OPERACIÓN MODULO DE ACTIVOS FIJOS

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1 OPERACIÓN MODULO DE ACTIVOS FIJOS 1

2 Prohibida la reproducción Total o Parcial de este Documento. Versión 3000 Fecha de Emisión 25/Abril/2008 Elaboró Ing. Fernando G. Flores Villagrán Revisó Lic. René Velazquez Morales 2

3 I. INTRODUCCION Los Activos Fijos son las propiedades, bienes o derechos que representan una inversión de capital. Activos Tangibles: Son aquellos activos con presencia física tales como Terrenos, Edificios, Máquina y Equipo. Activos Intangibles: Son Aquellos activos que no tienen existencia física, pero sin embargo tiene un valor importante para la empresa. El proceso de Activos Fijos permite a la empresa controlar sus activos de forma práctica y adaptada a las exigencias fiscales mexicanas. El control se efectúa mediante cuentas, situaciones y conceptos, además se cuenta con tablas Anuales con los valores que van cambiando durante diferentes periodos de tiempo, como el INPC. Al momento de generar la entrada del artículo que se convertirá en un Activo Fijo, es necesario marcarlo mediante una serie o número de lote para identificarlo ante el sistema. II. ACCESO A INTELISIS Para iniciar a trabajar en el Sistema Intelisis, requieres darle doble click al logo de Intelisis para poder accesar a la Base de Datos, en la cual se va a trabajar. 3

4 En la pantalla principal de acceso al sistema encontramos cuatro campos: Usuario/User, Contraseña/Password, Empresa/Company y Sucursal/Branch, para podernos desplazar entre ellos debemos presionar la tecla enter, la tecla de tabulador o bien lo podemos hacer mediante el mouse En el primer campo (Usuario/User) indicaremos el nombre del usuario que se ha asignado para ingresar a Intelisis. En el segundo campo (Contraseña/Password) indicaremos nuestra contraseña (recordar que esta es personal y no se debe compartir con nadie). Recordar que se puede cambiar de campo con las teclas de enter, tabulador o mediante el mouse En el tercer campo (Empresa/company) automáticamente nos aparecerá el nombre de la empresa. En el cuarto campo (Sucursal/Branch) en automático nos aparecerá el nombre de la sucursal en la cual estemos trabajando. Una vez que hayamos indicado toda la información en cada uno de los campos le damos click en OK. Después de esto se nos inicia un menú que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla por omisión y aparece como el siguiente: *Puede aparecer con mayor o menor numero de menús, debido a los privilegios que tenga el usuario que estamos utilizando para entrar a Intelisis. III. ESTRUCTURA DEL ERP La estructura del ERP está dada por Cuentas, Módulos y Movimientos. Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intelisis. Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una serie de operaciones vitales e interrelacionadas. Movimientos: Son la Operaciones que realizan los Módulos. 4

5 1. Movimientos del Módulo. Depreciación Amortización Depreciación Total Reevaluación Asignación Devolución 5

6 Para acceder al módulo de Activos Fijos se necesita la siguiente ruta: Procesos / Activos Fijos IV.DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL Lo primero que nos muestra al entrar al módulo es el Tablero de control con todos los movimientos del módulo. 6

7 1.1. Elementos que integran el tablero de Control: A. Buscar: Facilita la búsqueda de registros que contengan las letras o caracteres que se le indiquen en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que de capturen en dicho filtro. B. Movimiento: Al presionar el botón de este filtro, se desplegará una lista de todos los movimientos que integran el Módulo en el cual se encuentre, y la seleccionar una de las opciones el tablero mostrará la información relacionada con dicha opción. C. Estatus: Este filtro se utiliza para desplegar solo aquellos movimientos cuyo estatus sea el que se indicó en este campo. Cada movimiento puede tener estatus diferente. Al seleccionar el botón se desplegarán todas las opciones que contempla el sistema de los movimientos para visualizarse en el cuerpo de la pantalla: a) Todos: Muestra todos los movimientos no importando el estatus que tuviesen. b) En Firme: Muestra todos aquellos movimientos que se encuentran validados o aprobados. 7

8 c) Sin Afectar: Muestra todos aquellos movimientos que se han creado en el Módulo pero que no han sido afectados. Se distingue por qué no contempla ningún ícono que indique alguna acción. d) Pendientes: Se muestran aquellos movimientos que están por pasar a concluir su proceso o pasarán a otra etapa y que están esperando para ser ejecutados. Se distinguen o se marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla. e) Concluidos: Se muestran aquellos movimientos que ya terminaron su proceso dentro del módulo se distinguen por que se marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla. f) Vigentes: Muestra los movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido antes de su fecha de vencimiento, se distinguen por que se marcan con el icono que aparece antepuesto al nombre del movimiento g) Cancelados: Se muestran aquellos movimientos que fueron eliminados antes de concluir su proceso por alguna razón dentro del Módulo, se marca automáticamente con el ícono anteponiéndose al inicio del nombre del movimiento que se desglosa en el cuerpo de la pantalla. D. Fecha: Con este filtro podrá indicar que se muestren los movimientos realizados agrupados por fecha. Este campo cuenta con varias alternativas para poder visualizar la información en el cuerpo de la pantalla: a) Todo: Muestra todos los movimientos del módulo que contemplan fecha de vencimiento. b) Hoy: Muestra aquellos movimientos del día c) Ayer: Muestra aquellos movimientos que se vencieron el día anterior. d) Mañana: Muestra aquellos movimientos que están por vencerse al día siguiente. e) Esta Semana: Muestra aquellos movimientos que se vencieron durante los días de operación dependiendo de la fecha de hoy, es la que considera el sistema. f) Semana Pasada: Muestra los movimientos que se vencieron durante los 7 días anteriores de la fecha de hoy. 8

9 g) Semana Próxima: Muestra aquellos movimientos que están por vencerse durante los próximos siete días de la fecha de hoy. h) Este Mes: Muestra aquellos movimientos que están por vencerse y ya han sido vencidos, durante el mes activo en el que se está operando. i) Mes Móvil: Se muestran aquellos que se han vencido contemplando un rango determinado la fecha del día de hoy y la fecha del mes pasado. j) Mes Pasado: Se muestra aquellos movimientos que se vencieron el mes anterior en el que estamos trabajando k) Este Año: Se muestra todo aquellos movimientos que ya han sido vencidos y que están por vencerse, cuyo periodo es el año activo en el que estamos trabajando. l) Año Móvil: Se muestran aquellos movimientos vencidos, anteriores al año en el que estamos trabajando. m) Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre. Se muestran los movimientos vencidos en el mes que se requiera buscar. n) Específica: Se muestra aquellos Movimientos que se han vencido o se vencerán de acuerdo a la fecha indicada. E. Usuario: Este filtro se utiliza para que el Tablero de control muestre los movimientos originados por un usuario en específico o de todos, con apoyo del botón se enlistan todos aquellos que están registrados en el sistema. F. Sucursal: De existir sucursales se mostrarían en este combo siendo por omisión en este caso mostrar la Matriz (0). 9

10 Esta parte del tablero de Control despliega los movimientos realizados en un módulo determinado. Cabe mencionar que invariablemente al ingresar al tablero de control, los movimientos visualizados son los que se encuentran es estatus pendiente y sin afectar Área de Movimientos Realizados Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con el menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del mouse sobre esta área. Las opciones que presenta son las siguientes: 10

11 Abrir: Con esta acción se podrá acceder y visualizar el movimiento seleccionado. Propiedades: Al seleccionar esta opción aparecen las propiedades (resumen) del movimiento seleccionado en el Tablero de Control. La ventana de Propiedades del movimiento sólo es información de consulta; ya que no podrá hacer cambio alguno. De forma adicional aparecen botones para conocer detalle de la información como: 1) Posición: Indica los movimientos que originaron el movimiento seleccionado (origen) y/o el movimiento que fue generado. 2) Examinar: Muestra una presentación preliminar del movimiento seleccionado con sus detalles. 3) Anexos: Muestra los documentos digitalizados que se incluyeron en el movimiento. 4) Póliza: En caso de tener una conexión contable para el movimiento, y haber generado las pólizas, aparecerá habilitado este botón mostrando la información de la póliza contable generada para el movimiento. 11

12 5) Usuarios: Muestra los usuarios que afectaron el movimiento durante el proceso. 6) Tareas: Muestra las tareas relacionadas con ese movimiento. 7) Tiempos: Muestra el tiempo que se tardó el movimiento. Es ser afectado por uno o varios usuarios en el proceso. 8) Cerrar: Cierra la ventana propiedades del movimiento. Localizar: Esta Opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. Por ejemplo: el nombre del movimiento, el consecutivo, el concepto, las fechas de emisión, etc. 12

13 Localizar siguiente: Una vez que se indicó en la opción la localización de algún valor, con esta opción se puede repetir la búsqueda hacia otros movimientos. Imprimir: Esta opción manda a imprimir la vista del tablero de control con los movimientos que ahí aparecen. Presentación preliminar: Esta opción muestra una presentación preliminar de la impresión de la información del tablero del control. Enviar a Excel: Envía información del Tablero de Control a Excel en un archivo listo para guardarse con otro nombre. Personalizar Vista: Permite personalizar la vista de acuerdo a las necesidades particulares que se tengan. 13

14 1.3. Agrupadores de Moneda: Está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de monedas registradas en el sistema se crean las mismas. Los movimientos generados con X moneda se concentrarán en la carpeta correspondiente. Se considera el agrupador de moneda un filtro más de búsqueda de movimientos. 14

15 1.4. Formas de Presentación 1.5. Botones de Acceso: 15

16 V. Pantalla de Captura: Ruta de Acceso: Menú principal / Procesos /Activos Fijos / Nuevo (en el tablero de control) La ventana de captura de los movimientos de todos los módulos del sistema se dividen en dos partes: ENCABEZADO y DETALLE. Tanto los campos del encabezado y del detalle deberán llenarse con la información necesaria para la realización de los movimientos, introduciendo los datos vitales de acuerdo a las necesidades de operación. Por omisión la barra de menú y la barra de herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. 16

17 A continuación se describe brevemente la barra de herramientas y estatus de movimientos: ICONO SIGNIFICADO DESCRIPCIÓN Afectar Movimiento Este botón permite afectar el movimiento en cuestión para poder cambiar su estatus (Sin Afectar, Pendiente, Concluido, etc.) y poder generar los movimientos en los módulos que estén involucrados. Este botón permite eliminar el movimiento definitivamente de la base de datos. Eliminar Movimiento Nota importante: Una vez afectado el movimiento NO se puede eliminar Cancelar Movimiento Este botón permite Cancelar el estatus del movimiento, sin borrarlo de la base de datos. No puede cancelarse un movimiento sin haber sido afectado. Este botón permite ver el movimiento previo a la impresión. Presentación Preliminar Abrir Estatus Pendiente Estatus Concluido Estatus Cancelado Nota: En el módulo de Crédito, aquí es donde se puede ver la Tabla de Amortización de los clientes. Este botón nos lleva de regreso al Tablero de control dentro de las pantallas de captura de información de cada uno de los movimientos. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que no ha sido afectado y por lo tanto no ha generado los movimientos en lo demás módulos. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus porque fue afectado y generó los movimientos correspondientes en los módulos involucrados. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que fue cancelado debido a errores detectados por un usuario con los privilegios suficientes para cancelar el movimiento. 17

18 Estatus por Confirmar Actualizar Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que falta algún dato necesario para cambiar al siguiente estatus. Este botón permite actualizar las búsquedas en el tablero de control y está ubicado en la esquina inferior izquierda. 2. Descripción de la carpeta de datos generales. 18

19 2.1. Encabezado: Los campos que se despliegan en esta pantalla son: Movimiento: Campo que indica el tipo de movimiento a realizar en el módulo. Proyecto: Campo para seleccionar dentro de los diferentes proyectos a aquel que se encuentre relacionado con el movimiento. UEN: La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir la empresa en áreas, departamentos, zonas, etc., de acuerdo a criterios de una planeación estratégica. Moneda: Se debe establecer el tipo de moneda asociada al movimiento. Fecha Emisión: Indica la fecha en la cual se generó el movimiento, generalmente aparece por omisión de acuerdo a la fecha local o de servidor. Referencia: Se anota el número de referencia de un movimiento enlazado al nuevo que ha de generarse, ya sea dentro del mismo módulo o puede ser de otro. Concepto: Indicar dentro de los conceptos previamente establecidos aquel que corresponda al movimiento a generarse. Observaciones: Se puede seleccionar algún texto referente al movimiento, estos pueden estar previamente establecidos o bien puede generarse en el momento Detalle: En los campos del detalle se encuentran los siguientes: Artículo: Se selecciona del listado aquel activo fijo que genera el movimiento. Serie: Elegir el número correspondiente al artículo seleccionado previamente. VI. Movimientos Para Activos Fijos: A continuación se detallan los movimientos que se pueden generar en este módulo. Ruta de Acceso: Menú Principal / Procesos / Activos Fijos / Nuevo (En el tablero de control) Seleccionando el movimiento a realizar: 19

20 1. Movimiento Depreciación: Este Movimiento se utiliza para elaborar las depreciaciones a los activos tangibles y el sistema utiliza la tabla INPC para este efecto. 2. Movimiento Amortización: Este movimiento se utiliza para elaborar las amortizaciones a los activos intangibles y el sistema utiliza la tabla INPC para este efecto. 3. Movimiento Depreciación Total: El movimiento de depreciación total se utiliza cuando se requiere de un activo se deprecie totalmente sin pasar por el proceso de depreciación mensual. 4. Reparación: La reparación es un movimiento informativo que refleja la fecha de la última reparación, Reparaciones Acumuladas, Horas Acumuladas, No. de Reparaciones y Horas promedio. Este movimiento activa un campo adicional en el detalle de la pantalla de captura, llamado Observaciones, que se utiliza para realizar anotaciones referentes a los artículos, que amplíen la información y sean tomadas en cuenta. 5. Mantenimiento: El mantenimiento es un movimiento informativo que refleja la fecha del último mantenimiento. Mantenimiento acumulado en (importe) y horas acumuladas de los activos fijos tangibles. 6. Póliza Mantenimiento: Este movimiento le permite registrar los contratos de mantenimiento que solicite para los activos fijos, así como para llevar la fecha de vencimiento de dicha póliza en base a lo que capturó en el campo vigencia, debido a que la afectación del movimiento modifica el campo Vencimiento Póliza Mantenimiento del Activo Fijo. 20

21 7. Póliza Seguro: Este movimiento le permite registrar los seguros para los activos fijos, así como para llevar la fecha de vencimiento del seguro en base a lo que capturó en el campo Vigencia debido a que la afectación modifica el campo. 8. Movimiento Revaluación: Este movimiento se utiliza para revaluar (aumentar el valor) de los activos fijos en libros. El sistema permite revaluar los activos de dos formas por valor mercado o por valor INPC. Nota: Las tablas de INPC las emite el Banco de México y se publican los días 17 de cada mes en el diario oficial de la federación. 9. Movimiento Asignación: Este Movimiento se utiliza para asignar algún activo (Automóvil, computadora, etc.) a un empleado. 10. Devolución: Este movimiento se utiliza para registrar las devoluciones de activos fijos realizados por las personas al as que se las haya hecho una asignación anteriormente. 21

22 Flujo de Movimientos para Activos Fijos 22

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40 VII. Llenado de datos en Modulo de Activo Fijo: Nos tenemos que trasladar hasta esa parte del ERP para poder llenar los campos requeridos por FIDE. La ruta es: Al iniciar el Módulo aparece esta ventana en la cual aparecen los artículos que se encuentren en la primer categoría de Activo Fijo. De ahí escogemos el artículo que previamente se acaba de adquirir y queremos adicionarle los datos. La forma de buscarlo ya la sabemos y es tecleándolo en el combo de buscar el artículo requerido como se muestra a continuación: 40

41 Enseguida le damos en el botón de abrir que se encuentra en la parte de debajo del Tablero de Control. Nos aparecen los datos que lleva ya nuestro Activo Fijo y los cuales trae desde la adquisición del mismo tales como: Artículo: El número de artículo que se le asigna desde que se da de alta en el ERP, para su posible compra. Descripción: La descripción de artículo que se le asigna desde su adquisición y lo diferencia de los demás productos pertenecientes a un catalogo. Serie: La serie que se le tiene que asignar a todo activo fijo que entra al FIDE y que reside en sus inventarios. Almacén: Los almacenes a los cuales pertenecen los artículos, tan solo existen tres que son: Almacén De Activos Fijos Almacén General de PFAEE Almacén General de FIDE 41

42 Categoría de Activo Fijo: Esta categoría aunque viene viajando desde que en compras la definen, puede ser editada tanto en el artículo en compras como en esta parte que ya corresponde al activo fijo, para que los artículos tengan más versatilidad. Valor de Adquisición: Aquí se muestra el costo de se pagó por obtener el artículo al proveedor. Fecha de Adquisición: La fecha en cual se llevó a cabo la transacción y se le dio entrada de Compra al Activo Fijo. Inicio de Depreciación: De acuerdo a la configuración que se definió por parte de contabilidad es el inicio que se da exactamente al mes siguiente del mes de adquisición Moneda: la moneda va de acuerdo a como se lleva los pagos s proveedores. Aquí se manejan Pesos. % de Depreciación Anual: Se refiere el desgaste que se le tiene calculado por tablas a los artículos de acuerdo a su categoría de Activo Fijo. Mese de Vida útil: Es el similar en meses de acuerdo al % de desgaste que se tiene programado a esa categoría de Activo Fijo. Meses Depreciados: Los meses que lleva depreciado desde su adquisición. % Depreciado: el porcentaje que lleva depreciado mes a mes de acuerdo a su vida útil. Última Depreciación: la vez anterior más reciente que se le practicó una Depreciación al artículo. Depreciación Acumulada: La depreciación acumulada que se lleva del ejercicio corriente. Valor histórico Neto: EL valor que está tomando nuestro activo de acuerdo a nustras depreciaciones practicadas. Última revaluación: La vez anterior mas reciente que se le practicó una revaluación a los artículos. Valor Revaluado: EL valor resultante de practicarle revaluaciones a los artículos. LOS CAMPOS A SER LLENADOS POR EL USUSARIO SON LOS SIGUIENTES: Cheque: Ahí se estaría capturando el número de cheque que se utilizó para el pago del bien en el que se está capturando los datos. No. de Factura: En este campo se pondría el No. de Factura que tiene la compra, está información se encuentra en la en el ícono i de este misa vista. Departamento: Se puede capturar el departamento al cual pertenece el Activo fijo. 42

43 Código Fide: Es un campo el cual me solicitaron para asignarle un código propio de FIDE al artículo. Centro Costos: Aquí se llena el centro del costos al cual recaería el gasto de las depreciaciones practicadas, y solo se llevan dos tipos que definieron los contadores que son: División PFAEE = 104 División FIDE = 24 Con este llenado de datos, ya se pueden llevar a cabo las depreciaciones que se encuentran en los almacenes FIDE Y PFAEE sin que ocurriese un error. NOTA: se aconseja que este llenado de artículos y revisión de los mismos se lleve a cabo en los primeros días del mes para que cuando se lleve a cabo la depreciación del mes anterior no ocurra ningún contratiempo. 43

44 En la ilustración siguiente se muestra ya la pantalla con los datos ya llena y correcta: 44

45 Ya con este llenado de datos, queda listo el módulo para practicarle las depreciaciones correspondientes y no obtener un mal cálculo o un no término de proceso por falta de datos. Además nuestros reportes tendrán siempre los datos que requerimos y fueron solicitados por FIDE en la implementación del ERP. 45

46 VIII. Exploradores: Son reportes dinámicos que cada usuario puede personalizar en minutos y puede crear combinaciones de la información desglosada con ayuda de sus filtros de búsqueda. La información mostrada en los exploradores puede enviarse a Excel y Acrobat. El módulo de Activos Fijos solo cuenta con el Explorador Activos Fijos, el cual muestra los activos fijos dados de alta de la empresa. La vista previa del explorador despliega las siguientes columnas de información: Artículo, Serie, Almacén, Sucursal, Fecha de Adquisición, Meses vida útil, Valor Adquisición, Depreciación Acumulada y Valor Revaluado. Ruta de Acceso a Exploradores de Activos Fijos Es la siguiente ruta: Menú Principal / Exploradores / Activos Fijos / Activos Fijos Para mostrar la funcionalidad del explorador de Activos Fijos se utilizará la siguiente ventana. En la parte superior de la ventana de exploración aparecen los filtros de búsqueda. También se encuentra el menú de íconos. En la parte central presenta la información de acuerdo a la solicitada con ayuda de los filtros de búsqueda. En la parte inferior izquierda de la pantalla, aparece el número de movimientos mostrados. 46

47 1.1 Barra de Herramientas A continuación se describe la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas: A continuación se describe el funcionamiento de cada uno de los filtros de búsqueda: 1.2. Filtros de búsqueda del Explorador Buscar: Este campo facilita la búsqueda de registros que contienen las letras de la búsqueda. Estatus: Solamente desplegará aquellos movimientos que tengan el estatus de asignado. Fecha: Únicamente mostrará los movimientos que hayan sido emitidos en el periodo que se indique en este campo. Moneda: Despliega solamente movimientos que hayan sido registrados en la moneda seleccionada. Sucursal: Muestra los movimientos que se generaron en la Sucursal seleccionada. 1.3 Filtros de Árbol 47

48 Este filtro muestra agrupados todos los movimientos, en forma de carpetas, de las diferentes clasificaciones. 1.4 Área de datos Muestra la relación de movimientos realizados en el módulo. Esta vista de datos se puede personalizar con la herramienta Personalizar Vista. 1) Presione el icono Personalizar Vista, se abre la siguiente ventana. 2) En la ventana desplegada presione el botón Nuevo para crear una vista personalizada, se abre la siguiente ventana. 48

49 3) En esta nueva ventana aparece una lista por omisión (Listo en Uso) de la información que presentará a la vista del explorador. Para indicar al sistema que muestre más información de la predeterminada, seleccione la opción que quiera que aparezca de la Lista Disponibles y presione el botón Agregar, si desea quitar elementos que no necesite visualizar de la Lista en Uso, solo selecciónala y presione el botón Quitar. 4) Con los botones Subir y Bajar se puede cambiar el orden de las opciones de la Lista en Uso y acomodarlas de acuerdo a sus necesidades. EL orden de las opciones, establece el acomodo de la información visualizada en el explorador. 5) Una vez que se tiene la lista en Uso deseada, ingrese el nombre con el que identificará su vista personalizada y presione el botón Aceptar. O en su defecto Cancelar, si se ha decidido por no crearla. 6) Para aplicar una vista personalizada que se haya creado, selecciónela como se muestra en la siguiente ventana y presione en Seleccionar. 49

50 Para modificar o eliminar una de las vistas creadas, solo selecciónela y presione el botón correspondiente de la ventana Personalizar Vista 50

51 FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE ACTIVO FIJO 51

52 Glosario 52

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