PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO 2016 PROCESO DE DIRECCIÓN Y CONTROL PRESIDENCIA EJECUTIVA

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1 PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO 2016 PROCESO DE DIRECCIÓN Y CONTROL PRESIDENCIA EJECUTIVA Fecha: Programa Anual de Trabajo para el periodo 2016, aprobado en Junta directiva del 29 de diciembre de PRESUPUESTO TOTAL DEL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO ,0 Garantizar la sostenibilidad económica de la CCSM CONTROL INTERNO : CONTROL INTERNO Y MEJORAMIENTO CONTINUO Justificación: Implementar un sistema de control interno que permita garantizar el cumplimientos de los objetivos de la organización y de las leyes del estado. Implementar Sistema de Control Interno de las Cámaras de Comercio Impementar 5 componentes de control (Ambiente de control, Administración del riesgo, Actividades de control, Información y Comunicación, Evaluación del control Interno) SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTROL INTERNO Y MEJORAMIENTO CONTINUO : Justificación: Mantener un sistema de gestión que garantice el funcionamiento eficiente de los procesos y que aumente la probabilidad de clientes satisfechos; Así como, tener una cultura de mejora continua al interior de la organización. Actualizar el Sistema Gestión de Calidad Lograr la Certificación NTC ISO 9001: Sistematizar los procesos de SGC Lograr 100% de los Proceso de Mejora Continua Sistematizado Construir Estrategia de Innovación de procesos y servicios en la CCSM Formular un plan de innovación para la CCSM Ejecutar dos proyectos de innovación dentro de la CCSM Agosto DIRECCIONAMIENTO Y GERENCIA DE LAS COMUNICACIONES DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y MERCADEO : Justificación: Difundir de forma clara y contundente a nuestros públicos objetivos todos los servicios y actividades que las áreas desarrollen, con el fin de lograr el empoderamiento de la estrategia en los miembros de la CCSM; además, lograr el posicionamiento de la organización en la Región. Divulgar la estrategia para lograr Empoderamiento en nuestro público interno Alcanzar que el 100% que los miembros de la CCSM conozca el nuevo direccionamiento estrategico Divulgar estratégicamente las actividades de la CCSM a los usuarios. Lograr que el 80% de la población encuestada en el Magdalena sobre la percepción de la cámara, reconozca a la CCSM como líder y relevante para el desaarrollo de los empresarios y la región Realizar una encuesta cualitativa de la percepción de los usuarios sobre la relevancia y el liderazgo de la CCSM en el empresario y la región. Gestionar redes sociales y sostener la página web Conocer la percepción del 10% de los empresarios, habitantantes y entes gubernamentales del Magdalena sobre la relevancia y liderazgo que tienen la CCSM en la región. Posicionar dos (2) redes sociales como canales de comunicación oficiales de la CCSM. Septiembre Brindar pautas publicitarias y noticias a través de la pantalla de promoción Mantener de forma continua la publicidad y noticias a través de las pantalla de promoción Actualizar y mejorar la página web proporcionando al usuario información pertinente, oportuna y confiable. Aumentar en un 15% los visitantes de la página web Julio

2 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO : Justificación: La Cámara de Comercio de Santa Marta para el Magdalena es una organización de servicios, que busca alcanzar objetivos estratégicos y un gran impacto en la región. Para esto es fundamental contar con personal altamente calificado que facilite la ejecución de la estrategia y un clima organizacional sano. Desarrollar talento humano altamente calificado Construir el Plan de Capacitación para fortalecer las competencias conforme a la estrategia Ejecutar el 100% del Plan de Capacitación Implementar Sistema de Seguridad y salud en el trabajo Obtener la certificación de la norma de salud y seguridad en el trabajo Desarrollar el plan Bienestar social Ejecutar el 100% del Plan de Bienestar para el personal de la CCSM Realizar Evaluación de clima organizacional Construir una linea base para determinar la conformidad de los trabajadores de la CCSM en la organización. Septiembre GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA : Justificación: Con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivo de la Nación de Colombia y mejorar la prestación de los servicios acordes con el nuevo direccionamiento estratégico, se gestionarán o adecuarán espacios funcionales para los clientes, usuarios y trabajadores de la CCSM; además, teniendo en cuenta el crecimiento de la organización, las perspectivas de expansión y el estado de obsolesencia de los sistemas electricos, sanitarios y de comunicaciones, se requiere disponer de mejores alternativas que responda a la actual demanda. Proporcionar y mantener la infraestructura necesaria en cuanto al espacio de trabajo y servicios. Realizar un estudio Diagnostico para determinar el numero de puestos de trabajos, zonas verdes, de servicios y espacios a intervenir o crear en la sede principal de la CCSM. Mayo Prestar con excelencia los servicios delegados DESARROLLO E INNOVACIÓN DE LAS TICs SISTEMAS : Justificación: Muchos de los procesos operativos de las áreas o unidades de la CCSM se realizan de manera física o de forma básica, sin responder de manera eficiente a la demanda actual. Es por ello que se requiere implementar innovación en los procesos a través de un desarrollo propio que integre los sistemas de información y base de datos en un solo aplicativo que responda a los procesos y necesidades de la entidad; además, se hace necesario analizar y evaluar las aplicaciones existentes, como también gestionar nuevas aplicaciones que generen valor a la entidad. También, proteger los recursos informáticos de la organización, tales como la información, el hardware y el software, a través de la adopción de medidas adecuadas y de la implementación de políticas de seguridad. Construir módulos en el Sistema de Información de CCSM (SICAM 32) Desarrollar el Sistema de Información de la Cámara de Comercio de Santa Marta con 4 módulos inicialmente (análisis de datos SIREP, Transacción de operaciones del área de sistemas, manejo de eventos internos y administración de base de datos de afiliados y clientes de Desarrollo empresarial. Septiembre Realizar Gestión de la Infraestructura de las TICS Gestionar las aplicaciones de la entidad Gestionar la seguridad de las TIC Construir el Plan de Desarrollo e Innovación de las TICs Ejecutar al 100% el Plan de Desarrollo e innovación de las TICs Implementar Plataforma de Trabajo Colaborativo Implementar al 100% la plataforma de trabajo colaborativo Enero Septiembre

3 REGISTROS PÚBLICOS DIRECCIÓN DE SERVICIOS DELEGADOS Y JURIDICOS : Justificación: Este programa pretende desarrollar permanentemente brigadas de formalización y renovación en la jurisdicción de la CCSM con el propósito de obtener incrementos en le número de renovaciones, la formalización; además de, ofrecer alternativas de pago, mayor contacto con los usuarios y. También, preparar la organización de la temporada de renovación de los registros delegados teniendo en cuenta el incremento en el número de trámites, usuarios a atender en este periodo y el grado de satisfacción de los mismo. Así como, Informar a los usuarios de los registros sobre las funciones, trámites y procedimientos que la CCSM realiza en desarrollo de la función registral; así como, incrementar los controles que permitan la prevención de fraudes que terceros ajenos a los titulares de los registros públicos pretendan realizar en los registros a nuestro cargo. Desarrollar Brigadas de Formalización Organizar temporada de renovación de los registros Incrementar un 8% en la renovaciones del registro mercantil con respecto al 2015 Incrementar un 10% en la renovaciones de entidades sin animo de lucro con respecto al 2015 Alcanzar 2750 renovaciones con las brigadas de Realizar capacitaciones de registro Administrar Funcionamiento de los registros Manejo de los registros Fortalecimiento del SIPREF Lograr el 97% de confiabilidad los certificados de los registros Alcanzar más del 98% de los inscritos en menos de 72 horas Habilitar renovación por dispositivos móviles CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE : Justificación: Brindarle al empresario una ventanilla única donde pueda realizar todos sus tramites para formalizar su empresa. Implementar Plan Estratégico de Formalización Prestar el servicio CAE sede principal Prestar el servicio CAE sede centro DIRECCIÓN DE SERVICIOS DELEGADOS Y JURIDICOS Implementar el 100% del Plan estratégico de formalización Ejecutar 100% del cronograma del plan de Centro de Atención Empresarial Realizar Capacitación en formalización Realizar 8 capacitaciones sobre formalización COBERTURA TOTAL DE LA JURIDICIÓN DIRECCIÓN DE SERVICIOS DELEGADOS Y JURIDICOS : Justificación: Lograr una cobertura total de los servicios delegados en los municipios que integran la jurisdicción de la CCSM, disponiendo de actividades y brigadas en cada uno de estos donde no se cuenta con sede; además, mantener y ofrecer servicios de calidad y mejorados en la sede Centro, Ciénga, Fundación, Plato y El Banco. Desarrollar Brigadas en Municipios Realizar 660 renovaciones en municipios de la juridicción donde no hay sede Fortalecer Sede Centro Fortalecer Sede Ciénaga Fortalecer Sede Fundación Fortalecer Sede Plato Fortalecer Sede El Banco DESARROLLO JURIDICO DIRECCIÓN DE SERVICIOS DELEGADOS Y JURIDICOS : Justificación: Investigar y recopilar practicas constitutivas de costumbres mercantiles en la ciudad de Santa Marta, como desarrollo de lo previsto en las normas que regulan las atribuciones de las Cámaras de Comercio; Así como desarrollar una herramienta tecnológica que permita un mayor control y seguimiento de los procesos de contratación de la entidad; y un modulo dentro del SICAM 32 que permita la captura y almacenamiento de conceptos y respuestas a consultas relacionadas con la función registral y jurídica de la CCSM que sirva como instrumento de unificación de criterios en esta materia. Desarrollar investigación sobre Costumbre Mercantil Desarrollar y poner en marcha Software para realizar seguimiento y control del proceso de contratación de la CCSM y rendir informes a Organismos de Control Desarrollar e implementar el sistema de información Vademécum registral, que servira de guías de trámites y preguntas frecuentes para los usuarios y abogados con necesidades de definición juridica. Realizar alineación y aprendizaje de la unidad jurídica para unificación y fortalecimiento de criterios juridicos. Incrementar un 8% las renovaciones en las sedes fueras de Santa Marta con respecto al 2015 Ejecutar el 100% de la investigación sobre costumbres mercantiles Desarrollar e Implementar el 100% del software de contracción. Desarrollar e implementar el 100% Vademécum registral

4 GESTIÓN DOCUMENTAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA : Justificación: Continuar con el propósito de unificar el lenguaje en las Cámaras de Comercio y con la justificación de dar cumplimiento a todas las normas asociadas a la Ley General de Archivos y sus decretos reglamentarios, se hace necesario que se diseñen metodologías únicas para las Cámaras de Comercio en la construcción e implementación de dichos instrumentos, a través de documentos editables y sus respectivas guías Implementar Proceso de Gestión Documental. Implementar el 100% de las fases del Proceso de Gestión Documental establecido por Confecamara Realizar control de los documentos del proceso de Registros Delegados. Digitalizar 960 libros del archivo de los registros públicos Virtualizar y Digitalizar los documentos del proceso de Registros Delegados con Carácter Probatorio Digitalizar 11 cajas de registros con servicios de digitalización de documentos CENSO EMPRESARIAL DIRECCIÓN DE SERVICIOS DELEGADOS Y JURIDICOS : Realizar Censo en Santa Marta Justificación: Contar con demografía empresarial que permita generar información complementaria a los registros delegados para la adecuada adopción de decisiones. Censar 8500 establecimientos de comercio Brindar herramientas y acompañamiento al empresariado de la ciudad y la región para fortalecer su actividad económica GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DEL CENTRO DIRECCIÓN DE CENTRO DE DESARROLLO EMPRESARIAL : DE DESARROLLO EMPRESARIAL Justificación: Gestionar los recursos necesarios para ampliar la cobertura y los canales de servicios del centro; así como las herramientas que se brindan al empresario para fortalecer su actividad económica. Gestionar servicios en los municipios del Magdalena Prestar asesoría profesional y especializada a 100 mipymes del departamento del Magdalena a través del CDE de Fundación. Realizar 6 campañas de mercadeo digital para las unidades de negocio del CDE AFILIACIÓN DE EMPRESARIOS A LA CCSM Justificación: Cumplimiento de la Ley 1727 de 2014 DIRECCIÓN DE DESARROLLO EMPRESARIALAFILIADOS : Desarrollar una campaña de Renovación y afiliación Incrementar un 12% el número de afiliados con base al reporte de afiliados activos del 31 de diciembre de SERVICIO DE ESTUDIO ECONÓMICO ESTUDIOS ECONÓMICOS : Justificación: Brindar herramientas y acompañamiento al empresariados de la ciudad y la región a través de creación de información estadística empresarial para la toma de decisiones. Publicar Documentos e investigaciones económicas Dar cumplimento a la ley 1727 de Comercializar base de datos e información a la medida Realizar 100 Ventas de base de datos Comercializar herramientas para la toma de Realizar 20 ventas de información a través de la decisiones empresariales herramienta Compite SERVICIO DE FORMACIÓN CAPACITACIÓN : EMPRESARIAL Justificación: Brindar formación al empresario en temas alineados a la realidad nacional e internacional con conferencista de calidad para apoyarlos en el fortalecimiento de sus empresas. Realizar capacitaciones abiertas Realizar 8 capacitaciones abiertas con temas pertinentes para el crecimientos de las empresas Realizar capacitaciones a la medida Realizar 10 capacitaciones a la medida con temas de actualidad para el crecimiento de las empresas

5 SERVICIO DE ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS : Justificación: Brindar e implementar herramientas de acompañamiento al sector empresarial e institucional de la ciudad y de la región que permitan el jalonamiento de recursos (económicos y técnicos) para el crecimiento y desarrollo de las empresas y de los entes territoriales del Magdalena. Estructurar proyectos a sector público y privado Viabilizar 3 proyectos en el sector público o privado Enero SERVICIO DE CRECIMIENTO EMPRESARIAL CRECIMIENTO EMPRESARIAL : Justificación: Brindar acompañamiento al empresario en sus procesos de transformación organizacional, estrategia y foco para el crecimiento empresarial. Diseñar el modelo de servicio del área de crecimiento Construir el modelo de servicio empresarial Relizar 3 ventas de servicios SERVICIOS DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN Justificación: Fortalecimiento de los métodos alternativos de solución de conflictos. Realizar atención de consultas MASC en la comunidad Realizar Servicios de arbitraje y conciliación Realizar capacitación por segmento Realizar Educación continuada para los conciliadores SERVICIOS VIRTUALES DEL CENTRO DE ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN Aumentar un 5% de las solicitudes de conciliación onerosas con respecto al Justificación: Estar actualizado con las nuevas tendencias, en prestación del servicio. Implementar virtualización de los servicios de arbitraje y conciliación. Prestar servicios de arbitraje por video conferencia. : : Promover y Apoyar iniciativas que fomenten la competitividad en la región COMISIÓN REGIONAL DE COMPETITIVIDAD PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS : E INNOVACIÓN Justificación: Contribuir al crecimiento extraordinario de las Empresas que participan y hacen parte del rutas de competitivas del Magdalena, implementado estrategias que impacten positivamente en las ventas y rentabilidad de las empresas, a través de una asistencia técnica en diseño y desarrollo de nuevos productos y/o servicios, incorporando tecnologías de información en sus procesos y mejora productiva en la prestación de servicios. Gestionar Planes de cuatro Rutas Competitivas Gerenciar el Plan de acción de Macondo Natural Estructurar Análisis Prospectivo de la Posición de Sta MtaColombia en la Logística RED DE EMPRENDIMIENTO DEL PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS : MAGDALENA Justificación: Visibilizar los servicios de emprendimiento de los actores del ecosistema local a través de contenidos virtuales para el entrenamiento desde la ideación al posicionamiento en el mercado, promoviendo emprendimiento de alto impacto que genere valor emprendimientos en etapa temprana que a su vez permita la divulgación de convocatorias de entidades nacionales para el impulso a el emprendimiento y crear red de emprendedores (networking). Ejercer la secretaria técnica Desarrollar una plataforma wed para el impulso al emprendimiento y crear red de emprendedores. Ejecutar planes de acción Participar en dos convocatorias para proyectos enfocadas a las Rutas Competitivas. Estructurar propuesta Eje cafetero del Caribe Estruturar una propuesta para el proyecto "Eje cafetero Col del caribe Col" Planificar el Desarrollo Agroindustrial del Depto. Estructurar una propuesta fase I Gestionar la propuesta Reto Clúster Gestionar la viabilidad de la Propuesta Liquidar proyecto Macondo Natural Gestionar alianzas para realizar análisis Llevar la secretaria tecnica de la RED Desarrollar una plataforma web para la red de emprendimiento

6 ALIANZA REGIONAL PARA LA PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS : INNOVACIÓN Justificación: Promover la innovación como actividad clave en el modelo de negocios que permita a una organización mejorar sus indicadores de productividad y a su vez ser mas competitiva. Llevar la coordinación técnica y financiera de la alianza CENTRO DE INFORMACIÓN Y ASESORIA PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS : EN COMERCIO EXTERIOR Justificación: Informar y divulgar oportunidades comerciales en mercados internacionales para los empresarios del Magdalena, así mismo capacitar y asesorar de forma personalizada empresas exportadoras o con potencial exportador. Ejecutar el convenio de cooperación interinstitucional con Procolombia Formar 50 empresas en procesos de Innovación Lograr implementar proyectos de innovación en 10 empresas Gestionar alianzas con 4 facilitadores para apoyar empresas Atender 180 empresarios en el servicios de información y divulgación Capacitar 975 empresarios en procesos de comercio exterior Enero Liderar acciones y proyectos que mejoren el entorno de negocio y el bienestar de los habitantes de la ciudad ACCIONES PARA LA PROYECCIÓN REGIONAL DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES Y MERCADEO : Justificación: Con el fin de proyectar la organización y seguir integrando actores a la construcción de ciudad y región se realizarán una serie de actividades enfocadas a liderar la agenda regional. Integrar afiliados, empresarios y la comunidad academica para cohesionar actores en el desarrollo de la región. Fortalecer las relaciones publicas de la CCSM para hacer más visible su proyección hacia la región. Realizar un evento Macro que incluya asamblea de afiliados, rueda de negocio y foro academico. Realizar un seminarios para periodistas que fortalezca los lazos con la CCSM y su actividad profesional. Julio Producir y comercializar la Revista Cámara Abierta Realizar 4 ediciones de la Revista Cámara Abierta AGENCIA DE PROMOCIÓN DE INVERSIÓN Justificación: Apoyar y promover a la agencia de Promoción de Inversión para generar nuevos espacios de negocios y empleos en la ciudad. : PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS Apoyar a la agencia de Promoción de Inversión Actualizar planes estratégico, operativo, la estructura organizacional y jurídica de la Agencia Realizar una propuestas de valor sectorial Búsquedar nuevos aliados para promocionar la agencia Alinear agendas de promoción de Zonas Francas y Procolombia Realizar Agendas de promoción de Inversión COMITÉ INTERGREMIAL DEL MAGDALENA Sostener administrativamente el comité MERSAMAR MERCADO MULTIPROPOSITO DE SANTA MARTA Estructurar proyecto de mercado PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS Justificación: Apoyar el comité para seguir generando cohesión entre los miembros y seguir participando en la construcción de ciudad y región. Cohesionar el gremio Definir la estrategia del CIMAG Construir la Agenda del comite 2016 PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS Justificación: Apoyar las iniciativas para mejorar el entorno de negocio, la inversión y la competitividad mediante el diseño de una propuesta para estructurar el funcionamiento eficiente de un mercado multipropósito para el Distrito de Santa Marta Estruturar un proyecto viable para el mercado multiproposito : :

7 SANTA MARTA COMO VAMOS PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS : Justificación: Mostrar a la ciudadanía los niveles de Satisfacción que tienen con base en una encuesta de percepción realizada en 2015 respecto a diferentes aspectos que evalúan la calidad de vida y la gestión del gobierno en la ciudad. Además; Mostrar a la ciudadanía como es la calidad de vida de los Samarios a través de indicadores socioeconómicos que se construyen con información de fuentes nacionales y locales. Presentar Filtro de Opinión Analizar y valorar la Calidad de Vida de los samarios en el año 2015 Realizar encuesta de Percepción Ciudadana en SANTA MARTA VITAL PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS : Justificación: Contribuir a la Veeduría de la gestión publica, además de construir una Agenda única transformadora Conocer el grado de Percepción ciudadana en el año 2016 Conocer el grado de calidad de vida de los samarios en el año Acompañar en la construcción de unaestrategia ciudad región Lograr realizar la Agenda Única Transformadora para el Magdalena SANA CONVIVENCIA : Justificación: Fortalecimiento de los métodos alternativos de solución de conflictos. Realizar proyecto Recuperación del Tejido Social en las Escuelas Ejecutar al 100% el Proyecto RTS Realizar proyecto Convivencia Laboral Ejecutar al 100% el Proyecto de Sana Convivencia SERVICIOS GRATUITOS CONCILIACIÓN : Justificación: El cumplimiento del Decreto 1829/2013. Cumplimiento de responsabilidad social, por parte de la entidad, al generar espacios de solución de controversias a personas naturales que no cuenten con los recursos económicos para acceder al servicio. Realizar Jornada de conciliación SEMPRENDE PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS : Justificación: Apoyar a la generación de empleo y emprendimiento a población vulnerable. Operar el centro de emprendimiento y empleo del distrito de Santa Marta TRANSFORMACION DE LA FUNDACION PROYECTOS ESPECIALES EN ALIANZAS : PARA EL DESARROLLO Justificación: De acuerdo al nuevo direccionamiento de la CCSM es necesario que su brazo social se alinee sus acciones al mismo enfoque. Realizar nuevo direccionamiento estratégico Aumentar un 5% conciliaciones respecto a las solicitudes onerosas del año Atender 500 usuarios en emprendimiento Atender 500 usuarios en empleabilidad Implementar al 100% el nuevo direccionamiento estratégico en FUNDEMICROMAG