Nombre del documento: Procedimiento del SGC, SGA y SGEG para la Capacitación y Entrenamiento del Personal

Transcripción

1 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 1 de Propósito Promover la capacitación y entrenamiento del personal del Instituto Tecnológico Superior de Guasave con el fin de proporcionar un mejor servicio a los alumnos. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable al Personal Directivo, Operativo y Servicios Generales. 3. Políticas de operación 3.1 El l tiene la responsabilidad de la aplicación y seguimiento de la capacitación y entrenamiento del personal con la co-responsabilidad de los Representantes de cada área y los Coordinadores del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y Sistema de Gestión Ambiental (SGA). 3.2 La aplicación de este procedimiento está orientado al cumplimiento de las necesidades del ITSG acorde con los Programas Institucionales de Innovación y Desarrollo de los Institutos Tecnológicos Descentralizados y de las expectativas del personal. 3.3 Se debe contar con un programa de capacitación y entrenamiento para el personal, acorde a los procedimientos del Instituto Tecnológico Superior de Guasave. 3.4 El programa, debe contemplar los aspectos de capacitación para el trabajo, desarrollo de habilidades, aptitudes y competencias y todas aquellas acciones que contribuyan al mejoramiento del servicio educativo, y al cumplimiento de objetivos, metas e indicadores de la Institución, así como también formación y toma de conciencia del personal directivo, operativo, servicios generales y los responsables de los procedimientos, en cada uno de los aspectos ambientales de conformidad al Sistema de Gestión Ambiental, procurando una capacitación laboral eficaz. 3.5 Las competencias necesarias del personal, se encuentran establecidas en el Manual de Organización del Instituto Tecnológico Superior de Guasave. ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ LC Xóchitl Grasema León López Jefa de Recursos Humanos MAP Elizabeth Salinas Rosales Subdirectora Administrativa Firma: Firma: Firma: Ing. Ángel Rafael Quevedo Camacho Director General del Instituto Tecnológico Superior de Guasave 23 de Octubre de Octubre del de Octubre del 2015

2 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 2 de Diagrama de Procedimiento

3 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 3 de 10

4 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 4 de Descripción del Procedimiento. Secuencia de Actividad Responsable 1.1. El envía a los Representantes de las Áreas y Coordinadores del SGA, SGC Y SGEG correspondientes el formato (ITSG-AD-PO ) para su llenado. Los registros deben regresarse a en un periodo de dos semanas, a más tardar. 1.Diagnóstico de Necesidades de capacitación 1.2. Se elabora el diagnóstico de detección de necesidades de capacitación. Este diagnóstico debe efectuarse al inicio de cada semestre, que les permita conocer los recursos financieros disponibles. Aunque, es importante mencionar que alguna necesidad de capacitación y entrenamiento puede efectuarse en cualquier etapa; lo cual está en base a las necesidades presentes, o futuras El registro de Habilidades del Personal (ITSG-AD- PO ) deberá ser usado como apoyo por los/las representantes de área, para evaluar las Habilidades de su personal. En caso de detectar alguna necesidad en las Habilidades, deberá indicarse en el registro Formato para el Diagnóstico de la necesidad de capacitación y entrenamiento ITSG-AD-PO Realiza la revisión de los registros. En caso de no cumplir los registros con los datos solicitados, se informará al solicitante que no procede. Este comunicado puede ser de manera electrónica vía o por oficio Selecciona el instructor utilizando el formato Criterios para Seleccionar Instructor Interno y/o Externo (ITSG-AD-PO ) Recursos Humanos/ Representantes de Áreas / Coordinadores/a s del SGA, SGC Y SGEG. 2. Análisis de los cursos solicitados Realiza un análisis de los cursos solicitados indicando si estos proceden o no, utilizando el registro ITSG-AD-PO y Dirección General

5 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 5 de Comunicación de resultados. 4. Planeación de la Capacitación. 5. Genera necesidades para la implementación. 3.1 Comunica al personal Representante de las áreas y el/la Coordinador/a de los Sistemas, el resultado de este análisis y los cursos autorizados. 4.1 Determina la secuencia de cursos. 4.2 Elabora el programa de capacitación. ITSG-AD- PO Mantiene Lista de Instructores/as (internos/as y externos/as), con sus evaluaciones correspondientes. Puede efectuarse en hoja de Excel o Word. Indicando al menos: Nombre de la Organización, Nombre del Instructor/a, Instructor/a interno/a o Externo/a, curso proporcionado, fecha de impartición, Tel., , y evaluación del curso. 5.1 Elabora presupuestos para la realización del programa de capacitación. 5.2Informa a los Departamentos de: Recursos Financieros, y Recursos Materiales de las necesidades para el desarrollo de los cursos. 5.3 Comunica y difunde Los Programas de Capacitación a todo el personal del Instituto; una vez aceptados los cursos; con la intención de que el personal conozca con tiempo su participación y asistencia a los mismos. Recursos Humanos. Recursos Humanos 6. Surte requisiciones y habilita instalaciones. 6.1 Surte la requisición de bienes y servicios para el desarrollo de los cursos. 6.2 Habilita el local en donde se desarrollarán los cursos programados. Recursos Materiales 7. Desarrolla el curso 7.1 Durante el desarrollo del curso, la asistencia de los participantes se registra en una lista de asistencia. 7.2 En el caso de que la capacitación sea externa, el departamento de y el/la Responsable del área o de la coordinación de los Sistemas involucrados deben evaluar si la capacitación debe ser reproducida por el/la que participó en el curso al personal del Instituto.

6 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 6 de Elabora Constancias y/o Reconocimientos 8.1 Con base en la lista de asistencia de los participantes, al evento, se imprimen las constancias para los participantes que cumplan con el 90% de asistencia y acrediten dicho curso, cuando no cumplan con los requisitos anteriores se les entregará reconocimiento. 8.2 Las constancias y los reconocimientos se llevan a firma con las autoridades correspondientes. Difusión y Concertación 9. Clausura y entrega de Constancias y/o Reconocimientos 9.1 Clausura el evento y entrega reconocimientos y/o constancias al personal participante. 9.2 Conserva registro de calidad: a).- Lista de asistencia. b).- Copia del reconocimiento y/o constancia. El expediente del personal debe contener al menos los siguientes documentos (copias): Constancias de las capacitaciones anteriores y la actual; acta de nacimiento, grado máximo de estudios Evalúa Eficacia de la capacitación La evaluación de la eficacia de la capacitación deberá llevarse a cabo dentro de un periodo mínimo de tres meses máximo de seis, posterior a la capacitación Para evaluar la eficacia de capacitación se aplica el formato ITSG-AD-PO , ITSG-AD-PO En caso de que la evaluación no haya sido eficaz se deberán tomar las acciones pertinentes, en su caso aplicar los procedimientos de acciones correctivas y preventivas del SGC (ITSG-CA-PG-005), (ITSG-CA- PG-006) y SGA (ITSG-GA-PR-11-01).

7 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 7 de Documentos de referencia Documentos Ley Federal del Trabajo Reglamento Interior del Instituto Tecnológico Superior de Guasave Manual de Organización del Instituto Tecnológico Superior de Guasave 7. Registros Nombre del Registro Código Revisión Manejo Almacenamiento Tiempo de vigencia del formato Tiempo de Responsable de conservación Disposición conservarlo Lista de asistencia NA NA Anual Carpeta 1 año 1 año Archivo Programa de Capacitación ITSG-AD-PO Semestral Carpeta 1 año 1 año Archivo Encuesta de Eficacia de l capacitació (Participante ITSG-AD-PO Anual Carpeta 1 año 1 año Archivo

8 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 8 de 10 Encuesta de Eficacia de l capacitació (l Participante ITSG-AD-PO Anual Carpeta 1 año 1 año Archivo Criterios para Seleccionar ITSG-AD-PO Instructores Inte 3 Anual Carpeta 1 año 1 año Archivo y Externos Registro de habilidades del personal ITSG-AD-PO Anual Carpeta 1 año 1 año Archivo Formato de diagnóstico de capacitación ITSG-AD-PO Semestral Carpeta 1 año 1 año Archivo Expediente del personal NA NA PERMANENTE Carpeta 1 año 1 año Archivo

9 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 9 de 10 Requisición de acciones correctivas ITSG-CA-PG y ITSG-GA-PR Anual Carpeta 1 año 1 año Archivo Requisición de acciones preventivas ITSG-CA-PG y ITSG-GA-PR Anual Carpeta 1 año 1 año Archivo s NA 2 Anual Carpeta 1 año 1 año Archivo Lista de Instructores NA 2 Anual Carpeta Permanente Permanente Archivo

10 Referencia a la Norma ISO 14001: Página 10 de Glosario No Aplica 9. Anexos 9.1 Formato para Programa de Capacitación. ITSG-AD-PO Formato para la Encuesta de Eficacia de la Capacitación (participante). ITSG-AD-PO Formato para la Encuesta de Eficacia de la Capacitación (Jefe/a del/la participante). ITSG-AD-PO Formato para Criterios para Seleccionar Instructores/as Internos/as y Externo/as. ITSG-AD-PO Formato para Registro de Habilidades del Personal ITSG-AD-PO Formato para Diagnóstico de Capacitación y Entrenamiento ITSG-AD-PO Del personal. 10. Cambios de esta versión Número de Revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 0 12 de Noviembre 2013 Se cambió el logo deladgest por el logo del ITSG, el código 1 10 de Marzo 2014 Se adaptó el procedimiento al SGA y SGC, separando el procedimiento de actualización y superación del personal académico de Octubre 2015 Se cambió logo del ITSG, y se modificó procedimiento a la necesidad Institucional.