Capacitación Práctica en Empresas Certificación de Asesores en Tecnologías de Gestión

Transcripción

1 Capacitación Práctica en Empresas Certificación de Asesores en Tecnologías de Gestión 1 INFORME FINAL EMPRESA ARTESANIA RS S.R.L. Contraparte: FERNÁNDEZ, Martín (Responsable) Tutor: GORRA, Iván (Tutor) Colaboradores: ALALUF, Andrés BIGOGLIO, Patricio Pablo RUBINO, Juan Manuel WYNGAARD, Guillermo Empresa: Torres, Juan Manuel Julio,

2 1. Introducción En primer lugar, queremos agradecer a la Empresa Artesanía RS S.R.L., por haber aceptado participar como empresa modelo para la Certificación de Asesores en Tecnología de Gestión que hemos iniciado en el mes de Marzo. En el presente informe constan los procesos de las actividades de mejoras realizadas durante las visitas efectuadas, la evaluación de esas mejoras y la propuesta de los temas para continuar de ahora en más. La empresa Artesanía RS S.R.L. se fundó en el año 1981, por el maestro zapatero Antonio Bosco. En sus inicios, integrada por Antonio y su mujer Irma Carballo. Luego de trabajar por más de 15 años como empleado en una fábrica de calzado, cumple su sueño, tener una fábrica propia. Comienza a fabricar con ayuda de su mujer pequeños lotes en el living de su casa, estos eran vendidos por su mujer en el colegio donde trabajaba como maestra. Luego de 19 años de trabajo y de sacrificios, lograron su segundo sueño, montar una pequeña planta de producción con equipamiento mecanizado. En una nueva etapa se incorpora Marcela Bosco (hija) y Juan Manuel Torres (esposo de Marcela). En la actualidad está constituida por 20 personas en producción, 6 en ventas y 3 en Administración. Es una empresa que trabaja a pedido. El destino del producto es 100% local, los productos se comercializan en 20 provincias de la República Argentina. 2. Objetivo / Tema de mejora Tema de mejora: Reducción de Plazo de entrega. Objetivo: reducir los tiempos de entrega de los modelos que son demandados durante la temporada. 3. Proceso de las actividades de mejora Las actividades de mejora desde los inicios de la asistencia estuvieron orientadas a indagar las razones de los tiempos de entrega de los artículos que eran solicitados en las notas de pedido que surgían, en un 95%, de las ferias de calzado. Estas son las que dan inicio a la apertura de una nueva temporada. Durante los sucesivos encuentros se fue recolectando información y avanzando en lo siguiente: 2

3 Sector Administrativo: En las NP (Notas de Pedido) se registran los artículos que deberán ser entregados a lo largo de toda la temporada. Desde que estos se recibían hasta que se hacía la primera entrega, transcurría un tiempo de al menos 25 días. A lo largo de toda la temporada se iban entregando los demás modelos solicitados, es decir, pasaban entre tres y cuatro meses hasta entregar el/los último/s modelo/s solicitado/s. Se podría pensar que existe un retraso con las entregas, pero es importante destacar que muchos de los modelos que faltaban por entregar quizás sean demandados por el consumidor final durante la última parte de la temporada o tal vez en la mitad de la temporada, por lo que se interpreta que también podrían ser modelos pendientes a entregar. En otros casos, es correcto pensar que ciertos artículos estaban atrasados porque debían ser entregados al principio de la temporada o a la mitad y todavía no se hacía el abastecimiento. Dentro de la gran cantidad de clientes dispersos en todo el país, existe una clasificación de prioritarios por cuestiones del tamaño, de forma de pago y de puntos de venta estratégicos. Una situación que juega un rol importante a la hora de decidir que mandar a producir. En este sector se recibían las Notas de Pedido (NP) en formato digital o en papel, y por cada una de estas se registraban las suelas que se iban a consumir en una planilla digital de formato Excel. Luego el destino de las NP era archivarlas en las carpetas. Esta actividad requería una gran cantidad de tiempo para el registro y una falta de seguimiento y control de lo que está en producción, lo que se entregó y lo que faltaba por entregar. Sector de Programación: Con respecto a la metodología de programación de la producción, se halló una serie de procesos y decisiones que están detallados en la columna Programación del flujograma Flujo de Información anterior (Anexos). Es decir, el criterio de programación se basaba en la existencia de stock, para luego decidir por SI o por NO producir el artículo en cuestión. El SI lanzaba la búsqueda en las notas de pedido (apodado como búsqueda de novios) que tienen el artículo demandado en carpetas archivadoras organizadas por zonas/provincias colocadas sobre una estantería(imagen 1 y 2, Anexos). El NO requería volver a observar el stock de materia prima. Durante la búsqueda de los novios, se provocaba un consumo de tiempo en la dedicación a esta tarea, una desorganización de los artículos pedidos, en ocasiones ocurrían esperas y pérdidas de novios, un stress mental cada vez que se iniciaba la búsqueda, etc. Paralelamente a la búsqueda se escribía todo a una boleta de producción, que es la que avanza con el pedido en planta, pero también servía para registrar esta producción en una Orden de Fabricación que se realizaba y actualizaba diariamente. 3

4 Sector de Producción: Se indago sobre el sistema de producción, que se basa en tamaños de lotes que se acomodan a disminuir al mínimo los tiempos de búsqueda de material en estantería y a los cambios de insumos en las máquinas. Esta situación se observa en mayor grado en el sector aparado y corte. Se investigó sobre las dificultades en ambos sectores, sobre todo en el método de abastecimiento de materiales en el sector corte. Cuentan con una gran variedad de materia prima necesaria para armar los modelos que se ofrecen al mercado; por lo que se ven obligados a conseguir y mantener en stock la mayor variedad y cantidad posible. Los proveedores en general son flexibles en cuanto a cantidad y plazos de entrega. La calidad que se consigue es la que pretenden comercializar. Existen una serie de insumos críticos de conseguir en el mercado como son los avíos y cierres. La suela es el único insumo que se lleva un control de stock a través de una planilla Excel para gestionar los posibles faltantes. Implementación de mejoras Bajo esta situación, en primer lugar, se priorizó consensuar una nueva metodología de programación de la producción, abarcando los procesos que incluyen desde la entrada de la NP hasta la emisión de la orden de fabricación (OF), porque se sostuvo que generando un criterio de programación de la producción basado en los artículos demandados en distintas épocas de la temporada se iban a generar las entregas de los modelos a los clientes en tiempo, cantidad y calidad. Además, se procuró seguir haciendo entregas parciales sobre los artículos que son pendientes y que se comercializan en distintas épocas. Por ello se creó una Base de Datos en una planilla digital de formato Excel con la intención de que se carguen las NP, que deberían llegar en formato digital, con la simple herramienta Copiar y Pegar, logrando que las celdas de la NP con los valores y datos correspondientes se registren en la BD. Con esto, se vio la necesidad de que tanto la BD y la NP tengan el mismo formato para evitar inconvenientes en el momento de la carga. También fue inevitable re codificar los artículos para tener una identificación y lectura clara de las características del calzado como también para facilitar los análisis de datos que se puedan hacer en la BD. Una vez que son cargados todos los pedidos (BD actualizada permanentemente), se sugirió realizar los siguientes pasos que tienen que ver directamente con el nuevo criterio de programación de la producción. 1 Filtrar por Estación Temporal: por el motivo de que los clientes realizan un pedido que incluye modelos que se comercializan a lo largo de 4 meses; pero algunos de ellos son sumamente necesarios en los primeros meses de la temporada, otros finalizando la temporada y por último aquellos que se comercializan durante toda la temporada o el año. Es necesario abastecer en primera instancia a los clientes con los modelos de la época. 2 Filtrar por Modelo: durante la temporada puede existir que algún modelo en particular tiene mucha demanda por lo que es sumamente necesario abastecer al cliente con ese modelo antes que otros. 4

5 Aprovechar la tendencia del consumidor final abasteciendo a los comercios en estos modelos en particular. 3 Filtrar por Fecha de Pedido: si bien muchas de las NP son cargadas casi en la misma fecha, porque todas estas ingresan en las ferias; se considera que es un detalle a tener en cuenta a medida que avanza la temporada; principalmente por el ingreso de nuevas NP de clientes que solicitan reposición o en tal caso de nuevos clientes. El Cliente es el primero En esta instancia la BD mostrará los modelos y las cantidades demandadas. Estos detalles deberán ser impresos en una OF que disparará la orden de fabricación en la planta. En la base de datos se deberá registrar visualmente (por ej.: coloreando la celda, amarilla) que dicha OF esta en producción. En un segundo lugar, y en actividades paralelas de análisis se sugirieron iniciativas de acción que tienen que ver con el sistema de producción basado en lotes pequeños y el tema de abastecimiento de materiales en el sector de corte. Se sostuvo que estas mejoras van a repercutir en reducir los tiempos de finalización de la tarea, en la flexibilidad del proceso y una mayor productividad en el sector corte por un constante abastecimiento de materiales. Durante la asistencia se pidieron algunos seguimientos para saber los tiempos de producción que les llevaba realizar cada boleta con el lote correspondiente, registrando los tiempos, fecha de inicio y fin de cada uno de los procesos. Se pudo analizar la cantidad de pares y modelos cortados en el día. Con el propósito de tender a un sistema de producción basado en lotes pequeños, que se adecue a las necesidades de entregas como a la agilidad de las tareas que le agregan valor al producto se hicieron ejemplos con los datos analizados de posibles situaciones y beneficios que se podrían lograr trabajando en pequeñas cantidades, entre las mencionadas son flexibilidad y tiempos de respuesta de los modelos. Con los operadores de la planta se realizó el juego que lleva el nombre Reducción de tamaño de lote. Esta iniciativa logró que se plantee seriamente a trabajar para la próxima temporada con lotes más pequeños, tamaño que fue consensuado entre el personal y el programador de producción. También de esta reunión se tomaron nota de algunas problemáticas producidas por los cambios de modelos a producir.(imagen 3,4 y 5, Anexos) Se detectaron algunas problemáticas en el sector de corte; por ello se sugirió realizar un continuo abastecimiento de la materia prima para los cortadores, reduciendo los tiempos de búsqueda y eliminando los tiempos de selección de material. La tarea de abastecimiento estaría a cargo de una de las personas vinculadas al sector. Esta modificación fue acompañada de una mejora en el orden de los materiales en la estantería (Imagen 6 y 7, Anexos). 5

6 En el sector de aparado se analizó el desarrollo de las actividades vinculadas a un artículo en especial (flujograma Flujo Aparado, Anexos), con la intención de hacer hincapié en la división de las tareas en función de los tiempos que les lleva cada actividad. Se confeccionó una ficha técnica de un producto en particular con la intención que este documento se repita para varios de los modelos que se van a producir. Esta ficha sería de importancia en el sector aparado para identificar visualmente el producto a fabricar y las actividades avocadas a él. Durante la asistencia surgió la inquietud y necesidad de gestionar y planificar los materiales necesarios para la producción de toda la familia de productos. De la ficha técnica se indicó que se podrían rescatar datos que serían útiles para dicha gestión. Finalizando la asistencia se mostró un modelo, simulado en una planilla Excel, de gestión y control del stock, utilizando como datos de entrada el stock actualizado, una lista de materiales (matriz insumo producto) y un plan de producción que se puede sacar de un histórico de ventas. En el avance de la asistencia se sugirió y se consensuó la utilización de bolsas rojas para acompañar a las unidades que corresponden a un modelo que tiene un pedido urgente. De modo que lo primero que se debe procesar tiene que ser aquello que está dentro de la bolsa roja; un método que fue informado al personal de producción de ARS como en los talleres donde se tercerizan parte de los procesos. 6

7 4. Evaluación del resultado de la mejora 7

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9 El beneficio cuantitativo en unidad de tiempo frente a la metodología de programación de la producción anterior con la actual durante el armado de la boleta/orden de fabricación es de: Anterior (Tpo) Actual (Tpo.seg) Reducción Metodología 245 seg. = 04:05 min % Buscar Novio 66 seg. = 01:06 min % Este análisis se hizo solamente sobre las actividades de programación. Método Anterior Método Actual

10 Desde inicios de la asistencia la predisposición por parte de la empresa fue excelente. Frente a las actividades que se le sugerían realizar, estas se fueron logrando satisfactoriamente considerando los tiempos de asistencia y responsabilidades propias de la empresa. Progresivamente se fueron involucrando en las reuniones personas vinculadas a sectores que aportaron positivamente a la implementación de acciones de mejora que fueron previamente consensuadas entre todos. El juego de reducción de tamaño de lote fue una experiencia muy enriquecedora para ambas partes, no solo porque surgió la duda en el personal operativo de esta táctica de producción sino en la participación que cada uno de ellos transmitió con opiniones y críticas constructivas referidas al tamaño de lote. Esta temática es un gran desafió a enfrentar en el corto plazo. De las propuestas de trabajo consensuadas, algunas de ellas no se han puesto en práctica completamente por la finalización de la temporada. Por lo que queda como pendiente comenzar su implementación total a partir de la nueva temporada (primavera verano). 10

11 5. Temas futuros y propuestas. - Gestión y control de stock. Con la intención de planificar los requerimientos de materiales. - Distribución de los puestos de trabajos, mejoras en el Lay Out. - Estudio de tiempo y método. - Fortalecer la metodología de programación de la producción. - Seguimiento del tamaño del lote

12 6. Anexos Imagen 1 Imagen 2 Imagen 3 12

13 Imagen 4 Imagen 5 Imagen 6 Imagen 7 13

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