INSTRUCTIVO PARA CONVOCATORIA Y SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

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1 VERSIÓN: 3.0 CÓDIGO: PESEIGCIIT01 FECHA ACTUALIZACIÓN: MAYO 29 DE 2012 PAGINA 1 DE 8 INSTRUCTIVO PARA CONVOCATORIA Y SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD FECHA DE VIGENCIA : MAYO 29 DE 2012

2 VERSIÓN: 3.0 CÓDIGO: PESEIGCIIT01 FECHA ACTUALIZACIÓN: MAYO 29 DE 2012 PAGINA 2 DE 8 INSTRUCTIVO PARA LA CONVOCATORIA Y SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD. 1. OBJETIVO: Definir las directrices para seleccionar y evaluar a las personas interesadas en hacer parte del Equipo Auditor, cuyo objetivo es realizar las auditorías internas al Sistema de Gestión de la Calidad. 2. ALCANCE: Aplica para las distintas convocatorias a que haya lugar para la selección y evaluación de Auditores de Calidad. 3. MARCO LEGAL: Normas ISO 19011:2002, ISO 9001:2008; NTCGP 1000:2009, ISO 9000: DEFINICIONES: Auditor: persona con la competencia (3.14) para llevar a cabo una auditoría (3.1). Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se cumplen los criterios de auditoría (3.2). Equipo Auditor: Uno o más auditores (3.8) que llevan a cabo una auditoría (3.1), con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos (3.10). Convocatoria: Se define como un conjunto de procedimientos utilizados con el fin de atraer a un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto específico en una determinada organización o desempeño de determinas actividades al interior de una organización. Competencia: atributos personales y aptitudes demostradas para aplicar conocimientos y habilidades. 5. COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES: Los perfiles de atributos personales, conocimientos y habilidades y experiencia establecidas en este capítulo, se encuentran documentados en la norma NTC ISO : 2011 Directrices para los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. 5.1 Atributos personales (7.2) Los auditores deben poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditoría descritos en el capítulo 4.

3 VERSIÓN: 3.0 CÓDIGO: PESEIGCIIT01 FECHA ACTUALIZACIÓN: MAYO 29 DE 2012 PAGINA 3 DE 8 Un auditor debe ser: a) Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto; b) De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos; c) Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas; d) Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades; e) Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones; f) Versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones; g) Tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos; h) Decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos; i) Seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros. 5.2 Conocimiento y habilidades (7.3) Los auditores deberían tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas. Principios, procedimientos y técnicas de auditoría: para permitir al auditor aplicar aquéllos que sean apropiados a las diferentes auditorías y para asegurarse de que las auditorías se llevan a cabo de manera coherente y sistemática. Un auditor debería ser capaz de: aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría, planificar y organizar el trabajo eficazmente, llevar a cabo la auditoría dentro del horario acordado, establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia, recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos, entender lo apropiado del uso de técnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditoría, verificar la exactitud de la información recopilada, confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría, evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría, utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría, preparar informes de auditoría, mantener la confidencialidad y la seguridad de la información.

4 VERSIÓN: 3.0 CÓDIGO: PESEIGCIIT01 FECHA ACTUALIZACIÓN: MAYO 29 DE 2012 PAGINA 4 DE 8 Un líder del equipo auditor debe ser capaz de: Planificar la auditoría y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditoría, Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente de la auditoría y el auditado, Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor, Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación, Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoría, Prevenir y resolver conflictos, y Preparar y completar el informe de la auditoría. 5.3 Experiencia (7.4) Los auditores deberían tener la educación, experiencia laboral, formación y experiencia como auditor siguientes. Deberían haber completado una educación suficiente para adquirir los conocimientos y habilidades descritos en el 7.3, Deberían tener experiencia laboral que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en el 7.3, Deberían haber completado formación como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos en el 7.3, esta formación podría ser proporcionada por la propia organización a la que pertenece la persona o por una organización externa. Deberían tener experiencia en auditorías en las actividades descritas en el capítulo CONVOCATORIA Se publicara en la intranet del FPS y aviso en las carteleras de la entidad por un periodo máximo de Ocho (8) días hábiles y en la cual se establecerán los parámetros de dicha convocatoria: Contenido de la convocatoria: 1. Objeto de la convocatoria, 2. Funciones del auditor, 3. Alcance y base legal, 4. Requisitos Específicos, 5. Inscripción 6. Evaluación del Aspirante, 7. Incorporación de Auditores.

5 VERSIÓN: 3.0 CÓDIGO: PESEIGCIIT01 FECHA ACTUALIZACIÓN: MAYO 29 DE 2012 PAGINA 5 DE 8 7. EVALUACIÓN DE LA CONVOCATORIA Grupo evaluador: Para efectos de realizar la evaluación se integrará un grupo evaluador avalado por el Comité de Control Interno y Calidad, grupo que estará compuesto por un número impar mínimo de tres personas multidisciplinario, para lo cual el mismo se integrara así: Un delegado del Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano (quien tendrá como función aplicar prueba psicotécnica o entrevista que evalué atributos personales a cada uno de los aspirantes). Un Delegado de la Oficina de Planeación y Sistemas (o quien haga sus veces y tenga la experiencia necesaria quien junto con el líder del equipo auditor diseñaran la prueba que evaluara conocimientos y habilidades de los aspirantes). Coordinador del Grupo de Trabajo de Control Interno (o quien haga sus veces, quien por estructura de la Entidad será el Líder del equipo de Auditores de Calidad). Se revisaran las hojas de vida con los soportes adjuntos (si se presentaren) y se verificaran los requisitos habilitantes (Educación y experiencia) y criterios de evaluación definidos para la convocatoria (Atributos personales, conocimientos y habilidades y Experiencia). 7.1 Requisitos habilitantes: Educación: Se exigirá tener mínimo título de técnico tecnólogo en cualquier disciplina, debidamente acreditado (acta de grado o diploma) o estar cursando mínimo Sexto (6) semestre de un programa de estudio de pregrado. Para acreditar estudios podrá presentar Certificado de estudios en el cual se especifique el semestre que cursa al momento de la convocatoria, para el caso de estar cursando carrera de pregrado. Para los casos de acreditación del título técnico, tecnólogo o profesional este se acreditara con el diploma o acta de grado otorgados por las instituciones correspondientes Experiencia laboral: Se deberá acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en la Entidad o acreditar experiencia laboral de un (1) año en cualquier otra Entidad Pública o Empresa del sector Privado. Esta experiencia se demostrara con los certificados de experiencia laboral para los casos de la experiencia laboral en otras Entidades Públicas o Empresas del Sector Público, para acreditar la experiencia en la Entidad (FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA) bastara con

6 VERSIÓN: 3.0 CÓDIGO: PESEIGCIIT01 FECHA ACTUALIZACIÓN: MAYO 29 DE 2012 PAGINA 6 DE 8 informar la fecha en que ingreso a la misma, pues esta información se verificara con el Proceso de Gestión de Talento Humano. PARÁGRAFO: Si el aspirante no cumple con los requisitos habilitantes será descalificado del proceso de selección, toda vez que dichos requisitos son de obligatorio cumplimiento. 7.2 Criterios para la selección de los auditores Los Auditores seleccionados deben cumplir con determinadas cualidades personales, conocimientos y habilidades como auditor y experiencia en auditorias con el fin de que las auditorías realizadas por ellos sean lo más objetivas posibles y contribuyan a mejorar el desempeño de la entidad. Los perfiles de los auditores serán calificados de acuerdo a los siguientes criterios de selección y sobre un puntaje máximo de cien (100) puntos. ATRIBUTOS PERSONALES EXAMEN DE CONOCIMIENTOS EXPERIENCIA EN AUDITORIAS TOTAL 40 puntos 50 puntos 10 puntos 100 puntos Atributos personales: Se realizará mediante entrevista o prueba psicotécnica según se disponga de acuerdo a las necesidades de la convocatoria, la misma la realizará un psicólogo o delegado de Talento Humano. CALIFICACIÓN: En este ítem se evaluarán las calidades de los aspirantes enmarcadas en el numeral 7.2 de la norma NTC ISO 19011, denominados atributos personales y se le asignara un puntaje máximo de 40 puntos. La escala la establecerá el Psicólogo o delegado de Talento Humano de acuerdo a la prueba que se aplique Conocimientos y habilidades como auditor: se evaluar mediante examen de conocimientos en el cual se formularán preguntas sobre las normas NTCGP 1000:2009, ISO 19011:2008 e ISO 9001:2008, y conocimiento del funcionamiento de la Entidad FPS-FCN. CALIFICACIÓN: Se aplicará prueba de conocimiento sobre las normas NTCGP 1000:2009, ISO 19011:2008 e ISO 9001:2008 y del funcionamiento del FPS-FCN, el puntaje máximo de la prueba será de 50 puntos el cual contendrá preguntas que serán de selección múltiple; para obtener el puntaje de cada pregunta de la prueba, se divide el puntaje máximo posible (50 puntos) entre el número total de preguntas aplicadas.

7 VERSIÓN: 3.0 CÓDIGO: PESEIGCIIT01 FECHA ACTUALIZACIÓN: MAYO 29 DE 2012 PAGINA 7 DE Experiencia en auditorias de calidad: para obtener los 10 puntos por experiencia en auditorias, los aspirantes deberán presentar certificación. Para el caso de los aspirantes que hayan participado en ciclos de auditorías en el FPS- FCN: Por participación en UN ciclo se le asignará 5 puntos. Por participación de DOS o MÁS ciclos se le asignará 10 puntos. Para los casos de quienes presenten certificaciones de participación en auditorias de Calidad en otras entidades o empresas que se certifique en horas se hará la equivalencia y se dispondrá así: Entre 8 y 16 horas: 5 puntos De 17 horas o más: 10 puntos Parágrafo: estas equivalencias se han realizado de acuerdo a las horas laborales mínimas que establece la norma y se considera tiempo mínimo para asignar el puntaje. 8. NOTIFICACION DE RESULTADOS Los auditores seleccionados serán informados mediante correo electrónico en la fecha que se disponga en la convocatoria. 9. DISPOSICIONES FINALES Los Funcionarios que conforman el Grupo de Trabajo de Control Interno harán parte del equipo auditor y no participaran en la convocatoria como aspirantes, pues por la naturaleza de sus funciones se entiende manejan y conocen sobre auditorias, normas de calidad y aplicación de las mismas en la Entidad.

8 VERSIÓN: 3.0 CÓDIGO: PESEIGCIIT01 FECHA ACTUALIZACIÓN: MAYO 29 DE 2012 PAGINA 8 DE 8 Elaborado por: Lina Alejandra Morales Revisado por: Jorge Alberto Espinosa E Aprobado por: Cargo: Técnico 1 Cargo: Profesional II Cargo: CONTROL DE DOCUMENTOS Fecha: 03 de mayo de 2012 Fecha: 09 de mayo de 2012 Fecha: Firma: Firma: Firma: Versión 1.0 Fecha y acto administrativo de aprobación Agosto 6 de Resol CONTROL DE CAMBIOS Cambio Documento nuevo Nombre del Solicitante Yaneth Farfán 2.0 Octubre 28 de Resol Se modificó el alcance y objetivo del documento Demetrio Galvis 3.0 Mayo 29 de Resol Se modificó el objetivo y alcance del documento y se modificaron los criterios para la selección de los auditores Lina Morales Alejandra