Introducción La hoja de cálculo Excel.

Transcripción

1 Curso Excel Básico 2003 Introducción Introducción La hoja de cálculo Excel. Distinguir las partes de la ventana de Excel, definición y explicación de las características de Excel así como iconos útiles en las barras de herramientas. La ventana de Excel. Barra de título Barra de menú Barra de herramientas Barra de formato Barra de fórmulas Celda activa Columnas Filas Barras de desplazamiento Flechas de desplazamiento Hojas del libro Barra de dibujo Para abrir la ventana de Excel con un libro nuevo, podemos seguir dos maneras: Inicio Todos los programas Microsoft Office Excel. Click en el botón derecho sobre el escritorio Nuevo Hoja de cálculo Microsoft Excel. Definición de Excel Excel es una aplicación incluida en Microsoft Office, consiste en un libro, que se guarda con la extensión.xls, que contiene tres hojas que pueden ser eliminadas o aumentadas, en estas hojas es donde trabajamos. Las columnas son las encabezas por letras y pueden llegar hasta 256. Las filas 1

2 Curso Excel Básico 2003 Introducción están en sentido horizontal numeradas del 1 al como límite. Las celdas son el cruce entre las filas y las columnas, el número de celdas se obtiene multiplicando la cantidad de filas por las columnas. El rango es la selección de un conjunto de celdas sobre la que vamos a aplicar cualquier opción. Para seleccionar pinchamos en una celda y sin soltar (el cursor está en forma de cruz blanca), lo llevamos hasta otra celda de la selección que necesitemos. Para escribir un rango de celda ponemos la letra (columna) y el número (fila) de una o más celdas separadas por dos puntos. A continuación tienes un ejemplo de rango y su rango de celdas escritas, pueden ser escritas en letras mayúsculas o minúsculas: A1:C3 Los datos que usamos en una celda son de tipo: texto, número, fechas, fórmulas, etc. Hay que fijar el tipo de datos para que el programa lo distinga automáticamente en nuevos datos del mismo tipo que incluyamos en la celda. La diferencia entre referencias absolutas y relativas es el uso del símbolo dólar ($), que fija una celda. Si una celda no está con éste símbolo es una celda relativa. Para escribir el símbolo $ pulsamos ALT + 4 (encima de las letras del teclado): $A$1:$C$3 Barra de fórmulas. Celda seleccionada. Cancela el dato introducido. Abre el menú de fórmulas que incluye Excel. Confirma el dato introducido. Contenido de la celda. Insertar filas. Podemos insertar filas seleccionando la fila pulsando en el número de la fila inferior de dónde queremos que se incluya la nueva fila. Abrimos el menú Insertar Filas, y aparecerá una por encima de la seleccionada. Insertar columnas. Para ello seleccionamos la columna a la derecha de donde queramos que aparezca la nueva columna. Abrimos el menú Insertar Columnas, se incluye la columna en la izquierda de la seleccionada. Insertar Hoja de cálculo. Menú Insertar Hoja de cálculo. 2

3 Curso Excel Básico 2003 Introducción Eliminar filas, columnas u hojas. Hay tres maneras de poder eliminar filas o columnas. Seleccionamos la columna o fila, menú Edición Eliminar. Seleccionamos en el número o letra de fila o columna, botón derecho del ratón y Eliminar. Pinchamos en una celda que esté en la fila o columna a eliminar, hacemos click con el botón derecho del ratón y eliminar Toda la fila ó Toda la columna. Para el caso de hojas nos situamos con el cursor sobre la pestaña de Hojas de libros y con el botón derecho elegimos Eliminar. Eliminar celda. Con eliminar celda borramos su contenido, para ello pinchamos en la celda con el botón derecho Eliminar, se puede escoger Desplazar las celdas hacia la izquierda, con lo que borramos la celda que tenemos seleccionada. O Desplazar las celdas hacia arriba y con ello eliminamos la celda que tenemos seleccionada en esa columna. Mover. Se puede mover celdas un rango con sencillas, tenemos que seleccionar y con el cursor acercarnos a un borde de lo seleccionado, el cursor aparece con una cruceta con flechas en los extremos y movemos sin soltar el botón del ratón a otra celda. Esto es útil si queremos intercambiar columnas o filas, en ese caso tendríamos que mover ambas y colocarlas donde queremos que estén. Vista preliminar. Con esta opción podemos ver el ajuste del documento con respecto a los márgenes de la hoja antes de imprimir. Para abrir su ventana: Abrimos el menú Archivo Vista preliminar. Configurar página. Ajustaremos a nuestra preferencia las opciones que se ven en la imagen: 3

4 Curso Excel Básico 2003 Introducción Para abrir la ventana, desplegamos Archivo Configurar página. En este cuadro definimos las características de los márgenes. Iconos útiles en la barra de herramientas Nuevo. Abre un libro en blanco. 2.- Abrir. Abre un libro guardado. 3.- Guardar. Guarda el libro y todos los cambios que vayas realizando (aconsejable para no perder información). 4.- Imprimir. Imprime el documento en un una hoja. 5.- Vista preliminar. Visualiza el documento antes de imprimir. 6.- Cortar. Copia el formato y datos de una celda. Dicha celda quedará vacía cuando peguemos en otra celda. 7.- Copiar. Duplica el formato y contenido de una celda. Los datos copiados seguirán estando en esa celda cuando peguemos en otra. 8.- Pegar. Pega la celda copiada o cortada en otra. 9.- Copiar formato. Copia el formato de una celda y pinchando en otra, pega automáticamente Deshacer. Deshace los últimos cambios realizados Rehacer. Rehace los últimos cambios deshechos. 4

5 Formatos Formatos

6 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 FORMATO DE CELDAS... 6 Descripción... 6 NÚMERO... 6 Tipo Número... 6 Tipo Moneda... 7 Tipo Fecha... 8 Tipo Hora... 8 Tipo Porcentaje... 8 Tipo Personalizada... 9 ALINEACIÓN... 9 Alineación del texto... 9 Orientación Control de texto FUENTE BORDES TRAMAS ICONOS EN LA BARRA DE FORMATO Número Alineación Fuente Bordes Tramas... 14

7 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 Unidad 1 Objetivos Cambiar los formatos de una celda o de un rango así como sus bordes. FORMATO DE CELDAS Descripción Opciones de celda tales como, Número, Alineación, Fuente, Bordes y Tramas aplicadas al contenido y al borde de la celda. Abrimos el menú Formato Celdas, y se mostrará la siguiente ventana: Número. En esta opción cambiamos el formato de los números. Todas las cifras que escribimos sin formato son de tipo general. Con este apartado explicaremos los tipos Número, Moneda, Fecha, Hora, Porcentaje y Personalizada. Tipo Número Nos ofrece las posibilidades de poner decimales a la cifra, usar separador de miles o que sea un número negativo. Hacia arriba para aumentar y al contrario para disminuir. Usando estos selectores fijamos los decimales. 6

8 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 Con este tic aparecerá el número representado en miles, si no lo queremos pincharíamos con el cursor en el recuadro. Junto a la imagen hay un ejemplo de un número con separador de miles y dos decimales. Después de cada parámetro que marquemos seleccionamos Aceptar. Tipo Moneda Establecemos el símbolo de la moneda con el que vayamos a trabajar, estará después de la cantidad. Un ejemplo de cifra con símbolo euro y los decimales: Abriendo el desplegable y con la barra de desplazamiento escogeremos entre gran cantidad de símbolos. También encima de esta opción se encuentra el parámetro Posiciones decimales. 7

9 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 Tipo Fecha Tan sólo hay que escoger el tipo de apariencia en que queremos que se muestre la fecha. Un ejemplo de fecha: Tipo Hora El cuadro de selección de tipo de hora es similar al de fecha, sólo tenemos que escoger el tipo de aspecto de hora. Un ejemplo de tipo de hora: Tipo Porcentaje En la ventana tan sólo podemos escoger el número de decimales que llevará el número en porcentaje. Un ejemplo de porcentaje sin decimales: 8

10 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 Tipo Personalizada Permite que elijas una base de las que se encuentran en el desplegable Tipo y lo cambies a un aspecto propio. A continuación mostramos un ejemplo: Marcamos este tipo y en vez de la segunda almohadilla queremos que aparezca un 5. Hemos escrito 137 pero en la celda está la cifra con el 5 respetando el tipo establecido Los demás tipos son sencillos, cada uno tienes sus características que tú mismo puedes consultar. Alineación En estas opciones ajustaremos las características en las que escribiremos el texto en la celda, como la alineación horizontal y vertical, el control de texto y combinar un rango de celda. Alineación del texto En horizontal tenemos general, izquierda, centrar, derecha y justificar como las que se usan con más frecuencia. Y en vertical superior, centrar, inferior y justificar. 9

11 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 Ejemplo de texto en celda centrado en horizontal y superior en vertical: En una celda para escribir debajo de una frase o palabra pulsamos ALT + Intro Orientación Es la inclinación del texto. Para definirla hay que pinchar en el rombo rojo y sin soltar movemos en la dirección que queramos ó indicar en la casilla Grados la inclinación en grados. Ejemplo de texto orientado: Control de texto Ajustar texto sirve para cuando el contenido no entra en la celda y lo deja en dos filas. Reducir hasta ajustar empequeñece el texto para que no varíe el tamaño de la celda. Pero para ajustar la celda al contenido podemos hacerlo manualmente de esta manera: Nos situamos en la línea central entre las letras de columna, pinchamos y sin soltar movemos el largo de la celda. 10

12 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 En las filas podemos hacer la misma operación. Para combinar celdas hemos de seleccionar un rango y activamos esta opción en Alineación: Fuente Daremos formato al texto definiendo el tipo de fuente, estilo, tamaño y otras opciones como el subrayado y color. Vamos estableciendo las opciones que prefiramos. En vista previa vemos el resultado de lo que fijamos. Pulsamos Aceptar. Fuente es el tipo de letra con que escribimos. Estilo, la forma que lleva. Un ejemplo de contenido con fuente Book Antiqua, fuente negrita, tamaño 12, subrayado simple y color verde: Bordes Establecemos los bordes de la celda o el rango de ellas. Escogemos el estilo de línea y color si lo queremos. 11

13 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 Seleccionamos los recuadros de las líneas que precisemos o bien con el cursor dentro del recuadro en blanco. Pulsamos Aceptar. Ejemplo de celda con borde a formatear: Tramas Las tramas son el color de fondo de la celda. Escogemos el color y pulsamos en Aceptar. Desplegando la opción tramas podemos utilizar un tapiz de fondo y aplicarle un color. A continuación tienes ejemplos de una trama y otra de fondo de celda con tapiz: 12

14 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 Iconos en la Barra de Formato Mostraremos los iconos con los que se pueden realizar de una manera rápida las opciones explicadas en los distintos apartados. Número De izquierda a derecha son: Estilo moneda. Coloca dos decimales y el símbolo. Estilo porcentual. Sitúa el símbolo % junto al número y le añade dos ceros. Estilo millares. Aparece el número decimal con dos ceros. Euro. Deja el número en forma de euro. Aumentar decimales. Añadimos un 0 cada vez que pinchamos en él. Disminuir decimales. Al contrario que el icono anterior. Alineación De izquierda a derecha: Alineación izquierda. Alineación centrada. Alineación derecha. Combinar y centrar celdas. Fuente Con este desplegable elegiremos un tipo de fuente. Desde este desplegable escogemos el tamaño de la fuente. Al abrir esta opción elegimos el color de fuente. El resto de botones corresponden a, de izquierda y derecha: Negrita. Cursiva. 13

15 Curso Excel Básico 2003 Unidad 1 Subrayado. Bordes Pulsamos en el botón del lado en el que queremos los bordes. No podremos cambiar el color de borde. Tramas Color de relleno. Escogemos entre la variedad de colores para poner un fondo de celda. 14

16 Relleno y datos Relleno y datos

17 Curso Excel Básico 2003 Unidad 2 FORMATOS, RELLENAR Y DATOS Descripción FILA Alto Autoajustar Ocultar y mostrar COLUMNA HOJA Cambiar Nombre Ocultar y Mostrar Fondo Color de etiqueta RELLENAR Series En sentido ORDENAR FILTRO BARRA DE HERRAMIENTAS... 22

18 Curso Excel Básico 2003 Unidad 2 Unidad 2 Objetivos Complementar las opciones que ofrece el menú Formato y utilizar algunas características para los datos de las celdas. FORMATOS, RELLENAR Y DATOS Descripción Ampliar las opciones del menú Formato en fila, columna, y hoja de cálculo. Rellenar series y ordenar en orden ascendente y descendente la información. Para abrir el menú de los formatos de fila, columna y hoja que vamos a comentar abrimos el menú Formato: Los desplegables en Fila y Columna son similares, fijaremos el alto, el ancho y autoajustar. En Hoja cambiamos el nombre de la hoja, la ocultaremos y mostraremos y pondremos fondo o color de etiqueta si lo queremos. Fila Alto Podemos determinar manualmente el alto, para ello hay que tener la fila o una celda seleccionada, seguir el camino que se ve en la imagen para llegar a Alto de fila, lo seleccionamos y entonces aparece el siguiente cuadro: En la casilla donde se escribe el número, ponemos uno a preferencia Es apropiado si vamos a escribir un título o encabezado de columna con letra grande. 16

19 Curso Excel Básico 2003 Unidad 2 Autoajustar Si queremos devolver el alto normal a una fila, seguimos el camino hasta Autoajustar fila que se ve en la imagen inicial. Lo seleccionamos y automáticamente, la fila aparece con su alto habitual. Mostraremos esto con el ejemplo del apartado anterior: Ocultar y mostrar Para ocultar una fila hay que seguir el camino hasta Ocultar en el desplegable de Fila y una vez lo hemos seleccionado se verá de la siguiente manera: En el caso de que ocultemos una fila por error o que la hayamos ocultado por preferencia, volveremos a mostrarla de las siguientes maneras: Formato Fila Mostrar sin haber cambiado a otra celda, si no podemos pulsamos en deshacer. Situar el cursor entre la fila anterior y siguiente a la que hayamos ocultado y cuando apreciemos que hay una línea vertical con flechas en los extremos con dos líneas en medio, pulsamos dos veces el botón del ratón o pulsamos sin soltar y arrastramos. Columna Lo que varía aquí es Autoajustar a la selección. Cuando estamos escribiendo más de lo que puede contener una celda usamos esa opción: 17

20 Curso Excel Básico 2003 Unidad 2 Hoja En este desplegable se nos ofrece las opciones de Cambiar nombre, Ocultar, Mostrar, Fondo y Color de etiqueta. Cambiar Nombre Cambiamos el nombre a la hoja en la que estemos trabajando siguiendo el camino hasta Cambiar nombre en la imagen superior y seleccionamos dicha opción. Aquí escribimos el nombre que queramos para la hoja. Ocultar y Mostrar Teóricamente es similar al apartado Fila, pero para mostrar tan sólo hay que llegar hasta Mostrar y aparecerá el cuadro mostrar, seleccionamos aceptar y veremos la hoja que teníamos oculta. 18

21 Curso Excel Básico 2003 Unidad 2 Fondo Es posible poner un fondo a toda la hoja. Si lo incluimos, tenemos que procurar que el contenido de la hoja se pueda ver sin problemas. Para poner un fondo vamos a menú Formato Hoja Fondo. Veremos una ventana como la siguiente: Seguimos la ruta hasta alguna imagen que tengamos en nuestros archivos, la seleccionamos y pulsamos en aceptar. Color de etiqueta Esto sólo es para la imagen de la etiqueta. El nombre de la etiqueta también puede formatearse en el menú Formato. Para ello llegamos hasta Hoja Color de etiqueta y seleccionamos un color. 19

22 Curso Excel Básico 2003 Unidad 2 Rellenar Cuando queremos completar una fila o columna con datos como una escala numérica o el mismo contenido de celda utilizamos rellenar. Series Tenemos que tener un dato en una celda y un rango seleccionado. Vamos a Edición Series y aceptamos: Rellenar La opción Tendencia y tipo Cronológica sirven para lo mismo. Geométrica y autorellenar completan con el mismo dato de la celda. En sentido Se rellena con el mismo dato de la celda en un rango. 20

23 Curso Excel Básico 2003 Unidad 2 Ordenar Sirve para dar un orden a los datos, por ejemplo una lista de nombres. Para abrir el cuadro de ordenar vamos a Datos Ordenar. Dando a aceptar vemos estos datos ordenados por nombre. El orden descendente lo ordenaría al revés. Se puede ordenar por otras columnas abriendo los desplegables. Filtro Cuando es necesario trabajar con una gran cantidad de datos, recurrimos a Filtros para controlarlos y buscar los que necesitemos. Para abrir esta opción hemos de tener una tabla completa seleccionada y vamos al menú Datos Filtro Autofiltro. 21

24 Curso Excel Básico 2003 Unidad 2 Estos son los botones de filtro. Pulsamos en ellos y aparecen las opciones. Como se ve se puede filtrar, si elegimos uno de los contenidos de dicha columna aparecerán sólo los datos correspondientes a esa fila. Si desactivamos la opción Filtro retomamos la tabla normal. Barra de herramientas En dicha barra sólo encontramos el icono Orden ascendente y Orden descendente. Sencillamente con el rango seleccionado, seleccionamos el icono que necesitemos. Usando el ejemplo anterior, pulsaremos el botón descendente y veremos que lo hace automáticamente. 22

25 Funciones Funciones

26 Curso Excel Básico 2003 Unidad 3 FUNCIONES BÁSICAS Descripción MATEMÁTICAS Operaciones Operaciones combinadas Asistente de fórmulas. Funciones Matemáticas ESTADÍSTICA Operaciones BÚSQUEDA Funciones de búsqueda LÓGICAS Función SI Función Y Función O Funciones SI, Y u O anidadas

27 Curso Excel Básico 2003 Unidad 3 Unidad 3 Objetivos Utilizar las opciones de Fórmulas para realizar cálculos básicos y de lógica. FUNCIONES BÁSICAS Descripción Utilizar las funciones de matemáticas (suma, resta, producto y división), estadística (promedio, máximo, mínimo, moda y mediana), búsqueda (buscarv, buscarh) y lógicas (SI, Y y O). Para realizar cálculos y que la aplicación complete información automática. Para realizar estas operaciones o cualquier otra, se puede hacer escribiendo las fórmulas en las celdas o la barra de fórmulas, o usando la ventana de Insertar función. En la imagen está la ruta que hay que seguir para abrir esta opción. Explicaremos las funciones en la barra de fórmulas, lo que escribamos ahí será lo mismo que hay que poner en la celda en la que queremos que aparezca el dato y a su vez mostraremos cómo utilizar el asistente de fórmulas que es útil cuando la fórmula es muy compleja. Existen unas condiciones para utilizar las fórmulas: Los paréntesis abren y cierran la expresión de la función, introdúzcalos sin dejar espacios ni antes ni después. No se usan puntos para los millares. Los argumentos es la parte interna de los paréntesis. Puedes escribir el número contenido en la celda o la letra y el número de la celda. Una fórmula puede ser un argumento sencillo o una combinación de ellas, en ese caso se trata de una función anidada. 24

28 Curso Excel Básico 2003 Unidad 3 Para arrastrar una fórmula hacia un sentido, situamos el cursor en la esquina inferior derecha de la celda (el cursor aparece en forma de cruz negra), y arrastramos hasta completar el rango que necesitemos. Como hemos comentado las fórmulas pueden escribirse de distintas maneras. En el caso de las fórmulas matemáticas se puede escribir el tipo de operación seguido del argumento, o bien las celdas con el signo de la operación entre ellas dentro del argumento. Cuando hemos escrito mal una fórmula, el programa envía mensajes indicándolo. Entre los más frecuentes se encuentran estos: # VALOR!# Un dato de referencia está equivocado. ###### El dato excede de la celda. # DIV/0! Se intenta dividir un número entre cero. # NUM! Hay escritos valores numéricos que no sirven. # NOMBRE? Excel no reconoce el valor de la fórmula. # NULO! Figura una intersección de dos áreas que no se cruzan. #N/A Un valor no está disponible. Matemáticas Operaciones Operación Signo Forma de la función Suma + =SUMA(celda;celda; ) Se usa también el botón de autosuma, se selecciona el rango y se pulsa el icono Resta - =celda número-celda número Producto * =PRODUCTO(celda número;celda número) División / =celda numerador/celda divisor Si escogemos un rango de celdas recuerda separarlo por dos puntos. Suma. Producto. Res ta. División. 25

29 Curso Excel Básico 2003 Unidad 3 Operaciones combinadas Si no incluimos paréntesis, se realizará la operación con el orden jerárquico de las operaciones. Asistente de fórmulas. Funciones Matemáticas Realizaremos un ejemplo con una operación sencilla para explicar su uso. Abrimos el asistente desde Insertar Función o en el botón Insertar función en la barra de fórmulas. Aparece el cuadro mostrado en la página 24. Seleccionamos el tipo de categoría en el desplegable y la función. Damos en aceptar. Para este ejemplo usaremos una función de suma. Se puede introducir el dato en la casilla en blanco, pulsando en estos cuadrados elegiremos la celda. Cuando seleccionamos una celda aparece ya en argumentos de función. 26

30 Curso Excel Básico 2003 Unidad 3 Pinchamos en el cuadro con la flecha roja para volver al asistente y repetimos la operación con el siguiente número. Pulsamos en aceptar. Estadística Calcular un valor estadísticas. de un conjunto. Para calcular un dato de un conjunto, usamos las funciones Operaciones Promedio. Es el resultado de la suma de todos los números de un rango dividido entre el número de ellos. La expresión es la siguiente. =PROMEDIO(primera celda;última celda) Mínimo. Muestra el valor más pequeño de un conjunto. La expresión es la siguiente: =MIN(primera celda:última celda) Mediana. Muestra el valor que se encuentra en el centro del conjunto. La expresión es la siguiente: =MEDIANA(primera celda:última celda) Máximo. Muestra el valor máximo de un conjunto. La expresión es la siguiente: =MAX(primera celda:última celda) Moda. Muestra el valor más común en todo el conjunto. La expresión es la siguiente: =MODA(primera celda:última celda) P romedio. Máximo. 27

31 Curso Excel Básico 2003 Unidad 3 M ínimo. Moda. Mediana. Búsqueda Estas funciones extraen un valor de una tabla, fila o columna y una matriz. Funciones de búsqueda BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se desplaza a través de la fila para devolver el valor de una celda. La sintáxis de la fórmula es esta: =BUSCARV(valor buscado;matriz buscar en;indicador de búsqueda) Valor buscado: Es el valor que queremos que busque en la columna de la matriz. Puede ser cualquier tipo de dato. Matriz buscar en: Es la tabla donde está el dato que necesitamos. Se utiliza la referencia del rango o un nombre de este. Indicador de columnas: Es la columna donde se encuentra el dato que debe devolver. En este ejemplo queremos que devuelva el número de cuotas de José. En este caso Valor buscado es A4, Matriz buscar en es A1:C7 e indicador de columnas es 2. 28

32 Curso Excel Básico 2003 Unidad 3 BUSCARH Busca en la primera fila de una matriz y se desplaza hacia abajo en la columna para devolver el valor de una celda. La sintáxis de la fórmula es la siguiente: =BUSCARH(valor buscado;matriz buscar en;indicador filas) Valor buscado: En BUSCARH el valor buscado está en la fila. Matriz buscar en e indicador filas tienen el mismo fin que BUSCARV. En la fórmula B2 es la fila donde está el valor, A2:D7 es el rango de búsqueda y 6 es la fila donde se haya el dato que queremos que muestre. En este caso la edad de Ana. Lógicas Comprueban los valores y establecen condiciones. Hay símbolos determinados que usamos en las condiciones, valores verdaderos o falsos de éstas fórmulas: Símbolo Significado < Menor que > Mayor que = Igual <> Distinto de Espacio en blanco. --- Lo que contiene una celda. Función SI Da un valor si la condición es verdadera o falsa. Sintáxis: =SI(prueba lógica;valor si verdadero;valor si falso) En el ejemplo le estamos diciendo que si el valor contenido en la celda A2 es menor que 12 devuelva niño si no (;) adulto. 29

33 Curso Excel Básico 2003 Unidad 3 Para realizar una función anidada con SI (con un máximo de siete veces en la fórmula) la sintáxis es la siguiente: =SI(prueba lógica;valor si verdadero;valor si falso;si(prueba lógica;valor si verdadero;valor si falso)) Función Y Da el valor verdadero si todos los argumentos son verdaderos comprobándolos todos como tales. Lo muestra falso si uno o más valores son falsos. Sintáxis: =Y(valor lógico 1;valor lógico 2) Función O Devuelve verdadero si uno de los argumentos o los dos lo es pero los comprueba todos como falsos. Sintáxis: =O(valor lógico 1;valor lógico 2) Funciones SI, Y u O anidadas La sintáxis de éstas fórmulas es: =SI(prueba lógica;valor si verdadero;valor si falso;y(valor lógico;o(valor lógico))) 30

34 Imagenes Imagenes

35 Curso Excel Básico 2003 Unidad 4 IMÁGENES Descripción IMÁGENES PREDISEÑADAS Colores y líneas Tamaño Imagen WORDART... 35

36 Curso Excel Básico 2003 Unidad 4 Unidad 4 Objetivos Complementar nuestras tablas con imágenes y títulos WordArt para ellas. IMÁGENES. Descripción Insertar imágenes prediseñadas y títulos WordArt. Estas dos opciones están incluidas en el menú Insertar Imágenes. También disponemos de la opción para insertar una imagen de las que tenemos guardadas en nuestro ordenador. Opción Desde archivo. Imágenes prediseñadas. Al elegir la opción aparece en la parte derecha de la ventana, pulsamos Buscar, con la barra de desplazamiento nos movemos para ver las imágenes y seleccionamos una. Sirve como adorno cuando el tema tiene que ver con el contenido de la tabla. 32

37 Curso Excel Básico 2003 Unidad 4 A continuación explicaremos cómo dar formato a la imagen. Con una imagen ya insertada llegaremos al cuadro de Formato de imagen pulsando dos veces sobre ella, o bien a través de Formato Imagen. Colores y líneas El Relleno es el color alrededor de la propia imagen. Abrimos el desplegable y seleccionamos un color. La Línea delimita la imagen, escogemos entre el color, el tipo y estilo de línea (la forma y apariencia) y el grosor. Este ejemplo tiene un relleno verde, línea color rojo, tipo guión estilo doble con grosor a 2,5pto. 33

38 Curso Excel Básico 2003 Unidad 4 Tamaño En Tamaño y giro ajustamos el alto y ancho, cuanto mayor alto más ancho. Se pueden poner las medidas escritas. Imagen Se ajusta el recorte de la imagen en todos los lados. Con Control de imagen definimos el tipo de color, brillo y contraste. 34

39 Curso Excel Básico 2003 Unidad 4 WordArt Es una aplicación contenida en el menú Insertar Imagen a la que también se puede acceder mediante la barra de dibujo si está activada, con la que es posible escribir títulos con un estilo determinado. Al seleccionar un estilo muestra el siguiente cuadro en el que se escoge el tipo de fuente, tamaño, negrita y cursiva. Estos parámetros no afectan al estilo de WordArt que vayamos a utilizar. 35

40 Curso Excel Básico 2003 Unidad 4 Pulsando con el ratón en el círculo verde se gira el título y en los blancos se ajusta manualmente el alto y el ancho. Según el estilo de título, con este rombo amarillo se ajusta que por el lado donde se sitúa sea más estrecho o no. Los círculos son igual que con las imágenes. 1.- Modificar texto. Abre el cuadro para cambiar el texto. 2.- Galería de WordArt. Abre el cuadro de selección de estilo. El primer icono a la izquierda sirve también para esto. 3.- Formato de WordArt. Muestra el cuadro donde se cambia el relleno y las características de línea. Igual que el apartado Colores y líneas. 4.- Forma de WordArt. Selecciona entre 50 tipos de forma para el título. 5.- Mismo alto de letras de WordArt. Independientemente del estilo o la forma, todas las letras tendrán el mismo alto. 6.- Texto vertical de WordArt. De la orientación horizontal queda en vertical. Si el estilo está en vertical pulsando este icono se pondrá en vertical. 7.- Alineación de WordArt. Cambia la alineación del texto aunque a vista no se aprecia. 8.- Espacio entre caracteres de WordArt. Escoge entre distintos tipos de espacios para el texto. 36

41 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5

42 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Unidad 5 Objetivos Mostrar la información contenida en la tabla mediante gráficos y organigramas y dar un formato sencillo a esta opción. GRÁFICOS Y ORGANIGRAMAS Descripción. Crear gráficos que muestren la información de la hoja y realizar esquemas con datos ordenados dar formato. GRÁFICOS Elaboración Necesitamos tener una tabla y tener claros los datos a usar. En este caso haremos el ejemplo con todos los datos paso a paso. Para abrir el asistente de gráficos vamos al menú Insertar También en el icono de la barra de herramientas. Paso 1 de 4 Escogemos el tipo de gráfico y su subtipo, para entenderla disponemos de la descripción debajo de las imágenes. En Tipos personalizados hay otros diseños y varios tipos de gráficos combinados. Cuando hayamos elegido seleccionamos siguiente. 38 Gráfico

43 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Paso 2 de 4 Aunque se puede abrir el asistente con el rango de datos ya seleccionados, utilizaremos este recuadro con flecha roja para seleccionar los datos. y La serie de datos puede ser una fila o columnas, la diferencia es que los sitúa, en el orden en que están los datos de las columnas y las filas, en la parte inferior de los datos. Al seleccionar el botón que indicamos para el rango de datos, aparece el siguiente recuadro: Con la cruz blanca que aparece escogemos el rango de los datos y seleccionamos el recuadro con la flecha roja para insertar los datos. 39

44 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 En esta pestaña agregamos o quitamos datos. Seleccionamos Nombre y Valores, siempre de celda, fila o columna o será una referencia inválida. Establecemos rótulos del eje X, la línea horizontal. Así pues Y es el vertical. Para el rótulo del eje X hemos elegido la fila donde están los años. Paso 3 de 4 En este punto terminaremos de definir el gráfico. Los títulos, nombres de las categorías X e Y, quitar esos ejes, líneas de división para cada eje, quitar leyenda o mostrarla con una ubicación determinada, poner rótulos de datos encima de estos y abrir una tabla de datos debajo del gráfico. 40

45 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Pulsando el recuadro en el que está el tic verde quitaremos el eje a prescindir. 41

46 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 En el eje X: Las líneas principales separan cada columna de datos, en este caso los años con la franja de meses. Y las secundarias dividen las principales. En el eje Y: Las principales son las que vienen marcadas y las secundarias son líneas múltiples. Desactivamos la leyenda o escogemos su ubicación. Activamos la casilla del contenido que queramos, por el aspecto del gráfico es suficiente con uno. 42

47 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Es una muestra de cómo saldría con tabla de datos, no la incluiremos en el ejemplo. Paso 4 de 4 Puede establecerse en una hoja nueva o en este caso como objeto en Hoja1. Así sería el resultado del ejemplo: 43

48 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Formato Podemos cambiar todas las opciones relativas a fuentes, tramas, escala, ejes, área de trazado, área de gráfico, serie de datos, cambiar el nombre de título y ejes. Las ventanas son muy similares a las que hemos venido explicando, así que comentaremos las opciones por separado. Si pinchamos en el área del gráfico que es toda la parte vacía, tenemos las opciones de Trama y Fuente. En Formatos de ejes están las fichas de Tramas, Escala, Fuente, Número y Alineación. Mostraremos la Escala de ejes Y: El mínimo es el valor desde dónde empieza la escala, Máximo el límite, Unidad mayor es la incrementación entre los valores. La Unidad menor es el intervalo más pequeño que no aparece. En Formato del área del trazado sólo hay Tramas. Formato de serie de datos disponemos de Tramas y otras opciones que no son directamente necesarias. Ejemplos de otros tipos de gráficos. Gráfico de barras. Gráfico en fila. 44

49 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Gráfico circular. Gráfico de líneas. ORGANIGRAMA Sirve para crear esquemas con información ordenada. Para llegar hasta ello seguimos el camino Insertar Imágenes Organigrama. Haremos el ejemplo y a su vez veremos como eliminar una forma, insertar forma, subordinado, ayudante. También cómo dar formato al organigrama. Los aspectos que hay que diferenciar son: Forma. Cuadro individual donde se introduce el texto. Subordinado. Una forma debajo de otra. Compañero de trabajo. Una forma al lado de otra. Ayudante. Forma en medio de una forma y el subordinado o compañero de trabajo. Nivel. Formado por todas las formas de una fila. Rama. Formada por una forma y subordinados, compañeros de trabajo y ayudantes. Eliminar 45

50 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Para eliminar una forma pinchamos con el botón derecho en el borde. Y damos a Eliminar. Insertar Para añadir un subordinado hay que abrir la opción Insertar forma Subordinado para que aparezca debajo del que hemos seleccionado. Para insertar un Compañero de trabajo lo elegimos en Insertar forma. A continuación seguimos con el ejemplo con Subordinado y Compañero de trabajo en las formas que siguen a Árbol genealógico: Un Ayudante se coloca en medio de una Rama, tenemos que seleccionar la forma superior: 46

51 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 47

52 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Diseño Es la forma que va a tener el organigrama, no varía la relación de las formas unas con otras. Para cambiarlo hay que hacer click con el botón derecho sobre el superior y abrimos el desplegable de Diseño para seleccionar uno de los cuatro que hay disponibles: Autodiseño Esta opción, (para llegar a ella hay que anular esa selección con un click en el desplegable mostrado en el apartado anterior), permite cambiar el tamaño de la forma y el contorno: Este rombo cambia el contorno, más redondeado o en cuadrado. Los círculos permiten cambiar el ancho y el alto. También hay autodiseño para las líneas. Seleccionamos aquellas que queramos modificar: 48

53 Curso Excel Básico 2003 Unidad 5 Con este rombo se mueve la línea. Los círculos rojos cambian el sentido de la línea para la unión de formas. Formato del organigrama Esto permite cambiar varias opciones como fuente, colores y líneas y alineación, se abre con el botón derecho sobre el borde exterior de todo el organigrama y Formato de organigrama. También se puede usar formato de autoforma que se abre con un click derecho en el borde de una forma y dispone de fuente, alineación, colores y líneas (para la forma) y tamaño. Hay que procurar que la opción de autoformato no esté seleccionada. Fuente. Cambiamos los parámetros de fuente, estilo, tamaño, subrayado, color y efectos. Alineación. Vertical u horizontal y orientación. Colores y líneas. Color del relleno del organigrama (para el color de relleno de la forma Formato de autoforma) y tipo de línea, color, grosor y estilo. Tamaño. Ajuste de ancho y alto del organigrama. 49

54 Impresion Impresion

55 Unidad 6 Objetivos Conocer las características y ajustes para imprimir las hojas o libros de Excel. IMPRIMIR. Descripción Configurar los parámetros para imprimir nuestros trabajos, el área de impresión y configuración de página, vista preliminar y saltos de página. Teniendo una impresora bien instalada, lo que habría que hacer es lo explicado a continuación: Para abrir el cuadro de imprimir abrimos el menú Archivo Imprimir. Ventana de Imprimir. Impresora. Podemos escoger una impresora entre las que tengamos instaladas, si es el caso, desplegando la opción Nombre. Propiedades. Seleccionamos las opciones generales para la calidad de impresión como los atajos de impresión, características y color. 50

56 Es el tipo de impresión del documento, puedes ver la forma y una breve descripción. Características. 51

57 Opciones básicas Calidad de impresión. Disponemos de varios tipos. Borrador rápido para comprobar el contenido de la hoja. Normal para una impresión que no sea de tipo oficial. Óptima para la impresión definitiva. Tipo de papel. Imprime en el tipo de papel que usemos. Origen del papel. Es el lugar dónde hayamos tengamos que colocar el papel para la impresión. Vertical u Horizontal. Sentido en que el contenido queda impreso en el papel. Opciones tamaño papel El tamaño de papel que estemos usando. Puede ser sin bordes, esto quiere decir que los márgenes no cuentan al imprimir y el contenido queda más expandido. Opciones de ahorro de papel Dependiendo de la cantidad contenida en una hoja podemos establecer el número de hojas que se verán en una sola. También el orden de páginas. Color Puedes imprimir en color o en una escala de grises incluyendo sólo tinta de gris o composición de grises. También establecer el administrador de color. Y en Más opciones de color personalizamos los colores. Intervalo de páginas. Son las páginas comprendidas entre la que queremos primero y última. Pueden ser todas o por páginas. Tan sólo hay que escribir el número en la casilla Desde y la casilla Hasta, escribiendo a mano pulsando dentro de la casilla o usando los selectores. 52

58 Imprimir. Encontramos tres opciones en imprimir: Selección. Imprime sólo el rango de celdas que hayamos seleccionado. Todo el libro. Imprime todas las hojas de dicho libro, hemos de estar atentos a que el contenido de las hojas aparezca correctamente. Hojas activas. La o las hojas que estemos utilizando. Área de impresión Para imprimir es importante tener en cuenta: En un área de impresión con rangos y celdas contiguas o no, cada zona se imprimirá en una hoja distinta. Si son varias hojas a la vez, cada una se imprime en hojas distintas por separado. Un área de impresión seleccionada, se imprimirá siempre esa zona de la hoja, para que no sea así en el cuadro Imprimir habría que tener seleccionada la opción Selección. Si hay datos fuera del área de impresión, tenemos que redefinir el área. Para seleccionar un área de impresión hacemos lo mismo que seleccionando rangos. Para borrarlo abrimos el menú Archivo Área de impresión Borrar Área de impresión. Para establecerlo seguimos el mismo camino pero seleccionamos Establecer Área de impresión. Vista Preliminar. En esta opción vemos detalladamente los márgenes, saltos de página y Configuramos página. Hacemos una selección y seleccionamos el icono Vista preliminar. En el botón siguiente veremos la parte que falta en la tabla que sería imprimida en otra hoja. 53

59 Configurar. Página Orientación. Dependiendo del tamaño de la tabla que ocupe más o menos ancho de hoja podemos escoger entre Vertical u Horizontal. En este caso como ocupa más ancho pondremos vertical. Con el botón Opciones aparece la ventana comentada en Propiedades de la Impresora. Ajuste de escala. Ajustar al. Escogemos el % del tamaño normal con los selectores. Aquí tienes un ejemplo al 75%. Ajustar a. Un número de páginas de ancho por un número de páginas de alto. Las demás opciones son Tamaño de papel, calidad de impresión y Primer número de página Automática. 54

60 Márgenes Usamos los selectores para establecer todos los márgenes y el sentido de centrado. Se puede hacer manualmente sobre las líneas que aparecen en vista preliminar. Encabezado y pie de página Para encabezado podemos seleccionar del desplegable: 55

61 Lo mismo se pude hacer para Pie de página. Personalizar encabezado/ Pie de página. Se divide en tres zonas: izquierda, central y derecha. Los iconos a utilizar son los siguientes, y tanto las zonas como los iconos son comunes para las dos zonas Formato de texto. Seleccionamos el texto y al pulsar este icono aparece el cuadro donde establecemos los parámetros. 2.- Inserta el número de la página. 3.- Inserta el número total de páginas. 4.- Inserta la fecha de impresión. 5.- Inserta la hora de impresión. 6.- Abre un archivo. 7.- Inserta el nombre del libro. 8.- Inserta el nombre de la hoja. 9.- Inserta una imagen. Hoja Hasta ahora hemos usado la pantalla de Configurar página en Vista preliminar. Para poder seleccionar un Área de impresión y repetir filas y columnas usamos el cuadro Configurar página desde Archivo. Imprimir títulos es una opción en la que definimos las filas o columnas que aparecerán en las páginas. Es útil cuando la división que hace Excel de los documentos en varias partes es de gran tamaño, pero los títulos no se verán en todas las hojas. 56

62 Imprimir. Marcaremos otros aspectos en la impresión. Líneas de división. Todas las líneas entre celdas se imprimen pero si nuestro documento tiene bordes formateados nos interesa tener esta opción desactivada para que aparezca tal cual lo tenemos. Blanco y negro. Convierte los colores de la hoja en blanco y negro. Es aconsejable cuando hay colores en la tabla y la impresora sea de blanco y negro. Calidad de borrador. Imprime con sencillez pero menos calidad. Títulos de filas y columnas. Se imprimen las letras y números correspondientes a filas y columnas. Comentarios. Imprime los comentarios incluidos en el documento. En el desplegable tenemos una elección entre Al final de la hoja y Como en la hoja. Orden de las páginas. Disponemos de dos opciones para ordenar los datos: Hacia abajo, luego hacia la derecha y Hacia la derecha, luego hacia abajo cuando dichos datos no se ajustan en la página. Saltos de página. Al pulsar el botón Saltos de página aparece la ventana de esta manera. La línea discontinua color azul que aparece indica que es el salto de página que hará Excel, podemos cambiarlo manualmente si, con el cursor sobre la línea, arrastramos. En la imagen siguiente hemos cambiado dicha línea. 57

63 Por tanto viéndolo en vista preliminar ambas páginas resultarían de esta manera: 58