Sistema Integrado de Gestión Administrativa

Transcripción

1 MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA MANUAL DE CAMBIOS MÓDULO DE PpR VERSIÓN Noviembre 2011 Manual de Cambios SIGA PpR V

2 INDICE I. INTRODUCCIÓN... 3 II. ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN... 3 III. TABLAS... 4 III.1 Puntos de Atención por Sede... 4 IV. PAQUETES... 5 IV.1 Carga de Paquetes... 5 V. PROGRAMACIÓN... 6 V.1 Programación de Metas Estratégicas... 6 VI. REPORTES Manual de Cambios SIGA PpR V

3 I. INTRODUCCIÓN La versión del Módulo de Presupuesto por Resultados PpR del 03 de noviembre del 2011, ha sido desarrollada para incluir modificaciones en los Submódulos Tablas, Paquetes, Programación y Reportes. En el Sub Módulo Tablas, opción Puntos de Atención por Sede, el usuario podrá registrar el Número de Ambientes que conforman el Punto de Atención, la misma que se utilizará para calcular la cantidad de ítems para bienes de Tipo de Cálculo 8. Asimismo, en el Reporte Puntos de Atención por Sede se ha incorporado el encabezado Función agrupando los Puntos de Atención que correspondan. En el Sub Módulo Paquetes, opción Carga de Paquetes, se ha incorporado una validación al procesar la carga del kit maestro siempre que la base de datos cuente con ítems registrados en el Cuadro de Necesidades que no cuenten con cantidad de Meta Física en el Módulo PpR. En el Sub Módulo Programación, opción Programación de Metas Estratégicas, el Usuario podrá modificar la cantidad de porcentaje de uso para ítems de Tipo de Cálculo 4 al personalizar el Kit por Sub Producto y Punto de Atención. En el Sub Módulo Reportes, opción Reportes Reportes Varios, Puntos de Atención por categoría y Centros de Costo por Puntos de Atención Sedes, se ha incorporado el encabezado de los Puntos de Atención por Función, agrupándolos según corresponda. También se optimizó la selección de los filtros de selección del reporte Patrimonio Relación de Activos. II. ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN Para actualizar la Versión del módulo PpR es requisito indispensable que la base de datos se encuentre en la versión 5.7.2, caso contrario, el Sistema mostrará el siguiente mensaje: Asimismo, se está validando que el Módulo de Logística se encuentre en la Versión De no contar con esta versión, el Sistema validará con el siguiente mensaje: Manual de Cambios SIGA PpR V

4 III. TABLAS III.1 Puntos de Atención por Sede 1. En la ventana Asignación de Puntos de Atención, se ha incorporado la columna Nro. Amb. (Número de Ambientes), donde el Usuario registrará el número de ambientes a utilizar por cada Punto de Atención, esta información será utilizada para calcular la cantidad de los Ítems de Tipo de Cálculo 8. Para registrar el Número de Ambientes el Usuario deberá dar clic en el botón Editar. El Sistema mostrará la ventana Ingrese dato, donde deberá insertar el número de ambientes correspondiente. Seguidamente, seleccionar el botón Grabar mensaje:, el Sistema mostrará el siguiente Dar Aceptar para finalizar. Manual de Cambios SIGA PpR V

5 2. En el reporte Puntos de Atención por Sedes, se ha incorporado el encabezado Función, el cual agrupa la información de los Puntos de Atención por Función. IV. PAQUETES IV.1 Carga de Paquetes Se ha incorporado una validación al realizar la carga del archivo RAR txt_kit_maestro.rar, para bases de datos que cuenten con valor cero en el campo Meta Física, pero cuenten con información en el Cuadro de Necesidades. De presentarse este caso, al finalizar la carga del Kit el Sistema presentará el siguiente mensaje al Usuario: Existen metas que cuentan con valor cero en su Meta Física, pero que presentan información en el Cuadro de Necesidades. Verificar. Asimismo, muestra una relación de las Metas que presentan este caso, señalando los Sub Productos y Puntos de Atención correspondientes. Cabe señalar que este mensaje sólo se presentará al finalizar la carga del Kit, motivo por el cual, el Sistema le brinda al Usuario la facilidad de generar un archivo Excel que contenga dicha información. Para generar el archivo en mención, deberá seleccionar el botón Excel ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana. El Sistema mostrará la ventana Guardar Como para que el Usuario seleccione la carpeta donde se grabará el archivo, así como indicar el nombre con el que se guardará la información. Manual de Cambios SIGA PpR V

6 Al ingresar al archivo generado, se podrá visualizar los datos a nivel de Meta, Sub Producto y Punto de Atención. Importante: Con dicha información, el usuario deberá verificar en la opción Programación de Metas Estratégicas la cantidad de Meta Física de dichos registros, con el fin de completar la información y/o procesar el botón Actualiza ML. Al procesar el botón, el Sistema realizará el siguiente procedimiento: Se re calcularán los valores y cantidades del Módulo de Logística. Se eliminarán los ítems registrados en el Cuadro de Necesidades del Módulo de Logística que tengan cantidad de Meta Física con valor Cero en el Módulo PpR. V. PROGRAMACIÓN V.1 Programación de Metas Estratégicas En la ventana Programación de Meta Estratégica se han realizado las siguientes modificaciones: 1) Registro del Porcentaje de Uso para ítems de Tipo de Cálculo 4: Seleccionando el botón se ingresará a la ventana Detalle de Kit por Punto de Atención, en la cual se ha incorporado la opción de editar el Porcentaje de Uso de los ítems de Tipo de Cálculo 4, debiendo ser la cantidad ingresada mayor a cero y menor o igual a 100. Manual de Cambios SIGA PpR V

7 Luego de registrar la cantidad del porcentaje de uso, el usuario deberá seleccionar el botón Grabar para que se actualicen las cantidades y valores en el kit personalizado por Sub Producto y Punto de Atención. Asimismo, para que se actualicen los valores de la columna Costo Referencial del (los) Sub Producto(s) y Puntos de Atención (es), es necesario procesar el Botón. 2) Nueva funcionalidad para ítems de Tipo de Cálculo 8: Los ítems con Tipo de Cálculo 8 se procesarán en función al número de ambientes registrados en la opción Asignación de Puntos de Atención (Ver Punto III.3.1.1). Si el valor en el Número de Ambientes es cero los ítems de Tipo de Cálculo 8 se mostrarán con cantidades e importes con valor cero. Manual de Cambios SIGA PpR V

8 La funcionalidad correspondiente para el tipo de cálculo 8 consiste en hallar la cantidad conforme a la fórmula del Tipo de Cálculo 4. Cantidad = (1 + FACTOR_MERMA) * ((CANTIDAD_CASO * PORCENT_USO / 100) / FACTOR_CONVERSION) * (N AMBIENTES). La diferencia con este tipo de Cálculo 4 es que este se multiplica por la cantidad de Meta Física de un Sub Producto y Punto de Atención y para los ítems de Tipo de Cálculo 8 se multiplica por el Número de Ambientes. Procedimiento: a) Registrar el Número de Ambientes de un determinado Punto de Atención en la Opción Asignación de Puntos de Atención. Manual de Cambios SIGA PpR V

9 b) En la opción Programación de Metas Estratégicas ingresar al botón, el Sistema calculará y actualizará las cantidades para los ítems de Tipo de Cálculo 8. c) Ingresar al Cuadro de Necesidades del Módulo de Logística para programar los ítems de Tipo de Cálculo 8 ingresando al botón Carga de Datos. Dichas cantidades pueden ser modificadas siempre que estas no excedan de la cantidad máxima calculada. De registrarse una cantidad menor a lo calculado por el Sistema, la diferencia se registrará como Stock, similar a la funcionalidad de los ítems de tipo de cálculo 4. Por ejemplo, si se registra una cantidad de 40 para el ítem Lápiz Negro Nro 2 con Borrador, el Sistema registrará un Stock de 20 en la columna Stock del botón. Manual de Cambios SIGA PpR V

10 Importante: Si los ítems de Tipo de Cálculo 8 no cuentan con factores que permitan hacer el cálculo respectivo, la cantidad determinada en el kit personalizado por Sub Producto y Punto de Atención será cero. Si el usuario disminuye o registra cantidad cero en el Número de Ambientes para el Sub Producto y Punto de Atención, al procesar el botón se eliminarán los ítems que se encuentren programados en el Cuadro de Necesidades del Módulo de Logística. VI. REPORTES - Reportes Varios: 1. En el Reporte Puntos de Atención por Categoría, se ha incorporado el encabezado Función, el cual agrupa la información de los Puntos de Atención por Función. 2. En el Reporte Centros de Costo por Punto de Atención - Sedes, se ha incorporado la columna Función, en la cual se visualiza la función que corresponde a ese Centro de Costo. Manual de Cambios SIGA PpR V