Manual de uso para el sistema de administración de archivos (perfil de usuario)

Transcripción

1 Manual de uso para el sistema de administración de archivos (perfil de usuario) Antes de iniciar es importante que ya cuente con sus datos de ingreso al sistema, tales como: Dir web: files.empresa.com (donde la palabra empresa será reemplazada por el nombre de su dominio) Nombre de usuario: usuario Clave: clave Para ayudar con la explicación de este manual, utilizaremos como ejemplo la creación de archivos y carpetas basados en la compartición de documentos para control contable, esta estructura puede servir para compartir CDF s o facturas digitales con su equipo de administración. Cabe mencionar que este sistema puede almadenar cualquier tipo de archivo ya sean documentos, imágenes, videos, archivos de musica, etc. Ingrese en la liga proporcionada y escriba usuario y clave

2 Al ingresar veremos el directorio raíz asignado por su administrador de sistema, para este ejemplo se observan las carpetas de almacenamiento de los archivos contables. Dentro del directorio raíz podremos respaldar cualquier tipo de archivo, ya sea de forma directa o bien creando carpetas para clasificar los archivos. Si desea compartir una carpeta en particular con un usuario y no cuenta con permisos de administrador envie un correo a la cuenta con los siguientes datos: Nombre de su empresa (que contrato el servicio): Su nombre: Su correo: Nombre de la carpeta o carpetas que desea compartir: Nombre de la persona con quien desea compartir su información: Correo de la persona con quien desea compartir su información: Con estos datos nosotros asignaremos los accesos y enviaremos los datos y manuales a su contacto (enviaremos copia a su correo para seguimiento) Cinet.com.mx

3 Siguiendo con el ejemplo vamos a suponer que ya tenemos toda una estructura de carpetas creadas para compartir nuestros archivos contables, en este caso la carpeta CONTABILIDAD es la carpeta compartida, es decir que dos usuarios o más pueden ver, cada usuario que comparte una carpeta puede tener permisos de lectura o bien lectura escritura. Al dar clic en la carpeta CONTABILIDAD veremos otra estructura de ejemplo. En su sistema podra crear la estructura que mejor le convenga para compartir o respaldar sus archivos.

4 VISUALIZACIÓN DE ARCHIVOS Para ver un archivo almacenado solo basta con dar clic sobre el, para el caso de imágenes podremos ver estos contenidos en modo galería. Por ejemplo si damos clic en el archivo PDF anterior se abrirá una ventana aparte con el archivo seleccionado: Cinet.com.mx

5 CREACION DE CARPETAS Si desea agregar carpetas de clasificación, escriba el nombre y de clic en el botón Nueva carpeta. Puede realizar búsquedas de una carpeta o archivo en específico en el área de búsqueda. Con la barra de estado, le permitirá saber en que carpeta se encuentra. El botón de Volver le permite regresar a la carpeta anterior.

6 DESCARGANDO ARCHIVOS Para descargar archivos o carpetas seleccionamos los archivos o carpetas necesarias y damos clic en el botón crear zip. Para la optimización de espacio en su almacenamientos se recomienda borrar estos archivos.zip una vez descargados. Aparecerá una ventana solicitando el nombre del archivo.zip, lo escribimos sin borrar la terminación.zip y damos clic en Crear zip Dependiendo de la cantidad y peso de los archivos seleccionados es el tiempo que demorará en crear el archivo.zip, pero finalmente lo veremos al final del listado de archivos y para descargarlo basta con dar clic sobre el. Cinet.com.mx

7 SUBIR ARCHIVOS Para subir archivos en un apartado, primero seleccione la carpeta dónde publicará su archivo y damos clic en el botón Añadir archivos, en nuestro explorador local seleccionamos el o los archivos a subir y damos clic en el boton Abrir. Veremos ahora el avance de carga de archivos, puede seleccionar varios archivos por vez o bien seguir subiendo archivos uno a uno, al finalizar de clic en el botón Hecho y podrá ver los archivos almacenados en la carpeta, para subir archivos en cualquier carpeta el procedimiento es el mismo.

8 VISUALIZANDO LA ESTRUCTURA Este icono le permite ver la estructura de sus archivos almacenados, puede utilizar esta opción para hacer búsquedas también. COPIADO, DUPLICADO Y ELIMINACIÓN DE DATOS Para utilizar los botones es necesario haber seleccionado uno o más archivos y dar clic en cualquiera de estos botones, posteriormente aparecerá la carpeta de estructura (mostrada anteriormente) y en dicha estructura seleccionamos la carpeta a donde deseamos mover o copiar nuestros archivos seleccionados. Cinet.com.mx

9 Para eliminar un archivo, selecciónelo y oprima el botón aparecerá una ventana de confirmación, es importante estar seguros de lo que deseamos eliminar, ya que un archivo eliminado no puede ser recuperado, al menos no dentro del servidor. Si tuviese alguna duda sobre el contenido de este manual escribamos al correo