PROGRAMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PARA EL DESARROLLO ARCHIVISTICO DE LA SEDEMA

Transcripción

1 2013 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PARA EL DESARROLLO ARCHIVISTICO DE LA SEDEMA 1

2 PRESENTACIÓN El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), es un instrumento de planificación orientado a mejorar las capacidades institucionales de las dependenciasy entidades del Gobierno del Distrito Federal en materia de administración de documentos, señalado en la Ley General de Archivos del Distrito Federal.Lapresentación del PIDA, además de dar cumplimiento a la ley, establece el programade trabajo que cada año se debe llevar a cabo para dar continuidad a la construcciónde un sólido sistema institucional de archivos. En el caso de la Secretaría del Medio Ambiente (SEDEMA) el desarrollo de la instituciónes uno de los principios básicos de su administración, establecido en su programa sectorial: Agenda Ambiental de la Ciudad de México En el marco de este programa se ubica la construcción del Sistema de Información y Documentación Ambiental, que a su vez incorpora como uno de sus componentes al sistema institucional de archivos, es por ello que el programa que a continuación se presenta no es un programa aislado, sino que forma parte de toda una estrategia de gestión de información de la SEDEMA. El desarrollo archivístico implica la construcción de un sistema de gestión de la documentación, a lo largo de las distintas etapas de su ciclo de vida y como unproceso que integra las actividades relacionadas con documentos en todas y cadauna de las unidades administrativas que conforman a la Secretaría del MedioAmbiente del Distrito Federal. Los beneficios de contar con un programa de desarrollo archivísticoson numerosos y en distintos sentidos. Desde el punto de vista administrativo, con los inventarios se puede saber con precisión hasta del número de fojascon qué documentación cuenta la institución, su ubicación, en qué condicionesse encuentra y por tanto si necesita algún tipo de 2

3 tratamiento para suconservación y, en qué momento se puede transferir o disponer deforma permanente.el orden para el manejo archivístico confiere una fortaleza institucional pues constituye un elemento importante el uso de la información y la optimización de espacio y de recursos para su manejo. Por otra parte, desde el punto de vista patrimonial, es un bien cultural muy valioso de la Secretaría y del GDF, pues contiene la historia de la institución y las evidencias de cómo ha cumplido con sus funciones y cómo ha ejercido el presupuesto público; y por supuesto resguarda información muy valiosa sobre el desempeño ambiental de la Ciudad de México. En este sentido la correcta clasificación y ordenación documental permite también mejorar el acceso a la información por parte del público en general, en otras palabras, contribuye a la transparencia institucional. 3

4 1. INTRODUCCIÓN El ciclo de vida de cualquier documento comienza con su producción como resultado del ejercicio de las funciones sustantivas de cada unidad administrativa y/o con su recepción en la oficina de correspondencia. Posteriormente, el documento se archiva en un expediente, que contiene un asunto específico de principio a fin, y permanece en el archivo de trámite de la unidad generadora el tiempo en que su consulta y uso sea frecuente. Una vez que la consulta de la documentación se convierte en esporádica el expediente se transfiere al archivo de concentración. Los expedientes en concentración pueden seguir dos caminos: si los documentos no tienen valores secundarios entonces pueden ser destruidos cuando su tiempo de guarda en concentración concluya; pero si la documentación contiene información evidencial, testimonial o informativa importante para la secretaría se debe conservar permanentemente en el archivo histórico, que constituye la memoria y parte del patrimonio institucional. Los expedientes de archivo deberán ser organizados, inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en la Ley de archivos del Distrito Federal, que enfatiza los principios técnicos archivísticos y establece las bases para los lineamientos de administración documental y, en su circular 1, para normar las acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecutan los diferentes archivos, que en términos generales es el ordenamiento, selección, clasificación y el resguardo precautorio de la documentación. Adicionalmente al archivo y transferencia de expedientes, la gestión documental implica sistematizar la recepción y turno de correspondencia, el préstamo de expedientes, la valoración y conservación de los documentos, la capacitación permanente del personal a todos los niveles y la difusión de la información institucional. Todas estas actividades forman parte de un proceso que implica elestablecimiento de políticas, procedimientos de 4

5 trabajo, formatos de control, calendarios de caducidad; elaboración de programas de capacitación para el personal y de instrumentos de clasificación, ordenamiento, transferencia e inventariado para la documentación. Todas las actividades, procedimientos, recursos, programas, equipo y operaciones relativas a la administración documental constituyen el sistema institucional de archivos de la SEDEMA. De acuerdo con el Artículo 20 funciones de la Unidad Coordinadora de Archivos establecida en la Ley de Archivos del Distrito Federal, en su fracción I, que a la letra dice Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico, por lo que en este programa se describen las actividades que se desarrollarán durante 2013 en materia archivística, para continuar con la labor desarrollada en los últimos cuatro años y que ha dado como resultado sentar unas bases sólidas para la gestión documental. 5

6 2. OBJETIVOS GENERALES Instalar el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) y operar de manera continua, de acuerdo al PIDA Consolidar el sistema institucional de archivos a través de la elaboración e implementación de manuales de procedimientos para cada elemento de sistema, el mantenimiento y la actualización de los instrumentos archivísticos existentes y la elaboración o conclusión de los que no existen. Contar con un espacio físico suficiente y adecuado para albergar al archivo deconcentración y el archivo histórico de la SEDEMA. Capacitar al personal para la coordinación y operación de los diversos componentes del sistema institucional de archivos. 6

7 3. OBJETIVOS PARTICULARES Y METAS Objetivo particular 1. Instalar el COTECIAD y reunirse en sesiones ordinarias y extraordinarias si es preciso. De acuerdo al manual del COTECIAD, se llevarán a cabo 4sesiones ordinarias para seguimiento y evaluación del cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y temas generales de gestión documental como la valoración documental. Instalar el COTECIAD y del subcomité de valoración documental. Agosto 2013 Secretaria del Medio Ambiente / Director Ejecutivo de Administración Sesionar al menos 4 veces al año, de acuerdo al calendario aprobado Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre 2013 Secretario del Medio Ambiente / Director Ejecutivo de Administración Objetivo particular 2: Actualización y elaboración si aplica, de los inventarios documentales de los archivos de trámite, concentración e histórico. En septiembre de 2012 se entregaron a Oficialía Mayor los inventarios documentales de la SEDEMA, actualizados hasta agosto del mismo año. El objetivo para el 2013 es concluir el inventario del 2012 y mantener actualizado mes con mes el inventario para no tener atrasos mayores a un mes en los registros. 7

8 Concluir inventario 2012 y elaborar inventario 2013 No aplica Responsables del archivo de Trámite. Elaboración del Inventario Documental del archivo de concentración Permanente Responsables del archivo de Concentración y de trámite. Elaboración-actualización del Inventario Documental del archivo histórico Permanente Responsables del archivo de Histórico y de trámite. Objetivo particular 3: Actualizar y en su caso registrar modificaciones del Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición Documental. Actualmente la SEDEMA cuenta con un Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) orgánico-funcional actualizado al 2012, en funcionamiento; asimismo existe un Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) como base para la disposición y transferencia documental. En caso de cambios en la estructura organizacional de la institución o de alguna modificación en las funciones sustantivas, se deberán actualizar ambos instrumentos. Debido a que la gestión documental es un asunto dinámico puede haber otras razones por las que se requiera actualizar o modificar alguno de estos instrumentos, por lo que al final de cada año lectivo se podrán registrar cambios ante Oficialía Mayor. 8

9 Actualización del CGCA y del CADIDO Septiembre Unidad Coordinadora de Archivos (DRMSG), Responsables del archivo de trámite, COTECIAD. Revisión y corrección de los manuales de procedimientos del archivo de concentración e histórico Noviembre 2013 Responsables de los archivos de concentración e histórico, Unidad Coordinadora de Archivos (DRMSG) y COTECIAD. Objetivo particular 4: Capacitar y asesorar al personal para la implementación de los procedimientos y actualización de instrumentos archivísticos. Es indispensable la capacitación para desarrollar, implementar y mantener el Sistema Institucional de Archivos. La capacitación y asesoría continua ha sido una de las claves para el logro de los objetivos hasta ahora alcanzados en esta materia por la SEDEMA. Al menos dos sesiones de capacitación y asesoría Octubre-Noviembre Unidad Coordinadora de Archivos (DRMSG), Secretaría Ejecutiva del COTECIAD. 9

10 Objetivo particular 5: Elaboración del informe de actividades anual, Informe PIDA Se deberá elaborar un informe de las actividades que en materia de desarrollo archivístico fueron realizadas en el 2013a manera de sumario para que posteriormente en cumplimiento de la legislación se presente. Elaboración Informe PIDA 2013 Noviembre 2013 Unidad Coordinadora de Archivos (DRMSG)/ COTECIAD. Objetivo particular 6: Presentar el Informe del PIDA De acuerdo a las Leyes de Archivos y de Transparencia e Información Pública del Distrito Federal se debe presentar un informe anual de las actividades relativas a la gestión de archivos y publicarla en el sitio web correspondiente a información pública de cada dependencia o entidad del GDF. Presentación del Informe PIDA 2013 Noviembre 2013 Unidad Coordinadora de Archivos / COTECIAD. Objetivo particular 7: Elaboración del programa PIDA De acuerdo a la Ley de Archivos del Distrito Federal se debe elaborar el Programa 10

11 Institucional de Desarrollo Archivístico para el año 2014, con las actividades relativas a la gestión de archivos. Elaboración del PIDA 2014 Noviembre 2013 Unidad Coordinadora de Archivos / COTECIAD. 11