REVISIÓN DE GASTOS. CONDOMINIO ESPACIO CENTRO. Santiago, Enero 2011.

Transcripción

1 REVISIÓN DE GASTOS. CONDOMINIO ESPACIO CENTRO. Santiago, Enero Período : 01/09/2009 al 31/08/2010. Responsables : Ricardo Pérez Propietario, Coordinador. Karina Vargas Propietaria. Sergio Sánchez Propietario. En consideración al mandato entregado por la última Asamblea Ordinaria de Copropietarios. Se ha efectuado la siguiente revisión de gastos comunes para el período referido, de acuerdo a la información proporcionada por el Administrador. Cabe señalar que, para todos los efectos de este informe, la Presidenta del Comité de Administración autorizó con su firma los egresos e informes emitidos. El objetivo de la Revisión de Cuentas fue examinar la procedencia de los pagos y cobros de servicios, su procedimiento de cálculo, y la verificación del cumplimiento de la normativa legal vigente sobre la materia. La veracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con las disposiciones de general aceptación en materia contable y la autenticidad de la documentación de respaldo, en conformidad con lo dispuesto por el Servicio de Impuestos Internos. La metodología del examen, se practicó de acuerdo con la procedimientos de análisis generalmente aceptados e incluyó la revisión de documentos y contratos, exámenes selectivos de los registros y la aplicación de otros medios técnicos que se estimaron necesarios de acuerdo con las circunstancias. El universo sujeto a examen de acuerdo con el mandato, fue la documentación de ingresos y egresos proporcionada por el Administrador correspondiente al período de un año, septiembre del 2009 hasta agosto del Corresponde que el Comité de Administración disponga que el Administrador adopte las medidas pertinentes y que se implementen las Recomendaciones correctivas, informadas en el presente documento, tendientes a subsanar las situaciones observadas. Esta Comisión cumple con enviar a usted, para su conocimiento y fines pertinentes, copia resultante del Informe Final de la Comisión Revisora de Cuentas, del Condominio Espacio Centro. 1

2 Recomendaciones. En la actualidad el Administrador cuenta con firma autorizada para emisión de cheques. Se sugiere, especialmente para control de decisiones de gasto, eliminar esta firma y sólo autorizar a una o máximo dos de las personas que forman el Comité de Administración. Éstas, por mandato, son representantes de las necesidades de los vecinos y mandan a las acciones del Administrador. Para autorizar un gasto, debe contarse con, al menos, tres presupuestos previos a la autorización. En su defecto con un informe favorable de la Comisión Revisora de Cuentas. Para gastos menores, los montos no deberían superar los $ Durante el período se visualiza un monto de gastos varios por $ de acuerdo a la sumatoria de las planillas con las que se entrega el gasto común mensual. Mantener una nómina actualizada de morosos en forma independiente y de gestión verificable. Se observa, de acuerdo a los antecedentes, que ésta no existe por lo que tampoco se visualiza el ordenamiento y ajuste de pagos por mora. Además, no se visualiza la forma en que, una vez pagados los montos por mora, éstos se regulan y pagan los montos por los que el Administrador se provisiona. Se recomienda, que las revisiones se realicen cada tres o cuatro meses y se informe a la Asamblea de Copropietarios. Esperar más de un año como ahora, es fuente de errores y conflictos. Existen dos métodos normalmente utilizados para cobro y pago en condominios. El primero consiste en cobrar como gasto común una estimación (proyección) de gastos del mes siguiente y, el segundo, en el cobro a base de hechos efectivos. Se sugiere optar por una de las técnicas para mantener un orden de cuentas. Se observa, durante el período, ambas técnicas. Por ejemplo, la Administración utilizó pago de provisiones para despidos que se estimaron serían en el futuro y, en la práctica, esto se hace una vez tomada la decisión de despido, no antes. Se ha detectado en la documentación del período una forma de pago de egresos no controlada. Se sugiere utilizar para pago de proveedores vías de pago electrónicas en las que ambas partes se protegen de robos u otros. Es altamente riesgoso hacer depósitos con grandes sumas de dinero. En caso de pérdida nuevamente como propietarios nos veremos enfrentados a pagar la misma cuenta dos veces. Se observan graves irregularidades en la contratación y pago de proveedores. Todos los contratos se encuentran desactualizados. Además se detectaron boletas falsas. La Administración debe explicar satisfactoriamente las diferencias en dinero o proceder a pagarlas, para saldar dichas diferencias. Hemos creado una cuenta de correo a través de la cual podrán hacer extensivas sus consultas, sugerencias u ofertas de colaboración. comision.revisora.ec@gmail.com También se creo un sitio Web, donde publicar este informe. 2

3 1. Solicitud y entrega de la información: Frente a la Asamblea se comprometió el Administrador a proporcionar la información, del período materia de la revisión, a la brevedad. Con fecha 08, octubre de 2010, la Comisión solicita formalmente vía correo electrónico al Administrador, la nómina de documentación y los respectivos respaldos en formato electrónico. El medio de verificación es el siguiente: La información requerida sólo fue recibida en papel. El Administrador se negó a entregar copia de los archivos electrónicos de la información, aduciendo que ese era su trabajo. Como consecuencia, mayoritariamente se tuvo que transcribir manualmente los documentos. Ascendiendo a aproximadamente por mes, por 6 ítem ( registros). 3

4 Resumen de la información analizada: Nº Recibida No recibida 1 Ingresos Sep2009 a Ago2010 Libro de Honorarios - no existe 2 Egresos Sep2009 a Ago2010 Impuestos pagados a SII no existe 3 Listado de prorrateo y departamentos Contratos de Trabajo 4 Informe económico al Listado de cobro de cartas 5 Listado de agua caliente Listado de control uso Internet 6 Listado de cobro calefacción Control uso espacios comunes mensual 7 Cartolas bancarias Control multas uso estacionamiento 8 Copia depósito a plazo BBVA al Pólizas de seguro, incendio y personal 9 Detalle de Fondo de reserva por torre y forma de cálculo, además de cobertura y destino del dinero 10 Listado de Morosos 11 Listado de multas 12 Listado de otros ingresos 13 Listado de ingresos por lavandería 14 Respaldo recepción judicial por $ En base al análisis de la documentación recibida, se enumeran a continuación las siguientes irregularidades detectadas: Ingresos Cuenta del Banco. Se verifica que existe una autorización de firma de cheques a favor del Administrador. Se firman cheques sin respaldo de cuenta corriente. Protestos. No se evidencia respaldo de aclaraciones u otro. En el movimiento bancario figuran cheques protestados por$ y notas de cargos, abonos y regularizaciones por $ , los que no aparecen regularizados. Existe una diferencia de protestos informados por la Administración quien informa $ También cabe hacer mención a la gran cantidad de cargos y abonos generados por el banco Pago de gastos comunes. Se revisaron las copias de los Recibos de Pago del Gasto Común, correspondientes al período de un año entre septiembre de 2009 y agosto de Se encuentra a disposición de los vecinos el detalle de esta información, que debido a su extenso volumen aquí sólo se resume. Casi la totalidad de los comprobantes examinados presentan algún error de cálculo o de registro. Hay también errores entre los comprobantes y los depósitos bancarios respectivos. La cantidad de comprobantes de pago siempre es mucho menor al número de departamentos. Menos del 90%. 4

5 Igualmente, menos del 90% de los Recibos de Pago, consignan pagado el ítem Gastos Comunes, lo mismo ocurre con el Fondo de Reserva, igual situación se verifica con el consumo de Agua Caliente. Más de 30% de los departamentos paga multas por atraso en el pago. Cabe preguntarse a que se debe este alto nivel de morosidad. Se desconoce el registro respectivo. Por otra parte un 15% de los departamentos paga en exceso o bonifica las diferencias para cierre de montos. Esto se consigna en ítem saldo a favor que, de acuerdo a los documentos proporcionados, no se observa un registro. El total en pesos del gasto común a recuperar, no cuadra con el monto total cobrado; ejemplos: o Enero 2010, $ a recuperar y se cobró $ , o Febrero 2010, $ a recuperar y se cobró $ , o Marzo 2010, $ a recuperar y se cobró $ , etc. El consumo de agua caliente en pesos a recuperar, no cuadra con el monto total cobrado; ejemplos: o Enero 2010, $ a recuperar y se cobró $ , o Febrero 2010, $ a recuperar y se cobró $ , o Marzo 2010, $ a recuperar y se cobró $ , etc. El pago del Seguro de Incendio en pesos a recuperar, tampoco cuadra con el monto total cobrado; ejemplos: o Enero 2010, $0 a recuperar y se cobró $36.811, o Febrero 2010, $ a recuperar y se cobró $ , o Marzo 2010, $0 a recuperar y se cobró $76.367, etc. Se observan en los Recibos de pago: o o Duplicidad de número de folio. Esto hace sospechar la existencia de dos talonarios, Folios discontinuos. En caso que un folio fuese nulo, igualmente debería registrarse en la carpeta respectiva Normativa vigente y fondo de reserva. La ley de Copropiedad y su reglamento especifica claramente que los ingresos por concepto de FONDO DE RESERVA y otros ingresos, se deben tener en una cuenta corriente distinta a la de los gastos mensuales, lo que no se cumple. Esto impide saber con precisión de qué está compuesto el monto existente. Está reglamentado en la Ley de Copropiedades Nº artículo 7. También en el artículo Nº 17 del Decreto Nº 46 del Ministerio de Vivienda. Éste es Reglamento de la Ley. No obstante, el detalle está contenido en el Reglamento de Copropiedad del Condominio. Artículo 16 y artículo 1º y 2º Transitorios. Ahí se establecen los distintos aportes al Fondo, como por ejemplo el 5% del gasto común mensual. También ahí se establece un LÍMITE MÁXIMO por torre de 800 UF (unidades de fomento). Prohibiéndosele al Administrador realizar descuentos, si el fondo llegó al tope máximo. Por lo tanto, debe llevarse una contabilidad por torre del saldo del fondo de reserva. Con la UF de hoy, el tope representa poco más de 17 millones de pesos, por torre. Se desconoce la dimensión del fondo y los movimientos que respecto de este monto se han realizado Ingresos no identificados. 5

6 Durante el período de la revisión se encuentra una gran cantidad de depósitos no identificados los que suman un valor $ , y por consiguiente, no abonado a la cuenta del copropietario. Egresos Reparaciones del edificio por terremoto. En la asamblea se acordó imputar al Fondo de reserva el monto de $ por dichas reparaciones. En el mes de julio de 2010 hay un presupuesto firmado por $ que + 10% impuesto retención que no figura como autorizado, lo que arroja un total de $ A la fecha de la asamblea sólo se habían cancelado $ en 2 boletas de honorarios sin retención de impuesto. La diferencia de $ se supone se cancelará en los meses posterior a la revisión quedando fuera de los aprobado por la Asamblea. Por este ítem la Constructora Namhias hace un ingreso de $ en el mes de agosto de Esto implica que los propietarios sólo debieron haber cancelado la diferencia por $ No existe claridad del monto por reparación, el pago efectivo y la forma en que provisiona. El presupuesto, además, indica un caso por piso de $ por piso de la Torre C. No obstante, sólo algunos de ellos sufrieron deterioro con el terremoto Cancelación de agua. En el mes de noviembre de 2009 se giró el cheque por las cuentas de agua por $ , cuentas que no fueron canceladas dentro del plazo correspondiente. En el mes de Diciembre llegaron las respectivas cuentas con saldo anterior, el total de las cuentas eran por $ Se emitió un cheque por $ rebajando el cheque de noviembre, en la cuenta de diciembre el saldo anterior esta abultado en $ , valor cancelado de más. El valor de $ corresponde al agua de Octubre 2009 que no fue cancelada, además, el cheque 1402 no está registrado en la cuenta banco en octubre. En noviembre este cheque fue devuelto por el banco Gastos: Se observa en - el período - una serie de gastos sin detalle como: o Plan de Seguridad $ o Reparaciones varias $

7 o Materiales para mantención $ o Compra bolsas de basura $ (Aparte artículos de aseo $ ) o Otras compras mantención $ o Compra felpudo entrada edificio $ o Confección recibos gasto común $ (puede ser electrónico) o Instalación señales éticas $ Total $ Circuito Cerrado de televisión: Se observa una serie de gastos por mantención u otros sin que exista un contrato verificable de por medio, o Mantención de computadores y CCTV $ o Mejoramiento del CCTV $ o Compra equipo para CCTV $ o Instalación CCTV $ $ o Mantención cámaras CCTV $ o Mantención de computadores y CCTV $ Total $ No es posible verificar la existencia de grabaciones de las cámaras, No es posible verificar las competencias de la persona responsable del mantenimiento de las cámaras ni de cómo, la Comunidad, se respalda del uso del mismo, Personal y forma de contratación Boletas de honorarios. De acuerdo a la normativa vigente se debe exigir que las boletas contengan la retención del impuesto, el que debe ser enterado a arcas fiscales hasta el día 12 del mes siguiente al pago, de acuerdo al Artículo. 74 Nº 2 de la Ley de la Renta. Todas las Boletas de honorarios recibidas sin retención del impuesto renta 10%. Con las boletas de honorarios se separan en 4 tipos: a. Boletas timbradas y/o emitidas por el SII por $ sin retención b. Boletas sin timbrar por SII $ sin retención c. Boletas timbradas por SII con retención $ cancelándose inclusive la retención d. Caso especial de boletas FALSAS $ que contienen retención. En el SII se individualizan como boletas extraviadas. En estos momentos el condominio tiene una deuda tributaria por $ En caso que Servicio de Impuestos Internos fiscalice el Rut del condominio, la comunidad tendrá que cancelar: o Monto de pago adeudado, 7

8 o o o Multa, Intereses, Costo por juicio Provisión y finiquitos. Durante los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2010 se cobró a las copropietarios un monto total de $ que, según explicación de la Administración, en la Asamblea, se debía a finiquitos que se provisionaban. En el transcurso de abril a agosto de 2010 se cargaron finiquitos por $ , los que no fueron cargados a la provisión. Lo que implica que se nos cobró demás un monto que asciende a $ Revisión de contrarios No existe copia de todos Lavandería: Existe un contrato en formato papel entre la lavandería y la comunidad que indica que la empresa Prontomatic cancelarán luz, agua y cualquier gasto que se genere. La forma de cálculo que se realiza con el consumo de agua es el siguiente; el total de agua es prorrateado por todos los copropietarios, y luego, es multiplicado el número de metros cúbicos multiplicados por el valor de cada m3. Lo que podría significar que todos los copropietarios están pagando de más el valor que se consume en la lavandería. Durante el período de revisión el monto de la lavandería asciende a $ Falta un mes, valor que no ha sido ingresado al banco. En el contrato y o listados no indica como es cancelada la luz si tiene cuenta individual o está incluida en la del condominio. En contacto con la empresa declaran entregar al Condominio boletas por cada retiro de dinero que se hace de las máquinas, lo que no se observa en la documentación. De acuerdo al contrato, la empresa emite a fin de mes facturas por venta, no obstante, en las boletas de ingreso mensual, no se observan recaudaciones mensuales sino por períodos sin desglose Mantención de bombas: No se identifica el Rut de la empresa, tampoco del representante legal, La fecha de contrato es , indefinido. No se visualiza la realización de evaluación para nuevos proveedores que reduzcan los costos. Las emergencias sólo cubren dos llamados telefónicos al mes, No se encuentra con firma ante notario, No incluye lavado ni desinfección de estanques por lo que cualquiera de ambas implica un gasto adicional para la Comunidad Asesoría Legal: Si bien se identifica el RUT, existen boletas a nombre del abogado y otras a nombre de una empresa, No existe explícitamente antecedentes del alcance, forma de ejecución ni adicionales, emergencias, Se indica que especialmente el servicio es para Gestión de la Administración. En realidad, este servicio, pagado por la Comunidad, debiera estar a disposición de quien lo paga, El contrato es anual con renovación tácita, 8

9 No incluye gestiones judiciales y prestación de servicios sábados, domingos, festivos ni feriado legal. No se encuentra con firma ante notario. Se observa el uso de fotocopias para las boletas de cobro honorarias. El empleador debe mantener originales Ingeniería y servicios electromecánicos: No indica inicio de contrato, Contrato indefinido, el término es por escrito. 30 días de anticipación. No existe detalle de precio, El cobro es en relación a pagos por $ más IVA, reajuste IPC enero y julio para portón automático y Grupo generador $ más IVA reajuste IPC enero y julio. Los reajustes de contrato suelen ser anuales y se reevalúan, Como exclusión, la provisión de repuestos, materiales e insumos. Facturados a la comunidad. No se encuentra con firma ante notario Mantenimiento calefacción y agua caliente: Fecha de contrato: , inicio , Indefinido, término por escrito. 30 días de anticipación, Visitas con periodicidad semestral, Cancelación: 1er año. 30UF más IVA. Facturación mensual 2,5 más IVA, 2º año en adelante 38UF mas IVA y Facturación mensual 3,17 más IVA, Técnico en Calefacción y solución de problemas menores No incluye servicio de emergencias, No se encuentra con firma ante notario Mantenimiento de Ascensores: Es de público conocimiento que el funcionamiento de los ascensores no es bueno. Cada vez que fallan debe esperarse varios días para su reparación. Mensualmente pagamos $ aproximadamente por mantenimiento. Además pagamos $ casi todos los meses por reparación de ascensores. También conforme la nueva Ley, deberemos hacer contrato con alguna empresa de para el mantenimiento de los ascensores. La comisión no pudo analizar el actual contrato con la empresa Otis. 9