectar presencia de fugas y salideros de agua en llaves, baños, duchas y en todos los lugares visibles de las tuberías, las válvulas y áreas de la planta. Establecer un sistema para que el personal pueda reportar las fugas más rápida y fácilmente. Reparar las fugas inmediatamente después de ser reportadas. Secuenciar las operaciones de los procesos de manera que los efluentes de agua de un proceso puedan ser utilizado como entrada del otro proceso. Reutilizar el agua de enfriamiento para otros procesos. Filtrar y reutilizar las aguas de proceso. Tratar y reutilizar el agua de proceso o de enjuague empleando técnicas de recuperación. 18 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

19 AHORRO DE ENERGÍA Apagar las luces, calentadores, aire acondicionado y equipo cuando no estén en uso. No utilizar éstos cuando no se necesitan Ej. Luces cercanas a las ventanas. Utilizar aislamiento y ventilación en vez de calefacción y enfriamiento. Instalar sistemas de iluminación eficiente y otros equipos. Mantener el equipo con una eficiencia óptima. Monitorear el uso de la energía en cada proceso o área para determinar las oportunidades de ahorro, cuantificar las reducciones y calcular su energía y ahorro en los costos. Minimizar los consumos energéticos en las noches, fines de semana o durante paradas, cuando no hay nadie por los alrededores. Utilizar los equipos como impresoras y fotocopiadoras, con opciones de bajo consumo. Instalación de relojes de control para prevenir que las máquinas se dejen en uso después del horario de trabajo. Incorporar el chequeo del apagado de luces en las inspecciones de seguridad. Sensores de detección de ocupación en los locales de almacenamiento y en otros lugares donde existan múltiples entradas y una tasa de ocupación variable. Controles de detección de luz del día para locales y áreas con buena iluminación natural y con niveles de iluminación ajustable. Desconectar los balastros que no se requieran donde se hayan eliminado las lámparas. Factibilidad de reubicar los páneles de encendido de las luces a posiciones más adecuadas. SUSTITUCIÓN DE MATERIALES Eliminar el uso de materiales que no son esenciales para los procesos y la calidad de los productos. Utilizar el mismo material o sustancia química para varios productos y procesos que permita realizar su reciclaje interno. Utilizar menos materiales peligrosos como materias primas y agentes de limpieza. Sustituir materiales peligrosos con materiales no peligrosos; por ejemplo, sustituir los gases CFC por otros gases. Sustituir tintes con bases orgánicas, pinturas, recubrimientos o limpiadores, con otros de base acuosa o con limpiadores acuosos cuando sea posible. Utilizar pigmentos, catalizadores, baterías y otros productos que no contengan metales pesados. GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORÍA 19

20 INSUMOS (EMPAQUES Y RECIPIENTES) Solicitar a los proveedores que le provean mercancías en empaques y recipientes reutilizables, retornables como cajas, recipientes, paletas (considere su área de almacén) o reciclables. Preguntar si se le pueden devolver. Comprar al por mayor y distribuir las mercancías a los departamentos utilizando cajas de cartón. Comprar el mismo producto a un proveedor para reducir la cantidad y variedad del material de empaque. Solicitar a los proveedores utilizar máquinas para envolver con plásticos las cajas y las paletas en vez de utilizar la envoltura manual y reducir la cantidad de plástico utilizado. Solicitar a los proveedores información sobre nuevos productos, nuevas posibilidades para utilizar los productos actuales y los nuevos procesos que reduzcan los impactos ambientales. Evitar productos con exceso de empaque o solicitar al proveedor que reduzca la cantidad de empaque. Incluir un mensaje en los recipientes de sus productos y en el empaque, estimulando a los consumidores a reutilizarlos o reciclarlos. Ofrecer a los consumidores un servicio de recogida de los recipientes y embalajes de forma tal que se puedan reutilizar o reciclar en la empresa. CONSUMO SOSTENIBLE (RESPONSABLE) Desarrollo de una metodología de cálculo de emisiones a lo largo del ciclo de vida que sea lo más flexible y replicable posible para permitir la aplicación estándar, al más amplio rango de productos. Elección de los tipos de producto en los que es más conveniente empezar a implantar la medida. Validación de la metodología mediante pruebas piloto en determinados productos. Diseño del sistema de etiquetado y reglas de funcionamiento: cómo se llevará a cabo el cálculo y la verificación, cómo y cuándo deberá exhibirse la etiqueta, etc. Trabajar con los empleados en el concepto de compartir el vehículo y la generación de incentivos. Uso de electricidad generada a partir de fuentes de energía renovables. Compra de ordenadores y material ofimático eficientes. Uso de papel reciclado. Alimentos ecológicos en los restaurantes o punto de alimentación de los empleados. Sistemas de aire acondicionado de alta eficiencia. 20 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

21 1.6. Desarrollo del Plan de Auditoría El líder del equipo auditor debe preparar un Plan de Auditoría que facilite el establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de la Auditoría. El Plan de Auditoría debe realizarse con el acuerdo de las partes interesadas. Los auditores deben preparar un adecuado Plan de Auditoría con tiempo suficiente para: Entrevistarse con la gerencia Realizar una visita in situ Evaluar las observaciones Formular recomendaciones Escribir un informe preliminar Dependiendo del alcance, el Plan de Auditoría puede incluir lo siguiente, siempre que sea apropiado: Preparativos logísticos (viajes, recursos disponibles in situ, equipos de medición, etc.). Asuntos relacionados con la confidencialidad. Cualquier acción de seguimiento de la Auditoría. El plan debe ser revisado y aceptado por los auditados y presentado a las áreas auditadas antes de que comiencen las actividades de la Auditoría in situ. En el Anexo B se muestra un modelo de plan de auditoría que pudiera ser útil para la presentación del plan. GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORÍA 21

22 Paso 2: Ejecución 2.1. Auditoría La auditoría puede ser llevada a cabo con base a las listas de verificación desarrolladas, en las observaciones efectuadas y a través de las entrevistas con los empleados. Durante esta fase es muy importante realizar las preguntas correctas para entender las prácticas actuales, recolectar datos iniciales e identificar oportunidades de mejora existentes y potenciales Reunión de apertura Es conveniente reunirse con los auditados antes de comenzar la auditoría. Esta reunión tiene como objetivos generales o propósito: Presentar el equipo auditor. Establecer una relación de trabajo eficaz. Revisar el alcance de la auditoría. Presentar los métodos que serán usados durante la verificación. Revisar el plan de la auditoría y aclarar los detalles. Verificar que sigue siendo conveniente llevar a cabo la auditoría. Verificar que los auditados estén disponibles. Definir la fecha y marco de tiempo de la reunión de cierre Técnicas de recolección de información Durante la auditoría se debe recopilar la información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma. Los métodos para recopilar esta información incluyen: Entrevistas Observación de actividades Revisión de documentos Entrevista Las entrevistas deben realizarse a las personas que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría, durante las horas normales de trabajo, en lo posible, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada. 22 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

23 Es importante tener en cuenta que la calidad de la relación que se establezca entre el auditado y el auditor o equipo auditor, será la que facilite una comunicación abierta y directa. El objetivo de la entrevista es establecer una relación de colaboración en la que la comunicación fluya libremente y los auditados tengan confianza en que el auditor está verdaderamente interesado en cómo se hacen las cosas y no en buscar errores cometidos por los auditados. Para una buena entrevista es importante realizar preguntas eficaces, pero también se debe tener en cuenta una escucha activa para las respuestas del auditado. Escuchar para entender requiere usar todo el cuerpo: el soporte verbal y no verbal y la retroalimentación. Cuando el auditor usa una escucha activa, transmite sinceridad al auditado al reflejarle lo que ha dicho o sentido. La escucha activa se compone de tres elementos: Verbal (palabras): 7% del mensaje se trasmite en palabras que se dicen realmente. Lenguaje (voz): 38 % del mensaje se trasmite por la calidad de la voz, el tono, la inflexión, el volumen y la velocidad del habla. No verbal (corporal): 55% del mensaje se expresa mediante contacto visual, postura corporal, gestos faciales y de las manos. Observación de actividades Se obtiene mucha información observando directamente las actividades de la empresa a lo largo del recorrido. En lo posible, la auditoría debe seguir el proceso desde el inicio hasta el final. El objetivo de la inspección de las instalaciones en la auditoría es identificar ineficiencias y riesgos innecesarios en el consumo de recursos, uso de agua y energía, calidad y salud y seguridad ocupacional, así como las medidas de ahorro y prevención de la contaminación, entre otros aspectos. Durante el recorrido, es importante hablar con los operadores, puesto que ellos a menudo tienen ideas o información que puede ser útil para identificar oportunidades de Producción Más Limpia. Los hallazgos no sólo deben basarse en observaciones, se debe buscar evidencia. Por ejemplo: cuando verifique que el extintor ubicado frente al almacén de solventes es el adecuado, solicite al operador que le muestre el equipo, pídale que le explique su funcionamiento y verifique si la etiqueta adhesiva del mantenimiento del proveedor muestra que no se ha vencido la fecha de operatividad. EJECUCIÓN 23

24 Los siguientes son algunos de los aspectos que se podrían revisar durante el recorrido y al observar las actividades: Hay signos de malas prácticas de gestión (áreas de trabajo obstruidas o desordenadas, etc.)? Hay derrames y fugas evidentes? Hay evidencia de derrames en el pasado, tales como decoloración o corrosión en paredes, superficies de trabajo, techos, y paredes, o tuberías? Hay contenedores abiertos, tambores apilados u otros indicadores de procedimientos de almacenamiento inadecuados? Los grifos están goteando o son dejados abiertos? Hay signos de humo o polvo que indiquen pérdidas de material? El nivel de ruido es alto? Están todos los contenedores rotulados con su contenido y se indica su riesgo? Se usa el equipo de protección personal necesario (gafas protectoras, guantes, mandiles en caso que se trabaje con ácidos y cáusticos; botas de seguridad en caso que se manipule cargas pesadas, ropa de trabajo adecuada, protectores de ruido)? Están los empleados capacitados y entienden los procesos que ejecutan? Qué documentos se están usando? Se recoge información sobre los consumos actuales de materiales, se evalúan estos datos y son usados como base para el control y mejora de la eficiencia? Hay medidores para la energía eléctrica, agua? Se toman lecturas y se analizan? Revisión de documentos Se debe aprovechar para complementar la información proporcionada por los auditados con algunos documentos tales como: Normas, instrucciones, licencias, permisos, especificaciones, planos, etc. Registros de inspección, resultados de mediciones, registros de consumo, resúmenes de datos, etc. El muestreo, en esencia, es el proceso de aprender mucho observando una pequeña parte. En la auditoría se usa frecuentemente para ayudar a formar una opinión o recomendar una acción. El muestreo, entonces, es otra herramienta que los auditores utilizan para afinar su opinión. El muestreo y los resultados del muestreo son informaciones simplemente en bruto. Y esos datos deben ser pesados y tamizados; deben ser analizados por el contenido de material, por las razones, las causas y los efectos. La muestra es el primer paso en el camino para una opinión informada de auditoría. 24 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

25 Durante el recorrido, se deben listar los problemas que se encuentran a lo largo del camino, y si hay soluciones obvias, también deben ser anotadas. Se debe prestar especial atención en soluciones con baja inversión y con inversión cero. El equipo auditor también debe estar atento respecto a peligros a la salud y seguridad y a las medidas de ahorro adoptadas. Éstos deben ser implementados inmediatamente, sin esperar un análisis detallado de factibilidad. Tomar fotos durante una Auditoría de Producción Más Limpia es una buena forma de documentar las observaciones; sin embargo antes de tomar las fotos, es necesario preguntar si está permitido porque podría haber áreas donde no se permite tomar fotografías por diversas razones Generación de hallazgos de la auditoría Luego de realizada la entrevista y teniendo todas las evidencias necesarias, el equipo auditor se reúne y decide si la empresa cumple los criterios de la auditoría. Si no se cumplen completamente los criterios de la auditoría, el equipo auditor debe declarar un hallazgo, se debe registrar en el reporte de hallazgos y presentarse a los auditados. En el Anexo C se presenta un modelo para el registro de los hallazgos y el análisis de la acción correctiva. Estos hallazgos deben ser analizados por los auditados y establecer las acciones correctivas respectivas, con las cuales se pretende buscar la causa raíz al problema para establecer el plan de acción correspondiente y de esta manera, garantizar que no se vuelve a repetir el hallazgo Informe de la auditoría El líder del equipo auditor es el responsable de elaborar el informe de auditoría. El informe se presenta como una declaración de la conformidad con los criterios de auditoría. Este informe de auditoría debería incluir los siguientes puntos: Objetivo, alcance y criterios. Quienes conformaron el equipo de auditores. Descripción de las actividades realizadas en la auditoría. Actividades auditadas. Responsables de los procesos y personal entrevistado. Aspectos relevantes, fortalezas y aspectos a proyectar. Oportunidades de mejora, debilidades y aspectos por mejorar. Hallazgos identificados. EJECUCIÓN 25

26 El informe de auditoría no deberá incluir: Opiniones subjetivas. Información confidencial. Críticas a las personas. Declaraciones ambiguas. Detalles triviales. Observaciones y hallazgos que no fueron presentados o discutidos en la reunión de cierre. En el Anexo D se presenta un modelo para el registro del informe de auditoría Reunión de cierre Esta reunión debe ser realizada con todos los auditados para presentar los resultados de la auditoría; es una reunión corta y se hace para: Agradecer a los auditados por la cooperación y el tiempo disponible. Declarar nuevamente los criterios bajo los cuales se realizó la auditoría. Presentar el resultado de la auditoría. Explicar los hallazgos, si los hubo. Explicar la necesidad de establecer las acciones correctivas a los hallazgos identificados. 26 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

27 Paso 3: Seguimiento A cualquier acción correctiva acordada después de la auditoría debe dársele seguimiento. Para esto es importante formular un programa de acción, el cual debe ser presentado durante la reunión de cierre después de la presentación del reporte de la auditoría. El programa de trabajo debe incluir quiénes ejecutarán las acciones, cuándo y con qué recursos. Este programa será sujeto a seguimiento en las reuniones de la dirección. El seguimiento tiene como propósito: Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas. Verificar la eficacia de las acciones implementadas En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento. Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento, de ser necesario. Además de los puntos relacionados anteriormente, el seguimiento a la auditoría debería incluir la revisión de: Cumplimiento de objetivos. Identificar oportunidades de mejora Indicadores de desempeño Resultados y tendencias Conformidad con procedimientos Necesidades y expectativas de interesados Registros Prácticas de los auditores SEGUIMIENTO 27

28 Glosario Criterio de auditoría: es un conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Evidencia de la Auditoría: registros, declaraciones o cualquier información que es pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgo de auditoría: resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada. Los hallazgos de auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría. Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado. Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Producción Más Limpia: estrategia preventiva para la protección del medio ambiente. Según el Programa Ambiental de las Naciones Unidas PNUMA, la Producción Más Limpia es la aplicación continua a los procesos, productos y servicios de una estrategia integrada y preventiva, con el fin de incrementar la eficiencia en todos los campos y reducir los riesgos sobre los seres humanos y el medio ambiente. Consumo sostenible: es un consumo responsable y eficiente. La meta del consumo sostenible es asegurar que las necesidades básicas estén cubiertas para toda la comunidad, que el exceso y el desperdicio sea reducido y el daño ambiental sea eliminado. Lista de figuras Figura 1. Pasos-fases metodología de Producción Más Limpia Figura 2. Diagrama de Flujo para la realización de preguntas de Auditoría 28 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

29 ANEXO A HOJA DE REGISTRO DE INFORMACIÓN ACTIVIDAD y/o PROCESO: REQUISITOS RELACIONADOS: ENTRADAS: SALIDAS: PLANIFICAR: HACER: VERIFICAR: ACTUAR: REGISTROS / EVIDENCIAS / COMENTARIOS DE VERIFICACIÓN: 29

30 ANEXO B PLAN DE AUDITORÍA OBJETIVO ALCANCE CRITERIOS AUDITOR LÍDER EQUIPO AUDITOR REUNIÓN DE APERTURA REUNIÓN DE CIERRE PROCESO/ FECHA HORA OBSERVACIONES AUDITADO AUDITOR (ES) ACTIVIDAD OBSERVACIONES: Elaborado por: Aprobado: Fecha: 30 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

31 ANEXO C REGISTRO DE HALLAZGOS Empresa Fecha AÑO MES DÍA HALLAZGO N de FASE: Descripción del Hallazgo: Auditor: Corrección propuesta* Auditado: Descripción de la Causa : Definición de la Acción Correctiva (Acción que garantiza la eliminación de la Causa): Plazo: Responsable : Aprobación de la Acción Correctiva Auditor: Si No Fecha: Observaciones: 31

32 ANEXO D INFORME DE AUDITORÍA 1. INFORMACIÓN GENERAL ORGANIZACIÓN SITIO WEB DIRECCIÓN «Dirección_1» ALCANCE REQUISITOS DE VERIFICACIÓN: METODOLOGÍA PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Nombre: «Representante» Cargo: «Cargo» Correo electrónico «Correo» TIPO DE AUDITORÍA: SEGUIMIENTO CONVENIO DE PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA FECHA DURACIÓN AUDITORÍA EN SITIO «Año»-«Mes»-«Día» «Tiempo_días» EQUIPO AUDITOR Auditor 32 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

33 2 OBJETIVOS DE LA VERIFICACIÓN: Determinar la conformidad de las prácticas de producción más limpia y consumo sostenible de acuerdo con los criterios de verificación. Evaluar la capacidad de la organización para asegurar el cumplimiento de los requisitos contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance de la verificación. Determinar la eficaz implementación y mantenimiento de las fases de la metodología de Producción Más Limpia y consumo sostenible. Identificar oportunidades de mejora en Producción Más Limpia y Consumo Sostenible. 3 ACTIVIDADES DESARROLLADAS: 4 INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS SITIOS AUDITADOS: 4.1 Número de sitios incluidos en el alcance de la verificación 4.2 Número de sitios auditados diferentes a la sede principal 4.3 Número de personas que hacen parte de la organización 4.4 Número de hallazgos detectados en esta verificación 5 ASPECTOS RELEVANTES PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA: PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR CONSUMO SOSTENIBLE 33

34 PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA: 6 ASPECTOS POR MEJORAR PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR CONSUMO SOSTENIBLE 7 CONFIABILIDAD DE LA VERIFICACIÓN 8 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 8.1 Reclamos: 8.2 Cambios en la organización: 8.3 Conclusiones del proceso de verificación: Nombre Auditor Líder: Fecha: AÑO MM DD 9 ANEXOS. Número de Solicitudes de Acción Correctiva Solicitud de Acción Correctiva a los hallazgos de verificación 34 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS EN PRODUCCIÓN MÁS LIMPIA Y CONSUMO SOSTENIBLE

35 Bibliografía NTC ISO 19011:2002, Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiente. David Mallen y Christine Collins. Manual de habilidades para auditoría (2001), Australia. Aurelio García, Consumo responsable y cambio climático. Gobierno de Aragón, Departamento de Salud y Consumo, Dirección General de Consumo, 2010 UNIDO Cleaner Production Toolkit. A comprehensive Train the trainer Toolkit in 10 volumes. Capítulo 9 Auditoría. United Nations Industrial Development Organization. Margareta Selander y Luisa Valdivia, Manual de Educación en Consumo Sustentable, Programa de Medio Ambiente y Consumo de la Oficina Regional de Consumers International para América Latina y el Caribe, Santiago de Chile, Noviembre de 1999 Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA): Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente 35

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