Definir la gestión de proyectos 11. Utilizar las técnicas de gestión de proyectos 11. Programar un proyecto 12

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1 Introducción Definir la gestión de proyectos 11 Utilizar las técnicas de gestión de proyectos 11 Programar un proyecto 12 Hacer una lista de las tareas y los hitos 13 Examinar los vínculos entre las tareas 14 Calcular la duración de las tareas 16 Construir la red 16 Equilibrar la red 19 Gestionar el tiempo a través de los calendarios 21 Project 2010: entorno Iniciar/cerrar Microsoft Project Utilizar la Barra de vistas 24 Utilizar/gestionar la cinta de opciones 25 Descubrir la pestaña Archivo (modo Backstage) 26 1/19

2 Personalizar la cinta de opciones 27 Exportar/importar una cinta de opciones personalizada 30 Desplazar la barra de herramientas de acceso rápido 31 Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido 32 Deshacer las últimas acciones 34 Rehacer acciones previamente deshechas 34 Archivos del proyecto Crear un nuevo proyecto 35 Guardar un archivo de proyecto 36 Abrir un archivo de proyecto 38 Abrir un archivo recientemente utilizado 39 Modificar la vista de las ventanas 41 Cerrar un proyecto 42 Limitar el acceso a un archivo de proyecto 42 Establecer las preferencias de guardado de archivo 43 2/19

3 Crear una plantilla de proyecto personalizada 44 Copiar, cambiar nombre o eliminar un elemento de una plantilla de proyecto 46 Crear un archivo de proyecto basado en una plantilla 47 Personalizar los elementos de un proyecto 51 Proyecto Comentar un archivo de proyecto 53 Programar a partir de la fecha de finalización 53 Consultar las estadísticas globales de un proyecto 54 Descubrir los calendarios de proyecto 55 Crear o modificar un calendario del proyecto 57 Asignar un nuevo calendario al proyecto 63 Crear un calendario base particular 64 Imprimir el calendario del proyecto 66 Copiar un calendario de un proyecto en otro proyecto 67 Proyectos vinculados/consolidados 3/19

4 Trabajar en un proyecto complejo (multiproyectos) 69 Insertar un subproyecto en el proyecto principal 69 Mostrar el nombre de los subproyectos en el Diagrama de Gantt 72 Mostrar las estadísticas de un subproyecto 73 Consolidar varios proyectos individuales 73 Consolidar las programaciones y los recursos 73 Guardar un proyecto consolidado 75 Modificar los vínculos entre un proyecto y un archivo de origen 75 Compartir recursos Compartir recursos entre proyectos 77 Abrir un proyecto compartidor de recursos 78 Abrir el proyecto que proporciona los recursos 79 Agrupar las tareas o recursos 80 Diagrama de Gantt Mostrar el Diagrama de Gantt 81 4/19

5 Desplazarse por el Diagrama de Gantt 82 Aplicar el zoom al Diagrama de Gantt 83 Imprimir el Diagrama de Gantt 84 Limitar la vista a la parte de Tabla 85 Modificar la escala temporal del Diagrama de Gantt 85 Resaltar la fecha del día en el Diagrama de Gantt 88 Modificar el formato de fechas del Diagrama de Gantt 88 Modificar la cuadrícula del Diagrama de Gantt 90 Modificar la vista de las barras en el Diagrama de Gantt 90 Modificar los caracteres del Diagrama de Gantt 91 Modificar otros elementos en el Diagrama de Gantt 92 Dibujar en un Diagrama de Gantt 93 Pasar de la tabla Entrada a la tabla Programación 96 Organigrama de tareas Explotar el Diagrama de red 98 5/19

6 Personalizar el Diagrama de red 103 Imprimir el Diagrama de red 103 Modo Calendario Presentar el proyecto en forma de calendario 105 Imprimir el calendario 107 Barra Escala de tiempo Mostrar u ocultar la barra Escala de tiempo 109 Agregar tareas a la Escala de tiempo 109 Administrar la vista en la barra Escala de tiempo 112 Copiar la barra Escala de tiempo en otra aplicación 114 Personalizar vista Configurar el formato de la vista de fechas 115 Crear una nueva vista única 116 Crear una nueva vista combinada 118 6/19

7 Personalización: impresiones e informes Personalizar un diseño de página 119 Modificar la orientación de un documento 123 Crear un informe base personalizado 125 Mostrar/imprimir un informe base del proyecto 131 Crear un informe visual desde una plantilla 131 Crear una plantilla de informe visual 135 Gestión de las tablas Descubrir los campos de Project 139 Crear una tabla 139 Eliminar una tabla 143 Modificar el contenido de una tabla 144 Modificar el ancho de las columnas 146 Modificar la división de los paneles 146 Modificar la vista de las tablas 146 7/19

8 Gestión de las celdas Copiar el contenido de una celda y pegarlo en las celdas adyacentes 149 Copiar el contenido de una celda y pegarlo en otras celdas 149 Copiar/Pegar 150 Filtros Resaltar los datos filtrados 151 Personalizar un filtro 151 Utilizar los autofiltros 154 Guardar un autofiltro 157 Definición de tareas Introducir las tareas de un proyecto 159 Importar tareas de Microsoft Outlook 160 Eliminar una tarea 161 Crear los hitos de un proyecto 162 Transformar una tarea en hito sin cambiar su duración 163 8/19

9 Imprimir los hitos de un proyecto 164 Atribuir una duración a las tareas 165 Mostrar la tarea de resumen del proyecto 169 Modificar la unidad de tiempo predeterminada para la duración 170 Trabajar en tiempo transcurrido y no en tiempo laboral 170 Organizar las tareas en fases (vista esquema) 171 Resumir una barra de Gantt en una barra de resumen 177 Establecer vínculos entre las tareas (programación automática) 177 Establecer plazos en los vínculos (programación automática) 181 Establecer vínculos entre las tareas (programación manual) 183 Establecer plazos en los vínculos (programación manual) 185 Modificar una duración en modo Programación manual 187 Desactivar/activar las tareas 188 Gestionar el calendario de tarea 189 Descubrir las fechas de comienzo y de fin de tarea 192 Vincular un hipervínculo a una tarea 193 9/19

10 La gestión de tareas Modificar la lista de tareas 195 Ordenar la lista de tareas 197 Poner una fecha de restricción 199 Descubrir los indicadores de restricción 203 Establecer una fecha límite para una tarea 203 Utilizar el Inspector de tareas 204 Introducir y dar formato a una nota en una tarea 207 Consultar la nota de una tarea mediante una ficha 209 Filtrar las tareas anotadas 210 Dividir una tarea 211 Crear una tarea periódica 213 Filtrar las tareas por el intervalo de fechas 216 Reagrupar las tareas o recursos 216 Optimización de la red 10/19

11 Buscar el mejor equilibrio de un proyecto 218 Ver la ruta crítica 218 Establecer el margen de demora para una tarea crítica 219 Mostrar varias rutas críticas 220 Imprimir la ruta crítica 221 Verificar el interés de las fechas de la restricción aplicada 221 Optimizar los vínculos 223 Comprobar los márgenes existentes 227 Definición de recursos Descubrir los recursos 231 Crear la lista de recursos 232 Crear recursos desde una fuente externa 235 Eliminar un recurso 238 Establecer la capacidad máxima de un recurso Trabajo 239 Establecer la disponibilidad de un recurso a lo largo del proyecto /19

12 Ordenar la lista de recursos 241 Trabajar en los calendarios de varios recursos Trabajo 242 Trabajar en los calendarios de un solo recurso 244 Introducir una nota en un recurso 245 Consultar las notas 246 Filtrar los recursos anotados 248 Filtrar los recursos de un grupo concreto 248 Imprimir la Hoja de recursos 248 Asignación de recursos Descubrir las programaciones condicionadas por el esfuerzo 249 Activar/desactivar la condición por el esfuerzo 249 Descubrir la ventana Asignar recursos 250 Asignar recursos a tiempo completo a las tareas 253 Asignar un recurso de tipo Material 257 Asignar un recurso de trabajo a tiempo parcial /19

13 Asignar un recurso de tipo Costo 258 Mostrar el gráfico de disponibilidad de recursos 259 Retrasar el trabajo de un recurso en una tarea 260 Aplicar un perfil de trabajo predeterminado 261 Personalizar un perfil 263 Mostrar las iniciales de recursos en la programación 264 Imprimir las asignaciones de recursos 265 Gestión de asignaciones Razones para modificar la asignación de un recurso 266 Asignar un recurso de trabajo extra a una tarea 266 Eliminar una asignación de recursos 268 Reemplazar un recurso 268 Modificar el tipo de tarea 269 Modificar el volumen de trabajo con una Duración fija 273 Modificar la duración de una tarea de tipo Trabajo fijo /19

14 El recurso de equipo y el tipo de tarea 278 Reagrupar las asignaciones 279 Utilizar el Organizador de equipo 280 Optimización de asignaciones Mostrar las asignaciones de recursos 285 Analizar la asignación de recursos a lo largo del proyecto 286 Modificar la vista Uso de recursos 287 Autorizar las horas extras 289 Filtrar las tareas deseadas por horas extras 290 Mostrar la tabla de resumen de recursos 290 Examinar los recursos sobreasignados 291 Solucionar el problema de sobreasignación mediante la redistribución 294 Solicitar la redistribución del proyecto 297 Examinar el plan de proyecto antes y después de la redistribución 298 Redistribuir el proyecto mediante el Inspector de tareas /19

15 Establecer las prioridades de las tareas 300 Redistribuir los recursos seleccionados 301 Redistribuir las tareas seleccionadas 302 Cancelar los resultados de la redistribución 303 Resolver manualmente los problemas de sobreasignación 303 Costos Descubrir los costos de un proyecto 305 Modificar el formato de costos 305 Introducir un coste fijo en una tarea 306 Introducir un costo fijo para el proyecto 308 Introducir los costes relacionados con los recursos de tipo Trabajo 308 Introducir los costes relacionados con los recursos de tipo material 309 Introducir los costos relacionados con los recursos de tipo costo 310 Elegir el método de acumulación de costos 311 Corregir los costos /19

16 Asignar diferentes tasas de costos a los recursos 315 Sacar partido a las tablas de costos de un recurso de tipo trabajo 316 Filtrar las tareas cuyo costo exceda un valor determinado 317 Producir el flujo de caja 317 Conocer los gastos generados por un recurso 318 Cómo y por qué analizar el valor acumulado? 320 Mostrar los indicadores de programación del valor acumulado 322 Mostrar los indicadores de costo del valor acumulado 324 Mostrar la tabla de valor acumulado 325 Imprimir la tabla de valor acumulado 325 Seguimiento del proyecto Importancia del seguimiento del progreso de un proyecto 327 Mover el proyecto 327 Guardar una línea de base 328 Elegir la tabla del Gantt de seguimiento /19

17 Introducir y mostrar la fecha de estado 332 Introducir la fecha de progreso del proyecto 334 Guardar un plan provisional 335 Borrar un plan provisional o una línea de base 336 Mostrar las líneas de progreso 336 Seguimiento de tareas Descubrir las herramientas del seguimiento de tareas 338 Realizar el seguimiento de tareas mediante las herramientas de seguimiento 338 Actualizar el progreso de tareas para un cálculo automático 339 Actualizar manualmente el progreso de tareas 340 Actualizar el progreso de las tareas en las columnas del Gantt de seguimiento 342 Comentar un seguimiento realizado 342 Prever los retrasos de las tareas no completadas 343 Observar las diferencias entre lo realizado y lo programado 344 Examinar las tareas completadas y mostrar un informe específico /19

18 Mostrar la lista de tareas en curso 347 Imprimir la lista de tareas en curso 347 Filtrar las tareas pospuestas 347 Introducir la carga de trabajo realizado en las tareas 347 Imprimir la carga de trabajo de las tareas 348 Seguimiento de recursos Seguir el trabajo de cada recurso asignado a las tareas terminadas 351 Seguir el trabajo de cada recurso asignado a las tareas en curso 352 Actualizar el trabajo real diariamente 353 Desactivar la actualización de tareas/recursos 354 Mostrar el porcentaje de trabajo completado en el Gantt de seguimiento 355 Seguimiento de costos/trabajo global Desactivar el cálculo automático de costos reales de Project Introducir los costos reales 356 Utilizar los filtros referentes al presupuesto /19

19 Imprimir las tareas o recursos con presupuesto sobrepasado 357 Seguir el trabajo global realizado en las tareas 357 Correo electrónico Introducir la dirección de de un recurso 359 Enviar el proyecto por a un destinatario 359 Importar/Exportar Importar datos 361 Exportar datos 365 Establecer un vínculo OLE con Microsoft Excel 369 Anexos Indicadores gráficos 371 Métodos abreviados de teclado 373 índice /19

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