SEGUIMIENTO. Auditorías Internas

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1 Hoja 1 de 6 1. ALCANCE El proceso s s abarca las auditorías de Gestión del Sistema de Control Interno y las auditorías del Sistema de Gestión de Calidad. Las auditorías internas son una herramienta que permite evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de Gestión y contribuyen a la aplicación disciplinada de procesos en la organización. 2. DEFINICIONES 1 Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto. : Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. del Sistema de Gestión de Calidad: s realizadas para verificar y evaluar los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad en referencia a los requisitos normativos de la ISO 9001 y la NTCGP1000 y el modelo de Gestión por Procesos de la Entidad. de gestión del sistema de control 2 : realizada para verificar y evaluar sistemática, objetiva e independientemente, los procesos, actividades y resultados de una entidad pública, que analizan las debilidades y fortalezas del control, así como el desvío de los avances de las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en la entidad. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora. : Para las auditorías del Sistema de Control Interno será el Asesor de Control Interno y para las auditorías del Sistema de Gestión de Calidad será el Auditor Líder de la Oficina Asesora de Planeación. 1 Tomado de la norma ISO 19011: Tomado de la Cartilla de la Administración Pública Rol de las Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces

2 Hoja 2 de 6 3. MARCO LEGAL Art 209 Constitución Política de Colombia Ley 87 de 1993 Sistema de Control Interno Ley 489 de 1998 Sistema de Desarrollo Administrativo Ley 1474 de 2011 Estatuto anticorrupción Ley 872 de 2003 Sistema de Gestión de Calidad para el Sector Público NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública MECI 1000:2 Modelo Estándar de Control Interno 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS SEG-FOR01 Formato Plan de s SEG-FOR02 Formato Informe SEG-FOR03 Formato Calificación Internos SEG-FOR04 Formato Evaluación s SEG-FOR05 Formato Lista de Verificación V04 5. PROCEDIMIENTO 1 Formulación del Plan Institucional de Al inicio de cada vigencia fiscal, se debe elaborar el Plan Institucional coordinado entre el área de Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación y TIC. Dicho programa debe estar contenido en el Plan de Acción Institucional y debe incluir un cronograma de auditorías internas que abarque los procesos, los requisitos legales y la conformidad con los requisitos de normas vigentes. El Plan deberá ser aprobado por el Comité Integrado de Gestión y Control de la Entidad. Área de Control Interno y Oficina Asesora de Planeación y TIC Plan Institucional 2 Calificación de Internos De acuerdo al formato SEG-FOR03 Formato Calificación Internos se selecciona y califica el equipo auditor para el Plan Anual. Para la aplicación como auditor del sistema de control interno, califican las profesiones que se encuentran estipuladas dentro del manual de funciones vigente en la entidad. Oficina Asesora de Planeación y TIC SEG-FOR03 Formato Calificación Internos 3 Definición del Alcance de la auditoría De acuerdo a las directrices de la Alta Dirección, teniendo en cuenta los planes de Mejora Continua, y el desempeño de los indicadores de proceso y producto, se selecciona el alcance de la auditoría, especificando: procesos a auditar, productos a auditar, objetivos de la auditoría.

3 Hoja 3 de 6 4 Selección Internos De acuerdo al alcance de la se designa el equipo auditor, teniendo en cuenta que no auditen su propio proceso. Teniendo en cuenta el alcance de la auditoría, y los planes de mejora para los procesos, se deben planificar y especificar: 5 Diseño Plan a. Objetivos y alcance de la auditoría. b. Criterios y directrices a aplicar en la auditoría c. Identificación de los procesos, actividades y productos a ser auditados. (se debe incluir el proceso de auditorías internas) d. Fechas y lugares donde se realizará la auditoría e. Tiempo y duración esperados de las actividades de revisión documental, entrevistas e inspecciones. SEG-FOR01 Plan de Se debe programar una reunión informativa con los líderes de proceso que se contemplarán en la auditoría. En dicha reunión se debe: 6 Reunión de Apertura a. Confirmar el plan de auditoría, fechas y horas para la auditoría de campo b. Presentar el equipo auditor, los observadores y los auditores en formación según sea necesario. c. Explicar brevemente la metodología que se utilizará para la auditoría. d. Confirmar los canales de comunicación e. Solicitar a los líderes de proceso los documentos para la revisión documental. f. Proporcional a los auditados la oportunidad de realizar preguntas. SEG-FOR01 Plan de 7 Revisión Documental El líder del proceso debe entregar al auditor seleccionado los documentos del proceso a auditar. En este punto, el auditor debe contrastar la documentación entregada con los criterios de auditoría definidos en el alcance y verificar que los documentos con los que se está trabajando estén vigentes en sus últimas versiones. Si se encuentra que la documentación es inadecuada, el deberá informar al líder del proceso y debería tomarse la decisión si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de documentación se resuelvan.

4 Hoja 4 de 6 8 Preparación de la auditoría de campo De acuerdo a los criterios y los objetivos de la auditoría, el auditor debe preparar la lista de verificación y el plan de muestreo para la auditoría de campo, en los casos de auditorías de cumplimiento de Norma ISO 9001 o NTCGP 1000, se debe diligenciar el formato Lista de Verificación, garantizando la verificación que realiza el auditor frente a la conformidad del sistema con los requisitos de la norma. SEG-FOR05 Lista de Verificación 9 Recolección y verificación de Información en campo Recopilación mediante muestreo de la información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría. Es importante verificar y recopilar información acerca de las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Solamente la información que es verificable puede constituirse en evidencia de la auditoría. La metodología básica para la recolección de información incluye: (pueden participar auditores en formación) a. Entrevistas b. Observación de actividades c. Revisión de documentos y registros 10 Elaboración informe preliminar de auditoría El auditor debe comparar las evidencias de la auditoría frente a los criterios y los objetivos, generando los hallazgos a que haya lugar. De la misma manera, deben evidenciarse los aspectos positivos, como fortalezas del proceso y aspectos a proyectar. El equipo auditor debe reunirse para: a. Revisar los hallazgos y cualquier otra información recopilada. b. Acordar las conclusiones de la auditoría. c. Preparar recomendaciones. d. Comentar el seguimiento de la auditoría. e. Para preparar el informe preliminar se utiliza el mismo formato del Informe de auditoría pero se deja sin numerar el consecutivo. y Equipo Auditor

5 Hoja 5 de 6 11 Reunión de Cierre Reunión de cierre presidida por el de, realizada con el fin de presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría, para que sean comprendidos y reconocidos por el auditado y para ponerse de acuerdo, si fuera necesario, en el periodo de tiempo para que el auditado presente los planes de Mejora Continua. Cualquier divergencia relativa a los hallazgos o las conclusiones de la auditoría entre el equipo auditor y el auditado, deberán discutirse y en caso de persistir, se consignará dentro del informe de. Las recomendaciones para la Mejora Continua deberán presentarse enfatizando que no son de obligatorio cumplimiento. El informe preliminar de auditoría debe ser aprobado en esta reunión puesto que se constituirá en el insumo principal para el informe final de auditoría. y Equipo Auditor SEG-FOR02 Informe de El informe de la auditoría debe proporcionar el registro completo de la auditoría, debe ser preciso, conciso y claro y debe hacer referencia a: 12 Elaboración del Informe de auditoria a. Los objetivos de la auditoría y su cumplimiento b. El alcance de la auditoría y su cobertura c. Identificación del cliente de la auditoría d. Identificación del y de los miembros del equipo auditor e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de campo f. Criterios de auditoría aplicados g. Hallazgos de la auditoría h. Conclusiones de la auditoría i. Resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstáculo encontrado que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría. j. Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. k. Recomendaciones para Mejora e Innovación. l. Planes de seguimiento para las acciones acordadas m. Declaración de la naturaleza confidencial del contenido del informe n. Lista de distribución del informe de la auditoría. de SEG-FOR02 Informe de Nota: No debe incluirse ningún tipo de información que no se haya presentado o discutido en la reunión de cierre. El informe de la auditoría debe distribuirse de acuerdo al listado concertado previamente en la reunión de cierre.

6 Hoja 6 de 6 13 Envío del informe al Cliente de Remisión oficial del informe de auditoría al Cliente de. Memorando Interno 14 Evaluación del Proceso de auditoría. Una vez finalizada la reunión de cierre se entrega el formato de evaluación de auditoría a los auditados para su diligenciamiento. Auditados SEG-FOR04 Evaluación 15 Elaboración del Plan de Mejoramiento De acuerdo al procedimiento SICG-PRC03 Mejora Continua, se elabora el plan de mejoramiento para el cierre de los hallazgos producto de la auditoría. Auditado MEJ-FOR01 Reporte Oportunidad de Mejora 16 Presentación y aprobación del Plan de Mejoramiento El responsable del Plan de Mejoramiento presentará al Comité Integrado de Gestión y Control, las acciones de mejora para su aprobación, máximo en los 8 días hábiles siguientes a la suscripción del informe de auditoría. Auditado Acta Comité SIGC

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