EDESA S.A. E.S.P. PLAN DE ACCIÓN EDESA VIGENCIA: 2013

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1 EDESA S.A. E.S.P. PLAN DE ACCIÓN EDESA VIGENCIA: 2013 ACCION OBJETIVO ACTIVIDAD PDA Implementar un nuevo esquema de página web que se ajuste a los requerimientos de la y y Estadística, Prensa y contratación, y que permita interactuar y dar información a la Ciudadanía, cumpliendo con los linea Implementar el Plan Departamental de Aguas - Agua para la Prosperidad en 28 municipios del Departamento. Realizar el Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado de mínimo el 30% del ásrea rural del Departamento 01-ene dic-13 % Anual Porcentaje de ejecución del POAI 01-ene dic-13 1 Anual Plan maestro elaborado SGC Contar con procesos y procedimientos estandarizados en la pempresa Implementar el SGC Todas las áreas de la empresa 01-ene dic-13 6 Mensual Áreas con sistema implementado / total de áreas de la empresa Ampliar la cobertura de acueducto Identificar las necesidades de acueducto en el área urbana de los 13 municipios operados por EDESA 01-ene mar Trimestral Número de municipios identificados / Número de municipios operados PLANEACIÓN DEL SERVICIO Ampliar la cobertura de alcantarillado Identificar las necesidades de alcantarillado en el área urbana de los 13 municipios operados por EDESA 01-ene mar Trimestral Número de municipios identificados / Número de municipios operados Induccion y Reinduccion Institucional Actualizacion MECI Y S.G.C Indicadores de Gestion Herramientas Informaticas para el mejoramiento de las Inversion Publica Finanzas Publicas y Sistema General de Regalias (Capacitaciones efectuadas / Capacitaciones programadas) Ley Anti trámites FORMACION Y CAPACITACION Fortalecer y actualizar los conocimientos de los Contratacion Estatal Gestion Pública Territorial Gestión Pública y Rendición de Cuentas Estatuto Anticorrupción SECRETARIA GENERAL DE Especializado y Apoyo Recursos Humanos 15/02/ /12/ Capacitaciones Bimensual Código Contencioso Administrativo Ley 1437 de Formulación y Evaluación de Proyectos ( Ejecutado /

2 Gestion Ambiental y Desarrollo Ambiental Gestion del Riesgo y Ambiental Gestion Talento Humano ( Ejecutado / Programado) Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo Derechos Humanos y Resolución de Conflictos BIENESTAR SOCIAL Desarrollar actividades que dan lugar al esparcimiento, satisfaccion humana y a la integracion Familiar y Social. Celebracion Dia de la Mujer, 08/03/ /03/2013 Celebracion Dia de la Familia DE Especializado en Recursos Humanos y Apoyo a Recursos 10/06/ /06/2013 Humanos Celebracion Amor y Amistad 01/09/ /09/2013 Novenas de Aguinaldos Celebracion Fin de Año SECRETARIA GENERAL S INVOLUCRADAS DE Director y Especializado del Area, Especializado en Recursos Humanos y Apoyo a Recursos Humanos 16/12/ /12/ /12/ /12/ Eventos Trimestral ( Ejecutado / Programado) (Actividades realizadas / Actividades programadas) GESTION DOCUMENTAL (ARCHIVO) Facilitar su búsqueda y localización. Digitalizacion de Contratos de la vigencia 2007 Digitalizacion de Hojas de Vida SECRETARIA GENERAL DE Técnico Administrativo 01/02/ /12/ /02/ /12/ Documentos Digitalizados Diaria (No de Documentos digitalizados /No de Documentos Archivados Fisicamente correspondientes a la vigencia 2007) (No de Documentos digitalizados /No de Documentos contenidos en las Hojas de Vida establecidas en la meta) SISTEMAS Y ESTADISTICAS IAC CONTINUIDAD CALIDAD Mejorar la comunicación, agilizar los procesos de PQR y Proyecto de Red de Municipios Facturación, Recaudo y Cartera Implementar las herramientas y procedimientos Disminuir el Índice de agua no necesarios para contabilizada medir y disminuir las pérdidas de agua Suministrar el caudal Mejorar las horas de requerido según las continuidad del servicio proyecciones de diseño en los 13 municipios operados por EDESA Mejorar la calidad del agua Disminuir el IRCA de los municipios operados por EDESA a sin riesgo DIRECCION DE SISTEMAS Y ESTADISTICAS DIRECTOR Y PROFESIONAL UNIVERSITARIO DIRECTOR Y PROFESIONAL UNIVERSITARIO 01/02/ /05/ Municipios en línea Municipios en línea 01-ene dic-13 % Anual Semanal 01-ene dic-13 Caudal por municipio Semestral No. de Municipios en línea / No. de Municipios Operados por la Empresa (1-(Volumen de agua facturada / Volumen de agua producidas))*100 Caudal suministrado x municipio / Caudal de diseño de cada municipio 01-ene dic-13 % Bimensual IRCA Compra de 10 carros recolectores de basura 01-ene dic Numérico Trimestral N carros comprados / N carros presupuestados

3 PRESTACIÓN DEL SERVICIO mejorar la prestación del servicio de aseo en los 13 municipios del departamento Compra de maquinaria compactadora para el manejo de basuras 01-ene dic-13 4 Numérico Trimestral Construcción de rellenos o sitios de disposición final de residuos sólidos 01-ene dic-13 5 Numérico Trimestral N rellenos construidos / N rellenos programados Disponer de evidencias que permitan soportar las pqr's Digitalizar de todo el archivo documental de la OSC Servicio Servicio 01-abr dic % % Mensual No de folios digitalizados / total de folios GESTION DEL SERVICIO PQR s GESTION DEL SERVICIO Organizar el archivo físico de los usuarios como lo establece la norma Que los coordinadores de los municipios dispongan de la base de datos en tiempo real Mejoramiento de una optima comunicación con los clientes Organización del archivo fisico de usuarios de la empresa Implementación de un sistema de Internet en las oficinas de coordinación de los municipios, mediante una tecnologia que permita la atención en tiempo real a los usuarios Desarrollar mecanismos de atención al cliente que sastifan oportunamente sus necesidades Servicio Servicio Servicio Servicio Servicio 01-abr dic % Actas Mensual 01-mar jun municipios Numérico Mensual 01-mar-13 31/06/ % Actas Mensual No de Expedientes archivados/total de expedientes No de municipios Implementados/Total de municipios No reuniones de seguimiento/total de reuniones USUARIOS Disminuir los inmuebles con conexiones clandestinas Capacitar a tres personas por municipio, para la gestión de los formatos de los inmuebles y actualizar la base de datos de usuarios facturacion, recaudo 01-abr jul Numérico Mensual No de municipios Implementados/Total de municipios CARTERA FACTURACION, RECAUDO Y SUSPENCIONES Depuración y recuperación de cartera Obtener reportes confiables de y suspensión Recaudar mediante cobro persuasivo y juridico la cartera de los clientes con mora superior a 3 meses. Iniciar cobro juridico de las Revision de los consumos mensuales de los usuarios. Sistematización del recaudo mediante convenio bancario facturacion, recaudo facturacion, recaudo Direccion Comercial. Apoyo Dirección Financiera 01-feb jul-13 % Mensual 01-mar ago Informe Mensual Cuentas por cobrar de la vigencia/valor facturado usuarios Cuentas por cobrar de la vigencia/valor facturado usuarios 01-mar ago-13 1 Convenio Mensual Convenios firmados MICROMEDICIÓN Aumentar la micromedición y macromedición en los municipios operados Instalar los medidores a los clientes que tienen conexiones directas - Dirección Operativa 02-ene dic % % Mensual No de medidores instalados/total usuarios GARANTIZAR LA VIABILIDAD FINANCIERA Asegurar la disponibilidad de Ingresos mediante gestión efectiva de recuperacion de los subsidios por la prestacion de AAA. Asegurar las herramientas necesarias para garantizar Ingresos mediante gestión efectiva de recuperacion de caretra por la prestacion de AAA. Contactar a los Alcaldes de los 13 Municipios operados, con el fin de lograr acuerdos de pago Crear la dependencia de recuperación de cartera Dirección Financiera Dirección Financiera Tesoreria. Tesoreria. 01-feb dic Mensual Reuniones realizadas con los Alcaldes / Reuniones programadas. 01-feb mar-13 1 Numérico Dependencia Creada

4 Brindar información a las diferentes areas con el fin de generar valor organizacional en la oportuna toma de decisiones. Informar oportunamente los resultados presupuestales en cuanto a la ejecución y saldos por ejecutar para la determinacion de nuevos compromisos. Direccion Financieria 10-abr dic-13 4 Numérico Trimestral Informes realizados/informes programados PROMOVER LA SOSTENIBILIDAD, RENTABILIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA EN TODOS LOS PROCESOS FINANCIEROS Mantener un control permanente en la ejecución presupuestal y contable de Empresa. Implementacion del PAC,, Tesorera,. Tesoreria 01-ene dic-13 4 Numérico Trimestral Informes realizados/informes programados. Brindar información a las diferentes areas con el fin de generar valor organizacional en la oportuna toma de decisiones. Informar oportunamente los resultados de los Estados Financieros, para la toma de decisisones de la alta.. Contabilidad - Contabilidad 01-abr dic-13 4 Numérico Trimestral Informes Financieros realizados/informes Financieros programados Reposición del 100% de los computadores (PC y portátiles) de los equipos obsoletos y depreciados contablemente a Diciembre 31 de 2013, incluido el Software, 01-feb ago-13 Numérico Mensual PC adquiridos/pc obsoletos PC adquiridos/pc totales de la empresa MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DEQUIPOS DE COMPUTO Renovar, mantener, adecuar, actualizar y usar la infraestructura tecnológica. Dotar a las oficinas administartivas de los trece (13) municipios con Equipos de computo, impresoras a Diciembre 31 de feb sep-13 Numérico Mensual Equipos adquiridos/equipos solicitados Dotar tres (3) servidores para la base de datos, interne y copias de seguridad 01-feb sep-13 3 Numérico Mensual Equipos adquiridos/equipos solicitados Adecuar e instalar el cableado estructurado faltante. Cubrir el 100% del cableado en todas las Dependencias 01-mar abr-13 % Mensual # puntos de red nuevos / #puntos de red solicitados INTERNET Mejorar la conectividad en los trece (13) municipios Alcanzar una conectividad escalable en las cabeceras municipales del departamento. 01-mar oct % Mensual (Número de municipios beneficiados/total municipios del Departamento)*100%

5 PAGINA WEB Implementar un nuevo esquema de página web que se ajuste a los requerimientos de la y y Estadística, Prensa y contratación, y que permita interactuar y dar información a la Tener implementada a Diciembre 31 de 2010, la página 01-mar dic-13 1 Numérico Trimestral SI / NO Sistema integrado de Videoconferencia para cada operador de municipio Tener implementado el servicio integrado de videoconferencia con cada operador de municipio con la gerencia Coordinadores de Municipios, Director de, y 01-abr jun-13 1 Trimestral SI / NO Seguimiento a solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias Elaboración de un Software y de herramientas que permitan mejorar el tiempo de respuesta en peticiones, quejas y reclamos en un 80% 01-ene mar-12 1 Numérico Mensual Número de solicitudes contestadas/numero de radicados SOFTWARE Seguimiento a los proceso judiciales y de contratación Elaborar una herramienta que controle, analice, organice y lleve el historial de los contratos y proceso jurídico en un 100% sistemas, Secretaria General, y Jurídica 01-feb jun-13 1 Mensual SI / NO Seguimientos a los procedimientos del Sistema de Gestión Integral - SGI para realizar auditoria y seguimiento y guardar historial de información. Adquirir, implementar, configurar el software administrativo de normas MECI 1000 y NTCGP ene abr-13 1 Mensual SI / NO Cero papel Implementar la estrategia 0 papel en todos los tramites externos en un 60% 01-mar dic-13 1 Mensual SI / NO COMUNICACIONES Cero papel Implementar la estrategia 0 papel en todas las comunicaciones internas 01-mar dic-13 1 Mensual SI / NO

6 PROGRAMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL RIESGO Propender porque en la entidad se minimicen los riesgos Apoyo a la implementación de la metodología de la Administración del riesgo a los diferentes procesos. Realizar seguimiento semestral a la Politica de Administración del riesgo establecida por EDESA S.A. Jefe Control Funcionarios 01-mar dic-13 1 Numérico Mensual 01-abr dic-13 2 Numérico Semestral Metodología adoptada/metodología elaborada Informe de Seguimiento semestral realizado al Plan de Manejo del Riesgo/ Informe de seguimiento bimestral programado al Plan de Manejo del Riesgo Brindar orientación técnica con el fin de generar valor organizacional en la oportuna de decisiones. Acompañar y Asesorar a los municipios operados y Oficinas en el fortalecimiento del y Gestión de Calidad en los diferentes procesos. 01-mar dic-13 4 Numérico Trimestral Reuniones de trabajo realizadas/reuniones de trabajo Programadas ACOMPAÑAMIENTO Y ASESORÍA Identificar las necesidades y plantear soluciones que conlleven al mejoramiento del y Gestión de Calidad Realizar seguimiento trimestral al Cumplimiento de Metas del Plan de Acción de la Control de Gestión. Coordinación de Control 01-abr dic-13 4 Numérico Trimestral Informe trimestral de seguimiento realizado al cumplimiento de metas del Plan Desarrollo / Informe mensual de seguimiento programado al cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo Identificar las necesidades y plantear soluciones que Evaluación de procesos conlleven al específicos solicitados por el mejoramiento del Superior Jerarquico. y Gestión de Calidad 01-feb dic Numérico Mensual Informe de seguimiento mensual realizado/informe de seguimiento mensual programado FOMENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL Contribuir al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional Realizar Jornadas para fomentar la Cultura del Autocontrol dentro de las areas Jefe 02-mar dic-13 4 Numérico Trimestral Jornada de fomento de la cultura del autocontrol realizada/jornada de fomento de la cultura del autocontrol programada EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Verificar que las areas o procesos den cumplimiento a la normatividad y a los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad Ejecutar el plan de auditorias programadas en la vigencia Jefe 2013, con el fin de evaluar los diferentes procesos 02-mar dic-13 1 Numérico Anual Plan Anual de Auditoría Interna ejecutado/plan Anual de Auditoría Interna aprobado.

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