Eréndida Ramírez Velásquez.

Transcripción

1 Eréndida Ramírez Velásquez. 1

2 Es un software más del paquete OFFICE y está dirigido a cualquier persona que quiera obtener el máximo beneficio posible de su computadora y de sus programas, con un mínimo de tiempo y esfuerzo. Si pasas demasiado tiempo volviendo a escribir informes financieros, dibujando diagramas y buscando la calculadora, es más probable que estés deseando empezar a utilizar Excel. Excel es un programa de tipo hoja de cálculo, un tipo de software que puedes utilizar para grabar, analizar y presentar una información cuantitativa. Con Excel puedes rastrear y analizar ventas, organizar las finanzas, crear presupuestos y realizar diversas tareas empresariales en apenas una fracción del tiempo que se tardaría utilizando el lápiz y el papel. El archivo que creas y guardas en Excel se llama libro de trabajo. Contiene una colección de hojas (paginas) que aparecen en la parte inferior de la ventana, tienen tal parecido a la de un libro contable, pero puedes utilizar Excel para hacer cálculos matemáticos y otras tareas. Con Excel puedes crear distintos documentos que se pueden utilizar para análisis y mantenimiento de registros, tales como: Los informes mensuales de ventas y gastos. Los gráficos que muestran los datos de ventas anuales. Un inventario de productos. Una planificación de pago para la compra de equipamiento. 2

3 VENTANA PRINCIPAL DE MICROSOFT EXCEL Al iniciar Excel la ventana del programa, se abre con un libro en blanco, la cual esta lista para comenzar a trabajar. La ventana principal de Excel cuenta con las siguientes herramientas: Barra estándar: Contiene los comandos de Excel mas utilizados, están disponibles a través de la barra de menús, organizados en esta barra, para utilizarlos de manera inmediata. Comandos nuevos dentro de la barra estándar. 3

4 ! Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando un libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión XLS para identificarlos de los demás programas. XL se deriva de la palabra EXCEL y la S de la palabra spread sheet que significa hoja de balance. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo, con el nombre provisional de Libro1. Esto se puede comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título, ubicada en la parte superior de la venta. Cada vez que empezamos un nuevo libro de trabajo con Excel, el número del libro irá variando dependiendo de cuantos se hayan creado en esta sesión. Así, si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será libro2, el siguiente libro3 y así sucesivamente. Cuidado!, que el nombre asignado solo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra almacenado en alguna unidad. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3, aunque el número puede variar entre 1 y 255, según la necesidad de la tarea que se esté realizando. HOJA DE CÁLCULO. Es un programa que se utiliza para realizar cálculos matemáticos, desde un nivel sencillo hasta operaciones altamente complejas. Consiste en una serie de datos distribuidos en celdas, formadas por filas y columnas. Estos datos pueden ser de varios tipos y son capaces de relacionarse unos con otros para la resolución final de cálculo. Utilizadas también para realizar cálculos matemáticos, pero que tienen otras posibilidades que la hacen mas potente, como la incorporación de imágenes, representaciones de datos matemáticos mediante gráficos. 4

5 También es considerada como una de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajan con gran cantidad de números y necesitan realizar cálculos u operaciones con ellos. El manejo de las hojas de cálculo es muy sencillo, se les puede cambiar el nombre, el color de la etiqueta, eliminarlas, insertar hojas nuevas, etc. CUADRO DE NOMBRE La dirección de la celda relacionada actualmente (o activa) aparece en el cuadro nombre. BARRA DE FORMULA (O FUNCIÓN). Muestra cualquier dato contenido en la celda activa. Números, letras, formulas o funciones aparecen en esta barra. Cancelar: Cancela los datos nuevos introducidos en la celda activa, es equivalente a presionar la tecla ESCAPE. Introducir: Acepta los datos nuevos introducidos en la celda activa, es equivalente a presionar la tecla INTRO. Insertar función: Muestra la ventana que contiene la lista de funciones que se pueden utilizar en Excel, como: SUMA, SI, SENO, PROMEDIO, etc. Columna Es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente; cada columna se nombra con letras de la A a la Z, después de la z; se encuentra la columna AA, AB, AC y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB, BC y así hasta la ultima columna que es la IV. Fila Es el conjunto de celdas dispuestas en posición horizontal, se enumera desde la 1 hasta la 65,536. CELDA. Esta formada por la intersección de una fila y una columna, cada celda tiene una dirección única, determinada por la letra de columna y el numero de la fila. Por ejemplo; la celda g16 es la intersección de la columna g y la fila 16. CELDA ACTIVA. La celda activa es identificada por ser de un color más oscuro que las celdas normales, su dirección o su nombre aparece en el cuadro de nombre. La celda activa indica que el programa esta listo para comenzar a introducir datos. 5

6 PESTAÑA DE HOJA. Cada hoja contiene una pestaña sobre la que puedes hacer clic para ir de una hoja a otra, puedes renombrar las hojas para recordar mejor la información que contiene Del lado izquierdo de las hojas encontramos los botones que permiten desplazarnos a través de las hojas. Primer hoja Hoja anterior Hoja Siguiente Ultima hoja " #" $%"!## CAMBIAR NOMBRE Es importante cambiar el nombre a una hoja de cálculo para que sirva como guía al momento de desplazarnos para buscar información en ellas. Cambiar el nombre es una acción muy sencilla, se logra mediante las siguientes formas: 1. Pulsar doble clic sobre el nombre actual de la hoja (Hoja1) y cuando esté seleccionada, escribe directamente el nuevo nombre, posteriormente pulsa enter para finalizar. 2. Una segunda forma de cambiar el nombre es desde el menú formato + la opción Hoja + cambiar nombre. 3. La tercer forma que puedes usar es la del menú contextual (botón derecho del Mouse) + la opción cambiar nombre. CAMBIAR COLOR A LA ETIQUETA 1. La forma que puedes usar es la del menú contextual (botón derecho del Mouse) + la opción color de etiqueta INSERTAR HOJAS Dos maneras diferentes de hacerlo: 1. Menú insertar + Hoja de cálculo. 2. clic secundario del Mouse y del menú contextual elegir la opción insertar 6

7 ELIMINAR UNA HOJA DE CÁLCULO La forma más sencilla de hacerlo es: 1. Dando un clic derecho del Mouse sobre la hoja que quieres eliminar + la opción eliminar. MOVER Y COPIAR LAS HOJAS DE CÁLCULO En algún momento quizás exista la necesidad de tener que cambiar de ubicación las hojas de calculo, esta operación es muy sencilla porque ya se ha realizado con otras tareas. Sólo de un clic sobre la etiqueta de la hoja y sin soltar arrastre a su nuevo lugar, mientras la hoja se mueve, el Mouse muestra una hoja junto con un triangulo que indican la nueva ubicación. Para duplicar las hojas de cálculo, de un clic sobre ella, seguido presione la tecla ctrl. Y arrastre la hoja al lugar indicado. Para mover una hoja de cálculo a un libro diferente al que se esta trabajando, de clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y elija la opción mover o copiar, acción que mostrara la siguiente ventana: En la sección Al libro indique a que libro desea mover la hoja que ha elegido mover o copiar. Y en la sección antes de la hoja elija el lugar para la nueva hoja, puede elegir antes de la hoja1, de la hoja2, hoja3 o mover al final. La casilla crear una copia dejara una copia en el libro original y enviara una copia al libro destino, en caso contrario, quitará la hoja de su posición original llevándola al nuevo libro de trabajo. INSERCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS. Si mientras escribe la información nota que ha olvidado introducir un dato muy importante, esto no es ningún problema ya que Excel corrige el error dando la facilidad de insertar una fila o columna. Puede hacerlo a través de el menú insertar + hoja de calculo o dando clic derecho sobre la etiqueta de la hoja elija la opción insertar Las filas que se inserten aparecerán en la parte superior, si desea insertar una fila seleccione la fila y después deberá insertarla. Si desea insertar una columna esta se desplazara hacia la derecha, seleccione una columna e inserte una nueva en el menú desde el menú insertar. El numero de columnas y de filas que se inserten dependerá del numero de filas y columnas que se hallan seleccionado. 7

8 OCULTAR HOJAS DE CÁLCULO. Puede ocultar hojas de cálculo para que personas ajenas no vean el contenido, esto también es bien sencillo. 1. Activar la hoja que desea ocultar y dar un clic en el menú formato, elegir la opción hoja y dar un clic en ocultar. Para mostrar las hojas de calculo que ha ocultado tendrá que hacer el mismo procedimiento, pero en esta ocasión deberá elegir la opción mostrar, la cual le mostrará una ventana con una lista de las hojas que están ocultas, elija la que desea mostrar y de un clic en el botón aceptar. #"&" "##"'##""%( Puedes pasear por una hoja o un libro de trabajo utilizando el ratón o el teclado. Puede que encuentres mas conveniente utilizar el ratón para moverte de celda en celda, aunque es mas fácil utilizar varias combinaciones del teclado para cubrir rápidamente varias áreas de la hoja de trabajo, sin embargo, no hay un solo método de hacerlo; debes de utilizar el que te resulte mas cómodo. CAMBIO DE HOJAS CON EL TECLADO MOVIMIENTO Hoja siguiente Hoja anterior TECLADO CTRL + AV. PAG. CTRL +RE. PAG. ATAJOS PARA NAVEGAR POR UNA HOJA DE CÁLCULO. PULSE ESTA TECLA Flecha izquierda Flecha derecha Flecha arriba INTRO Tabulador Mayús. + tab. Pagina arriba Pagina abajo Inicio Ctrl. + flecha arriba Ctrl. + flecha abajo Ctrl. + flecha derecha Ctrl. + fecha izquierda Ctrl. + inicio Ctrl. + fin PARA MOVER Una celda a la izquierda Una celda a la derecha Una celda arriba Una celda abajo Una celda izquierda Una celda a la izquierda Una pantalla hacia arriba una pantalla hacia abajo A la columna A de la fila actual A la celda A1 A la celda A65536 A la celda IV1 A la celda A1 A la celda en que se escribió el primer dato A la celda en que se escribió el ultimo dato 8

9 COMO INMOVILIZAR UNA COLUMNA O FILA. Las hojas de cálculo grandes son difíciles de manejar, especialmente en pantallas de monitores pequeños o de baja resolución. Si nos desplazamos hacia abajo ya no podríamos ver la parte superior de la hoja, esto resulta ser tedioso e implica perdida de tiempo. Con Excel en vez de subir o bajar constantemente podríamos fijar o inmovilizar temporalmente esas cabeceras de columnas y filas de manera que pueda ver en cualquier parte de la fila. Al inmovilizar una fila o columna lo que se hace es dividir una o más ventanas o secciones de ventanas y una de las secciones quedan congeladas, esto quiere decir sin movimiento. Se puede dividir la pantalla hasta en cuatro secciones y se puede movilizar hasta dos de estas. PASOS PARA INMOVILIZAR UNA COLUMNA O FILA. 1. Selecciona la columna o fila que quiera inmovilizar (si son filas selecciona una fila Después y si son columnas selecciona la columna a la derecha. 2. Has clic en el menú ventana, elige inmovilizar ventana. Al inmovilizar una sección horizontalmente se inmoviliza todas las filas por encima de las celdas activas. Al inmovilizar una sección verticalmente, se inmoviliza todas las columnas a la izquierda de la celda activa. COMO MOVILIZAR UNA COLUMNA O FILA 1. Has clic en el menú ventana. 2. Has clic en la opción movilizar paneles. Recuerda que para hacer el cambio debes seleccionar la columna que deseas movilizar. )""" COMO DAR FORMATO AL TEXTO Y A NÚMEROS. Puedes cambiar el aspecto de una hoja de trabajo sin cambiar el valor real. Puedes dar formato al texto y números con los atributos de fuente como: negrita, cursiva, subrayado, para resaltar esos datos y llamar la atención. También puedes aplicar formatos numéricos a los números para arreglar el tipo de información que representa. Cantidades de peso, fechas, decimales, etc. Por ejemplo puedes dar formato a un número para dar quince puntos de decimales o ninguno. COMO CAMBIAR EL ASPECTO DEL TEXTO. 1. Seleccione una celda o rango de celdas que contenga el texto al que desea dar el formato. 2. Dar un clic en el menú formato y elegir la opción celdas. 3. Aparecerá una ventana en la cual elegirá la opción fuente. 9

10 En esta ventana podrá cambiar el tipo, color, tamaño de fuente, etc. Otra opción para cambiar el aspecto del texto es la siguiente. 1. Seleccionar la celda o grupo de celdas a las que desea cambiar el formato. 2. Dar clic derecho sobre la selección y elegir formato de celda, el cual nos llevara a la misma ventana del ejemplo anterior. FORMATO A UN NUMEROS 1. Selecciona una celda o rango que contenga los números que quieres formatear. 2. Haz clic en el menú formato y luego haz clic en celdas. 3. Para seleccionar una categoría según la necesidad de tu trabajo, da un clic sobre una de ellas y haz clic en el botón aceptar. 4. La ventana que se muestra anterior se puede visualizar siguiendo los mismos pasos para dar formato al texto. GENERAL Este es el formato predefinido que utiliza Excel cuando no se especifica ningún otro tipo. Cuando se introduce cantidades numéricas en la hoja, el programa automáticamente asigna este formato, los números los toma como enteros, puede escribir signos de puntuación u otros. NUMERO Este es el clásico para las cantidades numéricas. El cuadro de dialogo permite definir el numero de decimales que tendrán los datos, así como se deben llevar separadores de miles y como se mostraran e imprimirán las cantidades negativas. 10

11 MONEDA Se utiliza para denotar cantidades de pesos, dólares pesetas, euros, etc. Cualquier unidad que sea monetaria. CONTABILIDAD Es muy similar al de moneda, salvo que los signos de moneda, las comas y puntos decimales se alinean a una columna de datos monetario. FECHA Se emplea para registrar fechas en varios formatos predefinidos. Las fechas programadas en Excel van del primero de enero de 1990 hasta HORA Funciona de manera similar a fecha. Se pueden configurar horas con minutos y segundos, presentación de doce horas que incluye AM. O PM. PORCENTAJE Al asignar este formato a una celda o a un rango de celdas que incluyen números, estos se presentar como porcentaje. El 1 será el 100%,.1 se presenta como el 10%,.01 es el 1%,.001 da el.10% y así sucesivamente. FRACCIÓN Los números que contiene decimales se pueden convertir en fraccionarios o sea ½, ¾, etc. CIENTÍFICA Esta opción cambia el formato general de los números de una celda o rango de celdas a notación científica. Es muy útil cuando se tiene que escribir números muy grandes, por ejemplo: 9,200,000 se convierte en un 9.20 E + 06 aplicando el formato científico. TEXTO Sirve para especificar a Excel que tome el contenido de una celda como texto, aunque contenga números o alguna formula matemática. El programa le dará un tratamiento de texto a los datos, de tal manera que aunque se trate de una cantidad numérica, no se puedan realizar cálculos con ella. PERSONALIZADA Esta opción presenta un listado de códigos de formato numérico, de fecha, exponenciales, de porcentaje y otros; muchos de los cuales se encuentran en las opciones anteriores. ALINEACIÓN 11

12 La opción alineación nos conduce a una ficha que presenta diversas opciones para configurar la posición de los textos en las celdas. Para asignar una alineación a cualquier dato de Excel, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos: 1. Seleccionar la celda o el rango de celdas a la cual desea aplicar la alineación. 2. De un clic en el menú formato y elija la opción celdas, posiciónese en la ficha alineación. 3. Elija cualquier posición para sus datos, entre las cuales están: de menos 90 a 90 grados, centrar, superior, inferior, justificar, rellenar, etc. EJEMPLO DE ALINEACIONES DE TEXTO. Cuando se requiere de alguna alineación de algún tipo de dato, puede surgir la necesidad de llevar a cabo una combinación de celdas (unión de dos o más celdas para convertirlas en una sola). PASOS PARA COMBINAR UNA CELDA. 1. Seleccionar el rango de celdas que desea combinar (convertir en una sola celda). 2. Dar un clic en el icono combinar que se encuentra en la barra de formato. TRAMAS Si la información de la hoja de calculo se nota aburrida se puede colorear o dar formato a los datos de tal manera que se cambie su apariencia. Una de las formas para personalizar el contenido de las celdas es aplicar tramas, que consiste en asignar un color para cada celda. Cómo aplicar una trama a una celda o a un grupo de celdas. 1. Seleccionar la celda o el rango de celdas a las que desea aplicar la trama. 2. Dar un clic en el menú formato y elegir la opción celdas. 3. Se abrirá la ventana formato de celdas donde se deberá activar la pestaña tramas. 4. Elige un color, y al final da un clic en aceptar. 12

13 BORDES Los bordes, como ya lo hemos manejado en el programa anterior, debes recordar que son líneas que fluyen alrededor e interior de alguna tabla. En esta ocasión los bordes fluirán alrededor de una celda y cuando sea una selección de un rango de celdas los bordes estarán en el interior del rango. Cómo aplicar una trama a una celda o a un grupo de celdas. 1. Seleccionar la celda o el rango de celdas a las que desea aplicar los bordes. 2. Dar un clic en el menú formato y elegir la opción celdas. 3. Se abrirá la ventana formato de celdas donde se deberá activar la pestaña Bordes. 4. Elige un color y estilo para el borde.! 13

14 " Introducir datos en Excel resulta fácil, pero tenemos que saber a que tipo de dato corresponde la información que se esta introduciendo en cada una de las celdas. Exciten tres tipos básicos de datos de celda. Las etiquetas, los valores y las formulas. VALORES CONSTANTES.- todo tipo de datos que escribamos directamente ya sea texto o números. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o borremos, puede ser un número, una fecha, un texto, una hora, etc. Dentro de este tipo de valores encontramos dos: VALOR NUMERICO.- Es un número que introduces en una celda. Excel sabe incluir los valores en sus cálculos, para introducir los valores de modo rápido y fácil, se pueden formatear una celda, un rango de celdas, una fila o una columna con un formato de relación numérica. Por ejemplo si necesitas introducir $693 en una celda, puedes formatear la celda como moneda con el signo de pesos y dos puntos decimales. Así en vez de introducir $ introduces 693 y luego pulsas enter. Excel posee los valores numéricos en formato general, es decir que podemos escribir un numero como si separadores de miles y Excel lo dejara tal y como lo hemos escrito. Si el valor no cabe en la celda se visualizaran los signos ########. Pero no es nada de lo que debamos preocuparnos ya que esto se puede remediar cambiando el ancho de la columna, para poder visualizar todas las cifras. Si deseamos introducir un numero y que Excel lo tomo como un texto debemos anteponer al numero el signo del apostrofe ( ). Ejemplo año de ventas anuales. Se puede usar el signo (-) para indicar cantidades negativas. Estas se pueden indicar también entre paréntesis. VALOR DE TEXTO.- un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no considera como un número. Podemos introducir directamente los caracteres en la celda. Los textos pueden ajustarse, es decir alinearlos al centro, a la derecha, a la izquierda, etc.) )#" Una formula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. La formula que utilice debe empezar siempre por el signo =(igual). El resultado de una formula aparece en la celda donde se ha introducido. Al trabajar con formulas necesitara utilizar operadores, para que realicen la 14

15 operación que se desea, la siguiente tabla muestra los diferentes operadores para trabajar con formulas. Operadores aritméticos OPERADOR OPERACIÓN EJEMPLO + SUMA A+B - RESTA A-B * MULTIPLICACIÓN A*B / DIVISIÓN A/B ^ POTENCIA A^B Operadores de comparación o relacionales = IGUAL A=B <> DIFERENTE A<>B > MAYOR QUE A>B < MENOR QUE A<B >= MAYOR O IGUAL A>=B <= MENOR O IGUAL A<=B De Texto & concatenación A&B El operador de texto sirve básicamente para unir cadenas de texto y obtener un nuevo valor a partir de esa unión. Por ejemplo: HOLA&A TODOS = HOLAA TODOS. Podemos clasificar las formulas de la siguiente manera: Formula por valores constantes Cuando se utilizan números o valores que no cambiaran, que siempre tienen el mismo valor. Por ejemplo: si se desea hacer la suma de las cantidades: 1,000.00, 2,500.00, 3,700.00, la formula seria: = Formula por referencias Cuando se utiliza los nombres de las celdas en vez de los valores constantes. Por ejemplo: =c4+c5+c6, el contenido de la celda c4 es 1000, de c5 es 2500 y de c6 es 3700 =c4*d4 (es decir el valor de estas celda, es igual al producto del contenido de la celda c4 por el contenido de la celda d4). El contenido de la celda aparece en la barra de formula. Y el resultado en la celda donde se introdujo la formula. 15

16 ( Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas en Excel para utilizar la creación en una hoja de cálculo, estudiando la sintaxis de esta así como el uso del asistente para funciones herramienta muy útil cuando no conocemos las funciones existentes, o la sintaxis de esta. Una función es una formula ya escrita y preparada para realizar cálculos y simplificar el uso de formulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones. Imagínate sumar un rango de 200 celdas con una formula del tipo =A1+A2+A3+A4+ Existen funciones que realizan complejos cálculos financieros, estadísticos, matemáticos, etc., etc. Y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una formula. Las funciones al igual que las formulas, deben comenzar con el signo igual, además no debe haber ni un solo espacio entre los caracteres que forman toda la función. Ejemplo de la función suma =SUMA(A1:A200) : operador que nos indica un rango de celdas, en el ejemplo indica todas las celdas incluidas entre las celdas a1y c8, así la función anterior seria equivalente a todos los valores contenidos desde a1hasta c8. AUTOSUMA En ocasiones para algunas personas tener que escribir la función resulte tedioso o aburrido por lo cual se inclinan mas a la utilización al comando de la función auto suma que se encuentra en la barra estándar. Hay dos formas de utilizar este comando. 1. Escribe las cantidades en sus respectivas celdas, después ubica el cursor una celda después de la ultima cantidad que tecleaste, ahí es donde aparecerá el resultado. Posteriormente da un clic en el comando auto suma y presiona la tecla enter, obtendrás el resultado. 2. Escribe las cantidades en sus respectivas celdas, después selecciona todas las celdas que contiene los valores que deseas sumar, da un clic en la opción auto suma y el resultado aparecerá en la ultima celda que haya quedado seleccionada. 16

17 Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de función o cálculo que realice, hay funciones matemáticas, trigonometricas, estadísticas, financieras, de textos, de fechas y hora, lógica, de base de datos, de búsqueda de información. REALIZAR UNA SUMA CON LA HERRAMIENTA INSERTAR FUNCION DE LA BARRA DE FORMULAS Vea con el alumno las funciones mas importantes CREACIÓN DE GRÁFICOS Cuando estén listos para compartir datos con otros una hoja de trabajo puede no ser la forma más efectiva de presentar la información. Una página llena de números aun cuando tenga un formato atractivo puede ser difícil de entender y llegar hacer aburrido. Para ayudarte a presentar la información de una forma más atractiva y además más entendible, Excel facilita la creación y la modificación de gráficos basados en los datos de una hoja de cálculo. CONCEPTOS Un grafico también llamado grafo es una representación visual de datos seleccionados de la hoja de trabajo. Un grafico bien diseñado llama la atención del lector hacia los datos importantes ilustrando tendencias y resaltando relaciones significativas entre los números. 17

18 Excel genera gráficos basándose en los datos que selecciona y el asistente para gráficos facilita la selección del mejor equipo de gráficos, los elementos de diseño y los mejores formatos de equipo de información COMO ELEGIR EL TIPO ADECUADO DE GRÁFICOS Al crear un grafico en Excel, puedes elegir entre varios tipos de gráficos, cada hoja de cálculo con su respectiva información proporcionara los datos y el grafico se encargara de interpretar la información de una manera distinta. Por ejemplo, un grafico circular es estupendo para comparar partes de un todo tales como porcentaje regionales del total de ventas, mientras que un grafico por columnas es mejor para la presentación del rendimiento de las distintas regiones de ventas a lo largo de un año. Aunque existe ciertas relaciones cada tipo de grafico se adecua mas a los datos que se presentan si las elecciones de formatos clarifican la información. A veces, un grafico 3-D (Tercera Dimensión), de gran colorido es justo lo que necesitas para llamar la atención a un cambio importante, otras veces los efectos visuales podrían ser, una distracción o lograr que la presentación del grafico sean extravagante. PASOS PARA LA CREACIÓN DE UN GRAFICO. 1. Primeramente deberás tener ya los datos en tu hoja de cálculo. Selecciona los datos de rango de parámetros que quieres incluir en el grafico. 2. Los datos seleccionados se añadirán al grafico automáticamente. Posteriormente de un clic en el menú Insertar y elija la opción gráficos que podrán identificarlo con el siguiente icono que también podrá encontrarlo en la barra estándar. 3. Aparecerá el asistente paragraficos quien lo guiara el la elaboración del mismo. La ventana del asistente es la siguiente: 18

19 4. Elija el tipo de grafico, de un clic presionar para ver muestra vera el ejemplo de cómo quedaría el grafico finalmente, si esta convencido de un clic en el botón siguiente. 5. El grafico que se ha elegido en este ejemplo es un grafico de columnas sencillo, esta ventana permitirá elegir la presentación del grafico ya sea por columnas o por filas, elija la adecuada. 19

20 6. En la siguiente ventana deberá indicar el titulo11 del grafico, los ejes de división, la leyenda, los rótulos y tablas de datos. 7. En la siguiente ventana indique si el grafico que a formado lo desea en la misma hoja donde se encuentra los datos o en una hoja nueva que mismo Excel la creara. 8. Finalmente de un clic en la opción finalizar y el grafico que dará creado según las características que ha elegido y en lugar que usted mismo habrá seleccionado. 20

21 PAPAYA $60, PLATANO $50, $40, $30, COCO PIÑA MANDARINA NARANJA $20, LIMON $10, MANGO $- ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO SANDIA GUAYABA ESTE ES UN EJEMPLO DE UN GRAFICO YA CREADO Y MODIFICADO LA PRESENTACIÓN. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA Para aplicar un encabezado y pie de página en Excel siga los siguientes pasos: 1. Ubique el menú ver, elija la opción encabezado y pie de pagina. 21

22 En la siguiente ventana puede elegir las opciones del programa, como pagina 1, ruta de almacenamiento del archivo, etc. O puede personalizar su encabezado dando un clic en el botón personaliza encabezado (se puede agregar fecha, hora, numero de página, elegir el tipo de fuente, tamaño o simplemente escribir lo que se desea como encabezado), también puede personalizar el pie de pagina. Recuerde que a diferencia de Word Excel no muestra el encabezado en el área de trabajo, únicamente podrá visualizarlo en la vista preliminar. COMENTARIOS Un comentario en Excel, sirve para agregar una nota o información extra dentro de una celda, puede agregarlo desde el menú insertar, eligiendo la opción comentario. Ejemplo de Ejemplo de una celda con comentario. AUTO FILTROS Puede ser difícil trabajar con una lista que contiene numerosos registros, a no ser que pueda reducir la vista de la lista cuando sea necesario. Por ejemplo, antes de buscar por todo una lista de inventario es posible que quieras buscar un articulo en especifico en la practica se realizo con una lista de empleados, es muy posible que quieras ver los registros de acuerdo al puesto. La característica auto filtro crea una lista de los elementos encontrado en cada campo. COMO UTILIZAR EL AUTO FILTRO 1. Has clic en cualquier parte del área de referencia de la lista 2. Has clic en el menú datos, selecciona filtro y luego has clic en auto filtro. 3. Has clic en la flecha desplegable del campo para indicar lo que quieres buscar. 4. Has clic en el menú datos, apunta a filtro y luego has clic en auto filtro para desactivar auto filtro y volver a mostrar todos los registros de la lista. 22

23 Aparece una flecha desplegable a la derecha del nombre del campo. CREACIÓN DE BÚSQUEDA COMPLEJAS Hay muchas ocasiones en las que querrás buscar registros que cumplen criterios múltiples. Por ejemplo puede que quieras ver los salarios quincenales que sean igual a 800. Utilizando la característica auto filtro y la opción personalizar puedes crear búsquedas complejas. Se utilizan los operadores lógicos para medir si el elemento de un registro cumple con los criterios relacionados. También puede utilizar las condiciones lógicas de Y / O par unir criterios múltiples dentro de una única búsqueda. El resultado de cualquier búsqueda es verdadero o falso si un campo concuerda con criterios, el resultado es verdadero. La condición O requiere que un solo criterio sea verdadero para que un registro cumpla los requisitos. En cambio la condición Y requiere que ambos criterios de la búsqueda sean verdaderos para que cumpla los requisitos. COMO REALIZAR UNA BÚSQUEDA CON AUTO FILTRO PERSONALIZADO 1. Has clic en la flecha desplegable del campo. 2. Elige la opción personalizar, en la cual aparecerá una ventan como esta. 23

24 3. Has clic en la flecha desplegable puesto y luego selecciona un operador lógico. 4. Has clic en la flecha desplegable (a la derecha) y luego selecciona un campo. 5. Has clic en la opción Y u O. 6. Has clic en la flecha desplegable (a la izquierda) y luego selecciona un campo. 7. Has clic en la flecha desplegable (a la derecha) y luego selecciona un campo. 8. Has clic en aceptar 24