Corresponde a los programas de formación en los niveles de: Auxiliar, Operario, Técnico, Técnologo, Profundización Técnica y Especialización

Transcripción

1 PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFEONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO: Planeación y Publicación de la Oferta Educativa Objetivo: Establecer los lineamientos para realizar el alistamiento, publicación y divulgación de la oferta educativa del SENA, de acuerdo con las políticas y directrices institucionales establecidas, con el fin de divulgar las opciones de formación que ofrece la entidad. Responsable:. Gestores de Red Relaciones Corporativas Coordinador Academico Coordinador de Administración Educativa Proceso de Gestión de Comunicaciones Alcance: El procedimiento inicia con la definición del Calendario Académico y de Labores y los cronogramas de las convocatorias y finaliza con el seguimiento a los resultados del procedimiento. Este procedimiento aplica en la Dirección de Formación Profesional y en los Centros de Formación. GENERALIDADES 1. Las actividades determinadas en este procedimiento se deben ejecutar estrictamente, dando cumplimiento a lo establecido en el calendario académico y de labores de la entidad y los cronogramas de cada convocatoria, así como, a lo programado en el plan operativo de cada Centro para las ofertas de formación. El responsable de las ofertas educativas es el Subdirector del Centro. El SENA realiza convocatorias de oferta titulada y complementaria, abiertas y cerradas, publicadas a través del portal Web, de los programas en estado 'en ejecución' del catálogo nacional. Dichas convocatorias se definen de la siguiente forma: Oferta Abierta de Formación Titulada Corresponde a los programas de formación en los niveles de: Auxiliar, Operario, Técnico, Técnologo, Profundización Técnica y Especialización Tecnológica. Se publica de acuerdo con la Resolución del Calendario Académico y de Labores de los Centros de Formación de cada vigencia. La oferta se definirá por las redes de conocimiento con los insumos que aporten los centros y tiene proceso de selección consistente en pruebas web aplicadas por los centros con apoyo de la Dirección de Formación de acuerdo con los requisitos de ingreso. Oferta Cerrada de Formación Titulada Corresponde a los programas de formación en los niveles de: Auxiliar, Operario, Técnico, Técnologo, Profundización Técnica y Especialización Tecnológica, concertados por medio de acuerdos o convenios con empresas, gremios, alcaldías u otras entidades para desarrollar acciones de formación dirigidas a personal vinculado o no vinculado a ellos, pero que garantizan su etapa productiva, lo cual asegura el desarrollo de la etapa práctica en su entorno laboral. Igualmente se consideran de oferta cerrada, los programas desarrollados en los convenios de con la Media y Ampliación de Cobertura. Oferta Abierta de Formación Complementaria Son acciones de formación con una duración no superior a 400 horas, permitiendo la actualización o el desarrollo de competencias o elementos de competencia que corresponden a la demanda específicas del sector productivo.cualifica o recalifica a las personas para su mejor desempeño laboral. Especialmente a las que se encuentran en situación de desempleo, población vulnerable y aprendices del Sena que necesitan optimizar sus conocimientos de la formación titulada. Oferta Complementaria Cerrada Son acciones de formación con una duración no superior a 400 horas, permitiendo la actualización o el desarrollo de competencias o elementos de competencia que corresponden a la demanda específicas del sector productivo. Actualiza el talento humano vinculado a una actividad económica y que requiera cualificar su desempeño actual o prepararse para asumir nuevos desempeños que le permitan una mayor movilidad y/o promoción laboral. Las Direcciones Regionales y Centros de Formación mediante el apoyo de las Direcciones de Empleo y Trabajo, Promoción y las Redes y los programas de con la Educación Media y Ampliación de Cobertura garantizarán la concertación de las ofertas cerradas, según los términos de los convenios, contratos o programas institucionales y de Gobierno. Los Centros deben hacer el seguimiento correspondiente al cumplimiento de los requisitos de ingreso para dichas ofertas, entregando los soportes correspondientes debidamente validados a los funcionarios de Administración Educativa del Centro para su registro en el Sistema de información y el seguimiento a las metas en formación titulada y complementaria para dichas ofertas. La oferta de programas de formación complementaria es publicada de manera permanente, definiendo claramente los requisitos y condiciones de la oferta, el cronograma de inscripción y matrícula. El Centro debe caracterizar y personalizar la ficha de cada programa que ofertará, a partir de los diseños curriculares vigentes en el. Igualmente debe garantizar la calidad y oportunidad de la información allí registrada. Cuando el Centro decida atender varios grupos que cumplan con las mismas condiciones (programas de formación, municipio, jornada, horario, sitio de realización) se debe caracterizar una única ficha con el total de cupos definidos y gestionar en ella, las rutas de formación que sean necesarias. Si para la ejecución de un programa, hay cambio en alguna de las variables, es necesario crear una nueva ficha. Para la caracterización de la ficha con los tipos de prueba de selección que se aplicarán, el con el acompañamiento del Grupo de Administración, debe asegurar la disponibilidad de un banco actualizado y permanente de pruebas y talleres de selección, así como la asignación de los recursos y medios para su diseño y aplicación. 8. Una vez publicada la oferta institucional en la página web, esta no podrá ser modificada y permanecerá en el hasta finalizar las inscripciones.

2 PROCESO: GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFEONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO: Planeación y Publicación de la Oferta Educativa 9. Los centros deben garantizar la divulgación y promoción de su oferta educativa, por los diferentes medios que tengan disponibles, asegurando que ésta corresponda con la oferta institucional aprobada y que los instrumentos elaborados sean revisados por la Oficina de Comunicaciones. 10. Los Centros deben enviar la programación de las charlas informativas al para su correspondiente consolidación y publicación nacional, así mismo, deben registrar la asistencia a dichas charlas en el formato institucional y analizar su comportamiento durante cada convocatoria. 11. Este procedimiento describe: Planeación y Publicación de la Oferta Educativa Titulada y Complementaria Abiertas. Planeación y Publicación de la Oferta Educativa Titulada y Complementaria Cerradas. Documentos Asociados: Lineamientos Administración Educativa (calendario academico) Lineamientos de convocatoria oferta educativa (circular aplicada a cada convocatoria) Anexo Reporte programación charlas Anexo Planilla de asistencia a las charlas informativas Reglamento del Aprendiz Normatividad: Ley 594 de 2000 (Ley de Archivo), Tablas de Retención Documental vigentes.

3 PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA TITULADA ABIERTA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO INICIO 1 Definir calendario académico y de labores ; cronograma de actividades Elaborar y enviar, resolución y cronogramas Establecer los periodos académicos y las actividades de bienestar, evaluación y seguimiento para la siguiente vigencia y por cada convocatoria Para divulgar el calendario de labores se elabora y se envia a los Centros de formación la resolución firmada por el Director. Dirección de Formación Profesional. Educativade la Dirección Dirección de Formación Profesional, Grupo de Administración Educativa de la Dirección. Calendario Académico y de Labores, Cronograma para cada convocatoria Resolución del calendario académico de la siguiente vigencia. Concertar y planear la oferta Generar para cada convocatoria la propuesta de oferta de formación del centro, basado en las necesidades sectoriales, planes de desarrollo regionales y locales, plan de acción anual de los Centros de Formación, y para los niveles que se requieran, aprobación del registro calificado. Presentar el proyecto de oferta de centro al Director Regional y los demas subdirectores de centro para la concertación y aprobación de la oferta regional., Relaciones Corporporativas. Proyecto de Oferta Regional aprobada Solicitar viabilidad técnica El Centro de Formación ingresa la oferta en el dispuesto para obtener la viabilidad técnica por parte de la red de conocimiento respectiva. Red de conocimento Registro de la viabilidad técnica de la oferta viabilizada Elaborar cronograma de charlas informativas Los Centros de Formación determinan los programas que requieren charlas informativas y planean la logística necesaria para su realización, Relaciones Cronograma de charlas informativas Definir y justificar la utilización de pruebas offline Con base en la planeación de la oferta educativa, solicitar al Grupo Administración general, la aprobación de pruebas offline. En dicha solicitud el centro justifica la necesidad, reporta los programas que requieren esta estrategia y garantiza la disponibilidad de los recursos necesarios para atender dicha labor. Solicitud de pruebas Offline Autorizar utilización pruebas offline Se analiza la solicitud y determina si amerita este tipo de pruebas. En caso positivo se envían por correo electrónico los instructivos, se activan en el Sofia Plus las pruebas respectivas. Se asesora a los centros en el alistamiento de los requerimientos. En caso negativo, comunicar la decisión tomada. Continúa en la actividad 8. Autorización de pruebas offline. Correo Electrónico envio instructivos Fichas activadas 8. Realizar el alistamiento para aplicacion de pruebas offline Coordinar la disponibilidad de los recursos humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para la aplicación de las pruebas offline. Relaciones Logística pruebas Offline 9. Caracterizar las fichas para la oferta de formacion Cada Centro de Formación registra en el Sofia Plus la información requerida para cada uno de los programas que ofertará en un determinado periodo. Quedó bien caracterizada la ficha? El Centro confirma que la ficha quedó bien caracterizada y procede con el paso 11. Coordinador Academico 10. Cancele la ficha El Centro procede a cancelar la ficha que no cumpla con los requisitos y concidere mal creada. Coordinador Academico 11. Personalizar las fichas para la oferta de formación Cada Centro de Formación registra en el Sofia Plus la personalización de cada ficha correspondiente a cada uno de los programas que ofertará en un determinado periodo. Registro de personalización de las fichas en el 7

4 PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA TITULADA ABIERTA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Requiere cancelar la ficha? El Centro confirma que la ficha se debe cancelar y procede con el paso Revisión de la oferta en Dirección El Grupo de Administrción Educativa procede a revisar las fichas personalizadas para su publicación. Grupo de Administrción 13 Publicar la Oferta Educativa Se procede a publicar la oferta educativa en la página Web del SENA. Registro en la web y en los medios de comunicación 1 Programacíon de charlas informativas 1 Publicar 1 1 oferta y 1 Solicitar a la Oficina de Comunicaciones la divulgación de la oferta Subir al la programación de charlas informativas en la página Web del SENA. Divulgar la oferta educativa y el cronograma de las charlas informativas. Establecer los diferentes medios y estrategias mediante las cuales dará a conocer el centro a su entorno y área de influencia la oferta educativa disponible en un determinado periodo., Asesor de Relaciones Corporativas Anexo Reporte programación charlas por centro Estrategias de divulgación 1 Divulgar la oferta y programación de charlas informativas Coordinar el acompañamiento del Contact Center. Brindar orientación al grupo que atiende en el Contact Center sobre la consulta de la oferta educativa e inscripción de aspirantes a los programas de formación. Orientaciones generales sobre la Oferta y el Ingreso 1 Coordinar el acompañamiento del contac center 18. Ejecutar charlas informativas 19. Realizar seguimiento a la planeación y publicación de la oferta. Ejecutar las charlas informativas de acuerdo con el tipo de formación y tipo de oferta. Resolver inquietudes de los aspirantes sobre los programas ofertados. Realizar el seguimiento a la planeación y publicación de la oferta y generar reportes periódicos con el fin de verificar el cumplimiento del cronograma. Generar reportes para realizar el seguimiento a la planeación de la oferta Relaciones Corporativas Dirección de Formación Profesional, Grupo de Administración Educativa de la Dirección, Participantes orientados Registros de asistencia Reportes de seguimiento Anexo Planilla de asistencia a las charlas informativas Reportes de seguimiento 7

5 PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA TITULADA CERRADA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Inicio 1. Registrar solicitudes de Empresas e interinstituciones Registrar y direccionar las solicitudes de formación titulada cerrada presentadas por las empresas e instituciones Para el Proceso de : Lider de Registro de solicitudes Analizar las solicitudes de formación Analizar las solicitudes de formación. A partir de la información registrada en el, analizar los términos, condiciones y requerimientos de las solicitudes. Para el Proceso de : Lider de Solicitud Titulada cerradas Si La Solicitud corresponde a línea tecnológica del Centro? El centro analiza si la solicitud corresponde a su (s) línea tecnológica (determinar la capacidad de respuesta del Centro de Formación). Si no corresponde, continuar con el punto Planeación para la oferta Titulada Para el Proceso de : Lider de cerradas Enviar comunicacion a la institución o empresa, indicando a que centro debe dirigir la nueva solicitud Act. 2 2 Si la solicitud no corresponde con el portafolio de servicios del Centro, se informa a la empresa o institución para que registren una nueva solicitud, direccionada al Centro de Formación que por competencia le corresponda. Pasa a la actividad Subdirector de centro,coordinador de Formación, Coordinador(es) Academico(s) Equipo de diseño y redes de conocimiento. Para el Proceso de : Lider de Registro de solicitudes en el Responder solicitud afirmativamente a la empresa solicitante El centro verifica en el catálogo que el programa esté en ejecución, informa a la empresas o institución, las características y exigencias del programa (Nivel, horario, sede de la formación y requisitos de entrada). Si no está disponible, se debe diseñar el programa hasta dejarlo en ejecución. Subdirector de centro,coordinador de Formación, Coordinador(es) Academico(s) Equipo de diseño y redes de Registro de la respuesta a la conocimiento. empresa Para el Proceso de : Lider de Se procede a caracterizar la ficha con las epecificaciones acordadas. Creación de la ficha teniendo en cuenta las especificaciones acordadas con la empresa o institución Para el Proceso de : Lider de Registro de la(s) ficha(s) Personalizar la ficha Personalizar la ficha indicando el LMS a utilizar durante la formación e informar a la empresa o institución,el código de solicitud generado por el para la respectiva inscripción de los aspirantes Para el Proceso de : Lider de Registro en el y Correo electrónico Publicar y divulgar la oferta Registrar en el las fichas verificadas y publicar la oferta., Coordinador del Grupo de Relaciones Corporativas y la empresa Oferta publicada y divulgada 8. Realizar el Seguimiento a la planeación y publicacion Realizar el seguimiento a la planeación y publicación. Generar reportes para hacer el seguimiento. Formación Integral, Gestión Subdirector de Reportes de seguimiento y planes Centro. de mejoramiento Para el Proceso de : Lider de.

6 PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA COMPLEMENTARIA ABIERTA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO INICIO 1. Concertar y planear la oferta Generar la propuesta de oferta de formación del centro, basado en las necesidades sectoriales, planes de desarrollo regionales y locales, plan de acción anual de los Centros de Formación., Relaciones Corporporativas, Proyecto de Oferta Caracterizar las fichas para la oferta de formación Cada Centro de Formación caracteriza la(s) ficha(s) en el Sofia Plus. Personalizar las fichas para la oferta de formación Cada Centro de Formación registra en el Sofia Plus la personalización correspondiente. Registro de personalización de fichas en el Requiere cancelar la ficha? Procede a cancelar la(s) ficha(s) Act. 2 Si no se confirma la ficha, se procede a cancelar la (s) ficha(s). Ir a la actividad Se registra la cancelación Revisión de la oferta en el Centro Los Coordinadores del Centro proceden a revisar las fichas para su publicación. Coordinador de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas Publicar y duvulgar la Oferta Educativa Publicar la oferta educativa en la página Web del SENA Registro en la web y en los medios de comunicación 1 Publicar 1 1 oferta y Realizar seguimiento a la planeación y publicación de la oferta. Generar reportes para realizar el seguimiento a la planeación de la oferta Reportes de seguimiento 7

7 PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA COMPLEMENTARIA CERRADA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO INICIO 1. Registrar solicitudes de empresas o instituciones Registrar y direccionar las solicitudes de formación complementaria cerrada presentadas por empresas e instituciones Registro de solicitudes Analizar las solicitudes de formación Analizar las solicitudes de formación. A partir de la información registrada en el, analizar los términos, condiciones y requerimientos de las solicitudes. Solicitud de formación complementaria cerrada Solicitud corresponde a línea tecnológica del centro El centro analiza si la solicitud corresponde a su (s) línea tecnológica (determinar la capacidad de respuesta del Centro de Formación). Si no continuar con el punto Planeación para la oferta complementaria cerrada Si Le informa a la institución o empresa indicando a que centro debe ir dirigida la nueva solicitud Act 1 Registrar nueva solicitud dirigida al Centro competente. Si la solicitud no corresponde con el portafolio de servicios del Centro, registrar en el una nueva solicitud direccionada al Centro de Formación que por competencia le corresponda. Pasa a la actividad 1. Registro de solicitudes en el Responde la solicitud afirmativamente a la empresa solicitante El centro le responde afirmativamente a la empresa informando (programa, horario, sede de la formación, entre otros) Registro de la respuesta a la empresa El programa está disponible? Verificar el el Catálogo si existe el programa solicitado en ejecución. Corporativas; Coordinador del Grupo de Formación Integral, Registro de la respuesta a Gestión Educativa y Promoción la institución o empresa y Relaciones Corporporativas; Coordinador(es) Academico(s) Si P001-GFPI Procedimiento Diseño curricular El equipo de diseño curricular debe elaborar el programa, informar a la red y con su asesoría ingresarlo al, hasta dejarlo en ejecución Equipo de Diseño Curricular y la Red de Conocimiento. Registro del programa hasta dejarlo en ejecución Caracterizar la ficha con especificaciones acordadas. Creación de la ficha teniendo en cuenta las especificaciones acordadas con la empresa. Registro de la(s) ficha(s) Personalizar la ficha Personalizar la ficha indicando el LMS a utilizar durante la formación e informar a la empresa el código de solicitud generado por el para la respectiva inscripción de los aspirantes Registro en el y Correo electrónico Publicar y divulgar la oferta Registrar en el las fichas verificadas y publicar la oferta., Relaciones Corporativas y la empresa Oferta publicada y divulgada 8. Realizar el Seguimiento a la planeación y publicación Realizar el seguimiento a la planeación y publicación. Generar reportes para hacer el seguimiento. Reportes de seguimiento y planes de mejoramiento