Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Judiciales

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1 PODER JUDICIAL de SANTIAGO DEL ESTERO Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Judiciales ( SGEJWeb) MANUAL de USUARIO Área Desarrollo de Sistemas - Prosecretaría de Informática - Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 1

2 - Instructivo de Uso del Sistema 1. Nuevo Entorno de Trabajo. En virtud de la Acordada de fecha siete de abril de 2.008, que dispone la migración a software libre, el Area de Sistemas desarrolló un nuevo Sistema de Información para la Gestión de Expedientes Judiciales bajo entornos web, empleando para ello herramientas de software libre. Además, las nuevas tendencias están orientadas a la transformación de sistemas tradicionales a sistemas con interfaces Web. Es importante recordar que 'Software Libre'' se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar, copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software Introducción a entornos web. Qué es un Sistema de Información Web? Es una aplicación Web en la cual el usuario, a través de navegación y entrada de datos, afecta el estado del negocio. La característica fundamental que distingue a los sistemas web de los sistemas tradicionales o de escritorio, es el aspecto de la navegación, lo que da idea de movimiento. El usuario navega con sólo dar clicks en vínculos, lo que hace que aparezca en pantalla otra información. Cómo trabajar en entornos web? El nuevo sistema de información para la gestión de expedientes judiciales ha sido desarrollado para funcionar en entornos web, por lo tanto se necesita tener instalado un Navegador (comúnmente un programa que sirve para navegar por internet y visitar sitios). La mayoría de la gente usa para estas tareas Internet Explorer que es el navegador que viene instalado con Windows, pero es importante aclarar que Internet Explorer no es la única forma de navegar. En nuestro caso, trabajaremos con el navegador Mozilla Firefox (software libre) para acceder y operar con el nuevo sistema de gestión pero dentro de la red interna de la institución, de igual manera como lo hacemos con cualquier sitio web en Internet, salvo que no necesitamos estar conectados a ella. Otro ejemplo de Sistema de Información Web implementado por el Área de Sistemas es el de Consulta de Datos Personales, muy útil para el personal de todas las jurisdicciones, ya que posibilita la consulta de antecedentes, licencias, registraciones, etc., tanto desde la red interna, como desde Internet, es decir, desde cualquier computadora a cualquier hora del día. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 2

3 1.2. Barras de herramientas del navegador. Barra de Título Barra de Menú Barra de Navegación Barra de Estado Barra de Herramientas Vista de la página web Barra de Título: Identifica el navegador y la aplicación activa. Barra de menú: es la barra de herramientas que contiene los menús del navegador (Archivo, Editar, Ayuda, etc.). _ Editar -> Buscar (Ctrl+F): Esta opción es muy útil ya que permite realizar búsquedas sobre cualquier la página web. Ej.: sobre una tabla de resultados, un número de expediente en particular _ Ver -> Recargar (F5 ó Ctrl+F5): Esta opción carga otra vez la página que se ha abierto. Esta acción también se conoce como Refrescar o Actualizar. -> Pantalla Completa (F11): Permite maximizar la visualización de los datos, escondiendo las barras de herramientas de la parte superior del navegador. _ Marcadores -> Permiten almacenar las direcciones web de uso frecuente. Lo que se conoce como favoritos en Internet Explorer, Firefox se llaman marcadores pero por lo demás su funcionamiento es similar. Barra de navegación: para facilitar el acceso a la información, esta barra de herramientas contiene la barra de direcciones y los botones usados para navegar por los sitios web que se encuentran en la parte superior izquierda, para: _ Retroceder (flecha orientada hacia la izquierda) _ Avanzar (flecha orientada a la derecha) por las páginas que recientemente se hayan visto. _ Páginas recientes: Con la flechita, hacia abajo, que hay a la derecha de cada botón de navegación, podemos seleccionar directamente cualquiera de las páginas que hemos visitado durante la sesión. _ Recargar: Equivalente a actualizar o refrescar en otros navegadores ( _ Detener: El botón en X sirve para detener la carga de la página. ) Barra de Estado: Esta muestra mensajes e iconos que indican qué está haciendo el navegador e informar sobre qué es lo que sucede mientras se carga una página. Cuando se muestra el mensaje: Esperando El navegador está: Conectando Contactando con el sitio que es encontrado. Transfiriendo Recibiendo imágenes y datos desde el sitio. La barra indicadora de progreso, ahora mostrará el porcentaje que ha sido completado. Terminado. Terminó la carga de la página. Buscando un sitio. Esto se verá si el sitio es lento para responder, no existe, o después de todo, no se halla conectado con Internet. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 3

4 Algunas características sobresalientes del navegador: Navegación con pestañas: Esta característica ha sido durante mucho tiempo una de las mayores virtudes del Firefox. La ventaja de las pestañas es que permiten tener abiertas distintas páginas sin tener abierto el navegador múltiples veces, aprovechando así mucho más el espacio. Cada pestaña mostrará una página web. Otra ventaja es que también se pueden abrir los enlaces sin dejar de ver la página actual y abrir cuantos sitios web se desee y tenerlos al alcance con tan solo seleccionar o moverse por las diferentes pestañas. 1. Recordar contraseñas: Cuando se envía un nombre de usuario y la contraseña a un sitio web, Firefox preguntará si desea almacenarlos. Esto puede resultar útil para no tener que tipear la contraseña. Se recomienda su eso cuando no se comparte el equipo para no correr el riesgo de que otra persona acceda con nuestros datos. Modalidades de Ingreso al Sistema: Existen distintas modalidades de ingreso: 1. Ejecutar el icono de acceso directo desde el escritorio de la PC. 2. Iniciar el Navegador Mozilla Firefox, ingresar a la Intranet (generalmente configurada como página de inicio) ir a la sección Servicios Sistemas Internos y elegir Gestión de Expedientes Web. 3. Abrir el Navegador, ir al menú: Marcadores, opción Gestión de Expedientes Web. 4. Abrir el Navegador Mozilla Firefox y tipear (en la barra de navegación) la dirección electrónica asignada al sistema: y luego pulsar la tecla enter. 1.3 Autenticación del Usuario. A continuación, aparecerá la siguiente pantalla: Para la autenticación del usuario, deberá ingresar los datos solicitados: usuario (el mismo que tenía asignado para gestión) y contraseña que utiliza para el ingreso al sistema de Consulta de Datos Personales (en caso de no tenerla, deberá gestionarla en Sección Personal ). Luego presione el botón Ingresar y el sistema procederá a validar los datos. En caso de no ser correctos, se mostrará un mensaje de error. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 4

5 2. Pantalla Principal del Sistema: La pantalla principal es la primera pantalla de visualización de datos que muestra la aplicación y como se puede ver en la imagen de mas abajo. Para comenzar a trabajar deberá ingresar un número de expediente y luego presionar la tecla enter o hacer clic en. La pantalla principal se encuentra dividida en diferentes secciones: α) Encabezado: Identifica la aplicación. β) Fichas o Áreas de Trabajo: Posibilitan la gestión de Movimientos, Profesionales, Préstamos, Impuestos, Cuadernillos, Carga Masiva, Destinos y Búsquedas. Para operar con las fichas: Préstamos, Notificación, Cheques y No Figuran deberá tener permiso para ello. χ) Datos de Carátula: Describe los datos principales de caratulación del expediente ingresados desde Mesa Gral. de Entradas. Estos variarán en función del tipo, es decir, si es un expediente, oficio o tercería. Para consultar la información del Cargo elija el botón Ver Cargo. δ) Detalle de Fichas: Visualiza la información correspondiente a cada ficha de trabajo y posibilita su gestión (modificar, eliminar, imprimir), según corresponda. Usuario Conectado Encabezado Fichas de Datos Datos de Carátula Detalle de Fichas Cargo del Expediente Para visualizar e imprimir el texto del Cargo, hacer clic en Ver Cargo Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 5

6 Fichas o Áreas de Trabajo: 1) Movimientos: Esta ficha es la primera que se visualiza al aparecer la Pantalla Principal de la aplicación y permite agregar, consultar, modificar y/o imprimir los distintos movimientos por los que atraviesa un expediente. Los datos en la ficha se encuentran organizados en filas y columnas. Cada fila representa un estado diferente. Los movimientos se muestran ordenados en forma descendente por fecha, es decir, que la primera fila corresponde al último movimiento registrado. En la parte superior se muestra en color rojo la cantidad total de movimientos registrados. Por defecto se visualizan los últimos diez movimientos.. Operaciones posibles: Hacer clic sobre el botón o la imagen (en la fila respectiva) correspondiente para: Agregar una nuevo movimiento. Ver Todos los movimientos registrados. Este botón luego sale como Ver Últimos para visualizar sólo los últimos 15 movimientos. Modificar los datos de un movimiento registrado ( ). Eliminar un movimiento registrado, previa confirmación ( ). Imprimir todos los movimientos, o sólo los mas recientes -últimos diez. ( ) Notas: No se puede modificar/eliminar el movimiento Ingreso a Mesa Gral. de Entradas. Los Préstamos/Devoluciones sólo se pueden actualizar desde la ficha Préstamos Los Cheques pueden ser gestionados sólo por los usuarios con acceso a la ficha Cheques. Las Audiencias registradas sólo se pueden actualizar desde el sistema de Agenda de Audiencias. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 6

7 Se pueden eliminar movimientos con Despacho Firmado siempre y cuando el documento no haya sido enviado por correo electrónico y el usuario conectado es funcionario o magistrado. Se pueden eliminar movimientos con Sale Despacho FIRMADO siempre y cuando el despacho no haya sido publicado. Agregar una nuevo movimiento. Ingrese y/o seleccione las opciones que correspondan y elija el botón Confirmar para grabar el movimiento o Cancelar para abortar la operación. Visualizar Documentos Asociados: Para visualizar el texto de un documento asociado al expediente, hacer clic sobre el texto de la columna Observaciones de la fila respectiva (la flecha del ratón se convierte en una mano). Esto abrirá una nueva ventana en donde podrá ver e imprimir el texto completo. Lo mismo sucede cuando se escribe un texto largo en las observaciones del movimiento ( Con Resolución Grabada ). Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 7

8 Auditoria de Movimientos: Si el usuario conectado es un funcionario o magistrado, el sistema mostrará además una nueva imagen ( ) por cada movimiento que posibilitará consultar todos los eventos (inserciones, modificaciones) asociados al mismo. Si se desea auditar los movimientos eliminados del expediente, deberá elegir el botón: Auditar Eliminados ( ). Pantalla de Auditoria. Este es un ejemplo de la inserción (Tipo: INS ) de un movimiento. Notas: Es importante aclarar que la Auditoria fue implementada a mediados de agosto de 2008, por lo que no existen registros de auditoria anteriores a esa fecha. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 8

9 2) Profesionales: Esta permite agregar, modificar y/o consultar los distintos tipos de profesionales intervinientes en el expediente. Operaciones posibles: Hacer clic sobre el botón o la imagen (en la fila respectiva) correspondiente para: Agregar una nuevo profesional seleccionando de la lista de predefinida que ofrece el sistema. Modificar los datos de un profesional registrado. Eliminar un profesional registrado, previa confirmación. Agregar una nuevo Profesional. Ingrese y/o seleccione las opciones que correspondan y elija el botón Confirmar para grabar el movimiento o Cancelar para abortar la operación. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 9

10 3) Préstamos: Esta permite agregar, modificar, eliminar y/o consultar los préstamos de expedientes. También es posible realizar múltiples préstamos en una sola operación con el fin de facilitar la carga. Operaciones posibles: Hacer clic sobre el botón o la imagen (en la fila respectiva) correspondiente para: Agregar una nuevo préstamo/devolución. Modificar los datos de un préstamo registrado. Eliminar un préstamos registrado, previa confirmación. Agregar una nuevo Préstamo/Devolución _ Seleccionar abogado de la lista. El sistema verifica si el profesional forma parte del expediente (debe figurar como profesional interviniente en la ficha respectiva). _ Ingresar los datos solicitados y luego de ingresar fojas, presiona la tecla enter, para continuar con la carga masiva de préstamos. Esto generará una lista de expedientes asignados a un profesional. _ Por último, para confirmar la operación de préstamo deberá elegir el botón Confirmar indicando que la Carga ha concluido. _ Se pueden eliminar expedientes del listado previa confirmación. _ De igual manera se opera para realizar la devolución de expedientes, eligiendo la opción [DEVOLUCIONES]. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 10

11 Emisión de Recibos para Préstamo/Devolución Luego de Confirmar el préstamo de expedientes, el sistema confeccionará el Recibo correspondiente para su impresión y entrega para la firma al profesional. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 11

12 4) Impuestos: Esta ficha permite agregar, editar, eliminar y/o consultar la información sobre el pago de Impuestos de Tasa de Justicia y/o Caja Forense. Se pueden agregar tantos como sean necesarios. Esta operación que se realiza inicialmente en Mesa Gral. de Entradas, también puede realizarse desde esta ficha si se desea actualizar el pago de impuestos desde el juzgado. Operaciones posibles: Hacer clic sobre la imagen (en la fila respectiva) o botón correspondiente para: Agregar una nuevo impuesto. Editar los datos de un impuesto registrado. Eliminar un impuesto, previa confirmación. Agregar una nuevo Impuesto. Ingrese y/o seleccione las opciones que correspondan y elija el botón Confirmar para grabar el movimiento o Cancelar para abortar la operación. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 12

13 5) Cheques: Esta ficha permite agregar, anular, consultar y/o eliminar los cheques emitidos para cada expediente. Esta ficha está habilitada sólo a usuarios autorizados. Operaciones posibles: Hacer clic sobre la imagen (en la fila respectiva) o botón correspondiente para: Agregar una nuevo cheque. Anular los datos de un cheque registrado,. Eliminar un cheque, previa confirmación. Luego de confirmar la registración de un nuevo cheque, se mostrará por pantalla la imagen del cheque con los datos ingresados para realizar la impresión del mismo. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 13

14 6) Cuadernillos: Esta ficha permite agregar, modificar, eliminar y/o consultar los cuadernillos asociados a cada expediente, como así también la gestionar sus movimientos. Operaciones posibles: Hacer clic sobre la imagen (en la fila respectiva) o botón correspondiente para: Agregar una nuevo cuadernillo al expediente. Modificar los datos de un cuadernillo registrado. Eliminar un cuadernillo registrado, previa confirmación, excepto si el mismo ya registra movimientos. Movimientos del Cuadernillo: Si se desea gestionar los movimientos para un Cuadernillo elija: continuación elija: -> Movimientos, a -> Nuevo Movimiento. Complete los datos correspondientes y elija Confirmar o Cancelar la operación actual. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 14

15 Nuevo Movimiento de Cuadernillo: También puede: Modificar el movimiento registrado para un cuadernillo. Eliminar un movimiento registrado, previa confirmación. Cerrar la ventana para la gestión de movimientos del cuadernillo ( ). Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 15

16 7) Carga Masiva: Esta ficha permite asignar un único movimiento a múltiples expedientes, facilitando su actualización en el sistema. _ Para registrar los expedientes deberá ingresar sus respectivos números en la parte superior de la pantalla, elegir el movimiento de la lista, la fecha (por defecto es la fecha actual) y luego el botón Cargar. Esto irá generando una lista de expedientes a los que se le asignará el movimiento seleccionado. _ Se pueden eliminar expedientes del listado previa confirmación. _ Si el movimiento elegido es Sale Despacho Firmado, podrá seleccionar la opción Resolver o Cheque. _ Por último, para confirmar la operación con el movimiento seleccionado deberá elegir el botón Confirmar. El sistema indicará que la Carga ha concluido. De lo contrario elija Cancelar para descartar la operación. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 16

17 8) Destinos: Esta ficha permite consultar los cambios de destino que ha tenido el expediente por diferentes razones. Estos cambios son registrados desde la Mesa Gral. de Entradas, por lo tanto el sistema no permite registrar nuevos cambios desde el juzgado; sólo se puede realizar la modificación del tipo de cambio y motivo. Sólo en el caso de los expedientes que tienen destino C1 podrá realizar el cambio de destino y asignarlo a su organismo. Cada fila representa un cambio de destino. 9) Búsquedas: Esta ficha posibilita la consulta de expedientes por distintos criterios de búsqueda. Ingrese las parámetros correctos y presione el botón Buscar. Se aconseja usar el botón Limpiar para blanquear los campos del formulario y realizar una nueva consulta. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 17

18 Pantalla de resultados: Acciones posibles sobre el resultado: Ordenar La tabla de resultados puede ser ordenada por cualquiera de las columnas, acercando el cursor del mouse al título de la columna este se convertirá en una mano. Hacer clik para ordenar en forma ascendente o descendente por la columna elegida. También se verá a la derecha del título de la columna una flecha que indica la forma de ordenamiento. Imprimir Elija esta opción para obtener una copia impresa de la tabla de resultados. Exportar Esta opción permite exportar los resultados a una planilla de cálculo editable, es decir, que la podemos modificar y formatear a nuestro gusto. Ver Detalles Para ver mas información de un expediente, haga clic sobre la imagen de la columna Ver (en la fila respectiva de la tabla). Pantalla de Turnos: Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 18

19 10) Notificación: Esta ficha permite confeccionar el Listado de Notificación del organismo para su impresión y posterior publicación en internet. Para ello deberá ingresar las fechas correspondientes al período junto con la fecha de notificación. Esta última es ingresada automáticamente por el sistema. Si no corresponda, puede ser modificada. Opciones disponibles: _ Por Abogado Por Carátula : El Resguardo del listado puede hacerse por Abogado o Carátula. Recordar siempre que antes de generar el último listado, deberá elegir la opción Por Abogado. _ Identificador : Permite consultar cualquier listado por su Identificador. _ Ver Ultimo : el sistema recupera automáticamente el último listado de notificación generado. _ Vista Previa : para generar por pantalla el listado de expedientes a notificar. elegir el botón Resguardo. Luego _ Limpiar : para borrar los datos ingresados en la pantalla. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 19

20 Una vez realizado el Resguardo, el sistema informa el total de registros y el identificador del listado. Seguidamente, elija Imprimir por ABOGADO o Imprimir por CARATULA y aparecerá la siguiente pantalla. Por último, elija el botón Imprimir para enviar la orden de impresión o Cerrar para salir de la ventana. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 20

21 11) No Figuran: Esta ficha permite realizar el ingreso de expedientes que no figuran en la base de datos. Antes de realizar esta operación, se recomienda constatar bien que el expediente no existe en el sistema. Ingrese y/o seleccione las opciones que correspondan y elija el botón Confirmar para grabar el expediente o Cancelar para abortar la operación. Los campos de la columna de la derecha, son completados automáticamente por el sistema. Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 21

22 12) Agenda: Esta ficha permite consultar las audiencias agendadas para un expediente en particular o todas las audiencias dentro de un período de fecha determinado. También es posible clasificar la consulta por tipo de audiencia. Operaciones posibles: Complete los períodos de fecha y luego presione Buscar, para ejecutar la consulta. También puede elegir los botones: Limpiar para blanquear los campos e iniciar una nueva consulta. Imprimir para generar un listado impreso. Audiencias fijadas para un expediente Audiencias fijadas en un período determinado Manual de Usuario Sistema de Información Web para la Gestión de Expedientes Desarrollo de Sistemas Pag. 22

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