INTERNAMIENTO, CONSERVACION, TRANSFERENCIA Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL INDECI

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1 CODIGO: -SG VERSION: PRIMERA AREA: TITULO: SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL INTERNAMIENTO, CONSERVACION, TRANSFERENCIA Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL INDECI RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Secretaría e Imagen Institucional VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 2/31 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para el Internamiento, Conservación, Transferencia y Eliminación de Documentos del Archivo del INDECI, en el que se determinan las responsabilidades para el Internamiento del Acervo Documentario en el Archivo, la Formulación y Aprobación del Programa de Control de Documentos, la Transferencia de Documentos del Archivo del INDECI al Archivo de la Nación, y la Eliminación de Documentos del Archivo. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para todas las Unidades Orgánicas y los Organos Desconcentrados del INDECI, quienes deben solicitar el ingreso de la documentación al Archivo a través de la Secretaría. Describe las actividades desde la comunicación de la Secretaría a cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado acerca de la documentación concerniente al penúltimo año o periodo anterior a éste, para su respectivo archivamiento en el Archivo del INDECI hasta la transferencia o eliminación de las unidades de archivamiento al Archivo de la Nación. 3. BASE LEGAL 3.1. Constitución Política del Perú Decreto Ley Nº Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nº 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo Nº PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI y Decreto Supremo Nº PCM que deroga la 3ra. disposición de dicho reglamento Ley Nº Ley del Procedimiento Decreto Ley Nº Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación Decreto Supremo Nº ED, que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Nº Ley Nº Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos Decreto Supremo Nº JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº Reglamento del Sistema Nacional de Archivo Decreto Legislativo Nº 120 Ley Orgánica del Archivo de la Nación Decreto Legislativo Nº JUS, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Archivo de la Nación Ley Nº 24047, Ley de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación Resolución Jefatural Nº AGN-J, que aprueba las Normas es del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 3/ Resolución Jefatural Nº AGN-J, que aprueba la Directiva Nº AGN-DGAI: Normas para la Formulación del Plan Anual de Archivos s del Sector Público Nacional Resolución Jefatural Nº AGN-J, que precisa que la RJ Nº AGN-J es de aplicación para la documentación con menos de 30 años de antigüedad, y que la documentación mayor a 30 años de los archivos de los sectores públicos serán transferida al Archivo de la Nación o los Archivos Departamentales, según corresponda Resolución Jefatural Nº AGN-J, que aprueba las siguientes Directivas: Directiva Nº AGN-DGAI: Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos en los Archivos s del Sector Público Nacional Directiva Nº AGN-DGAI: Normas para la Transferencia de Documentos en los Archivos s del Sector Público Nacional Directiva Nº AGN-DGAI: Normas para la Eliminación de Documentos en los Archivos s del Sector Público Nacional Directiva Nº AGN-DGAI: Normas para la Conservación de Documentos en los Archivos s del Sector Público Nacional. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Internamiento del Acervo Documentario en el Archivo : Cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado debe solicitar a la Secretaría el ingreso de la documentación para su respectivo archivamiento en el Archivo del INDECI La documentación ha transferir debe estar adecuadamente ordenada y completa por parte de cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del INDECI Formulación y Aprobación del Programa de Control de Documentos: El Jefe del INDECI designará mediante Resolución Jefatural a los miembros del Comité de Evaluación de Documentos, el que se encargará de formular el Programa de Control de Documentos y estará integrado por el Jefe del INDECI o su representante, el Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica, el Director o Jefe de cada unidad orgánica u órgano desconcentrado del INDECI y el del INDECI Transferencia de Documentos del Archivo del INDECI al Archivo de la Nación, y Eliminación de Documentos del Archivo : Programa de Control de Documentos debidamente aprobado.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 4/ Solicitud dirigida al Archivo de la Nación, para que autorice la transferencia o de eliminación de documentos del INDECI, adjuntando el inventario de documentos para transferencia o eliminación, según corresponda Si el Programa de Control de Documentos no se encuentra aprobado, el INDECI deberá solicitar al Archivo de la Nación la transferencia o la eliminación de los documentos, según corresponda, adjuntando un informe de opinión favorable elaborado por el Comité Evaluador de Documentos. 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Jefe del INDECI Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica Director o Jefe de cada Unidad Orgánica y Organo Desconcentrado del INDECI del INDECI Unidad de Secretaría Comité de Evaluación de Documentos. 6. CONSIDERACIONES CONSIDERACIONES GENERALES 6.1. El Archivo deberá contar con locales apropiados, equipo, mobiliario y materiales necesarios para la protección y conservación de los documentos. El local del Archivo deberá estar distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y de lugares excesivamente húmedos, asimismo deberá contar con sistemas de alarmas para prevenir robos, incendios u otro tipo de siniestros El personal que labora en el Archivo del INDECI debe tener formación y experiencia en la gestión y administración de archivos, trámite documentario y administración pública, con el objeto de llevar un mejor manejo, control y conservación de la documentación de la Institución Es necesario que el usuario interno tenga conocimiento de la ubicación de los documentos solicitados, los plazos de retención en el Archivo del INDECI o la ruta de trámite o de transferencia del documento Este proceso estará conformado por cuatro (4) subprocesos, son los siguientes: a) Internamiento del Acervo Documentario en el Archivo : Se refiere a la transferencia de los documentos de los archivos de las unidades orgánicas o de los órganos desconcentrados al Archivo del INDECI, y su posterior ubicación en los estantes respectivos.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 5/31 b) Formulación y Aprobación del Programa de Control de Documentos (PCD): proceso conducido por el Comité de Evaluación de Documentos, designado por el Jefe del INDECI. Este PCD establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo de la Nación o su eliminación. Lo recomendable es que el PCD sea elaborado cuando la documentación, materia de análisis, se encuentre en las unidades orgánicas u órganos desconcentrados, con un máximo de un año de antigüedad. Determinando: El tiempo que se quedarán almacenados en los archivos de cada unidad orgánica. El tiempo que se quedarán almacenados en el Archivo del INDECI. Cuando van a ser transferidos al Archivo de la Nación. c) Transferencia de Documentos del Archivo del INDECI al Archivo de la Nación: Este proceso consiste en trasladar aquellos documentos cuyo periodo de retención en el Archivo del INDECI haya concluido, de acuerdo al Programa de Control de Documentos (PCD). Teniendo en cuenta que toda transferencia al Archivo no necesariamente conlleva a la eliminación definitiva del documento. La finalidad de este proceso es descongestionar los archivos administrados; aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales archivísticos; y, garantizar la integridad de la conservación del patrimonio documental. Todo documento mayor a 30 años de antigüedad deberá ser transferido al Archivo de la Nación. d) Eliminación de Documentos del Archivo : El principal objetivo de este proceso, es eliminar los documentos innecesarios en los archivos administrativos del INDECI. El requisito para que se lleve a cabo este proceso (al igual que para el proceso anterior), es que el PCD haya sido formulado y aprobado. En caso de no haber sido aprobado el PCD se podrá solicitar la eliminación con un informe de opinión favorable del Comité de Evaluación de Documentos. Toda eliminación de documentos será autorizada y ejecutada por el Archivo de la Nación. CONSIDERACIONES ESPECIFICAS 6.5. Internamiento del Acervo Documentario en el Archivo En los meses de Febrero y Marzo se recepcionarán y revisarán los documentos de las distintas unidades orgánicas para su internamiento en el Archivo del INDECI, respetando las fechas y plazos comunicados oportunamente por la Secretaría a cada unidad orgánica para que efectúe el internamiento del Acervo Documentario en el Archivo del INDECI.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 6/31 Para ello cada unidad orgánica u órgano desconcentrado deberá preparar con anticipación su documentación según el tipo de serie documental y el orden correlativo de las fechas de los documentos, sin esperar la comunicación de la Secretaría Toda coordinación para dicho internamiento, se realizará con el responsable del Archivo del INDECI El Sistema de Correspondencia (SISCO), el cual sirve para ingresar los datos de la documentación, ya sea correspondencia recibida o enviada: Nº de Orden; Nº de Hoja de Trámite o Registro del documento, según corresponda; fecha de Hoja de Trámite (fecha de registro); fecha del documento; número del documento; clasificación de seguridad; nombre de la entidad o de la unidad orgánica que remite o envía el documento; y por último, una breve descripción del asunto principal del documento. Estos datos de registro deberán estar contemplados en el Indice de cada legajo Internada la documentación de las unidades orgánicas u órganos desconcentrados en el Archivo del INDECI, el en Archivo debe ingresar al Sistema 1 de Correspondencia (SISCO) la ubicación del legajo correspondiente, es decir, Letra y Número del estante, con la finalidad de ubicar en forma rápida la documentación, a través del sistema se emitirán los reportes de la documentación internada al Archivo por unidad orgánica u órgano desconcentrado Una vez revisada la documentación completa de la Unidad Orgánica que desea realizar la transferencia al Archivo, ésta deberá ser internada de la siguiente manera: i. La correspondencia deberá ser archivada con un documento sustentatorio, debidamente legajado, en forma correlativa y cronológica (día, mes y año). ii. Asimismo, se indicará si es correspondencia enviada o recibida (todo documento de correspondencia recibida deberá ir acompañado de su respectiva Hoja de Trámite), insertándose una hoja adicional (índice del legajo) en la que se detalle el contenido del mismo, según modelo que se muestra en el Anexo 1, de ser posible este detalle puede ser digitado en un diskette para su posterior migración a la Base de Datos del Archivo. iii. Con la finalidad de uniformar la presentación de los legajos, éstos deberán forrarse con papel lustre y vinifán, adecuándose en ellos los lomos diseñados para tal fin, de acuerdo al modelo que se muestra en el Anexo 2 que se adjunta La clasificación de los documentos en el Archivo se regirá por el principio de procedencia administrativa y el principio de orden original. De acuerdo a dichos principios, la clasificación se hará respetando la unidad orgánica de origen de los documentos y manteniendo el orden que se les dio en ella. 1 O al Sistema de Trámite Documentario equivalente.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 7/ Formulación, Aprobación y Remisión del Programa de Control de Documentos Para la formulación del Programa de Control de Documentos (PCD) se tendrán en cuenta los valores temporal y permanente de los documentos: Los documentos de valor temporal son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originó. Son documentos de valor permanente: a) Los relativos a los asuntos administrativos fiscales, contables, legales, financieros y otros indispensables para la entidad de origen o para otras entidades. b) Los referentes a la protección de los derechos de los ciudadanos. c) Los que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus atribuciones y las funciones establecidas por la Ley, la estructura orgánica, los planes operativos y los procedimientos administrativos. d) Los que aportan una contribución sustancial al estudio y a la investigación en cualquier campo del conocimiento El PCD estará conformado por el Inventario de las Series Documentales (ISD), la Tabla de Retención de Documentos (TGRD), y el Indice Alfabético de las Series Documentales (IASD) El proceso de formulación del PCD será conducido por el Comité de Evaluación de Documentos (CED), designado por el Jefe del INDECI y estará integrado por los siguientes miembros: a) Un representante de la Alta Dirección del INDECI, quien lo presidirá. b) El Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o su representante. c) El Jefe o Director de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del INDECI cuya documentación será evaluada. d) El responsable de la gestión del Archivo del INDECI El Director o Jefe de cada Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado en coordinación con el responsable de la Gestión del Archivo, elaborará el inventario de las Series Documentales correspondiente a la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado de la cual pertenece, y lo remitirá al Comité de Evaluación de Documentos para su aprobación Al elaborarse el inventario de las series documentales, deberá describirse cada serie en hojas diferentes a fin de facilitar su actualización.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 8/ Los inventarios de las series documentales serán analizados por el Comité de Evaluación de Documentos - CED, a fin de determinar el valor de cada una de las series e indicar sus periodos de retención en los archivos correspondientes La Tabla de Retención de Documentos y el Indice Alfabético de las Series Documentales, se elaborarán luego del estudio referido en el punto anterior El PCD será aprobado por Resolución Jefatural con el dictamen favorable del Archivo de la Nación. Una vez aprobado será remitido al Archivo de la Nación en un plazo no mayor de 10 días útiles a partir de la fecha de su aprobación Los formatos y las instrucciones de uso de los documentos que integra el Programa de Control de Documentos - PCD, es decir, el Inventario de las Series Documentales (ISD), la Tabla de Retención de Documentos (TGRD), y el Indice Alfabético de las Series Documentales (IASD) se encuentran en los Anexos de la Directiva Nro AGN-DGAI: Normas para la Formulación del Programa de Control de Documentos para los Archivos s del Sector Público Nacional Transferencia de los documentos del Archivo del INDECI al Archivo de la Nación La finalidad de la transferencia de los documentos de un archivo a otro es: a) Descongestionar los archivos administrativos del sector público nacional. b) Aprovechar la disponibilidad del espacio físico, equipos y materiales de los archivos públicos. c) Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio documental La remisión del cronograma Anual de transferencia al Archivo de la Nación se realizará antes del 31 de marzo de cada año Se solicitará al AGN la transferencia de los documentos que estén considerados en el Cronograma de Anual de Transferencia, dicha solicitud de transferencia será acompañada del Inventario de Transferencia de Documentos y será remitida al AGN treinta días (30) antes de la fecha de traslado para la verificación e inspección del supervisor del AGN Para la transferencia de los documentos se utilizarán unidades de archivamiento de tamaño uniforme. En cada unidad de archivamiento se empacará una serie documental, manteniendo el orden que tuvo en la dependencia administrativa correspondiente Las unidades de archivamiento serán rotuladas en el lado frontal. En el ángulo superior izquierdo se anotará el código del INDECI y de la Secretaría, el año y el número de remisión. En el ángulo superior derecho se indicará el número correlativo correspondiente a la unidad de archivamiento.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/2005 9/ Finalizada la transferencia, el responsable del AGN anotará en la parte superior de la parte central de cada unidad de archivamiento el número correlativo que le corresponda dentro del archivo. Luego señalará en el inventario de transferencia de documentos la ubicación de la unidad de archivamiento respectiva El original del Inventario de Transferencia de Documentos servirá para organizar el Inventario de Transferencia que será ordenado cronológicamente de acuerdo al ingreso de los documentos de archivo, la primera copia será archivada de acuerdo a la dependencia remisora y la segunda devuelta a la dependencia remitente, es decir la Secretaría Las instrucciones para la elaboración del Inventario de Transferencia de Documentos, así como sus respectivos formatos, se encuentran en el Anexo 1 de la Directiva Nº AGN-DGAI Eliminación de los documentos del Archivo del INDECI La finalidad de la eliminación de los documentos del Archivo es: a) Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los archivos administrativos del sector público nacional de acuerdo a lo establecido por la Ley. b) Descongestionar periódicamente los archivos de la administración pública. c) Aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles en los archivos públicos El cronograma anual de eliminación de documentos será remitida al Archivo de la Nación antes del 31 de marzo de cada año Se solicitará al Archivo de la Nación la autorización para la eliminación de los documentos al vencimiento de los periodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos La solicitud de eliminación estará acompañado con el inventario en original, dos copias de éste y las muestras documentales correspondientes 30 días antes de la fecha establecida en su respectivo cronograma El Archivo de la Nación informará sobre la procedencia o improcedencia de la solicitud. Si el informe es favorable, el expediente pasará a dictamen de a Comisión Técnica de Archivos a base del cual el Jefe del Archivo de la Nación expedirá la Resolución que autoriza la eliminación respectiva El Archivo de la Nación es el único facultado para eliminar los documentos cuya destrucción haya autorizado, de acuerdo a las disposiciones legales Las instrucciones para la elaboración del Inventario de Documentos para su Eliminación, así como sus respectivos formatos, se encuentran en el Anexo 1 de la Directiva Nº AGN-DGAI.

10 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ /31 7. SIGLAS 7.1. AGN: Archivo de la Nación CATD: Cronograma Anual de Transferencia de Documentos CAED: Cronograma Anual de Eliminación de Documentos CED: Comisión Evaluadora de Documentos DGAI: Dirección de Archivo Intermedio del Archivo de la Nación IASD: Indice Alfabético de las Series Documentales IDE: Inventario de Documentos para su Eliminación ITD: Inventario de Transferencia de Documentos OA: Oficina de Administración OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica PCD: Programa de Control de Documentos RD: Resolución Directoral RJ: Resolución Jefatural : Secretaría e Imagen Institucional SISCO: Sistema de Correspondencia SNA: Sistema Nacional de Archivos TGRD: Tabla de Retención de Documentos UO: Unidad Orgánica. 8. DEFINICIONES 8.1. Clasificación: La clasificación de los documentos es un procedimiento de gestión documental que se inicia desde la gestación del documento hasta el archivo del mismo. La clasificación consiste en organizar la documentación que ingresa y/o se genera en función al ámbito funcional de cada una de las áreas formando las series documentales Hoja de Trámite: Hoja que adjunta la Secretaría a todo documento que ingresa por Mesa de Partes y que resume la actividad administrativa que se desarrolla en el proceso de trámite al interior del INDECI SISCO - Sistema de Correspondencia: Software que se emplea para el registro de documentos recibidos y enviados. Permite realizar la búsqueda de documentos y generar reportes para agilizar actividades relacionadas con el control y seguimiento de documentos.

11 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ /31 9. GLOSARIO DE TERMINOS 9.1. Administración de Archivos: Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los archivos Documento: Se entiende por documento a toda información registrada en cualquier soporte, sea textual, cartográfico, audiovisual, automatizado, táctil y otros de semejante naturaleza que se generen en los organismos y reparticiones del Sector Público Nacional, como resultado de sus actividades Eliminación de Documentos: Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo de la Nación Organización de Documentos: Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientados a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad Programa de Control de Documentos: Es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo de la Nación o su eliminación Serie Documental: Es el conjunto de documentos que poseen características comunes: el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados, y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad. 10. ANEXOS Anexo 1: Registro de Correspondencia Recibida. Anexo 2: Diseño del Lomo del Legajo.

12 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ / DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO SUBPROCESO: INTERNAMIENTO DEL ACERVO DOCUMENTARIO EN EL ARCHIVO GENERAL UNIDAD ORGANICA UO / OD UO / OD UO / OD RESPONSABLE Supervisor Supervisor Secretaria Director / Jefe Director / Jefe Secretaria Secretaria Director / Jefe Supervisor Secretaria Director / Jefe DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Elabora un memorando comunicando las fechas y plazos de recepción de los documentos que cada unidad orgánica u órgano desconcentrado desee transferir al Archivo del INDECI. 2. Firma memorándum y devuelve. 3. Envía memorándum a la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado correspondiente. 3. Recibe memorándum y entrega al Director o Jefe. 4. Recibe solicitud, conoce y asigna al responsable. 5. Prepara documentación, teniendo en cuenta las consideraciones señaladas en el numeral 6. del presente documento. 6. Elabora y entrega solicitud de ingreso de documentación al Archivo al Director o Jefe. 7. Firma la solicitud y deriva a la Secretaria. 8. Envía solicitud a la Secretaría, solicita firma de cargo y archiva. 9. Revisa la solicitud de ingreso. NO autoriza el ingreso de la documentación 10. Devuelve la solicitud e indica observaciones. 11. Recibe observaciones y entrega al Director o Jefe, según corresponda. 12. Conoce las observaciones de la Secretaria y deriva al para que subsane. 13. Recibe indicaciones y subsana. Regresar a la actividad 6. Autoriza el ingreso de la documentación 14. Ordena la revisión, evaluación e internamiento del Acervo Documentario al Archivo. 15. Recibe y deriva autorización al en Archivo. Entrega autorización a la Secretaria de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado. 16. Entrega autorización al. 17. Conoce autorización, elabora y entrega memorándum de envío de documentos. 18. Firma memorándum.

13 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ /31 UO / OD Supervisor en Archivo Supervisor en Archivo 19. Entrega documentación y memorándum a la. 19. Supervisa entrega de documentación de la unidad orgánica al. 19. Recibe, revisa y firma cargo. 20. Evalúa la documentación recibida. Documentación NO se encuentra completa 21. Elabora informe de observación y entrega al Supervisor. 22. Recibe informe y elabora memorándum de solicitud a la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado para su subsanación. 23. Firma el memorándum, regresar a la actividad 11. Documentación se encuentra completa 24. Clasifica la documentación, la ordena y asigna el número y letra de ubicación en el legajo y en el estante correspondiente. 25. Registra datos en el Sistema de Correspondencia (SISCO). 26. Elabora el índice de registro de cada legajo, prepara el legajo y lo archiva. 27. Coloca el legajo en el estante asignado. Existen más series documentales Ir a la actividad 24. No existen más series documentales Fin del Proceso.

14 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ / SUBPROCESO: FORMULACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS UNIDAD ORGANICA JEFATURA RESPONSABLE Jefe del INDECI DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Solicita a la Jefatura, designación del CED. 2. Encarga elaboración del proyecto de RJ para designar al CED, y da lineamientos para la integración del Comité. Jefe 3. Asigna responsable para la elaboración del proyecto de RJ y da lineamientos. 4. Recibe asignación del proyecto de RJ. OAJ 5. Elabora proyecto de RJ, de acuerdo a los lineamientos recibidos. Asesor Se inicia el proceso Trámite de Resoluciones, el que concluye con la recepción de la Resolución Jefatural de cada uno de los miembros del CED. 6. Conoce RJ y asume designación. UO / OD Director / Jefe 6. Conoce RJ y asume designación. OAJ Jefe 6. Asume designación. JEFATURA Jefe 6. Asume designación o delega. UO / OD CED OAJ CED Director / Jefe en Archivo Miembros Jefe Miembros Unidad de Secretaría 7. Elabora el Inventario de las Series Documentales (ISD) en coordinación con el, el de la y el en Archivo de la. 7. Coordina la elaboración del ISD. 7. Coordina la elaboración del ISD. 7. Coordina la elaboración del ISD. 8. Analizan el ISD. 9. Determinan los valores de las series documentales y los periodos de retención. 10. Firman el ISD. 11. Elaboran la Tabla de Retención y el Indice Alfabético de las Series Documentales. Se inicia el proceso de Trámite de Resoluciones, el que concluye con la recepción, por parte de cada uno de los miembros del CED, de la Resolución Jefatural que aprueba el PCD. 12. Reciben y conocen RJ que aprueba el Programa de Control de Documentos (PCD). Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción por parte de la AGN, de la RJ que aprueba el PCD.

15 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ /31 AGN CED s Miembros 12. Recibe RJ, Oficio y PCD. 13. Da VºBº al PCD. 14. Notifica la aprobación del PCD al INDECI. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción, por parte del CED, del PCD visado por la AGN. 15. Conocen la aprobación del Programa de Control de Documentos (PCD) por parte del Archivo de la Nación, dando fin al proceso.

16 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ / SUBPROCESO: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL INDECI AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Verifica en el Programa de Control de Documentos, el vencimiento de los periodos de retención y asigna elaboración del Cronograma Anual de Transferencia de Documentos (CATD). 2. Elabora el CATD en coordinación con el en Archivo y elabora el oficio para enviar CATD al AGN. 3. Revisa el CATD. NO está conforme con el CADT 4. Emite observaciones. Ir a la actividad 2. Está conforme con el CATD 5. Aprueba el CATD y firma el oficio respectivo. Continúa en la actividad 7. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción del CATD del INDECI, por parte de la AGN. AGN 6. Recibe y conoce CATD del INDECI. en Archivo Supervisor en Archivo 7. Asigna la elaboración del ITD, al. 8. Elabora el ITD, en coordinación con el en Archivo, y el oficio dirigido al AGN solicitando la transferencia respectiva. 8. Coordina la elaboración del ITD con. 8. Supervisa y asesora en la elaboración del ITD. 9. Revisa el ITD. NO está conforme con el ITD 10. Emite observaciones, regresar a la actividad 8. Está conforme con el ITD 11. Firma el ITD y la solicitud de transferencia. 12. Prepara la documentación a transferir al AGN y rotula las unidades de archivamiento. 12. Prepara la documentación a transferir al AGN y rotula las unidades de archivamiento. Se aprobó el PCD Ir a la actividad 16. NO se aprobó el PCD 13. Solicita al CED opinión favorable.

17 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ /31 CED AGN AGN AGN Miembros Supervisor y/o en Archivo Supervisor en Archivo Supervisor Supervisor 14. Elaboran y firman el Informe de Opinión Favorable para que proceda la transferencia. 15. Recibe y adjunta el Informe de Opinión Favorable al ITD, con la solicitud de transferencia. 16. Entrega el ITD (el original y las 2 copias) con el oficio de solicitud de transferencia al AGN. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega del Oficio y adjuntos al AGN, previa firma del oficio por parte de la Jefatura del INDECI. 17. Recibe el ITD, conoce, firma cargo y asigna a un supervisor. 18. Se dirige al INDECI para la verificación respectiva. 19. Verifica e inspecciona el Inventario Físico con el ITD. 19. Reciben y atienden al Supervisor del AGN. Está conforme con el ITD Continúa en la actividad 27. NO está conforme con el ITD 20. Solicita la subsanación del ITD. 21. Coordina subsanación del ITD. 21. Subsana el ITD en coordinación con el en Archivo. Subsanación se realiza inmediatamente 22. Solicita firma del. 22. Firma el ITD corregido, regresa a la actividad 19. Subsanación NO se realiza inmediatamente 23. Verifica el ITD. NO está conforme con el ITD corregido 24. Emite observaciones, regresa a la actividad 21. Está conforme con el ITD corregido 25. Elabora oficio solicitando la verificación del inventario por parte del Supervisor del AGN. 26. Firma el ITD corregido, ir a la actividad Da conformidad al ITD y concede Transferencia de Documentos.

18 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ /31 OA AGN SSGG s en Archivo 28. Coordina con la OA, e inicia acciones para transportar los documentos a transferir al Archivo de la Nación. Se inicia el proceso de Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central, en el que se trasladan los documentos del Archivo del INDECI al Archivo de la Nación. 29. Reciben documentación respectiva, verifican unidades de archivamiento con el ITD, si es conforme, anota el Nº correlativo en cada unidad de archivamiento y señala en el ITD su ubicación respectiva. Luego el Jefe del Archivo de la Nación firma el ITD (original y las dos copias) y entrega al de la una copia como cargo. Continúa en la actividad Archiva el ITD del INDECI. Fin del proceso. 31. Recibe y archiva cargo. 32. Solicita al en Archivo el registro de la transferencia realizada. 33. Registra los documentos transferidos al AGN en el SISCO, dando fin al subproceso de Transferencia de Documentos al Archivo de la Nación.

19 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ / SUBPROCESO: ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. Verifica en el Programa de Control de Documentos el vencimiento de los periodos de retención y asigna elaboración del Cronograma Anual de Eliminación de Documentos (CAED). 2. Elabora el CAED en coordinación con el en Archivo y elabora el oficio para enviar CAED al AGN. Presenta al. 3. Revisa el CAED. NO está conforme con el CAED 4. Emite observaciones, regresa a la actividad 2. Está conforme con el CAED 5. Aprueba el CAED y firma el oficio respectivo. Continúa en la actividad 7. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción por parte del AGN del CAED del INDECI. AGN 6. Recibe y conoce CAED del INDECI. CED en Archivo Supervisor en Archivo Miembros 7. Asigna la elaboración del IDE al. 8. Elabora el IDE y el oficio dirigido al AGN, solicitando la eliminación de documentos del INDECI, en coordinación con el en Archivo. Presenta al. 8. Coordina la elaboración del IDE con. 8. Supervisa y asesora en la elaboración del IDE. 9. Revisa el IDE. NO está conforme con el IDE 10. Emite observaciones, regresar a la actividad 8. Está conforme con el IDE 11. Firma el IDE, y deriva al en Archivo. 12. Prepara la documentación a eliminarse y las muestras representativas de éstos. NO se aprobó el Programa de Control de Documentos 13. Solicita al Comité de Evaluación de Documentos (CED) opinión favorable. 14. Elaboran y firman el Informe de opinión favorable para que proceda la eliminación de documentan. Entregan al.

20 INDECI PROCEDIMIENTO: CODIGO: -SG PAG ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL FECHA: 09/08/ /31 AGN AGN AGN en Archivo 15. Recibe y adjunta el Informe de opinión favorable al Inventario de Documentos para su Eliminación (IDE) con el oficio solicitando la eliminación, luego ir al procedimiento Administración del Proceso de Trámite Documentario Se aprobó el Programa de Control de Documentos 16. Envía el IDE (el original y las 2 copias) con el oficio de solicitud de eliminación al Archivo de la Nación. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega de la documentación en el AGN, previa firma del Oficio por la Jefatura del INDECI. 17. Recibe el ITD, conoce y firma cargo. 18. Revisa IDE y emite un Informe que declara procedente o improcedente la eliminación de los documentos. NO procede la eliminación 19. Envía Informe que sustenta la improcedencia. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de la documentación que sustenta la improcedencia en la. 20. Recibe y conoce Informe de improcedencia para eliminar los documentos. 21. Recibe y conoce improcedencia. 22. Archiva Informe de improcedencia, dando fin al proceso. Procede la eliminación 23. Expide una Resolución que autoriza la eliminación de los documentos. 24. Se envía la Resolución e informe correspondiente al INDECI. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la recepción de la documentación que aprueba el pedido de eliminación de documentos en la. 25. Conoce la Resolución del AGN autorizando la eliminación de los documentos. Se inicia el subproceso de Transferencia de los Documentos del Archivo del INDECI al Archivo de la Nación. 26. Elimina los documentos y entrega registro al. 26. Solicita y recibe el registro de los documentos eliminados. 27. Registra los documentos eliminados en el SISCO, dando fin al proceso.

21 12. DIAGRAMA DE FLUJO

22 Director / Jefe INTERNAMIENTO DEL ACERVO DOCUMENTARIO EN EL ARCHIVO GENERAL UO / OD Secretaria INDECI UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL Supervisor Inicio ARCHIVO GENERAL en Archivo 2 Firma memorándum 1 Elabora memorándum comunicando fechas y plazos para transferir documentos al Archivo del INDECI 4 Recibe memorándum y asigna responsable 3 Recibe memorándum y entrega 3 Envía memorándum 5 Prepara documentación 7 Firma solicitud 8 Envía solicitud 6 Elabora y entrega solicitud de ingreso de documentación al Archivo a Cargo 8 b 9 Revisa solicitud Autoriza ingreso? No Si 12 Conoce observaciones y deriva 11 Recibe observaciones y entrega al Director o Jefe 10 Devuelve solicitud e indica observaciones 16 Recibe y entrega autorización 13 Recibe indicaciones y subsana 14 Ordena internamiento del Acervo Documentario al a Archivo, previa revisión y evaluación 17 Conoce autorización y elabora memorándum de envío de documentos 15 Deriva autorización. Entrega a UO / OD 15 Toma conocimiento de autorización 18 Firma memorándum 19 Envía documentación y memorándum 19 Supervisa 19 Recibe, revisa documentación y firma cargo Cargo Evalúa documentos Está completo? Si 23 Firma memorándum 22 Recibe informe y elabora memorándum solicitando a la UO subsanación No 21 Elabora y entrega informe de observaciones b c 24 Clasifica documentación, asigna número y letra de ubicación en el legajo y estante correspondiente 25 Registra en el Sistema 26 Elabora el Indice de Registro de cada legajo, prepara legajo y lo archiva 27 Coloca el legajo en el estante asignado Más series documentales? No Fin Si c

23 FORMULACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS INDECI CED UO OAJ JEFATURA en Archivo Miembros Director / Jefe Jefe Asesor Jefe Inicio 1 Solicita al Jefe del INDECI la designación del CED 3 Asigna responsable para la elaboración del proyecto RJ y da lineamientos 2 Encarga elaboración del proyecto de RJ para designar CED, da lineamientos 4 Recibe asignación 5 Elabora proyecto de RJ de acuerdo a lineamientos Trámite de Resoluciones 6 Asume designación 6 Asume designación 6 Asume designación 6 Asume designación 7 Coordina elaboración del ISD 7 Coordina elaboración del ISD 7 Coordina elaboración del ISD 7 Elabora el ISD en coordinación con el, y en Archivo 8 Analizan el ISD 9 Determinan los valores de las series documentales y periodos de retención 10 Firman el ISD α

24 AGN FORMULACION Y APROBACION DEL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS INDECI CED UO OAJ Miembros Director / Jefe Jefe Secretaria Asesor JEFATURA Jefe α 11 Elaboran la tabla general de retención y el indice alfabético de series documentales Trámite de Resoluciones Administración del Proceso de Trámite Documentario 12 Reciben y conocen RJ que aprueba el PCD 13 Recibe RJ, oficio y PCD 14 VºBº PCD 15 Notifica aprobación del PCD Administración del Proceso de Trámite Documentario 16 Conocen aprobación del PCD Fin

25 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL INDECI AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION AGN INDECI UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL Supervisor en Archivo Inicio CED a 2 Elabora el CATD, y el oficio para enviar al AGN 2 Apoya en elaboración del CATD 1 Verifica en el PCD el vencimiento de los periodos de retención y asigna elaboración del CATD 3 Revisa el CATD Conforme? Si No a 4 Emite observaciones 6 Recibe y conoce CATD Administración de Proceso de Trámite Documentario 5 Aprueba CATD y firma oficio 7 Asigna elaboración del ITD b 8 Elabora el ITD y oficio de solicitud de transferencia 8 Supervisa elaboración del ITD 8 Coordina elaboración del ITD con el 9 Revisa ITD Conforme? Si No b 10 Emite observaciones 11 Firma ITD y solicitud de transferencia 12 Prepara documentos a trasladarse y rotula las unidades de archivamiento 12 Prepara documentos y rotula las unidades de archivamiento Se aprobó el PCD? Si No 13 Solicita al CED opinión favorable 14 Elaborán y firman opinión favorable 15 Recibe y adjunta opinión favorable al ITD con la solicitud de transferencia Administración de Proceso de Trámite Documentario 16 Envía ITD y oficio de solicitud al AGN e α

26 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL DEL INDECI AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION AGN α UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL Supervisor INDECI en Archivo OA SSGG 17 Recibe ITD, conoce y firma cargos 18 Supervisor del AGN se dirige al INDECI 19 Verifica e inspecciona inventario c 19 Atiende al Supervisor del AGN 19 Atiende al Supervisor del AGN Si Conforme? No d 20 Solicita subsanación del ITD 21 Subsana ITD en coordinación con el en Archivo 21 Coordina subsanación del ITD Se subsana inmediatamente? No Si 22 Solicita firma ITD 22 Firma ITD 23 Verifica ITD c Si Conforme? No 24 Emite observaciones d 27 Da conformidad al ITD y concede transferencia 28 Coordina con la OA e inicia acciones para transferir documentos al AGN 25 Elabora oficio solicitando verificación del inventario 26 Firma ITD corregido e Servicio de Transporte para Atender a las Unidades Orgánicas de la 29 Se recibe documentación, y verifican con el ITD, de estar conforme registra, firma ITD y entrega cargo ITD INDECI 30 Fin Cargo Solicita registro de transferencia en el SISCO 33 Registra transferencia en el SISCO Fin

27 AGN ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL INDECI UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL Supervisor en Archivo Inicio 1 Verifica en el PCD el vencimiento de los periodos de retención y asigna elaboración del CAED a 2 Elabora el CAED y oficio para enviar al AGN 2 Apoya en elaboración del CAED al 3 Revisa CAED Conforme? Si No a 4 Emite observaciones Administración del Proceso de Trámite Documentario 5 Aprueba CAED y firma oficio 6 Recibe CAED y conoce Oficio CAED 7 Asigna elaboración del IDE b 8 Elabora IDE y oficio de solicitud de eliminación de documentos 8 Supervisa elaboración del IDE 8 Apoya en elaboración del IDE 9 Revisa el IDE Conforme? Si No b 10 Emite observaciones 11 Firma IDE y solicitud 12 Prepara documentos a eliminarse y las muestras representativas de éstos No Se aprobó el PCD? 13 Solicita al CED opinión favorable de eliminación Si c α

28 AGN ELIMINACION DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO GENERAL INDECI UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL en Archivo CED α 15 Recibe y adjunta opinión favorable al IDE, con la solicitud de eliminación 14 Elaboran y firman Informe con opinión favorable c 17 Recibe IDE, conoce y firma cargos Administración del Proceso de Trámite Documentario 16 Envía IDE, oficio de solicitud de elimnación y las muestras de los documentos a eliminarse Oficio Copia 1 Copia 2 IDE 18 Revisa IDE y emite un informe que declara procedente o improcedente la eliminación Si Procede la eliminación de documentos? No 19 Envía informe que sustenta la improcedencia Administración del Proceso de Trámite Documentario 20 Recibe, conoce informe de improcedencia y deriva 21 Recibe y conoce improcedencia Informe Expide una Resolución para eliminar documentos Fin 24 Envía la Resolución e Informe Administración del Proceso de Trámite Documentario 25 Conoce Resolución del AGN SP - Transferencia de Documentos del Archivo del INDECI al AGN 26 Se eliminan los documentos y entrega registro 26 Solicita y recibe registro de documentos eliminados Fin 27 Registra documentos eliminados en el SISCO Fin

29 ANEXOS

30 Anexo 1 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA AÑO Nº ORDEN Nº H.TRAM. F.H.TRAM. F.DOCUM. Nº DOC. C/S PROMOTOR ASUNTO Ejemplo: /12/ /12/ PCM O Presidencia del Consejo de Ministros Remite Información Solicitada INSTRUCCIONES DE LLENADO: 1.- Nº ORDEN: Es el orden de los documentos archivados en el legajo, empezando con el número Nº H.TRAM.: Número de Hoja de Trámite o Registro de Ingreso según corresponda (10 DIGITOS) 4 PRIMEROS CORRESPONDEN AL AÑO DE EMISION 3.- F.H.TRAM.: Fecha del registro del documento 4.- F.DOCUM.: Fecha del documento. 5.- Nº DOC: Número del documento, consignando las siglas de la entidad como extensión. 6.- C/S: Clasificación de Seguridad (O:Ordinario, R:Reservado, S:Secreto, C:Confidencial) según corresponda 7.- PROMOTOR: Nombre de la Entidad (necesario para poder generar código en el Sistema de Correspondencia) 8.- ASUNTO: Breve resumen del asunto del documento.

31 Anexo 2 INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL NOMBRE DE DIRECCION U OFICINA DOCUMENTOS ENVIADOS DEL: AL: AÑO INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

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