Introducción al. DIPLOMA INTERNACIONAL en Gestión de Compras y de la Cadena de Suministro

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1 International Trade Centre UNCTAD/W Introducción al c o mp eti tvi dad Co mp ran do DIPLOMA INTERNACIONAL en Gestión de Compras y de la Cadena de Suministro Basado en el Sistema Modular de Formación del ITC Por más información: Cámara Nacional de Comercio y Servicios del Uruguay Anabella Consentino Costa Tel Fax: Web: Hwww.cncs.com.uyH Rincón 454 P.2 C.P Montevideo - Uruguay 1

2 Sistema Modular de Formación del ITC (SMF) Diploma en Gestión de Compras y de la Cadena de Suministros Comprando Competitividad Qué es el SMF? Para quién es? Qué contiene? Cómo se usa? Cómo puede beneficiarse? Acerca del ITC Un paquete práctico, continuamente actualizado y apoyado que puede ayudarle a hacer más efectiva la gestión de compras internacionales y de la cadena de aprovisionamientos para que llegue a ser un factor clave para la competitividad y el éxito de su empresa. Para gerentes y personal responsable, actual y futuro, de la gestión de compras y cadena de aprovisionamientos particularmente en las empresas del sector privado. Mediante sus 12 Módulos esenciales, el SMF cubre todas las etapas en el proceso de gestión de compras y aprovisionamientos. Una breve descripción de cada módulo se da a partir de la segunda página. El SMF incluye también una variedad de módulos suplementarios cubriendo tópicos tales como compras para PYMES, adquisiciones ecológicas, compras electrónicas (epurchasing) y otros temas que atraviesan el proceso de gestión de las compras y la cadena de aprovisionamiento. El SMF es utilizado exclusivamente por instituciones altamente calificadas asociadas al ITC, incluidas las asociaciones de compras y aprovisionamientos, institutos de capacitación, organizaciones del sector empresarial y otros. Estas instituciones han expresado su compromiso de formar en gestión de compras internacionales y cadena de aprovisionamientos a las comunidades empresariales en sus países, ofreciéndoles una práctica, amigable y única aproximación al SMF. Sus formadores han recibido guía y capacitación por parte del ITC acerca de cómo utilizar el SMF en sus programas de formación. Adicionalmente a la alta calidad de la formación basada en el SMF, una vez haya completado el ciclo de módulos requerido - junto con un proyecto basado en la aplicación práctica del conocimiento y habilidades que Usted haya ganado Usted calificará como candidato para el Diploma en gestión de compras y de la cadena de aprovisionamiento. Este nuevo diploma es reconocido por el ITC así como también por las instituciones participantes alrededor del mundo. El ITC, dentro del sistema de las Naciones Unidas, es la institución encargada de proveer cooperación técnica a países en desarrollo y a economías en transición en el área de promoción y desarrollo del comercio internacional. El ITC ha desarrollado - en colaboración con otras organizaciones asociadas como parte de sus esfuerzos para proveer a instituciones locales con una herramienta efectiva para la formación con calidad en gestión de compras internacionales y cadena de aprovisionamiento. A quién contactar? Para obtener mayor información sobre las oportunidades de formación basadas en el SMF, por favor contactar; Cámara Nacional de Comercio y Servicios Lic.Anabella Cosentino,Tel:

3 Una descripción de los Módulos del SMF Módulo 1 Conocimiento del Entorno Corporativo Este Módulo pretende explicar el impacto del entorno corporativo en la función de compras y aprovisionamientos de una empresa, y muestra cómo esta función se interrelaciona con le resto de la organización. Módulo 2 Especificación Requerimientos y Plan de Suministros Este Módulo cubre cómo determinar y especificar todas las diferentes dimensiones de lo que la empresa necesita comprar. Da guías practicas y asesoría sobre el desarrollo de especificaciones de compra y de planeación de suministro en una empresa. También explica el papel de la función de compras y aprovisionamientos y muestra cómo incluirla en el proceso de la especificación y de la planeación del suministro varía dependiendo del tipo e importancia de la compra que será efectuada. Módulo 3 Análisis de Mercados de Suministro Este Módulo describe una metodología y varias herramientas prácticas que le permitirán analizar los mercados de suministro de una forma costo-beneficio. Se muestra cómo establecer prioridades para su análisis de los mercados de suministro teniendo en cuenta la situación de su compañía. También cubre cómo funcionan los mercados y sus características, y Usted será guiado a través de un proceso de evaluación de los riesgos y oportunidades de segmentos de mercado específicos. Módulo 4 Desarrollo de Estrategias de Suministro Este Módulo se enfoca en cómo desarrollar estrategias de suministro para cada una de las categorías de productos y servicios de su empresa. Desarrollo y uso de diferentes estrategias de suministro para diferentes clases de compras le ayudarán a usar su tiempo y esfuerzo donde es más necesario, y lograr los mejores resultados. Por ejemplo, una vez Usted haya recorrido el módulo, sabrá cuándo y para cuál tipo de compras desarrollar alianzas estratégicas con sus proveedores y cuándo es mejor una compra puntual (spot buy) o tener un contrato marco. Aproximaciones tales como acuerdos de riesgos compartidos (joint ventures) y provisión interna son también tratados. Módulo 5 Evaluación y Homologación de Proveedores Este Módulo se enfoca en cómo evaluar proveedores para el propósito de homologarlos como posibles socios para su empresa. Trabajar con los mejores proveedores posibles es esencial para su empresa, especialmente cuando está comprando insumos críticos para sus operaciones, o se involucra un alto riesgo de suministro o 3

4 costo. Saber cómo identificar tales proveedores y evaluar sus capacidades y grado de motivación para hacer negocios con su empresa establecerá una base firme para desarrollar relaciones productivas en el largo plazo. El módulo cubre temas relacionados con criterios a usar para la evaluación, y cómo localizar, filtrar y además investigar proveedores que parezcan ser los más apropiados. Usted seguirá una metodología para medir y evaluar proveedores potenciales con criterios que podrá ajustar, incluida la situación financiera. También entenderá temas claves para seguir y tener en cuenta una vez haya completado el registro de sus proveedores. Módulo 6 Obtención y Selección de Ofertas Este Módulo mostrará cómo obtener y seleccionar las mejores ofertas de los proveedores. Esta es quizás una de las dimensiones más importantes de compras. El módulo cubre temas tales como cuántos proveedores invitar a cotizar dependiendo del tipo de compra. También trata sobre cuál tipo de proceso aplicar en diferentes situaciones y qué tan formal necesita ser este proceso (p.ej., licitación formal o solicitud de cotización). El arte de evaluar las ofertas que Usted recibe está también explicado, y dos anexos separados tratan específicamente del proceso formal de licitación en más detalle. Módulo 7 Negociación Poder negociar los mejores acuerdos posibles con sus proveedores puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso. En este Módulo, Usted aprenderá cómo prepararse para eso, y a conducir una negociación de forma profesional. Usted verá cómo una negociación bien preparada puede incrementar sustancialmente sus posibilidades de éxito, cómo establecer objetivos y metas realistas y alcanzables, y cómo desarrollar una estrategia de negociación. El arte de preguntar, de escuchar activamente y el uso de tácticas y diferentes técnicas de persuasión son adicionalmente explorados. Al trabajar Usted a través de este módulo, podrá comprobar que a diferencia de lo que muchos piensan buenas habilidades para negociar pueden ser desarrolladas y mejoradas y que no es algo con lo cual uno debe haber nacido. Módulo 8 Preparación de Contratos Este Módulo se enfoca en cómo ajustar el contrato en el proceso de compras y aprovisionamientos. Señala las principales obligaciones de comprador y vendedor, y describe todo el contexto bajo el cual un contrato está preparado. Un número específico de términos y condiciones son presentados para varias clases de relaciones contractuales que van desde la compra puntual (spot buy) hasta las asociaciones (partnerships) y acuerdos de riesgos compartidos (joint ventures). También cubre otros tópicos esenciales para la preparación del contrato, como Incoterms, legislación que aplica, incumplimiento contractual y cómo evitarlo, y la solución de disputas. 4

5 Módulo 9 Gestión del Contrato y de la Relación con Proveedores Una vez ha sido firmado un contrato, es importante asegurar su implementación efectiva y el éxito en el manejo de la relación con los proveedores. Este Módulo se enfoca en las principales formas para administrar un contrato, así como también en los roles y responsabilidades del equipo que gestiona el contrato. Cubre temas tales como el establecimiento del equipo administrador del contrato, las diferentes clases de información que deben incluirse en una planeación de gestión del contrato, principales indicadores del desempeño del contrato y cómo enfrentar los riesgos. También trata reuniones y reportes de revisión del contrato y también cómo tratar cambios y variaciones del contrato. La importancia de las buenas relaciones con el proveedor es enfatizada y recomendada indicando cómo manejar reclamos y resolver disputas. Las principales diferencias entre la administración de contratos operacionales y de proyectos son también señaladas. Métodos de pago, financiación y cómo manejar riesgos de fluctuación de moneda también se cubren. Módulo 10 Gestión Logística Internacional Este Módulo examina la gestión operativa y estratégica de la logística y el papel de los gerentes de logística en la mejora de la competitividad de una empresa. Explica los aspectos prácticos más importantes asociados con la gestión logística, incluidos: importación, distribución interna, labores de programación y ruteo, selección de socios de transporte, escogencia de equipos logísticos y embalaje, evaluación del desempeño de la logística y planeación de la implementación del mejoramiento en los procesos logísticos. A través de este Módulo, Usted verá cómo optimizar los niveles de desempeño logístico, evaluar oportunidades de reducir costos y minimizar errores, y lograr estándares internacionales de gestión logística en su cadena de suministro. Módulo 11 Gestión de Existencias y Almacenes Este Módulo examina la gestión operativa y estratégica de inventarios y el rol de la gestión de inventarios en el mejoramiento de la competitividad de una empresa. Cubre aspectos clave del diseño de almacenes y operaciones, pronóstico de necesidades de suministro, reducción de la variación de existencias, prácticas de evaluación de inventarios y construcción de un plan de acción para la administración de inventarios. La gestión eficiente de almacenes es esencial para reducir los requerimientos de capital de trabajo de una empresa. Este Módulo le mostrará cómo optimizar los niveles de inventario, evaluar oportunidades para reducir costos de posesión y de variación de suministros, lograr altos niveles de servicio a los clientes internos y externos, minimizar porcentaje de errores y lograr estándares internacionales de calidad y trazabilidad. 5

6 Módulo 12 Medición y Evaluación del Desempeño La medición y evaluación del desempeño es un área clave que no debe despreciarse, puesto que es la base del mejoramiento continuo. Este Módulo le dará recomendaciones prácticas acerca de qué medir y cómo evaluar el desempeño de compras y aprovisionamientos. Incluye varios ejemplos de mediciones específicas que usted debe usar o adaptar para lograr los requerimientos de su empresa. También revisa el proceso de evaluación de recolección, análisis e interpretación de los datos, y para comunicar y obtener retroalimentación de la evaluación del desempeño Módulo 13 Las compras y el medio ambiente Durante la última década, proteger el medio ambiente, asegurar la Producción más Limpia y apuntar al desarrollo sostenible han adquirido gran importancia y seguirán teniéndola, en particular desde el punto de vista de los negocios. Este módulo brinda una idea cabal de como las tendencias mundiales han resultado, entre otras cosas, en la reducción de recursos y la degradación del entorno. Ayuda también a desarrollar una conciencia de preocupación por el medio ambiente y a aplicar conceptos como producción más limpia y compras ecológicas. Brinda elementos convincentes sobre la importancia de preferir las compras ecológicas, sobre como ingresar en este área y cómo establecer alianzas estratégicas a este respecto. Incluye varios ejemplos prácticos y anexos que ilustran sobre cómo evaluar los efectos del ciclo de vida de un producto o proceso sobre el medio ambiente, sobre cómo aplicar la certificación ambiental y su vinculación con acuerdos internacionales de interés en la materia. Módulo 14 Compras Conjuntas Los esquemas de Compras Conjuntas pueden brindar beneficios significativos tanto para compradores como para proveedores. Este Módulo tiene pone especial énfasis en la potencialidad de la aplicación de la estrategia de compras conjuntas en PyMEs. Ilustra sobre cómo en equipo se puede preparar un esquema de compras conjuntas, cuáles son los criterios más adecuados para elegir la estructura de acuerdo a las necesidades de cada grupo, cómo iniciar y cómo gerenciar las operaciones de compra conjunta. La última parte del Módulo brinda puntos clave para administrar el desarrollo y crecimiento del esquema de grupo de compras y la evaluación de su desempeño. Finaliza con casos de estudio de la vida real. Módulo 15 Compras Electrónicas Este Módulo apunta a brindar una idea cabal sobre el concepto Compras Electrónicas y sobre cómo puede transformarse en una 6

7 herramienta valiosa para las organizaciones a la hora de realizar sus compras. El Módulo está estructurado como una guía práctica paso a paso. Brinda una visión general sobre los inicios de las compras electrónicas y cómo han adquirido gradualmente un papel cada vez más importante en la administración de la cadena de suministros, en un entorno de negocios cada vez más globalizado. Compara el enfoque de compras electrónicas y el enfoque tradicional. A su vez, desarrolla las principales herramientas de comercio electrónico incluyendo catálogos, plataformas virtuales de intercambio comercial, etc. Asimismo brinda una guía sobre cómo evaluar las necesidades, desarrollar una estrategia de compras electrónicas, seleccionar la mejor solución e implementarla. Módulo 16 CRM Este Módulo aproxima al usuario al concepto de CRM (administración de las relaciones con el cliente), su significado en el entorno moderno de los negocios y su impacto en el modo en que las empresas perciben sus clientes. Desarrolla un modelo marco de CRM: enfatiza en las 3 competencias más importantes del enfoque orientado a los clientes, requeridas para que sea una empresa CRM exitosa. Brinda lineamientos prácticos de aplicación inmediata en la empresa y consejos para la administración de los programas de CRM una vez implantados. Por más información: Cámara Nacional de Comercio y Servicios del Uruguay Anabella Consentino Costa Tel Fax: Web: Hwww.cncs.com.uyH Rincón 454 P.2 C.P Montevideo - Uruguay 7

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