Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE SA

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1 SEÑALAMIENTOS MÁS COMUNES EN LOS EXÁMENES REALIZADOS A LAS COOPERATIVAS BAJO LA LEY NÚM. 239 Recursos: Zulma Santana Salgado Carmelo H. Alejandro Figueroa Supervisores de Examinadores Area de Apoyo Técnico y Supervisión Aprobado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE SA

2 CEE SA

3 Las Cooperativas que conocemos como Tipos Diversos o Empresas Cooperativas son creadas en virtud de la Ley General de Sociedades Cooperativas de Puerto Rico de 2004, Ley Núm.239. CEE SA

4 Subcategorías (159) Agrícolas Farmacias Construcción Estacionamientos Bellas Artes Taxis Recreativas Hospederías y Serv. Turísticos Cafeterias Servicios Salud Transporte y Camioneros Comercios Vivienda Seguridad Industriales Gasolineras Organismos Centrales CEE SA

5 EXCEPCIONES EN EL CUMPLIMIENTO CON LA LEY NÚM. 239, EN LA RADICACIÓN: ENMIENDAS AL REGLAMENTO Y CLAUSULAS DE INCORPORACION CEE SA

6 Requerimientos de Ley Núm.239 CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO Artículo 6.0.-Enmienda de Cláusulas y Reglamentos Las cláusulas de incorporación y el reglamento interno de la cooperativa podrán ser enmendados en cualquier asamblea general ordinaria, o en cualquier asamblea general extraordinaria convocada para tales efectos. Las enmiendas deberán aprobarse por el voto de dos terceras (2/3) partes de los socios presentes, o por dos terceras (2/3) partes de los delegados presentes en las cooperativas organizadas por distritos. CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO Artículo 6.1.-Notificación a los Socios Las enmiendas propuestas deberán ser notificadas por la Junta de Directores a todos los socios o delegados, según el caso, con no menos de diez (10) días de anticipación a la asamblea. En las cooperativas organizadas por distritos, la Junta de Directores deberá notificar a todos los socios las enmiendas propuestas y proveerles la oportunidad para que discutan las mismas en las asambleas de distritos CEE SA

7 Requerimientos de Ley Núm.239 (cont.) CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLAUSULAS Y AL REGLAMENTO Artículo 6.2-Aprobación del Inspector de Cooperativas El original y dos (2) copias de las enmiendas a las cláusulas de incorporación o al reglamento, certificados por el Secretario de la cooperativa, deberán ser enviados al Inspector de Cooperativas. Dichas enmiendas entrarán en vigor una vez aprobadas por el COSSEC, que tendrá un término prescriptivo de cuarenta y cinco (45) días desde la radicación de los documentos en su Oficina para notificar a la cooperativa interesada la aprobación o denegación de las mismas de conformidad con las disposiciones de esta Ley. En el caso de la denegación deberá exponer las razones. Copia de las enmiendas aprobadas y de la decisión tomada por el Inspector de Cooperativas deberá ser enviada a la Comisión de Desarrollo Cooperativo. Las enmiendas a las cláusulas de incorporación deberán ser radicadas ante el Departamento de Estado para su debido registro. CEE SA

8 Requerimientos de Ley Núm.239 (cont.) CAPÍTULO 6.-ENMIENDAS A LAS CLÁUSULAS Y AL REGLAMENTO Artículo 6.3.-Silencio En caso de que la COSSEC no realice su función dentro del término indicado, los interesados podrán someter las enmiendas a las cláusulas de incorporación directamente al Departamento de Estado para que el Secretario reconozca que los documentos cumplen con los requisitos de ley, y en consecuencias expida el certificado correspondiente. CEE SA

9 CEE SA

10 Informes requeridos por COSSEC: No CUMPLEN en radicar los Informes Trimestrales, Operacional y de Asamblea Anual Referencias: o Carta Circular: Documentos Fiscales o Carta Circulares Informes Trimestrales o Carta Circular Lista de Directores y Miembros de Comités o Carta Circular Extensión de tiempo para la radicación de informes trimestrales o Ley de Sociedades Cooperativas de P.R., Ley Núm oartículo 14.3 Lista de Directores y Miembros de Comités o Artículo 15.3 Inciso (n) Someter anualmente un Informe anual, (120 días siguientes a la terminación de su cierre fiscal). CEE SA

11 CEE SA

12 Observaciones Más Comunes: No realizan la auditoría o revisión anual. Ley de Sociedades Cooperativas de P.R. Ley Núm Artículo 15.3 Inciso (k)(o) citar circular Contabilidad atrasada No envían contestación a la carta a la gerencia de la auditoria Carta Circular Informes requeridos, contestación a la Carta a la Gerencia y Otros. Carta Circular Responsabilidad por violación de Ley y Contabilidad atrasada. Carta Circular Suspensión de Permiso para operar. CEE SA

13

14

15 Efectivo Colectas no son firmadas por la persona que las prepara ni tampoco por la persona que las revisa. Las conciliaciones bancarias no son revisadas por otra persona distinta al que las prepara. No realizan las conciliaciones bancarias mensualmente. Emitir cheques de caja menuda a favor de efectivo. Cheques girados a favor de una de las personas que lo firmaron.

16 Efectivo Desembolsos Las facturas no están siendo anuladas como evidencia de que fueron pagadas. Desembolsos sin evidencia de factura o documento de respaldo. Medidas sanas de administración y controles internos

17 Cuentas por Cobrar No cuentan con un detalle de las cuentas por cobrar. El balance del auxiliar no coincide con el balance de la cuenta control del mayor general. Existen cuentas por cobrar que datan de varios años sin evidencia de gestiones de cobro. No se lleva un análisis de envejecimiento de las cuentas por cobrar. No realizan un análisis de la morosidad. Provisión para cuentas incobrables No se realiza un análisis de las cuentas por cobrar por categoría de envejecimiento.

18 Inventario, Propiedad, Planta y Equipo

19 Inventario, Propiedad, Planta, Equipo y Otros Activos No preparan un detalle de mobiliario y equipo La Cooperativa no ha realizado un inventario físico de sus equipos. Los equipos de la Cooperativa no están rotulados ni cuentan con un número control que los identifique. Existe diferencia entre el Auxiliar de Mobiliario y Equipo y la cuenta control en el Mayor General. Medidas de Sana Administración y Controles Internos.

20 Inventario, Propiedad, Planta, Equipo y Otros Activos Establecer un lugar seguro para el almacenamiento del inventario. Realizar un inventario perpetuo o periódico. Realizar prueba de inventario físico al cierre de operaciones anual. Guardar documentación y que conste evidencia de la Junta de Directores, Comité de Supervisión y Contable. Invitar al contable que realiza la auditoría anual que ha sido contratado.

21 Otros Activos

22 OTROS ACTIVOS Seguros Prepagados: No están reconociendo la porción del seguro prepagado (no consumido) al cierre de su año fiscal.

23

24 CUENTAS A PAGAR No se lleva un detalle de las cuentas por pagar. El balance del auxiliar de las cuentas por pagar no es conciliado con la cuenta control del mayor general. No reconocen la acumulación de las vacaciones de los empleados.

25 Obligaciones y Contribuciones Salariales

26 OBLIGACIONES Y CONTRIBUCIONES Obligaciones: SALARIALES Procurar que se elaboren contratos por escrito de las obligaciones contraídas y guardar estos en un lugar seguro o bajo llave. Los contratos de las obligaciones deben ser aprobados por la Junta de Directores. Cumplir con los términos y garantías. Contribuciones salariales: Rendir las correspondientes Planillas salariales en los términos establecidos por las leyes aplicables. Ejemplo: IRS, Departamento del Trabajo, Departamento de Hacienda Completar la Forma IVU VS EXENCION CONTRIBUTIVA

27 Participación de los Socios

28 ACCIONES La cuenta control de acciones en el mayor general no coincide con el total del auxiliar de acciones. El auxiliar de acciones no esta al día. Los socios no suscriben las acciones requeridas según reglamento. En los retiros de socios no están considerando el valor real de las acciones para el pago de las acciones a base de su valor real. Artículo 19.7, Ley Núm. 239 Pérdidas descontadas

29 RESERVAS LEGALES No están reservando el 10% de las economías netas para la Reserva Social y el 10% para la Reserva para Servicios. Artículos 19.8 y 19.9, de la Ley Núm. 239

30 Gerencia

31 Gerencia Cooperativas carecen de un que defina el curso de la Administración, para los próximos dos a cinco años.

32 Gerencia Planes estratégicos que no consideran lo siguientes aspectos: Evaluación del ambiente- Evaluar los factores internos y externos que influencian el negocio, incluyendo los puntos económicos (presupuesto) y reglamentarios. Objetivos principales- Estos deben ser consistentes y realistas con los factores externos e internos.

33 Contabilidad: Registro Libros Observamos que No realizan la acumulación mensual de algunos gastos.

34 Junta de Directores La Junta de Directores no está compuesta con por lo menos tres miembros. Aprobación de actas. No preparan presupuesto operacional -Ley de Sociedades Cooperativas de P.R. -Ley Número 239. Artículo 17.1 Funciones del Principal Ejecutivo

35 Otras Observaciones Comité de Supervisión no realiza su labor según dispone la Ley Núm. 239 en su Artículo Obligaciones y Facultades del Comité de Supervisión

36 MANUALES y/o POLITICAS

37 Requeridos Normas Generales de Conducta Ética Reglamento 7322 Reglamento sobre Normas Generales de Conducta Ética Cooperativa y Conflicto de Intereses Se promulga con el propósito de garantizar la conducta impropia y conflicto de intereses por parte de los líderes y empleados de las cooperativas. (Artículo 18.0 Deberes Fiduciarios y Conflicto de Intereses) Política Educativa Carta Normativa Núm Se establece para que cada entidad cooperativa adopte una Política Educativa que contribuya al cumplimiento del principio de educación, capacitación e información. - Artículo 3.1 y 14.0 Reglamento de Dieta y Millaje

38 Manuales y/o Políticas Internas Plan de contingencias Hostigamiento sexual Manual de controles internos Política de cheques devueltos Donativos Normas o Políticas para la compensación o remuneración de funcionarios ejecutivos o empleados

39 ACTAS Las Actas de la Junta de Directores poseen deficiencias tales como : No presentan un detalle de los asuntos discutidos y los acuerdos tomados con respecto a las situaciones expuestas en cada reunión. Ley Núm. 239, Artículo Deberes de la Junta Carta Normativa Núm Control, Mantenimiento y Custodia de Actas en las Cooperativas. -Aplica al Comité de Supervisión -Contenido de las Actas -Deberán permanecer archivados en las facilidades de la Cooperativa. Queda expresamente prohibido sacar las actas fuera de las facilidades de la cooperativa, donde deben estar custodiadas.

40 Contenido de las actas Resumen de los acuerdos tomados, mociones indicando votos a favor y en contra, etc. Dentro de los 60 días, después del cierre fiscal el Secretario encuadernará en forma de libro todas las actas de las reuniones del año. Certificará que contiene las actas del año, insertará el sello oficial de la Cooperativa. Núm. Progresivo del acta Hora en que comenzaron y finalizaron los trabajos. Fecha y lugar de la reunión. Agenda de los asuntos considerados. Miembros presentes y ausentes y aquellos debidamente excusados Breve resumen de los asuntos considerados.

41

42 Otras Observaciones No han realizado la Inversión en FIDECOOP No efectúan pago a la Liga de Cooperativas Cuando la Cooperativa opera con pérdidas no son consideradas al momento de retiro de acciones.

43 Otras Observaciones No existe evidencia en los expedientes de los certificados de antecedentes penales Ley 239 Artículo 14.0 Inciso (a) No existe evidencia de los cursos de capacitación tomados por la Junta de Directores y Comités Ley 239. Artículo 14.0 Inciso (h) No se distribuyen los sobrantes anualmente Ley 239. Artículo Sobrantes Tardanza en realizar los depósitos Deficiencia en Medidas de Control Interno

44

45 Cooperativas de Vivienda No someter los Informes Trimestrales, Operacional y de Asamblea Anual a COSSEC. No someter a COSSEC copia de la última auditoría y la contestación de la carta a la gerencia. Ley Núm. 239, Artículo 15.3 Inciso (o) No cumplen con las reservas requeridas por HUD. No envían mensualmente el excess Income a HUD. Acuerdo Regulatorio de HUD No tienen Lista de espera. No cumplen con las inspecciones físicas de HUD.

46 Cooperativas de Vivienda Expedientes de socios incompletos. Tardanza en la devolución de la equidad cuando un socio se retira. Ley Núm. 239, Artículo Liquidación de la Participación del Socio

47 Preguntas 47

48 Gracias Por Su Atención Dirección Postal: PO Box San Juan, Puerto Rico Teléfono: (787) Página Internet:

49 Inversiones Permitidas (Art Ley 255 de 2002 Hacer depósitos en cooperativas, Banco Cooperativo, bancos comerciales y de ahorro Adquirir acciones y otros valores y recibir depósitos de sociedades cooperativas, cooperativas de seguros, Banco Cooperativo, subsidiarias o afiliadas de las entidades antes mencionadas.

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