INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011

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1 REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE SANTANDER Alcaldía de Suratá NIT: INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno Periodo Evaluado: Noviembre - Febrero de 2015 Fecha de Elaboración: Marzo 03 de 2015 EDGAR HORACIO VILLABA GARCIA Avances MODULO PLANEACION Y GESTION El avance en este modulo esta fundamentado en el cumplimiento de control del cual está compuesto. TALENTO HUMEANO: La entidad cuenta con unos principios y valores contenidos en el Código de Ética, construidos de manera participativa y adoptado mediante Resolución No 545 de Octubre 30 del En él se que establecen los parámetros de comportamiento y actuación de los funcionarios y particulares que ejerzan funciones del estado, con el fin de garantizar la transparencia y prevenir las conductas corruptas. Además se cuenta con: - La Resolución 594 de 25 de Noviembre del 2008 Por medio del cual se define los controles que permitan la detención de violaciones al código de ética al municipio de Surata. - El Código del Buen Gobierno adoptado mediante Resolución No. 563 de 2008, donde se evidencia el estilo de Dirección. - El comité de Buen Gobierno creado mediante Resolución 637 de El comité de Ética creado mediante Resolución 414 de El Gestor de Ética designado mediante Resolución 415 de 2014.

2 Se evidencia la socialización a todos los servidores de la entidad y a la ciudadanía través de la página Web. Se encuentra incluido dentro del proceso de Inducción y Re inducción. Se requiere diseñar un Plan de acción que promueva y refuerce los valores y principios éticos. Se requiere Diseñar Estrategias para la medición del impacto de los valores y principios éticos en el quehacer institucional. Se cuenta con Manual de funciones y Competencia laborales adoptado mediante Decreto 4569 de 1998 y modificado mediante Decreto 081 de 2008, una herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de las instituciones públicas, así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos. En lo que se refiere al producto del manual especifico de funciones y competencias laborales se SUGIRIÓ, a la Alta Dirección y al Secretario de Gobierno dar cumplimiento a la CIRCULAR EXTERNA y al DECRETO 2484 DE DIC 2 DE 2014 Gobierno Nacional expide Decreto que reglamenta requisitos para ejercer empleos públicos y se estable un plazo hasta el 1 de junio de Al respecto la ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA, presenta la SEGUNDA FASE DE PROCESO DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL (ESTUDIO DE CARGAS LABORALES, AJUSTE A LA PLANTA DE PERSONAL Y ESTRUCTURA) ADMINISTRACIÓN CENTRAL ALCALDÍA MUNICIPAL DE SURTA SANTANDER. Se realiza las evaluaciones de desempeño a los funcionarios.

3 El avance en el subsistema de control estratégico en la ALCALDÍA MUNICIPAL DE SURATA SANTANDER, está fundamentado en el cumplimiento de los elementos de control del cual está compuesto. La Entidad cuenta con unos principios y valores éticos contemplado en el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), evidenciados en el código de ética el cual se evidencia en el acto administrativo que lo adopta y que fue socializado en la presente vigencia a través de la entrega física del documento a todos los funcionarios de la entidad en el mes de marzo. Dentro del estilo de dirección está establecida la participación, la comunicación y retroalimentación dentro de los diferentes niveles de la Entidad. La Alta Dirección está comprometida con los procesos y actividades de control interno. Se inicio el proyecto piloto con la ESAP denominado: Gestión de talento humano por competencias laborales, herramienta de modernización del estado para el buen gobierno, en procura del fortalecimiento y capacitación a los funcionarios públicos municipales, con el objetivo de mejorar probables riesgos. Se fortaleció el proceso de la ventanilla única dotándola de las herramientas necesarias para su funcionamiento. Se realizó las evaluaciones de desempeño a los funcionarios públicos municipales. Se elaboro el Plan Institucional de Formación y Capacitación, en beneficio de los Funcionarios Públicos a fin de mejorar las labores que desempeñan. Todas estas directrices han fortalecido el cumplimiento de la función pública de la organización estratégica en el Municipio de Surata, ya que su aplicación ha contribuido de forma significativa en la creación de una cultura organizacional fundamentada en el control de los procesos de direccionamiento estratégicos, Administrativo y operativo de la Entidad.

4 Dificultades Falta de Fortalecimiento al Desarrollo del Talento Humano. Se requiere replantear el Copaso a fin de que inicie su operatividad. Realice medición del clima laboral en intervalos de tiempo adecuados, adicionalmente tomar medidas para mejorar los resultados de ser necesario Elaborar un programa de inducción re-inducción para los servidores y que se divulgue. En cuanto a la estructura organizacional se requiere que se adecue su esquema a fin de que facilite la gestión por procesos, la toma de decisiones y su actualización frente a cambios en los procesos. Desactualización del Manual de funciones y Procedimientos. Subsistema de Control de Gestión Avances La entidad continua con una adecuada identificación de la información primaria y secundaria; así mismo con el cumplimiento de las acciones de cada fase del proceso de implementación de la estrategia gobierno en línea. El compromiso y la responsabilidad del Web Master, en mantener actualizada la página web de la Entidad, ha dando lugar a que el Municipio mantenga actualizada la base de los parámetros establecidos por el Gobierno en línea. En la entidad se evidencia la puesta en marcha de acciones que propenden por el mantenimiento y sostenimiento a la aplicación de la normatividad archivística expedidas por EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, al ejecutarse el Programa de Gestión Documental y verificar su cumplimiento a través de Auditorias Especiales a todos los procesos en el cumplimiento de la normatividad Legal vigente y las herramientas archivísticas implementadas. Se realiza seguimiento al plan de mejoramiento institucional, en procura de mejoras continuas.

5 Dificultades Inexistencia de un mecanismo que permita recolectar información requerida para evaluar la percepción externa de la gestión. La no utilización del software de Gestión y de Inventarios que permita facilitar y brindar información real sobre los bienes del Municipio.. Subsistema Evaluación de Control Avances S e analizaron los resultados de la EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, interpretándolos de acuerdo de acuerdo al instructivo suministrado por el DAFP, con el fin de conocer el NIVEL DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO y el NIVEL DE MADUREZ DE LOS FACTORES: Entorno de Control (EC). Información y Comunicación (IC), Actividades de Control (AC), Administración del Riesgo (AR), Seguimiento (SG). Para conocimiento y toma de acciones correctivas se presento informe de resultado a la Señora Alcaldesa y al Comité Coordinador de Control Interno. La metodología de interpretación se baso en la comparación de resultados con el nivel y las acciones de mejora correspondientes. La oficina de Control Interno en observancia del Programas Anual de Auditoria Vigencia 2014, dio cumplimiento en un alto grado, realizo seguimientos selectivos los diferentes procesos elevando oportunamente las recomendaciones a los dueños de procesos mediante la remisión de informes, oficios y circulares para la Implementación de acciones correctivas aplicables a los procesos, procedimientos y normatividad legal vigente. La oficina de Control Interno realizo acompañamiento a los diferentes comités. Se convoco al Comité Coordinador de Control Interno con el fin de rendir los informes correspondientes sobre el estado de control Interno. Se presentó y publicó en página web del Municipio, los informes sobre el

6 seguimiento a las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Se da cumplimiento a lo ordenado en el Artículo N 9 de la ley 1474 del 2011 Estatuto de Anticorrupción, con respecto a la elaboración y publicación en la página web de los Informes Cuatrimestrales Pormenorizados de Control Interno. Se presentó y publicó en página web del Municipio, los informes sobre austeridad y eficiencia del gasto público del municipio. Los componentes de autoevaluación y evaluación independiente están plenamente desarrollados en la entidad y contribuyen a mejorar la gestión de la entidad, el aumento del desempeño y un mejor servicio a la ciudadanía. El Plan de Mejoramiento Institucional se culminó satisfactoriamente, en la búsqueda de corregir errores y subsanar hallazgos, encontrados en la auditoría interna realizada. Se efectuó seguimiento al cumplimiento de los diferentes informes de ley por parte de los diferentes dueños de procesos. Se cumplió con el Programa Anual de auditoría correspondiente al presente periodo informado. Dificultades No se evidencian dificultades. Recomendaciones 1. Dar cumplimiento al Decreto No. 943 de Mayo 21 de Continuar la sensibilización a los funcionarios de La ALCLADIA MUNICIPAL DE SURATA - SANTANDER, en la importancia del papel que desempeñan dentro del Sistema de control Interno. 3. Fortalecer el elemento Desarrollo del Talento Humano. 4. Fomentar la cultura del autocontrol al interior de la entidad con el propósito lograr responsabilidad en los funcionarios.

7 5. Suscribir planes de mejoramiento ante los hallazgos encontrados en las auditorías internas. 6. Se requiere iniciar un proceso de reingeniería a la estructura organizacional lo que conllevaría a la actualización del manual de funciones y procedimientos. 7. Realizar la Rendición de cuentas a la ciudadanía. 8. Convocar con mayor frecuencia los diferentes comités creados en la institución, PREPARO Y ELABORO: JACKELINE RODRIGUEZ MARTINEZ Asesora Control Interno - Calidad.