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1 1. OBJETIVO Establecer los criterios y actividades a seguir para seleccionar y evaluar los Auditores Internos de calidad que deben realizar las Auditorías Internas de Calidad AIC, con el fin de asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, cumpla con los requisitos de la norma NTC ISO 19011: ALCANCE Aplica para todos las personas que se postulen o sean seleccionadas como Auditores Internos de Calidad, para el SGC de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, y para la administración del mismo sistema, al definir los parámetros para selección, formación y evaluación de los auditores internos en la organización. 3. DESARROLLO 3.1 Definiciones Para las Auditorías Internas de calidad del SGC de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, aplican las siguientes definiciones: Auditado: organización que está siendo auditada (3.7 NTC ISO 19011:2012) Auditor (Calidad): persona que lleva a cabo una auditoría (3.8 NTC ISO 19011:2012) Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría (3.1 NTC ISO 19011:2012). Esta norma además presentan las siguientes notas: NOTA 1 Las auditorías internas, denominadas en algunos casos como auditorías de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos (ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestión o para obtener información para la mejora del sistema de gestión). Las auditorías internas pueden constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidad de la actividad que se audita o libre de prejuicios o conflicto de intereses. NOTA 2 Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte. Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad. NOTE 3 Cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas (ej. calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional), esto se denomina auditoría combinada. NOTA 4 Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado (3.7), se denomina auditoría conjunta. NOTA 5 Adaptado de ISO 9000:2005, definición Auditoria de calidad: Proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuáles actividades especificas, eventos, condiciones, Página de 7

2 Auditor Líder INSTRUCTIVO sistemas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoría, y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente. Auditor líder (calidad): Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad. Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Equipo Auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos (3.9 NTC ISO 19011:2012) Estas normas además presentan las siguientes notas: NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación. 3.2 Generalidades de los Auditores Internos de Calidad Para realizar las auditorías internas de calidad AIC, también llamadas de primera parte, por o en nombre de la propia organización, requiere la estructuración de un equipo auditor al interior de la misma. 3.3 Competencias y Perfiles de los Auditores La competencia de los participantes del equipo auditor está conformada por las cualidades personales que se definen en el perfil y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades que le han proporcionado la educación, experiencia y formación como auditor. Para la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA., el Auditor Líder General de las Auditorías Internas de Calidad está en cabeza de la Dirección de Calidad y los perfiles se definen así: 1. Educación General de AIC Equipo Auditor CRITERIOS SELECCIÓN Profesional Universitario en el área administrativa (Economía, Administración de Empresas o Financiera, Contaduría, Comercio Exterior), o de Ingeniería Industrial o de Sistemas, Salud Ocupacional, o cualquier otra profesión con un equivalente de 3 años de desempeño en áreas administrativas. Técnico o Tecnólogo en áreas administrativas, Bachiller con formación en temas administrativos 2. Formación AUDITOR Equipo Auditor Líder Participante 3. Experiencia Cualquier Participante 4. Habilidades Personales Fundamentos o Conocimientos básicos de la Norma NTC ISO 9000, 9001 y/o NTC GP 1000 versión vigente Manejo de Herramientas Office y de Técnicas de Auditoría Habilidades en comunicación oral y escrita Dos años de experiencia laboral en el área administrativa Página de 7

3 Se verifican estos requisitos con los soportes de hoja de vida. 3.4 Lineamientos y Responsabilidades Se debe tener en cuenta la Norma NTC ISO 19011:2012 para los perfiles y requisitos de los auditores internos de calidad. El Auditor Líder General debe: - actualizar periódicamente el listado de los Auditores Internos de Calidad, teniendo en cuenta el retiro de personal o ingreso de nuevos auditores, - mantener y actualizar los soportes requeridos para cada perfil. - Instruir a los Auditores sobre temas específicos o relacionados con las Auditorías Internas de Calidad y el SGC y aplicar evaluaciones de las capacitaciones - Elaborar el programa de AIC - Hacer la selección de los Auditores Líderes y del equipo auditor para cada proceso y para cada ciclo de AIC - Coordinar con los Líderes de los equipos de auditoría la realización de las AIC - Verificar que los requisitos de la auditoría sean aplicables - Hacer seguimiento al desarrollo de las AIC - Mediar en las situaciones de conflicto que pudieren presentarse entre auditados y auditores - Consolidar el informe de las AIC de cada ciclo y de la evaluación de las auditorías - Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoría en forma confidencial - Tratar la información confidencial con discreción - Cooperar y apoyar al auditor líder del equipo auditor Los Auditores Líderes de los equipos de Auditores, deben: - Liderar el proceso de la auditoría interna de calidad - Planificar la AIC - Verificar que los requisitos de la auditoría sean aplicables - Responder por el diligenciamiento de los formatos que requiere el proceso de la Auditoría Interna de Calidad - Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoría - Responder por el desarrollo de la Auditoría Interna de Calidad asignada en cada ciclo - Representar al equipo auditor asignado en las reuniones de Administración del SGC - Reunir al equipo auditor y analizar las situaciones y evidencias (pertinencia, suficiencia, utilidad en conclusiones de la AIC ) Página de 7

4 - Orientar y Apoyar el desarrollo y mantenimiento de las competencias de los miembros del equipo Los Miembros del equipo auditor, deben: - Participar activamente en el proceso de la auditoría interna de calidad - Apoyar el diligenciamiento de los formatos que requiere el proceso de la Auditoría Interna de Calidad - Participar en el desarrollo de la Auditoría Interna de Calidad asignada en cada ciclo - Asistir y participar en las reuniones que realice el Auditor líder del equipo - Participar y aportar en el análisis de las situaciones y evidencias (pertinencia, suficiencia, utilidad en conclusiones de la AIC ) que realice al equipo auditor al que pertenece - Mantener las competencias de auditor interno (capacitación, experiencia, desarrollo de habilidades) - Entender lo apropiado del uso de técnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditoría - Verificar y confirmar la exactitud de la información recopilada y que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría - Evaluar aquellos factores que puedan afectar la confiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría - Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría - Preparar informes de auditoría - Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información - Comunicarse eficazmente 3.5 Capacitación La capacitación para los Auditores Internos de Calidad de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, se define con base en las competencias que posean los colaboradores que se encuentren seleccionados ya sea por convocatoria o por asignación de la Alta Dirección. Clasificándose según la necesidad de: - Actualización o refuerzo en Sistema de Gestión de Calidad, Normas ISO (9000, 9001 y versión vigente) y NTC GP 1000 versión vigente. - Fundamentos en Sistemas de Gestión de Calidad, Normas ISO (9000, 9001 versión vigente) - Procedimiento de Auditoria Norma NTC ISO versión vigente - Prácticas con simulaciones y desarrollo de habilidades (comunicación, trabajo en equipo, entre otros) La evaluación de la Capacitación (Suministrada o Patrocinada) Se aplica cuando la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA., suministra o patrocina la formación o capacitación ya sea directamente o por intermedio de una institución especializada. Página de 7

5 Para las capacitaciones recibidas externamente, se aplicarán los requisitos de la institución que preste el servicio. Cuando la capacitación es suministrada directamente por la empresa, los participantes deben cumplir los siguientes requisitos: Certificado de Formación como Auditor Interno de Calidad con Asistencia al 100% de la capacitación y obtención de un puntaje mínimo de 80 puntos en la calificación de la evaluación que se realice e inclusión en equipo de Auditores de la CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA, que luego le permitirá certificación de participación en AIC. Certificado de asistencia, para quién asista a menos del 100% de la capacitación y aprueben la evaluación y/o quien asistan al 100% de la capacitación, y repruebe la evaluación y quedan como Auditor en formación. Presentan evaluación al cierre de la vigencia, y si obtienen 90 puntos se les otorga certificado de Auditor Interno de Calidad y se incluyen en el grupo de auditores para nueva vigencia Resultados de la capacitación: Certificación como Auditor Interno (copia hoja de vida, original para el colaborador) Certificación de los refuerzos y Actualizaciones que realice, especificando horas de formación, tema y fecha de realización. (copia hoja de vida, original para el colaborador) 3.6 Selección de auditores Para asegurar la fiabilidad del proceso de AIC de la organización se realiza la verificación constante de las competencias de los Auditores Internos de calidad que participan en el proceso, y se registra en el formato RMC-21 COMPETENCIAS PARA SELECCIÓN DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD Evaluación Equipo Auditor y Retroalimentación Cada ciclo de AIC se realiza evaluación de auditorías y de auditores. La evaluación de los miembros del equipo auditor, está a cargo del Auditor Líder del Equipo, para lo cual diligencia por cada participante el formato RMC-210 EVALUACION AUDITOR DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD. La evaluación del Auditor Líder, equivale a la ponderación que se hace por parte de la Administración del SGC de la evaluación de la AIC que realizan los auditados, que se registra en el formato RMC-19 EVALUACION AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD. La retroalimentación se realiza en reunión grupal del equipo auditor de cada proceso y se registra en RGC-20 RETROALIMENTACION AUDITOR INTERNO DE CALIDAD Revisión anual Al inicio de cada vigencia (año), se actualiza el formato RMC-21 COMPETENCIAS PARA SELECCIÓN DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD y se define convocatoria según rotación de colaboradores y nuevo plan de capacitación para auditores según competencias y cantidad de auditores. Página de 7

6 4 DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO Actividades Responsable Documentos o Registros 1 Definir o revisar criterios para selección de Auditores Internos de calidad IGC-01 Selección, Capacitación y Evaluación de Auditores Internos de Calidad 2 Convocar a postulación de Auditores Internos Volante de invitación 3 Recepcionar postulaciones (Hoja vidasoportes) Documentos de los postulantes 4 5 Revisar y verificar cumplimiento de requisitos de los postulantes Registrar cumplimiento de competencias y necesidades de formación Planificar capacitación para mejorar o reforzar competencias Representante de la Dirección Administración de Calidad IGC-01 Selección, Capacitación y Evaluación de Auditores Internos de Calidad Documentos de los postulantes RGC-21 Competencias Para Selección De Auditor Interno De Calidad 6 Desarrollar Plan de capacitación RGH-05 Plan de Formación 7 Evaluar eficiencia de capacitación RGH-07 Verificación Aprendizaje 8 Actualizar competencias de Auditores RGC-21 Competencias Para Selección De Auditor Interno De Seleccionar Auditores Lideres y equipos Calidad 9 Auditor para cada ciclo de AIC Evaluar Auditoria Evaluar miembros equipo Auditor Líder Auditor Equipo RGC-19 Evaluación de Auditoría Interna De Calidad RGC-20 Evaluación Auditor de Auditoría Interna de Calidad 12 Consolidar Evaluaciones Administración de Calidad RGC-19 Evaluación de Auditoría Interna de Calidad Página de 7

7 Actividades Responsable Documentos o Registros RMC-20 Evaluación Auditor Interno de Calidad Comunicar y retroalimentar resultados Conservar hojas de vida y sus soportes, evaluaciones y registros de la evidencia de este instructivo RGC-20 Retroalimentación Auditor Interno de Calidad RGC-21 Competencias para Selección de Auditor interno de Calidad 15 Actualizar cada inicio de vigencia 5 REFERENCIAS NTC ISO 9000:2005 NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 19011:2002 NTC GP 1000:2009 IGC-02 Selección, Capacitación Y Evaluación De Auditores Internos de Calidad Página de 7

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