MANUAL DE USO DEL SISTEMA

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1 MANUAL DE USO DEL SISTEMA Página 1 de 23

2 INDICE 1. GESTION DE USUARIOS Crear usuario Iniciar sesión Pantalla de inicio y menú Modificar datos personales Cambiar contraseña Generación de nueva contraseña GESTIÓN DE EMPRESAS Creación de empresa Seleccionar nombre Cargar datos S.A Cargar datos S.R.L Imprimir borrador Confirmar contrato Seleccionar oficina Agendar visita a Empresa en el Día Seguimiento de trámites de empresas CONSULTAS ON-LINE Nombres de empresa disponible Trámites realizados por el usuario...22 Página 2 de 23

3 1.GESTION DE USUARIOS 1.1 Crear usuario Ingrese a la aplicación de Empresa en el Día (www.empresas.gub.uy o y haga click sobre el botón Crear un usuario. El sistema desplegará la pantalla donde deberá completar todos los datos que se le solicitan (los campos marcados con * son obligatorios). Página 3 de 23

4 Recuerde que el nombre de usuario deberá construirse unicamente con letras y números sin dejar espacios en blanco. Asimismo en lo que respecta a la contraseña se debe tener en cuenta que la misma debe ser alfanumérica con un mínimo de 8 caracteres. Para poder finalizar el proceso de creación del usuario, deberá aceptar el Acuerdo Legal y presionar Confirmar desplegándose automáticamente en pantalla el siguiente mensaje El usuario se ha creado con éxito. 1.2 Iniciar sesión Ingrese a o y en el cuadro de Empresa en el Día haga click en el botón Acceso a la aplicación y luego seleccione la opción Acceder al sistema Página 4 de 23

5 Ingrese su nombre de usuario y contraseña y posteriormente seleccione el botón Ingresar. En el campo Ambiente siempre debe ir EMPRESA_EN_EL_DIA. En caso de olvido de contraseña deberá seleccionar Generar nueva contraseña (esto se explicará más adelante). Una vez logueado en el sistema, visualizará la pantalla de inicio del sistema. 1.3 Pantalla de inicio y menú Pantalla de inicio En la parte superior derecha de la pantalla se visualizará el nombre de usuario registrado en el sistema, el ambiente, la aplicación, así como las opciones Menú y Salir del sistema. Página 5 de 23

6 Haciendo clic en Menú se puede ocultar/mostrar el menú (columna lateral ubicada a la izquierda de la pantalla). Para salir de la aplicación deberá seleccionar la opción Salir del sistema. Y posteriormente -por motivos de seguridad- deberá confirmar su voluntad de realizar esta acción. Menú Gestión de Empresas Creación de empresas: Ingresará a ésta opción para iniciar procesos de inscripción de nuevas empresas. Seguimiento de trámites de empresas: en ésta opción visualizará el estado de sus trámites/ empresas en proceso. Consultas on-line Nombres de empresas disponibles: en ésta opción visualizará los nombres de empresas disponibles para su utilización a través del sistema de Empresa en el Día. Trámites realizados por el usuario: en ésta opción visualizará el historial de trámites realizados por el usuario. Opciones Cambiar contraseña: Seleccionado esta opción podrá cambiar la contraseña asociada a su usuario. Página 6 de 23

7 Modificar datos personales: Puede modificar todos los datos registrados por el usuario, excepto el nombre de usuario. 1.4 Modificar datos personales Modifique los datos del usuario que desea cambiar (todos los campos son modificables excepto el Nombre de usuario ). Una vez finalizados los cambios presione Confirmar y sus nuevos datos serán guardados. 1.5 Cambiar contraseña Para modificar su contraseña seleccione la opción Cambiar contraseña de la barra de menú. Ingrese su contraseña actual y posteriormente su nueva contraseña, así como la confirmación de la misma en el campo que le sigue. Presione Confirmar y su contraseña será actualizada. IMPORTANTE: Recuerde que la contraseña debe ser alfanumérica y con un mínimo de 8 caracteres. Página 7 de 23

8 1.6 Generación de nueva contraseña En caso de olvido de contraseña usted tiene la posibilidad de generar una nueva contraseña desde la pantalla de login. Para ello deberá hacer clic en el vinculo Generar nueva contraseña Luego de ello aparecerá la siguiente pantalla en la cual deberá ingresar el usuario y la cuenta de correo electrónico registrada, al hacer clic en el boton Generar nueva contraseña, le estará llegando la nueva contraseña de acceso a la cuenta de correo electrónico ingresada anteriormente. Página 8 de 23

9 Aclaración: en caso de no encontrar el mail de reestablecimiento de contraseña en su bandeja de entrada, le recomedamos realizar la busqueda del mismo en la bandeja de correo no deseado o spam. 2. GESTIÓN DE EMPRESAS 2.1 Creación de empresa Seleccionar nombre Para seleccionar el nombre de su preferencia para la creación de su empresa, haga clic en la opción Creación de empresa del Menú; esto desplegará automáticamente una ventana donde usted podrá seleccionar el nombre para la creación de una nueva empresa. Una vez que se encuentra allí, haga clic sobre la lupa y el sistema desplegará una nueva ventana donde accederá al listado de los nombres disponibles. IMPORTANTE: Recuerde que solo podrá reservar un nombre por día. Si usted desea buscar un nombre, origen o significado particular, podrá hacerlo mediante la funcionalidad de filtro. Para ello deberá hacer clic en el botón de filtro ubicado en el extremo superior derecho de la ventana. Posteriormente seleccionará el campo relativo al tipo de Página 9 de 23

10 busqueda que realizará y para activar la búsqueda haga clic en Buscar. Verá que al lado de cada campo hay un icono lápiz que si le selecciona le permitirá acotar la busqueda del campo seleccionado. Haga clic sobre el nombre elegido y presione Confirmar para realizar la selección del nombre. Posteriormente deberá presionar el botón Confirmar de la esquina inferior derecha de la pantalla para continuar el proceso de creación de la empresa. Recuerde: la reserva del nombre será por un período de treinta días consecutivos, sin posibilidad de renovarlo posteriormente y sólo podrá reservar un nombre por día. Cabe destacar que en caso de reservar un nombre y liberarlo ese mismo día no podrá volver a reservar otro hasta el día siguiente Cargar datos S.A. Luego de haber elegido el nombre de su empresa, deberá seleccionarel tipo societario y posteriormente presione Confirmar. Siempre que se encuentre en una tarea, podrá seleccionar la opción Guardar (que guardará todo accion realizada por el usuario), pudiendo volver a acceder a dicha tarea en otro momento -dentro del plazo de vigencia del nombre-. Página 10 de 23

11 Posteriormente deberá seleccionar la cantidad de socios, teniendo la opción de elegir del desplegable entre 2 y un máximo de 10 socios y luego seleccionar Siguiente. Una vez seleccionada la cantidad de socios deberá seleccionar Siguiente, y se abrirá la ventana en la cual deberá ingresar, en las distintas solapas Socios Fundadores, Contrato y Capital, Otros Datos y Apoderado y Escribano todos los datos de la empresa. Página 11 de 23

12 En la solapa Socios Fundadores deberá ingresar los datos personales de todos los integrantes de la sociedad, así como los aportes realizados por cada uno. En la solapa Contrato y Capital deberá ingresar los datos relativos al contrato y al capital de la sociedad. IMPORTANTE: En lo que respecta a los datos del capital el sistema realizará controles automáticos relativos a los siguientes aspectos: a) El monto total del capital integrado debe ser igual al 25% del monto del capital social y b) La cantidad de acciones o cuotas sociales debe ser un número entero (Cantidad de cuotas/acciones debe ser igual al monto del capital social sobre el valor de la couta o acción). Esto también debe cumplirse para lo aportado por cada socio en forma particular. Página 12 de 23

13 En la solapa Otros Datos deberá ingresar los datos correspondientes a domicilio fiscal, domicilio constituido e información de contacto. En la solapa Apoderado y Escribano deberá ingresar los datos del Apoderado de la S.A. y del Escribano interviniente en la constitución de la sociedad. (Aclaración: el Apoderado en el caso de S.A., tiene validez cómo tal solo ante Auditoria Interna de la Nación). Página 13 de 23

14 2.1.3 Cargar datos S.R.L. Luego de seleccionar el tipo societario y de elegir la cantidad de socios se procede a cargar los datos referentes a la sociedad, por lo cual se deben completar cada una de las solapas, estas son: Socios y Administración, Contrato y capital, Plazos y continuación, Otros datos y Escribano En la solapa Socios y Administración deberá ingresar los datos personales de los integrantes de la sociedad, así como los respectivos aportes de capital. También se debe determinar como será el tipo de administración y la representación de la sociedad. Página 14 de 23

15 En la solapa Contrato y Capital deberá ingresar los datos referentes a la celebración del contrato social y del capital, así como el objeto de la sociedad. (IMPORTANTE: En lo que respecta a la cantidad de cuotas sociales se debe tener en cuenta que debe ser un número entero y que debe ser igual al monto del capital social sobre el valor de la cuota).- Página 15 de 23

16 En la solapa Plazos y continuación deberá seleccionar los plazos de vigencia de la sociedad, así como el pacto de continuación en caso de fallecimiento de alguno de los socios. En la solapa Otros datos deberá ingresar los datos correspondientes a domicilio fiscal, domicilio constituido e información de contacto. Página 16 de 23

17 En la solapa Escribano deberá ingresar los datos del Escribano interviniente en la constitución de la sociedad. Para cualquiera de los dos tipos societarios usted podrá realizar las siguientes acciones: modificar la cantidad de socios seleccionados presionando Anterior, así como cualquier otro dato cargado en las diferentes solapas excepto el nombre y el tipo societario que son campos no editables. guardar los datos ingresados presionando Guardar imprimir un resumen de los datos ingresados seleccionando Imprimir continuar con el proceso de apertura presionando Siguiente y salir de la pantalla en la que está trabajando seleccionando Salir Recuerde que al seleccionar Siguiente el sistema valida los datos ingresados y habilita a continuar con el proceso, esto solo en el caso de que no existan errores. En caso de que se detecten incongruencias, un mensaje del sistema le notificará cuales son los datos que deberá modificar para poder continuar con la inscripción. Página 17 de 23

18 2.1.4 Imprimir borrador Una vez que los datos ingresados son validados (esto ocurre al haber seleccionado Siguiente y todos los datos sean congruentes), en pantalla se deplegará la opción Imprimir borrador donde podrá acceder a los borradores del contrato y certificado notarial generado por el sistema a partir de los datos que fueron cargados. El sistema genera estos documentos, si y solo si, se presiona el botón Generar Borrador y luego de ello usted podrá descargar los mismos. Usted debe revisar ambos documentos y verificar que todos los datos volcados a los mismos son correctos y, una vez que tenga certeza de que los datos son correctos presione la opción Confirmar para proceder a cerrar el contrato de su empresa. Tenga en cuenta que podrá acceder a modificar los datos ingresados seleccionando Anterior, siempre que no haya confirmado los datos. En éste caso deberá seleccionar Anterior, corregir el o los datos a modificar, presionar Siguiente y volver a seleccionar la opción Generar Borrador para que se vuelvan a generar los documentos con los datos correctos. Recuerde que en esta instancia se encuentra habilitada la opción "Liberación de nombre de empresa" en la parte inferior de la pantalla. Esta acción solo debe ser efectuada en caso de que usted desee CANCELAR la creación de la empresa con el nombre seleccionado. Esto borrará todos los datos que haya cargado hasta el momento y desvinculará el nombre de su usuario. Asimismo, si libera el nombre el mismo día que lo reservó, no podrá volver a reservar un nombre hasta el día siguiente. Página 18 de 23

19 IMPORTANTE: Recuerde que mientras no confirme esta instancia siempre podrá volver atrás para modificar datos Confirmar contrato Luego de haber confirmado el borrador del contrato y certificado usted podrá descargar el contrato y certificado notarial definitivos de su empresa. Para realizar esta acción deberá posicionarse sobre el icono del documento que desea descargar y deberá seleccionar la opción de Download file. Posteriormente presione Confirmar para proceder a agendar la cita en la oficina de Empresa en el Día de su preferencia. Recuerde que en esta instancia, al igual que en la tarea Generación de Borrador, se encuentra habilitada la opción "Liberación de nombre de empresa" en la parte inferior de la pantalla. Esta acción solo debe ser efectuada en caso de que usted desee CANCELAR la creación de la empresa con el nombre seleccionado. Esto borrará todos los datos que haya cargado hasta el momento y desvinculará el nombre de su usuario. Asimismo, si libera el nombre el mismo día que lo reservó, no podrá volver a reservar un nombre hasta el día siguiente. Página 19 de 23

20 2.1.6 Seleccionar oficina Seleccione la oficina donde presentará la documentación necesaria para la creación de su empresa y haga clic en el botón Confirmar Agendar visita a Empresa en el Día Una vez dentro de la agenda, usted podrá elegir la combinación de fecha y hora disponible que le resulte más conveniente para la presentación de la documentación de la empresa en la oficina de Empresa en el Día seleccionada, siempre y cuando esa fecha se encuentre dentro del plazo de vigencia del nombre (30 días consecutivos). Seleccione Confirmar y su cita será agendada. Recuerde que si selecciona la pestaña Contrato y certificado que visualizará en la parte superior de la pantalla usted podrá acceder a descargar e imprimir el contrato y certificado notarial definitivos de su empresa. Página 20 de 23

21 2.2. Seguimiento de trámites de empresas Dentro del menú, accediendo a la funcionalidad Seguimiento de trámites de empresas usted podrá realizar el seguimiento de los trámites pendientes, esto significa aquellos trámites que aún no iniciaron el proceso de inscripción a través de Empresa en el Día. Asimismo, en caso de que usted quiera continuar trabajando sobre la empresa, puede realizarlo haciendo doble clic sobre la misma o bien seleccionándola con un clic y presionando el botón Realizar en la parte inferior izquierda del área de trabajo. En las instancias de la empresa en las cuales podrá trabajar son las siguientes: Carga de datos, Generar Borrador, Confirmar contrato y Agendar. En esta instancia, usted cuenta con la posibilidad de filtrar el listado de manera de encontrar rápidamente la empresa sobre la que desea trabajar/consultar. Para esto debe hacer click sobre el icono de filtro (simbolo + ) y podrá realizar la busqueda por cualquiera de ellos.- 3.CONSULTAS ON-LINE Página 21 de 23

22 3.1 Nombres de empresa disponible A través de esta consulta usted podrá visualizar los nombres disponibles para la creación de su empresa. Recuerde: esta consulta tiene carácter meramente informativo, para comenzar el proceso de creación de su empresa debe hacer clic sobre Creación de empresa. Al igual que en los casos anteriores, haciendo clic en el botón de filtro usted podrá acceder a los distintos filtros de búsqueda de nombre de empresa. Página 22 de 23

23 3.2. Trámites realizados por el usuario Esta consulta contiene información histórica relativa a los procesos de creación de empresas iniciados por el usuario. Haciendo clic en el icono de filtro usted podrá acceder a los distintos filtros de búsqueda de trámites realizados, de la misma forma que se detalló anteriormente. Página 23 de 23

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