Calendario Web. Objetivo: Presentar los pasos de uso del servicio de calendario Web UN

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1 Calendario Web Objetivo: Presentar los pasos de uso del servicio de calendario Web UN Alcance: El calendario que se presentará, es el perteneciente a la plataforma Iplanet, actualmente ofrecido a los usuarios que cuentan con identificación electrónica Definiciones: Generalidades Se debe tener la identificación electrónica (login y clave). Debe contar con un visualizador de páginas Web. Los más conocidos son Explorer y Netscape. El calendario UNAL permite a los usuarios administrar programas, compartir recursos y planificar eventos o citas. Gracias a su interfaz Web intuitiva, puede acceder a sus calendarios en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo Web. De esta manera, administradores y usuarios podrán personalizarlo para que éste se ajuste a sus necesidades. Permite además, crear y planificar tareas y eventos. Tareas son aquellas actividades personales que no requieren de un tiempo determinado sino que se pueden realizar en el transcurso del día. Los eventos son aquellos en los que se pueden realizar invitaciones o tienen un tiempo límite para su realización. Puede también crear varios calendarios, es decir puede organizar su tiempo de trabajo, su tiempo personal y su tiempo académico con diferentes grupos de tal manera, por ejemplo, que sus compañeros de trabajo no conozcan sus actividades personales si Usted no lo desea, ya que Usted puede conceder permisos a cada integrante de sus calendarios para ver o modificar sus calendarios. También puede reunir varios calendarios para la organización de todas sus actividades y de todo su tiempo. Con las listas de invitados o integrantes de sus grupos puede realizar invitaciones personales o en grupos y recibir sus confirmaciones. Puede realizar recordatorios para sus invitados y a simismo.

2 Puede hacer copias de seguridad de sus calendarios y modificar y actualizar sus datos y el de los calendarios y grupos. PRIMEROS PASOS Para iniciar la sesión debe visitar la página Aparecerá la siguiente pantalla en la que colocará su login y clave, que son los mismos que utiliza en su correo UN. Ahora puede empezar a interactuar con su calendario. Hay cuatro pestañas, cada una con funciones especificas. VER La pestaña abierta es VER. En ella se pueden visualizar el calendario predeterminado del calendario UNAL del día actual en primera instancia, pero también puede ver el calendario de la semana, el mes y el año oprimiendo semana, mes y año respectivamente, cuya posición esta indicada en la figura 2.

3 Crear un Nuevo Acontecimiento Para crear un nuevo acontecimiento pulse en el círculo amarillo que aparece en el día y hora del evento. Aparece la ventana editar acontecimiento: Para la opción Tiempo existe dos posibilidades, colocar la hora del acontecimiento o colocar la opción Todo el día con la cual se indica que todo el día será destinado a este evento pero esto no impedirá que otro acontecimiento pueda ser programado para este día. La opción Repetir programa este evento periódicamente, para especificar la frecuencia pulse sobre la opción que aparece en azul Cambiar patrón de repetición y aparece la siguiente ventana:

4 Puede programar que el evento se repita diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. En la opción Inicio se especifica la primera fecha del acontecimiento y en la opción Fin se determina la finalización del evento periódico de tres formas. La primera, en la que se dice cuantas veces se va a repetir el evento, la segunda opción en la que se determina la fecha de terminación, y la opción tres cuando no se tiene certeza de la finalización del evento. Para terminar con la programación de los eventos programados se pulsa Aceptar y se regresa a la ventana de creación de acontecimientos. (Opcional) Haga clic en el menú desplegable Confidencialidad Privacidad para ver una lista de configuraciones de confidencialidad para este acontecimiento. Las opciones son Acontecimiento público, en el que cualquier invitado de sus calendarios puede observar el acontecimiento y los detalles, Sólo fecha y hora, en el que cualquier invitado de sus calendarios puede observar el que esta fecha y hora usted esta ocupado pero no verá los detalles de los acontecimientos, y Acontecimiento Privado, en el que este acontecimiento es público para los participantes del calendario en el que lo esta inscribiendo pero no será visto por los integrantes de los otros calendarios. La opción predeterminada es Acontecimiento público. Escriba la descripción de su evento Descripción, esta le ayudara a realizar la búsqueda de alguna actividad. Haga las invitaciones que requiera, recuerde que debe haber una lista de suscritos o tener el login de quien desee invitar, para que puedan ser invitados. Por ultimo pulse Aceptar. Puede verificar la creación de su acontecimiento con el botón Saltar ao ubicando la fecha de su acontecimiento en el calendario que se encuentra en la pestaña Ver que esta observando.

5 Eliminación de un Evento Al lado del evento aparece un círculo amarillo, al dar clic pregunta si desea borrar el evento. Si el evento es periódico, es decir, si se repite, le preguntará si quiere borrar este evento o todos. CALENDARIOS La siguiente pestaña es Calendarios: Originalmente aparece el calendario estándar, pero si Usted quiere cambiar las características de este puede hacer lo pulsando sobre Editar, frente al nombre del Calendario. Si Usted quiere crear otro calendario (podría crear un calendario personal, otro laboral o los que requiera), pulse en Nuevo Calendario y aparece la siguiente ventana:

6 En Calendario escriba el nombre de su nuevo calendario y en Descripción si considera escribir alguna información adicional. Pulse Aceptar. Al final de esta ventana aparece un enlace que lo podrá utilizar para publicar su calendario. Esta publicación puede usarse para publicar el horario de las salas de informática, de los auditorios o de sus eventos. Si desea borrarlo, selecciónelo de la lista de calendarios y pulse Eliminar la Selección. Si desea ver el calendario de alguien para planificar sus eventos o que sus suscritos puedan ver su horario, si usted lo permite (ya que a cada suscrito le dará permisos de ingreso), usted puede agregar suscritos a su calendario. Aparecerá la siguiente ventana: Aparecerá la lista de entre los cuales está la persona buscada, marque sobre quien va a suscribir y luego pulse Aceptar. Cuando Usted requiera ver el calendario de la persona seleccionada visite la pestaña Calendarios y oprima Ver sobre el calendario que desee ver. Puede también borrar a algún suscrito en la pestaña Calendarios, marque el suscrito que desee borrar y oprima Eliminar selección. GRUPOS Si Usted desea formar grupos entre sus suscritos de tal forma que pueda ver el calendario de varios al mismo tiempo vaya a la ventana Grupos:

7 Oprima sobre Nuevo Grupo: Coloque el nombre del grupo y en Calendar ID, oprima Buscar para buscar a los que van a ser parte de este grupo, en la Lista Miembros de Grupo aparece la lista de los que va inscribiendo, si desea borrar a algún integrante de su grupo, en esta lista selecciónelo y oprima Eliminar. Cuando su lista este conformada oprima Aceptar. INVITACIONES Si alguien le invita a un acontecimiento, éste se introduce en su calendario y aparece una invitación en su lista de invitaciones. Puede responder a una invitación directamente desde el calendario pulsando sobre la invitación que le están haciendo. Luego Haga clic en el cuadro Responder para ver sus tres opciones de respuesta.las tres opciones son: "Asistiré", "No asistiré", "Confirmaré más adelante".elija su respuesta.(opcional) Establezca un recordatorio para este acontecimiento en la ficha Recordatorios.

8 Desde la pestaña Ver, en la parte derecha en el menú Elementos de Acción aparece la lista de sus invitaciones desde aquí también puede confirmar dando clic sobre este item y haciendo el mismo procedimiento que en la opción anterior. Si Usted fue quien realizó la invitación y quiere saber quien le ha confirmado, ubique en su calendario la fecha del acontecimiento y pulse sobre éste, aparece la siguiente ventana: Los que ya hayan confirmado tendrán un signo (+) a su izquierda DISPONIBILIDAD La ficha Disponibilidad le permite comparar los calendarios de quien requiere. Si no tiene la autorización para uno de los calendarios de su lista de asistentes, aparecerá una barra amarilla con la etiqueta "desconocido" en el lugar donde debería estar el calendario de tiempo libre/ocupado. Todos los calendarios se muestran en formato de tiempo libre/ocupado. Para buscar la mejor fecha y hora para planificar su acontecimiento: Busque una hora libre disponible para todos los asistentes. Cualquier período de tiempo que esté libre en los calendarios de todos los asistentes se marca con un icono (un signo más dentro de un círculo) situado encima del período de tiempo libre. Haga clic en el icono de hora libre, la hora se ajusta automáticamente en el cuadro de entrada de hora. El acontecimiento se planifica en los calendarios de los asistentes y se cierra la ventana Editar acontecimiento. RECORDATORIOS Si desea que su calendario le recuerde alguna tarea o un acontecimiento, haga clic en el título del evento y se abrirá la ventana Editar acontecimiento o Editar tarea. Para un nuevo acontecimiento o tarea no se requiere ninguna acción. Haga clic en la pestaña Recordatorios de la ventana Editar acontecimiento o Editar tarea. Seleccione la casilla de verificación Recordar y escriba su dirección de correo electrónico a la que se le enviará el recordatorio.

9 Puede escribir varias direcciones de correo electrónico separándolas con comas (,) o con puntos y comas (;). Para seleccionar una fecha y hora de recordatorio absoluto o relativo, haga clic en uno de los círculos. El círculo superior es para un recordatorio relativo. Si cambia la hora o la fecha, el recordatorio se ajusta automáticamente. El círculo inferior es para un recordatorio absoluto. Si cambia la fecha o la hora, el recordatorio no cambiará automáticamente. Tendrá que ajustarlo de manera manual. Para especificar un recordatorio relativo (círculo superior seleccionado): Escriba el número de minutos, horas o días delante del acontecimiento o tarea para la que desea enviar el recordatorio Haga clic en el cuadro para ver las opciones de unidades de tiempo: minutos, horas, días Haga clic en una de las opciones de unidades de tiempo para seleccionarla Para especificar un recordatorio absoluto (círculo inferior seleccionado): Especifique una fecha en los cuadros de entrada de texto de la izquierda Especifique una hora en los cuadros de entrada de texto de la derecha Haga clic en el cuadro para mostrar "am" o "pm" Haga clic para seleccionar "am" o "pm". (Opcional) Escriba un texto para el recordatorio en el cuadro de entrada Mensaje. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de crear o editar el acontecimiento o tarea. PERMISOS Como ha podido ver, Usted puede ver los calendarios de otros y viceversa, es por esto que es necesario administrar recursos de acuerdo a sus necesidades, es decir, su secretaria puede escribir sobre su calendario, pero sus amigos no podrán modificarlo. En la pestaña Calendarios encontrará la lista de los suscritos a sus calendarios, la última columna es la de propiedades, oprima sobre Ver, de esta columna sobre la fila del suscrito al cual le va a cambiar los permisos. En la ventana que le aparece, de clic en la pestaña permisos:

10 Disponibilidad: Ve ocupado/libre Invitar: Puede invitar a su calendario Leer: Ve en que esta ocupado Borrar: Borrar sus eventos Modificar: Puede modificar pero no puede borrar OPCIONES Permite cambiar el aspecto y comportamiento de su calendario. También puede importar y exportar datos con formato de calendario. Pestañas: Apariencia Puede cambiar el color del aspecto de su calendario. Puede elegir la presentación de los iconos en las pestañas Ver, Calendarios y Grupos: iconos y texto (valor predeterminado), sólo iconos o sólo texto. Las tres opciones son: Mostrar iconos y texto: muestra el icono con el texto debajo. Esta es la vista predeterminada de su calendario UNAL. Sólo mostrar iconos: muestra sólo los iconos. Sólo mostrar texto: muestra sólo el nombre del texto del icono. Puede cambiar el tipo de letra y su tamaño. Elija su opción de tamaño. Haga clic en Guardar Cambios cuando haya acabado de configurar las opciones de aspecto. Configuración Las opciones de configuración son: Vista inicial predeterminada, Grupo de calendarios predeterminado, Fecha, Hora, Día, Primer día de la semana, Zona horaria, Recordatorios de acontecimientos y tareas, Notificación de acontecimientos.

11 1. Puede predeterminar la vista general, día, semana o mes. 2. Grupo de calendarios predeterminado: Para elegir un grupo de calendarios que aparezca automáticamente al iniciar la sesión, siga estos pasos: Pulse sobre el menú desplegable Grupo de calendarios predeterminado para ver la lista de grupos. Si no ha definido ningún grupo de calendarios, se muestra "Sin grupo de calendarios" y el calendario predeterminado se muestra al iniciar la sesión. Pulse sobre el grupo de calendarios que desea que aparezca al iniciar la sesión. La próxima vez que inicie sesión, aparecerá este grupo de calendarios en lugar de su calendario predeterminado. Para que vuelva a aparecer su calendario predeterminado al iniciar la sesión, repita este procedimiento seleccionando "Sin grupo de calendarios". 4. Para cambiar el formato de fecha de su calendario, pulse sobre el menú desplegable Fecha para ver las opciones de formato de fecha. (Opcional) Cambie el carácter de separación escribiendo cualquier carácter del teclado.. 5. La hora se puede representar en formato de reloj de 12 o de 24 horas. Por ejemplo, las 3 de la tarde se representan como las 3:00pm en un reloj de 12 horas, o las 15:00 en un reloj de 24 horas. Haga clic en el círculo situado junto al formato de hora que desea utilizar. 6. Seleccione la hora de inicio y la de finalización para los días del calendario. Haga clic en el menú desplegable "Dividir días". Las opciones son: cada quince minutos, cada media hora, cada hora, cada dos horas, cada cuatro horas. Haga clic en el intervalo de tiempo deseado. 7. Primer día de la semana: Seleccione el día de la semana con el que comenzarán las vistas semanales y mensuales del calendario. Si lo desea, puede seleccionar la casilla de verificación con la etiqueta "Excluir sábado y domingo de las vistas de semana y mes", si Usted quiere que estos días no aparezcan en su calendario. 8. Zona horaria: Cambie la zona horaria predeterminada que utilizan los calendarios para mostrar las fechas y horas. Las horas de los calendarios para otras zonas horarias se ajustarán a su zona horaria predeterminada a menos que especifique lo contrario En la sección Zona horaria, haga clic en el nombre de la zona horaria predeterminada actual. Se abre la ventana Cambiar zona horaria predeterminada. Aparecen las tres áreas internacionales en forma de fichas en la parte superior: Norteamérica/Sudamérica, Europa/África, Asia/Costa del Pacífico. Haga clic en una ficha de área para ver una lista de zonas horarias. Haga clic en el círculo situado junto a la zona horaria que desea seleccionar. Haga clic en Aceptar. Para Colombia seleccione América/Indianápolis. Esto porque entre las zonas horarias GMT -5:00. Esta zona no cambia con las estaciones. 9. Recordatorios de acontecimientos y tareas: Al configurar esta opción se le enviarán automáticamente recordatorios por correo electrónico de los acontecimientos y tareas de su

12 calendario. Seleccione la casilla de verificación con la etiqueta: "Enviarme un recordatorio por correo electrónico". En el cuadro de entrada de texto, escriba el número de minutos/horas/días de antelación con que desea enviar el recordatorio por correo electrónico del acontecimiento. Haga clic en el menú desplegable para ver la lista de períodos de tiempo: minutos, horas, días. Elija minutos, horas o días. Por ejemplo, si desea que se le recuerden los acontecimientos y tareas 1 hora antes de su vencimiento, haga clic en la opción de horas. Escriba su dirección o direcciones de correo electrónico a las que desee que se le envíe el recordatorio. 10. Notificación de acontecimientos: Esta opción sólo aparece en su ficha Opciones si el sistema está configurado para ello. De lo contrario, no aparecerá. Al configurar esta opción, se le enviará una notificación por correo electrónico cada vez que alguien que no sea Usted planifique un acontecimiento en su calendario. Seleccione la casilla de verificación para que se envíe una notificación por correo electrónico automáticamente cuando se planifique un acontecimiento en su calendario. Escriba la dirección de correo electrónico a la que se enviará la notificación. Este campo ya está rellenado con su dirección de correo electrónico, pero puede escribir cualquier otra. Haga clic en Guardar Cambios cuando haya acabado de configurar las opciones de configuración. IMPORTAR.

13 Escoja el calendario en el que desea importar. Escoja el formato de importación: para ver las opciones de formato de datos: ical, XML. ical, o icalendar. Escriba el nombre del archivo fuente con su ruta, o haga clic en Examinar para localizar el archivo. Escoja el intervalo de tiempo que desea importar: Puede seleccionar que se importen todos los acontecimientos del archivo o indicar un intervalo de inicio y finalización para las fechas. Para establecer una fecha de inicio y una de finalización: Haga clic en el menú desplegable Comienza en para ver la lista de meses. Haga clic en el mes en que desea comenzar. Escriba el día del mes en el que va a empezar en el cuadro de entrada de texto. Escriba el año en el que va a comenzar en el cuadro de entrada de texto. Haga clic en el menú desplegable Termina en para ver la lista de meses. Haga clic en el mes en que desea terminar. Escriba el día del mes en el que desea terminar en el cuadro de entrada de texto. Escriba el año en el que va a terminar en el cuadro de entrada de texto. Haga clic en Importar para comenzar a importar el archivo. EXPORT Exporte datos de uno o más calendarios a un archivo. Haga clic en el ID de un calendario del menú desplegable Calendarios para seleccionar un calendario para exportar. Haga clic en el botón Añadir para incluirlo en la lista Calendarios para exportar. Puede eliminar un calendario de Calendarios para exportar haciendo clic en el ID de calendario y, a continuación, en Eliminar. Repita hasta que haya seleccionado todos los calendarios que desee exportar. Haga clic en una de las opciones de Rango de fechas: Exportar todos los acontecimientos, Comienza...termina.

14 Puede seleccionar que se exporten todos los acontecimientos del calendario o indicar una gama de inicio y finalización para las fechas. Para establecer una fecha de inicio y una de finalización: Haga clic en el menú desplegable Comienza en para ver la lista de meses. Haga clic en el mes en que desea comenzar. Escriba el día del mes en el que va a empezar en el cuadro de entrada de texto. Escriba el año en el que va a comenzar en el cuadro de entrada de texto. Haga clic en el menú desplegable Termina en para ver la lista de meses. Haga clic en el mes en que desea terminar. Escriba el día del mes en el que desea terminar en el cuadro de entrada de texto. Escriba el año en el que va a terminar en el cuadro de entrada de texto. Haga clic en el menú desplegable Exportar formato para ver las opciones de formato de datos: ical, XML. Haga clic en el formato al que desee exportar los datos del calendario. Haga clic en el botón Exportar.Se abre una ventana que le permite seleccionar una ubicación para el archivo exportado. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana cuando haya especificado la ubicación. Los datos comenzarán a exportarse al archivo seleccionado.

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