PRINCIPALES LOGROS OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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1 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN PRINCIPALES LOGROS Planes, Programas y Proyectos Sistema Integrado de Gestión Seguimiento, Análisis y Evaluación de la Ejecución presupuestal 2015

2 El artículo 9 del Decreto 2897 de 2011 plantea entre las funciones de la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho las de orientar y coordinar el desarrollo de los procesos de planeación, de acuerdo con los lineamientos de la alta dirección para la adopción y seguimiento de las políticas sectorial, Plan Estratégico Institucional y Sectoriales en coordinación con las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho y las entidades adscritas al Sector Justicia respectivamente. Por otra parte coordina la formulación y el seguimiento del Plan Operativo Anual institucional y el mantenimiento y mejora al Sistema Integrado de Gestión - SIG En cuanto a los proyectos de inversión, la Oficina Asesora de Planeación asesora y apoya a las dependencias y entidades, en la formulación y desarrollo de los proyectos, al mismo tiempo que da concepto de viabilidad a los mismos. Gasto de Mediano Plazo del sector Justicia. Adicional a ello realiza seguimiento a la ejecución de los recursos asignados en la presente vigencia de cada una de las entidades adscritas al Sector Justicia y del Derecho, así como tramita las modificaciones presupuestales del Ministerio de Justicia y del Derecho y emite viabilidad técnica para las modificaciones requeridas por las entidades adscritas al Sector Justicia y del Derecho. La Oficina Asesora de Planeación realiza el trámite de modificaciones presupuestales y emite la viabilidad del trámite de vigencias futuras. A continuación se presentan los principales logros de la Oficina Asesora de Planeación entre Noviembre 2014 y Octubre En referencia al tema presupuestal, la Oficina Asesora de Planeación asesora a la dependencias para la solicitud de recursos de la siguiente vigencia y elabora el Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio de Justicia y del Derecho, adicional a ello asesora a las entidades en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de cada una de las mismas al mismo tiempo que consolida y elabora el Marco de

3 Alineación de las herramientas de planeación y programación presupuestal (Plan Estratégico, Plan de Acción, Proyectos de inversión y el Plan de Uso de Recursos Presupuestales) Para la consecución de este logro, la Oficina Asesora de Planeación ejecutó las siguientes actividades. Despliegue de las estrategias identificadas, convirtiéndolas en actividades medibles en el Plan de Acción, a través de metas e indicadores; garantizando de esta manera alcanzar los objetivos misionales. Construcción del Plan de Acción con base en el presupuesto asignado a las diferentes dependencias, logrando uniformidad tanto en la gestión como en los indicadores. Elaboración del Plan de Uso de Recursos Presupuestales del Ministerio, donde se registró la manera como se invertirán los recursos presupuestales de la vigencia, tanto de funcionamiento como de inversión. Seguimiento a la ejecución del Plan de Uso de Recursos Presupuestales, convirtiéndose en una herramienta esencial en la toma de decisiones para las dependencias ejecutoras y para la Alta Dirección.

4 Realizar el seguimiento a la ejecución de los recursos asignados en la vigencia y elaborar la programación de los recursos requeridos para la vigencia siguiente del Sector Justicia y del Derecho. La oficina Asesora de Planeación elaboró los siguientes reportes periódicos donde se registró la utilización de los recursos asignados, tanto al Ministerio como a cada una de las entidades que conforma el sector administrativo de Justicia y del Derecho; buscando con ello, tener una organización eficiente y efectiva, integrada y coordinada, bajo parámetros de calidad y autocontrol y así mejorar la ejecución presupuestal y dar cumplimiento a cada uno de los objetivos misionales del sector. Reporte mensual de seguimiento a la ejecución de los recursos apropiados en la vigencia 2014 y 2015 de cada una de las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho; así como de las entidades adscritas, generando alertas tempranas para la toma de decisiones con el fin de evitar la constitución de reservas presupuestales o pérdida de recursos apropiados en el año. Comparativo mensual de lo proyectado, en el Plan de Uso de Recursos Presupuestales, con lo realmente ejecutado, permitiendo detectar la oportunidad de la ejecución de las actividades programas. Evaluación de la utilización de los recursos presupuestales asignados al Ministerio y a las entidades adscritas, generan reportes comparativos entre varios periódicos que permiten el análisis sobre la utilización de los recursos asignados. Consolidación y elaboración del anteproyecto de presupuesto, con base en los históricos de la ejecución presupuestal y en las necesidades identificadas en cada una de las dependencias del Ministerio.

5 Fortalecer la formulación y el seguimiento a los proyectos de inversión del Ministerio. Para alcanzar este cometido, la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Justicia y del Derecho en la vigencia 2014 y en lo corrido del 2015, realizó: Elaboración del Plan Plurianual de Inversiones ; del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho de acuerdo con las metas establecidas. Apoyo a las diferentes dependencias y entidades adscritas en el levantamiento de la leyenda de Previo Concepto de los proyectos de inversión, a fin de garantizar la oportuna ejecución de los recursos. Diseño e implementación de formatos de verificación para realizar el seguimiento a los proyectos de inversión, con el fin de garantizar la calidad y oportunidad de la información. Retroalimentación mensual a los responsables de los proyectos de inversión para mejorar la calidad de información registrada en el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión SPI.

6 Mantenimiento y Mejoramiento Continuo del Sistema Integrado de Gestión - SIG Durante el año 2014 y lo corrido del 2015 la Oficina Asesora de Planeación ha venido realizando actividades para el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión SIG; para lo cual, se adelantaron las siguientes acciones conjuntamente con las dependencias: Actualización y mejoramiento de los Indicadores. Apoyo y asesoría a las dependencias del Ministerio en la modificación, actualización, creación o eliminación de procedimientos, formatos y las caracterización de procesos. Apoyo a la actualización y seguimiento de las acciones de mejora, administración de riesgos, producto no conforme y normograma. Fortalecimiento de los conocimientos de los líderes de calidad a través de capacitaciones en temática relacionada con el Sistema Integrado de Gestión - SIG. Consolidación y publicación periódica de informes sobre el estado de avance de las actividades ejecutadas para el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión - SIG.

7 Retos de la Oficina de Planeación Período Los retos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación para la siguiente vigencia son: Afianzar la planeación estratégica y operativa logrando una adecuada alineación entre lo estratégico y operativo de la entidad. Fortalecer los componentes del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Justicia y del Derecho en cuanto a: Administración de riesgos. Calidad y Oportunidad de la información registrada en el análisis de los indicadores asociados a los procesos y riesgos. Fortalecer la formulación, programación y seguimiento de los proyectos de inversión mediante capacitaciones especializadas, alienación de las cadenas de valor con el plan anual de adquisiciones y el seguimiento a la calidad y oportunidad de la información. Impulsar la implementación del aplicativo Mi Plan con los lineamientos de Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente.

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