Anexo I Formatos para la descripción, diagramación de procedimientos y guías de llenado

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1 CONTENIDO PÁG INTRODUCCIÓN. 2 OBJETIVO DE LA GUÍA. 3 I. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (CONCEPTOS). 4 II. LINEAMIENTOS GENERALES. 5 III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación. AEMG 2. Contenido Introducción Objetivo del Manual AEMG Presentación de los Procedimientos Desarrollo de los Procedimientos Nombre y Objetivo del Procedimiento Normas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo del Procedimiento Formatos y Guías de Llenado Otros Documentos. (anexos). AEMG Glosario de Términos Autorización. 44 Recomendaciones Generales 45 Anexo I Formatos para la descripción, diagramación de procedimientos y guías de llenado Anexo II Simbología de American National Standard Institute (ANSI) y recomendaciones para su uso en la diagramación de procedimientos Créditos GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 INTRODUCCIÓN La Secretaría de Contraloría General del Estado de Nayarit, a través de la Unidad de Desarrollo Administrativo ha considerado conveniente la elaboración de la presente Guía Técnica con el propósito de auxiliar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, en la integración de sus propios Manuales de Procedimientos y con ello dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Artículo 24 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Nayarit. La presente Guía Técnica que contiene tres capítulos y tres anexos, sirve de orientación y ayuda a los responsables de elaborar este tipo de instrumentos, definiendo en el primer capítulo, conceptos importantes para integrar el Manual de Procedimientos. El segundo capítulo se refiere al lineamientos generales y contiene una serie de lineamientos para la elaboración del Manual; en él se destacan la importancia y la necesidad de definir el objetivo de los procedimientos; se introduce al lector en las técnicas más usuales para la recolección de información, se señala en que consiste el análisis de la información y se relacionan los pasos y factores que deben considerarse en el diseño de los procedimientos y de las formas que se requieren. El tercer capítulo contiene la parte medular de la Guía y en él se abordan temas fundamentales como el concepto y los elementos que integran un Manual de Procedimientos. Además, al final del capítulo se dan una serie de recomendaciones generales para su elaboración. En el primer anexo aparece el formato para la descripción de procedimientos, guía de llenado y sugerencias. En el segundo anexo se presenta la simbología diseñada por el American National Standard Institute (ANSI) y recomendaciones para su utilización en la elaboración de los diagramas de flujo, así como un ejemplo de cómo utilizar los símbolos en los diagramas. AEMG GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2

3 OBJETIVO DE LA GUÍA Proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, los elementos técnicos necesarios para la integración de Manuales de Procedimientos y definir los criterios que permitan uniformar y sistematizar la información contenida en los mismos. Con la adopción y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta Guía, se uniformará la elaboración de los manuales y se contará con herramientas técnicas que permitan a quienes laboran en las Dependencias o Entidades el conocimiento a detalle de los procedimientos para desarrollar eficientemente sus actividades. NOTA: En el capítulo II se hace una descripción completa de cómo diseñar y analizar a fondo los procedimientos sin embargo, la intención primordial de la presente Guía es integrar de manera práctica y uniforme un manual con los procedimientos de la manera en que se están desarrollando actualmente. Siendo responsabilidad de cada Dependencia y Entidad el análisis de cada uno de los procedimientos y determinar si son susceptibles de eliminarse, combinarse, cambiarse, mejorarse o mantenerse como se están desarrollando actualmente. CREDITOS. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3

4 I. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS son instrumentos valiosos para cualquier unidad administrativa y sirven para registrar y transmitir la información, respecto a la organización y al funcionamiento de la Dependencia o Entidad; es decir, entenderemos por manual el documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo. PROCEDIMIENTO: Es la descripción cronológica y secuencial de cada una de las acciones que deben desarrollarse para realizar con éxito una actividad de forma ordenada y uniforme. La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado Manual de Procedimientos. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo común, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que integran el manual, señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han de realizarse, por lo que se considera como elemento fundamental para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, al facilitar la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia o Entidad. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 4

5 II. LINEAMIENTOS GENERALES Los lineamientos generales para la elaboración del Manual de Procedimientos son los siguientes: 1. PORTADA La portada debe contener los elementos que a continuación se describen: (Ver figura 1). a) Encabezado. Deberá ser el logotipo oficial de Gobierno del Estado diseñado para cada Dependencia o Entidad, en la parte superior cuidando las proporciones, en caso de modificar el tamaño original para que no aparezca distorsionado. b) Nombre de la Dependencia o Entidad. Deberá ser escrito con letra Gotham Book, en mayúsculas, negritas, del número 20, color negro y centrado horizontalmente. c) Nombre del documento (MANUAL DE PROCEDIMIENTOS). Deberá ser escrito con letra Gotham Book, en mayúsculas, del número 20, negritas, color negro, alineado al centro vertical y horizontalmente. d) Un recuadro en la parte inferior izquierda con el nombre de la unidad administrativa responsable de la elaboración y/o actualización del manual. Deberá ser con letras Gotham Book, tipo título, del número 12, negritas, color negro, centrado el texto en el recuadro. e) Un recuadro en la parte inferior derecha con la fecha de elaboración o actualización del manual. Deberá ser con letra Gotham Book, tipo título, del número 12, color negro, en el siguiente orden; día con dos dígitos, mes con nombre completo tipo título, año con cuatro dígitos, centrando el texto en cada recuadro. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5

6 AEMG SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AEMG Unidad Administrativa Responsable de su Elaboración Fecha de Elaboración Unidad de Desarrollo Administrativo 15 Marzo 2009 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 6

7 Figura 1 (No está a escala) AEMG GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 7

8 2. CUERPO DEL DOCUMENTO La configuración de las páginas que integran el manual deberán ajustarse a las siguientes características. (Ver figura 2) Figura 2 a) Encabezado: Deberá ser el logotipo oficial de Gobierno del Estado diseñado para cada Dependencia o Entidad, en la parte superior cuidando las proporciones, en caso de modificar el tamaño original para que no aparezca distorsionado. ( Ver figura 3) Figura 3 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8

9 b) Pie de página: Lleva una línea negra de 1 ½ punto, color negro y debajo de ésta se integra el texto MANUAL DE PROCEDIMIENTOS en Gotham Book mayúsculas, tamaño 10, negrita. c) Paginación: La numeración del documento deberá ser en la parte inferior derecha del documento, tipo Gotham Book, en mayúscula con negritas, del número 10 (Ver figura 4). Las páginas se contarán a partir del contenido del manual y se mostrarán los números a partir de la página que contiene la introducción. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8 d) Tipo de Letra: Figura 4 Títulos: Letra Gotham Book, mayúsculas, tamaño 14, negrita, color negro, alineado a la derecha sin punto final. (Ver figura 5) INTRODUCCIÓN Figura 5 Subtítulos: Letra Gotham Book tipo título, del número 12, negrita, alineados a la izquierda con punto o dos puntos según corresponda. (Ver figura 6) Cuerpo del documento: Letra Gotham Book del número 12, alineación justificada, mayúsculas y minúsculas, sin sangrías. (Ver figura 6) Objetivo del Procedimiento: Proporcionar a los responsables del reclutamiento, selección y contratación del personal de la Secretaría de la Contraloría, los elementos necesarios, para la adecuada realización del procedimiento de contratación de servicios personales. Figura 6 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 9

10 III. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL. En la actualidad existe una gran variedad de formas para presentar un Manual de Procedimientos y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de cada Dependencia o Entidad, así como con su ámbito de aplicación; por estas razones, resulta conveniente que en la Administración Pública Estatal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de presentación. A continuación se mencionan los elementos que se consideran deben integrar un Manual de Procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración: Identificación. Contenido. Introducción. Objetivo del manual. Presentación y desarrollo de los procedimientos. Otros documentos Anexos. Glosario de términos. Autorización del manual 1. Identificación. AEMG Se refiere a la primera página o portada del manual, en ella deberán aparecer y/o anotarse los datos siguientes: Logotipo de la Dependencia o Entidad. Nombre de la Dependencia o Entidad. Título del documento Manual de Procedimientos. Nombre o siglas de la Unidad Administrativa responsable de su elaboración o actualización permanente. Fecha de implantación o, en su caso, de actualización. (Ver figura 7) GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10

11 AEMG SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO A LA INFORMACIÓN. Unidad Administrativa Responsable de su Elaboración Unidad de Desarrollo Administrativo Fecha de Elaboración 16 MAR 2009 Figura 7 2. Contenido. En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el manual o los títulos principales que comprende. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe en la figura 8. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 11

12 CONTENIDO Página INTRODUCCIÓN X I. OBJETIVO DEL MANUAL X II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS X 1.- Atención de solicitudes de acceso a la información pública X a) Objetivo del procedimiento. X b) Normas de operación. X c) Descripción del procedimiento. d) Diagrama del procedimiento. X X e) Formas y guías de llenado. X 2.-Procedimiento.. X a) Objetivo del procedimiento. X b) Normas de operación. X c) Descripción del procedimiento. d) Diagrama del procedimiento. X X e) Formas y guías de llenado. X III. OTROS DOCUMENTOS IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS V. AUTORIZACIÓN X X X MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Figura 8 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12

13 3. Introducción. Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de su utilidad, fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de el. Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como un mensaje del titular de la institución (opcional). Es recomendable que, al formular la introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubros mencionados en el párrafo anterior. (Ver figura 9) INTRODUCCIÓN Atendiendo las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en el Estado de Nayarit y su Reglamento para efectos de agilizar la respuesta y satisfacer las exigencias de información pública solicitada, la Secretaría de la Contraloría General elabora el presenta Manual de Procedimientos. Este documento permite conocer los procedimientos de la Secretaría de la Contraloría General con relación al acceso y otorgamiento de la información pública generada dentro de la misma. El manual de procedimientos contiene un marco jurídico, nombre, objetivo, normas de operación, descripción y diagramación de los procedimientos, formatos y sus guías de llenado, concluyendo con un glosario de términos. El presente manual ha sido elaborado por la Unidad de Desarrollo Administrativo en coordinación con la Unidad de Enlace y Acceso a la Información de esta Secretaría, mismas que serán las encargadas de actualizar dicho documento cuantas veces sea necesario. AEMG Figura 9 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 13

14 4. Objetivo del Manual. En este apartado se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación del manual. El objetivo deberá ser lo más concreto posible y su redacción clara y en párrafos breves; además, en la primera parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y en la segunda, PARA QUÉ SE HACE. Ver ejemplo en la figura 10. II. OBJETIVO DEL MANUAL Brindar al personal adscrito a esta Secretaría y a la ciudadanía en general, un instrumento de apoyo, que permita dar a conocer los procedimientos inherentes al otorgamiento de información pública derivados de la Ley de Transparencia y Acceso a Ia Información Pública del Estado de Nayarit y su Reglamento. Figura Presentación de los Procedimientos. Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, la conforman el desarrollo de los procedimientos con cada uno de los apartados que lo integran. Insertar una hoja en la que se mencione como título Presentación de los Procedimientos (letra Arial número 14, con negritas, en mayúsculas y alineado a la derecha). Ver figura 11. III. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 12 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 14

15 Figura 11 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 15

16 6. Desarrollo de los Procedimientos. En esta parte del manual se mostrarán todos los procedimientos que lo integran y es la parte más importante del manual. Su presentación obedecerá a los lineamientos generales descritos en esta guía. Se integra inmediatamente después de la hoja de PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS y deberá contener cada procedimiento, según el orden mencionado en el CONTENIDO del documento, al igual que su objetivo, normas de operación, descripción, diagrama de flujo, formas que se utilizan y sus guías de llenado, además, en su caso los otros documentos necesarios para el desarrollo de cada procedimientos. AEMG Antes de cada procedimiento se insertará una hoja en la que se mencione el título DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO y en seguida el Nombre del Procedimiento que será descrito a continuación. (Ver figura12) DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública. Figura 12 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 16

17 Análisis y Diseño de Procedimientos A través del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepción clara y sistemática de las actividades que se realizan en una Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa; es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodología que garantice la descripción de los procedimientos de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las etapas necesarias para desarrollar la identificación, el análisis y el diseño de los procedimientos. NOTA: En este capítulo se hace una descripción completa de cómo diseñar y analizar a fondo los procedimientos, sin embargo la intención primordial de la presente guía es integrar de manera práctica y uniforme un manual con los procedimientos de la manera en que se están desarrollando actualmente. Siendo responsabilidad de cada Dependencia y/o Entidad el análisis de cada uno de los procedimientos y determinar si son susceptibles de eliminarse, combinarse, cambiarse, mejorarse o mantenerse como se están desarrollando actualmente. Definición del objetivo. El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor precisión posible los aspectos siguientes: Delimitación del procedimiento. Cuál es el procedimiento que se va a analizar? Dónde se inicia? Dónde termina? Definición del problema. Cuál es el verdadero problema? Cuáles son sus síntomas? (efectos) Qué órganos intervienen? GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 17

18 De qué magnitud es el problema? (número de personas, transacciones, formas, tiempo, etc). Una vez contestadas las preguntas anteriores se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento o procedimientos en estudio. Recolección de la información. Consiste en recabar los documentos y los datos en general, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan conocer los procedimientos tal y como operan en el momento y posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes. Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan: los archivos documentales en los que se localizan las bases jurídico-administrativas que rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar información adicional para el análisis, diseño e implantación de procedimientos y las áreas de trabajo que sirven para tener la visión real de las condiciones, medios y personal que operan los procedimientos. Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son: Investigación documental. Entrevista directa. Observación de campo. a. Investigación documental. Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, periódicos oficiales, registros estadísticos, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio. Es importante además, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, así como seguir el flujo de las mismas, determinando dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 18

19 a. Entrevista directa. Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio permite adquirir información más completa, puesto que el entrevistador al tener una relación directa con el entrevistado puede además de recibir respuestas, percibir actitudes. Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente observar los siguientes lineamientos: Tener claro el objetivo de la misma. Concertar previamente la cita. Verificar la información recabada a través de otras fuentes. Aclarar todas las dudas que existan. Saber escuchar. No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella. b. Observación de campo. Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor. Para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o modificar la información recabada en las entrevistas. La observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisión los problemas, así como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas. Independientemente de la técnica utilizada para la recolección de la información, es necesario seguir todo el procedimiento; desde el principio, hasta el final, a través de todos los órganos o personas que en él intervienen. AEMG Análisis de la información. Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos. Consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 19

20 Para analizar la información recabada, es conveniente responder a los cuestionamientos fundamentales siguientes: Qué trabajo se hace? Se cuestiona la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas. Quién lo hace? Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos y sus aptitudes y actitudes para la realización del trabajo. Cómo se hace? Se refiere a los métodos y técnicas aplicadas para realizar el trabajo y la manera en que han sido adoptados y adaptadas en la institución. Cuándo se hace? Es la información sobre la estacionalidad, secuencia y frecuencia del trabajo, así como a los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad. Dónde se hace? Se refiere a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas, funcionalidad de los locales y distribución interna del espacio con relación a las actividades del personal. Por qué se hace? Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento. Una buena herramienta para el análisis de la información obtenida, es la elaboración de un bosquejo del diagrama de flujo del procedimiento en estudio; ya que durante su elaboración puede analizarse de manera objetiva la secuencia lógica de las actividades y conocer el flujo de los documentos que intervienen; de esta forma, las dudas o inconveniencias que surjan pueden ser aclaradas antes de la elaboración definitiva del procedimiento. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 20

21 Diseño del procedimiento. En este punto se explica como, una vez que todas las actividades se han sometido al análisis correspondiente, es necesario considerar algunas opciones para mejorar o diseñar un procedimiento; dichas opciones corresponden a la técnica de los cinco puntos y se presentan a continuación: Eliminar. La primera y más importante preocupación de este método es eliminar todo lo que no sea absolutamente necesario. Cualquier operación, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser eliminados. Combinar. Si no puede eliminarse algo, entonces el siguiente punto es combinar algún paso del procedimiento con otro, a efecto de simplificarlo. Cuando se combina, generalmente se eliminan algunos detalles, como un registro, una operación, etcétera. Cambiar. En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la persona que realiza una actividad, simplificaría el trabajo. Los procedimientos pueden simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, remodelando o cambiando el lugar o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad. Mejorar. AEMG Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un informe; haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo empleado o, encontrando un método mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procedimientos actuales, sino al sustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo digital, cuando el problema básico es el espacio requerido o la seguridad de los originales. Mantener. Consiste en conservar las actividades que como resultado del análisis, no fueron susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 21

22 Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento. 7. Nombre y objetivo del procedimiento. Un objetivo es el fin que se pretende alcanzar con el desarrollo de una actividad, función, etc. Para este efecto, el objetivo del procedimiento será el fin que se pretende alcanzar con él, y que propiamente se refiere a su materia. Ver ejemplo en figura 13. AEMG Nombre del Procedimiento: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública. Objetivo del Procedimiento: Atender y dar respuestas a las solicitudes de información pública, relacionadas con la Secretaría de la Contraloría General en apego a los lineamientos establecidos en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información y su Reglamento. Figura Normas de Operación. Las normas son instrucciones básicas para la acción; son ordenamientos generales que deberán cuidarse al realizar las actividades. Es conveniente que las normas de operación se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar el procedimiento; es decir, que expresen qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que no se presentan habitualmente o que no son previstos en el procedimiento. También se pueden mencionar en las normas de operación fechas y/o plazos en los que de deberán iniciar y/o terminar algunas actividades. Ver ejemplo en la figura 14. En esta parte del manual, en ocasiones se establecen algunas sanciones de carácter administrativo que serán aplicadas a quien no cumpla las normas de operación del procedimiento. Ver ejemplo en la figura 14. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 22

23 Normas de Operación: Toda solicitud de información pública deberá ser presentada mediante el Formato UEAI-01 o escrito libre y deberá cumplir con los requisitos establecidos en la Ley. El horario para recibir solicitudes es de 8:00 a 16:00 horas de lunes a viernes en días hábiles. La Unidad Administrativa competente a la que se le turne la petición, dará invariablemente respuesta en un plazo de 48 horas a la Unidad de Enlace y Acceso a la Información. Figura Descripción del Procedimiento. Es la narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades que hay que realizar dentro de un procedimiento, explicando quién, qué, cómo, dónde y cuándo se hacen. (Ver anexo I) Cuando la descripción del procedimiento sea general y que por lo mismo comprenda varias áreas, debe indicarse para cada actividad la Unidad Administrativa responsable de su ejecución; si se trata de una descripción detallada, es decir, que incluye los puestos que participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombre específico del puesto. Ver ejemplo en la figura 15. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 23

24 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO: AREA: Unidad de Enlace y Acceso a la Inf. RESPONSABLE UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (U.E.A.I.) La presente guía para elaboración de Manuales de Procedimientos fue elaborada por: L.A. Cecilia Catalina Berecochea Rivera. FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 16 MAR Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública. DEPARTAMENTO: ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. 1 Recibe del Solicitante escrito libre o formato UEAI-01 en (O/2C) solicitando información, analiza documento y verifica que sea competencia de la Entidad. 2 NO ES COMPETENCIA DE LA ENTIDAD Orienta al Solicitante sobre la Entidad Pública a la cual debe acudir para solicitar y adquirir la información. Le regresa la solicitud. TERMINA PROCEDIMIENTO. FORMA O DOCUMENTO Escrito libre o formato UEAI ES COMPETENCIA DE LA ENTIDAD Registra solicitud en cédula mensual y verifica que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley en el Art. 31, Fracciones I, II, III y IV. Entrega copia de la solicitud al solicitante y archiva temporalmente cédula mensual de registro. Cédula de registro mensual 4 NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS Requiere al Solicitante información adicional y/o corrija los datos mediante formato UEAI-02 en (O/3C). Art. 31, Fracción V de la Ley. Distribuye formato UEAI-02 de la siguiente manera: Solicitante original UEAI-02 Secretaría -- 1ª. Copia UEAI-02 Consecutivo -- 2ª. Copia UEAI-02 Expediente -- 3ª. copia UEAI-02 Conecta con la actividad no. 3. Formato UEAI CUMPLE CON LOS REQUISITOS Revisa si la información es clasificada como reservada o confidencial. AEMG L.A. Verónica Reyna Galavíz Rivas. LA Laura Susana González Flores. C.P. José Ernesto López Gómez. LAE Alejandro Enrique Márquez Garza. Analis GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 24

25 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 16 MAR PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública AREA: Unidad de Enlace y Acceso a la Inf. DEPARTAMENTO: RESPONSABLE ACT. FORMA O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO 6 ES CLASIFICADA Notifica al solicitante mediante formato UEAI-03 Formato UEAI-03 A LA INFORMACIÓN (U.E.A.I.) en (O/4C) y anexando copia del acuerdo que la Acuerdo información es clasificada y no se le puede facilitar. Registra en cédula mensual. Distribuye documentos de la siguiente manera: Solicitante original UEAI-03 Secretaría 1ª.copia UEAI-03 Consecutivo 2ª.copia UEAI-03 Comité de Inf. -- 3ª.copia UEAI-03 Expediente (O/C) UEAI-01, 4ª.copia UEAI- 03 y Original del acuerdo. TERMINA PROCEDIMIENTO. 7 NO ES CLASIFICADA Revisa si la información está disponible en medios impresos, Internet u otros. AEMG 8 9 ESTÁ DISPONIBLE Notifica al solicitante a través del formato UEAI- 04 en (O/3C) la fuente, el lugar y la forma en que puede consultar, reproducir o adquirir la información solicitada. Art. 36 de la Ley. Registra en cédula. Distribuye documentos de la siguiente manera: Solicitante original UEAI-04 Secretaría 1ª.copia UEAI-04 Consecutivo 2ª.copia UEAI-04 Expediente (O/C) UEAI-01 y 3ª.copia 04 TERMINA PROCEDIMIENTO. AEMG NO ESTÁ DISPONIBLE Identifica el área competente y elabora formato UEAI-05 en (O/3C), señalando el plazo de respuesta y envía conjuntamente con el original del escrito. Formato UEAI-04 Formato UEAI-05 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE 16 MAR GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 25

26 PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública AREA: Unidad de Enlace y Acceso a la Inf. DEPARTAMENTO: RESPONSABLE ACT. FORMA O DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (U.E.A.I.) libre o formato UEAI-01 a la Unidad Administrativa Competente a mas tardar el día hábil siguiente. Distribuye doctos. de la siguiente manera: U.A.C. original UEAI-05 y copia UEAI-01 Secretaría 1ª.copia UEAI-05 Consecutivo 2ª.copia UEAI-05 Expediente copia UEAI-01 y 3ª. copia 05 temporalmente. AEMG UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE. (U.A.C.). UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (U.E.A.I.) UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE. (U.A.C.) 10 Recibe formatos originales UEAI-01 y 05, analiza y verifica que exista la información solicitada. 11 NO EXISTE LA INFORMACIÓN SOLICITADA Informa a la U.E.A.I. con memorandum fundado y motivado con las razones que indican la inexistencia de la información en (O/2C). Entrega original y una copia del memorandum a la U.E.A.I. y archiva copia como acuse junto con los formatos UEAI-01 y Recibe memorandum y da respuesta al Solicitante mediante el formato UEAI-06 (O/4C), fundado y motivado con las razones que indican la inexistencia de la información. Art. 49 y 54 de la Ley de Transparencia. Registra en cédula de registro mensual. Distribuye doctos. de la siguiente manera: Solicitante original UEAI-06 Secretaría 1ª.copia UEAI Consecutivo 2ª.copia UEAI-06 Comisión 3ª.copia UEAI-06 y copia memorandum. Expediente 4ª.copia UEAI-06 y original memorandum. TERMINA PROCEDIMIENTO. EXISTE LA INFORMACIÓN SOLICITADA Analiza formato UEAI-05 y determina si necesitará prórroga para poder otorgar la información solicitada. Memorándum (1) Formato UEAI- 06 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 16 MAR PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 26

27 AREA: Unidad de Enlace y Acceso a la Inf. DEPARTAMENTO: RESPONSABLE ACT. NUM. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REQUIERE PRÓRROGA 14 Informa por memorandum en (O/C) a la Unidad de Enlace y Acceso a la Información las razones por las cuales se hará uso de la prórroga establecida en el Art. 34 de la Ley. Distribuye documentos de la siguiente manera: U.E.A.I. original memorandum. Archiva copia memorandum, del formato UEAI-01 y 05. (Temporalmente). FORMA O DOCUMENTO Memorándum (2) UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (U.E.A.I.) 15 Informa por medio del formato UEAI-07 (O/3C) al Solicitante las razones por las cuales se hará uso de la prórroga establecidas en el Art. 34 de la Ley. Distribuye documentos de la siguiente manera: Solicitante original UEAI-07 Secretaría 1ª.copia UEAI-07 Consecutivo 2ª.copia UEAI-07 Expediente 3ª.copia 07 y memorandum. NOTA. La prórroga durará 5 días, mismos en que la Unidad Administrativa Competente se encargará de recabar la información solicitada y darle continuidad a la atención del procedimiento para su entrega. Conecta con la actividad no. 16 Formato UEAI- 07 UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE (U.A.C.) NO REQUIERE PRÓRROGA Analiza solicitud y determina si la información generará costo. NO GENERA COSTO Envía con memorandum en original la información solicitada a la U.E.A.I. Archiva copia del memorandum junto con los formatos UEAI-01 y 05. Memorándum (3) FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 16 MAR PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública AREA: Unidad de Enlace y Acceso a la Inf. DEPARTAMENTO: ACT. FORMA O RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 27

28 UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (U.E.A.I.) AEMG 18 Recibe de la Unidad Administrativa Competente la información solicitada con memorandum y da respuesta según lo haya requerido mediante formato UEAI-08 en (O/3C) al solicitante. Registra en cédula mensual los resultados obtenidos. Distribuye documentos de la siguiente manera: Solicitante Original UEAI-08 y la inf. Secretaría 1ª.copia UEAI-08 Consecutivo 2ª.copia UEAI-08 Expediente 3ª.copia 08 y memorandum. TERMINA PROCEDIMIENTO. Formato UEAI-08 Información solicitada UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE (U.A.C.) 19 GENERA COSTO Notifica con memorandum a la U.E.A.I. que la expedición de la información generará costos y requiere pregunte al Solicitante si desea la información. Distribuye documentos de la siguiente manera: U.E.A.I. original memorandum Archiva copia memorandum, del formato UEAI-01 y 05. (Temporalmente). Memorándum (4) UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (U.E.A.I.) 20 Recibe memorandum, le informa al Solicitante por medio del formato UEAI-09 en (O/3C) que la información está lista, que su expedición generará costo y además le explicará la forma y el tiempo en que deberá cubrir y presentar dicho pago. Espera le presenten el recibo oficial de pago. Distribuye documentos de la siguiente manera: Solicitante original UEAI-09 Secretaría 1ª.copia UEAI-09 Consecutivo 2ª.copia UEAI-09 Expediente 3ª.copia UEAI-09 (temporalmente) y memorandum. NOTA. Si el solicitante no presenta en un plazo de 30 días el recibo oficial de pago se dará por anulada la solicitud de información. Formato UEAI-09 AEMG FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 16 MAR PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública AREA: Unidad de Enlace y Acceso a la Inf. DEPARTAMENTO: ACT. FORMA O RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NUM. DOCUMENTO NO PRESENTO EL RECIBO OFICIAL DE PAGO TERMINA PROCEDIMIENTO. UNIDAD DE ENLACE PRESENTO EL RECIBO OFICIAL DE PAGO Recibo oficial de GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 28

29 Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (U.E.A.I.) 21 Turna copia del recibo oficial de pago a la Unidad Administrativa Competente y requiere envíe la información solicitada. Archiva en expediente copia del recibo oficial de pago. 22 Recibe de la U.A.C. la información solicitada mediante memorándum y la entrega al solicitante obteniendo firma de recibido en formato UEAI-09, la archiva con el memorándum. Registra en cédula mensual. TERMINA PROCEDIMIENTO. pago Memorándum (5) GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 29

30 Sugerencias para una Buena Descripción de Procedimientos: El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla. No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno. Si el inicio de un procedimiento indica la recepción de documentos, mencione de quien los recibe. Toda actividad debe iniciarse con un verbo en tiempo presente en tercera persona del singular, ejemplo: elabora, envía, etc. Numere cada una de las actividades que se realizan conforme a la secuencia lógica del procedimiento. Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea comprensible su redacción. Cuando sea necesario hacer alguna aclaración o indicar algo que no es posible mencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente: NOTA: Se entregará una copia al departamento x Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga referencia a ellas con la leyenda: Conecta con actividad No.... Indique tanto en la descripción del procedimiento, como en el diagrama de flujo, el número de tantos en que se elabore, se envíe o se reciba cada documento. Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos. Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algún formato, se deberá anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podrá mencionar su nombre genérico y/o su clave de identificación. En la distribución de documentos debe indicarse a qué puestos o áreas se envían. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 30

31 Indique si el archivo es temporal o definitivo. Cuando se presenten opciones dentro de un procedimiento, deberán indicarse con letras mayúsculas para distinguirlas, no se asigna número de actividad. Ejemplo: PROCEDE?, ESTAN COMPLETOS? Cuando en un mismo procedimiento existan varios fines, se anotará la leyenda TERMINA. Indique el término del procedimiento con la leyenda TERMINA PROCEDIMIENTO. CREDITOS GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 31

32 10. Diagrama de Flujo Un diagrama de flujo es una carta que representa gráficamente la secuencia de las actividades que se realizan en un procedimiento. Ver ejemplo en la figura 16. Para que estos diagramas sean eficaces para la comprensión del procedimiento estudiado, es necesario concebir y reconocer determinados símbolos, a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación. Para la Administración Pública Estatal se propone el uso de la simbología diseñada por la American National Standard Institute (ANSI), la cual fue desarrollada para emplearse en el procesamiento electrónico de datos, con el propósito de representar los flujos de información, aunque algunos de sus símbolos se han adoptado ampliamente para la diagramación administrativa. En el Anexo II de este documento, se encuentra la simbología ANSI, recomendaciones del uso y aplicación de los símbolos que se sugieren utilizar. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 32

33 Figura 16 FECHA DE AUTORIZACIÓN HOJA DE DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 16 MAR PROCEDIMIENTO: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información Pública ÁREA: Unidad de Enlace y Acceso a la Información DEPARTAMENTO: UNIDAD DE ENLACE Y ACCESO A LA INFORMACIÓN I N I C I A UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPETENTE 1 Recibe del Solicitante escrito libre o formato UEAI-01 en (O/2C) solicitando información, analiza documento y verifica que sea competencia de la Entidad. O Escrito libre o 1C Formato UEAI-01 2C AEMG 2 1 ES COMPETENCIA? Si No 3 Orienta al Solicitante sobre la Entidad Pública a la cual debe acudir para solicitar la información. O Escrito libre o 1C Formato UEAI-01 2C TERMINA Solicitante T Registra solicitud en cédula mensual y verifica que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley (art.31) o en las normas de operación. O O Escrito libre o Cédula 1C Formato UEAI-01 2C Solicitante 4 CUMPLE CON LOS REQUISITOS? Si No 5 Requiere al Solicitante información adicional y/o corrija los datos mediante formato UEAI -02 (O/3C). Art. 31, Fracc. V de la Ley. O Formato UEAI-02 1C 2O 1 3C Solicitante Secretaría Consecutivo Expediente Revisa si la información es clasificada como reservada o confidencial. O Escrito libre o Formato UEAI-01 1C A GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 33

34 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 34

35 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 35

36 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 36

37 GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 37

38 Diseño de formas. Como último punto del método, destacamos el diseño de formas. Una forma es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable, que brindan un modo de dar, obtener y procesar información de manera completa y uniforme, en un orden conveniente, lógico y sencillo; es importante que, al mejorar o diseñar un procedimiento, se revisen las formas que intervienen en él, para lo cual es necesario tener en cuenta los mismos factores necesarios para su diseño, siendo éstos: Definir el propósito de la Forma. Determinar la clase de información que debe incluir. Determinar las necesidades de espacio. Determinar la necesidad de copias necesarias. Los objetivos de las formas diseñadas son: Proporcionar el medio más fácil para el registro de los datos. Facilitar la consulta de los datos después de que han sido registrados. Ayudar a reducir la tendencia a error en el registro o uso de los datos. Economizar papel y gastos de impresión. Contener todos los datos que sean necesarios. Omitir datos inútiles. Ser fácilmente identificable (con un número, nombre o siglas). Resaltar los datos más importantes. Adaptarse a las máquinas en que va a operarse. Ser práctica en su manejo. Adicionalmente, debe evaluarse la posibilidad de que las formas diseñadas puedan incluirse en los sistemas de la Institución. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 38

39 11. Formatos y Guías de Llenado Como se mencionó anteriormente, un Formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser llenados con información variable, que consta de uno o varios ejemplares y pueden tener destinos y usos diversos. Es necesario que, inmediatamente después de terminada la descripción del procedimiento y los diagramas de flujo, se incluyan las formas y documentos que en él se utilizan, así como sus respectivas guías de llenado. (Ver figura 17) 12. Otros Documentos (anexos) A veces conviene incluir algunos documentos que no son formas y que se utilizan en el procedimiento, por ejemplo: Catálogo de Proveedores, Catálogo de Clientes, etc. CREDITOS La presente guía para elaboración de Manuales de Procedimientos fue elaborada por: GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 39

40 Figura 17 SOLICITUD DE INFORMACIÓN Folio 1 I.- DATOS DEL SOLICITANTE 3 2 Solicitante 4 Apellido Paterno Apellido Materno 5 Nombre(s) En caso de Persona Moral Denominación o Razón social Representante (en su caso) Apellido Paterno Apellido Materno Nombre(s) 9 Documento con el cual se identifica FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN 10 II.- DOMICILIO PARA RECIBIR NOTIFICACIONES (El domicilio del solicitante deberá estar ubicado en el lugar de residencia de la Unidad de Enlace y Acceso a la Información en la que presente la solicitud). Av./Calle 11 No. Ext. e Int. 12 Colonia 13 Código Postal 14 Ciudad Estado Teléfono Correo Electrónico III.-FORMA COMO DESEA RECIBIR NOTIFICACIÓN Personalmente A través de representante En el domicilio de la Unidad de Enlace de la dependencia o entidad Por correo certificado Por 23 mensajería. Por notificador de la Secretaría Por medios electrónicos: 26 Correo ( ) Pagina WEB de la Secretaría: Otro (Especificar) IV.- FORMA EN QUE DESEA LE SEA ENTREGADA LA INFORMACIÓN 28 Elija con una X la opción deseada CD (con costo) Otros especifique 29 Copias simples (con costo) Costo Copias certificadas (con costo) Comprobante de ingreso No. Fecha de pago V.- INFORMACIÓN SOLICITADA AEMG A. E. M. G. 35 VI.- UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA CUAL SE REQUIERE INFORMACIÓN AEMG VII.- PARA USO EXCLUSIVO DE LA UNIDAD DE ENLACE AEMG Firma del solicitante NOTA: El uso que se haga de la información es responsabilidad de la persona que la obtuvo. (Art. 3. de La ley de Transparencia y Acceso a la Información) UEAI-01 GUÍA TECNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 40

41 GUÍA DE LLENADO DE LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN FORMATO UEAI-O1 I.- DATOS DEL SOLICITANTE. 1. Número de folio consecutivo asignado por la UEAI a las solicitudes en orden cronológico según se vayan recibiendo. 2. Apellido paterno de la persona que solicita información. 3. Apellido materno de la persona que solicita información. 4. Nombre o nombres de la persona que solicita información. 5. Denominación o razón social del solicitante. (en caso de personas morales). 6. Apellido paterno del representante de la persona que solicita información. (En caso de ser representante). 7. Apellido materno del representante de la persona que solicita información. (En caso de ser representante). 8. Nombre o nombres del representante de la persona que solicita información. (En caso de ser representante). 9. Nombre y número del documento con el que se identifica. (En caso de ser representante). 10. La Unidad de Enlace pondrá el sello de recibido con la fecha y hora en que recibe la solicitud, así como la antefirma de quien recibe. II.- DOMICILIO PARA RECIBIR NOTIFICACIONES. 11. Nombre de la calle en la que el solicitante recibirá la información. 12. Número exterior e interior del domicilio en el que el solicitante recibirá la información. 13. Nombre de la colonia en la que se ubica el domicilio en el que el solicitante recibirá la Información. 14. Código postal de la zona donde se ubica el domicilio en el que el solicitante recibirá la información. 15. Nombre de la ciudad donde se ubica el domicilio en el que el solicitante recibirá la información. 16. Nombre de la Entidad Federativa donde se ubica la ciudad en la que el solicitante recibirá la información. 17. Número telefónico en donde se puede localizar al solicitante. GUÍA TECNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

42 18. Nombre de la cuenta de correo electrónico ( ) a la que se le puede enviar información al solicitante. III.-FORMA COMO DESEA RECIBIR NOTIFICACIÓN. 19. Cruce esta casilla si desea recibir la información personalmente. 20. Cruce esta casilla si desea recibir la información a través de un representante. 21. Cruce esta casilla si desea recibir notificaciones y dar seguimiento a la información en el domicilio de la Unidad de enlace. 22. Cruce esta casilla si desea recibir notificaciones y dar seguimiento a la información por correo certificado. 23. Cruce esta casilla si desea recibir notificaciones y dar seguimiento a la información por mensajería siempre y cuando el particular al presentar su solicitud haya cubierto o cubra el pago del servicio de mensajería respectivo. 24. Cruce esta casilla si desea recibir notificaciones y dar seguimiento a la información a través de un notificador de la Secretaría. 25. Cruce esta casilla si desea recibir notificaciones y dar seguimiento a la información por correo electrónico ( ). 26. Cruce esta casilla si desea recibir notificaciones y dar seguimiento a la información a través de la página WEB de la Secretaría. ( 27. Cruce esta casilla si desea recibir notificaciones y dar seguimiento a la información por otro medio diferente a los mencionados anteriormente. (Especificar). IV.- FORMA EN QUE DESEA LE SEA ENTREGADA LA INFORMACIÓN.(Escoger una) 28. Cruce esta casilla si desea recibir la información en CD. 29. Cruce esta casilla si desea recibir la información por otro medio.(especifique). 30. Cruce esta casilla si desea recibir la información en copias simples. 31. La Unidad de Enlace anotará el costo cuando se haya determinado. 32. Cruce esta casilla si desea recibir la información en copias certificadas. 33. La Unidad de Enlace anotara el número del comprobante de ingresos con el cual se efectuó el pago 34. La Unidad de Enlace anotara la fecha en la cual se haya realizado el pago. GUÍA TECNICA PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 42