CAPITULO 1 LA TEORIA DE SISTEMAS Y LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES.

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1 CAPITULO 1 LA TEORIA DE SISTEMAS Y LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES. Problema: Comprender los aportes de la Teoría de Sistemas para las organizaciones empresariales como conceptos y como realidades artificiales construidas por el ser humano en el contexto de los sistemas socioeconómicos o modos de producción Objetivo: Lograr competencias y habilidades para configurar y comprender las dinámicas estratégicas y operativas de una organización empresarial con el apoyo de la teoría y el análisis de sistemas. Preguntas: 1. Cognitiva: Como definir y representar a la organización empresarial como un sistema? 2. Analítica: Por qué para entender las relaciones entre el entorno y una organización empresarial se debe recurrir a la teoría y al análisis de sistemas? 3. Indicativo de Acción: a. Elabore una aplicación del enfoque de sistemas a una organización empresarial de servicios.

2 Introducción Uno de los aspectos centrales en la Gerencia de Organizaciones, tiene que ver con la forma de concebir la organización como objeto de estudio y de aplicación de tecnologías gerenciales. Como respuesta y punto de referencia aparece el Pensamiento Sistémico y la Teoría General de Sistemas, como un enfoque de aproximación que permite interpretar la realidad organizacional, en sus procesos y vínculos con el medio externo. En este documento se trata de conceptualizar acerca de la validez metodológica del enfoque de sistemas para conocer la organización, cualquiera sea ella y con un entorno dado. Se busca disponer de un punto de partida, no de llegada para encontrarle sentido a la organización de una manera integral, teniendo en cuenta todos sus procesos y recursos. Hoy en día que se plantean como retos para la organización, la competitividad y la productividad y que se exige que tengan estructuras flexibles, versátiles en sus respuestas al medio, el enfoque sistémico es de gran utilidad por llevar a cabo una gerencia con visión de futuro. Esto es lo que se impone en el momento actual como acción a emprender en todo tipo de organización y ese es el mensaje que se desea transmitir en este escrito.

3 1. EL CONCEPTO DE SISTEMA Para efectos de hacer una presentación del enfoque de sistemas, aplicado a la gerencia de organizaciones, se hace necesario precisar cual es el significado de un sistema o del concepto de sistemas; para ello, se invocan unas definiciones, se expresan los elementos de un sistema y se hace una presentación esquemática DEFINICIONES Un sistema es la combinación de partes reunidas para obtener un resultado o formar un conjunto: Sistema nervioso, sistema planetario Un sistema es una colección o conjunto de objetos, interrelacionados de tal manera, que permita el logro de un objetivo o fin Un sistema es un conjunto de elementos interdependientes que interactúan entre sí para lograr un propósito específico A partir de las anteriores definiciones se puede hacer una explicación de los elementos del sistema como sigue: 1.2. ELEMENTOS Se constituye en los distintos conceptos que permiten la comprensión del significado del concepto de sistemas: Objetos: Son las distintas partes o parámetros que se dispone para la constitución del sistema. Esas partes son: Los insumos u objetos básicos o primigenios para la constitución del sistema; los procesos que refleja la integración de los insumos; el producto o resultado que es la consecuencia de la integración; la restricción o criterio que actúa sobre el producto, el control, que expresa la verificación de la compatibilidad entre los criterios y el producto o resultado y la realimentación, que explica la continuidad en la dinámica del sistema. Atributos: Es el conjunto de definiciones o valores que expresan la correspondencia entre los parámetros del sistema. Dichas relaciones explican la razón de ser del funcionamiento del sistema. Con los anteriores elementos o conceptos, se puede generar la estructura o diagrama de un sistema, el cual puede visualizarse esquemáticamente como sigue: 1 Diccionario Larousse 2 Stanley Oftnner: Análisis de sistemas para Empresas y Solución de problemas Industriales. Ed DIAN 1976.

4 1.3. PRESENTACIÓN ESQUEMATICA: El esquema traduce los conceptos expuestos anteriormente, y la definición de ellos proporciona el significado exacto de SISTEMA, desde el punto de vista estructural, es decir, del arreglo que le da sentido a las relaciones entre sus elementos. 2. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA La pregunta que puede surgir es la siguiente: Para qué sirve enfocar la organización como un sistema?; la respuesta se remite a la necesidad de la gerencia de establecer estrategias que le permitan resolver los problemas que se le presentan o se puedan presentar y que3 estén relacionados con los objetivos que la organización se propone, de acuerdo a su ubicación, a su entorno social, económico y cultural. La gerencia dispone de la información proporcionada por los recursos que en todo momento son la base para la existencia de la organización, por lo tanto, debe buscar formas de correspondencia, que resuelvan el problema de la utilización racional de ellos, en términos económicos. El enfoque de sistemas, sirve a la gerencia para establecer correspondencias entre los recursos económicos con los cuales cuenta una organización, en el marco de un proceso, a partir del cual, se propicia el que la organización obtenga resultados de corto plazo (eficacia, eficiencia) y además disminuir los riesgos de sostenibilidad en el mediano y largo plazo. La gerencia continuamente debe tomar decisiones que modifican o cambian los rumbos de la organización, y el carácter de las relaciones internas entre los recursos, por lo tanto, se considera que el enfoque de sistemas es útil como referente para facilitar el proceso de tomas de decisiones. Por ejemplo, en el campo de la gerencia del valor están implicados aspectos estratégicos y operativos en cuanto a la asignación de los recursos organizacionales, si estos se entienden como dinámicas, evidentemente que los procesos y por lo tanto el enfoque de sistemas se convierte en un referente para proceder valido y adecuado. De una manera mucho mas clara si las organizaciones e su operación interna y en su relación con el entorno significa y expresa capacidades para construir valor, la posibilidad para explicar estos acontecimientos debe estar soportada en un método, en un procedimiento; y es aquí donde se requiere de los aportes del enfoque de sistemas.

5 2.1. APLICACIÓN DEL CONCEPTO Toda organización empresarial, permite verificar en primera instancia la existencia de unos propósitos estratégicos y operativos; ello supone la utilización de unos recursos, tanto materiales como de talento humano, los cuales expresan su comportamiento en el proceso; pero dadas las condiciones de definición de dichos recursos y de la forma como actúan, hay la necesidad de establecer unas políticas o patrones de comportamiento para resolver el problema de la evaluación de los resultados obtenidos, lo cual puede llevar a la ajustes en los atributos de los recursos y en las relaciones comprendidas en el proceso. Dichas políticas bajo el enfoque de sistemas, identifican las restricciones o criterios de control a tener en cuenta, frente a los resultados o salidas. De acuerdo con las definiciones de sistemas proporcionadas anteriormente, se percibe que ellas se validan en cualquier organización empresarial y que además refuerzan su vigencia para la configuración como subsistemas a aquellas unidades que hacen parte derivada de la organización como un todo y como una estructura. A manera de ejemplo, si una organización empresarial se percibe como un sistema, los procesos de atención y relaciones con los clientes de dicha organización, que como unidades se derivan de ella, también pueden ser abordados como sistemas o mas bien como subsistemas. Se descubre acá un aspecto o conclusión fundamental y es que las organizaciones a la vez que son sistemas son subsistemas (organización-entorno) y además, están integradas por un conjunto relacionado (red) de subsistemas. Hoy en día asumir este conjunto de relaciones se ha convertido en una ayuda vital para entender los conceptos de gerencia del valor y de cadenas de suministro, de aprovisionamiento o de agregación de valor ELEMENTOS En el enfoque de sistemas los elementos se expresan por los objetivos (salidas), las restricciones, las interrelaciones ( procesos), las entradas, la realimentación y el control. Estos elementos para una organización empresarial se identifican como sigue: Resultados o productos (salidas): Surge como consecuencia de la ejecución y de acuerdo al tipo de organización puede tener significados en términos económicos para la organización formal y en términos de bienestar, para los individuos de la organización informal. Políticas (restricciones): Conjunto de restricciones o criterios para establecer la validez de los resultados o productos de la organización. 3 Ver

6 Proceso: Esta definido por la forma de acción o ejecución que se lleva a cabo, dada la correspondencia entre los recursos. Dicha ejecución exige unas operaciones, unas relaciones entre individuos y la manifestación de una estructura de ejecución, es decir la disposición de los recursos para la actuación. Entradas: Se componen de los recursos de talento humano, materiales, logísticos, de procedimientos y de información, que participan en los distintos procesos de la organización empresarial (estratégicos y operativos) Retroalimentación (Feedback): Cuando las salidas o resultados del sistema en ejecución, coinciden con los preestablecidos en el diseño y planeación del sistema, este vuelve a adoptar otros valores para seguir operando en el tiempo. Control: Este concepto actúa sobre los procesos de ejecución en la organización y sobre las entradas, cuando los resultados obtenidos no son compatibles con las políticas (restricciones). De ello surgen los ajustes en el sistema organizacional Atributos: Valores que adoptan en la organización los proceso de ejecución y las entradas, cuando actúa el control y la realimentación Relaciones: Conjunto de correspondencias o dinámicas, que se identifican entre los insumos (entradas), en el proceso de ejecución, en los resultados (salida) y en el control.

7 3.1. ORGANIZACIÓN COMO UN TODO 3. ESQUEMA 3.2. EJEMPLO DE SUBSISTEMAS DE ACTIVIDAD (RELACIONADOS) Operación Relación con clientes C P C P I E S I E S R R Donde: S = Salidas ( logros, resultados, objetivos y metas) I = Insumos ( entradas: Talento Humano, Materiales, Financieros, logísticas) E = Ejecución o Proceso ( Relaciones con Clientes, Operación, Aprovisionamiento) P = Políticas ( Restricciones: Alianzas, Operación, Inversión, Grupos de Interés) C = Control (Estratégico y Operativo: Cuadro de Mando Integral) R* = Realimentación. S = Salidas

8 I = Insumos P = Políticas De acuerdo con esquemas por subsistemas pueden observarse que los resultados (salida) de uno de ellos son insumos (entrada) y viceversa. Aquí se configura el significado de la relación proveedor- cliente interno.

9 4. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SUBSISTEMA La naturaleza de la organización desde le punto de vista de su actividad, la ubica dentro de un contexto que justifica su existencia. La organización como un todo y en sus partes, afecta y se ve afectada por el medio ambiente o entorno organizacional. Dicho entorno, define una relación que tiene su explicación de tipo social y económica. La organización como tal existe para satisfacer demandas del entorno y este existe como tal, para asignarle un valor o atributo a las condiciones de dicho entorno. Visto así, que la organización genera por su papel, relaciones con factores externos a ella, entonces ésta se transforma o se define como un subsistema del sistema identificado por el entorno organizacional. Este muestra factores que establecen relaciones especificas y de más efectos recíprocos, como las que se presentan con los clientes, proveedores, accionistas o inversionistas, con su sector de actividad ya sea éste por ejemplo industrial, comercial de prestación de servicios; y con otros factores que definen relaciones, donde la frecuencia de ocurrencia es menor que las relaciones con los clientes, proveedores y accionistas, como las que se dan con el gobierno y los otros sectores económicos. En síntesis se puede establecer que una organización es un subsistema de un sistema mucho más amplio como es el económico y social, y además este es un subsistema del modo de producción. En conclusión, así como se puede hablar de que operación, relaciones con clientes, talento humano, son subsistemas de un sistema organizacional específico, entonces se puede afirmar que la organización es también un subsistema de un sistema mucho más extenso. Ello es necesario establecerlo así, por cuanto las interrelaciones en un sistema a partir del proceso o ejecución, determinan efectos recíprocos y por lo tanto, la gerencia si adopta este enfoque, para la solución de problemas gerenciales, debe considerar el medio ambiente de la organización en los campos sociales, económicos, regionales, etc.

10 5. ELEMENTOS GERENCIALES EN EL ENFOQUE SISTÉMICO 5.1. PRESENTACIÓN El enfoque de sistemas aplicado a la organización trae consigo la necesidad de reflexionar acerca de ciertos elementos gerenciales que han venido funcionando a partir de los conceptos expuestos por la teoría clásica y la teoría humanística; y ello se hace necesario, por cuanto la concepción de sistemas en lo gerencial exige tener una definición precisa de como puede operar el sistema dados estos elementos. Existen conceptos o elementos como la jerarquía, la descentralización, la delegación, la autoridad de línea y la actividad staff, acerca de los cuales se deben establecer criterios para determinar los valores de los atributos de tal manera que el sistema funcione. Con respecto a la jerarquía, dada la organización, se debe partir de la definición de cuales son los centros de decisiones, es decir aquellos que deben enfrentar la solución a los problemas que se presenten, para que a partir de ellos, se creen los subsistemas; dichos centros de decisión van a estar determinados por las metas y los objetivos intermedios que se definen al interior de la institución. Ello puede llevar a que el concepto tradicional de jerarquía sea revaluado. El problema que se plantea con la descentralización, cuando se habla de sistemas, es el cual seria el efecto de ésta si se presenta, para el funcionamiento de estos; sin embargo, si se descentraliza en términos gerenciales, hay que partir de una orientación o enfoque del sistema de afuera hacia dentro lo que conlleva a que el significado de descentralización se mas bien de autonomía, de empoderamiento y por lo tanto de autocontrol. Así mismo ocurrirá con la delegación, ya que ella solo tiene su justificación en las relaciones entre procesos, en los roles que un proceso al relacionarse con otro le asigna a este. Cuando existe una relación definida entre Entorno y Organización Empresarial, la delegación no se deriva de las jerarquías ( relaciones lineales verticales) sino mas bien de las justificaciones para la ejecución de las misiones y propósitos subsistémicos. Otra pregunta para hacer es, qué papel juega la actividad de staff cuando la organización empresarial se asume como un subsistema?.. Se puede afirmar, que dadas las características y a la naturaleza del staff como actividad especializada, ella tiende a convertirse mas en un servicio de outsourcing que en una asesoría, es decir el staff, pasa de hacer recomendaciones a tener participación estratégica y operativa hacia los propósitos gerenciales en la organización. En un sistema como la organización empresarial, la especialización debe entenderse en todo su alcance, es decir, de acuerdo con sus relaciones en el entorno y en el sector al cual pertenece. En este tipo de organizaciones la especialización se da por procesos y no por funciones, es decir, la ejecución se mediatiza a través de procesos y equipos de trabajo especializados y no de funciones e individuos especializados. Esta es una característica muy importante ya que su presencia se soporta en la integración del trabajo mas que en la división del mismo con una virtud trascendental y es que los procesos son enfocados o dirigidos hacia unos propósitos los cuales a la vez nutren a otros subsistemas.

11 5.2. LA COMUNICACIÓN Este concepto ubicado en la organización da lugar para reflexiones acerca del sistema hombre hombre y del sistema hombre información y procedimientos. Se sabe que los individuos se relacionan por medio de expresiones orales o escritas y ellas en primera instancia producen una información cuya esencia es el mensaje, o sea aquello que va generar respuestas o cambios de actitud. Esta actitud y comportamientos se ubican en ambientes de racionalidad y de emotividad. En las organizaciones sistémicas estos aspectos tiene que ser considerados ( inteligencia racional e inteligencia emocional) para que la comunicación en los procesos sea efectiva, es decir, eficaz y eficiente. De pronto en las organizaciones basadas en funciones especializadas para individuos lo que ha interesado es la comunicación y la acción producto de la inteligencia racional; ello no es así en las organizaciones sistémicas ya que los procesos al integrar individuos, esta integrado, racionalidades y emociones. A continuación y dada la importancia de estos aspectos de comunicación en organizaciones sistémicas se presenta un diagrama a partir de la cual se quiere ilustrar el concepto de comunicación como un subsistema LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: UN SISTEMA El anterior esquema es necesario considerarlo dado que las relaciones interpersonales a nivel de la organización sistémica formal, pueden afectar el logro de los resultados o productos, ya sea considerando la organización como un sistema y a los centros de decisión como subsistemas. Es bueno anotar que al interrelacionarlos, estructuran las informaciones, las cuales al ser enviadas, dinamizan el sistema de comunicaciones. Pudiera considerarse que a partir de lo ilustrado se puede concebir la idea de una organización inteligente, en donde los individuos asumen su rol de actuación en la organización, basado en el pensamiento sistémico siempre y cuando se consideren los requisitos que determinan este tipo de pensamiento. Aquí vale la pena resaltar lo expuesto por Peter Senge en su texto La Quinta Disciplina (Primera Parte).

12 5.3. ANÁLISIS DE SISTEMAS Cuando se define un sistema organizacional hay dos conceptos involucrados; por un lado, la aplicación del concepto sistema como proceso gerencial (o las funciones administrativas), o sea: Planear, Organizar, Coordinar, Dirigir y Controlar; ello permite la verificación de resultados y por lo tanto facilita la toma de decisiones, tanto para un sistema hombre información como para la relación hombre hombre; y por otro lado, el concepto en sí de sistema como proceso productivo, el cual exige a la gerencia una adecuada definición de las entradas o insumos, los mecanismos de control, el significado de la realimentación, la definición de relaciones y atributos, de tal manera que así se logre una identificación propia para el sistema y sus subsistemas. Otro aspecto importante para el análisis de sistemas, es que el sistema organizacional permite la utilización de herramientas matemáticas para configurar modelos, los cuales, considerando valores para los elementos, viabilizar la percepción de resultados, permitiendo la realización de diagnósticos, de los cuales, surgen ajustes o se produce la realimentación. En este aspecto la investigación de operaciones ha contribuido, desarrollando modelos de investigación para el análisis de sistemas, como la programación lineal, la teoría de redes, modelos de inventario, etc. Esto en los actuales momentos adquiere vigencia significativa en razón de que las organizaciones para ser competitivas, deben ser productivas y por lo tanto la simulación y el uso de herramientas matemáticas se constituyen en soporte de gran utilidad. En el análisis de sistemas aplicado a las organizaciones empresariales se debe tener en cuenta la interpretación de la validez de conceptos como la Sinergia, la Entropía, el Holismo, la Homeostasis entre otros, para con ello encontrarle utilidad al uso de la Teoría de Sistemas. Se recomienda entonces efectuar dichas reflexiones con lo cual la comprensión acerca de enfoques distintos para la gerencia de organizaciones se hace mucho mas clara y evidente.

13 6. CONCLUSIONES Algo importante para anotar acerca del enfoque de sistemas aplicado a la Gerencia de Organizaciones, es que la teoría de sistemas integra los elementos de racionalidad de la teoría clásica con los de la teoría de las Relaciones Humanas. La teoría clásica, proporciona la necesidad de racionalizar el uso de los recursos materiales, de talento, logísticas y financieros, definiendo formas de asignación de ejecución de labores ( procesos) que garantizan unos niveles de productividad, donde lo que se busca es la eficiencia y la eficacia, dada las condiciones de desempeño de la organización en entornos turbulentos. La teoría humanística, considera que los procesos de asignación y de ejecución, deben ajustarse a las características de trabajo que definen a los individuos como tales y como equipos, dada la naturaleza del ser humano. Se busca a la luz de considerar sus comportamientos cambiantes y los sistemas adoptados por los equipos humanos, que a partir de un proceso de identificación ( sentido de pertenencia), se apliquen conceptos que permitan el logro de mayor productividad, mediante la compatibilidad de los intereses de los miembros de la organización. 7. EJERCICIOS NECESARIOS Para adquirir competencias y habilidades en la comprensión de una organización empresarial como un sistema o subsistema vale la pena intentar responder de manera amplia inquietudes como las siguientes: 1. Qué significa pensar sistémicamente? 2. Exponga un caso o ejemplo a través del cual se evidencie el pensar sistémicamente? 3. Desarrolle un ensayo en el cual se presente de manera sustentada las diferencias entre una organización Mecanicista y una organización Sistémica? 4. Cuál es la importancia de los sistemas y de los procesos para entender las relaciones de una organización con entornos turbulentos? 5. Qué aspectos determinan la razón de ser de las organizaciones como subsistemas y a la vez como sistemas? 6. Represente un esquema en el cual se pueda presentar la organización empresarial como un subsistema de un sistema denominado entorno. 7. Qué significan y cómo se podrían interpretar los siguientes términos desde la Teoría de Sistemas: Sinergia, Entropía, Holismo y Homeostasis. 8. BIBLIOGRAFÍA: Bertoglio, Oscar Johansen Anatomía de la Empresa Garet Morgan Imágenes de la Organización E. Kast Fremont Administracion???? Peter Sengue La Quinta Disciplina James Forrester Introducción al Pensamiento Sistémico

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