MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO APROBADO EN SESIÓN EXTRAORDINARIA NO DEL 30 DE JUNIO DE 2015

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1 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS TRIBUNAL REGISTRAL ADMINISTRATIVO APROBADO EN SESIÓN EXTRAORDINARIA NO DEL 30 DE JUNIO DE 2015 Departamento o Unidad: Realizado por: AREA SUSTANTIVA Fecha de creación: JUNIO DE 2015 Revisado por: Objetivo / estratégico / servicio 1. Optimizar los procesos en la resolución de expedientes ingresados al Tribunal Registral Administrativo de los Registros que conforman el Registro Nacional No. Tipo de riesgo de acuerdo con la estructura Riesgo Descripción del riesgo Causa Evento Consecuencia Nivel 0 Nivel 1 Nivel Falta de capacitación actualizada de los funcionarios vinculados al área sustantiva Resoluciones con falta de fundamentación actual. Indebida aplicaciòn de la normativa. Humanos Capacidad 1.2. Ausencia de un plan de nivelación de recurso humano. Falta de personal para poder cumplir con los estándares de trabajo predefinidos. Insatisfacción en los Posible pago de usuarios por las costas para el resoluciones emitidas Tribunal por por el Tribunal concepto de juicios perdidos Imposibilidad de resolución de los expedientes ingresados en el Tribunal, bajo los principios de proporcionalidad y razonabilidad. Externo Social Conflictos o alianzas entre grupos sociales Humanos Capacidad 1.3. Imposibilidad tecnològica de acceso a bases de datos de normativa vigente. Desconocimiento de los funcionarios del área sustantiva de la normativa actualizada. Indebida aplicaciòn de la normativa. Acceso 1.4. Desactualización de la normativa interna vinculada al área sustantiva. Limitaciones y entrabamiento en el ejercicio de las funciones del TRA Disfunción en la Métodos Eficiencia operatividad del TRA 1.5. inadecuada para atención del servicio público. Ausencia de Limitación al acceso condiciones óptimas del servicio público. para la prestación del servicio público. Insumos Capacidad 1.6 Ausencia de un sistema de información automatizado de gestión del expediente que ingresa al Tribunal y su respectiva resolución. Ingreso manual de los registros de gestión del expediente en Word y Excel. Vulnerabilidad en la gestión del expediente que ingresa al TRA y su respectiva resolución. Tecnológico Capacidad

2 Ausencia de un sistema de información automatizado de gestión del expediente que ingresa al Tribunal y su respectiva resolución. 1.7 Falta de definición de plazos en las etapas de gestión de expedientes. Ausencia de un control eficaz de plazos en las diferentes etapas del expediente Dilatación en los plazos de resolución del expediente Inexistencia de estadisticas mensuales oportunas para monitoreo de los procesos Mora en la resolución del expediente Tecnológico Capacidad Métodos Capacidad 1.8 Ausencia de un modelo de consulta de satisfacción al usuario Imposibilidad de medición de la satisfacción del usuario Desconocimiento de Métodos Capacidad la calidad del servicio que se presta a los usuarios 1.9. Ausencia de un plan de acción para custodia del Perdida del expediente físico y digital por eventos de caso fortuito expediente físico o o fuerza mayor de un expediente digital Demora en el servicio público Métodos Capacidad 1.10 Ausencia de un circuito cerrado para custodia del expediente Perdida del expediente físico o digital Demora en el servicio público Métodos Capacidad 1.11 Ausencia de un espacio física de acceso resgtringido Perdida del para la custodia temporal de los expedientes que expediente físico o ingresan al TRA. digital Demora en el servicio público Métodos Capacidad 2. Contribuir en el fortalecimiento del sistema registral patrimonial del país 1.12 Inexistencia de un modelo de autoevaluación del Ausencia de sistema de control interno, conforme lo establece el monitoreo de Artículo 17-Seguimiento del sistema de control interno acciones para el de la Ley General de Control, y acápite 6.3 mejoramiento del Actividades de seguimiento del SCI de las Normas de Control control interno para el Sector Público (N CO- DFOE) Ausencia de personal capacitado para la actualización de la información en el Sitio Web. Personal insufiente capacitado. 2.2 Falta de fluido eléctrico Caída del Sistema del Sitio Web. Desmejoramiento del sistema de control interno desactualizada de la jurisprudencia a los usuarios. Los usuarios no tienen acceso a la información Métodos Capacidad Humanos Capacidad Externo Tecnológico Negocios electrónicos 2.3. Obsolescencia del del Sitio Web Sistemas deficientes e inadecuada segregación de funciones Ausencia de servicio outsoursing de la plataforma del Sitio Web. No atención oportuna de los mantenientos preventivos y correctivos del. Lentitud de acceso de información, así como capacidad de los s servicio de consulta de los usuarios. Métodos Requerimientos

3 2.5. Recortes presupuestarios en las partidas de capacitación y actividades protocolarias que no permitan la participación en foros o en capacitación de los funcionarios del Tribunal. No participación en Limitación en la eventos u organización de foros de discusión de los funcionarios del TRA. retroalimentación entre los referentes sociales del Sistema Notarial Registral. Insumos Capacidad 3. Dotar de una infraestructura adecuada para atención de los usuarios del Tribunal Registral Administrativo Dismimución de la transferencia presupuestaria por parte de la Junta Administrativa del Registro Nacional Limitada capacidad de gestión financiera Imposibilidad de concluir la segunda y tercera etapa del proyecto de construcción de la nueva sede del TRA Externo Institucional Administración activa 3.2. Políticas Nacionales de restricción al gasto e inversión pública 3.3. Oposición de los vecinos para la construcción de la nueva sede del TRA Subejecución presupuestaria Acciones legales que pueda emprender los colindantes que obstaculicen la construcción de la nueva sede del TRA Imposibilidad de concluir el proyecto de construcción de la nueva sede del TRA Demora en el plazo programado para la construcción de la nueva sede del TRA Externo Económico Mercado financiero Externo Social Conflictos o alianzas entre grupos sociales 3.4. Requerimientos constructivos adicionales como resultado de los estudios de suelos e impacto ambiental Condiciones insuficientes del suelo o afectaciones ambientales que obstaculicen la construcción del edificio Mayor erogación de recursos económicos para subsanar las debilidades señaladas en los estudios Problemas en procesos licitatorios Atrasos en las fases en el cumplimiento licitatorio Incumplimiento del plazo de inicio de la construcción Humanos Capacidad 3.6. Riesgos en la ejecución del contrato Incumplimiento por parte del oferente Atraso en la contratación del edificio Externo Métodos Capacidad

4 3.7. Incremento en el precio Ausencia de presupuesto Incumplimiento contractual y atraso del edificio Externo Económico Capacidad Departamento o Unidad: Realizado por: AREA ADMINISTRATIVA Fecha de creación: JUNIO DE 2015 Revisado por: Departamento o Unidad: Responsable: PROCESO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Ronald Vargas Bermúdez - Analista programador Fecha de creación: Revisado por: JUNIO DE 2015 Objetivo / estratégico / servicio 4. Servicio de Administración de Servidores y Equipo de Comunicaciones No. Riesgo 4.1. Falla del Servidor de Controlador de dominio, DNS, Active Directory Descripción del riesgo Tipo de riesgo de acuerdo con la estructura Causa Evento Consecuencia Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Revisión del 4.2. Falla del Servidor de Correo electrónico y Servidor de Archivos (Carpetas compartidas) Revisión del 4.3. Falla del Servidor de Base de datos y SIPRECO. Revisión del 4.4. Falla del Servidor de Página WEB y SIGA. Revisión del 4.5. Falla del Servidor de Sistemas de Integra. Revisión del 4.6. Falla del router Cisco Revisión del 4.7. Falla del Firewall Cisco ASA Revisión del

5 4.8. Falla de los 2 Switches 3COM Revisión del 4.9. Falla de la red interna tanto por medio de cable o inalambrica (Router inalambrico) 4.10 Obsolescencia de uno o más servidores, s de router, firewall o switches mencionados en los puntos al Revisión del Equipo lento o con problemas. Lentitud al utilizar algún servicio como correo electrónico ó no funciona Ausencia de servicio outsoursing especialista en administración de servidores. No atención oportuna de los manteniento correctivo de los Interrupción en los servicios que se le brindan al Falla de respaldos internos. Revisión del Robo de o de información Caída de servicios tecnologicos Falla de servicio de internet. Caída del correo electrónico Falla del servicio de respaldos externo. Revisión del Falta de fluido eléctrico Caída del servidores y de los s como router, firewall, switch y los servicios alojados en ellos. La información no se respaldo correctamente. información y por robo. Los usuarios no tienen acceso al correo electrónico. La información no se respaldó correctamente. Los usuarios no tienen acceso a los servicios. Acceso Externo Tecnológico Negocios electrónicos Externo Tecnológico Telecomunicaciones Externo Tecnológico Telecomunicaciones Caida de rayo Daños al servidor y s Reparación de s o compra de 4.8. Incendio Destrucción total del Compra de

6 5. Servicio Correo electrónico 5.1. Falla del Software de Correo electrónico. Fallo del software de correo electrónico. 52. Falla del donde esta instalado el correo electrónico. Fallo del (hardware) donde esta instalado el correo electrónico. servicio de correo electrónico del servicio de correo electrónico del 5.3. Falla de red. Fallo de comunicación entre el usuario y el servidor de correo electrónico Obsolescencia del Software o de Correo electrónico. Sistema deficiente de correo electrónico. servicio de correo electrónico del Lentitud de acceso al correo electrónico Caida de rayo Daños al servidor y s 5.6. Incendio Destrucción total del. Reparación de o compra de. No se tiene acceso al servicio de correo electrónico. Compra de 6. Servicio Videoconferencia 6.1. Falla del Software de videoconferencia. Fallo del software de videoconferencia Falla del para videoconferencia. Fallo del (hardware) donde esta instalado la videoconferencia. servicio de videoconferencia del servicio de videoconferencia. del 6.3. Falla de red. Fallo de comunicación entre el usuario y los servidores. servicio de videoconferenciadel 6.4. Obsolescencia del Software o de videoconferencia. Sistema deficiente de videoconferencia. Lentitud de acceso a la videoconferencia.

7 6.5. Caida de rayo Daños al servidor y s 6.6. Incendio Destrucción total del. Reparación de o compra de. No se tiene acceso al servicio de videoconferencia.. Compra de 7. Servicio de Administración de Compartida 7.1. Falla del donde esta la carpeta compartida. Fallo del (hardware) donde esta instalado la carpeta compartida. servicio de carpeta compartida Falla de red. Fallo de comunicación entre el usuario y los servidores Obsolescencia del donde esta la carpeta compartida. Sistema deficiente de carpeta compartida Caida de rayo Daños al servidor y s servicio de carpeta compartida. Lentitud de acceso a la carpeta compartida.. Reparación de o compra de. No se tiene acceso al servicio de carpeta compartida Incendio Destrucción total del Compra de 8. Servicio de Sitio WEB 8.1. Falla del Software de sitio WEB. Fallo del software de acceso al sitio WEB. servicio de sitio WEB del

8 8.2. Falla del donde esta alojado el sitio WEB. Fallo del (hardware) donde esta instalado el acceso al sitio WEB Falla de red. Fallo de comunicación entre el usuario y el servidor del sitio WEB Obsolescencia del Software o del usuario para ingresar al sitio WEB. Sistema deficiente de correo electrónico. servicio de sitio WEB del servicio de sitio WEB del Lentitud de acceso al sitio WEB Caida de rayo Daños al servidor y s. Reparación de o compra de. No se tiene acceso al servicio de sitio WEB Incendio Destrucción total del Compra de 9. Servicio de Administración de documentos impresos 9.1. Falla del Software de sitio WEB. Fallo del software de administración de documentos impresos. servicio de administración de documentos impresos del 9.2. Falla del hardware. Fallo del (hardware) donde esta instalado la administración de documentos impresos. servicio de administración de documentos impresos del 9.3. Falla de red. Fallo de comunicación entre el usuario y los servidores. servicio de administración de documentos impresos del 9.4. Obsolescencia del hardware. Sistema deficiente de administración de documentos impresos. Lentitud de acceso a la administración de documentos impresos.

9 9.5. Caida de rayo Daños al servidor y s 9.6. Incendio Destrucción total del. Reparación de o compra de. No se tiene acceso al servicio de administración de documentos impresos. Compra de 10. Servicio de acceso remoto VPN (Oficina Virtual) Falla del Software de VPN. Fallo del software de acceso remoto VPN. servicio de acceso remoto VPN del Falla del hardware. Fallo del (hardware) donde esta instalado el acceso remoto VPN Falla de red. Fallo de comunicación entre el usuario y el servidor de acceso remoto VPN. servicio de acceso remoto VPN del servicio de acceso remoto VPN del 10.4 Obsolescencia del hardware o software. Sistema deficiente de acceso remoto VPN Caida de rayo Daños al servidor y s Lentitud de acceso al acceso remoto VPN.. Reparación de o compra de. No se tiene acceso al servicio de acceso remoto VPN Incendio Destrucción total del Compra de

10 11. Servicio de Soporte de Hardware y software Sistemas de s (INTEGRA-SIPRECO-SIGA) y externos (SIBINET-SIGAF- COMPRARED- SICCA-SIPP-SINPE- CCSS-INS-SERVICIO CIVIL-REGISTRO NACIONAL-CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA) Falla del software. Revisión del software trabajo del 11.2 Falla del hardware. Revisión del trabajo del Falla de red. Revisión del para dar diagnóstico en cuanto a la comunicación con la red. trabajo del Obsolescencia del software o hardware. Equipo deficiente para ser utilizado por el Caida de rayo Daños al servidor y s Incendio Destrucción total del Lentitud de.. Reparación de o compra de. los servicios. Compra de 12. Servicio de Asesoramiento y consultoria en Temas de Ofimática, sistemas de información, tecnología, administración de proyectos Consulta de usuario tema específico Atender usuario para evacuar consulta o duda Impacto en el cronograma del analista de sistemas Tecnológico Negocios electrónicos Departamento o Unidad: Responsable: PROCESO RECURSOS HUMANOS Fecha de creación: JUNIO DE 2015 Revisado por: 13. Facilitar y desarrollar los proceso vinculados a la gestión humana a fin de generar relaciones productivas de servicio entre la Institución y sus servidores, de forma que la primera obtenga de los últimos los beneficios de un desempeño eficiente y efectivo y éstos sean estimulados conforme dicho desempeño y las posibilidades administrativas y financieras que posea la Institución Personal insuficiente para atención de las tareas y procesos institucionales Nivelación inadecuada de cargas de trabajo Capacidad limitada de gestión institucional Humanos Capacidad

11 de un desempeño eficiente y efectivo y éstos sean estimulados conforme dicho desempeño y las posibilidades administrativas y financieras que posea la Institución Falta de programas de capacitación y de presupuesto Falta de procesos de capacitación integral a los funcionarios del Tribunal Innadecuada programación de gestión tecnológica de apoyo a la gestión de R.H. Obsolescencia en el conocimiento de doctrinas y nuevas tendencias en el área de trabajo Insuficiencia de herramientas inoportuna e tecnológicas para la insuficiente para atención del proceso toma de decisiones de recursos humanos en el proceso de recursos humanos Humanos Capacidad Tecnologico Capacidad Departamento o Unidad: Responsable: PROCESO CONTABLE FINANCIERO Fecha de creación: JUNIO DE 2015 Revisado por: 14. Planificación y gestión del apoyo financiero, así como el registro de todas las transacciones económicas de la institución con el objetivo de suministrar la posición financiera de la institución en cuanto a la ejecución presupuestaria como en la generación de estados financieros que cumpla con la normativa técnico jurídica contable y presupuestaria Personal insuficiente para atención de las tareas del proceso financiero presupuestario Falta de programas de capacitación y de presupuesto para el personal del área financiero-contable Nivelación inadecuada de cargas de trabajo Falta de procesos de capacitación integral a los funcionarios del Tribunal Capacidad limitada de gestión institucional Obsolescencia en el conocimiento de doctrinas y nuevas tendencias en el área de trabajo Humanos Capacidad Humanos Capacidad Innadecuada programación de gestión tecnológica de apoyo a la gestión financiero-presupuestaria Insuficiencia de herramientas tecnológicas para la atención del proceso financieropresupuestario inoportuna e insuficiente para toma de decisiones en el proceso financieropresupuestario. Tecnologico Capacidad

12 15. Realizar por proceso de detección de necesidades de bienes y servicios para la institución, planificación y adquisición de estos para satisfacer las diferentes necesidades de las unidades administrativas en forma oportuna, eficiente y eficaz en cumplimiento de la normativa vigente de la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento. Así como realizar las actividades vinculadas al almacenamiento y distribución de bienes y control de activos Personal insuficiente para atención de las tareas del proceso de adquisición de bienes y serivicios Falta de programas de capacitación en los procesos de adquisición de bienes y servicios Innadecuada programación de gestión tecnológica de apoyo para la gestión contractual Nivelación inadecuada de cargas de trabajo Falta de procesos de capacitación integral a los funcionarios del Tribunal Insuficiencia de herramientas tecnológicas para la atención del proceso de contratación administrativa Capacidad limitada de gestión institucional Obsolescencia en el conocimiento de doctrinas y nuevas tendencias en el área de trabajo Inadecuada gestión del proceso contractual Humanos Capacidad Humanos Capacidad Externo Tecnologico Capacidad 16. Coordinar y garantizar el óptimo funcionamiento de los servicios de apoyo para en Tribunal Registral Administrativo en materia de transporte, vigilancia, limpieza, mensajería y apoyo logístico en general en mantenimiento; mediante la ejecución y control de normas preventivas y correctivas, así como brindar el apoyo en la gestión documental generada en la institución y servicios bibliográficos Personal insuficiente para atención de las tareas del proceso de servicios generales Nivelación inadecuada de cargas de trabajo Falta de programas de capacitación y de presupuesto Falta de procesos de capacitación integral a los funcionarios del Tribunal Innadecuada programación de gestión tecnológica de apoyo a la gestión de servicios generales Insuficiencia de herramientas tecnológicas para la atención del proceso de servicios generales Capacidad limitada de gestión institucional Obsolescencia en el conocimiento de doctrinas y nuevas tendencias en el área de trabajo inoportuna e insuficiente para toma de decisiones en el proceso de servicios generales Humanos Capacidad Humanos Capacidad Tecnologico Capacidad

13 16.4. Inadecuado mantenimiento de los vehículos institucionales Equipo de transporte sin condiciones óptimas para su desempeño imposibilidad de trasladar correspondencia, notificaciones y personal a los destinos requeridos por la institución. Metodos Capacidad Inadecuado mantenimiento de los vehículos institucionales Equipo de transporte sin condiciones óptimas para su desempeño imposibilidad de trasladar correspondencia, notificaciones y personal a los destinos requeridos por la institución. Metodos Capacidad 16.6 Inadecuada administración para obtener los diferentes servicios generales para el desarrollo de la institución Contrato de servicios sin seguimiento y control Imposibilidad de brindar un servicio adecuado de los diferentes servicios generales que requiere la institución Metodos Capacidad Departamento o Unidad: Realizado por: ORGANO COLEGIADO Fecha de creación: JUNIO DE 2015 Revisado por: Objetivo / estratégico / servicio 17. Optimizar los procesos en la resolución de expedientes ingresados al Tribunal Registral Administrativo de los Registros que conforman el Registro Nacional. No. Riesgo Contribuir en el fortalecimiento del sistema registral patrimonial del país Descripción del riesgo Tipo de riesgo de acuerdo con la estructura Causa Evento Consecuencia Nivel 0 Nivel 1 Nivel 2 Dilatación en los Mora en la Métodos Capacidad plazos de resolución notificación del del expediente expediente Falta de definición de plazos en las etapas de gestión de expedientes (proyectos de resolución, revisión y firmas). Ausencia de un circuito cerrado para custodia del expediente Perdida del expediente físico o digital Ausencia de un espacio física de acceso resgtringido Perdida del para la custodia temporal de los expedientes para expediente físico o estudio y firma que ingresan al TRA. digital Ausencia de un procedimiento para dar la instrucción al asistente que redacta el proyecto de resolución Falta de definición de controles en la trazabilidad del expediente una vez entregado al Juez redactor. Dilatación en la firma de la resolución. Dilatación en los plazos de resolución y extravío del expediente Ausencia de capacitación por Insuficiencia Dificultad para presupuestaría, política institucional y/o restricción del realizar y participar gasto. en eventos de capacitación Demora en la atención del servicio público Demora en la atención del servicio público Mora en la notificación del expediente Mora en la notificación del expediente Métodos Capacidad Métodos Capacidad Métodos Capacidad Métodos Capacidad No actualización de interno y externo Métodos Político, económico e los conocimientos en insitucional los funcionarios y usuarios

14 19. Dotar de una infraestructura adecuada para atención de los usuarios del Tribunal Registral Administrativo La no integración del Órgano Colegiado , por parte de la Asamblea Legislativa No contar con Órgano Superior Jerárquico para la toma de decisiones Retraso en la construcción de la sede del Tribunal Externo Procedimiento Político