PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INFORMATIVA

Transcripción

1 Pág. 1 de OBJETIVO Promover la difusión de información de la entidad, sobre su misión, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés. 2. ALCANCE Inicia con la recopilación de la información sobre la programación de la OFB y finaliza con la distribución del Librillo de programación. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Campañas de comunicación: Una campaña es un conjunto de acciones programadas para alcanzar un objetivo que se diseña como parte de una estrategia Comercial: Es un anuncio que da a conocer un producto, evento o similar al público, de forma persuasiva y encauzada a la promoción de artículos, productos y servicios a través de anuncios de prensa, radio o televisión, siendo este último, el de mayor impacto en el público. Comunicación Informativa: Garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, a través de medios de comunicación tradicionales, alternativos o comunitarios, medios sociales (facebook, twitter, youtube) y digitales (páginas web). Está integrada por las prácticas de interacción de la entidad con las partes interesadas y la ciudadanía enfocadas a la construcción de lo público y en la generación de confianza, mediante la definición de políticas de comunicación y la formulación de parámetros que orientan el manejo de la información. Comunicación Organizacional: Estará integrado por el conjunto de medios y acciones comunicativas que orientan la difusión de políticas y la información generada al interior de la Entidad para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad, que contribuyan al logro de los objetivos institucionales. Este elemento debe convocar a los servidores entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud, la transparencia, como gestores y ejecutores de lo público, contribuyendo al fortalecimiento del clima laboral. Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

2 Pág. 2 de 10 Cuña de radio: Es un formato radiofónico donde se integran todos los recursos del sonido para transmitir un mensaje claro. Se presenta como un anuncio breve y compacto, susceptible de repetirse cuantas veces se quiera. No suele durar más de 60 segundos y se repite frecuentemente en diferentes momentos de la programación. Divulgar: Se parte, en general, de que el mensaje se dirige a un público formado por personas de muy distinta preparación para informar resultados de la Entidad sobre sus proyectos, programas, planes, estrategias y objetivos. Impresos: Afiches, pendones, carteles, programas de mano, escarapelas y demás piezas publicitarias que se ha obtenido con el arte de la imprenta, contiene un mensaje a trasmitir. Imprenta: Método de reproducción de textos e imágenes sobre papel o materiales similares, que consiste en aplicar una tinta, generalmente oleosa, sobre unas piezas metálicas, llamadas tipos, para transferirla a papel por presión. Mensaje: Elemento del proceso comunicativo que contiene la información en una secuencia diseñada según una estructura sintáctica previa. Plan de Medios: Es una parte del Plan de (Desarrollado según objetivos de marketing) que tiene como fin la exposición cuantificable y medible del alcance, frecuencia y presupuesto de una campaña de comunicación, delimitado a cierto periodo de tiempo. Promos: mensajes cortos que se trasmiten tanto en radio como en TV. 4. CONDICIONES GENERALES Cuando son eventos de gran magnitud, Convocatorias, Ópera al Parque, Programa Didácticos, Jornada 40, Programación de conciertos del año, se debe entregar la información con 30 días de anticipación a la fecha de realización del evento a la Oficina, donde se revisa, diseña y luego de la aprobación del área, se envía a la Imprenta Distrital para la impresión de las piezas. La producción puede demorarse entre 15 y 20 días hábiles dependiendo del nivel de solicitudes recibidas por la Imprenta. Se debe coordinar con las Áreas de la Entidad, las actividades de diseño y divulgación de la información que produce la OFB (Convocatorias, Ópera al Parque, Conciertos, Intranet, Pagina Web, entre otros). Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

3 Pág. 3 de 10 Fortalecer alianzas estratégicas importantes y útiles con los diferentes medios de comunicación de radio, televisión y prensa. Se debe presentar un informe de la ejecución del plan de comunicaciones y la estrategia, a la Oficina Planeación. Se deben utilizar las herramientas de Relaciones Publicas (RR.PP) y comunicación para afianzar las relaciones con los medios de comunicaciones tradicionales, alternativas o comunitarias, nacionales e internacionales, para lograr divulgar el mensaje que la Entidad quiere trasmitir al público objetivo y a la ciudadanía. El responsable técnico de la Oficina Asesora Jurídica es el encargado de mantener la actualización y el seguimiento a la información registrada en el Portal de Contratación a la Vista. La Oficina debe participar en el diseño y publicación de informes de rendición de cuentas. 5. NORMATIVIDAD REQUISITOS Constitución Política de Colombia. Artículos 15, 20, 78 y 277. Decreto Distrital 054 de 2008 Decreto Distrital 084 de 2008 Decreto Distrital 052 de 2012 Decreto Distrital 516 de 2009 Resolución Interna 496 de 2008 Estatuto anticorrupción: Artículo 10. MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2009 NTD-SIG 001: DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Comunicación informativa 1 Recopilar información sobre la COMUNICADOS DE PRENSA Semanalmente se recibe la información desde la Jefe Asesora Oficina de s s Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

4 Pág. 4 de 10 programación de la OFB Subdirección Sinfónica, Música Académica, Programa didácticos y las demás áreas sobre las actividades que se realizarán durante esa semana. 2 Asignar actividades Una vez se tiene la información recopilada se asignan las actividades correspondientes al equipo de trabajo. s s 3 Desarrollar actividades Teniendo en cuenta las instrucciones sobre las actividades asignadas se ejecutan las actividades, posteriormente se envían los productos para revisión y aprobación de la Jefe de la Oficina. Equipo Oficina s s 3 Revisar el comunicado Se revisa el comunicado de prensa y se hacen ajustes necesarios, cuando se requiera se envía al proceso solicitante para revisión y aprobación antes de publicación. Comunicado de prensa Aprobación del comunicado por Jefe Oficina Comunicacio nes 4 Publicar comunicado El comunicado aprobado se publica en la página web y se envía a medios de comunicación y listados de usuarios estratégicos. Profesional Web Master Comunicado de prensa 5 Revisar información publicada Se realiza monitoreo de medios para verificar publicación PAGINA WEB Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

5 Pág. 5 de 10 1 Solicitar la publicación Esta solicitud la hace el responsable de cada área a través de correo a la Oficina comunicaciones, especificando la ruta de publicación con criterios de oportunidad y pertinencia para luego ser publicada en la página web. Responsables áreas involucradas con la información correspondiente. 2 Revisar elaboración del documento informativo Se recibe la solicitud de publicación, se revisa el documento informativo y se envía para publicación. Jefe oficina Documentos informativo Revisar redacción 3 Diseñar y diagramar la información Esta se realiza en casos especiales cuando son piezas de comunicación para ópera al Parque, Conciertos habituales, librillos de programación, volantes, afiches, invitaciones, y demás piezas de apoyo a la divulgación, teniendo en cuenta el manual de imagen de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el de la OFB. Jefe oficina Piezas divulgación impresas de Aprobación de las áreas a través de correo. 4 Actualizar información en la web Se hace publicación en la página web de las piezas de comunicación o la información enviada por las áreas. Profesional Web Master Página actualizada web AVISOS DE PRENSA 1 Enviar la información La Subdirección sinfónica envía información sobre los conciertos semanales, música académica, jornada 40, programas didácticos, etc Responsable Subdirección sinfónica áreas responsables y con la información pertinente. Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

6 Pág. 6 de 10 2 Revisar y consolidar la información Se revisa la información suministrada, se consolida la información y se envía al diseñador. 3 Diseñar el aviso de prensa Se diseña el aviso de prensa de acuerdo con la información suministrada y los lineamientos del manual de imagen institucional de la Alcaldía Mayor y de la Entidad. Arte del aviso 4 Revisar el aviso Diseñado el aviso se revisa la Jefe de la Oficina y posteriormente la Subdirección Sinfónica, se realizan las observaciones necesarias y finalmente se aprueba Subdirector Sinfónico, Aviso de prensa Aprobación 5 Aprobar y enviar Una vez aprobado se envía a la Central de Medios para su publicación. 6 Monitorear la publicación Una vez enviado a la Central de Medios se verifica su publicación. Aviso publicado Verificación de Publicación en el medio solicitado. 7 Estructurar plan de medios Con base en las solicitudes si se requiere, se estructura el plan de medios, se elaboran las piezas que contiene el mensaje (Cuñas, avisos de prensa, comerciales, etc.). Plan de medios 8 Ejecutar plan de medios Una vez definido el plan de medios y establecidos los montos de la inversión en la campaña según el presupuesto y evento a realizar, se ejecuta el plan de medios. Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

7 Pág. 7 de 10 PIEZAS DE DIVULGACIÓN - IMPRESOS 1 Recibir información Se recibe solicitudes de cada una de las áreas, de acuerdo con las necesidades (catálogos, afiches, volantes, escarapelas, etc.) Responsables de las áreas 2 Revisar información Se revisa la información y se evalúa la pertinencia de acuerdo con cada uno de los eventos, posteriormente se envía al diseñador. Información 3 Diseñar piezas Se establecen criterios de diseño para cada pieza y se envía para revisión y aprobación de cada una de las áreas responsables 4 Divulgar piezas Una vez diseñadas las piezas se realiza su entrega a través de distintos medios para informar a los usuarios (Servicio al Ciudadano, Transmilenio, Bibliotecas, etc.) comunicaciones Electrónico Piezas divulgadas Revisión y aprobación por parte de las áreas responsables. PROGRAMA DE MANO 1 Recibir información La Subdirección Sinfónica envía la información pertinente de cada concierto como notas del programa, reseñas de los artistas invitados, planta artística, entre otros, se recepciona y elabora el programa. Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

8 Pág. 8 de 10 2 Diseñar programa de Se diseña el programa de mano Arte del mano de acuerdo con la información programa de suministrada y los lineamientos mano del manual de imagen institucional de la Alcaldía con Mayor y de la entidad así como la aprobación. los lineamientos en materia de austeridad del gasto. 3 Revisar programa de mano Diseñado el programa de mano se revisa por parte de la Jefe de la Oficina, y posteriormente la Subdirección Sinfónica, realiza observaciones y da el visto bueno para impresión. Subdirectora Sinfónica Programa impreso Revisión por parte de la Jefe de la Oficina Comunicacio nes y aprobación de la Subdirección Sinfónica. 4 Aprobar y enviar a la Imprenta Distrital Una vez aprobado se envía el archivo, la solicitud y el inventario de papel a la Imprenta Distrital a través del IDEL (Imprenta Distrital en Línea) 5 Entregar programa de mano Una vez confirmada fecha y hora de entrega se programa transporte para recoger programas de mano y llevarlos a los auditorios correspondientes. Asistente Oficina Asesora de Programa impreso 1 Recopilar la información LIBRILLO DE PROGRAMACIÓN Se consolida la información suministrada por Subdirección Sinfónica de la programación anual de la OFB (reseñas y fotografías de los solistas y directores, horas, fechas y lugares de los conciertos, repertorios, palabras director titular y director general OFB, Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

9 Pág. 9 de 10 escenarios) y se envía al diseñador. 3 Diseñar el librillo Se diseña el programa de mano de acuerdo con la información suministrada por la Subdirección sinfónica y los lineamientos del manual de imagen institucional de la Alcaldía Mayor y de la Entidad, así como los lineamientos en materia de austeridad del gasto. Arte del programa 4 Revisar y aprobar el librillo Diseñado el programa de mano se revisa por parte de la Jefe Oficina y Subdirección Sinfónica, se realizan ajustes y se aprueba para impresión Oficina Asesora de, Subdirección Sinfónica y diseñador Programa impreso aprobado Revisión aprobación y 5 Aprobar y enviar a la Imprenta Distrital Una vez aprobado se envía el archivo, la solicitud y el inventario de papel a la Imprenta Distrital a través del IDEL (Imprenta Distrital en Línea) 6 Entregar Librillo Una vez confirmada fecha y hora de entrega se programa transporte para recoger librillo 7 Distribuir Librillo Una vez recibidos los librillos se procede a su distribución en auditorios, bibliotecas, escenarios OFB, Entidades del Sector, Entidades Culturales FIN DEL PROCEDIMIENTO Equipo Oficina Equipo Oficina Librillo impreso Librillo distribuido Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina

10 Pág. 10 de 10 Anexo 1. de Cambios Versión Fecha Aprobación 0 riginal 1 Agosto de Octubre de 2013 Naturaleza del Cambio Actualización logo entidad, ajustes en las definiciones de cuña y comercial, revisión de la normatividad aplicable. Cambio código, actualización de actividades, descripción, responsables e inclusión de puntos de control. Jefe de la Oficina Jefe de la Oficina