GUÍA SOLICITUD DE ENCARGO EN EMPLEOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA. PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Versión: 01

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1 OBJETIVO Orientar a los servidores públicos con derechos de carrera administrativa del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, para la presentación y gestión de las solicitudes de encargo en los empleos de carrera administrativa vacantes en forma definitiva y temporal, con el fin de promover el acceso a empleos de superior jerarquía. ALCANCE El alcance del presente documento, inicia a partir de la manifestación del interés del servidor público con derechos de carrera administrativa y culmina con la publicación del acto administrativo que otorga el encargo. I. GENERALIDADES El encargo es la figura administrativa por la cual la autoridad nominadora designa temporalmente a un servidor público para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular 1. En este sentido, el encargo constituye una modalidad de provisión transitoria de empleos en la administración pública y genera una situación administrativa para el empleado designado en encargo. Cuando se trata de la provisión de empleos de carrera, el artículo 24 de la Ley 909 de establece que el encargo sólo puede recaer en empleados con derechos de carrera. En consecuencia, a los empleados provisionales, en período de prueba o de libre nombramiento y remoción no les asiste el derecho a ser encargados en este tipo de empleos. El encargo, está previsto como un derecho preferencial a favor de los empleados de carrera que cumplan los requisitos que señala la Ley y el marco regulatorio dispuesto para tal fin. El derecho al encargo se hará efectivo en orden descendente por grados y niveles jerárquicos de los empleos de los cuales sean titulares los empleados de carrera. El encargo de los servidores públicos de carrera administrativa del DPS, en empleos de esta naturaleza vacantes en forma temporal o definitiva, se adelantará de conformidad con lo dispuesto por la Constitución Política, la Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios, al igual que la Circular 08 del 13 de febrero de 2013 del DPS. Los servidores Públicos con derechos de carrera administrativa del DPS, podrán ser encargados de un empleo de superior jerarquía, siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos: 1 Artículo 34 Decreto 1950 de El artículo 24 de la Ley 909 de 2004, establece que: Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. 1

2 1. Tener Derechos de Carrera Administrativa. El encargo en empleos de carrera sólo es predicable respecto de servidores que ostenten derechos de carrera administrativa en los empleos de los cuales son titulares. Esta condición se acreditará con la respectiva inscripción en el Registro Público de Carrera que administra la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC, o con la certificación que sobre el particular expida el Subdirector de Talento Humano del DPS. 2. Desempeñar el empleo inmediatamente inferior al que se aspira a ocupar mediante encargo y así sucesivamente. La designación en encargo de un empleo vacante, se hará de manera descendente con los servidores públicos que ostenten derechos de carrera administrativa en el empleo inmediatamente inferior al empleo a proveer. En el caso que no exista servidor público aspirante que ostente derechos de carrera administrativa en el empleo inmediatamente inferior al empleo a ocupar en encargo, se deberá tener en cuenta en forma descendente si en el grado inmediatamente inferior existen aspirantes a ocupar el empleo a través de esta figura, y así sucesivamente. 3. Que la última evaluación del desempeño laboral haya sido sobresaliente. Será necesario que la última evaluación (ordinaria y definitiva) del desempeño laboral del servidor público de carrera administrativa del Departamento Administrativo de la Prosperidad Social que pretenda acceder al encargo, se encuentre en el nivel sobresaliente de conformidad con los criterios establecidos en el Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC. Cuando no exista servidor público con derechos de carrera administrativa, con derecho preferencial para ser encargado, y siempre que se requiera por estricta necesidad del servicio proveer un empleo, se podrá tener en cuenta a los servidores que acaban de superar el período de prueba, en cuyo caso, el nivel sobresaliente se deberá predicar de la evaluación de este último. 4. No haber sido sancionado disciplinariamente en el último año. Para efectos de cumplir con este requisito, se requiere que el servidor público que aspira a ser encargado no haya sido sancionado disciplinariamente (con sanción en firme), en el período de un año comprendido desde la fecha de publicación del estudio de verificación de requisitos, hacia atrás. Las sanciones disciplinarias serán las establecidas en aplicación de la Ley 734 de Las sanciones disciplinarias impuestas durante el ejercicio del encargo, no configuran causal para darlo por terminado, a menos que se trate de las sanciones de suspensión provisional o destitución. La Subdirección de Talento Humano verificará esta situación, con certificación expedida por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno Disciplinario. 2

3 5. Cumplir con los requisitos de estudio y experiencia exigidos para ocupar el empleo vacante. Para el cumplimiento de este requisito, se tendrá en cuenta el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente para el Departamento Administrativo al momento de la provisión del empleo de carrera administrativa. El cumplimiento de requisitos mínimos de estudio y experiencia, se verificará con fundamento en la información registrada en la historia laboral de los servidores públicos con derechos de carrera Administrativa del DPS. 6. Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo en el cual se aspira a ser encargado. La Secretaria General y la Subdirección de Talento Humano coordinarán la aplicación de la prueba de aptitudes y habilidades o realizarán la misma que será realizada a cada uno de los seleccionados como aspirantes a acceder al encargo, una vez verificado el cumplimiento de los requisitos contenidos en los numerales anteriores y en el artículo 24 de la Ley 909 de Cuando un empleado de carrera no presente o no supere la prueba aplicada, se entenderá que no ha cumplido con el requisito contenido en este numeral para ser encargado. II. CRITERIOS DE DESEMPATE En el evento que se verifique que existen varios servidores públicos con derechos de carrera administrativa, en un empleo del mismo grado salarial, que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, y las condiciones detalladas en el acápite anterior, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de desempate para el otorgamiento del encargo, aplicados en forma descendente uno a uno. Si luego de aplicado el criterio, el empate persiste, se continuarán aplicando los demás criterios, frente a quienes se mantenga dicha situación de empate: 1. Quien haya obtenido el mejor resultado numérico, en la prueba de aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo al cual se aspira. 2. Quien haya obtenido el mayor puntaje numérico, en la evaluación del Desempeño de sobresaliente en el último período de evaluación del Desempeño Laboral. 3. Quien haya obtenido el mayor número de factores de calificación sobresaliente. 4. Quien ostente la calidad de padre o madre cabeza de familia, calidad que debe estar debidamente acreditada ante la Subdirección de Talento Humano del DPS, de conformidad con lo previsto en el Parágrafo del artículo 1 de la Ley 1232 de Quien cuente con mayor antigüedad con derechos de carrera administrativa en la entidad. 6. Finalmente, de mantenerse el empate, éste se dirimirá a través de sorteo, con la presencia de todos los interesados. 3

4 III. ETAPAS DEL PROCESO DE ENCARGOS 1. Publicación de Empleos Vacantes: La Subdirección de talento Humano publicará los empleos vacantes en forma definitiva o temporal en el link: (Proceso de Encargos / Empleos Vacantes) por el término de cinco (5) días hábiles para su consulta. 2. Manifestación de Interés: Los servidores públicos que consideren que cumplen con los requisitos establecidos en el Ítem I de las Generalidades, deberán diligenciar el formato F-GTH - SECA - SECA - 001_Solicitud de Encargo en Empleos de Carrera Administrativa y remitirlo firmado y escaneado al correo electrónico: dentro de los cinco (5) días hábiles en los que se encuentre publicado el empleo para tales efectos. Los servidores públicos con derechos de carrera administrativa, podrán manifestar su interés de encargo en cuantos empleos consideren, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en el Ítem I de las Generalidades, en cuyo caso deberán diligenciar el formato antes señalado para cada empleo en el que estén interesados. La distribución de los empleos objeto de oferta dentro de la convocatoria de encargo, no podrá ser modificada por ningún motivo, por lo que el aspirante debe tener claridad que al momento de aspirar al encargo, y ser seleccionado para ocupar el empleo, deberá desempeñar las labores en la dependencia y ubicación física del empleo descrita en la etapa de publicación. 3. Revisión de Cumplimiento de Requisitos: La Subdirección de Talento Humano una vez recibidas las manifestaciones de Interés por parte de los servidores públicos de carrera administrativa, a cada uno de los empleos vacantes publicados, procederá a realizar la verificación del cumplimiento de requisitos para la designación del Encargo, correspondientes a los numerales 1, 2, 3, 4, y 5 del Ítem I - Generalidades. Formato F -GTH - SECA - CRAE 002_Cumplimiento de Requisitos para Asignación de Encargos Para efectos de garantizar el cumplimiento del requisito relacionado con el Desempeñar el empleo inmediatamente inferior al que se aspira a ocupar mediante encargo, en el caso que existan servidores públicos cuyos cargos sobre los cuales ostentan derechos de carrera en un mismo grado salarial que corresponda al criterio del Inmediatamente inferior, únicamente éstos serán los publicados en esta etapa, por sobre los demás que hubieran manifestado su interés. Para garantizar los principios constitucionales de igualdad, transparencia, publicidad y confiabilidad en el proceso de verificación sobre el cumplimiento de requisitos para el otorgamiento de encargos, el resultado del estudio, se publicará por el término de tres (3) días hábiles en la página web de la Entidad. Durante este término, los servidores públicos con derechos de carrera, podrán presentar solicitudes de revisión del estudio. Si culminado el término de los tres (3) días hábiles de publicación 4

5 del listado, sin que se haya presentado solicitud de revisión alguna contra el resultado del estudio, éste se considerará definitivo. Si se presentan solicitudes de revisión y éstas a su vez dan lugar a la modificación del estudio, se publicará nuevamente por tres (3) días hábiles. De presentarse nuevamente solicitudes de revisión sobre esta última publicación, sólo podrán versar sobre las modificaciones realizadas. 4. Aplicación de pruebas de aptitudes y habilidades: Una vez establecidos los servidores de carrera administrativa seleccionados para ser beneficiarios del encargo al empleo al cual aspiran, por el resultado del estudio definitivo de la revisión del cumplimiento de requisitos, la Secretaria General y la Subdirección de Talento Humano, coordinarán o realizarán la aplicación de prueba de aptitudes y habilidades que será practicada a cada uno de los seleccionados. 5. Publicación de Resultados Finales: Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos por parte de los empleados de carrera del Departamento y obtenido el resultado de la prueba de aptitudes y habilidades y cuando a ello haya lugar, la aplicación de los criterios de desempate, se elaborará la correspondiente lista para el empleo a ser provisto por encargo, atendiendo lo establecido en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 y en el Ítem I - Generalidades. Para garantizar los principios constitucionales de igualdad, transparencia, publicidad y confiabilidad en el proceso de verificación sobre el cumplimiento de requisitos para el otorgamiento de encargos, los resultados del estudio se publicarán por el término de cinco (5) días hábiles en la página web de la Entidad. Durante este término los funcionarios podrán presentar solicitudes de revisión del estudio. Una vez culminado el término de los cinco (5) días hábiles de publicación del listado, sin que se haya presentado solicitud de revisión alguna contra el mismo, éste se considerará definitivo. Si se presentan solicitudes de revisión y éstas dan lugar a la modificación del estudio, se publicará nuevamente por cinco (5) días hábiles. De presentarse nuevamente solicitudes de revisión sobre esta última publicación, sólo podrán versar sobre las modificaciones realizadas. 6. Expedición Actos Administrativos de Encargo y Reclamaciones: Surtido lo anterior, se proferirán los actos administrativos de encargo, los cuales se publicarán en la web y la intranet. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación, si un empleado encargado considera que existe un desmejoramiento laboral por causa del encargo, podrá presentar escrito de reclamación de primera instancia ante la Comisión de Personal. Contra la decisión de la Comisión de Personal procederá reclamación en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC. Los empleados de carrera que consideren que el encargo para el cual fueron designados no genera desmejoramiento alguno de las condiciones laborales, podrán de forma expresa renunciar al término de los cinco (5) días hábiles para la reclamación, una vez surtido lo cual se continuará con el trámite de provisión transitoria del empleo que corresponda. 5

6 Igualmente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicidad del acto presuntamente lesivo del derecho a encargo, el funcionario de carrera administrativa que argumente la vulneración de su derecho preferencial a encargo, podrá interponer escrito de reclamación de primera instancia ante la Comisión de Personal de la Entidad. Contra la decisión de la Comisión de Personal procederá reclamación en segunda instancia ante la Comisión Nacional del Servicio Civil. Las reclamaciones de que trata el presente artículo, se tramitarán en efecto suspensivo. Esto significa que se surtirá el encargo sólo cuando se resuelva con carácter definitivo la reclamación. Cuando producto del encargo el servidor público designado cambie de ubicación geográfica en cuanto a su lugar de residencia, el empleado deberá asumir los costos de desplazamiento y permanencia en el nuevo sitio de trabajo. Nota: El desarrollo de las etapas de cada proceso de encargo será independiente del resultado de los demás, razón por la cual, los resultados de las diferentes etapas se podrán publicar individualmente y en momentos distintos, según como avance la dinámica en cada proceso. 6

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