Código de conducta de los Proveedores de Microsoft

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1 Código de conducta de los Proveedores de Microsoft En Microsoft aspiramos a ser más que una buena empresa, aspiramos a ser una gran empresa. Con el fin de lograr ese objetivo, estamos comprometidos con la misión de hacer posible que la gente y las empresas de todo el mundo alcancen su máximo potencial de productividad y éxito. Para cumplir con esta misión no basta solamente con crear tecnología innovadora. Es importante además mostrar quiénes somos como empresa y como personas, cómo se gestionan nuestros negocios internamente y cómo trabajamos con los clientes, los socios, los gobiernos, las comunidades y los proveedores. A través de los Estándares de conducta comercial (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond), en Microsoft hemos establecido normas relativas a la empresa que incluyen prácticas de ética comercial y cumplimiento de las leyes. Estos estándares se aplican a todos los empleados, directores y funcionarios de Microsoft. De igual modo, en Microsoft confiamos en que nuestros proveedores compartirán y adoptarán este compromiso con la integridad mediante el cumplimiento y la capacitación de sus empleados en relación con el Código de conducta de los Proveedores de Microsoft. CUMPLIMIENTO CON EL CÓDIGO DE CONDUCTA DE LOS PROVEEDORES Los Proveedores y sus empleados, representantes y subcontratistas (que en adelante se denominarán colectivamente los "Proveedores") deberán observar este Código de conducta de los Proveedores cuando realicen actividades comerciales con Microsoft o en su nombre. Los Proveedores deben informar oportunamente a su persona de contacto en Microsoft (o a un miembro de la gerencia de Microsoft) cuando se presente cualquier situación que haga que el Proveedor viole este Código de conducta. Si bien los Proveedores de Microsoft deberán autocontrolar y demostrar su propio cumplimiento de este Código de conducta, Microsoft puede auditar a los Proveedores o inspeccionar las instalaciones de los Proveedores para confirmar el cumplimiento. Microsoft puede solicitar la inmediata remoción de cualquier representante o miembro del personal del Proveedor que se comporte de manera ilegal o contraria a este Código de conducta o a cualquier política de Microsoft. Microsoft exige el cumplimiento de este Código de conducta y la asistencia a cualquier capacitación relacionada con este que pueda ofrecer Microsoft, además de toda otra obligación establecida en todo contrato que el Proveedor celebre con Microsoft. PRÁCTICAS DE CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y LOS REGLAMENTOS Todos nuestros Proveedores deberán realizar sus actividades comerciales en total cumplimiento con las leyes y normas vigentes cuando realicen actividades comerciales con Microsoft y/o en su nombre y deberán, sin limitación alguna: Comercialización: cumplir con todos los controles comerciales correspondientes, así como también con todas las leyes y los reglamentos vigentes relacionados con la exportación, la reexportación y la importación. Código de conducta de los Proveedores de Microsoft 1

2 Antimonopolio: realizar las actividades comerciales en total cumplimiento con las leyes antimonopolio y de defensa de la competencia que rigen en las jurisdicciones en las que realizan dichas actividades. Boicots: no participar en boicots internacionales que no estén aprobados por el gobierno de los Estados Unidos (EE. UU.) o la legislación aplicable. Anticorrupción: no participar en el pago de sobornos ni coimas de ningún tipo, ya sea cuando se hagan negocios con funcionarios públicos o con personas del sector privado. En Microsoft nos comprometemos a cumplir con los estándares de conducta establecidos en la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA, Foreign Corrupt Practices Act) de los EE. UU. y con las leyes anticorrupción y antilavado de dinero de aquellos países en los que realizamos operaciones. Los Proveedores deberán cumplir con todas las leyes anticorrupción y antilavado de dinero pertinentes, incluida la FCPA, así como con las leyes que rigen la influencia indebida, los obsequios y los pagos a funcionarios oficiales, las leyes sobre las contribuciones a campañas políticas y otros reglamentos relacionados. Ningún Proveedor ofrecerá pagos ni objetos de valor (incluidos viajes, obsequios y gastos de hospitalidad, así como donaciones a organizaciones de caridad), ya sea directa o indirectamente, a funcionarios o empleados de ningún gobierno, agencia gubernamental, partido político, organización pública internacional o candidato a cargo político alguno con el fin de (i) influir de manera indebida en cualquier acto o decisión de dicho funcionario, empleado o candidato a los fines de promover los intereses comerciales de Microsoft en cualquier aspecto, o (ii) promover de cualquier otra forma indebida los intereses comerciales de Microsoft en cualquier aspecto. Como representantes de Microsoft, los Proveedores deberán cumplir en todo sentido la Política anticorrupción para los representantes disponible en ÉTICA Y PRÁCTICAS COMERCIALES Nuestros Proveedores deberán interactuar y realizar sus actividades comerciales con integridad y deberán, sin limitación alguna: Registros comerciales: registrar y transmitir con honestidad y exactitud toda la información comercial y cumplir con todas las leyes vigentes relativas a la completitud y exactitud de dicha información. Crear, conservar y deshacerse de los registros comerciales de total conformidad con todos los requisitos legales y regulatorios vigentes. Ser honesto, directo y sincero en las conversaciones con los representantes de las agencias regulatorias y con los funcionarios del gobierno. Prensa: comunicarse con la prensa en nombre de Microsoft solo cuando el Proveedor cuente con nuestra autorización expresa y por escrito. Obsequios: evitar la entrega de obsequios a nuestros empleados dado que incluso un obsequio bien intencionado podría considerarse un soborno en determinadas circunstancias o crear conflictos de intereses. Los Proveedores no deberán ofrecer ningún objeto de valor para obtener o mantener un beneficio o una ventaja para quien lo otorga, ni nada que pudiera en apariencia influir, comprometer el juicio u obligar al empleado de Microsoft. En caso de ofrecer un obsequio, una comida o un agasajo a nuestros empleados, siempre se deberá utilizar el buen juicio, la discreción y la moderación. Todo obsequio que ofrezca un Proveedor debe estar permitido de conformidad con las políticas de la unidad comercial y el país del empleado de Microsoft, dado que nuestras políticas Código de conducta de los Proveedores de Microsoft 2

3 comerciales y regionales podrían prohibir por completo los obsequios o limitar su valor a distintos montos determinados. Todo obsequio, comida o agasajo deberá ofrecerse de conformidad con la legislación vigente, no deberá infringir las políticas de quien lo otorga ni de quien lo recibe, y deberá ser coherente con las costumbres y las prácticas locales. Los Proveedores tienen prohibido entregar obsequios de cualquier valor a cualquier miembro del Grupo de Compras Global (GPG, Global Procurement Group) o a sus representantes. Conflictos de intereses: evitar los conflictos de intereses o las incorrecciones, ya sean aparentes o reales. Los Proveedores no tratarán directamente con nuestros empleados cuando el cónyuge, el concubino u otro miembro de su familia tenga un interés financiero importante en el Proveedor. Queda asimismo prohibido tratar directamente con el cónyuge, el concubino u otro miembro de la familia de un empleado del Proveedor que sea empleado de Microsoft cuando el Proveedor negocie el acuerdo con Microsoft o desempeñe sus obligaciones como tal. Información privilegiada: no incurrir en abuso de información privilegiada en la compra o venta de valores de Microsoft o de otra empresa cuando el Proveedor se halle en posesión de información acerca de Microsoft o de otra empresa que no está disponible al público inversionista y que pueda influir la decisión del inversionista en relación con la compra o la venta de valores. PRÁCTICAS DE EMPLEO Y DERECHOS HUMANOS En Microsoft confiamos en que nuestros Proveedores compartirán nuestro compromiso con los derechos humanos y la igualdad de oportunidades en el lugar de trabajo. Todos nuestros Proveedores deberán llevar a cabo sus prácticas de contratación en total cumplimiento con todas las leyes y normas vigentes, y deberán, sin limitación alguna: Colaborar con nuestro compromiso de de contar con una fuerza laboral y con un lugar de trabajo libres de abusos y de discriminación. Reconocemos y respetamos las diferencias culturales y, por eso, es obligación de los Proveedores no discriminar en los procesos de contratación, compensación, acceso a formación, ascenso, despido y/o jubilación por razones de raza, color, sexo, nacionalidad, religión, edad, discapacidad, expresión o identidad de género, estado civil, embarazo, orientación sexual, afiliación política, afiliación sindical o condición de excombatiente. Emplear únicamente mano de obra voluntaria. Queda prohibido el empleo, por parte de uno de nuestros proveedores y/o sus Representantes, de mano de obra forzada, ya sea de personas sometidas a servidumbre, esclavitud o convictas. No exigir a los trabajadores que efectúen depósitos ni obligarlos a entregar sus documentos de identidad (identificación emitida por el gobierno, pasaportes o permisos de trabajo) a su empleador. Los trabajadores serán libres de renunciar a su empleo conforme a las leyes o los reglamentos locales y nacionales, y no serán pasibles de penalización ilícita. Cumplir con todas las leyes y los reglamentos locales y nacionales referidos a la edad mínima para trabajar, y no hacer uso del empleo infantil. Los Proveedores no podrán contratar a personas menores de 15 años, ni menores de la edad necesaria para finalizar la educación obligatoria o de la edad legal mínima para trabajar, la que sea mayor. En Microsoft solamente apoyamos el desarrollo de programas legítimos de aprendizaje en el lugar de trabajo para el beneficio educativo de los más jóvenes y no tendremos relaciones comerciales con quienes abusen de dichos sistemas. Los trabajadores menores de 18 no deben realizar tareas peligrosas y deben quedar excluidos del trabajo nocturno, con especial consideración por sus necesidades educativas. Código de conducta de los Proveedores de Microsoft 3

4 No someter al personal a castigos disciplinarios ni abusos físicos. Quedan prohibidos la disciplina física o el abuso físico, la amenaza de abuso físico, sexual o de otra índole, y el abuso verbal u otras formas de intimidación. Pagar salarios dignos y según la legislación aplicable. Todos los trabajadores recibirán información clara y por escrito referida a sus condiciones de empleo con respecto al salario antes de su contratación y según sea necesario en el transcurso del período de empleo. No se permitirá aplicar deducciones salariales como medida disciplinaria, ni tampoco deducciones no establecidas por la legislación nacional o local sin la autorización expresa y por escrito del trabajador afectado. Se deberán registrar todas las medidas disciplinarias. Los salarios y los beneficios pagados por una semana laboral estándar serán, como mínimo, aquellos fijados en la legislación local y nacional. No exigir a los trabajadores que trabajen más horas que las establecidas por las leyes o los reglamentos locales y nacionales como máximo de horas de la jornada laboral. Los Proveedores deberán garantizar que las horas extras sean voluntarias y se paguen de acuerdo con las leyes o reglamentaciones locales y nacionales. Una semana laboral no debe exceder las 60 horas por semana, incluidas las horas extras, excepto en caso de emergencia o situaciones inusuales. Los trabajadores deben tener derecho a por lo menos un día libre por semana de siete días. Mantener registros de los empleados de conformidad con las leyes o los reglamentos locales y nacionales, y proporcionar en forma oportuna, mediante un talón de pago o documento similar, la base sobre la cual se paga a los empleados. SEGURIDAD Y SALUBRIDAD Microsoft confía en que sus Proveedores integren las prácticas de seguridad y salubridad en todos los aspectos del negocio, y deberán, sin limitación alguna: Proporcionar un entorno laboral seguro y saludable en total cumplimiento con todas las leyes, los reglamentos y las prácticas de seguridad y salubridad, incluso en lo relativo a las áreas de seguridad en el trabajo, preparación para emergencias, enfermedad y accidentes laborales, higiene industrial, trabajo con exigencias físicas, seguridad de las maquinarias, sanidad, alimentos y vivienda. Se deberán adoptar las medidas apropiadas para minimizar las causas de los peligros inherentes en el entorno laboral. Prohibir el consumo, la posesión, la distribución o la venta de sustancias ilegales en establecimientos que sean propiedad de Microsoft o alquilados por Microsoft. REGLAMENTACIÓN Y PROTECCIÓN MEDIOAMBIENTALES En Microsoft reconocemos nuestra responsabilidad social en la protección del medioambiente y confiamos en que nuestros Proveedores compartan ese compromiso al hacer frente a los desafíos impuestos por el cambio climático y al trabajar para la protección del medioambiente. Como parte de este compromiso, todos los Proveedores de Microsoft deberán, sin limitación alguna: Cumplir con todas las leyes y los reglamentos medioambientales aplicables con respecto a materiales peligrosos, emisiones al aire, desecho de residuos y aguas residuales, incluidos la Código de conducta de los Proveedores de Microsoft 4

5 fabricación, el transporte, el almacenamiento, el desecho y la liberación al medioambiente de esos materiales. Esforzarse para reducir o eliminar los desechos de todo tipo, incluidos el agua y la energía, mediante la implementación de medidas de conservación adecuadas en sus instalaciones, a través de sus procesos de mantenimiento y producción, y mediante el reciclado, la reutilización o la sustitución de materiales. Obtener, conservar y mantener actualizados todos los permisos y los registros medioambientales, así como observar todos los requerimientos operativos y de informes de dichos permisos. De ser aplicable, identificar las sustancias químicas u otros materiales que se emiten y que implican una amenaza para el medioambiente, y darles el tratamiento apropiado para garantizar que su manipulación, traslado, almacenamiento, utilización, reciclado o reutilización y desecho se realicen en forma segura. Observar todas las leyes, los reglamentos y los requerimientos del cliente vigentes con respecto a la prohibición o la restricción de sustancias específicas, incluida su identificación para el reciclado y el desecho. PROTECCIÓN DE LOS BIENES Y DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL La protección de la propiedad intelectual es fundamental para toda empresa. En Microsoft dependemos de la propiedad intelectual, tal como la información, los procesos y la tecnología. Todos los Proveedores de Microsoft deberán, sin limitación alguna: Respetar y proteger los derechos de propiedad intelectual de todas las partes al utilizar solo la tecnología de la información y el software que han adquirido legalmente y bajo licencia. Utilizar el software, el hardware y los contenidos únicamente de conformidad con sus respectivas licencias y términos de uso. Proteger y hacer uso responsable de los bienes físicos e intelectuales de Microsoft, incluidos la propiedad intelectual, la propiedad tangible, los insumos, los bienes de consumo y el equipamiento, en los casos en que Microsoft autorice el uso de dichos bienes. Utilizar la tecnología de la información y los sistemas provistos por Microsoft (incluido el correo electrónico) solo para los fines comerciales autorizados por Microsoft. Microsoft prohíbe estrictamente la utilización por parte de los Proveedores de la tecnología y los sistemas proporcionados para (i) crear, obtener acceso, almacenar, imprimir, solicitar o enviar material intimidatorio, hostil, amenazante, grosero, con contenido sexual explícito, o que sea ofensivo o inadecuado de alguna otra manera o (ii) enviar comunicaciones falsas, despectivas o maliciosas. Cumplir con todos los requerimientos y procedimientos de Microsoft relativos al mantenimiento de contraseñas, la confidencialidad, la seguridad y la privacidad como condición para el aprovisionamiento de bienes y servicios a Microsoft o para el acceso a la red corporativa, los sistemas y las instalaciones de Microsoft. Toda información que se almacene o transmita a través de equipos rentados por Microsoft o que sean de su propiedad se considera privada y es propiedad de Microsoft. Microsoft puede supervisar el uso de la red corporativa y todos los sistemas (incluido el correo electrónico), y tener acceso a toda la información almacenada o transmitida a través de la red de Microsoft. Código de conducta de los Proveedores de Microsoft 5

6 Respetar los derechos de propiedad intelectual de Microsoft y de los demás, incluidos, a modo de ejemplo, los derechos de autor, las patentes, las marcas comerciales y los secretos comerciales; y manejar el intercambio de tecnología y de conocimientos técnicos de manera que se protejan los derechos de propiedad intelectual. DENUNCIA DE COMPORTAMIENTOS CUESTIONABLES Si desea denunciar una conducta cuestionable o una posible violación al Código de conducta, se aconseja que trabaje con su contacto primario en Microsoft para resolver su problema. Si eso no fuera posible o apropiado, comuníquese con Microsoft mediante cualquiera de los siguientes métodos: Por teléfono: a la Línea de conducta comercial (Business Conduct Line) de Microsoft, al número MSFT (6738). Si llama desde otro país, podrá hacer una llamada de cobro revertido a la Línea de Ética Comercial a través de un operador internacional al solicitar que realice una llamada con cobro revertido al teléfono Por correo electrónico: si es un Proveedor con acceso a la intranet de Microsoft, podrá enviar un correo electrónico al Director de Cumplimiento a la dirección de Cumplimiento y Ética Comercial, Por correo: podrá enviar una carta al Director de Cumplimiento a Microsoft Corporation, Asuntos legales y Corporativos (Legal and Corporate Affairs), One Microsoft Way, Redmond, WA Por fax: puede enviar un fax al Director de Cumplimiento, al número Microsoft mantendrá la confidencialidad en la medida de lo posible y no tolerará que se impongan castigos ni represalias contra una persona que, de buena fe, busque asesoramiento o denuncie conductas cuestionables o una posible violación a este Código de conducta. Código de conducta de los Proveedores de Microsoft 6

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