Tribunal Cero Papel Guía práctica

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1 Tribunal Cer Papel Guía práctica Cnferencia de Ministrs de la Justicia de ls Países Iberamericans Afns Gnçalves da Silva Primera Edición, juni 2009 Versión en españl y prtugués 1

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3 Índice 1. Marc y vcación del dcument Tribunal Cer Papel: prduct, prces ambs? Una iniciativa multidimensinal y multidisciplinaria Prcess Aplicacines Infrmación de Gestión Organización Legislación Infraestructura tecnlógica Infraestructura física Gestión del cambi Gestión del Prgrama Aspects genérics Piltar y cnslidar antes de expandir Dar espaci al prces, n perdiend de vista el prduct Otrs ingredientes

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5 1. Marc y vcación del dcument 5 Tribunal Cer Papel Este dcument surge en un ámbit cncret y cm cncreción de la iniciativa Tribunal Cer Papel llevada a cab pr el Pder Judicial de Csta Rica, cn la clabración de la Cnferencia de Ministrs de Justicia de ls Países Iber-Americans (COMJIB), cn miras a la cncreción de un nuev paradigma de funcinamient y mejras de la eficacia y la eficiencia del sistema judicial de aquel país. L que pretende ser este dcument... Pretende ser un instrument de referencia simple, n exhaustiv y de cnsulta rápida, en el cntext de iniciativas de intrducción de slucines basadas en tecnlgías de infrmación en sistemas judiciales, muy específicamente en l relativ a la refrmulación de la tramitación de prcess pr parte de un Tribunal y la agilización de la interacción entre ls participantes interns y externs del sistema. Pretende, pues, cnstituirse en: una clección sintética de reflexines, sugerencias y recmendacines sbre l que se cnsidera que sn aspects tendencialmente cmunes a ls cuales estarán sujets (y serán vulnerables) ls prgramas de mdernización y simplificación basads en la intrducción de las tecnlgías de la infrmación; apuntar dimensines de intervención y líneas de acción para crregirlas, así cm algunas pcines relativas a la prpia implantación y transición hacia un nuev mdel. y l que n es! Este dcument n es, ni pdría tener pretensines de serl, un manual hermétic de buenas prácticas recetas cerradas e infalibles para mejrar cualquier sistema judicial sbre td prque ell n existe, ni puede existir tal csa, dada la diversidad y hetergeneidad de prácticas existentes en cada país (a veces, inclus en cada jurisdicción) que harían de un instrument cn esa pretensión una inutilidad abstracta. N tiene tampc la finalidad de multiplicar las pcines tecnlógicas metdlógicas específicas. N es, pr tant, un Manual Técnic de descripción y / cmparación de slucines tecnlógicas existentes para sprtar el funcinamient del mdel, ni frece detalles de metdlgías específicas para crregir aspects diverss de una iniciativa multidimensinal cm la presente. En el ámbit de la Justicia, en el mejr de ls cass, puede cnsiderarse la reutilización de experiencias (buenas y malas) cm elements de referencia e inspiración útil, per n dgmática, de camins de refrmulación y mdernización análgs. Raramente (si es que alguna vez acnteció), se reutilizan reprducen elements mdels cn un frmat inmutable.

6 2. Tribunal Cer Papel: prduct, prces ambs? Si buscárams una definición expedita para la iniciativa Tribunal Cer Papel, se ns curre instantáneamente una realidad cuasi-utópica en que el Tribunal, y tds sus participantes interns (magistrads y funcinaris) y externs (partes, mandataris, públic en general), interactúan y tramitan un prces judicial de frma ttalmente electrónica, desmaterializada y evitand el recurs de sprtes físics en papel. En resumen, n hay elements prcesales en papel, precisamente pr haber sid psibilitada la desmaterialización del papel pr la adpción de herramientas y pcines tecnlógicas adecuadas, sin pérdida de cntenid, derechs, garantías, validez y legitimidad legal. El prces pasa a ser, en un escenari perfect, una clección de elements en frmat electrónic, relacinads entre sí, cnsultables individualmente per mantenids en el cntext aglutinadr del prces. El fluj y manej del prces pasa a ser más expedit, precisamente pr haberse evitad el mvimient del papel y de ls agentes que l desplazan (ls afectads, las partes, ls funcinaris, ls magistrads, etc.). Punt previ pregunta simple: Será est una realidad alcanzable? La respuesta es, en abstract, sí! Existen hasta la fecha slucines y sprtes tecnlógics ttalmente psibilitadres de un Tribunal Cer Papel tal cm simplemente definid arriba. Siguiente pregunta: Será psible una realidad de estas inmediatamente, de aquí a pc? La respuesta es, según la humilde pinión del autr, siend realistas, n. Pr qué? En una situación nrmal, el simple hech de que exista un Tribunal antes de transfrmarse en Cer Papel presupne la existencia de prcess en sprte físic, que siguen existiend y teniend una tramitación tradicinal hasta su cnclusión. Aún pudiend afrntarse la digitalización de parte de la ttalidad de ess prcess, esa n es necesariamente siempre la mejr pción. El Tribunal n es una entidad abstracta y aséptica, a mens que ya hubiera sid ttalmente cread desde sus cimients cn ese enfque y sl tramitase, desde su génesis, prcess electrónics cnfrme cn el nuev mdel. Aún partiend de esa hipótesis, la ejecutabilidad de la interacción y tramitación ttalmente electrónicas, de inmediat, depende de factres de las circunstancias y la realidad cncretas del país de que se trate (niveles de cbertura de acces y de alfabetización digital, marc legislativ de sprte a la validez legal de la virtualización, entre trs). Puede aún darse simplemente el cas de una pción transitria pr la cexistencia redundante entre circulación física y electrónica del prces cm mer instrument de suavización del cambi de hábits y rutinas intrducid. Hay siempre, pr tant, un perid de transición en que la cnquista de terren pr el nuev mdel se va cnslidad gradualmente. Las cuestines antes referidas cndicinan e influyen 6

7 (decisivamente) en la velcidad y ritm de cncreción plena del mdel Cer Papel, que puede n ser inmediata, per n alejan la bndad y enrmes ventajas de buscar su cncreción, cn la seguridad de que la cnquista gradual de espaci para el nuev paradigma es una parte del prces. El Tribunal Cer Papel, antes y más que ser un prduct, es un imprtante y utilísim prces de cambi, de cnquista, de alteración de paradigmas y mentalidades. Hay alg crrect en ell: la magnitud de la tarea y el hech de que psiblemente n se btengan resultads plens de frma inmediata n debe disuadirns de su implementación. Cmenzar más tarde significará sl aplazar la btención de resultads, teniéndse que vivir prbablemente la misma experiencia, aunque tan sl más tarde. 3. Una iniciativa multidimensinal y multidisciplinaria Desde el primer mment, la definición de Tribunal Cer Papel sugiere cm alg abslutamente esencial un us ingente de sistemas y tecnlgías de la infrmación, cm instruments de viabilidad, entre trs, de: Desmaterialización de sprtes tradicinalmente físics, sustituyéndls pr frmularis y cmpnentes electrónics; Circulación y repart entre ls participantes, así cm exces de us y tramitación pr ests, de las elements que cmpnen el prces, individualmente y cm un td. Captura, estructuración y cnslidación de infrmación de naturaleza estadística y de apy a la decisión y a la planificación a varis niveles. Esta significativa imprtancia de la tecnlgía n pcas veces cnduce a un casi endisamient de la misma, prvcand la peligrsa ilusión de que intrduciend tecnlgía, td l demás se mueve pr inercia. La tecnlgía suele ser vista, aunque erróneamente, cm el remedi de tds ls males. La tentación, pr ejempl, de digitalización de td cm slución para la erradicación del papel puede n ser, pr l mens en tdas las situacines mments, la mejr slución. La tecnlgía es, a buen segur, un catalizadr fundamental, per n el mtr únic de la iniciativa. Es un enrme riesg verla cm tal. La pura y simple inyección de tecnlgía en el sistema cncretiza muy prbablemente la nefasta realidad de la burcracia electrónica, en que ls prcess de trabaj se mantienen esencialmente inalterads, manteniend sus ineficiencias intactas, per además refrzada cn herramientas electrónicas. N se revisan en realidad ls aspects estructurales, se adrnan cn la sfisticación prpia de las nuevas herramientas. Esta mipía tecnlógica cnduce a la cnfiguración de prgramas, de md que muchs trs aspects fundamentales sn descuidads hasta ignrads, cn resultads que n pueden 7

8 ser sin parciales y casi ciertamente insuficientes. Cm dij en trs tiemps un Ministr de Justicia en Prtugal, el sistema judicial es un cmplej mecanism de reljería. De hech, si el mecanism n está cncebid y articulad de frma integrada y pnderada, el relj casi cn certeza se atrasará (y much). Las páginas siguientes recgen de frma sucinta, aunque n exhaustiva, ls principales aspects que se deben tener en cuenta, relacinads cn las demás dimensines del prgrama: Prcess Aplicacines Infrmación de Gestión Organización Legislación Infraestructura tecnlógica Infraestructura física Gestión del Cambi Gestión del Prgrama 3.1. Prcess Aprvechar las psibilidades generadas pr la intrducción de tecnlgía para refrmular, pas a pas, siempre que sean aplicables, ls prcess de trabaj es una de las más valisas dimensines de cambi. Dejar de intrducir tecnlgía cuand se puede es perder una gran prtunidad. Prmver la desmaterialización desde mism inici del prces El recurs de la virtualización en el inici del prces de elements dcumentales cm la petición inicial y, preferentemente, tds ls trs expedientes prcesales, es un instrument que cntribuye enrmemente a la viabilidad de la tramitación electrónica. Cuant antes se alcance el prces de virtualización, ya sea la interacción, ya sean ls sprtes, mens espaci se deja a la circulación de papel. El prces nace electrónic sin siquiera necesidad de digitalización (escane) de elements desde su inici. El prpi sprte es, ya de entrada, electrónic (dcuments en wrd, pdf frmats equivalentes, inclus rellenad en internet de frmularis prefrmateads). Pdrán existir excepcines en cierts cass en que n se cnsiga exigir estimular suficientemente la circulación de elements en sprte exclusivamente electrónic, per inclus así, se habrán reducid las necesidades de digitalización y archiv. 8

9 Esta pción facilita inclus la reutilización de fragments de text cnstantes de ls elements electrónicas, en tras fases de la tramitación (tma de decisines acuerds, pr ejempl), ahrrand esfuerz y tiemp, sbre td a ls participantes interns del Tribunal, en cncret a ls magistrads. Densificación de nrmas, estructuras y frmats de las prcesales La recgida electrónica de dcuments, sbre td si se basa en la pción de rellenad de frmularis prefrmateads en internet, presupne un esfuerz previ de estructuración y unifrmización de reglas de rellenad y frmats para las partes en la presentación de elements. Alguns dats característics del prces (autr, re, dmicili, etc.), así cm trs elements más libres (descripcines, pr ejempl) deberán ser recgids en camps prpis, sujets a la validacines cnsideradas adecuadas y exequibles. Este esfuerz de estructuración y nrmalización aumenta la capacidad de validación en tiemp real de la crrección de ls elements entregads, evitand que esa validación sea hecha a psteriri (cn devlución, si fuere necesari), supniend pues un cnsum de tiemp y recurss. Refrmular, cuestinand la cntribución y valr de cada etapa para el resultad final La simple inyección de tecnlgía en el sistema sin refrmulación y reestructuración de ls prcess intrduce el riesg de cristalización de las ineficiencias ya existentes. La burcracia se frtalece, vlviéndse electrónica. Suprimir la tramitación de etapas que n añadan valr, eliminar redundancias, prmver simultaneidades (en vez de actividades secuenciales más cnsumidras de tiemp), tratar la materia tan a tiemp cm sea psible (preferentemente sin tiemps de espera entre cada eslabón de la cadena prductiva), y autmatizar el sprte de trámites (distribución de prcess, ntificacines, etc.) sn algunas de las ptimizacines típicamente prmvidas en la refrmulación prcesal. Se identifican cuestinand, pas a pas, cada una de las etapas y actividades de la tramitación prcesal en cuant al valr efectiv que tienen para la btención del resultad final y, en ls cass en que se cnfirme que l tienen, si existiese alternativa más eficiente psibilitada pr la utilización de tecnlgía. 9

10 (Re)mdelar cn enfque y pragmatism: cuantificand limitacines y beneficis El prces de recnfiguración de un nuev mdel puede basarse en metdlgías y abrdajes diverss, cn mayr menr base científica, recncimient en ls medis empresarial y académic, de utilización más universal (metdlgías cmúnmente recncidas) más específic (metdlgías específicas desarrlladas pr empresas cnsultras, pr ejempl). Existen naturalmente diferencias, per también mérits cmunes; se trata en general de que las metdlgías englban pr l mens 3 grandes fases, que enunciams muy sintéticamente: La caracterización y diagnóstic de la situación actual. Entre tras csas, en esta fase se identifican las limitacines, dificultades e insuficiencias existentes, y se sistematizan prtunidades y pcines de mejra. Nrmalmente se base en el trabaj de camp intensiv (entrevistas, recgida de dats cuantitativs y percepcines cualitativas, visita in lc a la instalacines e infraestructuras, etc.). La cnfiguración del nuev mdel. Una vez ubicadas las limitacines y las prtunidades de mejra que se deben alcanzar, se rediseñan ls flujs prcesales y se derivan ls ajustes necesaris que cabe efectuar a tds ls demás aspects para que el mdel pueda ser cncretad (legislación, sistemas de infrmación, rganización y prcedimients, infraestructuras físicas y técnicas, etc.). Se cuantifican y sistematizan ls beneficis del cambi precnizad. El resultad de esta fase es l que cabe implementar. El plan de acción y seguimient. En la última fase previa a la implementación, sabiend qué implementar en las diversas vertientes, se prgraman accines y pryects de implementación, interrelacinads, se establecen priridades e interdependencias de implementación, se desarrlla un calendari, y se valran ls recurss necesaris para cncretizar la implementación (recurss humans, técnics, infraestructurales, financiers y temprales). El resultad de esta fase es el plan de cncretización: cm y cuand materializar el cambi. Independientemente de la metdlgía de abrdaje utilizada, se recmiendan la tma en cnsideración de alguns aspects: Más que realizar un abrdaje canónicamente perfect y exhaustiv, l imprtante es cncentrar esfuerzs de la primera y segunda fases en la discusión sbre limitacines y prtunidades de mejra previamente cnsideradas entre las que más valr tienen. Las limitacines sn nrmalmente cncidas (y recncidas) y las alternativas de cambi también, y pr l mens ya sn revisadas en algún mment. Es menester centrar la atención en dichs elements, reduciend y cncentrand esfuerzs y tiemp en el prces exhaustiv y registral de la situación actual. 10

11 Cuantifíquense, sea el impact de las limitacines, sean ls beneficis estimads. Es esencial dispner de elements que hagan inequívcs ls beneficis que el cambi puede prprcinar (sea en reduccines de tiemp ttal de reslución, de tiemp, de recurss empleads, tant materiales cm financiers, ambs). Ests serán elements fundamentales que favrezcan el empuje y defensa del cambi. Será difícilmente aceptable mantener psicines a ella si ls beneficis sn inequívcs y las limitacines inaceptables hasta absurdas. En cass de duda impsibilidad de fundamentación sólida, sn más útiles las cuantificacines más cnservadras, per indiscutibles, que las órdenes de grandeza más snantes, per vulnerables en cuant a su credibilidad. La suma de más pequeñas ganancias parciales que sean indiscutibles será más creíble que ganancias much mayres que sean dudsas, intrduciend el riesg de pérdida de credibilidad de tda la iniciativa. La validación/cnfirmación de la insstenibilidad de las limitacines y de las ventajas de las tesis, pcines y ajustes a efectuar debe ser hecha, desde el primer mment, sbre el terren cn ls agentes cn ls que se discute el nuev mdel. Es la frma de cnstruir y btener un testimni de apy a las recmendacines efectuadas y reunir apys de ls prpis participantes (magistrads, funcinaris, etc.) desde las primeras fases del pryect. Cuant más tarde tenga lugar la cnfrntación, más de labratri parecerán las cnclusines Aplicacines En l relativ a ls cmpnentes aplicacinales de apy al nuev mdel, se recmienda prestar atención a ls siguientes aspects: Psibilitar la btención de elements estructurads en frmat electrónic, cn validez legal Cm ya queda dich, favrecer la recgida en frmat electrónic de elements estructurads l antes psible para su tramitación es alg ventajs. Así pues, ls móduls aplicativs deben dispner de funcinalidad de interfaz, btención, validación y tratamient de ests elements entregads pr las partes sus mandataris, así cm ls mecanisms que aseguren el recncimient de firmas digitales ( figuras equivalentes) y la apsición del sellad del tiemp de recepción y enví, exquisitamente respetusas cn ls requisits legales en vigr. Ests requisits pdrán tener mayr menr nivel de exigencia, en función de la realidad nacinal en cncret, de md que el respet de su cumplimient será esencial para la cncreción de un prgrama cn esta naturaleza. Sin ells, la virtualización n será psible. 11

12 manteniend la psibilidad de captura de digitalizacines La adpción preferencial de elements en frmat electrónic n dispensa, cm también ya qued dich, la necesidad de digitalización (escane) de dcuments que n sean, pr algún mtiv, entregads en ese frmat. Ests dcuments, así cm ls restantes, sn prces y clasificads cm elements integrantes del mism. La digitalización requiere, n bstante, cuidads especiales. N tiene pr qué ser regla necesariamente que td l que n venga en frmat electrónic sea digitalizad. El prblema aquí puede estar especialmente en las fases iniciales de expltación de ls nuevs instruments, sbre td pr ls magistrads. La cnsulta de un dcument cn decenas centenares de páginas en sprte electrónic, pr ejempl, n es ergnómic ni natural, pr l mens de entrada. Pdrá darse una tendencia a la impresión masiva de ests dcuments, aunque se pretenda cnsultar tan sl una pequeña parte de ells. Frmarán parte del prces de transición, muy prbablemente, este tip de situacines, cn las cuales es precis cnvivir y asumir una mejra gradual (cn la entrega de sprtes electrónics, existencia de herramientas de búsqueda eficaces y cn tiemp). del registr excepcinal del archiv físic Aunque la situación preferencial sea la de mantenimient pr el autr de cada dcument en sus archivs, quedand el Tribunal sl cn el registr electrónic (el sprte electrónic riginal la digitalización de un dcument físic, según sea el cas), habrá situacines, pr l mens en la fase transitria, en que n sea psible ventajs devlver al autr dcuments remitids físicamente al Tribunal. En ests cass, pdrá ser necesari mantener el archiv físic y psibilitar pr tant la aplicación del registr de lcalización de ese dcument en archiv, sin perjuici de su digitalización y prpensión a entrar en el prces de frma electrónica. Estas situacines deben cnstituir excepción y pueden inclusive quedar dispensadas en cuant esté legalmente cnsagrada la psibilidad de mantenimient de archivs exclusivamente digitales pr el Tribunal, cn equiparación a ls físics, y psibilidad de destrucción de ls dcuments crrespndientes. y recgida de testimnis rales La aplicación de tramitacines debe prprcinar la captura y la integración en el prces de sprtes electrónics de audi, en situacines en las que la legislación l permita. Más allá de la más clásica grabación de audicines, la utilización de este tip de sprtes cm sustituts de la presentación de elements escrits sn especialmente simplificadres y relevantes 12

13 para psibilitar a ls participantes su presentación directa en el Tribunal sin representación bligatria de un mandatari, l cual aumenta el acces y disminuye ls requisits frmales. Flexibilidad y simplicidad de us: máxim denminadr cmún de requisits La tentación de cbertura de tds ls requisits funcinales, cn la sfisticación prprcinada pr las tecnlgías, puede redundar en una cmplejidad indeseada y perjudicial para la adpción del nuev mdel de participación de ls participantes, usuaris de las nuevas aplicacines. Es preferible, pues, que las aplicacines cubran el máxim denminadr cmún de requisits funcinales, pr psición a un nivel autmatización de tds ls flujs y expedientes que casi ciertamente serán limitativs de la flexibilidad de utilización y mtivs de ptencial (y arriesgad) rechaz pr parte de ls usuaris. Dependencia de la estructura infalible vs. libertad cntrlada Sirva cm ejempl la dispnibilidad de plantillas cm apy a la prducción de partes del expediente que n debe ser ttalmente cerrada. Las hjas de trabaj pueden dar la pauta y simplificar frmats, per permitiend la persnalización puntual pr parte de cada usuari sin perjuici del rigr y cherencia estructural cmunes, para así evitar resistencias innecesarias. El prpi redireccinamient del fluj del prces (wrkflw) debe ser cnducid pr cada participante hasta el próxim trámite (y participante respnsable del mism). La tentación de redireccinamient ttalmente autmátic de la tramitación hará dependiente el funcinamient de la aplicación, resultand muy cmplicada su gestión cuand cncurran excepcines, alteracines legislativas que bligarían a que la aplicación sprtara varis flujs prcesales simultáneamente. Funcinalidad sí, per sin pérdida de usabilidad Tan imprtante cm la simplicidad de ls requisits cubierts es la usabilidad de la aplicación para el cnjunt de usuaris. El manej de aplicacines pr parte de ls participantes n puede hacerse más lenta pesada para ests (una vez más, baj pena de crrer riesg de rechaz) de l que ya era en el escenari anterir. En este cntext, el diseñ de pantallas de acces simple y preferentemente direct pr el usuari a la infrmación más relevante (accines pr realizar, prcess, dcuments, participantes, cnsultas, etc.) es imprtante para asegurar una utilización prductiva de la aplicación. La aplicación deberá tener una especie de panel de mand para el usuari de dnde este pueda acceder fácilmente a la principales entidades de infrmación que le sean relevantes. 13

14 En tr ejempl, el us más generalizad de elements rales debe ser acmpañad pr la existencia en la aplicación de una funcinalidad de indexación e investigación expedita de fragments de audi relevantes para fases psterires, dispensand la cnsulta más engrrsa de td el fragment para encntrar l que se busca. Este tip de funcinalidad puede ser asegurada, de frma más mens sfisticada, pr herramientas de sftware existentes en el mercad (cm el DAM Digital Asset Management, pr ejempl). La usabilidad es tan decisiva que, a veces, puede tener sentid ptar pr dtarla de frmas canónicamente mens crrectas. Pr ejempl, su menr facilidad de cnsulta y visualización simultánea de varis dcuments de un prces pr un juez en su rdenadr (en vez de físicamente) puede justificar la adquisición de mnitres de mayres dimensines en las salas de trabaj clcar más de un mnitr para facilitar las csas. Obtención desde el primer mment de ls elements necesaris para la gestión de la infrmación Un de ls requisits fundamentales que n pueden faltar en las nuevas aplicacines perativas es la recgida, a l larg del prces, de ls elements de infrmación necesaris para la prducción de infrmación estadística, de gestión y de mnitrización de la actividad. La aplicación debe, pr tant, ser mdelada y diseñada para asegurar tal recgida, teniend presentes las preguntas a las cuales es necesari dar respuesta a nivel de la gestión. Ls elements granulares de infrmación básica tienen que ser recgids pr la aplicación a medida que el prces evlucina (desde su inici, pasand pr la tramitación y hasta el final), de frma transparente para el usuari. Sl de esta frma se pdrá evitar la recgida de bletines sl cn fines estadístics, que se realizan muchas veces sl tras el cierre del prces Infrmación de Gestión La infrmación de gestión es fundamental a tds ls niveles. Tan sl presentand una frma clara, fidedigna y expedita será psible a cualquier sistema judicial planear y gestinar capacidades de respuesta en vez de sl reaccinar tras cmprbar el dañ. Al nivel macr, es precis cncer cuánts sn ls prcess, en qué jurisdiccines, en qué znas, para qué materias/especies de prces, cn qué tip de participantes, cn qué tiemps de tramitación glbales, qué evlución tienen ls cnflicts, etc., td ell es fundamental para la definición de plíticas y gestión de la ferta de justicia de un país. A nivel micr de cada Tribunal, es igualmente esencial la infrmación que permita la mnitrización de ls resultads del prpi Tribunal cm una unidad prductiva de Justicia (vlumen de prcess, tiemps de tramitación, desvís de plazs existentes, etc.), así cm la caracterización de ess prcess. 14

15 Análgamente, en plan aún más micr, esta infrmación es también relevante para cada participante (magistrad u funcinari judicial) en la planificación y mnitrización de su prpia actividad ctidiana. La infrmación de gestión es pr tant simultáneamente un instrument de planificación, sprte a la prductividad, mnitrización y cntrl. Es tan imprtante en una iniciativa de cncepción de un nuev mdel, antes de la intrducción de tecnlgía, reestructurar y refrmular ls prcess cm sistematizar las preguntas (en españl, n en jerga infrmática) que deben ser respndidas de frma expedita y cmpleta, para que las aplicacines puedan ser preparadas para recger, tratar y cnslidar la infrmación necesaria. Cuánts prcess de la especie X en el área Y se iniciarn el añ Z? Y en cada un de ls meses de ese añ? ; Cuál es la evlución de ls cnflicts a l larg de ls últims 10 añs? Glbalmente y pr tips de prces de materia? ; Cuál es la duración media de ls prcess de la especie W en td el país? Y sl en el Tribunal X? Cuál es el prcentaje de prcess que están fuera de plaz? ; Hace más de 3 meses, 6 meses, 1 añ, más de 1 añ? ; entre muchas tras, sn ejempls de preguntas que pueden y deben ser sistematizadas ab initi. En este sentid, he aquí algunas recmendacines de base: Más valen pcs, per buens indicadres de gestión, que centenares de ratis a las cuales después n se hace ni cas; ell n quiere decir que n sea psible btener la infrmación detallada que se pretende, per la presentación de un panel de cntrl debe ser selectiva y simple, s pena de resultar ilegible e inasumible. Pca, per buena, infrmación es mejr que muchs dats cn pc significad semántic. La expltación de la infrmación de gestión, mediante herramientas adecuadas (nrmalmente utilizand sftware actualizad de almacenaje e inteligencia cmercial para la cnslidación y expltación centrales, así cm móduls lcales en las aplicacines perativas), debe favrecerse de frma versátil y multidimensinal para cualquier cmbinación de vlumen, tiemp, lcalización, materia, plazs, entre tras dimensines. La infrmación debe ser mdelada y tratada para permitir la expltación de l general hacia l particular, cn capacidad de hacerl en cascada. Del indicadr general de vlumen de prcess de determinada especie, pr plazs de reslución, pr ejempl, en cascada, para el Tribunal y prces en cncret, si fuera necesari. 15

16 N hay trtillas sin huevs. Es esencial prever la recgida de infrmación en las aplicacines perativas de tramitación diaria, a l larg de td el prces, y desde su inici, de l cntrari: habrá materia prima en la cadena de prducción que sl será cncida ( much?) tiemp después ); pdrán quedar impsibilitads limitads cierts análisis según sus dimensines para ls que n se hubiese recgid la infrmación detallada necesaria. Será cm mínim paradójic que la realidad estadística de un sistema judicial tenga un desfase (psiblemente de añs) de cncimient de ls prcess que ya fluyen en ese sistema, per que pr el simple hech de sl pasar a ser estadísticamente relevantes, nrmalmente, cuand finalice el prces, nada más entnces se puedan relevar para planear en el plan macr las capacidades necesarias para tratarls (después de haberls tratad ) Organización La dimensión rganizativa puede requerir ajustes de mayr menr significad en este tip de iniciativas. Nrmalmente, es de esperar que las alteracines más estructurales requieran bases para dich ajuste también más estructurales, cncretamente en el plan legislativ (pr ejempl, actualización de la revisión de ls Códigs de Prces de las Leyes de Organización y Funcinamient de determinadas jurisdiccines). Per aún partiend del hech de que se pretenda cambiar l mens psible la legislación, existen alteracines que pueden y deben ser tenidas en cuenta a la hra de asegurar que el mdel fluye. Es fundamental ajustar y dimensinar la capacidad rganizativa de respuesta para que, al prclamar la implementación de un nuev mdel, n se den insuficiencias de tratamient en este camp. Pr ejempl, si se acelera la entrada en el Tribunal de cmpnentes electrónics, y si ests requieren un tratamient pr parte de ls funcinaris, la capacidad de usarls debe estar prprcinada y hasta ligeramente sbredimensinada (pr l mens tempralmente), para despachar las nuevas cargas existentes. De l cntrari, se pdrá haber cread un cuell de btella en un nuev punt de tramitación del prces haber desplazad un cuell de btella de un lad para tr, per manteniéndl dentr de casa. En este sentid, se deberán realizar ajustes cm ls siguientes: Mvilización interna hacia punts clave de la nueva tramitación de recurss afects a tras tareas que pasan a ser gradualmente sustituidas. Dónde habrá mens cargas? De dónde se pdrán reasignar recurss para el tratamient de cualquier nueva tramitación? Creación, siempre que sea psible, de capacidades aumentadas de apy a ls jueces, liberándls l más psible de actividades y tareas de naturaleza administrativa. El tiemp de ls jueces va nrmalmente rzand el punt crític de la capacidad prductiva de la Justicia. 16

17 Pr ese mtiv, será de gran utilidad, siempre que sea psible, la creación de capacidades de apy técnic-jurídic (gabinetes figuras equivalentes), para investigación y cmpilación de jurisprudencia, asistencia en la preparación previa de ls elements básics de despachs, acuerds y sentencias, así cm de expediente rutinari, expresamente cn la reutilización ahra psibilitada de elements del prces en frmat electrónic, crtand y pegand cuand y dnde sea necesari. El sistema ganará siempre que se ptencie la utilización de blsas de recurss, sea en el plan glbal, reginal ya sea pr cmarcas, móviles de frma flexible y expedita en función de las cargas de trabaj e increments de busca según sea menester en cada mment en las diversas unidades perativas. Ests recurss, gestinads en md pryect, pdrán ser de enrme imprtancia para afrntar temas tan generales cm la reslución de cnflicts la simple afectación más equitativa en ls Tribunales, n afectads pr barreras rganizativas existentes, de ls recurss a afectar en la tramitación de cada prces en el Tribunal (la división estanca de recurss en Seccines n siempre garantiza esa gestión eficiente). Dependiend de la arquitectura de la rganización judicial de cada país y de su red gegráfica de implantación de puests judiciales (Tribunales u trs), y en la medida en que ests l hagan psible y adecuad, aumentar la capilaridad de la red pr atribución a determinads rganisms de atribucines que n le pertenecerían. Cm ejempl en el cas de Csta Rica, pdrán ls órgans cn mayr presencia en el territri (cm la Defensría Pública) hacer más fácilmente accesible y dispersa gegráficamente la psibilidad de recgida de testimnis rales? Se pdrán así superar las dificultades de acces a tecnlgías pr parte de la pblación y las necesidades de desplazamient a ls Tribunales marcads a tal efect. Otrs aspects, de naturaleza bastante más amplia, que transcienden a la esfera estricta de la rganización, per que sn de la mayr relevancia, y también cmplejidad, cm el establecimient de niveles de servici (bjetivs de previsibilidad de la capacidad prductiva), evaluacines más indexadas del resultad btenid tal cm el cliente de la justicia l ve (reslucines justas, per a tiemp) y diferenciación de tareas más cnsistentes, entre trs. N siend requisits sine qua nn para la refrmulación de un mdel de funcinamient y, en cncret, de la intrducción de la tecnlgía cm catalizadr de cambi, sn aspects cruciales para cnsiderar si se pretende una renvación ttal de paradigma de servici de Justicia. 17

18 3.5. Legislación En cuant a la dimensión legislativa, aun siend de ls más imprtantes pilares de cualquier iniciativa de este tip (siempre y cuand n resulte alg impeditiv), n hay, a pesar de td, much que decir: Preferentemente, si se pudiera cmenzar sin que ell requiera ajustes estructurales y bruscs, mejr. Será, sin embarg, útil señalar cuáles sn ls aspects de un prgrama de refrmulación integrad que quedan (tempralmente) inalterads y planificar las alteracines legislativas necesarias para que puedan hacerse realidad en el futur. Existen aspects básics de la iniciativa Tribunal Cer Papel dnde el sprte legislativ puede aún ser impeditiv. Sn ls cass, pr ejempl, de la legitimidad de la firma digital, de la existencia de entidades certificadras y de la entidad acreditadra. Dependiend del nivel de cmplejidad y exigencia requerid en el país en cncret de que se trate, la verdad es que pc se puede avanzar en el dmini del us masiv de cmpnentes electrónics pr parte de tds ls participantes (incluyend las partes y ls mandataris) si n estuviera legitimad esa cmpnente. Aun en aspects que requieran la alteración de la Ley para ls cuales se estime gran benefici, puede ser cmpensadr un cmprmis sbre el tiemp de espera necesari para viabilizar legalmente esas alteracines, pr psición al lanzamient del prgrama renunciand a ess beneficis, crriend el riesg de cristalizar mdels de burcracia electrónica. La pción pr alteracines de carácter parcial, gradual estrictamente reglamentari en primer lugar, y n al nivel de td un Códig Ley glbal de Organización y Funcinamient del plan macr, pueden viabilizar el inici de las iniciativas y la cncreción de Caballs de Trya, permitiend ganar tiemp para su puesta en marcha. Este abrdaje frena el prces, per resulta más glbal, evitand el riesg de de dejar pr el camin las pcines restantes y más estructurales (sea pr interrupcines de cicl plític, de patrcini y liderazg, u trs) Infraestructura tecnlógica El crrect aprvisinamient y dimensinamient de la infraestructura tecnlógica es un requisit esencial, sbre td para que ls esfuerzs en tras direccines n sean desperdiciads. El hech de dispner de una aplicación cn excelente cbertura funcinal a nuevs prcess refrmulads, per que después n pueda desempeñar pr n tener cndicines técnicas de base para el efect, será un esfuerz inútil. 18

19 Metafóricamente, será cóm pretender piltar un Ferrari en un camin de cabras, limitand insuperablemente su ptencial, y defraudand las expectativas creadas en trn al viaje. Así, deberán ser estimads y ajustads, entre trs, ls siguientes aspects: La capacidad de prcesamient y almacenamient de servidres centrales, lcales y estacines de trabaj. La anchura de banda asegurada pr las cmunicacines para el funcinamient de las redes glbales y lcales. Ls periférics y dispsitivs necesaris para funcinalidades cm la recgida de testimnis rales para eventuales increments de us, tales que mnitres de mayres dimensines, pr ejempl. Las capacidades para asegurar dispnibilidades ( uptimes) adecuadas de acces al sistema, distribución de cargas y de cntingencia (balance de carga, cpias de seguridad, recuperación de dats), etc. Las estructuras rganizativas de sprte de gestión y expltación de esta infraestructura tecnlógica y de escritri de ayuda para alcanzar un us plen. Deberá ser efectuada la simulación de pruebas del sistema en cndicines de nrmalidad, en situación de excepción / interrupción y en situación de carga (stress test). Este dimensinamient y ajuste deberá efectuarse antes del inici de cualquier experiencia, aunque sea pilt, para n dejar huecs a un ptencial rechaz de ls usuaris pr falta de cndicines de base. Las capacidades dimensinadas n tienen que existir desde el primer día para la ttalidad del univers estimad, debiend sin embarg estar planeads ls refuerzs de capacidad cn la prpia evlución del prgrama planificad y antes de que cada mment de nueva expansión tenga lugar. Si la aplicación n respnde es muy lenta pr parón en la red en las cmunicacines, para el usuari será siempre la aplicación la que n funcine. Este riesg de rechaz, sbre td se estams ante ámbits resistentes al nuev mdel y a ls cambis, pueden exigir esfuerzs de recuperación de la cnfianza de ls usuaris que se deben evitar a tda csta. Pr tr lad, el cste del esfuerz aumentad de gestión del cambi (y del prpi riesg de fracas) será tendencialmente muy superir al de una mayr inversión en la cntingencia de capacidades de la infraestructura tecnlógica, cuys cstes relativs han venid sufriend actualizacines a la baja a l larg del tiemp. 19

20 3.7. Infraestructura física Ls principis referids a la infraestructura tecnlógica sn casi íntegramente válids para la infraestructura física. Se trata de una dimensión mens vistsa de ls prcess de cambi y que frecuentemente es bjet de subvalración y lvid. La infraestructura n será nunca mtr de ninguna iniciativa, per si n es debidamente atendida, puede limitar su éxit. Dependiend en gran medida de cada cas en cncret, ls aspects que se deben vigilar varían según el punt de partida y el nivel de ambición del prpi prgrama. En prgramas de recmpsición del prpi mapa judicial glbal de determinada jurisdicción, nrmalmente se crea el espaci y la prtunidad para la cnstrucción y/ renvación integral de edificis, cn cndicines de accesibilidad y funcinalidad pensadas desde la raíz, y también nrmalmente acmpañadas de renvacines de imagen, señaléctica, etc. Aun sin ser ese el cas, habrá siempre aspects básics para cnsiderar en el ámbit de iniciativas Cer Papel. Pr ejempl, al prmver la recgida gradualmente creciente de la ralidad cm medi prcesal a elegir, tienen que crearse cndicines mínimas para que la recgida de ls testimnis pueda darse cn calidad. Hacerl en una sala de tribunal dnde exista un ruids ventiladr de tech, junt a un pasill de pas frecuente será una pción equivcada y que inevitablemente tendrá que ser revisada. Que así sea, pr tant, antes de verificarse su mal funcinamient. L mism es de aplicación a la salas de audicines, que deben existir en númer suficiente para n cnstituir un atllader en el Tribunal. La práctica relativamente regular, sbre td en Tribunales de mayres dimensines, de que haya de una escala de sesines semanales ( quincenales, inclus mensuales) pr cada juez para la utilización de las salas puede llegar a ser un element muy negativ para ls tiemps ttales de reslución Gestión del cambi La gestión del cambi es una dimensión fundamental en iniciativas llevadas a cab en el sen judicial, así cm en cualquier medi dnde ls métds de trabaj, creencias y mentalidades tienen nrmalmente la slidez de llevar enraizads añs, inclus décadas. La resistencia al cambi es un dat adquirid, y el esfuerz para cmbatirla tiene que ser prprcinal Cualquiera que sea el alcance y ambición de la refrmulación pretendida, la crítica va a existir siempre, natural e inevitablemente. Aunque se pretendan intrducir sl pequeñas alteracines casuísticas, la fuerza de la cnslidación de prácticas y hábits existentes de muchs añs es nrmalmente alta y, pr tant, alta será también la resistencia al cambi (pr l mens, inicialmente). 20

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