GUÍA PRÁCTICA DEL USO COMPARTIDO DEL CARRO

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1 GUÍA PRÁCTICA DEL USO COMPARTIDO DEL CARRO

2 2 INTRODUCCIÓN En el marco de la Semana del carro compartido, los promotores del proyecto Planes Empresariales de Movilidad Sostenible (PEMS) -la Fundación Chevrolet, la Universidad de los Andes y la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI)- quieren entregar a las entidades participantes esta Guía como una herramienta práctica para la implementación exitosa de la estrategia del uso compartido del carro y la sensibilización al interior de la organización frente a la movilidad sostenible en la ciudad. La Semana del carro compartido será una oportunidad para promover o reforzar una práctica que beneficia a las personas, a las organizaciones y a la ciudad. Esta Guía le servirá al líder PEMS o a las personas responsables de impulsar esta iniciativa desde las organizaciones e, incluso, para implementar de forma permanente esta estrategia de movilidad. POR QUÉ PROMOVER LA INICIATIVA DE COMPARTIR EL CARRO? Qué es el carro compartido? El carro compartido, también conocido en inglés como carpooling, es una estrategia de movilidad sostenible que consiste en incentivar y coordinar el uso compartido del automóvil entre los miembros de una misma organización, que tengan rutas de viaje comunes o cuyo lugar de vivienda sea próximo, para movilizarse, hacia y desde el trabajo o estudio, utilizando únicamente un automóvil de su propiedad. Beneficios para las personas Compartir el carro con otros miembros de la organización se puede reflejar en beneficios como la reducción de los costos de transporte y de los tiempos de viaje, lo que también incide directamente en la disminución del estrés causado por los desplazamientos con motivo de trabajo o estudio. Así, esta iniciativa se puede convertir en una solución de transporte, que busca ante todo mejorar la calidad de vida de aquellos que estén dispuestos a compartir sus viajes. Adicionalmente, esta apuesta para mejorar el bienestar general de las personas fomenta el trabajo en equipo y genera sentido de pertenencia hacia la organización, lo que se traduce en una mayor motivación laboral.

3 3 Beneficios para la organización La promoción del uso del carro compartido al interior de la organización permite que varias personas (que no necesariamente se conocen entre sí, ni pertenecen a los mismos departamentos) compartan un nuevo espacio durante el viaje realizado hacia o desde el trabajo o sitio de estudio, lo que contribuye a una mejora en la comunicación interna, la integración y el ambiente laboral. Igualmente, un viaje más ameno disminuye el estrés y aumenta la productividad general. Por otro lado, la entidad gana al promover prácticas de movilidad sostenibles, pues genera una conciencia social y ambiental entre sus integrantes, lo que genera una nueva cultura ciudadana. De esta forma, mientras se contribuye a la construcción de una ciudad más amigable, se consolida una imagen corporativa positiva. A largo plazo, lo ideal es que el uso del carro compartido sea una práctica continua y se convierta en un hábito de movilidad que permita a las entidades utilizar los estacionamientos de una manera más eficiente y reducir las inversiones asociadas a su funcionamiento. Beneficios para la ciudad La contribución a la ciudad con la adopción de este tipo de estrategias de movilidad sostenible es importante en términos medioambientales con la reducción en las emisiones de CO2 y de descongestión vehicular, pero también en términos sociales con la formación de ciudadanos con conciencia social y una cultura cívica segura y responsable. Promover masivamente esta nueva cultura ciudadana que empieza a evidenciar alternativas sostenibles de transporte que van más allá del beneficio particular, es un gran aporte para lograr una transformación social y una ciudad ideal donde prime la calidad de vida de los ciudadanos. + CALIDAD DE VIDA - CONSUMO ENERGÉTICO - CO2 + EQUIDAD

4 4 LA SEMANA DEL CARRO COMPARTIDO EN SU ORGANIZACIÓN Ser parte de una jornada del carro compartido que involucre la participación activa de los miembros de una organización, depende en gran medida de la estrategia y de las herramientas que se proporcionen a la comunidad. Por esta razón, PEMS brinda a continuación algunos consejos para llevar a cabo exitosamente la implementación de la Semana del carro compartido. Comunicar es la clave La estrategia de comunicación es un componente fundamental para implementar cualquier estrategia de movilidad sostenible o para participar en una iniciativa social como la Semana del carro compartido, al ser esta la herramienta más poderosa para incentivar la participación de las personas de la organización y para generar así un impacto positivo en la ciudad. En este sentido, el componente de comunicación no solo es importante al interior de la organización, sino que trasciende a la ciudad, pues permite compartir experiencias y buenas prácticas con la Red PEMS y demás entidades participantes para generar un aprendizaje colectivo. De igual manera, comunicar a los diferentes grupos de interés las acciones de la organización permite consolidar una imagen corporativa positiva, al ratificar el compromiso empresarial frente al desarrollo sostenible, y posicionarse como parte de una Red de empresas promotoras de los Planes Empresariales de Movilidad Sostenible, una iniciativa novedosa en el país que busca generar transformaciones culturales a largo plazo. A continuación, PEMS destaca algunos puntos clave para tener una estrategia de comunicación efectiva: Identifique y sintetice la información a comunicar de la Semana del carro compartido: Comunique los beneficios del uso del carro compartido para dar sentido a la realización de la actividad. Destaque, sobre todo, los beneficios personales para motivar la participación. Explique en qué consiste la Semana del carro compartido. Permita que los empleados y estudiantes sientan que están participando en una gran iniciativa que se realiza a nivel de la ciudad. Indique repetidamente la fecha en la que se llevará a cabo la actividad. Explique claramente la forma de participar y la manera como se pueden concretar los viajes compartidos. Mencione el sorteo que se realizará al finalizar la semana entre los viajes compartidos y anuncie, como incentivo, el premio que se entregará al ganador.

5 5 Ubique la urna en un lugar visible tanto para su permanencia como para la realización del sorteo. Comunique que la organización será reconocida públicamente por su participación en la iniciativa y que podrá ser ganadora en dos categorías dependiendo de la participación que logre. Realice una campaña de expectativa con el envío de videos, imágenes y correos llamativos al menos con dos semanas de anticipación. El arte con la imagen oficial de la campaña y su respectivo manual de imagen, facilitarán la promoción de la Semana dentro de la organización. Inclúyala en todas las comunicaciones, con sus propios lineamientos corporativos que evidencien el apoyo y participación en una campaña cívica. Utilice diferentes medios de difusión (carteleras, afiches, etc.) para llevar la información a aquellas personas que no tienen acceso a medio electrónicos. Incluya en sus comunicaciones ayudas visuales llamativas (gráficos, fotos, logos, etc.) para atraer la atención y generar recordación. Aproveche el material que PEMS le entrega en su Kit: Defina la forma de identificar a los participantes de la Semana (puede ser por medio de inscripción a la jornada) para entregar las banderas de los carros y los botones personales. Explique el objetivo de ambos artículos para motivar su utilización. Las banderas en los carros con su circulación por las calles de la ciudad darán visibilidad pública a la campaña y los botones generarán conciencia internamente. Comparta la experiencia de su organización con otras entidades y con la ciudad en el y en la página web de PEMS Cómo lograr la participación de la comunidad? Es importante promover la participación masiva al interior de la organización, pues esta marcará el éxito de la jornada y así se habrá cumplido el objetivo de la participación. Adicionalmente, será un aspecto que se premiará entre las entidades participantes en la Semana del carro compartido. Un aspecto que funciona muy bien a la hora de incentivar la participación masiva es mostrar el interés de las directivas por involucrarse activamente en la Semana del carro compartido, pues de esta forma demuestran que no solo promueven el uso del carro compartido, sino que también pueden compartirlo.

6 6 Otra manera de incentivar a los participantes es promover la sana competencia entre equipos de carro compartido, como por departamentos de la entidad. Igualmente, una de las estrategias más comunes para gestionar la participación de la comunidad es la promoción de incentivos. Algunas sugerencias son: Estacionamientos preferenciales en la sede de la entidad destinados a quienes compartan el carro. Premios: bonos de gasolina, descuentos en estacionamiento, revisión mecánica del vehículo, bonos para lavar el vehículo, ente otros. Beneficios empresariales: posibilidad de ganar horas libres por el uso frecuente del carro compartido, distinciones dentro de la organización, entre otros. Para la Semana del carro compartido recuerde promocionar el premio que incluye el Kit PEMS: un bono de gasolina y una comida grupal. Las boletas numeradas que los mismos participantes deberán completar con una información básica (nombre del conductor, número de identificación y nombre de los pasajeros) permitirán identificar al conductor y a los pasajeros del viaje compartido que resulte ganador en el sorteo de clausura de la Semana. Comparte tu carro, comparte tu premio es el slogan del incentivo para participar en equipo. Planeación del sistema para compartir el carro Es fundamental tener un mecanismo que facilite la coordinación de los viajes compartidos, entre conductores y pasajeros, para promover la participación de las personas y formalizar la práctica internamente. Para la implementación de un sistema efectivo del uso compartido del carro en la organización, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: La accesibilidad a datos personales de los participantes: nombre, celular y dirección, así como los datos del vehículo: placa, conductor y cupos disponibles. Es importante tener en cuenta que algunas personas no están dispuestas a compartir información confidencial, de manera que se debe asegurar a las personas que se conservará la privacidad de la misma y que esta se utilizará exclusivamente para esta práctica.

7 7 La interacción entre conductores y pasajeros para la definición del recorrido, hora de salida y lugar de encuentro. La identificación de puntos de encuentro. En cuanto a los sistemas de logística, por un lado se encuentran las herramientas electrónicas que pueden tener un mayor alcance: Plataformas tecnológicas (softwares basados en la web) que establecen de manera fácil y rápida los viajes en carro compartido, permitiendo acceder a información como: lugar de origen y destino, hora de salida, ruta, conductor y pasajeros, cupos disponibles, etc. Hojas de cálculo en Excel con acceso a los usuarios para llevar el registro de la información de los participantes. Se requiere un responsable para administrarla. Documentos en línea disponibles para los miembros de la organización (Google docs, Microsoft cloud, Apple cloud, etc.) que permitan a los participantes registrar la información requerida. Invitaciones en línea (Outlook, gmail, planner, etc.) que permiten generar citas para compartir el carro, especificando punto de encuentro, hora de salida, conductor y pasajeros. Foros en Intranet que permiten a los interesados, por medio chat internos, interactuar entre sí e intercambiar información necesaria para concretar los viajes compartidos. Por otro lado, hay sistemas de organización más sencillos: El uso de la cartelera interna en un lugar visible y transitado puede resultar útil. Requiere de un encargado que administre la información de registro de los participantes. La adecuación e identificación de puntos de encuentro facilitan los viajes desde el trabajo en carro compartido, al destinar espacios seguros para que los conductores recojan a los pasajeros. Estos pueden estar ubicados en los parqueaderos sin que congestionen las salidas vehiculares. Generar espacios de integración (reuniones, charlas, café, almuerzo, etc.) para que las personas se conozcan entre sí es muy útil para el intercambio de datos personales que posteriormente facilitan la coordinación de viajes compartidos. Pueden dividirse a la vez por sectores de la ciudad que les permita identificarse y organizarse más fácilmente. Uno de los aspectos más importantes cuando se implementa una estrategia del uso del carro compartido en la organización es la seguridad vial. Para esto, se deben tomar algunas medidas preventivas: Establecer puntos de encuentro para los pasajeros.

8 8 Disponer paraderos visibles con buena iluminación, preferiblemente dentro de las instalaciones de la organización, para que los pasajeros esperen la llegada del carro compartido. Con el fin de evitar estacionamiento en vía al momento de recoger y esperar a los pasajeros, se sugiere: Hacer uso de los puntos de encuentro y paraderos dispuestos para la espera de pasajeros. Identificar lugares de encuentro propicios para recoger pasajeros, evitando las vías principales e intersecciones; por ejemplo, vías secundarias y poco transitadas, vías con bahías vehiculares, lugares donde no se interrumpa el flujo vehicular normal. Establecer con anterioridad la hora y lugar de encuentro de pasajeros. Cumplir estrictamente los horarios para evitar la espera de los pasajeros y en especial del vehículo. Lo que se mide, importa Es muy importante medir los resultados de implementar una estrategia de carro compartido. Dependiendo de las herramientas con que cuente una organización y de los recursos logísticos de que disponga, pueden calcularse los siguientes indicadores y su evolución: Índice de ocupación vehicular: consiste en calcular el número promedio de personas que entran o salen de la organización en un vehículo compartido. Así, debe llevarse un registro diario de cuántas personas van en cada automóvil que entra o sale (sumando conductor y pasajeros), para calcular un promedio mensual. Índice de participación de carros compartidos: consiste en calcular qué porcentaje de los carros que entran o salen de la organización lo hacen con más de una persona (conductor y al menos un pasajero). Índice de participación de empleados o estudiantes en viajes compartidos: consiste en calcular qué porcentaje de los empleados o estudiantes de la organización se desplazaron en viajes compartidos, es decir, llegaron o salieron en un vehículo con más de una persona. Las organizaciones que cuentan con una herramienta virtual para conectar a conductores y pa sajeros usualmente pueden obtener estos indicadores con facilidad, con reportes y estadísticas en línea. Otras lo hacen manualmente, llevando registros a la entrada y/o salida de la entidad; por ejemplo, una semana al mes, a manera de muestra para recoger la información y calcular los indicadores.

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