SISTEMA DE ALMACEN Versión Manual de usuario. Universidad Nacional Mayor de San Marcos Oficina del Proyecto Quipucamayoc

Transcripción

1 SISTEMA DE ALMACEN Versión Manual de usuario Universidad Nacional Mayor de San Marcos Oficina del Proyecto Quipucamayoc Octubre 2014

2 Historial de cambios Fecha Versión Descripción Autor 27/12/ Primera versión del manual de usuario del módulo del Almacén para Facultades Duran Carrillo, Luis Antonio 06/10/ Segunda Versión del manual de usuario del módulo del Almacén Marquez Agüero, Jesús Paolo 2

3 Índice INTRODUCCIÓN... 4 OBJETIVO... 4 INICIO... 5 EJECUCIÓN DEL SISTEMA... 5 CAMBIO DE CONTRASEÑA... 6 DESBLOQUEAR USUARIO... 6 INGRESOS... 8 NOTA DE ENTRADA (NEA)... 9 Devolución de materiales... 9 Regularización Donación Nacional Donación Extranjera INTERNAMIENTO POR OC SALIDAS PECOSA POR STOCK PECOSA POR TRÁNSITO Pecosa por Transito mediante Orden de Compra Pecosa por Transito mediante Nota de Entrada CONSULTAR ÓRDENES DE COMPRA NOTAS DE ENTRADA PECOSA STOCK DE ALMACÉN MOVIMIENTOS DE ALMACÉN BINCARD RENDICIÓN INFORMAIÓN CONTABLE

4 Introducción Este módulo ayudará a los jefes de almacén y personal de abastecimiento de las dependencias de la UNMSM especialmente para las Facultades a gestionar las operaciones relacionadas con el movimiento de bienes en el almacén que les corresponde. Entre las operaciones que se puede realizar, están: 1. Internamiento de bienes 2. Salida de bienes 3. Consulta de stock de almacén 4. Generación de reportes Se puede acceder al módulo de Almacén desde: Objetivo El Manual de Usuario del Módulo de Almacén para Facultades, tiene como objetivo principal constituirse como medio ilustrado de consulta, donde muestre las pautas básicas necesarias para el fácil manejo de sus operaciones y acceso a la información disponible. 4

5 Inicio Ejecución del sistema 1. Ejecución del sistema: ingresemos a y llenamos nuestros datos 2. Clic en acceder e ingresamos a nuestra sesión: Cambio de contraseña Si quisiéramos cambiar la contraseña, basta con dar clic en Olvidó su contraseña?, con lo que se abre una ventana en la que nos piden nuestros datos: 5

6 Lea las instrucciones y siga los pasos indicados. Cualquier inconveniente comunicarse a la Oficina de Quipucamayoc. Desbloquear usuario Si nuestra cuenta estuviera bloqueada, hacer clic en Desbloquear usuario, con lo que se abre otra ventana que nos muestra lo siguiente: Cualquier inconveniente comunicarse a la Oficina de Quipucamayoc. 3. Retomando el punto 2 (ingreso a sesión), veamos los elementos que se encuentran presentes: a) Encontramos el siguiente menú: 6

7 b) Veamos el menú principal: Procedamos a ver cada submenú en los posteriores capítulos del manual. TENGA EN CUENTA QUE: Si usted no interactúa con el sistema durante aproximadamente 15 minutos, el sistema requerirá que usted vuelva a acceder (ingresar de nuevo su usuario y su contraseña). 7

8 Ingresos Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Ingresos, y vemos que tenemos dos opciones: Nota de entrada. Internamiento por OC (orden de compra) 1. NOTA DE ENTRADA (NEA) Como se observa hay 04 tipos de NEA: Devolución de Materiales Regularización Donación Nacional Donación Extranjera 1.1 DEVOLUCIÓN DE MATERIALES Elija esta opción nos muestra la siguiente interfaz: 8

9 En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto Procedencia y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón que la presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente como la que se muestra. Esta interfaz nos permite filtrar: - Por código y - Por descripción La dependencia que se desee Elegir. Luego de elegir el destino, se puede elegir por dos tipos de atención: - Stock - Transito Otro campo obligatorio es el Documento de Referencia, los demás campos como expediente y observación pueden dejarse vacio y se llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador) pero no son obligatorios para su llenado. 9

10 En la segunda sección >>Artículos, podemos visualizar que hay un botón y 02 subsecciones: - Artículos disponibles - Artículos agregados Si presionamos el botón nos permitirá cargar un archivo en formato Excel, los artículos que se desee agregar, siempre y cuando respete el formato que la hoja del Excel debe tener para ser cargada en la aplicación. Luego de presionar para cargar el archivo de Excel, se visualizarán los datos cargados y finalmente presionamos el botón dichos artículos se cargarán en la sección de >>Artículos agregados Otra opción de agregar artículos es dar un clic a >>Artículos disponibles se mostrará una sección como se muestra en la imagen. 10

11 En la cual podemos elegir los artículos disponibles para una determinada Especifica, como se muestra a continuación Presionamos el botón agregados y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad. 11

12 Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por Cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar Borrador o Generación de NEA Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye. 1.2 REGULARIZACIÓN Elija esta opción nos muestra la siguiente interfaz: En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón que la presionar nos 12

13 mostrarán una pequeña ventana emergente como la que se muestra. Esta interfaz nos permite filtrar: - Por código y - Por descripción La dependencia que se desee Elegir. Luego de elegir el destino, se puede elegir por dos tipos de atención: - Stock - Transito Otro campo obligatorio es el Documento de Referencia, los demás campos como expediente y observación pueden dejarse vacio y se llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador) pero no son obligatorios para su llenado. En documentos de compra, un campo obligatorio, podemos elegir el tipo de documento y luego presionando el botón y nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número y el monto y presionamos y cada documento se va añadiendo y los importes se van sumando automáticamente. Ingresemos todos los documentos de compra involucrados en esta operación. Para la Guía de Remisión se procede de la misma manera. NOTA: Recordar que la suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan. 13

14 En la segunda sección >>Artículos, podemos visualizar que hay un botón y 02 subsecciones: - Artículos disponibles - Artículos agregados Si presionamos el botón nos permitirá cargar un archivo en formato Excel, los artículos que se desee agregar, siempre y cuando respete el formato que la hoja del Excel debe tener para ser cargada en la aplicación. Luego de presionar para cargar el archivo de Excel, se visualizarán los datos cargados y finalmente presionamos el botón dichos artículos se cargarán en la sección de >>Artículos agregados Otra opción de agregar artículos es dar un clic a >>Artículos disponibles se mostrará una sección como se muestra en la imagen. En la cual podemos elegir los artículos disponibles para una determinada Especifica, como se muestra a continuación 14

15 Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por Cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a que no es correcto. Siempre verifiquemos 15

16 este error al momento de Guardar Borrador o Generación de NEA OJO: Recordar que los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben coincidir necesariamente. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye. 1.3 DONACIÓN NACIONAL Elija esta opción nos muestra la siguiente interfaz: 16

17 En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón mostrarán una pequeña ventana emergente como la que se muestra. Esta interfaz nos permite filtrar: - Por código y - Por descripción La dependencia que se desee Elegir. Luego de elegir el destino, se puede elegir por dos tipos de atención: - Stock - Transito que al presionar nos Otros campos obligatorios son: el Documento de Referencia, el Acta de Entrega, la Resolución Rectoral y Documentos de Referencia los demás campos como expediente y observación pueden dejarse vacio y se llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador) pero no son obligatorios para su llenado. 17

18 En documentos de compra, un campo obligatorio, podemos elegir el tipo de documento y luego presionando el botón y nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número y el monto y presionamos y cada documento se va añadiendo y los importes se van sumando automáticamente. Ingresemos todos los documentos de compra involucrados en esta operación. En la Guía de Remisión se procede de la misma manera. Recordar que la suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan. En la segunda sección >>Artículos, podemos visualizar que hay un botón y 02 subsecciones: - Artículos disponibles - Artículos agregados Si presionamos el botón nos permitirá cargar un archivo en formato Excel, los artículos que se desee agregar, siempre y cuando respete el formato que la hoja del Excel debe tener para ser cargada en la aplicación. 18

19 Luego de presionar para cargar el archivo de Excel, se visualizarán los datos cargados y finalmente presionamos el botón dichos artículos se cargarán en la sección de >>Artículos agregados Otra opción de agregar artículos es dar un clic a >>Artículos disponibles se mostrará una sección como se muestra en la imagen. En la cual podemos elegir los artículos disponibles para una determinada Especifica, como se muestra a continuación 19

20 Presionamos el botón agregados y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por Cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a que no es correcto. Siempre verifiquemos 20

21 este error al momento de Guardar Borrador o Generación de NEA OJO: Recordar que los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben coincidir necesariamente. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye. 1.4 DONACIÓN EXTRANJERA Elija esta opción nos muestra la siguiente interfaz: 21

22 En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón mostrarán una pequeña ventana emergente como la que se muestra. Esta interfaz nos permite filtrar: - Por código y - Por descripción La dependencia que se desee Elegir. Luego de elegir el destino, se puede elegir por dos tipos de atención: - Stock - Transito que la presionar nos Otros campos obligatorios son: el Documento de Referencia, el Acta de Entrega, la Resolución Rectoral y Documentos de Referencia los demás campos como expediente y observación pueden dejarse vacio y se llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador) pero no son obligatorios para su llenado. En documentos de compra, un campo obligatorio, podemos elegir el tipo de documento y luego presionando el botón 22

23 y nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número y el monto y presionamos y cada documento se va añadiendo y los importes se van sumando automáticamente. Ingresemos todos los documentos de compra involucrados en esta operación. En la Guía de Remisión se procede de la misma manera. Recordar que la suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan. En la segunda sección >>Artículos, podemos visualizar que hay un botón y 02 subsecciones: - Artículos disponibles - Artículos agregados Si presionamos el botón nos permitirá cargar un archivo en formato Excel, los artículos que se desee agregar, siempre y cuando respete el formato que la hoja del Excel debe tener para ser cargada en la aplicación. Luego de presionar para cargar el archivo de Excel, se visualizarán los datos cargados y 23

24 finalmente presionamos el botón agregados dichos artículos se cargarán en la sección de >>Artículos Otra opción de agregar artículos es dar un clic a >>Artículos disponibles se mostrará una sección como se muestra en la imagen. En la cual podemos elegir los artículos disponibles para una determinada Especifica, como se muestra a continuación Presionamos el botón y se cargará automáticamente en la sección de >>Artículos agregados 24

25 Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por Cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar Borrador o Generación de NEA Tener en cuenta siempre que los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben coincidir necesariamente. 25

26 Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de NEA) el proceso en esta interfaz concluye. 2. INTERNAMIENTO POR OC Se muestra la siguiente interfaz en la aplicación. Aquí se cargan todas las órdenes de compra pendientes de entrega a los proveedores (como se puede observar en su estado), con sus datos correspondientes a las Órdenes de Compra creadas en un proceso previo al de Almacen, es decir en el Sistema de Logistica. 26

27 Elegimos una de las órdenes de compra pendientes (por ejemplo, la O/C 13F06131) le damos clic en el botón Mostrar nos muestra una interfaz como la siguiente: En la primera sección >>Orden de Compra, podemos visualizar la información general de la Orden de Compra seleccionada, los campos que se cargarán han sido ingresados en el proceso previo a la elaboración de la Orden de Compra (en el Sistema de Logística). Para internar la Orden de Compra debemos: - Seleccionar el Tipo de Atención (Stock y Transito) - Ingresar la Guía de Remisión (es un campo obligatorio para Ingresar la O/C) - Ingresar la Factura (es un campo obligatorio para Ingresar la O/C) En la segunda sección >>Orden de Compra, podemos visualizar la información del detalle de la OC (es decir los artículos que componen la OC). Se realiza una sumatoria de todos los artículos NOTA: Si el tipo de atención fuese Stock y lo cambiáramos a Tránsito tanto la unidad de medida equivalente, como la cantidad equivalente se inhabilitan. 27

28 Si se cambia al tipo de atención Stock dichos campos se vuelven a habilitar para su edición si fuese necesario ingresando la cantidad y eligiendo de la lista la unidad de medida. El botón Referenciar otro articulo por Stock solo aparece si el tipo de atención es STOCK, este botón permite relacionar la cantidad ingresada en Almacen del articulo (que aparece en esta OC), pero que realmente modificará el stock del artículo al que lo relacionaremos. POR LO TANTO: Si la descripción del artículo no coincide exactamente a la descripción y no queremos que se generé un nuevo articulo innecesarimente, lo relacionamos con uno existente y asi evitamos artículos nuevos innecesariamente. 28

29 No tiene porque relacionarse un artículo con otro, si no es necesario, al darle un clic a un artículo que tenga estas caracteristicas, se mostrará un mensaje que nos indique que no hay relación alguna con otro artículo existente. Salidas Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Salidas, y vemos que tenemos dos opciones: Pecosa por Stock Pecosa por Transito 1. PECOSA POR STOCK Elija esta opción nos muestra la siguiente interfaz: Puntos a aclarar: 1 Aquí se cargan todos los Informes de Control provenientes del módulo de Lógistica que han solicitado artículos a ser atendidos por STOCK 2 Se pueden realizar dos operaciones: - Generación de documento Pecosa, pulsando el botón y 29

30 - Devolución de Informe de Control, pulsando el botón 3 Los informes de control que se atienden por STOCK separan los artículos que se encuentran en almacén, por lo tanto estos artículos dejan de estar en el stock disponible y forman parte del stock separado. 4 Al momento en que los articulos salen del almacén se tiene que expedir un documento llamado Pedido de compra-salida, conocido como Pecosa. 5 Para generar la Pecosa, le damos clic al botón en el respectivo Informe de Control que se va a generar. Llenado de los datos de la Pecosa por Stock Una vez presionado el botón la interfaz nos muestra la información general del Informe de Control en la sección >>>Datos asi como los artículos que componen dicho Informe de Control en la sección >>>Artículos. Ingresamos los valores en los campos obligatorios: Solicito entregar a Con destino a Observación Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa aparecerá un ventana de confirmación a la que damos Sí. nos 30

31 A continuación nos mostrará el número que se generá para la nueva Pecosa que se acaba de crear. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un archivo en formato.pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas). 2. PECOSA POR TRÁNSITO Debido a que un documento de Pecosa por tránsito se puede generar de dos maneras: Orden de Compra Nota de Entrada (NEA) La interfaz nos muestra ambas maneras de generar el documento, divididas en dos pestañas con dichos nombres (Orden de Compra y Nota de Entrada) 31

32 En la interfaz hay la opción de exportar un archivo en Excel, presionando el botón esto exportará los datos en un archivo que se creará y se descargará en la computadora dependiendo de si esta activa la pestaña de Orden de Compra o la pestaña de Nota de Entrada. 2.1 Pecosa por Tránsito mediante Orden de Compra De la lista que se muestra se procederá a seleccionar aquella que tenga el estado "INGRESADO". Para buscar los que tengan dicho estado ingresar en la columna Estado la palabra INGRESADO. Luego de encontrar la OC necesaria hacer click en el ícono de la tuerca "Generar PECOSA". 32

33 OJO: Los botones en color gris significan que la Orden de Compra ya genero una Pecosa. Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a, el campo observación es opcional no es obligatorio ingresar datos en dicho campo. Luego nos dirigimos a la sección "Artículos en la Orden de Compra". Aquí se muestran los detalles de los artículos que conforman la O/C, se muestran los siguientes campos: Código, Cantidad, Descripción, Detalles, Marca, Serie, Cantidad despachada, Unidad de medida, Precio unitario, Precio total. De los cuales el único campo que podemos modificar es "Cantidad despachada", aquí se digitará la cantidad del artículo que se destinará a dicho lugar. 33

34 Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa la que damos Sí. nos aparecerá un ventana de confirmación a A continuación nos mostrará el número que se generará para la nueva Pecosa que se acaba de crear. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un archivo en formato.pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas). Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un archivo en formato.pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas) GENERAR VARIAS PECOSAS A PARTIR DE UNA ORDEN DE COMPRA Este caso se aplica cuando la orden de compra que, habiendo ya generado una pecosa, todavía posea artículos para generar otras, su estado se indicará como procesando. Sólo hay que ingresar de nuevo en la sección Salidas /Pecosa por Tránsito: 34

35 Para encontrar dichas OC, digitemos, en la columna Estados, la palabra procesando : Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a, el campo observación es opcional no es obligatorio ingresar datos en dicho campo. Luego se realiza, de forma similar, los pasos del punto 2.1. Notaremos que, mientras no superemos la cantidad total de artículos de la OC determinada, ésta seguirá con el estado procesando, y en la columna cantidad despachada se indicará cuantos artículos quedan conforme se le vaya generando pecosas a la OC. Por ejemplo, notemos que, la cantidad despachada en la OC de ejemplo que se escogió para esta sección fue 5 en los dos artículos que incluía. 35

36 Luego de generarle un pecosa, Volvemos a la sección Salidas/Pecosas por Tránsito, y la buscamos: Al hacer click en el botón, al checar la sección Artículos por orden de comprar notaremos que se ha actualizado la cantidad despachada con respecto a la pecosa generada anteriormente. De tal forma que la OC aún se encuentra disponible para seguir generándose pecosas. 36

37 2.1.2 Otros Estados de las OC Además de los estados vistos anteriormente, existen otros como: MUCHAS PECOSAS: Este estado se dará cuando si al generar las PECOSAS ya se agotaron los artículos y no se puede generar más PECOSAS, representado por la inhabilitación del ícono "Generar PECOSA. Se puede saber que OC se encuentran en este estado escribiendo muchas pecosas en la columna Estado, de la sección Salidas/Pecosas por tránsito Advertencias 1. Datos incompletos: "Solicito entregar a:" o "Con dirección en:" A falta de cualquiera de los dos campos, y se le dio a "Generar PECOSA, y luego a Si 37

38 El sistema mostrará un mensaje recordándole que debe de ingresar obligatoriamente dichos campos. 2. Datos extraños: Pueden ser letras, símbolos, etc. que no sean numéricos, ingresados en el campo "Cantidad Despachada". Al hacer click en "Generar PECOSA, y a "Si" el sistema mostrará un mensaje recordándole que ingreso un dato no aceptado en dicho campo. 38

39 3. Ingreso de una Cantidad Mayor: Si se ingresa en la columna Cantidad Despachada una cantidad mayor a la cantidad total que posee un artículo, y realizamos los pasos para generar una pecosa nos saldrá esta advertencia. Adicionalmente el aviso le mostrará el nombre del artículo donde ocurrió el primer error. 39

40 2.2 Pecosa por Tránsito mediante Nota de Entrada Como se observa cada Nota de Entrada generada, tiene la opción de generar Pecosa asi que para realizar dicha acción presionamos el botón Generar Pecosa, asi que lo pulsamos. OJO: Los botones en color gris significan que la Nota de Entrada todavia esta en borrador. Después de pulsar el botón nos muestra esta interfaz en la cual debemos ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a, los campos expediente, documento de referencia, guias de remisión, documentos de compra y observación son opcionales, no es 40

41 obligatorio el ingreso de datos. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa aparecerá un ventana de confirmación a la que damos Sí. nos A continuación nos mostrará el número que se generá para la nueva Pecosa que se acaba de crear. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte que al darle clic nos descarga un archivo en formato.pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas). Consultar Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Consultar, y vemos que tenemos nueve opciones: Órdenes de Compra Notas de Entrada Pecosas 41

42 Registros de Ingreso Notas de Salida Stock de Almacén Movimientos de Almacén Bincard Rendición Información Contable 1. ÓRDENES DE COMPRA Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: La interfaz de consulta de órdenes de compra, permite un filtro por todos los campos que se muestran, como se muestra en la imagen de la derecha se pude filtrar los registros todas las órdenes de compra por el campo OC inicial. Por cada orden de compra se pueden realizar dos operaciones; Ver Detalle O/C, presionando el botón Eliminar Internamiento de Orden, presionando el botón 42

43 Se da la opción de obtener la lista de órdenes de compra en un descargando un archivo Excel, presionando el botón Además podemos realizar una navegación de todas las órdenes de compra que en cada tabla solo se muestran como maximo 10 registros, es decir, en nuestro ejemplo podemos asegurar que existe más de 90 ordenes de compra (pero como la barra de navegacion solo muestra 10 hojas eso implica que solo sean 10 hojas) hasta no presionar el botón para ir a la última hoja, no se sabra con exactitud de cuantas ordenes de compra serán, ni cuantas hojas tiene realmente. NOTA: Estas caracteristias se aplican a todos las interfaces que presenten esta herramienta de navegación. Primero Al dar clic en de una Orden de Compra, nos muestra la siguiente interfaz: Nota importante: - Si la Orden de Compra (OC) se encuentra en estado PENDIENTE, la OC sólo se podrá visualizar. - Si la OC tuviera como estado INGRESADO, entonces es posible ver el detalle de la O/C y 43

44 también eliminar su internamiento. - Eliminar Internamiento de O/C significa que la OC regresará al estado Pendiente (la OC tiene que estar en Ingresado), y en la interfaz de Ingresos/Internamiento por OC, deberá realizarse nuevamente el internamiento de la Orden de Compra, como ya se vio en la capitulo Ingresos. - Si la O/C se encuentra en estado CON PECOSA, y se desea realizar la eliminación del internamiento, entonces primero es necesario realizar la acción de anulación de la Pecosa (es decir, pasar al estado ANULADO) con reingreso o sin reingreso, según corresponda. - Una vez que se ha anulado la PECOSA, la O/C volverá al estado INGRESADO, estado que sí permitiría la eliminación del ingreso de los artículos. 2. NOTAS DE ENTRADA Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: Luego seleccionamos el Almacen y establecemos un rango de fechas presionamos el botón Buscar y nos mostrará todas las NEA s pertenecientes a dicho almacen. 44

45 Dependiendo del estado de las NEA s estan pueden ser: Borrador: En este estado todavia no se le ha creado un número de NEA, además en este estado se puede realizar las modificaciones que se deseen de la Nea pulsando el botón (Ver detalles de NEA). Generada: En este estado no se puede realizar la modificaciones de la Nea, solo se visualizará mas no se permitirá la edición de los datos de dicha Nea. Pero si se puede anular la NEA, mediante el botón debido a que todavia no tiene una Pecosa creada con esta Nea. Al dar clic en el botón la interfaz que se mostrará solo permitira visualizar los datos y descargar un archivo en.pdf al presionar el botón nos aparecera un archivo con datos sin formato para se impresa en una hoja preimpresa. Con Pecosa: En este estado la NEA ya tiene Pecosa, es decir, que la NEA no podra ser modificada de ninguna manera ya que tiene una Pecosa que se ha generado con dicha NEA, por lo tanto no se podra editar, ni mucho menos anular. Al dar clic en el botón la interfaz que se mostrará solo permitira visualizar los datos y descargar un archivo en.pdf al presionar el botón nos aparecera un archivo con datos sin formato para se impresa en una hoja preimpresa. 45

46 Para el ejemplo seleccionaremos una NEA con estado de Borrador y al darle clic al botón aparece una interfaz simiilar a la siguiente: nos En la sección >>Datos se muestra la información de la NEA en el que tendremos que ingresar los datos en los campos que se muestran, pero de manera obligatoria deben ingresarse procedencia, destino y el documento de referencia, el tipo de almacen aparece con un valor por defecto que puede ser cambiado a Stock y Transito, los otros campos que no son obligatorios son expediente y observación (opcionales). El llenado de una NEA se ha visto en el Capitulo de INGRESOS, visto anteriormente en el manual, asi que el procedimiento del ingreso de artículos es exactamente igual en esta interfaz. 46

47 3. PECOSAS Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: En esta interfaz podemos realizar una busqueda por: Intervalo de fechas Almacen Tipo de Pecosa - Tránsito - Nota de entrada - Stock Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz: 47

48 OJO: Si se desea podemos obtener una lista de las Pecosas, según el filtrado que se halla realizado, descargando un archivo Excel en nuestra computadora, al presionar el botón Para el ejemplo elegimos una Pecosa como se indica en la imagen de arriba y al darle clic al botón nos aparece una interfaz simiilar a la siguiente: NOTA: En esta interfaz no se podran realizar modificaciones en los datos de la PECOSA, solo podra revisar la información más no permite ediciones de ningún tipo. En la sección inferior se observa que hay tres botones: 48

49 El primer botón El segundo botón El tercer botón es para descargar un reporte sin formato. es para descargar un reporte con formato. es para realizar una nueva consulta de Pecosa. Para que se aprecie la diferencia entre ambos se utilizará la misma Pecosa pero en diferentes formatos, es decir uno sin formato y el otro con formato, como se muestra en la imagen a continuación: 49

50 4. STOCK DE ALMACÉN Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: En esta sección buscaremso todos los articulos que tengamos en un almacén dados los siguiente parametros de filtrado como son: Almacén Genérica Sub Genérica Especifica Tipo - Transito - Stock - Stock y Transito Descripción 50

51 Hay un botón al lado derecho de almacén el cual nos permite descargar un archivo en formato.pdf de dos maneras diferentes: Con Marca Sin Marca Los artículos, las cantidades y los montos serán los mismos, sólo varian en la presentación de los articulos en ambos reportes. NOTA: En la descripción no es necesario escribir todo el nombre del artículo, con una parte significativa de la descripción bastará para el filtrado, es más este campo puede dejarse en blanco y presionamos el botón Buscar para realizar el filtrado. Cuando seleccionamos todos los valores por lo que deseamos hacer el filtro (en nuestro ejemplo en descripción ingresamos un parte de la descripción bolsa se observa que no fue necesario ingresar todo el nombre del artículo) nos muestra la siguiente interfaz: 51

52 Hay un botón en la sección inferior, el cual nos permite descargar un archivo en formato.pdf de los artículos que acabamos de filtrar de dos maneras diferentes: Con Marca Sin Marca De la misma manera el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestra disco duro. 5. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 52

53 Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: Como se puede apreciar, para visualizar los movimientos de almacén es posible verlos haciendo un Filtro por: Intervalor de fechas (por defecto hace un filtro que toma como fecha final el día presente y como fecha de inicio, tres meses atrás) Tipo de atención - Tránsito - Stock - Stock y Transito Tipo de movimiento - Entrada - Salida - Entrada y Salida Presionamos el botón buscar y nos muestra la siguiente interfaz: 53

54 Hay un botón en la sección inferior, el cual nos permite descargar un archivo en formato.pdf de los movimientos en almacén según el filtro por los campos seleccionados De la misma manera el botón de la misma información filtrada. nos permite descargar un archivo en Excel en nuestra disco duro 6. BINCARD Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: 54

55 En esta interfaz podemos realizar una busqueda por: Intervalo de fechas Almacen Tipo de Pecosa - Tránsito - Nota de entrada - Stock Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz: Si deseamos generar un reporte en formato.pdf presionamos el botón debemos realizar los filtros por: pero antes de ello Bien Marca Unidad de Medida 55

56 Si no realizamos estos 03 filtros nos saldra un mensaje como el siguiente: Si realizamos correctamente el filtrado, nos permitirá la descarga del reporte que para ejemplo es: Toner Para Impresora Hp Laser Jet 1300 Q-2613a HP CJA, como se muestra: Al abrir el archivo nos aparece un archivo en pdf similar a la imagen de la derecha. De la misma manera el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestra 56

57 disco duro de la misma información filtrada. 6. RENDICIÓN INFORMACIÓN CONTABLE Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz: En esta interfaz podemos realizar una busqueda por: Intervalo de fechas Tipo de documento - Orden de Compra - Nota de Entrada - Pedido Comprobante de salida Modalidad - Tránsito - Stock Almacen Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz: 57

58 Se observa que en los encabezados a la derecha aparecen las especificas (estos pueden aumentar o dismminuir según las especificias que esten involucradas en el filtro) dado los criterios de filtración, y un última columna un total. Finalmente el botón nos permite descargar un archivo en Excel en nuestra disco duro de la misma información filtrada, algo similiar a la siguiente imagen: 58

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