GESTIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDORES

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Salvador Macías Ojeda
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GESTIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDORES CONTROL DE CAMBIOS ESTADO DE REVISIÓN/MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Nºedición Fecha Naturaleza de la Revisión 00 01/09/2014 Edición inicial 01 23/12/2014 02 22/06/2015

1 GESTIÓN DE COMPRAS Y PROVEEDORES CONTROL DE CAMBIOS ESTADO DE REVISIÓN/MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Nºedición Fecha Naturaleza de la Revisión 00 01/09/2014 Edición inicial 01 23/12/ /06/ /10/ Se modifica la sistemática de verificación de los servicios El listado de compras se extrae en un informe de Salesforce con los gastos introducidos. También listado proveedores Cambio logotipo ELABORADO Responsable de Calidad REVISADO Responsable de Calidad APROBADO Dirección Firmado: Laura Maseda Fecha: 23/12/2014 Firmado: Laura Maseda Fecha: 09/10/2015 Firmado: Rafael Martínez Fecha: 23/12/2014

/12/2014 02 22/06/2015 03 09/10/2015 5.2. Se modifica la sistemática de verificación de los servicios El listado de compras se extrae en un informe de Salesforce con los gastos introducidos.

2 ÍNDICE 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES Y ACCESO DESARROLLO GESTION DE COMPRAS VERIFICACIÓN DE RECEPCION O PRESTACIÓN DEL SERVICIO EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE SUMINISTROS Y SERVICIOS EVALUACIÓN CONTINUADA DE LOS PROVEEDORES REGISTROS... 6 Página 2

VERIFICACIÓN DE RECEPCION O PRESTACIÓN DEL SERVICIO... 4 5.3.

3 1. OBJETO Describir la sistemática que sigue SAMELAN para la adecuada gestión, verificación de compras, homologación, evaluación y revaluación de proveedores de suministros y servicios (en adelante, proveedores). 2. ALCANCE A todas las compras y proveedores tanto de producto y/o servicios que afecten a la calidad de servicio de SAMELAN. 3. REFERENCIAS ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad-Requisitos. Manualde Calidad. 4. RESPONSABILIDADES Y ACCESO PROPIETARIO DEL PROCESO Aprobar a los proveedores Calificar a los proveedores de servicio, de productos y equipos Gestionar y controlar el Listado de Compras y Proveedores. Realizar las compras y subcontrataciones Verificar los productos/servicios RESPONSABLE DE ADMINISTRACIÓN Dirección Responsable de Administración Responsable de Administración Responsable de Administración Responsable del Área correspondiente Este documento está disponible para todo el personal a través de: 5. DESARROLLO 5.1. GESTION DE COMPRAS Las compras convencionales son realizadas por los responsables en función de las necesidades. En caso de que se hagan vía telefónica o in situ serán registradas por la responsable de Administración en el CRM Salesforce en el área de Gastos, pudiéndose extraer un informe de compras en cualquier momento. Página 3

REFERENCIAS ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad-Requisitos. Manualde Calidad. 4.

4 Los Servicios subcontratados de naturaleza técnica como parte de realización de un servicio cuentan con un contrato de prestación de servicios VERIFICACIÓN DE RECEPCION O PRESTACIÓN DEL SERVICIO En el caso de las Compras convencionales una vez recepcionado el suministro, o realizado el servicio contratado el responsable de la recepción de la contratación comprobará que el contenido o prestación del servicio coincide con las especificaciones del servicio solicitado. Si todo es conforme dará el ok en el Listado de Compras. En el caso de que una recepción no cumpla con las expectativas de SAMELAN y dependiendo de la gravedad del error o su recurrencia, el responsable de Calidad decidirá si el proveedor es objeto de una incidencia que quedará registrada en el CRM en la ficha del proveedor en el campo de actividades con el nombre de Reclamación. En el caso de los servicios técnicos, la verificación y validación de conformidad se realizará mediante un OK por parte del responsable de la subcontratación Si todo es conforme dará el ok en el apartado habilitado específicamente para ello en el CRM. En el caso de que una subcontratación no cumpla con las expectativas de SAMELAN, el proveedor será objeto de un estudio por parte del Responsable de Calidad que pudiera derivar de una No Conformidad documentada y si el caso lo requiere de una Acción Correctiva EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE SUMINISTROS Y SERVICIOS Todos los proveedores son homologados para ofrecer el suministro o servicio a SAMELAN, por parte de la Dirección. Se distinguen dos tipos de proveedores: Proveedor histórico (HI): suministra o presta sus servicios con anterioridad al establecimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Es directamente incluido en el programa de gestión. Proveedor nuevo, cuyo sistema de homologación pueden ser: Certificación del Sistema de Calidad por Entidad de Certificación acreditada. (SC) Página 4

la contratación comprobará que el contenido o prestación del servicio coincide con las especificaciones del servicio solicitado. Si todo es conforme dará el ok en el Listado de Compras.

5 Entidad reconocida en el mercado. (ER) Periodo de prueba de 3 mes o servicio/proyecto en el cual el Responsable de Administración avaluará y determinará su capacidad técnica y calidad. Para ello tendrá en cuenta los medios técnicos y humanos del proveedor, y los datos sobre el mismo y sobre todo la conformidad del producto o servicio prestado. (PP) mientras esté en periodo de prueba y (HO) cuando se homologue pasado el periodo de prueba. Los proveedores homologados por SAMELAN se encuentran en el programa de gestión. En el caso de las subcontrataciones, en caso de subcontratar recursos a una empresa, ésta estará dada de alta como proveedor siguiendo los criterios anteriormente citados y el recurso que se nos suministra estará dado de alta como recurso de SAMELAN quedando constancia de que se trata de una subcontratación. Si la subcontratación es a un autónomo, éste estará dado de alta como proveedor con los criterios indicados y como recurso externo de la empresa EVALUACIÓN CONTINUADA DE LOS PROVEEDORES El Responsable de Calidad efectúa un seguimiento anual, teniendo en cuenta las incidencias abiertas en el CRM. Será objeto de un estudio exhaustivo un proveedor en los siguientes casos: Proveedores de Servicios y Subcontrataciones: nº servicios/subcontrataciones con incidencias X 100 >20% Proveedores de Suministros: nº pedidos con incidencias X 100 >20% Se entiende como incidencia incumplimiento de plazos, y defectos en la entrega y/o prestación de servicio. Página 5

(PP) mientras esté en periodo de prueba y (HO) cuando se homologue pasado el periodo de prueba. Los proveedores homologados por SAMELAN se encuentran en el programa de gestión.

6 6. REGISTROS REG-10-AA. Listado de Compras y Subcontrataciones. Informe Salesforce Compras Página 6

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