PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: GESTION DEL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS DE SOFTWARE - LICENCIAS DE SOFTWARE

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1 PROCESO: GESTIÓN DE TECLOGÍAS DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: GESTION DEL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS DE SOFTWARE - LICENCIAS DE SOFTWARE Objetivo: Establecer las actividades para administrar los activos de de la entidad a través de las diferentes fases de su ciclo de vida en procura de optimizar recursos, reducir riesgos contractuales, reputacionales, financieros y de la seguridad de la información, así como para generar mayor eficacia operacional y de los servicios TI asociados a. Responsable: Jefe de la - Líder del proceso Gestión de Tecnologías de Información, Responsables de procesos de la entidad, Directores Regionales y Subdirectores de centro. Lideres de las Redes de Conocimiento. Alcance: La gestión del ciclo de vida de los activos de inicia con la fase de planeación que involucra identificación de las necesidades de por las áreas/dependencias administrativas y misionales de la entidad, cubriendo posteriormente las fases de adquisición, distribución, administración, y finalizando con el retiro o desinstalación de los activos de cuando sea requerido. Aplica para Dirección general, Regionales y Centros de Formación. GENERALIDADES Para la aplicación del presente procedimiento deben considerarse las siguientes generalidades y definiciones: 1. Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) son el conjunto derecursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como: voz, datos, texto, video e imágenes. (Ley 1341 de 2009 Sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones- TIC). 2. El presente procedimiento debe cumplir con las políticas y procedimiento de Seguridad de la información vigente en la Entidad. 3. Los roles principales a los que se hace alusión en el presente procedimiento son: Áreas Usuarias: Regionales, Centros, Direcciones, Oficinas, o dependencias SENA que solicitan el uso de un específico Líder funcional del activo de : Dirección, Oficina o dependencia que por su competencia y responsabilidad dentro de la estructura del SENA es quien gestiona la adquisición y uso de un específico para el apoyo a las funciones de la entidad. Rol Aprobador: Persona que por su competencia y responsabilidad en la estructura organizacional del SENA debe autorizar instalación/desinstalación de productos específicos de. Redes de conocimiento: son una iniciativa estratégica para desplegar la gestión del conocimiento tanto sectorial como institucional. Permiten ejecutar procesos de gestión del conocimiento, soportados sobre las capacidades institucionales, entre ellas: la cultura organizacional, los procesos, la tecnología, el talento humano y las relaciones con el entorno Líder de Licenciamiento: Funcionario /Contratista of. Sistemas con responsabilidad por la administración del licenciamiento en representación de la entidad. : Gestor que por parte del proveedor principal de servicios de tecnología es responsable por la configuración de activos lo cual incluye los activos de. s: Único punto de contacto para el acceso a los servicios de tecnologías de información. 4. Las actividades de este procedimiento asociadas a las fases operativas (instalación, uso, desinstalación) se desarrollan teniendo en cuenta las recomendaciones de los fabricantes/proveedores y de acuerdo a lo establecido en los manuales de instalación o los documentos que hagan sus veces. 5. La custodia y responsabilidad por los medios de instalación de, desde la entrega formal por parte del SENA, corresponde al proveedor de servicios de tecnología en su calidad de operador de la. El proveedor se hace responsable de cualquier pérdida, deterioro o uso indebido de los medios de instalación custodiados. 6. Para la gestión de los activos de se hace uso de diferentes herramientas de gestión (repositorios,, base de datos) que facilitan principalmente las siguientes actividades: Registro de datos de los contratos Registro de casos asociados a servicios Descubrimiento automático de instalado en las máquinas 7. El de uso público presenta diferentes modalidades, las cuales deben ser consideradas en el momento de la autorización de la instalación.. La debe considerar los lineamientos del proveedor/fabricante en materia de recuperación de licencias para los casos de remplazo de equipo para un mismo usuario. 9. Las condiciones asociadas a los activos de que sean adquiridos bajo la modalidad de donación deben ser evaluadas para contemplar las implicaciones y requerimientos de infraestructura, soporte y mantenimiento asociados. 10. La Gestión de Activos de Software -SAM por su sigla en Ingles Software Asset Management- consiste en toda la infraestructura y los procesos necesarios para la gestión, el control y la protección eficaces de los activos de en todas las etapas de su ciclo de vida. FUENTE: Biblioteca de infraestructura de tecnología de la información (ITIL)- Guía de ITIL para la Gestión de Activos de Software. 11. Licencia de o titulo: Es un contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos deexplotación/distribuidor) y el licenciatario del programa informático (usuario consumidor /usuario profesional o empresa), para utilizar el cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus cláusulas. FUENTE: 12. Software de uso propietario: Software en el que el usuario tiene limitaciones para usarlo, modificarlo o redistribuirlo (esto último con o sin modificaciones), limitaciones comúnmente fijadas por el proveedor/propietario.

2 13. Software de dominio/uso público Software GNU: Software sin derechos de autor; sus autores desean compartirlo con la comunidad mundial de desarrolladores. Es de libre uso y puede ser incorporado a cualquier tipo de desarrollo de no comercial. Software libre se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el. De modo más preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del - La libertad de usar el programa, con cualquier propósito (libertad 0). - La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a tus necesidades (libertad 1). El acceso al código fuente es una condición previa para esto. - La libertad de distribuir copias (libertad 2). - La libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad se beneficie. (Libertad 3). El acceso al código fuente es un requisito previo para esto. Según los derechos que cada autor se reserva sobre su obra el libre puede denominarse: GPL Licencia Pública General de GNU, LGPL Licencia Pública General Reducida de GNU, AGPL Licencia Pública General de Affero, Licencia BSD Licencia de Distribución de Software Berkeley, Licencia MIT, Apple Public Source License, Ms-PL Microsoft Public License, o WTFPL Do What The Fuck You Want To Public License. FUENTE: 14. DML Librería definitiva de Medios - Definitive Media Library: Librería física o repositorio de almacenamiento donde se guardan las copias maestras de las versiones autorizadas. Documentos asociados: GTI-I-001 Instructivo para solicitud, uso e instalación de Software Libre GTI-F-013 Caracterización y Categorización de Producto Requerido GTI-F-014 Listado Maestro Sofware Libre Autorizado GTI-F-015 Solicitud Instalacion SW libre GTI-F-011 Certificación_recepcion_Licenciamiento GTI-F-012 Acta Entrega de Medios DML GTI-F-016 Acta Entrega de y elementos Normatividad: Resolución SENA No de 2001 sobre reclasificación de Software y Licencias ISO/IEC Gestión de activos de Remitirse a Normograma del Proceso Gestión de Tecnologías de Información

3 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA STEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS DE SOFTWARE- LICENCIAS DE SOFTWARE FASE PLANEAR 1.1 Identificar requerimientos de Las áreas de Dirección General, Direcciones Regionales, Centros de Formación identifican las necesidades de para apoyo a sus funciones (uso administrativo, Formación o Empleo) y las escalan a las áreas, dependencias o redes de conocimiento según corresponda, para efectos de la evaluación de su pertinencia y articulación institucional. El solicitado puede ser de tipo uso propietario o de uso público. Áreas usuarias y Líder funcional del activo de 1.2 Evaluar pertinencia El área, dependencia, red de conocimiento correspondiente evalúa las funcionalidades, costos/beneficios, implicaciones de la solución de cuya necesidad le ha sido trasmitida a la luz de las políticas y lineamientos técnicos y funcionales de los procesos que se ven impactados por el requerido (pertinencia funcional e institucional). La evaluación del de uso público debe efectuarse con igual rigor que la del propietario considerando que toda herramienta que se adopte tiene implicaciones y requerimientos que pueden generar cambios en los procesos y estos deben ser planificados convenientemente. Dirección o dependencia a nivel nacional con Rol: Líder funcional del activo de 1.3 Solicitar y/o complementar información de la necesidad En caso de que la información de la necesidad o de las soluciones de de uso propietario o público requeridas no sea suficiente, las áreas usuarias realizarán las actividades tendientes a identificar alternativas existentes en el mercado, sus características funcionales, condiciones comerciales y costos todo esto en el marco de los procesos de planeación y administrativos -financieros de la entidad. Áreas usuarias y Líder funcional del activo de Información de soluciones (uso propietario o uso público) Con la información completa las áreas usuarias proceden a la evaluación de aspectos según lo plantea la actividad 1.2. La solución de es Pertinente? 1.4 Verificar disponibilidad del La necesidad o solución de es comunicada formalmente a la donde el Líder de licenciamiento efectúa, a través de la herramienta de gestión, la verificación de disponibilidad de dicho como activo de la Entidad o la existencia de soluciones que tengan funcionalidades similares que puedan ser consideradas como solución por el área usuaria líder. de Licenciamiento Licencias disponibles? Distribuir Cuando existan licencias o soluciones disponibles para responder a la necesidad planteada, se comunica al área solicitante sobre condiciones y funcionalidades de dicha solución y proceder así a su distribución. Cuando no existan licencias o una solución que pueda responder a la necesidad planteada, pasa a actividad 1.5. de Licenciamiento Se trata de de uso público? 1.5 Gestionar solicitud e instalación de de uso público La necesidad del de uso público para procesos de formación debe ser evaluada desde las redes de conocimiento (actividad 1.2) y la verificará desde su punto de vista el tipo que concede el proveedor y las implicaciones técnicas que puede generar la instalación. Esta solicitud debe ceñirse a los lineamientos definidos mediante instructivo Solicitud, Instalación y Uso de Software de Uso libre. Redes de conocimiento Caracterización y Categorización de Producto Requerido PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Distribuir Adquirir En el marco del proceso de Direccionamiento Estratégico y el procedimiento de Planeación Operativa, la Oficina de Sistemas evalúa la solución de de uso propietario propuesta con miras a identificar implicaciones desde el punto de vista de la arquitectura de la información de la entidad así como las consideraciones sobre la infraestructura de tecnología de información y comunicaciones. A partir de los conceptos de la evaluación funcional y técnica de la solución de, el área usuaria líder o propietaria del activo procederá a su inclusión en el Plan de Acción/Plan Operativo correspondiente y a la gestión del presupuesto requerido de conformidad con los lineamientos vigentes en la entidad para tal fin. Áreas usuarias/líder Funcional Dir. Planeación y Relaciones Corporativas Concepto técnico Plan Operativo/Plan de Acción

4 Planear SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA STEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS DE SOFTWARE- LICENCIAS DE SOFTWARE FASE ADQUIRIR Adquisición por donación? Adquisición por compra? 2.1 Gestionar el desarrollo interno de la solución informática Si a partir de la fase de planeación se define que el activo de será desarrollado internamente en la entidad, la efectúa la correspondiente gestión de manera articulada con el líder funcional del activo de esto en el marco del Procedimiento de gestión de los Sistemas de Información. - Grupo de Gestión de Sistemas de Información Distribuir Proceso de Gestión de Contratación y Convenios El área usuaria y la según corresponda, una vez se viabiliza la adquisición de un mediante contrato gestionan el respectivo proceso de contratación o compra de acuerdo con los lineamientos vigentes en la entidad. Se establecerán desde los respectivos estudios de conveniencia las condiciones requeridas para el uso efectivo del activo de tales como tipo, procedimientos de instalación, tipos de medios de instalación, actividades de soporte y capacitación contempladas, derechos de actualización de versiones, entre otras. Áreas usuarias y Líder funcional del activo de Dirección Administrativa y Financiera Estudio de mercado Estudio de conveniencia Requerimientos de Información Contrato y soportes 2.2 Validar contrato/titularización Clausulas Especiales licenciamiento Una vez surtida la contratación, compra o donación se validan las clausulas especiales y de licenciamiento definidas contractualmente o dentro de convenios. Área Líder funcional del activo de y Contrato y soportes Certificados de licencia 2.3 Designar o Delegar y notificar a Supervisor de Contrato/Donación Jefe de / Se notifica la designación formal del supervisor del contrato de compra/contratación de un Dir. Administrativa y activo de y se comunica al Líder de la. Financiera Notificación a supervisor La solución de 2.4 Recibir oficialmente medios de instalación (Según aplique) El líder de la realiza la gestión correspondiente con el Supervisor de contrato para recibir formalmente los medios de instalación físicos o electrónicos en las condiciones de forma y calidad acordadas. - Líder Certificación de recepción del licenciamiento Gestión de Infraestructura y Logística Almacenes e inventarios Registrar entrada y salida del licenciamiento a los inventarios de la entidad. Grupo de Almacenes e Inventarios - Dirección Adm. y Financiera Notas de consumo de entrada y salida de licenciamiento 2.5 Registrar en herramienta de gestión información del activo de. El Líder de la registra en la herramienta de gestión la información correspondiente al activo de adquirido, entre otra: - Datos del contrato - Fechas de vigencias - Tipo - Entrega de medios de instalación - Procedimiento de instalación - Soporte y mantenimiento - Capacitación asociada Se conserva digitalmente la información de títulos, certificados de licencia y soportes (contrato, facturas y estudio de conveniencia). 2.6 Programar y ejecutar las actividades de capacitación a s El Líder de la, conjuntamente con el proveedor de licenciamiento, programa y gestiona las actividades de capacitación a los agentes de soporte en sitio y analistas de la según corresponda. Registros de capacitación

5 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA STEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS DE SOFTWARE- LICENCIAS DE SOFTWARE FASE ADQUIRIR 2.7 Definir y documentar políticas de distribución, administración/renovación, custodia de medios, uso y retiro de cada tipo de activo de adquirido. El Líder de la conjuntamente con el proveedor de licenciamiento programa las actividades de capacitación con la. 2. Generar caso de ingreso de nuevos activos de con la Mesa de Servicios 2.9 Ingresar medios físicos a la Librería de Medios de El líder de la solicita ante la Gestión de Configuración del proveedor y el ingreso del nuevo activo de y mediante Acta formal de entrega suministra los respectivos medios de instalación así como los manuales y procedimientos de instalación según aplique. La s efectúa el ingreso de los medios de instalación a la Librería de medios (DML) y el registro e ingreso en los manuales de instalación y demás soportes que formalmente le ha entregado el SENA garantizando su custodia a lo largo del contrato y asumiendo la responsabilidad por toda pérdida, deterioro o indebida utilización de los medios. Adicionalmente debe garantizar que dichos manuales estén disponibles desde la base de datos para gestión del conocimiento. Oficina de Servicios-Líder licenciamiento Gestor de Proveedores Gestor de Conocimiento Registro en herramienta de gestión. Acta formal de entrega de medios Registros de DML Registros de Base de Datos de Conocimiento 2.10 Notificar a y cerrar el caso La s y la Gestión de configuración, una vez efectúen el ingreso de la información del licenciamiento en la herramienta de gestión y, los medios de instalación sean incluidos en la DML respectiva, generan notificación de cierre del caso a la Oficina de sistemas Líder. Correo de notificación Fin Distribuir

6 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA STEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS DE SOFTWARE - LICENCIAS DE SOFTWARE FASE DISTRIBUIR 3.1 Registrar solicitud de en El usuario final registra su solicitud de instalación de a través de los canales de atención de la. El solicitado puede ser de uso propietario o uso público. Usuario 3.2 Verificar validez de la solicitud El analista de la mesa de servicio, a quien corresponda atender el caso, verifica en la herramienta de gestión que la solicitud cuente con las autorizaciones pertinentes de conformidad con las políticas de distribución definidas previamente por cada tipo de licenciamiento. Se requiere gestionar aprobación? 3.3 Evaluar y aprobar la instalación de Dependiendo del tipo de solicitado, el usuario podrá requerir la gestión previa de las autorizaciones pertinentes para la instalación ante el área o cargo que se haya definido como rol aprobador o bien, a través de la herramienta de gestión, las solicitudes podrán ser escaladas a los roles de aprobador según corresponda para garantizar que se cuente con los avales pertinentes sobre la solicitud. En el caso de libre los productos solicitados deben estar incluidos en la Lista Maestra de libre autorizado. Usuario y/o Mesa de servicio Rol Aprobador Notificación de autorización de la solicitud 3.4 Verificar disponibilidad de licencias en inventario El analista de la mesa de servicio verifica paralelamente en la herramienta de gestión la disponibilidad del activo de solicitado en caso de ser de tipo de uso propietario. Para el caso de solicitud de de uso público este por definición no requiere de verificación de disponibilidad salvo que se exprese lo contrario en el momento de verificar las condiciones de instalación por requerimientos especiales de infraestructura. Licencias disponibles para distribución? 3.5 Informar al usuario y notificar a la. Planear En aquellos casos en que de acuerdo con las políticas de distribución o la no disponibilidad de licencias de el servicio no pueda prestarse, la notifica al solicitante sobre la situación con la respectiva justificación y orienta a este sobre el procedimiento a seguir. Mensualmente mediante reporte se notificará a la sobre los casos no atendidos por no disponibilidad de licencias, y este a partir de la información podrá evaluar necesidades recurrentes que no han podido suplirse para identificar acciones al respecto especialmente desde la fase de Planear en el ciclo de vida de los activos de. Correo electrónico de notificación 3.6 Instalar Una vez verificadas las autorizaciones pertinentes y la disponibilidad de licencias, el analista de soporte en sitio de la procede a la instalación del con las consideraciones técnicas correspondientes e instrucciones de instalación y registro o activación de según aplique. Los medios de instalación están disponibles en la Librería de Medios de Instalación DML que administra la s. Para el caso de de uso público los medios o procedimientos de instalación deberán ser suministrados a la mesa de servicio por parte del solicitante toda vez que debido a la amplia gama de productos de uso público existentes no es factible disponer de medios o procedimientos de instalación para todos ellos. La mesa de servicio suministrará el acompañamiento técnico a la instalación. Soporte en Sitio 3.7 Documentar caso en herramienta y actualizar inventario La información correspondiente a la prestación del servicio es documentada a través de la herramienta de gestión preservando la trazabilidad correspondiente. Adicionalmente, desde la gestión de configuración se actualiza el inventario de activos de descontando las licencias que hayan sido instaladas lo cual depende de las características del producto. - Soporte en sitio 3. Validar operatividad de instalado y cierre El usuario/solicitante verifica el correcto funcionamiento del instalado. Una vez la mesa de servicio realice verificación con el usuario podrá conocer si el servicio fue efectivo o se requiere algún tipo de ajuste y complementación en aras de efectuar el cierre de caso en la herramienta. Usuario Fin Administrar

7 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA STEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS DE SOFTWARE- LICENCIAS DE SOFTWARE FASE ADMINISTRAR 4.1 Efectuar inventario de activos de y generar reportes de gestión El proveedor de servicios de tecnología de información en su calidad de operador de la Mesa de servicio - genera mensualmente a partir de la herramienta de descubrimiento automático y funciones de soporte en sitio, un inventario del instalado en los equipos del SENA. Adicionalmente, con frecuencia trimestral suministra a la un informe consolidado de activos de en el que incluye información de distribución de uso propietario o uso público, disponibilidad de licencias, incidentes y problemas asociados al servicio así: Reporte de licencias disponibles/instaladas/retiradas Software de uso propietario no autorizado que se encuentra instalado Software de uso público que se encuentra instalado por mesa y directamente por los usuarios Solicitudes de no atendidas por no disponibilidad de licencias Vigencia del licenciamiento Consolidado estadístico de incidentes y problemas asociados a activos de y s Reporte de gestión de activos de 4.2 Revisar con frecuencia trimestral el estado y vigencia de los contratos de para identificar necesidades de actualización y renovación de licencias de A partir del informe consolidado suministrado por el Proveedor de servicios de tecnología, y de la información de contratos de, la identifica el estado y vigencia de los contratos de (uso propietario) así como las licencias que requieren actualización de sus versiones/ediciones o renovación por vencimiento de fecha o agotamiento en número. Esta información es suministrada al área usuaria líder del para decidir la continuidad del licenciamiento a través de la Fase de Adquisición o en su defecto proceder al cierre de contrato o no renovación o si se requiere dar de baja el licenciamiento según aplique. - Líder 4.3 Validar cumplimiento de políticas de gestión de activos de La identifica a partir del inventario, informe consolidado y herramienta de gestión el cumplimiento de las políticas definidas para la gestión de los activos de de la entidad entre ellas: Políticas de distribución/renovación Políticas de evaluación de uso y desempeño del Políticas de custodia de medios físicos y soportes Políticas de custodia de certificados de licencias - Líder Se requieren acciones de mejoramiento? 4.4 Identificar y gestionar acciones de mejoramiento de la gestión del ciclo de vida de activos de. De acuerdo con los niveles de cumplimiento encontrados frente a las políticas de gestión de activos de así como a partir del análisis de incidentes y problemas asociados, la conjuntamente con el proveedor de servicios TI e Interventoría identifican las acciones de mejoramiento que tengan lugar en las diferentes fases del ciclo de vida de los activos de y establece los planes de acción de conformidad con los lineamientos de mejora continua. - Líder s Interventoría Registros de acciones de mejora continua Se requieren renovaciones de suscripción, actualizaciones de versión, mantenimiento o Planear Se requiere retiro definitivo o desinstalación de 4.5 Gestionar retiro definitivo de de la DML o la desinstalación Retirar En aquellos casos en que el área usuaria líder del haya definido la no continuidad en el uso de determinado producto se acometen las actividades propias del retiro definitivo del en la DML según corresponda. Cuando adicionalmente, dadas las características del licenciamiento, se requiera la desinstalación del producto en los equipos en los cuales se encuentra disponible, se procede a dicha desinstalación a través de los lineamientos definidos en la fase de retiro de. Requerimiento en Mesa de Servicio Requerimiento de Cambio RFC (si aplica)

8 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA STEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS ACTIVOS DE SOFTWARE- LICENCIAS DE SOFTWARE FASE RETIRAR 5.1 Registrar solicitud de retiro de en El usuario o la Líder de Licenciamiento solicitan la desinstalación de un haciendo uso de los canales de atención de la. Áreas usuarias Líder Caso registrado en herramienta de gestión de mesa de servicios Se requiere aprobación para desinstalación o retiro? 5.2 Evaluar y aprobar la desinstalación de Dependiendo del tipo de que se solicita desinstalar y de la justificación suministrada, el usuario podrá requerir la gestión previa de las autorizaciones pertinentes para solicitar dicho servicio ante el área/cargo que se haya definido como rol aprobador o bien las autorizaciones se surten a través de la herramienta de gestión mediante escalamiento para aprobación a los roles según corresponda garantizando así que se cuente con los avales pertinentes sobre la solicitud. Usuario y/o Mesa de servicio Rol Aprobador Notificación de autorización de la solicitud El analista de la mesa de servicio, a quien corresponda atender el caso, verifica que la solicitud cuente con las autorizaciones pertinentes de conformidad con las políticas de retiro definidas previamente para cada tipo de licenciamiento. 5.3 Verificar validez de solicitud según políticas de retiro TA 1: En el caso de reemplazo de equipos a un mismo usuario, se deben considerar las condiciones previstas por el proveedor para no perder una licencia sino que sea sustituida. TA 2: Las políticas de retiro del deben considerar las implicaciones en la compatibilidad de información que los usuarios hayan trabajado con el a retirar. Conflicto de versiones cuando se hace retiro e instalación de para las mismas funcionalidades. 5.4 Verificar la distribución actual del activo de a retirar El analista de la mesa de servicio verifica la información generada por la Gestión de Configuración sobre la ubicación actual o distribución del activo de para establecer los responsables y recursos requeridos para la desinstalación del. En aquellos casos en que de acuerdo con las políticas de retiro de el servicio no pueda prestarse, la Mesa de Servicio notifica al solicitante sobre la situación con la respectiva justificación y orientación sobre el procedimiento a seguir. 5.5 Desinstalar según especificaciones y considerando implicaciones sobre la información del usuario Una vez verificadas las autorizaciones pertinentes, el analista de soporte en sitio de la o la instancia correspondiente procede a la desinstalación del con las consideraciones técnicas correspondientes, informando las respectivas implicaciones sobre la información de los usuarios. - Soporte en sitio Para el caso de de uso público se aplicará el mismo tratamiento de desinstalación que para el de uso propietario. 5.6 Documentar caso en herramienta de gestión y actualizar inventario La información correspondiente a la prestación del servicio es documentada a través de la herramienta de gestión preservando la trazabilidad correspondiente. Adicionalmente, el gestor de configuración actualiza el inventario de activos de con la información de las licencias que hayan sido desinstaladas esto dependiendo de las características del producto. - Soporte en sitio Se requiere reintegro de medios de instalación? Dependiendo de si se trata de una desinstalación temporal del producto, dada de baja o retiro definitivo del producto, se requiere que la s reintegre los medios físicos y virtuales. 5.7 Gestionar entrega formal de medios de instalación El proveedor de servicios de tecnologías en su calidad de operador de la mesa de servicio por solicitud del SENA o de conformidad con las políticas de retiro reintegrará los medios de instalación a la mediante Acta de devolución de medios. La oficina de sistemas por su parte gestionará, según aplique, los procesos de devolución o dada de baja ante el Grupo de Almacén e inventarios SENA. Acta Registros de entrada/dada de baja Almacén 5. Cerrar caso y notificar al usuario Una vez la mesa de servicio realice la desinstalación efectúa el cierre de caso en la herramienta de gestión. Fin

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