GUIA ASISTENCIAL MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL

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1 GUIA ASISTENCIAL MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CODIGO: GPMASSF002-3 BOGOTA, D.C, 2013

2 Página 2 de 11 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCION Y JUSTIFICACION OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Y SIGLAS AUXILIAR DE FARMACIA (A.F.) QUÍMICO FARMACÉUTICO (Q.F.) BODEGA CENTRAL (B.C) MEDICAMENTO DE CONTROL ESPECIAL FRANJA VIOLETA FONDO NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES UNIDAD ADMINITRATIVA ESPECIAL (U.A.E) 5 5 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ETAPAS DEL PROCESO RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO MANEJO REGISTRO CORRECCIÓN DE ERRORES DISPENSACIÓN REQUISITOS DE DISPENSACIÓN PRESCRIPCIÓN INFORMES INFORME FINAL ETAPAS PARA EL MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ÁREAS INVOLUCRADAS SEGURIDAD... 11

3 Página 3 de 11 1 INTRODUCCION Y JUSTIFICACION Fondo de Estupefacientes es la -Unidad Administrativa Especial (UAE) del Ministerio de la Protección Social que tiene como objeto la vigilancia y control sobre la importación, exportación, distribución y venta de materias primas de control especial o sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos que las contengan y las de monopolio del Estado a que se refiere la Ley 30 de 1986 y demás disposiciones que expida el Ministerio de la Protección Social, así como los programas para prevenir la farmacodependencia que adelante el Gobierno Nacional, se hace necesario establecer la guía de proceso para que el Hospital de Nazareth se acoja a la normatividad vigente y pueda dar cumplimiento a la misma. Que al ser sustancias y medicamentos que crean dependencia, su uso inadecuado conlleva al manejo ilícito de los mismos, por lo que es necesario fortalecer los sistemas de vigilancia, seguimiento y control, en los diferentes centros de atención que conforman el Hospital. Con el fin de aclarar y establecer de manera ágil clara y sencilla se realiza la conformación de la guía Asistencial para el manejo de medicamento de control, dentro del Hospital de Nazareth el cual se inscribió ante el Fondo Nacional de Estupefacientes mediante resolución No 038 de 2007

4 Página 4 de 11 2 OBJETIVO Describir detalladamente las normas para el control de la recepción, el almacenamiento y dispensación de los medicamentos de control especial, estableciendo los criterios, para el manejo ajustado a la normatividad vigente, dentro del procedimiento general de Almacenamiento de medicamentos. 3 ALCANCE Involucra al Auxiliar de Farmacia de cada una de los Centros y al de la Bodega Central, los responsables de los proyectos donde se usen medicamentos de control especial, los responsables de los carros de paro, junto con el Químico Farmacéutico responsable del Servicio Farmacéutico. Comprende básicamente actividades en la recepción, almacenamiento, dispensación, de medicamentos controlados por la Unidad Administrativa Especial del Fondo Nacional de Estupefacientes, en la Bodega Central, en cada una de las farmacias del Hospital de Nazareth y su dispensación a los usuarios

5 Página 5 de 11 4 DEFINICIONES Y SIGLAS 4.1 AUXILIAR DE FARMACIA (A.F.) Responsable del almacenamiento, custodia, dispensación y manejo en general de medicamentos insumos medico quirúrgicos y de odontología en las farmacias en cada unidad. 4.2 QUÍMICO FARMACÉUTICO (Q.F.) Profesional universitario del área de la salud cuya formación universitaria lo capacitará para ejercer actividades profesionales en el desarrollo, preparación, producción, control y vigilancia de los procesos y productos como medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas con bases en productos naturales y de-más insumos de salud y en las actividades químicas farmacéuticas que inciden en la salud individual y colectiva. responsable del servicio farmacéutico en el hospital. 4.3 BODEGA CENTRAL (B.C) Espacio físico para guardar los medicamentos al momento de recibirlos de los diferentes proveedores. 4.4 MEDICAMENTO DE CONTROL ESPECIAL Es el preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos de control especial, catalogados como tal en las convenciones de estupefacientes (1961), precursores (1988) y psicotrópicos (1971), o por el Gobierno Nacional, con o sin sustancias auxiliares presentado bajo forma farmacéutica definida, que se utiliza para la prevención, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades de los seres vivos. 4.5 FRANJA VIOLETA Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial. 4.6 FONDO NACIONAL DE ESTUPEFACIENTES UNIDAD ADMINITRATIVA ESPECIAL (U.A.E) Fondo Nacional de Estupefacientes es la UAE-Unidad Administrativa Especial del Ministerio de la Protección Social que tiene como objeto la vigilancia y control sobre la importación, exportación, distribución y venta de materias primas de control especial o sustancias sometidas a fiscalización, medicamentos que las contengan y las de monopolio del Estado a que se refiere la Ley 30 de 1986 y demás disposiciones que expida el Ministerio de la Protección Social, así como apoyar los programas para prevenir la farmacodependencia que adelante el Gobierno Nacional; Que al ser sustancias y medicamentos que crean dependencia; su uso inadecuado con lleva al manejo ilícito de los mismos, por lo que es necesario fortalecer los sistemas de vigilancia, seguimiento y control.

6 Página 6 de 11 5 POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Las normas vigentes que rigen el manejo de los medicamentos de control especial son: la Resolución 018 de 01 de Febrero 2007 Inscripción del Hospital Nazareth ante el F.N.E. del Ministerio de la Protección Social Resolución 302 de 2008 modificación de la inscripción ante el FNE Resolución de 10 de mayo de 2006 del Ministerio de la Protección Social Resolución 826 de 2003 del Ministerio de la Protección Social Las cuales son de estricto cumplimiento y se deben seguir sin excepción alguna Será característica del Servicio Farmacéutico estar conformado físicamente por una Bodega Central y una Farmacia en cada Centro de atención CAMI Nazareth y UPA San Juan y, con un recurso humano de un Técnico de Almacén en la BG y un Técnico de Farmacia en cada una de las Farmacias de los centros de atención y un Químico Farmacéutico como responsable del Servicio Farmacéutico. Las disposiciones establecidas en la presente guía deben seguirse sin excepción, tanto en su almacenamiento como en lo que respecta a la dispensación de los medicamentos en dosis unitarias. Y el control del inventario debe ser estricto con el registro diario del movimiento presentado, llevando el libro establecido de acuerdo a la normatividad vigente.

7 Página 7 de 11 6 ETAPAS DEL PROCESO 6.1 RECEPCIÓN La recepción de los medicamentos de control especial seguirá la misma orientación indicada en la guía de recepción técnica y administrativa de medicamentos del Hospital Nazareth. 6.2 ALMACENAMIENTO Realizada la recepción los medicamentos de control deben ser almacenados de manera independiente, diferenciada y señalada, debe permanecer limpia y ordenada. en un mobiliario exclusivo para tales productos, El almacenamiento de las sustancias sometidas a fiscalización y medicamentos de control especial debe mantenerse bajo estrictas condiciones de seguridad. (bajo llave), teniendo en cuenta la clasificación farmacológica, orden alfabético. y parámetros indicados en el procedimiento de almacenamiento de medicamentos. 6.3 MANEJO Para el manejo del inventario de medicamentos de control se llevará un libro foliado con las siguientes columnas: fecha, nombre del paciente, nombre del médico prescriptor, entrada, salida y saldo en el cual se deberá registrar todos los movimientos en los que intervengan los medicamentos de control especial, los cuales deben mantenerse actualizados con el inventario físico real y serán objeto de auditoría. 6.4 REGISTRO Mediante acta suscrita por el representante legal y Director Técnico, se dará apertura al registro de movimientos de inventario, especificando las sustancias sometidas a fiscalización y/o medicamentos sometidos a fiscalización. 6.5 CORRECCIÓN DE ERRORES En caso de error en los asientos no se podrá tachar o enmendar, y se deberá realizar la corrección en el asiento siguiente. 6.6 DISPENSACIÓN La dispensación del medicamento de control especial se hará directamente al interesado o a la persona delegada mediante autorización, en caso de ser los usuarios del programa de Ecoterapia se entregaran a la enfermera auxiliar delegada para tal fin, teniendo en cuenta la Guía de manejo de medicamento en Unidosis.

8 Página 8 de REQUISITOS DE DISPENSACIÓN Los medicamentos de control especial solo podrán despacharse previa presentación de las formulas medicas Dos Originales u una copia, en cada uno se pondrá el sello de entregado; un original se archiva en el mobiliario de los medicamentos de control especial y el otro original se adjunta con la fotocopia de los documentos del paciente para soporte de la facturación y la copia se entrega al paciente, en el caso delo usurarios de Ecoterapia se entrega a la enfermera designada para que se archive junto con la historia clínica que reposa en el folder de cada usuario. 6.8 PRESCRIPCIÓN La formula médica debe contener los siguientes datos teniendo en cuenta las normas de prescripción: Nombre del médico especialista Fecha de prescripción Nombre del paciente, dirección y número del documento de Identificación. Nombre genérico del medicamento, presentación farmacéutica y Concentración. Cantidad total en número y letras, frecuencia de administración, vía de administración y tiempo de tratamiento. Firma del médico tratante y numero de su registro nacional o de su inscripción en la secretaria de salud Se prohíbe despachar formulas de medicamentos de control especial que tengan mas de dos (2) días hábiles de haber sido expedidas. 6.9 INFORMES Los encargados de la farmacia enviara informes correspondientes sobre el movimiento respectivo, los cinco primeros días de cada mes a la sede administrativa central de Hospital al Químico Farmacéutico, a fin de rendir el informe consolidado ante el Fondo Nacional de Estupefacientes INFORME FINAL. El Químico Farmacéutico enviara la información consolidada al F.N.E. discriminando el stock por centros de atención CAMI Nazareth, UPA San Juan y B.C.

9 Página 9 de 11 7 ETAPAS PARA EL MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL 1 ETAPA Recepción. La recepción de los medicamentos de control especial debe seguir la guía de recepción técnica y administrativa, y registro en el libro de control de medicamentos. RESPONSABLE Químico Farmacéutico, Técnico Bodega Central y Técnicos de Farmacia en cada centro Almacenamiento. Deben ser almacenados de manera independiente, diferenciada y señalada, debe permanecer limpia y ordenada, debe mantenerse bajo estrictas condiciones de seguridad. (Bajo llave) siguiendo parámetros indicados en el procedimiento de almacenamiento de medicamentos. Manejo. Para el manejo del inventario de medicamentos de control se llevará un libro foliado en el cual se deberá registrar todos los movimientos en los que intervengan los medicamentos de control especial, los cuales deben mantenerse actualizados con el inventario físico real y serán objeto de auditoria Registro. Mediante acta suscrita por el representante legal y Director Técnico, se dará apertura al registro de movimientos de inventario, libro de registro. Corrección de errores. En caso de error en los asientos o registros no se podrá tachar o enmendar, y se deberá realizar la corrección en el asiento siguiente, aclarando porque el error. en UPA San Juan. en UPA San Juan. en UPA San Juan. en UPA San Juan. 6 Dispensación. La dispensación del medicamento de control especial se hará directamente al interesado o a la persona delegada mediante autorización, a los usuarios del programa de Ecoterapia se entregaran en dosis única, a la enfermera jefe delegada para tal fin. en UPA San Juan. 7 8 Requisitos de dispensación: Los medicamentos de control especial solo podrán despacharse previa presentación de las formulas medicas,la copia se entrega al paciente, en el caso del usurarios de Ecoterapia se entrega a la enfermera designada para que se archive junto con la historia clínica que reposa en el folder de cada usuario. Informes. Los encargados de la farmacia enviara informes correspondientes sobre el movimiento respectivo, los tres primeros días de cada mes a la sede administrativa central de Hospital al Químico Farmacéutico, a fin de rendir el informe consolidado ante el Fondo Nacional de Estupefacientes. Medico especialista Psiquiatra y Técnicos de Farmacia en CAMI Nazareth y en UPA San Juan. en UPA San Juan. Y Q.F.

10 Página 10 de 11 8 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Inicio 1. Recepción compra de medicamentos TBC y Q.F. 2. Registro de recibo de medicamentos en el libro especial. TBC/ Q.F. 3. Almacenamiento de los medicamento de control TBC/ T.A.F. 6 Dispensación de los medicamentos previa presentación de formulas T.A.F. 5. Ubicación zona especial bajo llave TBC/ T.A.F. 4. Verificación mensual fechas de vencimiento TBC/ T.A.F. T.A.F. 7. realización de informes. Q.F / T.A.F. 8. Devolución o cambio de medicamentos controlados TBC 9. FIN

11 Página 11 de 11 9 ÁREAS INVOLUCRADAS Este procedimiento aplica para todo el personal de salud y el servicio Farmacéutico del Hospital Nazareth E.S.E. I Nivel, es decir, Bodega Central, Farmacias de CAMI Y UPA y, aquellos sitios donde se autorice el uso de medicamentos de control especial como ambulancias, carros de paro y proyectos con el personal relacionado, es decir, Técnico de Almacén y responsables de ambulancias, carros de paro y proyectos en las Localidad como Ecoterapia, junto con el Responsable del Servicio Farmacéutico: Químico Farmacéutico. 10 SEGURIDAD Todo el personal del Hospital tiene acceso a la consulta del Instructivo para verificar el procedimiento a seguir en la toma de decisiones en lo que tiene que ver con las el manejo de los medicamentos de control especial.

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