Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. Procedimientos de control interno por la auditoría de estados financieros del ejercicio 2012

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1 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. Procedimientos de control interno por la auditoría de estados financieros del ejercicio 2012

2 Santiago, noviembre de 2012 Señor Presidente, Directores y Accionistas Econsult Administradora de Fondos de Inversión Presente De nuestra consideración: Surlatina Auditores Ltda. Nacional office A. Barros Errázuriz 1954, Piso 18 Santiago Chile T F E gtchile@gtchile.cl En la planeación y ejecución de nuestra auditoría de los estados financieros de Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. al 31 de diciembre de 2012 consideramos su estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre los estados financieros. Si el objetivo de esta revisión hubiese sido expresar una opinión sobre los sistemas de control interno, los procedimientos de evaluación habrían sido más extensos y específicos que los practicados. Por lo anterior, no se ha probado el cumplimiento y continuidad de todos los controles vigentes de Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. Las normas de auditoría generalmente aceptadas en Chile requieren informar los asuntos que están relacionados con deficiencias importantes en el diseño y operación de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y presentar información financiera concordante con las afirmaciones de la administración de Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. No hemos identificado deficiencias de esta naturaleza, sin embargo, en la evaluación efectuada con el propósito limitado descrito en el primer párrafo de este informe, notamos ciertos asuntos que creemos de interés poner en su conocimiento. Nuestra consideración de la estructura del control interno, no necesariamente cubre la totalidad de las debilidades eventualmente existentes en las áreas sujetas a revisión ni se indican aquellos numerosos procedimientos correctamente establecidos. Por todo lo anterior, el presente informe no debe interpretarse como una opinión sobre los sistemas de control interno de Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. tomados tanto particularmente como en su conjunto. Las observaciones y comentarios incluidos en este informe fueron previamente analizados con los responsables de cada área, con la finalidad de concordar en su validez y aplicabilidad, quienes incluyeron sus comentarios al pie de cada observación. El equipo de auditoría atenderá con agrado, cualquier requerimiento destinado a aclarar o ampliar cualquiera de los comentarios incluidos en este informe. Cabe señalar que el informe de control interno, deberá ser entregado al Directorio de la Sociedad con una anticipación no inferior a treinta días de la fecha de cierre de los estados financieros. La Sociedad deberá dejar constancia expresa en el acta de la sesión de Directorio, que tomó conocimiento del referido informe de control interno, constituyendo éste parte integral de la referida acta de directorio. Dicha sesión deberá ser anterior a la fecha de cierre de los estados financieros auditados. Jaime Goñi Garrido Socio Auditores y Consultores Member of Grant Thornton International Ltd

3 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. 2 INDICE I. Resumen del trabajo realizado. II. Anexo Nº 1 Hallazgos específicos Auditoría 2012 III. Anexo Nº 2 Situación actual de hallazgos detectados en auditorías anteriores

4 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. 3 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUDITORÍA ESTADOS FINANCIEROS ECONSULT ADMINISTRADORA FONDOS DE INVERSIÓN S.A. RESUMEN EJECUTIVO I. TRABAJO REALIZADO De acuerdo a lo señalado en el punto denominado Planificación de Auditoría y Trabajo de Campo, de nuestra Propuesta Técnica de Servicios de Auditoría Externa, la metodología de trabajo aplicada en el examen del diseño de la estructura de control interno de la entidad, consideró la ejecución del proceso de auditoría que se describe a continuación: 1. Conocimiento de la Entidad: Documentamos el conocimiento de las actividades realizadas por la entidad, lo cual nos permitió identificar preliminarmente los ciclos de transacciones críticas, determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de nuestro trabajo de auditoría sustantiva, e identificar recomendaciones importantes, oportunas y constructivas de Econsult Administradora Fondos de Inversión S.A.. Mediante entrevistas efectuadas por los auditores en nuestra etapa de planificación, obtuvimos un entendimiento del entorno del control en que opera la Sociedad. El entorno del control refleja la actitud general, el conocimiento y las acciones de la administración, en relación con la importancia del control y su énfasis en la Sociedad. El entorno del control representa el efecto colectivo de los siguientes factores: Integridad y valores éticos Compromisos a ser competentes Participación de los Administradores Filosofía y estilo operativo de la Administración Estructura organizacional Designación de autoridad y responsabilidades Políticas y prácticas de recursos humanos

5 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. 4 De acuerdo al formulario de planificación preliminar de la metodología de Grant Thornton, se aplicó el cuestionario de 45 preguntas sobre el riesgo inherente y otras consultas efectuadas personalmente respecto a cuentas del balance de la entidad al 30 de septiembre de Adicionalmente, revisamos la siguiente información: Organigrama Descripción de las principales actividades Presupuestos Normativa especifica de la Superintendencia de Valores y Seguros aplicable a las Administradoras de Fondo de Inversión. 2. Evaluación del riesgo del entorno y de control: Una vez obtenido el entendimiento del entorno y de los sistemas contables y procedimientos de control, evaluamos el riesgo de entorno para las aseveraciones relevantes y críticas y el riesgo de control para las aseveraciones críticas. En base a esa evaluación, determinamos el riesgo de detección de la presente auditoría. El riesgo de entorno es el riesgo que pueda ocurrir un error o irregularidad de importancia relativa en una aseveración de los estados financieros asumiendo que no existen controles internos. El riesgo de control es el riesgo de que los controles no prevengan o detecten y corrijan oportunamente los errores e irregularidades significativas que puedan ocurrir en las aseveraciones de los estados financieros. El riesgo de detección está relacionado con la posibilidad que los procedimientos sustantivos de auditoría no detecten errores o irregularidades significativos tomando en consideración el riesgo de control y el riesgo inherente. Por la naturaleza de la estructura de control interno y la naturaleza de las pruebas aplicadas, una auditoría no provee una seguridad absoluta de que no existan errores en los estados financieros como consecuencia de fraudes, irregularidades u otras incorrecciones. Por lo tanto, dichos errores pueden, ocurrir y no ser detectados por una auditoría efectuada de conformidad con normas de auditoría de aceptación general. 3. Sistema contable: Efectuamos una evaluación del sistema contable para comprobar si la información que generan los sistemas es oportuna, confiable y cuenta con información de respaldo. Especial énfasis se aplicó a los siguientes procedimientos: segregación de funciones operativas, manuales de procedimientos, uso adecuado de los activos.

6 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A Identificación de ciclos y aseveraciones críticas: Revisamos los ciclos que integran todas las cuentas de los estados financieros, identificando los ciclos críticos y no críticos; adicionalmente por cada cuenta identificamos las aseveraciones de los estados financieros que por su naturaleza el riesgo de error es alto y pueden considerarse críticas. Para recopilar información respecto a la composición de activos/pasivos relacionados con cada Ciclo- Proceso, aplicamos la metodología sugerida por el modelo de control interno conocido como COSO, elaborado por el Comitee of Sponsoring Organizations de Estados Unidos, que consiste en un programa de entrevistas individuales aplicada a las Autoridades de la entidad. Producto de los antecedentes obtenidos durante nuestras visitas preliminares, constatamos que los Ciclos Procesos que presentan un mayor nivel de riesgo son los siguientes: Ingresos Inversiones Gastos Nuestras conclusiones sobre la efectividad del diseño de los procedimientos de control interno implementados por las Autoridades de la entidad y las características del sistema contable constituyen la base de la evaluación los riesgos y determinación de la naturaleza, alcance y oportunidad de las pruebas de auditoría. 5. Plan de Pruebas: En esta primera visita nuestro trabajo estuvo dirigido, fundamentalmente, a verificar el diseño de la estructura de controles, utilizando el plan de pruebas que se indica a continuación:

7 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. 6 a. Ingresos: Solicitamos un instructivo o manual, respecto al procedimiento de prestación de servicio, facturación, recaudación y políticas de crédito. Seleccionamos una muestra para verificar el cumplimiento del procedimiento, en lo que dice relación con la prestación del servicio. Documentamos los procedimientos de registro de los ingresos y su ingreso al sistema operacional como también la entrega de la información al sistema contable. Como también el cumplimiento de las autorizaciones correspondientes a cada proceso. Verificamos cumplimiento en el cálculo y cobro de las comisiones por administración. b. Inversiones: Solicitamos análisis de las cuentas de inversión en acciones y valores negociables. Verificamos cumplimiento de los porcentajes de inversión en activos de fácil liquidación. Solicitamos cartolas y documentación de respaldo sobra las inversiones ocurridas durante el período. c. Gastos: Solicitamos mayores de las cuentas de gastos. Verificamos cumplimiento en el cálculo y cobro de las comisiones por administración. d. Documentación: Se solicitaron manuales de procedimientos, instructivos o reglamentos, mediante los cuales se ejecutan las diferentes actividades por parte del personal responsable para cada ciclo, describiendo las tareas asignadas y los controles en la consecución de las operaciones y su efecto en los estados financieros. La revisión se concentró en los manuales que se encuentren operativos, en caso contrario se documentó la forma actual de operar y sus controles claves. Se efectuó una narrativa de los procedimientos descritos y diagramas de flujo. e. Voyager: En función a la información obtenida en etapa de entrevistas, se preparó la planificación de auditoría exigida por el software de auditoría Voyager, en lo que dice relación con las 45 preguntas, cálculo de materialidad (benchmark), identificamos las aseveraciones críticas y determinamos la aplicabilidad de los atributos específicos del riesgo inherente. Se completaron las preguntas globales de cada sección. Una vez obtenido el conocimiento para cada uno de los ciclos críticos, se completó el software de auditoría, en lo que dice relación con el gobierno corporativo, con excepción de tecnología e información. Además se completó el rubro Actividades y Controles, para cada ciclo de crítico. En su preparación se consideró el ítem reportes financieros. Para los ciclos críticos se consideraron las siguientes aseveraciones: Ingresos: corte y totalidad Inversiones: valuación neta Gastos: existencia, integridad Para verificar la efectividad del funcionamiento seleccionamos tres ejemplos de cada una de las operaciones más representativas y le efectuamos un seguimiento por todo la estructura de controles.

8 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. 7 II. HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Los Hallazgos de Auditoría constituyen manifestaciones respecto a algunas materias que, de no abordarse oportunamente por parte de las Autoridades de las entidades auditadas, podrían activar la materialización de los riesgos descritos. Dependiendo de la magnitud y probabilidad de ocurrencia los hallazgos de auditoría se clasifican de manera decreciente en debilidades materiales (riesgo alto), deficiencias significativas (riesgo medio) y deficiencias (riesgo bajo). Es necesario recordar que si el objetivo de esta revisión hubiese sido expresar una opinión sobre los sistemas de control interno, los procedimientos de evaluación habrían sido más extensos y específicos que los practicados. Por lo anterior, no se ha probado el cumplimiento y continuidad de todos los controles vigentes en la entidad. En el estudio y evaluación efectuado, con el limitado propósito descrito en el párrafo anterior, notamos ciertos asuntos en relación con el funcionamiento de la entidad, que consideramos deben ser incluidos en este Informe.

9 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. 8 En el cuadro siguiente presentamos un resumen de los títulos de los hallazgos específicos, debidamente categorizados por nivel de riesgo, cuyo detalle se presenta en el Anexo 1, por el ejercicio Además en el anexo 2 de este informe, se señala cual es la situación actual de hallazgos detectados en auditorías anteriores, incluidos en el informe definitivo de control interno del ejercicio anterior. Nº Hallazgos Riesgo Ciclo / proceso ANEXO 2: SITUACIÓN ACTUAL DE HALLAZGOS DETECTADOS EN AUDITORÍAS ANTERIORES 1 Conciliaciones bancarias Ingresos 2 Vacaciones pendientes del personal Nomina Los hallazgos de auditoría incluidos en este Informe, constituyen la base del informe de control interno que se entregará, por ello las autoridades de la entidad deben formalizar sus compromisos de solución, estableciendo personas responsables y plazos de implementación.

10 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. 9 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUDITORÍA ESTADOS FINANCIEROS ECONSULT ADMINISTRADORA FONDOS DE INVERSION S.A. ANEXO 1 SITUACION ACTUAL DE HALLAZGOS DETECTADOS EN AUDITORÍAS ANTERIORES Hallazgos Riesgo Recomendación 1. Conciliaciones bancarias Durante la ejecución de nuestros procedimientos de auditoría observamos la existencia de una cuenta corriente que no ha tenido movimiento durante este último período. Banco Nº Cta. Cte. Fecha Monto $ Banco Security E Total Acción comprometida por la Administración Incurrir en gastos innecesarios. Calificación del hallazgo Deficiencia Evaluar la factibilidad económica de mantener la cuenta corriente vigente sin movimientos. Responsable y plazo Por una decisión de la gerencia, de tener un Banco alternativo al principal (Corpbanca) se decidió conservar la Cta. Cte. del Banco Security abierta, manteniendo un saldo mínimo de efectivo. Comentario de Auditoría 2012: A la fecha se mantiene vigente el hallazgo.

11 Econsult Administradora de Fondos de Inversión S.A. 10 Hallazgos Riesgo Recomendación 2. Vacaciones pendientes del personal Durante nuestra visita observamos la existencia de funcionarios que no han hecho uso del feriado legal por más de dos períodos consecutivos, entre los cuales podemos mencionar: Nombre Rut Días pendientes Francis Quiroz Maturana Posibles multas por parte de los organismos fiscalizadores. Instruir al departamento de personal evaluar la factibilidad de regularizar el uso de feriado legal correspondiente conforme a normativa vigente, para así evitar futuras sanciones ante una eventual revisión por parte del organismo fiscalizador. Según el Artículo 70 del Código del Trabajo, el feriado podrá acumularse por acuerdo de las partes por solo hasta dos períodos consecutivos, el empleador cuyo trabajador tenga acumulados dos períodos consecutivos, deberá otorgar al menos el primero de estos, antes de completar el año que le da derecho a un nuevo período. Por consiguiente constituye una infracción el no exigir o no permitir hacer uso efectivo del feriado anual. Acción comprometida por la Administración Calificación del hallazgo Deficiencia Responsable y plazo Estas se explican porque desde fines del año 2010, en nuestra empresa ha habido restructuraciones que han hecho difícil la ausencia del Contador. Después del envío FECU a la SVS y DD.JJ. al SII en marzo del presente año, solucionará este tema la administración. Comentario de Auditoría 2012: A la fecha se mantiene vigente el hallazgo.