SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE CONTROL INTERNO ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD

Transcripción

1 , FINANCIERA Y Página 1 de 8 La EIS CÚCUTA S.A E.S.P. de cnfrmidad cn el artícul 2 de la Escritura Pública N del 19 de diciembre de la Ntaría 3 a del Círcul de Cúcuta, que cntiene sus estatuts, tiene pr naturaleza jurídica ser una sciedad pr accines cnstituida cm una Empresa de Servicis Públics del rden municipal, cnfrme a las dispsicines de la Ley 142 de 1994 y ejerce sus actividades dentr del ámbit del derech privad cm empresari mercantil. Así mism, el artícul 8 de sus estatuts, indica que la cnfrmación del capital scial de la EIS CÚCUTA S.A E.S.P. es 100% públic, pues participan en su capital entidades públicas del rden Municipal, cm l sn, el Municipi de Cúcuta, el Institut Municipal para la Recreación y el Deprte, Área Metrplitana de Cúcuta, Central de Transprtes "Estación Cúcuta" y Metr vivienda. De l establecid en el artícul 8 de ls estatuts de la empresa y de la definición cntenida en el artícul 14.5 de la ley 142 de 1994, se deduce que la EIS CÚCUTA S.A E.S.P. es una empresa ficial de Servicis Públics Dmiciliaris del rden municipal y cm tal, se rige pr las nrmas establecidas en la Ley 142 de Así las csas, la EIS CÚCUTA S.A E.S.P. pr ser su naturaleza jurídica la de una empresa ficial de servicis públics dmiciliaris del rden municipal, perteneciente al sectr descentralizad pr servicis del Municipi de San Jsé de Cúcuta, es una entidad estatal municipal, cuy régimen de acts y cntrats se rigen pr l indicad en ls artículs 31 y 32 de la Ley 142 de El artícul 13 de la Ley 1150 de 2007 rdena a las entidades estatales que pr dispsición legal cuenten cn un régimen cntractual excepcinal al del Estatut General de Cntratación de la Administración Pública, aplicar el desarrll de su actividad cntractual, acrde cn su régimen legal especial, ls principis de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan ls artículs 209 y 267 de la Cnstitución Plítica, respectivamente según sea el cas y estarán smetidas al régimen de inhabilidades e incmpatibilidades previst legalmente para la cntratación estatal, mandat que se extiende a empresas ficiales, municipis y demás entes territriales que presten directamente servicis públics. En este rden de ideas, se cncluye que en el cas particular de la EIS CÚCUTA S.A E.S.P., su régimen de cntratación se rige pr el Derech Privad -salv las excepcines previstas en la Ley-, sin embarg, tiene la bligación de bservar ls principis de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan ls artículs 209 y 267 de la Cnstitución Plítica, además se encuentra smetida al. Régimen de inhabilidades e incmpatibilidades previst legalmente para la cntratación estatal y tiene la bligación de garantizar ls principis de igualdad, mralidad, eficacia, ecnmía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre trs.

2 , FINANCIERA Y Página 2 de 8 DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD DEL SERVICIO La Entidad cuenta desde hace varis añs cn el Sftware TNS- SISTEMA cn ls siguientes móduls: CONTABILIDAD, PRESUPUESTO, TESORERÍA, NOMINA, FACTURACIÓN E INVENTARIOS, CARTERA Y CUENTAS POR PAGAR, sprtand su actividad administrativa, cntable y de gestión en este sistema integrad. La Ley 1314 del añ 2009, exige a la Entidad implementar y adptar las Nrmas Internacinales de Infrmación Financiera NIIF-, entendidas estas cm nrmas referentes a cntabilidad e infrmación financiera, que crrespnde al sistema cmpuest pr pstulads, principis, limitacines, cncepts, nrmas técnicas generales, nrmas técnicas específicas, nrmas técnicas especiales, nrmas técnicas sbre revelacines, nrmas técnicas sbre registrs y librs, interpretacines y guías, que permiten identificar, medir, clasificar, recncer, interpretar, analizar, evaluar e infrmar las peracines ecnómicas de un ente, de frma clara y cmpleta, relevante, digna de crédit y cmparable, cn el fin de frecer Estads Financiers que cntengan infrmación cmparable, transparente y de alta calidad. Cn el bjetiv de dar cumplimient a la ley 1314 de 2009, la Cntaduría General de la Nación estableció el marc nrmativ de cntabilidad para las empresas públicas que n ctizan en el mercad de valres y que n captan ni administran ahrrs del públic, adptándse de esta manera las NISCP Nrmas Internacinales de Cntabilidad para el Sectr Public, aplicable a la EIS CÚCUTA SA E.S.P. De cnfrmidad cn l anterir y teniend en cuenta que la implementación y adpción de las NICSP, cnlleva un cambi en el Registr de la Infrmación Cntable y en la preparación y revelación de ls Estads financiers, se requiere la actualización del sftware Cntable de frma tal que cumpla cn las especificacines técnicas requeridas para dar cumplimient a las directrices establecidas pr las autridades cmpetentes en el prces de implementación, así cm permitir el registr de la cntabilidad baj el marc nrmativ del Plan General de Cntabilidad Pública y paralelamente el marc nrmativ baj NICSP dentr de la misma base de dats. La adaptación del Sftware TNS, debe ser de cnfrmidad cn la nrmatividad vigente y aplicable a la Entidad en materia de NIIF, cn las siguientes mejras pr mdul: ADMINISTRACIÓN: - Actualización de Events CGR para ESE - Actualización de events SIA - Reprte de permiss de usuaris - Permiss para editar sald de libr en Cnciliación Bancaria - Opción maneja centr de csts en cuentas de balance y mstrar el CC en el detalle del cmprbante para estas cuentas. CONTABILIDAD: - Creación de plan cuentas SUI - Incluir filtr de dcument (detalle) en ls reprtes, balances de cmprbación y el libr auxiliar y mvimients de un tercer.

3 , FINANCIERA Y Página 3 de 8 - En herramientas imprtar Dats TNS crear check cncepts DIAN - Generar reprte SUI de centr de csts - En plan cuentas incluir camp hmlg CGN - Frmat de Exógena independientes pr Herramientas- Archiv Plan infrmación Exógena. PRESUPUESTO - Reprte en Excel planilla de Registr - Reprte de traslad generarl a Excel - Opción para cpiar recncimients. Ingress recncimients - El reprte Egress Ejecución de Egress Ejecución Acumulada nuev camp aplazamient y liberación - Opción en cnfiguración generales, pder generar desde el CE a cntabilidad al camp Objet TESORERÍA - En el reprte imprimir-cncepts retencines pr cncept en la pción que se habilita cn el check sl cncepts tip retención cuand seleccina trs cn base n excluya tercers DIAN ni tercers ICA. - En ingress cpiar rang de Cmprbantes de Ingres, permitir mdificar el cncept. ALMACÉN - En el reprte de relación de csts de cnsum clcar pción agrupar pr servicis. - Crear camp segund serial, al imprimir las cmpras cn detalle de seriales - Reprte plan de cmpras presupuestad, incluir agrupamient pr grups de artículs incluyend unidad de medida, rubr y la mdalidad y pder generarl en Excel y reprte de frma hrizntal. - Imprimir etiquetas pr rang - Reprte de cmpras ejecutand ls siguientes camps, entre trs: Nivel de agrupamient pr rubr presupuestad Camp rubr mdalidad unidad Camp valres unitari y ttal Agrupad pr grup de artículs Pder Emigrar a Excel ACTIVOS FIJOS - N permitir reversar mvimients en activs fijs si el cmprbante está asentad en cntabilidad. - En la entrada tip de dtación genere causación cntable - Camp de entrada en dnación al grup cntable - Opción imprimir inventari pr respnsable al chequear mstrar tds, n mstrar ls de baja.

4 , FINANCIERA Y Página 4 de 8 - En el cambi de respnsable pder seleccinar ubicación - Manej de áreas administrativas y áreas multinivel en activs fijs - En la tabla de bienes permitir filtrar pr serial, nmbre, respnsable - Actualización events FUT de activs fijs - Pr l anterir, la suscrita Jefe de la Oficina Administrativa, Financiera y Cmercial de la Empresa de Acueduct y Alcantarillad de Cúcuta SA ESP, EIS CÚCUTA SA ESP, en us de sus facultades legales, deja cnstancia pr medi del presente estudi de la- cnveniencia, la necesidad y prtunidad de desarrllar el siguiente prces cntractual. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA SATISFACCIÓN DE LA NECESIDAD OBJETO: PRESTAR SUS SERVICIOS PARA EL DESARROLLO DE LAS SIGUIENTES ACTIVIDADES: 1. ACTUALIZAR LOS MÓDULOS DEL SOFTWARE TNS: CONTABILIDAD, PRESUPUESTO, TESORERÍA, NOMINA, FACTURACIÓN, INVENTARIOS, CARTERA Y CUENTAS POR PAGAR., ADAPTADOS A LA VERSIÓN OFICIAL 2015 EN CUMPLIMIENTO CON LAS NIIF 2. SUMINISTRAR LOS MÓDULOS DE ALMACÉN Y ACTIVOS FIJOS ADAPTADOS A LA VERSIÓN OFICIAL 2015 EN CUMPLIMIENTO CON LAS NIIF. 3. ASESORAR Y DAR SOPORTE TÉCNICO PARA TODOS LOS MÓDULOS POR UN TOTAL DE 57 HORAS. 4. ASESORAR POR CONEXIÓN REMOTO TEAM VIEWER, DE CONFORMIDAD CON LOS REQUERIMIENTOS DE LA ENTIDAD POR UN TOTAL DE 8 HORAS. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS 1. Instalar las mejras ya desarrlladas en el sftware, manteniéndlas al día. 2. Entregar en medi magnétic el manual de peración y la licencia de us. 3. Ajustar el sftware sbre la versión adquirida de acuerd a ls cambis y ajustes requerids pr la nrmatividad vigente. 4. Asesrar a ls funcinaris de la Entidad para la cnfiguración del sistema, administración y peración de sftware. 5. Instalar y capacitar en el manej del prgrama, seguimient, migración de tablas básicas y cnfiguración de frmats tales cm: Cmprbantes de Egres, Etc. 6. Brindar sprte telefónic en Hrari de Oficina. 7. Brindar sprte WEB a través del chat en Línea LiveZilla. 8. Asesrar pr cnexión remta a través de Internet vía TeamViewer. 9. Revisar y mantener la base de dats vía Internet. 10. Ofrecer el servici de reinstalación del Sftware. 11. Clabrar cn la EMPRESA en l que sea necesari para que el bjet del cntrat se cumpla y que éste sea de la mejr calidad. 12. Acatar las bservacines que durante el desarrll del cntrat se le impartan, y de manera general brar cn lealtad y buena fe en las distintas etapas cntractuales, evitand dilacines y entrabamients que pudieran presentarse. 13. Atender de manera inmediata las slicitudes y bservacines requeridas durante el desarrll del bjet cntractual. 14. N acceder a peticines amenazas de quienes actúen pr fuera de la Ley cn el fin de bligarl a hacer u mitir algún act hech. Cuand se presenten tales peticines amenazas, deberá infrmar inmediatamente de su currencia a LA EMPRESA y a las

5 , FINANCIERA Y Página 5 de 8 demás autridades cmpetentes para que ells adpten las medidas crrectivas que fueren necesarias. 15. Cumplir cada un de ls frecimients prpuests en su ferta, la cual frma parte integral del cntrat. 16. Dar cumplimient a la Ley 100 de 1993 y el artícul 50 de la Ley 789 de 2002, y demás nrmas cncrdantes, efectuand el pag prtun de sus bligacines frente al sistema de seguridad scial integral (salud-pensión-arp). 17. Presentar ls infrmes crrespndientes acreditand para el pag encntrarse a paz y salv cn sus bligacines de seguridad scial de cnfrmidad cn la Ley. 18. Respnder civil y penalmente tant pr el incumplimient de las bligacines derivadas del presente cntrat, cm pr ls hechs u misines que le fueren imputables y que causen dañ perjuici a la Entidad de acuerd cn el artícul 52 de la Ley 80 de Actuar de tal md que pr causas imputables a él n sbrevenga una mayr nersidad en el cumplimient de las bligacines a carg de LA EMPRESA. 20. Entregar al finalizar la ejecución del cntrat, tds ls dcuments que hubiese elabrad cn casión de la ejecución del bjet del mism. 21. Ls demás asunts que le sean asignads pr el Gerente y que estén relacinads cn el bjet del cntrat, tendientes a garantizar la ejecución idónea del bjet cntratad. TIPO DE CONTRATO: Cntrat de Prestación de Servicis DURACIÓN: 8 meses en l relativ a la actualización y 1 añ en l relacinad cn la garantía de actualización tecnlógica, tiemp este que será cntad a partir del cumplimient de ls requisits de ejecución del cntrat. LUGAR DE EJECUCIÓN: Será el municipi de Cúcuta (Nrte de Santander). SOPORTE TÉCNICO Y ECONÓMICO DEL VALOR: El presupuest ficial del cntrat a celebrar es la suma de DIEZ MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL M/CTE. ($ ) IVA incluid. LA EMPRESA pagará al CONTRATISTA, en frma fraccinada, 1. Un primer pag pr la suma de CINCO MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y OCHO MIL PESOS M/CTE. ($ ) IVA incluid al suministr y crrecta actualización de ls móduls, presentación de sprtes de pag a Seguridad Scial Integral, certificación de cumplimient suscrita pr el supervisr del cntrat. 2. Segund pag pr la suma de DOS MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL PESOS M/CTE. ($ ) IVA incluid, a ls cuatr meses de iniciad el cntrat, previa presentación del infrme de actividades desarrllads durante el perid vencid, presentación de aprtes a Seguridad Scial, certificación de cumplimient suscrita pr el supervisr del cntrat al finalizar el cntrat y, 3. Un tercer y últim pag pr la suma DOS MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL PESOS M/CTE. ($ ) IVA incluid, al finalizar el cntrat, previa presentación del infrme de actividades desarrllads durante el perid vencid, presentación de aprtes a Seguridad Scial, certificación de cumplimient suscrita pr el supervisr del cntrat, y acta de liquidación suscrita cn el Supervisr y el Gerente de la Entidad. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: El cntrat bjet de la presente necesidad se cancelará cn carg al rubr CONTRATACIÓN DE SERVICIOS de la vigencia fiscal del 2015.

6 , FINANCIERA Y Página 6 de 8 GARANTÍA: De cnfrmidad cn el artícul 30 del Manual de Cntratación de LA EMPRESA y cn el fin de amparar ls perjuicis de naturaleza cntractual extracntractual, derivads del incumplimient del cntrat resultante, cm requisit para la legalización, el cntratista deberá cnstituir garantía única que pdrá cnsistir en: Póliza expedida pr una cmpañía de segurs legalmente establecida en Clmbia, cuya póliza matriz esté debidamente aprbada pr la Superintendencia Financiera; fiducia mercantil en garantía; garantía bancaria a primer requerimient; ends en garantía de títuls valres depósit de diner en garantía cn ls siguientes ampars: a) Cumplimient del Cntrat: Para garantizar el cumplimient general del cntrat; será equivalente al veinte pr cient (20%) del valr ttal del cntrat y su vigencia será pr el términ de duración del mism y cuatr (4) meses más, cntads a partir del perfeccinamient del cntrat. b) calidad del servici: Para garantizar la calidad del Servici, será equivalente al veinte pr cient (20%) del valr del cntrat y su vigencia será pr el términ de duración del mism y cuatr (4) meses más, cntads a partir del perfeccinamient del cntrat. c) Calidad y Crrect Funcinamient de ls Bienes y Equips Suministrads: equivalente al veinte pr cient (20%) del valr ttal del cntrat y su vigencia será pr el términ de duración del mism y durante un (1) añ más, cntads a partir de su expedición. SUPERVISIÓN: La Supervisión del Cntrat a suscribir será ejercida pr quien cumpla las funcines de Jefe Administrativa, Financiera y cmercial de la Entidad, quien deberá certificar la crrecta ejecución del mism y prceder a su liquidación cnfrme a la Ley. Asimism deberá: 1. Clabrar cn el CONTRATISTA cn miras a la crrecta ejecución del presente cntrat. 2. Exigir el cumplimient del cntrat en tdas y cada una de sus partes. 3. Practicar permanente vigilancia a ls trabajs cntratads. 4. Aceptar rechazar ls infrmes que presente el CONTRATISTA. 5. Ordenar que se rehagan ls trabajs e infrmes deficientes, en cas que ls haya. 6. Vigilar el cumplimient de las bligacines del cntratista cntempladas en la Ley 100 de 1993 y el artícul 50 de la Ley 789 de 2002, y demás nrmas cncrdantes, frente al sistema de seguridad scial integral y parafiscales, en cumplimient de l dispuest en el parágraf del artícul 23 de la Ley 1150 de 2007, para la firma del acta de inici del cntrat, así cm para cada pag que se le vaya a efectuar. 7. Tdas las demás atribucines que crrespndan según el cntrat y sus anexs a LA EMPRESA. 8. Revisar y suscribir las actas derivadas de la ejecución del cntrat así cm la respectiva acta de liquidación. PARÁGRAFO: Ninguna bservación de quien ejerce el cntrl y la vigilancia pdrá darse verbalmente. Es bligatri para quien ejerce el cntrl y la vigilancia entregar pr escrit sus bservacines sugerencias y ellas deben enmarcarse dentr de ls términs del respectiv cntrat. EL CONTRATISTA deberá cumplir inmediatamente cualquier bservación que dicte cntrl y vigilancia, sin embarg, si el CONTRATISTA cnsidera que alguna de las exigencias está fuera de l estipulad en el cntrat, si cnsidera injusta una bservación de cntrl y vigilancia, deberá manifestar su

7 , FINANCIERA Y Página 7 de 8 incnfrmidad pr escrit al CONTRATANTE dentr de ls ds (2) días calendari siguientes al recib de la misma, señaland claramente y en detalle sbre las que sprta su reclamación. Si el CONTRATISTA n hace us de este términ, las sugerencias decisines de cntrl y vigilancia se cnsideran cm definitivas. OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACIÓN: Teniend en cuenta las cnsideracines anterires se estima prtun y cnveniente desarrllar el presente prces de cntratación, dejand cnstancia que el prces se desarrllará en frma directa cn bservancia de las facultades trgadas pr la Ley 142 de 1994, ls Estatuts Sciales de la Entidad y Manual intern de cntratación. SOPORTES DE LA ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES: La EIS CÚCUTA SA ESP, cnsidera que en el desarrll del bjet del presente estudi se pueden suscitar ls siguientes riesgs previsibles: Riesg Legislativ: en el cntrat prpuest está representad pr ls cambis que pueda prducirse en la legislación, cm pr ejempl en materia impsitiva, en general, en ls temas que sean cmpetencia de la Ley. Será asumid pr el cntratista. De fuerza mayr: events fuera del cntrl de las partes, que impiden cntinuar cn la ejecución del cntrat tempral definitivamente. En cas de cncurrencia, las bligacines afectadas se suspenderán hasta que se pueda reanudar el cntrat, en cas de persistir y hacer impsible su cntinuación, se dará pr terminad el cntrat. N habrá lugar a reclamacines, ni recncimients de una parte a la tra, pr la impsibilidad del cumplimient de sus bligacines. Ls events temprales de fuerza mayr que causen demras pueden reslverse siempre que las partes acuerden quien asume ls csts. Riesgs de Operación: cmprende las dificultades que se presenten en la ejecución de las actividades definidas en el cntrat pr causas ajenas a la EIS CÚCUTA SA ESP, así cm en ls efects relacinads cn las variacines de ls precis del mercad, en el n cumplimient de ls parámetrs de desempeñ; en ls csts de peración. Será asumid pr el cntratista. Riegs tributaris: las variacines en la legislación tributaria, la creación de nuevs impuests, la supresión mdificación de ls existentes, y en general cualquier event que mdifique las cndicines tributarias existentes al mments de la presentación de la prpuesta. Será asumid pr el cntratista. Rieg labral: ls riegs asciads cn las variacines de la legislación labral y ls que pesan sbre ls trabajadres pr el desarrll del cntrat. Será asumid pr el cntratista.

8 , FINANCIERA Y Página 8 de 8 San Jsé de Cúcuta, 07 de Abril de (Nta: Original Firmad) FRANCY CALDERÓN BONILLA Jefe administrativ, financier y cmercial. EIS CÚCUTA SA ESP Revisó: Jsé Luis Santafé Villamizar Jefe Oficina Jurídica Breydis Andreina Valcárcel Cntadra