PASOS HACIA UNA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: GESTION ELECTRÓNICA DE DECRETOS (INFODECRETO)

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Silvia Segura Torregrosa
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1 PASOS HACIA UNA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: GESTION ELECTRÓNICA DE DECRETOS (INFODECRETO) Delegación de Planificación, Calidad, Organización e Informática. 1

2 ESQUEMA La ciudad Elementos clave Bases Jurídicas Características de la aplicación Usuarios y perfiles Funcionamiento Aplicación a Trámites Inmediatos Dificultades y Logros Retos 2

3 LA CIUDAD POBLACION habitantes 64% población ha utilizado internet 68% ha accedido alguna vez a la web ACCESOS WEB 2007: Media accesos día

4 Volumen de tramitación ORGANISMO Total general Ayuntamiento PMD PSC PSEIS Total general Ayuntamiento PSEIS Entidad Ayuntam Media día PSC PMD PMD 1,4 PSC 2,5 PBS

PSEIS 1502 1435 1621 705 5263 Total general 12419 14946 15258 15719 4686 63028

5 POR QUÉ INFODECRETO Dificultades en el proceso de firmas Tareas rutinarias (foliar y numerar) que consumen excesivos recursos humanos Volumen de decretos elevado Decisión de utilizar firma electrónica Necesidad de modernizar la Secretaría Control de Notificaciones 5

humanos Volumen de decretos elevado Decisión de utilizar firma

6 ELEMENTOS CLAVE INFORMATIZACION: entorno web FIRMA ELECTRÓNICA: FNMT ACCESO REMOTO: EXTRANET NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA 6

7 BASES JURÍDICAS Real-Decreto Ley 14/1999 de firma electrónica Decretos de la Alcaldía de diciembre de 2003 y febrero de 2004 aprobando el uso de firma electrónica, el programa informático y el procedimiento de tramitación Ley 11/2007 de Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos 7

firma electrónica, el programa informático y el procedimiento de

8 Características de la aplicación Desarrollo propio Entorno web, basado en arquitectura.net Accesible desde INTRANET Accesible desde EXTRANET: Integración con otros aplicativos: Registro Entrada/Salida Gestión de Expedientes (GEMA, GEAP) Gestión presupuestaria distribuida (GESPREDI) Aplicación Gestión Horas Extras Gestión Tributaria Base de Datos Personas y Territorio 8

org Integración con otros aplicativos: Registro Entrada/Salida Gestión de Expedientes (GEMA, GEAP)

9 FUNCIONAMIENTO PROPUESTAS DE DECRETO AGENDA ELECTRONICA ÓRGANO POLÍTICO + SECRETARIO LIBRO DIGITAL DE DECRETOS NOTIFICACIÓN 9

10 PERFILES Y FUNCIONES PERFIL Auxiliares y Técnicos Directores de Área Órgano Político Secretario Alcalde Notificadores FUNCIONES Elaborar propuestas Autorizar propuestas Firmar propuestas Gestionar Agenda Firmar decretos Gestionar Agenda Notificar decretos 10

Elaborar propuestas Autorizar propuestas Firmar propuestas

11 ACCESO INTERNO 11

12 ACCESO EXTERNO Permite a los Concejales Consultar Firmar Imprimir 12

13 EXTRANET ACCESO A INFODECRETO Correo Gestión de Expedientes Sugerencias y reclamaciones 13

14 NIVELES DE ACCESO PERFIL NIVEL DE ACCESO TECNICO DIRECCION CONCEJALES SECRETARIOS ALCALDE AREA ECONOMICA Decretos elaborados en su departamento Decretos elaborados en su dirección ACCESO TOTAL Decretos con datos económicos 14

Decretos elaborados en su departamento Decretos

15 MENU OPCIONES 15

16 CREAR PROPUESTAS Acceso BD Listado Junta Gobierno 16

17 Inserta Datos: Departamento Interesado Órgano firmante 17

18 AUTORIZAR PROPUESTAS Visto Bueno Digital 18

19 FIRMA DE PROPUESTAS PAREJAS DE FIRMAS 19

20 AGENDA DE FIRMAS 20

21 FUNCIONALIDADES ACCESO A BD DECRETOS FIRMA MANTENIMIENTO AGENDA 21

22 FIRMA CONSULTA PROPUESTAS PENDIENTES DE FIRMA FIRMA PROPUESTAS DEVOLUCION DE PROPUESTAS 22

23 FIRMA ELECTRÓNICA Certificados de firma de la FNMT certificados X.509 v3 Los certificados y claves privadas de firma se guardan en un servidor municipal en formato PKCS#12 Se utiliza en serie,, es decir el documento se firma dos veces: Primera firma: Órgano Político Segunda firma: Secretario Se utiliza solo para la firma de decretos 23

24 FIRMA INSERTAMOS CLAVE SERVIDOR FIRMAS COMPROBAR CONTROL DE FALLOS La AGENDA ELECTRONICA establece que Secretario firmará el decreto 24

25 FUNCIONES SECRETARIOS CONSULTA FIRMA GESTION DE LIBROS IMPRESIÓN DE TOMOS IMPRESIÓN INFORME JUNTA DE GOBIERNO 25

26 CONSULTAR DECRETOS Criterios de búsqueda: Año Asunto Delegación Área Tipo de decreto Rango de fechas Nº de decreto Interesado 26

27 VISUALIZAR DECRETOS 27

28 DOCUMENTOS 28

29 DOCUMENTOS 2 29

30 LIBRO DIGITAL DE DECRETOS APERTURA CIERRE DESCRIPCION CONTROL DE Nº DE DECRETOS 30

31 INFORME JUNTA GOBIERNO CONTENIDO DEL INFORME Nº de DECRETO FECHA RESUMEN: Se edita y modifica a conveniencia de Secretaría 31

32 LICENCIAS INMEDIATAS OBJETO Concesión de algunas licencias REGULACIÓN DECRETO 297 de 2/02/2004. PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN CAMPO DE APLICACIÓN Contenedores Mudanzas Unidades de enterramiento Cerramiento de terraza. Rótulos y marquesinas Toldos Unidades de enterramiento Demoliciones menores de 40 m2. Prórroga de licencia de obras Cambio de titular de licencia de obra. 32

33 LOGROS Agilizar tramitaciones Liberar RRHH de Secretaría Evitar traslado de papel Normalizar formato de decretos Facilitar la consulta on-line de datos Agilizar firmas Disminuir consumo de papel Mayor seguridad y garantía 33

34 DIFICULTADES TECNOLÓGICAS: Nuevas tecnologías, Nuevos retos Incorporación de firma electrónica Integración con otros aplicativos Mantenimiento del aplicativo HUMANAS: Resistencia al cambio Del papel autocopiativo al documento digital Desconfianza hacia la firma electrónica Del registro manual al registro al registro automático Del control manual de fechas a la actualización automática Del Libro de Decretos físico al Libro de Decretos Digital 34

35 RETOS e-firma DIRECTIVOS Y TEC JURÍDICOS NOTIFICACIONES TELEMATICAS e-firma CIUDADANOS NUEVOS DOCUMENTOS: certificados, informes, actas... 35

36 GRACIAS POR SU ATENCIÓN 36

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