ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P. CONVOCATORIA PÚBLICA EHUI-SC-105/2012

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1 ELECTRIFICADORA DEL HUILA S.A. E.S.P. CONVOCATORIA PÚBLICA EHUI-SC-105/2012 TERMINOS DE REFERENCIA SOLICITUD DE OFERTAS PARA COMPRA DE ENERGIA CON DESTINO AL MERCADO REGULADO Del 1 de enero de 2014 al 31 de Diciembre del 2015 Neiva, Agosto 2012

2 1. INTRODUCCION Electrohuila S.A E.S.P está interesada en recibir ofertas de suministro de energía eléctrica para atender su mercado regulado para los años 2014 y 2015 de acuerdo con las condiciones que se describen en los presentes términos de referencia. 2. PROPONENTES Podrán participar como proponentes todas las personas que tengan la categoría de generadores o comercializadores que se encuentren participando actualmente del mercado mayorista, que estén inscritos ante el Sistema de Intercambios Comerciales (SIC), o tengan a la fecha de vencimiento del plazo de presentación de la oferta, proyectos de generación registrados ante la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME), con su estudio de factibilidad técnica y financiera terminado y que garanticen el suministro de energía en los periodos ofertados. Si el proponente concurre por conducto de un representante o mandatario, deberá anexar el documento mediante el cual ha ofrecido la representación a su apoderado, en el que consten expresamente los términos, el alcance de la representación y la facultad para obligarlo. El proponente persona jurídica deberá tener como mínimo una duración superior en un año al período del suministro. 3. CRONOGRAMA: Fecha de Publicación: viernes 24 de agosto de Fecha de Apertura: viernes 24 de agosto de :00 horas Aclaraciones: Hasta el viernes 31 de agosto de :00 horas Fecha de Cierre: Viernes 14 de Septiembre de :00 horas Adjudicación: Durante el período de validez de la póliza de seriedad de la oferta 2

3 4. CONSULTA DE TÉRMINOS DE REFERENCIA: Los términos de referencia o pliego de condiciones se encuentran disponibles para consulta en la página web a partir de la 10 a.m. del viernes 24 de agosto de 2012 Par participar no se requiere la compra de pliegos. 5. CANTIDADES DE ENERGÍA REQUERIDAS: La Electrificadora del Huila S.A.E.S.P., está interesada en comprar la energía que requiere para atender la demanda de su mercado regulado en las cantidades que se indican en los anexos 1 y 2 de estos términos de referencia. Se adjuntan en Anexos 3 y 4 las curvas típicas de demanda horaria de energía de Electrohuila S-.A E.S.P, para días ordinarios (lunes a viernes), sábados y domingos o festivos, los cuales son la base para la presentación de la oferta. 6. MODALIDAD YPRECIOS Para la determinación del precio del contrato individual para cada proponente que pueda derivar de esta Convocatoria se tendrá en cuenta lo establecido en la resolución CREG 024 de 1995 (Anexo A-3), en lo referente a tipos de contratos. Todas las ofertas deberán ser presentadas en pesos colombianos constantes de Julio del Se entiende que los precios ofertados incluyen todos los cargos que son responsabilidad de los proponentes. Electrohuila no acepta reclamaciones posteriores por costos no incluidos en los precios de las ofertas excepto lo indicado en el numeral 22. 3

4 El oferente podrá presentar propuestas en las siguientes modalidades modalidades: a. Básica de precio por rango horario. b. Alternativa. Se requiere que el oferente identifique claramente si su propuesta es básica y/o alternativa. Serán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta. Las propuestas deberán ser presentadas para los años 2014 y 2015 de la siguiente forma: a. Hasta un 90% de la curva presentada en el anexo 2 en tipo Pague lo Contratado, con un precio fijo, de acuerdo a lo establecido en la resolución CREG 024 de b. Hasta un 10% de la curva presentada en el anexo 2 en tipo Pague lo Demandado con tope, con un precio fijo, de acuerdo a lo establecido en la resolución CREG 024 de Se considera una oferta básica la que está de acuerdo totalmente con los términos de referencia y una alternativa la que no está acorde al menos en un punto. Desde ese punto de vista no es necesario presentar oferta básica si se va a presentar una alternativa, debiendo establecer expresamente que es alternativa. 7. SITIO DE ENTREGA El sitio de entrega serán las fronteras comerciales actuales y/o futuras de la Empresa de Energía con el Sistema de Transmisión Nacional -STN- a 230 kv., de conformidad con las cantidades requeridas. Las pérdidas del STN adicionadas de acuerdo al procedimiento establecido en la regulación y que aplica el ASIC, se considerarán como parte de la demanda de Electrohuila. 4

5 8. PLAZO. EVALUACION Y FORMA DE PAGO. Electrohuila pagará la energía suministrada con recursos propios derivados de su operación comercial. El pago lo hará Electrohuila a 30 días, esto es el primer día hábil del segundo mes siguiente al suministro. Después de la adjudicación, las partes podrán negociar libremente otras formas de pago. El precio tendrá una actualización de acuerdo a la siguiente fórmula: P i = P o (IPP i /IPP o ), Donde: P o = Precio de la energía en el mes de julio de P i = Precio de la energía para el mes de suministro (mes i), IPP o = Indice de Precios al Productor Total certificado por el DANE para el mes de julio de 2012, IPP i = Indice de Precios al Productor Total Nacional certificado por el DANE para el mes de suministro (mes i). 9. OBSERVACIONES Y MODIFICACIONES A LOS TERMINOS Los potenciales proponentes podrán solicitar aclaraciones, efectuar observaciones o proponer modificaciones a los presentes términos mediante comunicación dirigidas vía e mail al correo electrónico entre las 5:00p.m del viernes 24 de agsoto de 2012.hasta las 5:00 p.m del dia viernes 31 de agosto de Las comunicaciones que se reciban con posterioridad no serán objeto de respuesta, 5

6 Electrohuila publicará las respuestas en la página web a más tardar el día viernes 7 de septiembre de 2012 por lo que estas serán de público conocimiento. Electrohuila podrá efectuar modificaciones a los pliegos mediante adendas que serán publicadas en pagina web GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA: A la propuesta debe adjuntarse garantía de seriedad de la propuesta consistente en póliza de seguros expedida por compañía aseguradora legalmente establecida en Colombia., junto con su correspondiente recibo de pago de prima. La póliza debe cumplir con las siguientes características: a. Valor asegurado.. El tres por ciento (3º/ o ) del valor total de la propuesta. El valor asegurado será en pesos colombianos. Si se presentan ofertas alternativas el valor asegurado es la sumatoria de las ofertas más altas para cada período y tipo de contrato, incluyendo la básica. En todo caso el valor mínimo a garantizar no podrá ser inferior a $20 000,000. b. Vigencia. La vigencia de la garantía será de cuarenta y cinco (45) días calendario contados a partir del día siguiente al cierre de la convocatoria. En todo caso, el o los proponentes favorecidos con la adjudicación total o parcial de la energía solicitada, deberán mantenerla vigente esta garantía hasta la firma del contrato.. c. Tomador. Será el proponente. 6

7 d. Asegurado. Será Electrohuila S.A E.S.P. La póliza deberá estar firmada por el tomador y el asegurador. Electrohuila S.A E.S.P es una empresa de servicios públicos mixta por acciones en la que concurre capital público y privado en su estructura accionaria y dado que las aseguradoras no expiden pólizas para ESP s mixtas exclusivamente, es indiferente para Electrohuila S.A E.S.P si la póliza es expedida a favor de entidad particular o estatal, siendo lo relevante que en el texto de la póliza expresamente figure el nombre de Electrificadora del Huila S.A E.S.P o su sigla Electrohuila S.A E.S.P 11. FORMA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA La oferta deberá incluir debidamente diligenciado para cada período que se oferte, los cuadros que se detallan en el anexo 1 y 2. Los espacios respecto a los cuales el proponentes no esté interesado en ofertar se deberán colocar las letras OND (Oferta No Disponible). En caso de no presentar oferta por la totalidad de la energía, pero ofertar sobre la curva presentada por Electrohuila en los formatos 3 y 4, deberá indicar los porcentajes de la curva ofrecidos sobre los anexos 1 o 2. En caso de no presentar oferta por la curva establecida por Electrohuila, deberá llenar los mismos formatos de los anexos 3 y 4 con la curva ofrecida, e igualmente los anexos 1 y 2 con el total de la energía ofrecida. Al presentar porcentaje sobre la curva de Electrohuila, en los anexos 1 y 2, se entenderá que es aplicable sobre la totalidad de la energía solicitada y no sobre el total de la modalidad ofrecida, ejemplo si se oferta el 90% en la modalidad pague lo contratado para el mes de enero de 2015, se entenderá el 100% de lo solicitado en esta modalidad. 7

8 12. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA a. Carta de presentación de la oferta firmada por el proponente aceptando expresamente los términos de referencia y sus modificaciones, si las hubiere, e igualmente aceptando conocer y acogerse al Reglamento Interno de Contratación de Electrohuila S.A E.S.P ( Acuerdo de Junta Directiva No.018 del 28 de septiembre de 2006 ) disponible en la página web de Electrohuila. La carta de presentación deberá tener contener teléfono, fax, persona de contacto y correo electrónico al cual Electrohuila remitirá las comunicaciones que se requieran entendiéndose legalmente surtidas al ser enviadas por este medio. b. Póliza de garantía de seriedad de la oferta en original y recibo de pago de la prima. c. Oferta con todos sus anexos en original y una copia. Estos se deberán presentar en sobres independientes debidamente marcados. Cada sobre deberá contener la oferta en medio magnético ( CD o DVD ) en formato Excel ( Mínimo versión 97 ). d. Certificado de inscripción y paz y salvo ante el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales ASIC SIC como agente activo del Mercado de Energía Mayorista (Generador y/o Comercializador) con fecha de expedición no mayor a un mes. e. Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no superior a 30 días, o el documento pertinente de acuerdo a la naturaleza jurídica del proponente. f. Constancias de la Unidad de Planeación Minero Energética - UPME de inscripción si el proponente tiene proyectos de generación registrados ante esta entidad y que hayan terminado el estudio de 8

9 factibilidad técnica y financiera de cada uno de los proyectos considerados en su propuesta a la fecha de vencimiento del plazo de presentación de las propuestas. g. Registro Único Tributario RUT. La omisión de adjuntar en la propuesta la carta de presentación y la póliza de seguros ( Literales a. y b. ) serán causal de rechazo de la propuesta por ser requisitos Insubsanables. Los demás requisitos son Subsanables y en caso de omisión Electrohuila podrá requerir que se adjunten o solicitar respecto a ellos aclaraciones, complementaciones o correcciones, para lo cual el comité evaluador podrá otorgar un plazo hasta de 5 días calendarios para ello mediante envío de comunicación al e mail reportado por el proponente en la carta de presentación. 13. PRESENTACIÓN, SITIO Y PLAZO DE ENTREGA DE LAS PROPUESTAS: Las propuestas deberán entregarse en la sede de Electrohuila Edificio El Bote ubicado en el Km 1 via Neiva-- Palermo, dirigidas a la División de Servicios Administrativos, en idioma español, debidamente numeradas, legajadas y marcados así: CONVOCATORIA PUBLICA EHUI-SC-105/2012 PARA RECIBIR OFERTAS PARA EL SUMINISTRO DE ENERGIA ELECTRICA a más tardar a las 15:00 Horas del Viernes 14 de septiembre de Deberá estar de la Electrificadora del Huila S.A.-E.S.P. ubicada en el primer piso del edificio sede el Bote kilómetro 1 vía a Palermo en Neiva (Huila), La propuesta deberá entregarse personalmente y radicarse en la sección de correspondencia del Edificio el Bote. 9

10 14. APERTURA DE LAS PROPUESTAS Al cierre se procederá a levantar un acta en la que constarán quienes presentaron las ofertas, documentos recibidos y valores ofertados. A cada uno de los presentes se les suministrará copia del acta y de los cuadros resumen de las propuestas. 15. ACLARACIONES A LAS PROPUESTAS Durante el período de evaluación, la Electrificadora del Huila S.A.-E.S.P. podrá solicitar aclaración a los proponentes sobre los términos de su propuesta. En todo caso no se podrán modificar los valores ofertados. 16. METODOLOGIA PARA LA EVALUACION Y ADJUDICACION a. La adjudicación de las propuestas se hará para cada uno de los períodos independientemente. b. La evaluación de las ofertas se hará con base en un modelo de programación matemática, en el que se minimiza el precio promedio ponderado por el periodo de acuerdo con los precios y cantidades de energía de suministro ofertadas y las demandas requeridas para cada período. En este caso, la selección del proveedor y/o proveedores se hará únicamente de acuerdo con sus precios ofrecidos. c. Las ofertas básicas serán evaluadas con fundamento en las condiciones de los presentes términos. Las ofertas alternativas las evaluará Electrohuila teniendo en cuenta los eventuales costos adicionales en que pueda incurrir en Electrohuila y su factibilidad de remuneración de acuerdo a la regulación vigente y si Electrohuila considera que es viable financiera y económicamente la oferta, ésta se podrá evaluar adicionando los costos adicionales calculados. 10

11 d. Electrohuila podrá optar por cualquiera de los esquemas básico o el alternativo que eventualmente presente cualquiera de los oferentes. e. Electrohuila se reserva la facultad de de aceptar el total o parcialmente lo ofrecido, o no aceptar la condiciones económicas propuesta. Electrohuila entenderá que el precio ofrecido no variará en el evento de que se adjudique un cantidad inferior a la ofertada. f. La presente solicitud de ofertas y las demás que se produzcan en el desarrollo de la misma no implica compromiso contractual por parte de Electrohuila. 17. DECLARATORIA DE DESIERTA La Electrificadora del Huila S.A.-E.S.P. podrá declarar desierta la presente Invitación en los siguientes casos: a. No se presenten propuestas. b. Existan motivos económicos y/o técnicos que impidan una escogencia objetiva. c. Las propuestas sea inconveniente por razones económicas u otra. d. La disponibilidad presupuestal de Electrohuila sea insuficiente. 18. PUBLICACION DE RESULTADOS Electrohuila evaluará y dará a conocer los resultados de adjudicación dentro de los 15 días calendario siguientes al cierre de la convocatoria y dará a conocer los resultados mediante comunicación dirigida a cada uno de los proponentes. 19. SUSCRIPCION DE CONTRATO Adjudicada la oferta, el contrato deberá ser suscrito dentro de los 5 días siguientes al día de notificación de la adjudicación. 11

12 El contrato será suscrito conforme a la minuta que obra en Anexo 5 de la presente convocatoria incluidas las modificaciones sugeridas por el proponente y aceptadas por Electrohuila en la etapa de observaciones ( Num. 9 ). En el evento de que el proponente no suscriba el contrato Electrohuila podrá hacer efectiva la garantía se seriedad de la propuesta sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar por los daños y perjuicios que se pudiesen ocasionar. 20. GARANTIA. El proponente favorecido garantizará el pago de las obligaciones contractuales que se deriven de la presente convocatoria mediante un póliza de seguros con caratula y clausulado especial para empresas de servicios públicos, expedida por una compañía de seguros legalmente constituida y establecida en Colombia, por una suma equivalente al 3% del valor estimado de la facturación del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y tres (3) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza. Esta póliza debe presentarse a más tardar quince (15) días calendario, después de haberse firmado el contrato. 21. IMPUESTOS Las ofertas que se presente con motivo de esta convocatoria deberán incluir los impuestos a que haya lugar. Electrohuila no conoce de la existencia de impuestos especiales que puedan afectar la presentación de las ofertas; sin embargo, es responsabilidad de los oferentes evaluar los impuestos que pudiesen aplicar respecto a su propuesta no asumiendo Electrohuila a futuro responsabilidad alguna por este aspecto. 12

13 22. SISTEMA ELECTRONICO DE CONTRATOS MERCADO ORGANIZADO (MOR) Teniendo en cuenta la Resolución CREG 023 de 2009 por la cual se ordena hacer público un proyecto de resolución de carácter general, que pretende adoptar la CREG 'Por la cual se adopta el Mercado Organizado-MOR. que no es compatible con este tipo de convocatorias, Electrohuila no asumirá ni exigirá al proponente favorecido ninguna responsabilidad por el hecho de que no se alcancen a registrar los contratos derivados de esta convocatoria. ANEXOS ANEXO1 CUADRO DE OFERTA 2012 ANEXO2 CUADRO DE OFERTA 2013 ANEXO3 CURVA DE CARGA ELECTROHUILA 2012 ANEXO4 CURVA DE CARGA ELECTROHUILA 2013 ANEXO 5 MINUTA DE CONTRATO PROPUESTA ANEXO 6 FORMATO DE PAGARE Y CARTA DE INSTRUCCIONES 13

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