Producción General del DECIMONOVENO Festival Internacional de Cine de Punta del Este

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1 1 LICITACIÓN RESTRINGIDA Producción General del DECIMONOVENO Festival Internacional de Cine de Punta del Este 1. Objeto El Festival Internacional de Cine de Punta del Este forma parte del patrimonio cultural de nuestro balneario y de la región. Es un espacio orientado a la difusión de cinematografía mundial, destacando realidades cercanas Chilena, Argentina y Brasileña con ventanas hacia el cine de otras procedencias, el de nuestro país y un espacio para muestra de cine en Construcción, incluyendo también estrenos del circuito Comercial. En ese marco es objeto de la presente licitación la Producción General, Artística, Difusión, Marketing y Servicios requeribles de la edición 19, del Festival Internacional de Cine de Punta del Este. El DECIMONOVENO Festival se desarrollará entre el 21 y el 28 de febrero de Esto implica: Dirección Artística - La responsabilidad integral - con presupuesto a su cargo - por la Programación, y la gestión de derechos y tráfico de copias. A tales efectos deberá realizarse el establecimiento de acuerdos y contactos con productoras y realizadoras, y con sedes diplomáticas e institutos cinematográficos, en consonancia con los objetivos establecidos por la Dirección de Cultura de la Intendencia de Maldonado. Departamento de Prensa, Comunicaciones e Imagen - La producción - con presupuesto a su cargo de servicios de prensa, relaciones públicas e imagen del Festival. Dirección de Logística - La gestión - con presupuesto a su cargo - de servicios de Transporte, Atención Gastronómica, servicios de alojamiento y de Apoyo del Festival. Dirección de Marketing - La gestión comercial - con presupuesto a su cargo - a efectos de obtener recursos destinados a la financiación del Festival.

2 2 2. DE LA DIRECCIÓN ARTÍSTICA, REQUERIMIENTOS El licitante se obliga a designar un Director o Directora Artístico/a del Festival, y un equipo de programadores, los que deberán contar con la aprobación de la Dirección General de Cultura los que conformarán una Comisión de Programación responsable por la programación del Festival. Esto comprende la grilla de películas a exhibir, la nómina de invitados y las actividades a desarrollar en el marco del evento. Al menos un integrante de la comisión de programación tendrá radicación en el exterior. El Director o Directora Artística del Festival Internacional lo será en exclusiva para este evento, comprometiéndose el oferente a que una vez resulte adjudicado en ningún modo podrá participar de la programación de otros festivales en Punta del Este, Maldonado o zona de influencia. Esta limitación regirá por un período de seis meses, considerados los tres meses previos y los tres meses posteriores al evento. La Dirección Artística Director o Directora a la que refiere el punto anterior - responderá directamente a la Dirección General de Cultura y tendrá los siguientes cometidos: La presentación de un organigrama completo y cronograma de avances que deberán cumplirse en los plazos establecidos. Programar una muestra de películas sobre una base de un mínimo de ocho días de programación, dos salas de exhibición de largometrajes y un mínimo de siete espacios no convencionales en las diferentes localidades del departamento. Establecer a nombre del Festival relacionamiento y acuerdos con institutos cinematográficos de países amigos, en el marco de los objetivos del Festival, y oficializar la participación de los Institutos de Cinematografía de cada país. Establecer a nombre del Festival relacionamiento y acuerdos de participación con sedes diplomáticas de países amigos, en el marco de los objetivos del Festival. Establecer eventualmente acuerdos con otros festivales, institutos o sedes diplomáticas respecto a las copias a transportar. Establecer a nombre del Festival los convenios con productores, realizadores y distribuidores de cada uno de los títulos.

3 3 Obtener las autorizaciones o exenciones de derechos para la presentación de películas. Proponer la integración del Jurado Oficial del Festival y establecer los contactos pertinentes. Recepcionar todo el material gráfico o audiovisual informativo destinado a difusión, y asegurar la llegada y posterior archivo del mismo en las oficinas del Festival. Proponer de acuerdo a la programación un plan de invitados nacional e internacional, los que deberán tener relación directa con la cinematografía a exhibir y constituir un incentivo para la promoción y éxito del evento de acuerdo a los objetivos del Festival. Realizar una vez resuelta la nómina de invitados las invitaciones formales y las coordinaciones que sean necesarias para su llegada a Punta del Este, en acuerdo con la dirección del Festival. Diseñar y supervisar actividades paralelas orientadas al mercado cinematográfico con presencia de productores y distribuidores de América Latina y otras regiones. Coordinar las presentaciones en sala de todos los filmes. Determinar días, horas, turnos, salas y programación diaria. Verificación del cronograma y comprometer su cumplimiento. Supervisar los textos para catálogo y la hoja diaria de información. Realizar otra tarea inherente al cargo necesaria para el desarrollo del festival. A los efectos de la programación de películas e invitados la Dirección General de Cultura podrá solicitar al adjudicatario la presentación de informes de avances en los que consten las comunicaciones realizadas y las conformidades de los respectivos productores, distribuidores o invitados. La integración del Jurado Oficial del Festival y los invitados nacionales e internacionales estarán, a propuesta del productor, sujetos a aprobación expresa de la Dirección General de Cultura.

4 4 3. DEL DEPARTAMENTO DE PRENSA, COMUNICACIONES E IMAGEN, REQUERIMIENTOS El adjudicatario se obliga a conformar un Departamento de Prensa, Comunicación e imagen bajo la supervisión y acuerdo de la Dirección General de Cultura. Serán cometidos del Departamento de Prensa y Comunicaciones: Diseño y realización de una propuesta de imagen del Festival, abarcativa de los diferentes espacios del mismo. La respectiva propuesta abarcará mínimamente propuestas decorativas para hall y acceso a Sala Municipal Cantegril, oficina de prensa y recepciones. Diseño de productos comunicacionales específicos (afiche, banners, catálogo, voto del público, programas y elaboración de una estrategia de difusión del Festival). La papelería, folletos y demás instrumentos de publicidad. El diseño, ejecución y contratación de pautas publicitarias en medios locales, nacionales e internacionales. La publicidad estática, móvil y sonora en las ciudades del departamento de Maldonado, y en Montevideo. En Maldonado y Punta del Este la instalación de al menos tres puestos de publicidad estática en sitios a coordinar con la Dirección de Cultura. La realización de spot publicitarios para exhibir en salas. Montaje de una oficina de prensa y cronograma respectivo. La redacción especializada de los materiales para catálogo y programa. La redacción de textos especializados para gacetilla de prensa. La coordinación de las mesas de seminarios y conferencias de prensa que se convoquen. Confección de los guiones especializados que requieran los conductores del evento. Realización de una gacetilla diaria de actualización. Diseño, publicación y actualización de un sitio web oficial del Festival. Atención de la Oficina de Prensa y el relacionamiento con los medios acreditados, organización de las conferencias de prensa y otras actividades relacionadas. Esto supone actualización informativa y distribución de imágenes. Confección y entrega posterior a la Dirección de Cultura del libro de prensa del evento. Del mencionado libro se entregaran adecuadamente encuadernadas cinco copias. Realización, edición y entrega posterior a la Dirección de Cultura de material filmado y fotografías del festival, en formatos apropiados. Realización de una propuesta de periodistas y medios de prensa a invitar.

5 5 A los efectos los oferentes presentarán una PROPUESTA DETALLADA y CUANTIFICADA de cada uno de los ítems señalados, la que una vez resulte adjudicada adquirirá el carácter de compromiso de parte del adjudicatario. El productor asegurará que los materiales gráficos de promoción se encuentren durante todo el período del Festival en las diferentes salas y locaciones del evento. 4. DE LA DIRECCIÓN DE LOGÍSTICA, REQUERIMIENTOS El adjudicatario deberá integrar una Dirección de Logística, con el objetivo de cumplimentar los requerimientos en materia de Transporte de Invitados, Servicios Hoteleros y Gastronómicos. En materia de Servicios de Transporte, será requerible: Proveer pasajes aéreos o marítimo o terrestre si corresponde para un mínimo de 25 (veinticinco) invitados (Exterior B) provenientes del exterior. Proveer pasajes aéreos o marítimo o terrestre si corresponde para un mínimo de 5 (cinco) invitados VIP (Exterior A) provenientes del exterior. Proveer pasajes para un mínimo de 20 (veinte) invitados de Uruguay. A los efectos de la formulación de la propuesta se contemplarán invitados artísticos (actores, directores) provenientes del exterior, de la industria cinematográfica (distribuidores, productores, institutos, otros festivales) y de la prensa especializada. A los efectos de la nómina de invitados en todas sus categorías, Exterior VIP (A), No VIP (B) y de nuestro país, el oferente elevará las propuestas respectivas a la Dirección General de Cultura la que deberá indicar su expresa conformidad en cada caso. En materia de Servicios Gastronómicos, será requerible: Proveer para el total de invitados del Festival (según mínimos indicados), y para el staff de dirección y administración (máximo quince personas), servicios gastronómicos (almuerzo y cena) en establecimientos de categoría acorde de Punta del Este o su zona balnearia. La organización de cóctel de apertura y clausura para un estimado de 200 (doscientos invitados). Proveer servicios de cattering (mediodía y noche) para personal de servicio técnicos, choferes, higiene y otros asignado al Festival (máximo veinte personas).

6 6 Servicios de catering para conferencias de prensa En materia de Servicios de Apoyo, será requerible: Contratación de profesionales nacionales conductores del Festival. Dichos profesionales deberán ser reconocidos agentes u operadores de la actuación y/o la comunicación y deberán desempeñarse al menos dos salas en simultáneo. Al respecto la propuesta de conductores será expresamente puesta a consideración y aprobación de la Dirección General de Cultura. Plan de actividades relacionadas a la gestión de invitados del Festival. Creación a los efectos de un departamento de Relaciones Públicas para atención de delegaciones. La propuesta de conformación del mencionado departamento será expresamente puesta a consideración y aprobación de la Dirección General de Cultura. Coordinar el relacionamiento con los miembros de él o los jurados del Festival, a los efectos de la organización de su plan de trabajo, cronograma diario, funciones privadas y otras actividades. En materia de soporte informático se deberá incluir un mínimo de tres terminales informáticas con acceso a Internet -, y tres celulares a disposición de los funcionarios municipales afectados al Festival. La gestión y pago en caso de que correspondan de los derechos de exhibición de las películas a programar. Proveer servicios de operador de sala de proyección para la Sala Municipal Cantegril y para los espacios itinerantes que se establezcan. Supervisión del tráfico de recepción y devolución de los filmes. Realizar las coordinaciones, gestiones y tramitar los permisos necesarios para el tráfico de copias de los filmes a exhibir. Coordinar a los efectos con la dirección del festival y con las dependencias ministeriales que correspondan. Provisión de equipamiento de video, sonido y operadores respectivos para al menos dos salas, conferencias de prensa y demás. Provisión de equipamiento de video, cañón, pantalla, sonido y operadores respectivos para al menos siete espacios no convencionales. Provisión de servicio de traducción y sub titulado electrónico de películas en caso de que fuere requerible. Gestión y pago de la recepción y devolución de las copias de las películas a exhibir, estableciendo para ello los acuerdos a nombre del Festival que fueren necesarios. Personal encargado del tráfico de copias dentro del país. Proveer el equipamiento requerible para el subtitulaje y contrato del operador respectivo.

7 7 5. DE LA DIRECCIÓN DE MÁRKETING, REQUERIMIENTOS El adjudicatario designará una Dirección de Marketing responsable de la Producción Comercial del Festival, que deberá contar con la aprobación de la Dirección General de Cultura. Será responsabilidad de la Dirección de Marketing obtener sponsorización externa con destino al Festival Internacional de Cine de Punta del Este, a través de empresas nacionales o internacionales, los que se volcarán al Festival como contrapartidas económicas, de servicios, materiales e intercambios. La Dirección de Marketing integrará en su seno al menos dos productores comerciales, orientados a las empresas locales y nacionales, y a las del exterior respectivamente. En materia de Dirección de Marketing serán responsabilidades de la dirección del Festival los acuerdos de patrocinio con las instituciones estatales o municipales, ministerios o empresas públicas, los que serán exclusivamente gestionados por el Municipio y la Dirección General de Cultura. Toda sponsorización o participación publicitaria o similar en el Festival Internacional de Cine de Punta del Este será especialmente autorizada por la Dirección General de Cultura, previa conformidad con la efectiva contrapartida económica, de servicio, material o la que corresponda. A los efectos serán requeridos los informes a las unidades respectivas, o los comprobantes de pago correspondientes. El adjudicatario se obliga a reservar espacios para publicidad para los patrocinios de ministerios, empresas públicas u otras entidades oficiales que apoyen el Festival Internacional, a indicación de la Dirección General de Cultura. 6. REQUERIMIENTOS GENERALES Y ANTECEDENTES REQUERIBLES El licitante se obliga a designar un Director o Directora del Festival, con responsabilidad sobre las distintas áreas de producción, el que reportará a la Dirección General de Cultura. Los oferentes deberán presentar un organigrama y cronograma de actividades que deberán cumplirse en los plazos establecidos. Los oferentes deberán indicar: - Antecedentes y experiencia documentada en Producción Artística.

8 8 - Antecedentes y experiencia documentada en Producción de Prensa, Relaciones Públicas e Imagen. - Antecedentes y experiencia documentada Producción General de Eventos Artístico Culturales. - Antecedentes y experiencia documentada en la Producción de proyectos vinculados a la industria cinematográfica o audiovisual. A la vez y como parte de las respectivas ofertas, deberán presentar: - Identificación de sus respectivos Director o Directora Artística con currículum detallado y conformidad escrita de los mencionados. - Identificación de sus respectivos responsables de Prensa, Relaciones Públicas e Imagen, con currículum detallado y conformidad escrita de los mencionados. - Identificación de sus respectivos productores comerciales con antecedentes verificables y conformidad escrita de los mencionados. 7. DE LOS COMPROMISOS QUE ASUME LA INTENDENCIA MUNICIPAL DE MALDONADO La Intendencia Municipal de Maldonado se compromete a proveer: Sala de Cine Municipal Cantegril. Disponibilidad de espacios públicos en plazas o similares del departamento en todas los Municipios y la capital departamental - a efectos de la extensión del festival. Diseño y Ejecución de Objetos para Premiación de acuerdo a la coordinación respectiva. Personal propio un máximo de tres funcionarios - íntegramente abocado a la tarea del Festival con una antelación de treinta días previa al mismo y hasta una semana después, de acuerdo a lo dispuesto por la Dirección General de Cultura. Personal para la gestión del Festival un mínimo de seis funcionarios - durante los días del mismo. Personal especializado de la Dirección General de Turismo y de Relaciones Públicas para tareas relacionadas a la atención de los invitados al Festival. Transporte vehicular sujeto a disponibilidad a coordinar - durante el evento y una semana antes y una semana después para la atención de invitados, el traslado y devolución de copias en el territorio nacional. 8. DEL PLAZO El presente llamado se realiza para la organización de la DECIMONOVENA edición del Festival Internacional de Cine

9 9 9. PROPUESTA ECONÓMICA Y MODALIDAD DE PAGO Los oferentes deberán indicar una propuesta económica y en ella el importe requerido por todo concepto por el servicio de Producción General, Artística, Difusión, Marketing y Servicios requeribles del Festival Internacional de Punta del Este, edición DECIMONOVENA Las respectivas ofertas serán presentadas por su importe total y desglosadas en: a) Dirección Artística; b) Prensa, Comunicaciones e Imagen; c) Hotelería; d) Gastronomía; e) Pasajes Internacionales; f) Otros servicios. La Intendencia Municipal de Maldonado pagará al oferente que resulte adjudicatario de la presente licitación de la siguiente manera: Para el DECIMONOVENO Festival - Un 30% del total de la oferta a los treinta días de firmado el contrato respectivo. - Un 40% del total de la oferta treinta días antes del inicio del Festival, una vez presentado y convalidado un informe de avance en el que conste la programación, invitados, integración del Jurado del Festival y ejecución de publicidad estática. - El 30% restante una vez presentado el informe de cierre del Festival y a conformidad de la Dirección General de Cultura. Serán obligaciones del Adjudicatario ingresar a la Dirección General de Hacienda el 100 % de los patrocinios obtenidos de los cuales se deducirá el 30 % monto que se entregará al adjudicatario por la gestión realizada. Este monto se entregará una vez efectivizado el ingreso del dinero en la Dirección General de Hacienda.-

10 CLÁUSULA ADICIONAL La Dirección del Festival Internacional de Cine de Punta del Este corresponde a todos los efectos a la Dirección General de Cultura del Municipio de Maldonado. El adjudicatario responderá a la Dirección General de Cultura, y se someterá a su previo acuerdo o aval según corresponda para cada uno de los avances en la gestión del evento. A la vez la Dirección General de Cultura podrá requerir el asesoramiento del Instituto del Cine y el Audiovisual del Uruguay. Se conformará un comité de seguimiento y evaluación de la Gestión del Festival Internacional de Cine realizada por parte del adjudicatario el que se integrará con el Director General de Turismo, Director General de Hacienda, Director General de Comunicaciones, Director General de Cultura y el Secretario General (o los funcionarios que estos jerarcas designen en la oportunidad). Dicho comité elaborará un informe sobre todo lo atinente al Festival en el plazo de los 2(dos) meses siguientes a la clausura del mismo. Ante cualquier duda no especificada en esta memoria las mismas serán evacuadas por escrito por la Dirección General de Cultura y formará parte de las actuaciones de la licitación.- FACTORES DE PONDERACIÓN: OFERTA ECONOMICA PROPUESTA INTEGRAL TENIENDO EN CUENTA PROPUESTA DE: Dirección artìstica prensa producción comercial ANTECEDENTES EN: producciòn de prensa, RRPP e imagen producción general de eventos artístico-culturales producción de proyectos vinculados a la industria cinematográfica y/o audiovisual

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