Evaluación de los procedimientos y cumplimiento normativo en el pago de viático corrido

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1 AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I Evaluación de los procedimientos y cumplimiento normativo en el pago de viático corrido NOVIEMBRE, // Fax: ageneral@mopt.go.cr San José

2 CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO Página No. 1. INTRODUCCIÓN Origen del estudio Normativa sobre el trámite de informes Antecedentes Objetivo general del estudio Objetivos específicos Alcance y período de estudio Declaración de Cumplimiento de Normas Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Comunicación de los resultados Procedimientos de auditoría Normativa aplicable Riesgos RESULTADOS Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No CONCLUSIONES Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No Objetivo Específico No RECOMENDACIONES... 56

3 RESUMEN EJECUTIVO El objetivo general de este informe es Analizar la gestión y el control interno aplicado por el Departamento de Gestión de Servicios del Personal de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos al pago de viático corrido. Lo anterior para cumplir con lo establecido en el artículo N 22 incisos a) y b) de la Ley General de Control Interno. Se desarrollaron los siguientes objetivos específicos; de acuerdo con lo establecido en el Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría, específicamente en cumplimiento de los puntos N 47 y 71: 1. Conocer el marco normativo que regula el pago del viático corrido, y determinar su cumplimiento. 2. Verificar la eficiencia, eficacia y economicidad del sistema de control interno, valorando los riesgos de su gestión y las medidas para su mitigación y control. 3. Determinar los recursos con los que cuenta el Departamento para el control. 4. Analizar la variación del monto total pagado por concepto de viático corrido para el periodo en estudio de enero 2013 al 30 de junio de Verificar el uso de formularios oficiales con sus respectivos requisitos y el registro de firmas actualizado, considerando la base de datos de los viáticos corridos suministrada por el Departamento de Gestión de Servicios del Personal de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos. Al realizar el presente estudio de auditoría se determinaron algunas deficiencias en el Departamento de Gestión de Servicios de Personal, que en el apartado de resultados se evidencian, así como sus causas, efectos y los riesgos identificados para cada caso. Se determinó que el Departamento de Gestión de Servicios del Personal, incumple con la función N o 10. Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere. Según indica el P á g i n a 2 65

4 Jefe del Departamento, esto se debe a que no tienen suficiente personal para cumplir con todas las funciones asignadas. El Departamento de Gestión de Servicios de Personal carece de un registro de firmas de funcionarios autorizados para tramitar lo relacionado con viático corrido y un formulario debidamente oficializado para tal fin, actualmente, solo existen varios oficios donde las diferentes dependencias informan sobre: las personas autorizadas, puesto y la firma respectiva, para la asignación, control y ejecución de tiempo extraordinario. Se determinó que el Departamento de Gestión de Servicios del Personal no tiene establecido un Sistema de Control Interno, por cuanto no realiza la autoevaluación respectiva para determinar su efectividad y mejorarlo en caso de ser necesario. Respecto del SEVRI se determinó que la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, identificó un riesgo para cada uno de los periodos en estudio, asimismo no consideró ninguno de los riesgos publicados en el Sistema de Valoración de Riesgos (SIVARI) y no consideró ningún riesgo relacionado con viático corrido. Durante la aplicación de las pruebas de auditoría, el Jefe del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, manifiesta que el personal asignado no es suficiente para el cumplimiento de las funciones asignadas, y se determinó el incumplimiento de una ellas. El monto total pagado por concepto de viático corrido, evidencia las sumas significativas que se han cancelado, que en promedio son aproximadamente ,00 por mes, adicional cabe destacar, ya visto en el Informe No. AG-I Evaluación del Sistema de Control Interno aplicado al pago de viático corrido y en la Advertencia AG , que el viático corrido difiere de lo que establece la Contraloría General de la República. No obstante, esta Auditoría tiene conocimiento que el Lic. Pedro Meckbell de Planificación Institucional, está realizando un informe sobre las sumas pagadas por concepto de viático corrido y desarraigo, contra lo que podría pagarse por concepto de zonaje, para presentárselo al Señor Ministro. Respecto a la revisión de los formularios DPA-568 Solicitud de Asignación de Viático Corrido y DPA-587 Solicitud de Deducción, se determinó que algunos formularios están corregidos con corrector y encima se anota el nuevo monto aprobado a pagar durante un periodo determinado, tienen P á g i n a 3 65

5 anotaciones con lapicero de diferentes colores, y además datos marcados o encerrados con marcador fluorescente. En la revisión de los formularios DPA-587 Solicitud de Deducción se determinó que en la mayoría de los casos, no se envían todas las solicitudes de deducción por parte de los Administrativos para el trámite correspondiente, por lo tanto, no es posible confrontar las deducciones de la base de datos de viático corrido contra las solicitudes de deducción archivadas en los expedientes de cada funcionario. Aunado a lo anterior, se determinó que a algunos de los funcionarios de la Región Pacífico Central, que pernoctan en cabinas que son propiedad del MOPT u otra entidad pública, cuando no hacen uso de estas instalaciones, incluyendo cuando están de vacaciones, se les paga Devolución por concepto de cabina. Los riesgos identificados por esta Auditoría, se consideran importantes debido a que están directamente relacionados con el cumplimiento de las funciones del Departamento, que a su vez inciden en el logro de los objetivos y metas institucionales. Con la finalidad de implementar mejoras en la labor del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, se emiten recomendaciones a la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, con la finalidad de que se realicen las acciones necesarias para el cumplimiento de las mismas, para que se asegure el establecimiento de controles que garanticen la protección y conservación de los recursos institucionales. P á g i n a 4 65

6 GLOSARIO Sistema de Control Interno: Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta en una estructura basada en cinco componentes funcionales: Ambiente de control, Valoración del riesgo, Actividades de control, Sistemas de información, Seguimiento del SCI. Condición: Son las situaciones actuales encontradas por el auditor. Criterio: Es la norma técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado. Causa: Son las razones por las cuales ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma. Efecto: Es la consecuencia real o potencial que ocasiona la observación. Es indispensable para establecer la importancia de la condición encontrada y recomendar a la Administración Activa que tome las acciones requeridas para corregirla. Emulación: Módulo de consulta ejecutiva del Sistema General de Recursos Humanos. Riesgo: Probabilidad de que ocurran eventos de origen interno o externo, que tendrían consecuencias sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales. Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI): Conjunto organizado de componentes que interactúan en la ejecución de las actividades correspondientes, para producir información que apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la Institución en un nivel de riesgo aceptable y a promover el logro de los objetivos institucionales. Valoración del riesgo: Uno de los cinco componentes funcionales del control interno. Corresponde a la identificación, el análisis, la evaluación, la administración, la revisión, la documentación y la comunicación de los riesgos, su importancia y la probabilidad e impacto de su materialización; y la toma de acciones para operar y fortalecer el SCI y promover el logro de los objetivos institucionales, así como para ubicar a la organización en un nivel de riesgo aceptable. SIOR: Sistema de Información Organizacional. SIVARI: Sistema de Valoración de Riesgos. P á g i n a 5 65

7 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº DAG-I Evaluación de los procedimientos y cumplimiento normativo en el pago de viático corrido 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen del estudio Este estudio forma parte del Plan anual de trabajo 2015 de esta Auditoría, específicamente los puntos 47 y 71, se encuentra sujeto al cumplimiento de la Ley General de Control Interno N 8292, artículo N 22, incisos a) y b). 1.2 Normativa sobre el trámite de informes De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República, de la Ley General de Control Interno N 8292, se incorporan en este informe los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de auditoría. Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. P á g i n a 6 65

8 b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. P á g i n a 7 65

9 El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...) Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...). 1.3 Antecedentes El objetivo del Ministerio de Obras Públicas y Transportes es dotar al país de la infraestructura del transporte requerida y velar por la adecuada operativización del Sistema del Transporte. En virtud de la naturaleza de los servicios que presta el Ministerio en el ámbito nacional, muchos de los funcionarios deben desplazarse a diferentes regiones del país, y fijar su centro de labores por tiempo prolongado o indefinido en los lugares y regiones del país fuera de su lugar de contrato de trabajo y de su residencia habitual, con el fin de cumplir las funciones que les han sido asignadas en el ejercicio de sus competencias, por cuanto el Ministerio y sus órganos adscritos deben dotarlos de una suma razonable y justa que les permita cubrir gastos de viáticos y de transporte. Dado lo anterior es que a los funcionarios se les reconoce el plus de Viático Corrido, específicamente cuando son trasladados a otro centro de trabajo localizado a una distancia mayor o igual a 25 kilómetros de su lugar de contrato de trabajo o de su residencia habitual y cuya naturaleza demande sus servicios por un mes o más, sin que esto signifique obligación para el funcionario de permanecer en el lugar en que fue destacado, y esta actividad es regulada mediante el Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus órganos adscritos, aprobado mediante el Decreto No , publicado en La Gaceta No.126 del 30 de junio de El Departamento de Gestión de Servicios del Personal de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, es el encargado de coordinar, P á g i n a 8 65

10 ejecutar, supervisar y controlar los movimientos de personal, entre ellos el viático corrido. 1.4 Objetivo general del estudio Analizar la gestión y el control interno aplicado por el Departamento de Gestión de Servicios del Personal de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos al pago de viático corrido Objetivos específicos Conocer el marco normativo que regula el pago del viático corrido, y determinar su cumplimiento Verificar la eficiencia, eficacia y economicidad del sistema de control interno, valorando los riesgos de su gestión y las medidas para su mitigación y control Determinar los recursos con los que cuenta el Departamento para el control Analizar la variación del monto total pagado por concepto de viático corrido para el periodo en estudio de enero 2013 al 30 de julio de Verificar el uso de formularios oficiales con sus respectivos requisitos y el registro de firmas actualizado, considerando la base de datos de los viáticos corridos suministrada por el Departamento de Gestión de Servicios del Personal de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos. 1.5 Alcance y período de estudio Corresponde a la gestión realizada por la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, en relación con el Departamento de Gestión de Servicios del Personal. Cabe señalar que los insumos evaluados corresponden al periodo de enero 2013 a junio P á g i n a 9 65

11 1.6 Declaración de Cumplimiento de Normas De conformidad con lo establecido en la Norma de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las actividades del presente estudio fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna, entre otra normativa legal y técnica atinente a la materia. 1.7 Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Durante el desarrollo del estudio realizado por la Auditoría, se presentaron limitaciones en relación con el suministro de la información, fue facilitada posterior al tiempo establecido, además se ampliaron pruebas formulando preguntas adicionales, las cuales fueron enviadas por correo electrónico pero no se obtuvo respuesta. 1.8 Comunicación de los resultados En atención a lo señalado en la Norma N 205 (Comunicación de Resultados) del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, los resultados fueron comunicados vía electrónica a la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, mediante el oficio DAG del 28 de Octubre de 2015, concediéndose un plazo de cinco días para hacer llegar las observaciones por escrito, o bien de requerirlo, se pone a disposición la solicitud de comunicación verbal del informe en borrador dentro del mismo plazo, para ser realizada al sexto día hábil a las diez horas en la Auditoría General. En vista de no haberse recibido observaciones del auditado se procede a oficializar el informe. 1.9 Procedimientos de auditoría Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes, oficios, archivos y observación física, de conformidad con los procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Dirección de Gestión de Servicios del Personal, así como, la idoneidad del sistema de control existente, para las actividades mediante: Revisión de decretos y disposiciones relacionadas. Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos. Revisión de registros P á g i n a 10 65

12 Revisión de informes y advertencias emitidas por la Auditoría General relacionadas. Entrevistas. Visitas a las dependencias involucradas. Análisis de dotación de recursos Normativa aplicable El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma No de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, mediante la aplicación de: Ley General de Control de Interno Nº Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO- DFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC ). Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE) Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus Órganos adscritos. Publicado en La Gaceta No. 126 del 30 de junio del Procedimiento: Asignación, exclusión o deducción de viático corrido y pasajes Oficializado el 30/11/2012 mediante el oficio No. PA/2012/533 del 21/11/2012. P á g i n a 11 65

13 1.11 Riesgos CUADRO N 1 Departamento de Gestión de Servicios del Personal Resumen de factores de Riesgo Id. Área/actividad crítica del proceso Departamento de Gestión de Servicios del Personal Factor de riesgo identificado El Departamento de Gestión del Servicios de Personal no cumple con la función: Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere. En el SEVRI y únicamente se consideró un objetivo / procedimiento en cada año, para toda la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos y no están relacionados con el pago de viático corrido. Se presentan inconsistencias en los formularios DPA-568 Solicitud de Asignación de Viático Corrido y el DPA-587 Solicitud de Deducción. El concepto de viático corrido difiere de lo que establece la Contraloría General de la República y la suma pagada es de importancia. Fuente: Datos obtenidos de la revisión preliminar de la auditoría. Nivel riesgo ALTO ALTO ALTO ALTO de P á g i n a 12 65

14 CUADRO N 2 Departamento de Gestión de Servicios del Personal Título del estudio Evaluació n de los Procedimi entos y cumplimie nto normativo para la Partida de Gastos de Viaje y de Transport e dentro y fuera del país (Viático corrido) Objetivo del estudio Analizar la gestión y el control interno aplicado por el Departam ento de Gestión de Servicios del Personal al pago de viático corrido Auditoría General del MOPT Matriz de Riesgos Cuánto cuesta la actividad ,04 (Colones)* La Dirección de Gestión de Institucional de Recursos Humanos, tiene como objetivo normar la administración del recurso humano y proveer al Ministerio del personal idóneo, según los procedimientos establecidos y evaluar su desempeño. Asimismo, realizar evaluaciones a las unidades administrativa s en materia de administración de recursos humanos. Resultado SEVRI En el SEVRI 2013 y 2014 únicamen te se consideró un Objetivo / procedimi ento en cada año, para toda la Dirección de Gestión Institucio nal de Recursos Humanos, no se consideró nada relacionad o con viático corrido. Resulta do ASCI Según el Sistem a de Valora ción de Riesgo s (SIVAR I) la Autoev aluació n del Sistem a de Contro l Intern o para el period o 2013, se encue ntra en el nivel alto y moder ado. Para el period o 2014 no se realizó la autoev aluació n. Detalle interven ciones de Auditorí a AG-I Evaluac ión del Sistema de Control Interno aplicado al pago de viático corrido. Estado de Cumplimie nto 4-9- Dar seguimiento oportuno a las consultas realizadas ante la Contraloría General de la República y/o Procuraduría General de la República con el fin de aclarar y definir la situación jurídica del Reglamento para el Pago de Viáticos y Gastos de Transporte a los Funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus Órganos Adscritos, y en razón de los criterios que se obtengan al respecto gestionar y proponer los cambios necesarios para que dicho Reglamento se ajuste o modifique en lo que corresponda. Catego ría de Riesgos ALTO Fuente: Datos obtenidos de la revisión preliminar de la auditoría. * Monto pagado por concepto de planilla del Departamento de Gestión de Servicios del Personal. P á g i n a 13 65

15 Respecto de la recomendación 4-9 Dar seguimiento oportuno a las consultas realizadas ante la Contraloría General de la República y/o Procuraduría General de la República con el fin de aclarar y definir la situación jurídica del Reglamento para el Pago de Viáticos y Gastos de Transporte a los Funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus Órganos Adscritos, y en razón de los criterios que se obtengan al respecto gestionar y proponer los cambios necesarios para que dicho Reglamento se ajuste o modifique en lo que corresponda., del Informe AG-I Evaluación del Sistema de Control Interno aplicado al pago de viático corrido, cabe indicar que la situación jurídica del Reglamento se mantiene. CUADRO N 3 Riesgos Identificados Departamento de Gestión de Servicios del Personal Objetivo Clasificación del Riesgo N Riesgo de Cumplimiento Riesgo de Eficiencia y Eficacia 1 Riesgo de Control de la Gestión Riesgo de Operación Riesgo de Procedimiento Riesgo de Cumplimiento 2 Riesgo de Eficiencia y Eficacia Riesgo de Operación 3 Riesgo de Recursos Riesgo de Operación y Eficiencia 4 Riesgo de Eficiencia y Eficacia Riesgo de Cumplimiento 5 Riesgo de Operación Riesgo de Eficiencia y Eficacia Fuente: Elaboración propia del Auditor, conforme los riesgos identificados. Riesgo de Cumplimiento: se refiere al incumplimiento de la normativa externa o interna que regula el accionar de la Institución, entre estas se incluyen, leyes, reglamentos, políticas, funciones, directrices, procedimientos, entre otros, lo cual puede provocar niveles deficientes de calidad, incumplimiento de objetivos estratégicos, retrasos, penalidades, entre otros. Riesgo de Eficiencia y Eficacia: operaciones ineficientes que amenazan el logro de los objetivos institucionales de conformidad con los parámetros establecidos, además podría exponer a la Institución a errores y despilfarros de recursos. P á g i n a 14 65

16 Riesgo de Control de la Gestión: se refiere a la carencia de registro de firmas de personas autorizadas para tramitar movimiento de personal ante Recursos Humanos, por lo que no existe un documento base, debidamente oficializado para conocer la actividad y los funcionarios podrían no tener clara su labor. Riesgo de Operación: por el incumplimiento de funciones, la carencia de un Sistema de Control Interno y la autoevaluación, se podría producir fallas o insuficiencias en los procesos que realiza el Departamento, sin la capacidad de tomar las medidas oportunamente para minimizar la ocurrencia de esas irregularidades. Riesgo de asignación de Recursos: dirigido a un proceso inadecuado de la distribución de recurso, se refiere también a la necesidad de recurso humano para cumplir con las funciones asignadas y por ende no se cumpla con los objetivos del Departamento. 2. RESULTADOS Objetivo Específico N 1 Determinar el marco normativo que regula el pago del viático corrido, y determinar su cumplimiento. Normativa Vigencia Detalle Ley General de Control de Interno Nº 8292 Normas de Control Interno para el Sector Público Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público Funciones establecidas en el SIOR Rige desde el Rige desde el Rige desde el Desde el año 01 de agosto del En su totalidad En su totalidad En su totalidad En su totalidad Atinencia de la normativa de la actividad a evaluar Elaboración del presente informe. Elaboración del presente informe. Elaboración del presente informe. Verificación del cumplimiento de funciones. Evidencia del cumplimiento Ver Hallazgos: Ver Hallazgos: Ver Hallazgos: Ver Hallazgos: P á g i n a 15 65

17 Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus Órganos adscritos. Procedimiento: Asignación, exclusión o deducción de viático corrido y pasajes Rige desde el 30 de junio del Rige desde 30 de noviembre del Capítulo IV En su totalidad Elaboración del presente informe. Elaboración del presente informe. Ver Hallazgos: Ver Hallazgos: HALLAZGO: N Generalidades del Departamento e incumplimiento de función CONDICIÓN El Departamento de Gestión de Servicios del Personal según el Sistema de Información Institucional (SIOR) tiene como objetivo: Garantizar el pago oportuno a los funcionarios de la Institución, aplicar las deducciones que correspondan y mantener actualizada la Base de Datos de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos. El mismo Sistema detalla las funciones del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, a continuación se numeran: 1. Velar por la emisión del salario en forma oportuna a los servidores del M.O.P.T., mediante la correcta confección de acciones de personal y mantener controles internos adecuados. 2. Coordinar, ejecutar, supervisar y controlar los movimientos de personal tales como: aprobación de vacaciones, trámite de tiempo extraordinario, control de asistencia, viático corrido, pasajes corrido, pago de anualidades, dedicación exclusiva, carrera profesional y prohibición, permiso con goce y sin goce de salario, despidos, cambios de ruta, incapacidades y otros.(documentar de qué manera supervisa y controla el viático corrido). 3. Llevar el control de las planillas de pago, asimismo solicitar retención y anulación de pagos de los servidores del M.O.P.T. P á g i n a 16 65

18 4. Mantener actualizado un sistema de registro y control de todo el personal, por medio de expediente individual. 5. Atender las consultas presentadas por servidores del Ministerio, Organizaciones Gremiales, otras Instituciones del Estado y público en general. 6. Coordinar y controlar que la información general del sistema de recursos humanos de la Institución se mantenga actualizada, de acuerdo con la normativa establecida para tal efecto. 7. Tramitar los traslados de los servidores y velar porque se realicen de acuerdo con las disposiciones y procedimientos establecidos para tal efecto. 8. Cumplir con la legislación vigente y con las normas y procedimientos establecidos en materia de su competencia, dictadas por los entes competentes; así como, velar por su cumplimiento en otras dependencias del MOPT. 9. Brindar asesoría y supervisión técnica, sobre las dependencias del MOPT, en las que la naturaleza y especialidad de sus funciones lo demanden; en coordinación con la Dirección de Recursos Humanos, por medio de directrices, disposiciones y circulares, así como, evaluar su puesta en práctica. 10. Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere. 11. Rendir informes periódicos a sus superiores sobre las labores realizadas. Para determinar el cumplimiento de las funciones del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, anteriormente detalladas, mediante oficio DAG de la Auditoría General del 03 de setiembre de 2015, se solicitó al Jefe llenar el documento de Verificación de cumplimiento de funciones, el cual fue remitido mediante oficio DVA-DGIRH-DGSP del 11 de setiembre de 2015, indicando que se cumplen todas las funciones, excepto la siguiente: CRITERIO 10. Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere. La Ley General de Control Interno N 8292, respecto del cumplimiento de las funciones asignadas, establece en el Artículo 8 o lo siguiente: P á g i n a 17 65

19 Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Además, en el artículo 15 o, se indica: Artículo 15. Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones (el subrayado no corresponde al original) CAUSA En relación con el incumplimiento de la función detallada, según indica el Jefe del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, se debe a que no tienen suficiente personal para cumplir con las funciones asignadas, no obstante, no es posible ocupar las plazas que quedan vacantes. El establecer un Sistema de Control Interno, así como autoevaluarse, es fundamental en la labor del Departamento, dado que permite el cumplimiento de sus objetivos así como los de la Institución, además de determinar la efectividad y aplicar las mejoras cuando así lo requiera. EFECTO El Departamento de Gestión de Servicios del Personal, genera de esta manera, un riesgo de cumplimiento de la normativa, entiéndase en este caso el de las funciones asignadas, las cuales dirigen el quehacer del Departamento de forma eficaz y eficiente, por cuanto, también está expuesto a un Riesgo de Eficiencia y Eficacia, ya que solo está logrando de forma parcial el cumplimiento de sus funciones. P á g i n a 18 65

20 Hallazgo N Ausencia de un registro de firmas para los trámites relacionados con viático corrido CONDICIÓN En la revisión de los diferentes formularios relacionados con viático corrido se determinó que en la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, no existe un Registro de Firmas de funcionarios autorizados para tramitar lo relacionado con viático corrido y un formulario debidamente oficializado para tal fin. Únicamente existen varios oficios donde las diferentes dependencias informan sobre: las personas autorizadas, puesto y la firma respectiva, para la asignación, control y ejecución de tiempo extraordinario. Al respecto una de las funcionarias encargadas del trámite de viático corrido señala: CRITERIO A la fecha se han manejado los mismos registros de firmas usados en Tiempo Extraordinario, ya que son los mismos ejecutores, Jefes Regionales y Encargados en ambos procesos. La Ley General de Control Interno N 8292, en el artículo 15 Actividades de Control establece lo siguiente: Artículo 15. Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones (el subrayado no corresponde al original) Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO- DFOE), en la subnorma 4.2. Requisitos de las actividades el inciso e) establece: P á g i n a 19 65

21 Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. Y el inciso f) señala: Divulgación. Las actividades de control deben ser de conocimiento general, y comunicarse a los funcionarios que deben aplicarlas en el desempeño de sus cargos. Dicha comunicación debe darse preferiblemente por escrito, en términos claros y específicos.. Aunado a lo anterior las Normas también indican en la Sub norma lo siguiente: Formularios Uniformes. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.. CAUSA Lo anterior se presenta debido a que ésta ha sido la práctica del Departamento de Gestión de Servicios del Personal y no se había valorado la necesidad de un registro específico para viático corrido, no obstante, es importante establecer lineamientos, estandarizar y uniformar la forma de realizar el registro de personas autorizadas para los distintos trámites relacionados con el personal de la Institución. EFECTO La ausencia de Registro de Firmas expone al Departamento de Gestión de Servicios de Personal y por ende a la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, a un Riesgo de Control de la Gestión y al Riesgo Operacional debido a que podría inducir a error a los funcionarios que intervienen en los diferentes trámites de movimientos de personal y no tener claras sus labores al respecto. P á g i n a 20 65

22 Objetivo Específico No. 2 Verificar la eficiencia, eficacia y economicidad del sistema de control interno, valorando los riesgos de su gestión y las medidas para su mitigación y control. Hallazgo N Análisis del Sistema de Control Interno del Departamento de Gestión de Servicios del Personal CONDICIÓN Para determinar la condición del Sistema de Control Interno del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, mediante oficio DAG de la Auditoría General del 03 de setiembre de 2015, se solicitó al Jefe llenar el documento de Cuestionario de Evaluación del Sistema de Control Interno, el cual fue remitido mediante oficio DVA-DGIRH-DGSP del 11 de setiembre de 2015, no obstante, no se aportó justificación en la mayoría de los casos y ningún tipo de evidencia, por lo que se plantearon preguntas adicionales para complementar la información brindada, las cuales se enviaron por medio de correo electrónico el día 18 de setiembre de 2015, con recordatorio el 22 de setiembre, a la fecha de remisión del informe no se obtuvo respuesta. A continuación se presentan los resultados obtenidos de la aplicación de Cuestionario de Control Interno: CUADRO N 4 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTES DEL SCI PUNTOS OBTENIDOS I. Ambiente de Control II. Valoración de Riesgos III. Actividades de Control 67.9 IV. Sistemas de Información 80 V. Seguimiento del SCI 75 TOTAL GENERAL Fuente: Tabulación propia de la aplicación del Cuestionario de Control Interno P á g i n a 21 65

23 En el Manual de Procedimientos de la Auditoría General, elaborado en octubre 2011, se estableció una tabla de valores de control para realizar una valoración final de los resultados obtenidos con la aplicación del Cuestionario de Control Interno, a continuación se detallan los criterios y parámetros definidos: a. Si las respuestas Si son mayores al 70% se presume que el control existe. b. Cada casilla con pregunta tiene un valor de 10. c. Cada factor tiene un valor de 10, si se ha obtenido el 10 en cada una de las preguntas. DEFINICIÓN DE LOS VALORES DE CONTROL EXCELENTE MUY BUENO BUENO REGULAR MALO 95% A 100% 80% A 95% 70% A 80% 35% A 70% 0% A 35% 9.5 A 10 8 A A A 7 0 A 3.35 De conformidad con lo anterior, se determina que la calificación general del Sistema de Control Interno del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, donde se consideran todos los componentes que lo conforman, es de 63.96, es decir, es inferior a 70% lo que indica que el control es Malo. CRITERIO Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO- DFOE), en el Capítulo I, sobre Normas Generales, en la Sub norma 1.1. Sistema de Control Interno (SCI) establece lo siguiente: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para contar con un SCI, conformado por una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales. El SCI tiene como componentes orgánicos a la administración activa y a la auditoría interna; igualmente, comprende los siguientes componentes funcionales: ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistemas de información y seguimiento, los cuales se interrelacionan y se integran al proceso de gestión institucional. Los responsables por el SCI deben procurar condiciones idóneas para que los componentes orgánicos y funcionales del sistema operen de manera organizada, uniforme y consistente.. (El subrayado no corresponde al original) P á g i n a 22 65

24 Además, la Subnorma 1.9 Vinculación del SCI con la calidad indica: CAUSA El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el SCI para propiciar la materialización de ese compromiso en todas las actividades y actuaciones de la organización. A los efectos, deben establecer las políticas y las actividades de control pertinentes para gestionar y verificar la calidad de la gestión, para asegurar su conformidad con las necesidades institucionales, a la luz de los objetivos, y con base en un enfoque de mejoramiento continuo (El subrayado no corresponde al original). La situación descrita, se debe principalmente a que el Departamento de Gestión de Servicios del Personal no tiene formalmente establecido un Sistema de Control Interno, por cuanto no realiza la autoevaluación respectiva para determinar su efectividad y mejorarlo en caso de ser necesario. Lo anterior se determinó en el desarrollo del Objetivo No1: Determinar el marco normativo que regula el pago del viático corrido, y determinar su cumplimiento, específicamente en la evaluación del cumplimiento de las funciones. EFECTO El Departamento de Gestión de Servicios del Personal, con el resultado de la valoración final del Sistema de Control Interno, donde obtuvo una calificación inferior al 70%, ubicándose en la casilla de Malo, es insuficiente para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos del Departamento y del Ministerio, por cuanto se ve expuesto al Riesgo de Riesgo de Eficiencia y Eficacia. Además, genera el Riesgo de Cumplimiento de normativa por la inobservancia del Marco Normativo tanto externa como interna que rige para esta materia, refiérase específicamente a las Normas de Control Interno del Sector Público, así como a las funciones asignadas como Departamento. P á g i n a 23 65

25 HALLAZGO N Análisis de la Valoración de Riesgos (SEVRI) CONDICIÓN Mediante oficio DVA-DGIRH-DGSP del 07 de octubre de 2015, del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos el Jefe facilita la Valoración de Riesgos (SEVRI) de los años y Respecto del SEVRI se determinó que para cada uno de los periodos se identificó solamente un riesgo, a continuación se detalla: CUADRO N 5 MATRIZ DE RIESGOS DIRECCIÓN DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS Periodo Objetivo / Procedimiento Identificar la cantidad óptima e idónea de recurso humano para el logro de los objetivos, según los procesos y las actividades de las capitanías de puertos, de la Armería de la Policía de Tránsito y del Departamento de Inspección Vial y Demoliciones del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, por medio de estudios Evento Suministros de Información de parte de los jefes y funcionarios de la Armería de la Policía de Tránsito, de la División Marítimo Portuaria y al Departamento del Departamento de Inspección vial y Demoliciones, que no corresponde a la realidad y/o que sea incompleta. Nivel de Riesgo Residual Moderado P á g i n a 24 65

26 de cargas de trabajo. Autorización, reconocimiento y compensación de tiempo extraordinario. Podría ser que el tiempo extraordinario reportado no cumpliera con los requisitos mínimos que la legislación establece para el pago. Moderado Fuente: Resumen propio del auditor, según la información brindada mediante oficio DVA-DGIRH- DGSP del 07 de octubre de La Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos no consideró ninguno de los riesgos publicados en el Sistema de Valoración de Riesgos (SIVARI) y no consideró ningún riesgo relacionado con viático corrido. Respecto de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, según los Informes de la Dirección de Planificación Sectorial, Departamento de Planes y Proyectos Operativos, se destaca lo siguiente: Informe PPI Esta Dirección utilizó como insumo el objetivo Identificar la cantidad óptima e idónea de recurso humano para el logro de los objetivos, según los procesos y actividades de las capitanías de puertos, de la armería de la policía de tránsito y del Departamento de Inspección Vial y Demoliciones del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, por medio de estudios de cargas de trabajo. Se identifican 3 riesgos, no obstante, lo único que cambia en los tres es el departamento a quien va dirigido; es decir, que el riesgo es el mismo: suministros de información de parte de los jefes y funcionarios, que no corresponde a la realidad y/o que sea incompleta, asimismo, no se tiene en la actualidad medidas de administración a pesar de que se ubican dentro del nivel moderado, pese a lo antes mencionado, no se propone ninguna medida de administración, justificado en que los costos son superiores a los beneficios. Respecto de la medida, se genera cierta duda, ya que, según las normas de Control Interno para el Sector Público, es obligación de los titulares subordinados asegurar la calidad de la información, lo que incluye la confiabilidad Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se P á g i n a 25 65

27 encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. De igual manera, dentro de lo enunciados de las Directrices Generales sobre principios y enunciados éticos, desarrollado por la Contraloría General de la República, tipifica, en el punto 1.1 Enunciados Rectores, inciso e) Eficacia: mandato que busca adecuar y concretizar las políticas públicas, así como el cumplimiento de los objetivos y metas., así como el punto 18 que: Los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios públicos deberán resguardar, proteger y tutelar los fondos y recursos públicos.... Esto también esta normado en el inciso a) del artículo Nº 42 en el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Informe PPI La Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos nos muestra dos eventos, de los cuales uno no requiere plan de administración y respecto del segundo evento, este no fue concluido correctamente, tal como se indicó en su momento en las capacitaciones, por cuanto se llegó hasta. Evento 1: Podría ser que el tiempo extraordinario reportado no cumpliera con los requisitos mínimos que la legislación establece para el pago. Evento 2: Podría ser que efectúe un pago indebido. En este evento solo realizaron el proceso hasta la Matriz de Identificación de Riesgos. Informe MOPT Esta Dependencia valoró el Proceso de Selección, indicando tres eventos para dicho proceso, a saber: Alteración de las condiciones establecidas en la Carta de Presentación de nuevo ingreso. Falta de respuesta de la persona escogida para ocupar un puesto en propiedad al correo remitido por el Responsable del Departamento de Gestión de Empleo para que aporte de documentos. Presentación de Títulos falsos. El primer evento si requiere de plan de administración, sin embargo, la Dirección no completó la información de dichas matrices, por lo que no planteó nuevas medidas que permitan reducir el riesgo. El segundo y tercer evento no necesitan de plan de administración, porque las medidas actuales disminuyen la ocurrencia de dichos eventos. P á g i n a 26 65

28 Asimismo, en el Sistema de valoración de Riesgos (SIVARI), para el año 2013 la autoevaluación del Sistema de Control Interno de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, indica que se encuentra entre los niveles alto y moderado, no obstante, no se registra la autoevaluación del año CRITERIO La Ley General de Control Interno No.8292, indica en el artículo 14 lo siguiente: Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazo. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO- DFOE), en el Anexo 1 define el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI) de la siguiente manera: Conjunto organizado de componentes que interactúan en la ejecución de las actividades correspondientes, para producir información que apoye la toma de decisiones orientada a ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y a promover el logro de los objetivos institucionales. El protocolo de SEVRI y ASCI en el apartado 11.1 Identificación de Riesgos indica lo siguiente: Para la primera actividad del proceso de valoración de riesgo, se procederá a realizar una identificación amplia de los riesgos por administrar de cada dependencia de la Institución. Para esta actividad resulta útil el uso de métodos tales como lluvia de ideas, delphi, entre otros. Cada una de las áreas de la Institución debe preguntarse qué podría perturbar el logro de los objetivos, para luego identificar por qué se originarían eventualmente dichas situaciones. Por tanto, para realizar una correcta identificación de los riesgos se P á g i n a 27 65

29 CAUSA requiere establecer los eventos, causas y consecuencias, en caso de no presentarse alguno de estos factores no se puede considerar lo determinado como un riesgo, cabe destacar la importancia de no subestimar ningún tipo de riesgo. Además, es necesario que los riesgos que se identifiquen se asocien con las categorías generales y específicas que han sido definidas en la estructura de riesgo vigente a nivel Institucional. Lo anterior obedece a un incumplimiento parcial a la normativa que rige esta materia, dado que por la naturaleza de la actividad de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, existen otros riesgos inherentes no contemplados en la valoración de riesgos de ambos periodos. EFECTO La situación descrita genera así un riesgo de cumplimiento de la normativa que regula el quehacer de la Dirección, además de un riesgo de operación debido a que si no se determinan y minimizan los riesgos propios de la actividad, podrían verse afectados los objetivos del Departamento de Gestión de Servicios del Personal y por ende de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, lo que podría replicar en los objetivos Institucionales y en la toma de decisiones de la Administración. Objetivo Específico No. 3 Determinar los recursos con los que cuenta el Departamento para el control. HALLAZGO N Análisis del Recurso Humano del Departamento de Gestión Institucional de Servicios del Personal CONDICIÓN Mediante oficio DVA-DGIRH-DGSP del 11 de setiembre de 2015, del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, el Jefe remite el Cuestionario de Control Interno y la verificación del cumplimiento de funciones, en dichos documentos se manifiesta que el personal asignado no es suficiente para el cumplimiento de las funciones asignadas. P á g i n a 28 65

30 Cabe mencionar que únicamente se facilitó el monto que se paga actualmente por concepto de planilla del Departamento de Gestión de Servicios del Persona, el cual es de ,04 y no se brindó las funciones asignadas a cada funcionario, por lo anterior no se pudo evidenciar las funciones de las personas funcionarias encargadas del trámite de viático corrido. A continuación se detalla un cuadro con los funcionarios que actualmente se encuentran asignados a dicho Departamento y la clase: CUADRO N 6 Detalle de funcionarios Departamento de Gestión de Servicios del Personal Funcionario Puesto y Especialidad Madrigal Valverde Isabel Técnico de Servicio Civil 1 Robles Vega Elisa María Profesional Servicio Civil 2 Garita Villegas Gienner F. Técnico de Servicio Civil 2 Ureña Mena Grettel Profesional Servicio Civil 2 Sánchez Chaves Noelia Profesional Servicio Civil 2 Pérez Rojas Wendy Profesional Servicio Civil 2 Peralta Flores Marta Misceláneo Servicio. Civil 2 Garro Arias Virginia Profesional de Servicio Civil 1-B García Piedra Rosibel Profes. Jefe Servicio Civil 1 Agüero Rojas Karen Patricia Misceláneo Servicio Civil 2 Benavides Barquero Kattia L. Técnico en Inform. 4 Cedeño Rojas Edwin Técnico de Servicio Civil 1 Richmond Cedeño Xinia Profesional Servicio Civil 2 Camacho Alfaro Carlos Humberto Técnico en Inform. 2 Matarrita López Guillerma Técnico en Inform. 4 Camacho Porras José Ángel Técnico en Inform. 2 Delgado Álvarez Yadira Técnico en Inform. 2 Orellana Porras Pedro Técnico de Servicio Civil 3 Vega Baltodano Wendi Carolina Oficinista Servicio Civil 2 Alvarado Solano Karen Técnico en Informática 2 Abraham Abraham Freddy Técnico en Inform. 2 Paisano Chaves Alfredo Jefe Profesional Servicio Civil 1 Chaves Campos Vanessa Profesional Servicio Civil 3 Solano Fernández Kattia Vanessa Oficinista Servicio Civil 1 Méndez Chinchilla Diego Oficinista Servicio Civil 1 Mora Quirós Ricardo Misceláneo Servicio Civil 1 Jiménez Sánchez Walter Adrián Oficinista Servicio Civil 2 Montenegro Montenegro Tamara Profesional de Servicio Civil 1-B P á g i n a 29 65

31 CRITERIO Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO- DFOE), en el capítulo IV Actividades de Control, en la Sub norma 4.2 Requisitos de las Actividades de Control, establece en el inciso d. lo siguiente: Viabilidad. Las actividades de control deben adaptarse a la capacidad de la institución de implantarlas, teniendo presente, fundamentalmente, la disponibilidad de recursos, la capacidad del personal para ejecutarlas correcta y oportunamente, y su ajuste al bloque de legalidad.. Asimismo la sub norma 4.5. Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones, indica: CAUSA El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior tomando en cuenta el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales pueden verse expuestos, así como los requisitos indicados en la norma En la aplicación del Cuestionario de Control Interno, el Jefe del Departamento de Gestión de Servicios del Personal indica que no se cuenta con personal suficiente para el desarrollo de las funciones del Departamento debido a que las plazas que quedan vacantes no son posible reemplazarlas. EFECTO Lo descrito anteriormente, señala que el Departamento de Gestión de Servicio del Personal está expuesto al Riesgo de asignación de recursos, al Riesgo de Operación y de Eficiencia, debido a la falta de recurso humano, no cumplen a cabalidad con la responsabilidad que les compete, así como se detectó en el desarrollo del Objetivo No. 1: Determinar el marco normativo que regula el pago del viático corrido, y determinar su cumplimiento, específicamente en la evaluación del cumplimiento de las funciones; por cuanto afecta la calidad de los productos y el logro de los objetivos Institucionales. P á g i n a 30 65

32 Objetivo Específico N 4 Analizar la variación del monto total pagado por concepto de viático corrido para el periodo en estudio de enero 2013 al 30 de junio de HALLAZGO N Análisis del monto total pagado por concepto de Viático Corrido CONDICIÓN Se procedió a revisar la información suministrada por el Departamento de Tesorería, con lo que se determinó que el MOPT canceló por concepto de viáticos corrido, los siguientes montos: CUADRO N 7 Total cancelado por concepto de Viático Corrido Año Saldo , , ,41 Fuente: Datos suministrados por el Departamento de Tesorería, Dirección Financiera. Según el Informe de Control Interno de esta Auditoría NºAG-I , se canceló por ese concepto en el año 2009 la suma de ,00, por lo que en los últimos cinco años, el monto de viático corrido ha aumentado en un 18,3%. Respecto del monto total cancelado en el año 2014, se puede deducir que en promedio se pagan aproximadamente ,00 mensual de viático corrido. Par efectos de análisis, el monto correspondiente al año 2014 se desglosó por Dependencia, lo cual se muestran en el siguiente Cuadro: P á g i n a 31 65

33 CUADRO N 8 Viático Corrido 2014 por Dependencia DEPENDENCIA MONTO MACRO REGION GUANACASTE ,40 DIRECCION GENERAL DE EDUCACION ,33 DIRECCION GENERAL DE LA POLICI ,68 DIRECCION DE EDIFICACIONES NAC ,93 DIRECCION DE OBRAS FLUVIALES ,98 MACRO REGION PACIFICO CENTRAL ,28 DIRECCION REGIONAL X (SAN ISID ,43 DIRECCION REGIONAL IX (GUACIMO ,21 DIRECCION DE NAVEGACION Y SEGU ,48 DIRECCION REGIONAL I (SAN JOSE ,79 DIVISION MARITIMO PORTUARIA ,83 DIRECCION REGIONAL XI (RIO CLA ,15 MACRO REGION SAN CARLOS ,33 DIRECCION REGIONAL VIII (LIMON ,62 DIVISION OBRAS PUBLICAS ,02 DESPACHO DEL VICEMINISTERIO DE INFRAESTRUCTURA Y CONCESIONES ,88 DIRECCION DE PLANEAMIENTO DE T ,10 DIRECCION REGIONAL V (HEREDIA) ,97 DIRECCION GESTION MUNICIPAL ,41 DIRECCION GENERAL DE INGENIERI ,71 DIRECCION REGIONAL II (CARTAGO ,97 DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA ,71 UNIDAD EJECUTORA Y DE COORDINA ,10 CONSEJO NACIONAL DE VIALIDAD ,64 Fuente: Elaboración propia según datos suministrados por Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos. Como se puede observar en el Cuadro anterior, la Macro Región de Guanacaste, la Dirección de Educación Vial y la Dirección de la Policía de Tránsito, encabezan las dependencias con mayor gasto por concepto de viático corrido. De acuerdo con la base de datos suministrada por la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, a julio de 2015, 197 funcionarios disfrutan del plus de viático corrido, los 10 funcionarios que mayor monto han recibido por este concepto, para los periodos 2013, 2014 y 2015, son los siguientes: P á g i n a 32 65

34 CUADRO N 9 Funcionarios a los que se les han cancelado mayor monto por concepto de Viático Corrido Periodos NOMBRE MONTO PAGADO DEPRENDENCIA MEDRANO BADO JUAN GABRIEL ,12 MACRO REGION GUANACASTE CHAVES GONZALEZ FERNANDO ,36 UNIDAD DELEGACIÓN LA FORTUNA (REGIÓN HUETAR NORTE) MARIN DI LEONI CARLOS ,17 REGIÓN BRUNCA (DEPTO. OPERACIONES POLICIALES DE TR VARGAS MARCHENA ANGEL A ,77 SEDE REGIONAL DE EDUCACIÓN VIAL NICOYA MATA MONTERO FRANCISCO ,55 UNIDAD EJECUTORA BAJOS DE CHILAMATE-VUELTA KOOPER CUBERO RAMIREZ OLMAN ,70 DIRECCION DE OBRAS FLUVIALES PIEDRA RUIZ ALEJANDRO ,55 DIRECCION GENERAL DE EDUCACION VIAL ROJAS OROZCO JORGE ALBERTO ,13 SEDE REGIONAL DE EDUCACIÓN VIAL GUÁPILES ZELEDON BLANDON MIGUEL ,80 DIRECCION REGIONAL IX (GUACIMO) ESCAMILLA GUTIERREZ ALVARO ,81 DIRECCION DE OBRAS FLUVIALES Fuente: Elaboración propia según la infomación suministrada por el Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos. Los datos anteriores, muestran las sumas significativas que se han cancelado por concepto de viático corrido, adicional cabe destacar, ya visto en el Informe No. AG-I Evaluación del Sistema de Control Interno aplicado al pago de viático corrido y en la Advertencia AG , que el pago de viático corrido difiere con lo que establece la Contraloría General de la República en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos. Sobre esto último, la Auditoría no va a profundizar debido a que el Lic. Pedro Meckbell de Planificación Institucional, está realizando un informe sobre las sumas pagadas por concepto de viático corrido y desarraigo, contra lo que podría pagarse por el concepto zonaje, para presentárselo al Señor Ministro próximamente. CRITERIO Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO- DFOE), en el Capítulo IV Actividades de Control, la sub norma 1.2 Objetivos del SCI indica: El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue suministrado, y de que se P á g i n a 33 65

35 establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo. ( ). Asimismo la Sub norma Supervisión Constante, establece lo siguiente: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos. Además, el Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y sus órganos adscritos, publicado en La Gaceta No. 126 del 30 de junio de 2005, establece: CAUSA Artículo 36. Constatación de la veracidad y justificación. Todo empleado encargado de autorizar con su firma gastos previstos en este Reglamento estará obligado a constatar la veracidad y justificación de los montos autorizados y será solidariamente responsable por los perjuicios de cualquier índole que se deriven del incumplimiento de dichas obligaciones. Artículo 38. Faltas graves. Las faltas graves deberán entenderse en concordancia con el artículo 77 del Reglamento Autónomo de Organización y Servicios del MOPT. Se califican como faltas graves a las obligaciones del contrato de trabajo toda alteración o información que conduzca a error o engaño en la aplicación de este Reglamento. Artículo 39. Sanciones. Los funcionarios y la Jefatura respectiva que incumplan lo estipulado en el presente Reglamento serán acreedores a las sanciones correspondientes según el Reglamento Autónomo de Organización y Servicios del MOPT y la legislación establecida. (El resaltado no es del original) El viático corrido se le paga a los funcionarios que deben desplazarse a diferentes regiones del país, y fijar su centro de labores por tiempo prolongado o indefinido en los lugares y regiones del país fuera de su lugar de contrato de trabajo y de su residencia habitual, con el fin de cumplir las funciones que les han sido asignadas en el ejercicio de sus competencias, sin que esto signifique obligación para el funcionario de permanecer en el lugar en que fue destacado, no obstante, en la base de datos facilitada de los periodos 2013 a julio del 2015, se muestra que hay funcionarios que están fuera de su lugar de contrato de trabajo y de su residencia habitual, por esos tres periodos, esto sin analizar periodos anteriores. P á g i n a 34 65

36 EFECTO Las sumas significativas pagadas por concepto de viático corrido y la divergencia con lo que establece la Contraloría General de la República en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, podría exponer al Ministerio de Obras Públicas y Transportes a un Riesgo de cumplimiento y de operación, en contra de la protección y conservación del uso irregular de los recursos públicos. Objetivo Específico No. 5 Analizar la variación del monto total pagado por concepto de viático corrido para el periodo en estudio de enero 2013 al 30 de junio de HALLAZGO N Formularios con anotaciones y marcas CONDICION Según las pruebas aplicadas, en la mayoría de los expedientes revisados de funcionarios que disfrutan del plus de viático corrido, se determinaron varias inconsistencias en los formularios DPA-568 Solicitudes de Asignación de viático corrido y DPA-587 Solicitud de Deducción, a continuación se detallan: a. En los formularios DPA-568 Solicitudes de Asignación de viático corrido, en el cuadro donde se detalla Pago de meses anteriores los montos están corregidos con corrector y encima de anota el nuevo monto a pagar, lo anterior tanto en el detalle por mes a pagar como en el Total de meses anteriores. b. Tanto en el formulario DPA-568 Solicitudes de Asignación de viático corrido, como en el DPA-587 Solicitud de Deducción, varios de los datos que se consignan, como por ejemplo: el nombre, los apellidos, número de cédula, fecha de rige, fecha de vencimiento, entre otros, están marcados o encerrados con marcador fluorescente. P á g i n a 35 65

37 c. Tanto en el formulario DPA-568 Solicitudes de Asignación de viático corrido, como en el DPA-587 Solicitud de Deducción, se le hacen anotaciones (propias del trámite) con lapicero de distintos colores. Los formularios DPA-568 Solicitudes de Asignación de viático corrido y DPA-587 Solicitud de Deducción, son documentos públicos y con un apartado de declaración jurada, por lo tanto deben mantenerse los datos libres de errores y tachones, que brinden la confiabilidad y transparencia de la información. A continuación se presentan fotografías de algunas de las deficiencias detectadas: Ejemplo #1: CUADRO N 10 Imágenes de deficiencias señaladas P á g i n a 36 65

38 Ejemplo #2: Fuente: Imágenes tomadas de los expedientes de los funcionarios que fueron sujetos a revisión. CRITERIO Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO- DFOE), en el capítulo V Normas sobre Sistemas de Información, la Subnorma Confiabilidad señalan: La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. P á g i n a 37 65

39 Asimismo, en el Capítulo I Normas de aplicación general, apartado 1.4 Gestión de la seguridad de la Información indican lo siguiente: La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales. El Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y sus órganos adscritos, publicado en La Gaceta No. 126 del 30 de junio de 2005, el artículo 22 establece: Artículo 38. Faltas graves. Las faltas graves deberán entenderse en concordancia con el artículo 77 del Reglamento Autónomo de Organización y Servicios del MOPT. Se califican como faltas graves a las obligaciones del contrato de trabajo toda alteración o información que conduzca a error o engaño en la aplicación de este Reglamento. Además, el Procedimiento: Asignación, exclusión o deducción de viático corrido pasajes, oficializado el 30 de noviembre de 2012 con el oficio PA/2012/533-(14) del 21 de noviembre de 2012, indica que la persona funcionaria encargada de asignación de viático corrido y pasaje, es la responsable de la actividad No. 8, que detalla lo siguiente: CAUSA Recibe documentos para la asignación, deducción o exclusión del pago de viático corrido o de pasajes ( ) Que todos los campos del formulario estén completos y sin tachones. ( ).. Los casos descritos anteriormente, obedecen principalmente a que consideran necesario resaltar datos para el trámite respectivo y la corrección de errores cometidos durante el proceso, no obstante, no es una sana práctica debido a que son documentos originales y formales para los trámites relacionados con viático corrido. EFECTO Las deficiencias detectadas desprenden un riesgo de cumplimiento de normativa, debido a que hay directrices que regulan la actividad, y a su vez genera un riesgo de operación, ya que causan la pérdida de confianza en los datos brindados en cada formulario, y sobre todo en los datos corregidos con corrector. P á g i n a 38 65

40 HALLAZGO N Deficiencias en la aplicación de la deducción de viático corrido CONDICIÓN En la revisión de los formularios DPA-587 Solicitud de Deducción adjuntos al expediente de personal de los funcionarios seleccionados en la muestra, contra la base de datos de viático corrido del periodo 2013 a julio de 2015, suministrada por la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, se determinó que en la mayoría de los casos, los expedientes de los funcionarios están incompletos debido a que no se localizan todas las solicitudes de deducción, por lo tanto, no es posible confrontar las deducciones de la base de datos de viático corrido contra las solicitudes de deducción archivadas en los expedientes de cada funcionario, lo cual fue confirmado con una de las personas encargadas del trámite de viático corrido en la prueba de auditoría concluida el día 13 de octubre de Además, se determinó que para los días feriados se aplica la deducción de forma automática por parte del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, lo cual no está normado de esta manera. CRITERIO La Ley General de Control Interno en el Artículo 8 o establece el concepto de Sistema de Control Interno, señalando lo siguiente: Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. Respecto de los casos en que no se reconocerá viático corrido, el Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y sus órganos adscritos, publicado en La Gaceta No. 126 del 30 de junio de 2005, el artículo 22 establece: P á g i n a 39 65

41 No se reconocerá el pago de Viático Corrido en los siguientes casos: a) Cuando el funcionario sea trasladado a laborar al lugar que figura como lugar de contrato de trabajo o de su residencia habitual, o cuando esté a menos de 25 km de ambos. b) Si el funcionario traslada a su familia a una distancia menor de 25 km de su centro de trabajo. c) Cuando el funcionario sea suspendido de sus labores por haber incurrido en falta disciplinaria. d) Cuando el funcionario esté incapacitado, en vacaciones o con permiso diferente a licencia de estudio. e) Cuando el funcionario, por cualquier razón, se desplace temporalmente del centro de trabajo en donde se le está pagando el Viático Corrido hacia el lugar de contrato de trabajo o de su residencia habitual.. Asimismo, en relación con la responsabilidad jerárquica, el artículo 27 del mismo Reglamento señala lo siguiente: Artículo 27.-Responsabilidad jerárquica. El jefe superior inmediato del funcionario que reciba Viático Corrido será responsable de velar porque dicho funcionario cumpla con los requisitos y condiciones que en el presente Reglamento se disponen para disfrutar del referido pago. La omisión en ese sentido o la falta de comunicación oportuna a la Dirección de Recursos Humanos respectiva, constituirá una falta grave para los efectos disciplinarios, tanto para el funcionario como para el superior de este, que omitan informar del incumplimiento.. Artículo 39. Sanciones. Los funcionarios y la Jefatura respectiva que incumplan lo estipulado en el presente Reglamento serán acreedores a las sanciones correspondientes según el Reglamento Autónomo de Organización y Servicios del MOPT y la legislación establecida. (El resaltado no es del original) Adicional a lo anterior, Procedimiento: Asignación, exclusión o deducción de viático corrido pasajes, oficializado el 30 de noviembre de 2012 con el oficio PA/2012/533-(14) del 21 de noviembre de 2012, establece que la persona Jefe Administrativo Regional / Encargado Administrativo, es la responsable de la actividad No. 5, que dispone: Recibe información del Ejecutor de Programa y Solicitud de Acción de Personal del Jefe inmediato del servidor. Procede de acuerdo al movimiento solicitado. (sic) Para el caso A), Asignación de Viático corrido, constata: Que el lugar donde será trasladado este a una distancia mayor a 25 kilómetros de su lugar de contrato de trabajo o de su residencia habitual. El funcionario no esté suspendido de sus labores por haber incurrido en falta disciplinaria. El funcionario no esté incapacitado, en vacaciones o con permiso diferente a licencia de estudio. P á g i n a 40 65

42 CAUSA El funcionario no se traslade temporalmente del centro de trabajo en donde se le está pagando el Viático corrido hacia el lugar de contrato de trabajo o de su residencia habitual. Nota: Es responsabilidad del Encargado administrativo, donde está destacado el funcionario, comunicar a la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos si alguno de los puntos anteriores no se cumplen. De acuerdo al (sic) artículo 22 y 23 del Decreto N MOPT Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes y sus órganos adscritos. ( ) En el caso D), Deducción de Viático corrido y pasajes, completa el formulario Solicitud de Deducción de Viático Corrido o Pasajes, en original y dos copias, con indicación de: Fecha, deducción solicitada, nombre y número de cédula del funcionario, lugar de trabajo, fecha de rige y de vencimiento, número de días a rebajar, el motivo, una explicación del motivo de la deducción y monto mensual que corresponde rebajar. Firma el formulario y gestiona la firma del funcionario interesado. En todos los casos, remite el formulario correspondiente al Departamento de Gestión de Servicios al Personal, de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, además archiva una copia del formulario en el expediente del servidor y entrega la otra copia al interesado.. (el subrayado no corresponde al original) Respecto de que en la mayoría de los casos los expedientes de los funcionarios están incompletos, se debe a que los Encargados Administrativos y Jefes inmediatos de las Regionales, no envían todas las Solicitudes de Deducción de viático corrido, y por esta razón se tomó la práctica de aplicar de forma automática las deducciones de los días feriados. Es importante mencionar, que debido a lo anterior, las personas encargadas de viático corrido apoyan la actividad de deducciones consultando los Sistemas Emulación e Integra, que son alimentadas y actualizadas diariamente. EFECTO La carencia de solicitudes de deducción genera un Riesgo de operación porque podría presentarse algún caso particular que no esté registrado en los sistemas Emulación e Integra, por ejemplo los días que se decretan Asueto que en ocasiones son específicos de una Región, aunado se expone al Riesgo de Eficiencia y Eficacia en la gestión del viático corrido, P á g i n a 41 65

43 debido a que no se puede asegurar que se aplicaron todas las deducciones que le corresponden a cada funcionario. Aunque la persona encargada del trámite de viático corrido, apoya la gestión de aplicación de las deducciones de viático corrido, consultando los diferentes sistemas y reportes con los que cuenta la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, el Patrimonio Público podría verse afectado. HALLAZGO N Inconsistencias en pagos por concepto de cabinas CONDICIÓN En la revisión de los formularios DPA-587 Solicitud de Deducción de los funcionarios seleccionados en la muestra, se determinó que algunos de los funcionarios de la Región Pacífico Central, que pernoctan en cabinas que son propiedad del MOPT u otra entidad pública, cuando no hacen uso de estas instalaciones, incluyendo cuando están de vacaciones, se les paga Devolución por concepto de cabina, el Jefe Administrativo Regional envía un oficio indicando cuantos días pernoctaron en las cabinas y por los días restantes se les aplica la devolución, cabe mencionar que en este oficio no se detalla el motivo por el que no pernoctaron en las cabinas. Para el trámite anterior y cuando se presente algún caso particular en el pago de viático corrido, el Departamento de Gestión de Servicios del Personal, genera el documento de Actualización para el Control de movimiento de viático corrido y pasajes, sin embargo, el uso de este documento no está normado. A continuación se detallan algunos casos de devolución por concepto de cabinas, por motivo de vacaciones, todo según expediente de cada funcionario: P á g i n a 42 65

44 Funcionario: Berrocal Cambronero Carlos Enrique Según Solicitud de Deducción No del 03/9/2012, el funcionario disfruta de vacaciones del 01/08/2012 al 08/08/2012 (6 días). Según Oficio No del 03/09/2012, el funcionario pernoctó solo 20 días en el mes de agosto, por lo que le aplica una devolución de 6 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de setiembre 2012, en observaciones se detalla: Devolución de 6 días de cabina del mes de agosto. Según oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,48 Según Solicitud de Deducción No del 01/1/2012, el funcionario disfruta de vacaciones del 01/10/2012 al 18/10/2012 (15 días). Según Oficio No del 01/11/2012, el funcionario pernoctó solo 11 días en el mes de octubre, por lo que le aplica una devolución de 15 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de noviembre 2012, en observaciones se detalla: Devolución de 15 días de cabina del mes de octubre ,55 de conformidad con el oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,55 Según Solicitud de Deducción No del 01/10/2013, el funcionario disfruta de vacaciones el día 30/09/2013 (1 día). Según Solicitud de Deducción No del 01/11/2013, el funcionario disfruta de vacaciones del 01/10/2013 al 29/10/2013 (26 días). Según Oficio No del 04/11/2013, el funcionario pernoctó solo 2 días en el mes de octubre, por lo que le aplica una devolución de 24 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de noviembre 2013, en observaciones se detalla: Adicional para reintegrar de 24 días de cabinas del mes de octubre 2013 ( ,72 de conformidad con el oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,72 Según Solicitud de Deducción No del 02/06/2014, el funcionario disfruta de vacaciones el día 25/05/2014 (1 día). Según Oficio No del 02/06/2014, el funcionario pernoctó solo 25 días en el mes de mayo, por lo que le aplica una devolución de 1 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de junio 2014, en observaciones se detalla: Adicional para cancelar 1 día de cabina del mes de mayo 2014 ( 2.228,57. De conformidad con el oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Además se aplica el rebajo de vacaciones el 25/05/2014. Monto Cancelado: 2.228,57 Según Solicitud de Deducción No del 01/09/2014, el funcionario disfruta de vacaciones el 01/08/2014, el 08/08/2014 y del 18/08/2014 al 30/08/2014. (13 días). Según Oficio No del 01/09/2014, el funcionario pernoctó solo 13 días en el mes de agosto, por lo que le aplica una devolución de 13 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de setiembre 2014, en observaciones se detalla: Adicional para devolver 13 días de cabina (28.570,28), por cuanto el servidor pernoctó 13 días. De conformidad con el oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Además se aplica los siguientes rebajos: Vac. del 25 al 30/8/2014**Vac. del 01 al 03/09/2014 ( ). Monto Cancelado: ,41 P á g i n a 43 65

45 Funcionario: Alvarado Muñoz Rodolfo Según Solicitud de Deducción No del 11/12/2013, el funcionario disfruta de vacaciones el 28/11/2013 al 30/11/2013. (3 días). Según Oficio No del 03/12/2013, el funcionario no pernoctó en las cabinas en el mes de noviembre, por lo que le aplica una devolución de 26 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de diciembre 2013, en observaciones se detalla: Adicional para cancelar 26 días de cabinas del mes de noviembre 2013 ( ,87), por cuanto el servidor no pernoctó ningún día. De conformidad con el oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,87 Funcionario: Cruz Flores René Gerardo Según Solicitud de Deducción No del 07/01/2013, el funcionario disfruta de vacaciones del 10/12/2012 al 21/12/2012. (12 días). Según Oficio No del 07/01/2013, el funcionario pernoctó en las cabinas en el mes de diciembre 2012 solo 5 días, por lo que le aplica una devolución de 21 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de diciembre 2012, en observaciones se detalla: Adicional para hacer devolución de 21días de cabinas del mes de diciembre 2013, según oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,00 Según Solicitud de Deducción No del 01/11/2013, el funcionario disfruta de vacaciones del 10/10/2013 al 18/10/2013. (9 días). Según Oficio No del 04/11/2013, el funcionario pernoctó en las cabinas en el mes de noviembre solo 16 días, por lo que le aplica una devolución de 10 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de octubre 2013, en observaciones se detalla: Adicional para reintegrar 10 días de cabinas del mes de octubre 2013 ( ,71), de conformidad con el oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,71 Funcionario: Araya Gamboa Denis Fausto Según Solicitud de Deducción No del 01/07/2013, el funcionario disfruta de vacaciones del 04/06/2013 al 19/06/2013. (10 días). Según Oficio No del 01/07/2013, el funcionario pernoctó en las cabinas en el mes de junio 2013 solo 5 días, por lo que le aplica una devolución de 21 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de junio 2013, en observaciones se detalla: Adicional para cancelar 21días de cabinas ,18 del mes de junio 2013, según oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,18 P á g i n a 44 65

46 Funcionario: Hidalgo Cárdenas Fernando Según Solicitud de Deducción No del 01/08/2014, el funcionario disfruta de vacaciones del 14/07/2014 al 31/07/2013. (15 días). Según Oficio No del 22/08/2014, el funcionario pernoctó en las cabinas en el mes de julio 2014 solo 11 días, por lo que le aplica una devolución de 15 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de agosto 2014, en observaciones se detalla: Adicional para devolver lo correspondiente a 15 días de cabinas ( ,57) de conformidad con oficio suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,57 Según Solicitud de Deducción No del 01/03/2013, el funcionario disfruta de vacaciones del 03/11/2014 al 19/11/2014. (14 días). Según Oficio No. DAF del 2/12/2014, el funcionario pernoctó en las cabinas en el mes de noviembre 2014 solo 7 días, por lo que le aplica una devolución de 19 días por concepto de cabina. Según el documento Actualización para el Control de movimientos de Viático Corrido No , para el mes de noviembre 2014, en observaciones se detalla: Adicional para cancelar las cabinas 19 días de noviembre ( ,56) de conformidad con oficio DAF suscrito por el Lic. Claudio Miranda Martínez. Monto Cancelado: ,56) CRITERIO Las Normas de Control Interno para el Sector Público (NO CO- DFOE), en el Capítulo I Normas generales, apartado 1.2 Objetivos del Sistema de Control Interno establece lo siguiente: El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo. ( ). La Ley General de Control Interno en el Artículo 8 o establece el concepto de Sistema de Control Interno, señalando lo siguiente: Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: P á g i n a 45 65

47 a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. El Reglamento para el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus órganos adscritos, publicado en La Gaceta No. 126 del 30 de junio de 2005, los artículos No. 31y 32 establecen: Artículo 31.-Reducción por residencia en instalaciones del MOPT u otros entes públicos o privados. Cuando los funcionarios que reciben Viático Corrido residan en instalaciones del MOPT u otros entes públicos o privados o a través de contrataciones de este con terceros, se les deducirá un 30% del monto total de Viático Corrido. Artículo 32.-Suspensión del Viático Corrido. Cuando un funcionario se desplaza fuera de su sede habitual de trabajo a una distancia superior a los 25 Km. para cumplir con funciones propias de su cargo y recibe Viático Corrido, se le suspenderá el Viático Corrido y se le asignará el viático ocasional por los días que realice la gira.. El Procedimiento: Asignación, exclusión o deducción de viático corrido pasajes, oficializado el 30 de noviembre de 2012 con el oficio PA/2012/533-(14) del 21 de noviembre de 2012, establece que la persona encargada de eliminación y deducción de viático, es la responsable de la actividad No. 9, que dispone: ( ) Que todos los campos del formulario citado estén completos, con indicación del número de días a rebajar, monto y motivo de la deducción, a saber: - Permiso Sin Salario. - Permiso Con Salario. - Incapacidad. - Ausencia Justificada. - Ausencia Injustificada. - Suspensión temporal. - Vacaciones. - Asueto. - Traslado Temporal al sitio de residencia o contrato. - Otros. (Con la explicación correspondiente)( ). Adicional a la normativa que se detalló anteriormente, una de las personas encargadas del trámite de viático corrido, señaló lo siguiente respecto de la devolución por concepto de cabina: P á g i n a 46 65

48 CAUSA Este tipo de devolución no se encuentra normado en el procedimiento. No obstante, si al servidor se le aplica un rebajo por el uso de cabinas propiedad del MOPT, sería improcedente aplicar un rebajo cuando el servidor no hace uso de este inmueble. La devolución por concepto de cabinas se realiza porque esta ha sido la práctica a través del tiempo, según indica una de las personas encargadas del trámite de viático corrido, sin embargo, no es lo que establece la normativa. EFECTO La devolución o pago por concepto de cabinas, que se desvía de lo que establece la normativa en relación con el viático corrido, podría afectar el Patrimonio Público, por lo que el sistema de control interno debe fortalecerse de manera que brinde a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se administre y se proteja de alguna irregularidad, dado lo anterior el Departamento de Gestión de Servicios del Personal, está expuesto a un Riesgo de eficiencia y Eficacia. HALLAZGO N Debilidades de Seguridad en los mecanismos de Control relacionados con el Viático Corrido que registra el Sistema de Emulación CONDICIÓN El Departamento de Gestión de Servicios del Personal facilitó a la Auditoría la plantilla de Excel denominada Base de Datos de Viático Corrido, tal como se muestra en el Anexo N 1. El Excel fue generado a partir de la información contenida en el Sistema Emulación (Anexo N 2), pero la plantilla suministrada no tenía información relacionada con bitácoras del Sistemas, por lo que se procedió a solicitar vía correo electrónico ese detalle para verificar la forma en que se registran los datos garantizando así el adecuado control de la trazabilidad de la información. P á g i n a 47 65

49 En respuesta a la solicitud de las bitácoras, indican los encargados de la Unidad de Informática del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, que en la actualidad existe problema con el registro de esta, pero se está trabajando en el nuevo Sistema que se está desarrollando como parte del Sistema Integrado de Recursos Humanos, que trabaja en una herramienta más moderna (.Net.), y como parte de sus mejoras almacenará la información relacionada con las bitácoras del Sistema. De igual forma se consulta acerca de la existencia de alertas en el Sistema, que indiquen a los encargados la proximidad en el vencimiento de plazos, o cantidades pendientes en ser canceladas, a lo que indican que en la actualidad no existente alertas que funcionen de manera automatizada sino que una funcionaria lleva el control de forma manual, por medio de una Hoja de Excel. La revisión del Excel de Viático Corrido permitió determinar las siguientes situaciones: - Información que no queda ingresada, revisando el Excel facilitado de Viático Corrido, al realizar un filtro a la columna PERIODO, no se muestra consignada información correspondiente al mes de abril de 2013, por lo que al consultar la información, ésta pasa de marzo a mayo de 2013 (Anexo N 3). - Información ingresada de manera duplicada, revisando el Excel facilitado de Viático Corrido, la línea 2677 y 2678 despliegan la misma información, pero no queda claro si se llegó a girar el monto indicado dos veces (Anexo N 4). La información del Sistema Emulación se respalda automáticamente y de forma diaria en los Servidores del Departamento de Soporte. CRITERIO Las Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información (N CO-DFOE), hablan de la importancia de la información en los apartados: 1.2. Gestión de la calidad: La organización debe generar los productos y servicios de TI de conformidad con los requerimientos de sus usuarios con base en un enfoque de eficiencia y mejoramiento continuo. P á g i n a 48 65

50 1.4. Gestión de la seguridad de la información: La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso, divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores disfuncionales Administración de recursos financieros: La organización debe optimizar el uso de los recursos financieros invertidos en la gestión de TI procurando el logro de los objetivos de esa inversión, controlando en forma efectiva dichos recursos y observando el marco jurídico que al efecto le resulte aplicable Las buenas prácticas del COBIT 4.1, consideran la relevancia de la Gestión de la Información, como un aspecto importante en la salvaguarda de la información, así como el acceso de la misma, tal como se expone en el apartado DS 11. Administrar los datos: Mantener la integridad, exactitud, disponibilidad de la información cuando se requiera. Por su parte el Manual de Políticas de Seguridad de la Información, establece en la POL-SL-0035 Realización de Respaldos: La realización periódica de respaldos de información generada en los sistemas, bases de datos, así como la información residente en los equipos de los funcionarios del MOPT, es de gran importancia para brindar continuidad de los servicios. Por lo tanto todas las unidades de la Institución deben elaborar un Plan de Respaldo y Recuperación de la Información, donde los respaldos deberán realizarse periódicamente conforme las características de los equipos, las aplicaciones y los datos asociados. El Plan de Respaldos y Recuperación de la Información debe contemplar la realización de pruebas continuas, para asegurarse que los respaldos estén correctamente ejecutados y deben almacenarse en un lugar seguro y lejano de la fuente de la información original. Las Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE) del 26 de enero de 2009, en el Capítulo V Normas sobre Sistemas de Información indica: 5.1. Sistemas de Información: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales. El conjunto de esos elementos y condiciones con las características y fines P á g i n a 49 65

51 indicados, se denomina sistema de información, los cuales pueden instaurarse en forma manual, automatizada, o ambas Calidad de la información: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad Confiabilidad: La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente Oportunidad: Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales Utilidad: La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario. La Ley General de Control Interno (8292), señala: CAUSA Artículo 16. Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada. El Sistema Emulación que está en uso actualmente, y donde se lleva el registro del Viático Corrido (entre otros componentes) fue desarrollado en el lenguaje Natural Carácter, al momento de su elaboración no consideró para el Viático Corrido la generación de bitácoras ni alertas, que permitan garantizar la adecuada trazabilidad de la información, así como la P á g i n a 50 65

52 generación de indicadores que colaboren con los encargados de llevar el monitoreo de los plazos de cumplimiento, así como el dinero que debe ser reintegrado. EFECTO Riesgo de disponibilidad de la información: la información que brinda el Sistema puede ser poco realista irrelevante y no confiable, lo que puede afectar significativamente la toma de decisiones, generando así conclusiones incorrectas. Riesgo de satisfacción del usuario: la falta de enfoque en los usuarios afecta el cumplimiento de sus expectativas. En este sentido, la falta de alertas dificulta el adecuado control o monitoreo de los tiempos dispuestos para el reintegro de los dineros de Viáticos Corridos, porque depende del factor humano. Riesgo de Operación: se caracteriza por la afectación que pueden sufrir las operaciones que realizan los usuarios. El Viático Corrido al funcionar en un Sistema (Emulación) cuya plataforma no ha considerado la modernización e integración de todos los módulos que lo integran, no está aprovechando al máximo todos los recursos que posee, y puede ocasionar que la afectación de algún componente incida en la operativa que brinda. Riesgo de relevancia: está asociado con no proporcionar los datos o información significativa y relevante que contribuya a la toma de decisiones. Tal como se ha indicado el Sistema carece de bitácoras y alertas. P á g i n a 51 65

53 3. CONCLUSIÓNES De los resultados definitivos del presente estudio, se obtienen las siguientes conclusiones, de acuerdo con el cumplimiento de los objetivos planteados: Objetivo Específico N 1 Determinar el marco normativo que regula el pago del viático corrido, y determinar su cumplimiento Con respecto al incumplimiento de la función No. 10, relacionada con el establecimiento de un Sistema de Control Interno, así como autoevaluarse, se determina el Riesgo de cumplimiento y el Riesgo de Eficiencia y Eficacia, debido a que con esta función se pretende contribuir al cumplimiento de los objetivos del Departamento y los Institucionales, además de mejorar las actividades que así lo requieran En la aplicación de distintas pruebas relacionadas con viático corrido se determinó que no existe un registro de firmas de personas autorizadas para este trámite, únicamente existen varios oficios donde las diferentes dependencias informan sobre: las personas autorizadas, puesto y la firma respectiva, para la asignación, control y ejecución de tiempo extraordinario. Dado lo anterior, Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, está expuesta a un Riesgo de Control de la Gestión y a un Riesgo Operacional. Objetivo Específico N 2 Verificar la eficiencia, eficacia y economicidad del sistema de control interno, valorando los riesgos de su gestión y las medidas para su mitigación y control Según las pruebas aplicadas en relación con el Sistema de Control Interno del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, de la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, se determinó que no tiene establecido un Sistema de Control Interno, por ende, no realiza la autoevaluación respectiva que permite un mejoramiento continuo, por cuanto al ser evaluado, obtuvo una calificación inferior al 70%, ubicando así en la casilla de Malo, generando de esta forma un Riesgo de Eficiencia y Eficacia y un Riesgo de Incumplimiento. P á g i n a 52 65

54 3.4. En las pruebas aplicadas se determinó que en los periodos y , se identificó un riesgo para cada periodo y no se asocian con las categorías de riesgos definidas en la estructura de riesgos vigente a nivel Institucional, publicadas en el Sistema de Valoración de Riesgos (SIVARI). Al realizar un proceso de valoración de riesgos incompleto, se genera un riesgo de cumplimiento, debido a que la normativa establece que debe de existir un sistema de valoración de riesgo que proporcione información accesible, confiable y oportuna; que apoye la toma de decisiones y propicie el logro de los objetivos, la eficiencia y la transparencia institucional. Objetivo Específico N 3 Determinar los recursos con los que cuenta el Departamento para el control En las pruebas aplicadas por esta Auditoría, el Jefe del Departamento de Gestión de Servicios del Personal indica que no se cuenta con el recurso humano suficiente para el desarrollo de las funciones del Departamento, debido a que las plazas que quedan vacantes no es posible reemplazarlas, por cuanto es importante destacar que las Normas de Control Interno para el Sector Público establecen que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional, considerando los riesgos relevantes a los cuales pueden verse expuestos, tales como los riesgos de recurso humano, de operación y de eficiencia, al no disponerse del recurso necesario para realizar sus funciones. Objetivo Específico N 4 Analizar la variación del monto total pagado por concepto de viático corrido para el periodo en estudio de enero 2013 al 30 de junio de El viático corrido se paga a los funcionarios que deben desplazarse a diferentes regiones del país, y fijar su centro de labores por tiempo prolongado o indefinido en los lugares y regiones del país fuera de su lugar de contrato de trabajo y de su residencia habitual, no obstante, ese tiempo prolongado se ha extendido hasta por más tres años para algunos funcionarios y la suma pagada por este concepto es de importancia, además difiere en lo que establece la Contraloría General de la República en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios P á g i n a 53 65

55 Públicos, por lo tanto, la Institución podría estar expuesto ante el Riesgo de Eficiencia y Eficacia, faltando a lo que establecen las Normas de Control Interno para el Sector Público, en relación con la protección y conservación del Patrimonio Público. Objetivo Específico N 5 Verificar el uso de formularios oficiales con sus respectivos requisitos y el registro de firmas actualizado, considerando la base de datos de los viáticos corridos suministrada por el Departamento de Gestión de Servicios del Personal, Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos Según las pruebas aplicadas se determinó que los formularios DPA-568 Solicitudes de Asignación de viático corrido y DPA-587 Solicitud de Deducción, contienen anotaciones con lapicero, datos marcados con marcador fluorescente, datos corregidos con corrector, lo cual evidencia un incumplimiento a la normativa que regula la confiabilidad de la información y la normativa interna relacionada con viático corrido, lo que expone a la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos a un Riesgo de Cumplimiento de normativa y un Riesgo de Operación En relación con la revisión de las solicitudes de deducción contra la base de datos de cada funcionario seleccionado en la muestra, se determinó que la deducción de viático corrido por motivo de días feriados, se aplica de forma automática. Además se comprobó que las solicitudes de deducción no son enviadas en su totalidad a la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos para el respectivo trámite, por cuanto no es posible confrontar las deducciones de la base de datos de viático corrido contra la documentación que se archiva en los expedientes de cada funcionario. Cabe mencionar que la persona encargada de viático corrido, apoya la gestión de la aplicación de deducciones consultando los Sistemas de Emulación e Integra. Dado lo anterior el Departamento de Gestión de Servicios al Personal se ve expuesto a un Riesgo de Operación, lo que conlleva a un Riesgo de Eficiencia y Eficacia, además el Patrimonio Público podría verse afectado, por lo que es de vital importancia fortalecer los controles que se mantienen actualmente en relación con las deducciones de viático corrido. P á g i n a 54 65

56 3.9. En las pruebas aplicadas respecto de las Solicitudes de deducción de viático corrido, se determinó que algunos de los funcionarios de la Región Pacífico Central, que pernoctan en cabinas que son propiedad del MOPT u otra entidad pública, cuando no hacen uso de estas instalaciones, incluyendo cuando están de vacaciones, se les paga Devolución por concepto de cabina, el Jefe Administrativo Regional envía un oficio mensualmente indicando cuantos días pernoctaron en las cabinas y por los días restantes se les aplica la devolución, por cuanto se genera un Riesgo de Eficiencia y Eficacia y podría verse afectado el recurso público. Además se determinó que se utiliza el documento de Actualización para el Control de movimiento de viático corrido y pasajes, para detallar algún caso particular en el pago de viático corrido de un funcionario, sin embargo, no está regulado en la normativa que rige esta materia, lo que conlleva un Riesgo de Procedimiento De acuerdo con lo indicado por el personal del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, y conforme se muestra en el Excel facilitado para la revisión de la información (Anexo N 1) el Viático Corrido no presenta bitácoras para el registro de los movimientos de la información que realizan los usuarios del Sistema, que permita determinar los cambios o modificaciones que ha tenido en el tiempo. El Sistema no cuenta con alertas, que apoyen la labor de los encargados de confirmar que se cumpla con los plazos establecidos para el pago del Viático Corrido, así como su reintegro del Viático en caso de ser requerido, y debido a que es una labor que se realiza de forma manual dependiendo así de la verificación visual del archivo, por medio de un funcionario lo cual es falible al depender del factor humano. P á g i n a 55 65

57 4. RECOMENDACIONES De conformidad con las competencias contempladas en el artículo 35 1 de la Ley General de Control Interno N 8292, así como, la norma de las Normas para el ejercicio de la Auditoría en el sector público, se emiten las siguientes recomendaciones. Objetivo Específico N 1 Determinar el marco normativo que regula el pago del viático corrido, y determinar su cumplimiento. AL DIRECTOR DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS 4.1. Coordinar y dar seguimiento con la dependencia encargada del control interno institucional (Depto. de Planes y Proyectos de la Secretaría de Planificación Sectorial), de forma que se establezcan las medidas correspondientes para cumplir con la función No.10 Establecer un Sistema de Control Interno con fundamento en la normativa legal vigente y acorde con las atribuciones y ámbito de la labor de la Dependencia, que garantice el cumplimiento de los objetivos internos e institucionales; así como autoevaluarse, al menos, una vez al año para determinar la efectividad del sistema de control interno y mejorarlo si se requiere. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) 4.2. Coordinar y dar seguimiento con Planificación Institucional, para la confección de un procedimiento que regule el registro de firmas de personas autorizadas para tramitar movimiento de personal ante la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos, los responsables de velar por su cumplimiento y el debido formulario para tal registro, publicarlo para que sea de conocimiento de toda la Institución y sea utilizado por las distintas Dependencias de manera uniforme. Para el 1 La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del Artículo 35. Materias sujetas a informes de auditoría interna. ( ) Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República. 2 La Gaceta N 28- Miércoles 10 de febrero de R-DC Seguimiento de acciones sobre resultados. ( ) El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. P á g i n a 56 65

58 cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. Objetivo Específico N 2 Verificar la eficiencia, eficacia y economicidad del sistema de control interno, valorando los riesgos de su gestión y las medidas para su mitigación y control. AL DIRECTOR DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS 4.3. No se emite recomendación, dado que está relacionado con la recomendación 4.1. (Referirse al hallazgo y ) 4.4. Determinar los riesgos asociados al logro de los objetivos del Departamento de Gestión de Servicios del Personal, considerando así viático corrido, realizando un análisis del posible efecto de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y establecer las acciones que se tomarán para administrarlos. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. P á g i n a 57 65

59 Objetivo Específico N 3 Determinar los recursos con los que cuenta el Departamento para el control. AL DIRECTOR DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS 4.5. Realizar un estudio de cargas de trabajo en el Departamento de Gestión de Servicios del personal, el cual permita el aprovechamiento eficaz y eficiente en la asignación de los recursos disponibles y el cumplimiento de las funciones y los objetivos del Departamento y por ende de la Institución. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. Objetivo Específico N 4 Analizar la variación del monto total pagado por concepto de viático corrido para el periodo en estudio de enero 2013 al 30 de junio del AL DIRECTOR DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS 4.6. Analizar las Solicitudes de Asignación de Viático Corrido para el año 2016, en cuanto al tiempo prolongado que tienen varios funcionarios de pernoctar en los lugares y regiones del país fuera de su lugar de contrato de trabajo y de su residencia habitual, además analizar la necesidad real de que los funcionarios sean desplazados y valorar la viabilidad de que funcionarios residentes en cada Región cubran las labores que esta demande, con el fin de disminuir la cantidad de funcionarios que actualmente se les paga viático corrido y proteger los recursos públicos. De lo anterior, presentar un informe a esta Dirección de Auditoría con las acciones ejecutadas y los resultados obtenidos. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente cinco meses a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) P á g i n a 58 65

60 Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. Objetivo Específico N 5 Verificar el uso de formularios oficiales con sus respectivos requisitos y el registro de firmas actualizado, considerando la base de datos de los viáticos corridos suministrada por el Departamento de Gestión de Servicios del Personal, Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos. AL DIRECTOR DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS 4.7. Instruir a todos los funcionarios que estén involucrados con el viático corrido (funcionarios interesados, jefes administrativos de Regionales, funcionarios administrativos que tramitan lo relacionado con la materia, entre otros), para que estos documentos se conserven sin tachones, correcciones, anotaciones manuales, es decir, que los formularios y documentación relacionada, posean las características que la acredite como confiable, además dar seguimiento para que se cumpla la instrucción. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente 10 días a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) 4.8. a. Valorar la funcionalidad del Formulario DPA-587 Solicitud de Deducción de Viático corrido y gestionar lo que corresponda, para mejorar el control de la aplicación de las deducciones, debido a que estos no se remiten en su totalidad y las deducciones son aplicadas consultando los Sistemas Emulación e Integra. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) b.actualizar el Procedimiento: Asignación, exclusión o deducción de viático corrido pasajes, según la valoración de la recomendación anterior y la práctica del trámite de viático corrido, específicamente con las deducciones respectivas. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ). P á g i n a 59 65

61 c.regular en el procedimiento que corresponda, el proceso para aplicar las deducciones relacionadas con los días feriados, debido a que el Departamento de Gestión de Servicios del Personal las hace de forma automática. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) d. Instruir para que se cumpla con lo que establece la normativa relacionada con viático corrido y las medidas sancionatorias en caso de incumplimiento, y que de esta forma los expedientes de los funcionarios contengan la documentación respectiva procurando la transparencia de la información y concordancia con la base de datos. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente de 10 días a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto a. Establecer las medidas correctivas en relación con la devolución de dinero por concepto de cabinas, conforme lo que establece la normativa en materia de viático corrido en aras de conservar y proteger el Patrimonio Público. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) b.regular en el procedimiento que corresponda el uso del documento Actualización para el Control de movimiento de viático corrido y pasajes, para que se aplique y archive de forma uniforme y regular en cada expediente de personal. Para el cumplimiento de lo anterior se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Referirse al hallazgo ) Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. P á g i n a 60 65

62 4.10. a. Valorar qué información guardarán las bitácoras de Viático Corrido en el nuevo Sistema, para garantizar su adecuado registro, permitiendo así determinar la trazabilidad de la información, dicha recomendación deberá ser atendida en el plazo de 1 mes. b. Valorar qué tipo de alertas serán implementadas en el nuevo Sistema relacionadas con el Viático Corrido, para el adecuado control del usuario encargado de verificar el cumplimiento de plazos, dicha recomendación deberá ser atendida en el plazo de 1 mes. c. Indicar por medio de un cronograma el tiempo en que entrará en funcionamiento las mejoras en el nuevo Sistema, correspondiente a Viático Corrido, dicha recomendación deberá ser atendida en el plazo de 1 mes. Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con lo que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. Finalmente, las recomendaciones emitidas procuran contribuir con la Institución en la corrección de las deficiencias que han sido identificadas por esta Auditoría y qué, como también se ha expuesto, reflejan debilidades de gestión de relevancia para la Administración. P á g i n a 61 65

63 ANEXOS P á g i n a 62 65

64 Anexo N 1 Viático Corrido Fuente: Archivo proporcionado por la Dirección de Gestión Institucional de Recursos Humanos. Anexo N 2 Sistemas Emulación/Terminal Fuente: Pantalla inicial del Sistema. P á g i n a 63 65

65 Anexo N 3 Información que no queda ingresada Fuente: Revisión del archivo de Viático Corrido. Anexo N 4 Información ingresada de manera duplicada Fuente: Revisión del archivo de Viático Corrido. P á g i n a 64 65