COMO ELABORAR UN PROYECTO

Transcripción

1 COMO ELABORAR UN PROYECTO Introducción Las Asociaciones desempeñan un papel fundamental en los diversos ámbitos de la actividad social, contribuyendo a un ejercicio activo de la ciudadanía y a la consolidación de una democracia avanzada, representando los intereses de los ciudadanos ante los poderes públicos y desarrollando una función esencial e imprescindible, entre otras, en las políticas de desarrollo, medio ambiente, promoción de los derechos humanos, juventud, salud pública, cultura, creación de empleo y otras de similar naturaleza, de ahí la importancia del fenómeno asociativo, como instrumento de integración en la sociedad y de participación en los asuntos públicos. Una de las fuentes de ingresos de las Asociaciones sin fin de lucro es la captación de subvención provenientes de las Administraciones públicas, además de las cuotas que los socios aporte, del ejercicio de actividades y la prestación de servicios, etc. Muchas, por su carácter meramente social y el colectivo beneficiario de sus servicios no cuentan con más ingresos que los obtenidos a través de la concurrencia a procesos de convocatorias de subvenciones promovidos por administraciones públicas o entidades privadas ( en este caso nos encontramos las obras sociales de las entidades financieras entre otras, etc). Para poder acceder a estos mecanismos de ingresos para las asociaciones sin fines de lucro, en la mayoría de los casos se demanda la elaboración de una memoria que contenga todos los ítems necesarios y suficientes para poder determinar sobre la viabilidad del proyecto o no y por tanto sobre la concesión o no de la subvención. Debemos considerar el proyecto como un instrumento que, además de ser un requisito imprescindible a la hora de solicitar subvenciones por parte de las asociaciones sin fines de lucro y colaboración de Entidades Públicas o privadas, os va a ayudar a conseguir vuestros objetivos, ya que en su elaboración estáis obligados a definir y concretar las acciones que queréis llevar a cabo, así como la forma en que lo realicéis y los medios de que dispongáis. Existen tantas formas de hacer proyectos, como proyectos se pueden realizar, pero en general, se puede decir, que debe tener unos contenidos mínimos, que a continuación se detallan. La memoria es un documento, en el que queda recogido los resultados y el desarrollo del proyecto: es aconsejable realizar una evaluación que nos facilite datos cuantitativos y cualitativos para elaborar pequeños informes de cada actividad, y que luego englobaréis en la Memoria anual o general. 1. IDENTIFICACIÓN DE LA ASOCIACIÓN Cuando se entregue un proyecto ya sea a una institución o entidad privada, es importante que os presentéis para que quien recoja dicho proyecto, conozca quien lo presenta y las características generales de la Asociación: 1. Denominación de la Asociación. 2. Fecha de constitución (si se tiene). 3. Número de asociados. 4. Objetivos generales de la Asociación. 5. Ámbito de actuación. 2. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS Origen y fundamentación del Proyecto. Es importante, aun teniendo la idea de lo que se quiere hacer, realizar un análisis de la realidad, para conocer el marco donde se va a desarrollar el proyecto y en definitiva, las actividades. (Conociendo dicho marco os será más fácil fundamentar vuestra idea y el por qué se quiere hacer). 3. DENOMINACIÓN Y NATURALEZA DEL PROYECTO Llega el momento de poner nombre al proyecto, o sea caracterizar, en pocas palabras y de forma generalizada que se quiere hacer.

2 4. OBJETIVOS Los objetivos de un programa son los propósitos y límites que se desean alcanzar, a través de acciones determinadas organizadas en el proyecto y dentro de un período también determinado. Explicar los objetivos es responder a la cuestión : Para qué se va a hacer?. O sea, indicar el destino del proyecto y las finalidades que se pretenden alcanzar con la realización del mismo. Estos objetivos deben ser precisos y concretos, representativos, posibles pero difíciles, evaluables y se han de expresar en términos positivos. Objetivos generales del proyecto Objetivos específicos del proyecto 5. ACTIVIDADES Determinación de las actividades, denominación, descripción y metodología. Las actividades son las acciones directas del proyecto, por ello no debe reducirse a un listado de actividades, sino que se debe establecer una trayectoria que permita fijar el ritmo y dinámica del proyecto, marcando preferencias para su realización, y el "Como se va a hacer". Debemos hacer una descripción de los distintos aspectos y manera de desarrollar estas actividades (Sistemas de trabajo, técnicas que se usarán, sistemas de coordinación, reparto de tareas y responsabilidades, etc...) Aquí se determinaran tantas actividades como tenga el proyecto. 6. DESTINATARIOS A quién va dirigido. Personas, colectivos, límite de edad y en definitiva, definición del grupo beneficiario del proyecto. 7. TEMPORALIZACIÓN Después de definir las actividades que se van a realizar, un aspecto esencial en la elaboración del proyecto es el determinar plazos y fechas de las actas. 8. LUGAR DE REALIZACIÓN Al igual que en el apartado anterior es importante definir área o espacio donde se va a ubicar el proyecto. Esta localización, puede hacerse a un doble nivel: Macrolocalización (región, comarca, municipio, etc.) y microlocalización (barrio o lugar específico donde se desarrollará el proyecto). 9. RECURSOS O MEDIOS Todo proyecto necesita para su realización de una serie de recursos (humanos, materiales, técnicos y financieros o económicos). En principio se deberá concretar con qué se cuenta? en cuanto a recursos humanos (las personas que ejecutarán y desarrollarán las actividades), materiales (tanto a nivel de infraestructura: locales, etc..., como de utillaje profesional : Folios, pinturas, etc.) y por último financieros o económicos (cuotas, donaciones, etc.) y visto con que se cuenta, se detallará lo que se necesita con un presupuesto desglosado y los medios para conseguirlo PRESUPUESTO.- Valoración cuantitativa del proyecto en su conjunto y a ser posible diferenciado por actividades SEGUIMIENTO Y CONCLUSIONES En este apartado se reflejaran aquellas acciones que se vayan a realizar para llevar un seguimiento parcial del proyecto como total, así como aquellos mecanismos para corregir aquellas desviaciones que se hayan producido ANEXOS. Aquí se incluirá toda aquella documentación relativa a la asociación o a otros proyectos de la asociación que avalen y den consistencia al proyecto actual.

3 EXPLICACIÓN DE CÓMO ELABORAR UN PROYECTO.- 1. Qué es un proyecto Existen múltiples definiciones de lo que es un proyecto. A mi me gusta definirlo como el trayecto que recorremos desde que queremos llevar a la práctica una idea, para solucionar un problema, hasta que lo solucionamos. Un proyecto es un elemento más de una planificación estratégica sobre un problema. En teoría deberíamos contar con un plan que englobe varios programas de actuación. Cada programa debería contar con, al menos, un proyecrto, que es el elemento más práctico de esta pirámide. Normalmente, se plasma en papel para que todos tengamos una referencia de esta idea. Sería como el mapa de carreteras que nos indica cómo llegar a nuestro destino. Aunque el plano no nos lleva en sí mismo, es indispensable contar con uno si queremos llegar a un sitio que no conocemos. Lo podemos enseñar a otros que nos indican mejores caminos, atajos, problemas, etc. El realizar un proyecto nos ayuda a planificar, a pensar en lo que vamos a realizar y en cómo nos planteamos conseguir esa idea que tenemos. Porque tenemos claro lo que queremos hacer... verdad?. 2. La razón de ser del proyecto. El por qué del proyecto. Como en la vida misma, muchas cosas de las que hacemos las realizamos sin tener muy claro qué queremos conseguir. Esto para un proyecto es nefasto. Nuestra organización tiene un objetivo, y para cumplirlo tenemos que llevar a cabo proyectos que estén relacionados con dicho fin. Y no al revés. No podemos crear un proyecto y luego ver cómo lo encajamos en los objetivos de la organización. Eso no. Aunque tengamos la posibilidad de que con ese proyecto recibamos un dinero eso es pan para hoy y hambre para mañana, que genera una relación corrupta de lo que llamamos "captación de fondos". Los buenos proyectos no están hechos para captar fondos, sino para conseguir objetivos que proporcionen vida a la organización. Otra cosa es que un buen proyecto tenga muchas posibilidades de atraer fondos. Hemos, dentro de nuestro objeto de trabajo (pe. Ayuda a la mujer maltratada), ver si contamos con un programa que cubra parte de sus necesidades del colectivo en el que queremos incidir (Programa de apoyo a la reinserción social) y cuáles son sus necesidades (Proyecto de atención a niños en horario laboral). Sólo a partir de ahí debemos empezar a buscar fondos, no antes. 3. La oportunidad de hacer nuestro proyecto. El encuadre dentro de la organización. Todo proyecto tiene que contar con un entorno que favorezca su aparición, de manera que sea oportuno realizarlo en el momento de empezarlo. No hemos de pecar de ingenuos creyendo que un proyecto planteado para mejorar una situación social es la condición que hace que dicho proyecto se lleve a cabo. La realidad no es así. Es condición necesaria, pero no suficiente.

4 Hemos de encontrar las situaciones que ayuden a que el proyecto salga adelante. Una junta directiva favorable, facilidades en el terreno para ejecutar el proyecto, políticas públicas sociales acordes con la idea del proyecto, corrientes de opinión o participación social sensibilizadas, una ayuda económica inesperada, etc. 4. Posibilidades de empezar y finalizar el proyecto. lo podemos hacer? Puede que incluso si contamos con un entorno favorable para llevar a cabo el proyecto, no podamos realizarlo porque no tengamos los recursos necesarios para continuarlo y mantenerlo. Podemos contar con el suficiente número de personas para llevarlo a cabo pero no tengamos dinero, etc. Para saber si un proyecto es factible, es decir, que tiene probabilidades de llevarse a cabo, es necesario plantearse en primer lugar, si este proyecto soluciona un problema que nuestra organización reconoce. Y si es así valorar si es acorde con los objetivos de nuestra organización: si es pertinente. Esto nos ayudará a saber si el proyecto nos corresponde realizarlo a nosotros y que al hacerlo no generamos otros problemas. Después debemos valorar tanto los beneficios como los costes económicos, personales, de recursos, de ejecución, etc. de este proyecto. Esto nos dará una idea de lo que podemos invertir y recibir durante la ejecución del proyecto. Otra cuestión importante es si este proyecto es compatible con la "cultura" de la organización. Si el proyecto debe utilizar tecnologías que no tenemos (o que los miembros de la organización no saben utilizar) tiene menos posibilidades de salir adelante. De igual manera podemos pensar de los recursos personales o materiales, de la ideología de los miembros de la organización, de las formas de actuar de la misma, etc. También es importante pensar en la posibilidad de que el proyecto fracase, que no llegue a dar el fruto deseado, así como de las consecuencias negativas que puede tener este fracaso. Nos dejará sin recursos para seguir con el resto de las actividades?, supondrá algún problema de carácter legal o político?, las personas usuarias del proyecto sufrirán algún daño o perjuicio que no hubieran tenido de haberse llevado a cabo?. 5. La estructura básica de un proyecto. A lo largo de los siguientes capítulos describiremos brevemente los aspectos básicos a tener en cuenta a la hora de redactar un proyecto de calidad. Los puntos a trabajar serán los siguientes: 1.- El informe preliminar del proyecto 2.- Quién lo hace. Presentación. 3.- Por qué se hace. Fundamentación. 4.- Dónde lo hacemos. Localización. 5.- Para quién. Destinatarios. 6.- Para conseguir qué. Objetivos. 7.- Cómo conseguirlo. Metodología y actividades. 8.- Cuándo lo hacemos. Temporalización. 9.- Con quíen contamos para hacerlo. Los recursos humanos Con qué contamos para hacerlo. Los recursos materiales Cuánto nos va a costar. Los recursos económicos. Presupuesto y obtención de recursos Cómo saber si lo hemos hecho bien. La evaluación Para la posteridad. La memoria / informe final. 6. Informe preliminar Es importante tener un resumen en una o dos hojas que señale los datos más importantes del proyecto para que todos, independientemente de su implicación en el proyecto, puedan tener una idea general del mismo. Igualmente es una buena carta de presentación hacia las personas que no están en la organización. Este mismo informe se puede presentar de diversas formas (folio, tríptico, hoja informativa, etc.). Lo importante es que se de a conocer a las personas o entidades a las que les puede interesar nuestro proyecto.

5 El informe deberá contener, como mínimo, la siguiente información: Denominación Marco Institucional Objetivos Fechas de ejecución Beneficiarios Localización Responsables Presupuesto Descripción Explica aquí quienes somos, cuando nos fundamos, nuestros objetivos, Los objetivos propios del proyecto Fechas claves Las personas o colectivos a los que va a llegar nuestra acción Dónde y cuándo se va a realizar Quienes son los responsables. Cuanto hemos previsto que nos vamos a gastar Explicar aquí brevemente las actividades del proyecto 7. Quién lo hace. Presentación general Cuando alguien nos conoce por primera vez, lo primero que hacemos es presentarnos para que el interlocutor tenga algunos datos básicos para conocernos y reconocernos. Igual pasa con nuestro proyecto. Es muy conveniente presentarnos, cuál es nuestro nombre, qué hacemos, por qué, nuestras actividades, así como otros datos que consideremos importantes, desde el tiempo que llevamos funcionando, cuántos somos, a cuántos representamos, historia de la organización (proyectos anteriores, éxitos, etcétera), hasta documentos sobre publicaciones, noticias de prensa,... Igualmente es importante señalar lo que la entidad está dispuesta a implicarse en el proyecto, a través de indicadores como los recursos que derivamos a este proyecto (recursos humanos, materiales, económicos,...) o su posición dentro de la planificación estratégica u operativa de la organización. 8. Por qué se hace. Fundamentación Este apartado del proyecto consiste en identificar el problema que queremos modificar, aportando datos tales como la realidad social y cultural del lugar donde se va a desarrollar el proyecto, las características socioeconómicas de los destinatarios, estudios de población, etcétera, así como los problemas que queremos ver resueltos a través de las actividades de nuestro proyecto. También es necesario justificar la necesidad del proyecto que queremos realizar, así como las razones que nos han llevado a plantearlo. En la fundamentación también tenemos que señalar los marcos teóricos y científicos en los que nos movemos. Si vamos a cuidar a los niños durante el horario laboral de sus madres, hemos de señalar que realizaremos la tarea basándonos en los marcos teóricos de tal o cual sistema pedagógico, etc. 9. Dónde lo hacemos. Localización Es importante determinar el espacio (o espacios) donde se va a realizar el conjunto del proyecto y las actividades incluidas en él. Debemos señalar los espacios que puedan estar directamente relacionados con el proyecto (ciudad, barrio, calles, etc) como los lugares donde realizamos las actividades, ya que estas pueden estar distanciadas. 10. Para quién. Destinatarios Son las personas que serán favorecidos por los efectos producidos por la realización del proyecto. Como norma general, se señalan dos grupos de beneficiarios: 1.Beneficiarios directos: los que reciben directamente los efectos de la acción del proyecto (por ejemplo un curso de formación para monitores de un club de tiempo libre). 2.Beneficiarios indirectos: los que reciben de forma indirecta los efectos de la acción del proyecto (los socios del club de tiempo libre que disfrutan de las actividades realizadas por los monitores de tiempo libre formados por el curso).

6 Hemos de valorar, si fuera necesario, los criterios de selección de los beneficiarios (mujeres, niños, ancianos, etc) 11. Para conseguir qué. Objetivos Los objetivos sirven para indicarnos el destino del proyecto, lo que queremos conseguir con él. Es el elemento fundamental de un proyecto. Una buena formulación de los objetivos, tanto de los generales como de los específicos, facilita enormemente la realización del resto del proyecto, y denota un trabajo bien hecho en la realización del proyecto. En definitiva, es clave definir lo mejor posible los objetivos para que el proyecto tenga la calidad. Normalmente se distinguen dos tipos de objetivos. Por un lado los generales, que suele ser uno sólo, que viene a ser lo que queremos conseguir, la finalidad última del proyecto. Por otro lado están los objetivos específicos, que se desprenden del objetivo general y que se orientan más a la acción, señalando claramente lo que hay que hacer para poder alcanzar el objetivo general. 11. Para conseguir qué. Objetivos Los objetivos sirven para indicarnos el destino del proyecto, lo que queremos conseguir con él. Es el elemento fundamental de un proyecto. Una buena formulación de los objetivos, tanto de los generales como de los específicos, facilita enormemente la realización del resto del proyecto, y denota un trabajo bien hecho en la realización del proyecto. En definitiva, es clave definir lo mejor posible los objetivos para que el proyecto tenga la calidad. Normalmente se distinguen dos tipos de objetivos. Por un lado los generales, que suele ser uno sólo, que viene a ser lo que queremos conseguir, la finalidad última del proyecto. Por otro lado están los objetivos específicos, que se desprenden del objetivo general y que se orientan más a la acción, señalando claramente lo que hay que hacer para poder alcanzar el objetivo general. 12. Cómo conseguirlo. Metodología y actividades Lo que hace que un proyecto se cumpla son las diversas actividades que nos planteamos para conseguir los objetivos propuestos. Para ello lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la metodología y las técnicas que vamos a emplear para desarrollar nuestro proyecto. Por otro lado, tendremos que diseñar las diversas actividades que ejecutaremos siguiendo la metodología elegida a través de las técnicas elegidas para cada una de las actividades. Esto que escrito suena fácil, es una tarea complicada, ya que existen diversas metodologías y multitud de técnicas para elegir, todas ellas válidas. Valorar cuál es la que mejor se adapta a nuestro proyecto, planificar su ejecución, dotarlas de los recursos necesarios en los momentos oportunos, etcétera, no es fácil y tendremos que invertir mucho tiempo para diseñar sólidamente esta parte del proyecto. 13. Cuándo lo hacemos. Temporalización Es uno de los aspectos que determina el éxito o fracaso de un buen proyecto. Tenemos definidos los objetivos de manera clara y precisa, contamos con los recursos y apoyos necesarios para llevarlos a cabo,... Esto no nos sirve de nada si no contamos con una planificación de la duración de cada una de las fases del proyecto. Sólo así podremos saber si los plazos se están cumpliendo, las modificaciones que debemos realizar, etcétera. Una herramienta útil y sencilla para elaborar un planificación de actividades es el cronograma o diagrama de Gantt. 14. Con quién contamos para hacerlo. Recursos humanos Cuando elaboramos un proyecto hemos de tener en cuenta las personas que van a participar en él, que cualificación profesional o personal tendrán que tener, las funciones que van a realizar y los momentos en los que van a realizar dichas funciones. Igualmente será necesario realizar un organigrama funcional, las distribución de las cargas de trabajo, las remuneraciones (si las hubiera), la formación necesaria, etcétera.

7 15. Con qué contamos para hacerlo. Recursos materiales También hemos de tener en cuenta lo que vamos a utilizar para ejecutar nuestro proyecto. Herramientas, equipos informáticos, vehículos, edificaciones,... Igualmente hemos de señalar aquí las tecnologías que vamos a utilizar. 16. Cuánto nos va a costar. Recursos económicos y materiales. El Presupuesto. Todo proyecto supone gastos. Hemos de saber, de antemano, qué dinero necesitamos y con qué dinero contamos, hacer una previsión de los ingresos y gastos y adecuar nuestros recursos económicos con las actividades que realizamos. Para ello es importante realizar dos cosas. Por un lado presentar un buen presupuesto y por otro realizar un calendario financiero que nos permita saber qué nos vamos a gastar en cada momento para poder adecuar nuestra economía a la demanda del proyecto en cada una de sus fases. Existen muchos modos de realizar presupuestos. Los apuntes más generales pueden ser: personal, dietas, locales, materiales y equipos, gastos de administración, beneficios generados e imprevistos. También tendremos que determinar cómo lo vamos a pagar: partidas internas, subvenciones y ayudas. Por otro lado, hemos de tener en cuenta lo que vamos a utilizar para ejecutar nuestro proyecto. Herramientas, equipos informáticos, vehículos, edificaciones,... Igualmente hemos de señalar aquí las tecnologías que vamos a utilizar. 17. Cómo saber si lo hemos hecho bien. Evaluación Nos permite comprobar con datos objetivos o factibles el grado de consecución de nuestros objetivos. Nos servirán para medir, evaluar o mostrar nuestro progreso, y realizar los cambios oportunos para adecuarnos a nuestros objetivos. Para ello, debemos antes de empezar la ejecución del proyecto, elaborar una serie de indicadores de evaluación que nos permitan, de forma fiable, conocer cómo está funcionando nuestro proyecto. Esta evaluación se ha de realizar tanto durante la ejecución del proyecto como al final del mismo, e incluso antes de ejecutarlo, será conveniente que evaluemos si hemos preparado el proyecto de forma adecuada. La evaluación se puede realizar de forma cuantitvativa (ej. nº de folletos informativos realizados, nº de niños que acuden a la guardería) como cualitativa (valoración subjetiva de la información facilitada en el folleto, adecuación del niño a la guardería,...) Para la posteridad. La memoria Es conveniente dejar constancia del trabajo que hemos realizado. Una vez terminado un proyecto, es común darlo por finalizado sin realizar una valoración escrita del mismo. De esta forma estamos negando a nuestra organización una información que le puede ser útil en el futuro cuando se plantee un proyecto similar. Para más información UTEDLT COSTA DEL SOL. Cl San Agustín s/n, Las Lagunas Mijas Costa (Málaga). Tfno.: Fax: costadelsol.utedlt@juntadeandalucia.es ALPES MIJAS: Cl San Valentín s/n, Las Lagunas Mijas Costa (Málaga) Tfno.: Fax: mijas.ma10.utedlt@juntadeandalucia.es ALPES FUENGIROLA: Cl Jesús Cautivo 13, 29640, Fuengirola (Málaga) Tfno.: Fax: fuengirola.ma10.utedlt@juntadeandalucia.es ALPES BENALMÁDENA: Paseo del Generalife ( esquina Cl Alambra), Arroyo de la Miel - Benalmádena (Málaga) Tfno.: Fax: benalmadena.ma10.utedlt@juntadeandalucia.es ALPES TORREMOLINOS: Cl Horacio Lengo, 3, 2920, Torremolinos (Málaga) Tfno.: Fax: torremolinos.ma10.utedlt@juntadeandalucia.es