Plan director de la. Fase 2 ( ) de implantación de la Administración electrónica en la Universidad de Alicante

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1 Plan director de la Fase 2 ( ) de implantación de la Administración electrónica en la Universidad de Alicante Alicante, 26 de Noviembre de 2013

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 6 2. GRADO DE ADAPTACIÓN A LA E-ADMINISTRACIÓN Grado de adaptación a la e-administración Grado de adaptación a la e-administración Grado de adaptación a la e-administración PLAN DIRECTOR DE E-ADMINISTRACIÓN Plan de actuaciones plurianual ( ) Ámbito normativo Ámbito organizativo Ámbito de gestión documental Ámbito de tecnológico Ámbito ENS y ENI Ámbito de Servicios al Ciudadano Fichas de proyectos de e-administración Actuaciones en el ámbito normativo Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos en soporte papel Elaboración de la normativa de Voto electrónico Actuaciones en el ámbito organizativo-procedimental Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos Finalización del cuadro de interoperabilidad Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización Establecer convenios de interoperabilidad con la CRUE Formación y difusión de las nuevas herramientas y servicios implementados en el ámbito de la e-administración Constitución de una Oficina Técnica de asesoramiento experto a la Comisión de Modernización Actuaciones en el ámbito de gestión documental Definición de las Tablas de Evaluación Documental Definición de la Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos Definición de la política de firma electrónica Elaboración del Plan Director del Documento Electrónico Actuaciones en el ámbito tecnológico Migración a la versión 3 de SIGEM que integra la solución de Portafirmas del MINHAP Selección e integración de la herramienta de notificaciones y comunicaciones electrónicas Selección e implantación de una plataforma de recepción de facturas electrónicas 66 Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 2 de 163

3 Implantar la digitalización segura de documentos Implementación de la gestión de metadatos sobre Alfresco Selección e implantación de una solución tecnológica de contratación electrónica Definición e implantación de una plataforma de servicios de interoperabilidad Implantación e integración de una plataforma de evidencias electrónicas Seleccionar e implantar una solución de archivo electrónico o de custodia y preservación del documento electrónico Adquirir una solución de voto electrónico en modo servicio Evaluación, instalación e integración con herramientas de Administración Electrónica de Bonita BPM como solución de soporte a la tramitación interna de expedientes electrónicos Desarrollar una sala virtual de firma electrónica Implantación de un módulo de gestión de representaciones Actuaciones en el ámbito de seguridad e interoperabilidad Elaborar un plan de acción para dar adecuado cumplimiento al ENI, alineado con el Plan Director del Documento Electrónico Llevar a cabo el Plan de acción ENS Llevar a cabo el Plan de acción ENI Actuaciones en el ámbito de servicios al ciudadano Firma de actas de notas Autorización para la realización de cursos (PAS) Permisos, licencias y vacaciones Gestión de trabajos de fin de máster y grado Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas) Factura electrónica Autorización de pagos Notificación de actos administrativos Gestión de órganos colegiados Procedimiento genérico de firma electrónica Contratación electrónica Firma de certificados varios por parte de Secretaría General Solicitud de expedición de título Firma de contratos de renovación/prorroga de personal Diplomas CECLEC (cursos < 200 horas) Voto electrónico Solicitud de expedición de suplemento europeo al título (SET) Certificados de prácticas de tutores Firma de convenios Firma de contratos de investigación Solicitud de reconocimiento de créditos Devolución de precios públicos Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica Autorización para la realización de cursos (PDI) Anulación de matrícula Modificación de matrícula Procedimientos de selección de personal PROYECCIÓN DEL GRADO DE ADAPTACIÓN A LA E- ADMINISTRACIÓN Grado de adaptación actual de la Universidad: Proyección del grado de adaptación Universidad: Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 3 de 163

4 4.3 Proyección del grado de adaptación Universidad: Proyección del grado de adaptación Universidad: Proyección del grado de adaptación Universidad: Proyección del grado de adaptación Universidad: ANEXO I. RESUMEN DEL PLAN DIRECTOR 149 ANEXO II. HERRAMIENTA DE PRIORIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 150 ANEXO III. CUESTIONARIOS PARA EL ANÁLISIS DE PROCEDIMIENTOS 151 Cuestionario para el análisis del flujo 151 Cuestionario para el análisis de los roles 152 Cuestionario para el análisis de los documentos 153 ANEXO IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS 154 Actuación administrativa automatizada 154 Administración electrónica 154 Amenaza 154 Autenticación 154 Autenticidad 154 Autoridad de certificación 154 Carpeta del estudiante 155 Catálogo de formatos y tipologías documentales 155 Certificado digital 155 Ciclo de vida del documento electrónico 155 Clasificación documental 155 Código Seguro de Verificación (CSV) 155 Confidencialidad 156 Copia electrónica auténtica 156 Cuadro de clasificación 156 Cuadro de interoperabilidad 156 Disponibilidad 156 Digitalización segura 156 Documento electrónico 156 Documento de Identidad Nacional electrónico 157 Entidad de registro 157 Esquema Nacional de Interoperabilidad 157 Esquema Nacional de Seguridad 157 Expediente electrónico 157 Factura electrónica 157 Firma electrónica 158 Gestión documental 158 Gestión de representaciones 158 Impresión segura 158 Índice electrónico 159 Integridad 159 Interoperabilidad 159 Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 4 de 163

5 Justificante electrónico de tramitación 159 Medidas de seguridad 159 Metadatos 159 Notificación electrónica 160 Pasarela de pagos 160 Plan director del documento electrónico 160 Plataforma de evidencias electrónicas 160 Política de acceso a documentos y expedientes electrónicos 160 Política de firma electrónica 161 Política de gestión documental 161 Política de seguridad 161 Portafirmas 161 Preservación 161 Procedimiento administrativo 161 Proceso operativo 162 Registro electrónico 162 Resumen criptográfico o función "hash" 162 Revocación de certificados 162 Riesgo 162 Sede electrónica 162 Sello de tiempo 163 Sistema de gestión documental 163 Sistema de información 163 Tablas de Evaluación Documental 163 Trámite electrónico 163 Trazabilidad 163 Vulnerabilidad 163 Vocabulario o esquema de metadatos 163 Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 5 de 163

6 1. Introducción La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, introduce un cambio sustancial en la gestión de la administración pública y de su relación con el ciudadano. Con el fin de darle cumplimiento, es necesario que cada Administración revise la organización de sus procedimientos internos e implante determinadas herramientas y plataformas tecnológicas que permitan la relación telemática con el ciudadano. Además, es necesario desarrollar los elementos jurídicos y de gestión documental necesarios para respaldar adecuadamente esta nueva relación. En los últimos años, la Universidad de Alicante (UA) ha puesto en marcha el proceso de adaptación a la Administración electrónica a partir de un plan de adaptación a la e- Administración elaborado en En concreto, la Universidad de Alicante durante el año 2010 elaboró: Un análisis de la situación actual en relación a los distintos ámbitos de la ley: normativo, organizativo, de gestión documental, tecnológico y de servicios al ciudadano. Una definición del modelo de e-administración a adoptar. Una definición de la arquitectura tecnológica de soporte a la e-administración. Una hoja de ruta de líneas de actuación para los años 2010, 2011 y 2012 para dar cumplimiento a las exigencias de la ley. Las directrices a seguir en relación al plan de Información y Formación. Durante el periodo , considerado como la primera de las fases de adopción de la Universidad a la e-administración, se ha estado trabajando en la puesta en marcha de un subconjunto de las herramientas necesarias para la e-administración, en concreto, la Sede electrónica, el registro telemático, la carpeta ciudadana, herramientas de firma electrónica, herramienta de tramitación y gestión documental, impresión segura con código seguro de verificación y pasarela de pagos electrónicos. Así mismo se han implementado los primeros trámites a través de medios telemáticos sobre esta infraestructura tecnológica con toda la validez jurídica que pide la Ley 11/2007. Concretamente se han puesto a disposición de la ciudadanía los siguientes trámites: solicitud de certificados académicos personales, instancia genérica, quejas y sugerencias, colaboraciones docentes y promoción interna del PAS. A principios del año 2010, en base a un conjunto de indicadores relacionados con el grado de cumplimiento de la Ley 11/2007 se vio que la Universidad de Alicante se encontraba en un 32% de cumplimiento. Después de esta primera fase de adaptación, el cumplimiento se ha situado aproximadamente el 80% por lo que el éxito de implantación de la e-administración está siendo muy importante. El detalle de estos indicadores puede consultarse en el apartado 2 de este documento. Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 6 de 163

7 No obstante, la Universidad reconoce la necesidad de seguir avanzando en disponer de todas las herramientas necesarias para dar cumplimiento a la e-administración, así como de implementar sobre las mismas los procedimientos administrativos de los que es responsable. En este sentido, el objetivo principal de este documento es definir un plan de actuaciones para los próximos cuatro años, período , que permita adquirir compromisos concretos sobre el desarrollo de las herramientas y servicios requeridos por la legislación vigente sobre administración electrónica dando cumplimiento a tres objetivos fundamentales: Dar cumplimiento a las obligaciones establecidas por la Ley 11/2007, así como por la Ley 2/2011 de Economía Sostenible, que la modifica e introdujo un nuevo precepto que requiere la aprobación, por parte de cada administración pública, de un plan de actuaciones que identifique las acciones que se emprenderán para dar cumplimiento a la ley, y la fecha en que está previsto que cada servicio o trámite esté disponible por medios telemáticos. Dar continuidad a los proyectos que ya se han ejecutado, que han hecho avanzar enormemente la gestión telemática con los administrados, pero que requieren la implantación de la administración sin papeles con un criterio corporativo homogéneo, para explotar al máximo las ventajas de este nuevo modelo de gestión. Seguir ampliando sobre un número mayor de procedimientos el beneficio en ahorro de costes y de eficacia que supone la reducción del uso del papel y su sustitución por documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica. Este plan de actuaciones constituye la planificación de la Fase 2 ( ) de implantación de la Administración electrónica en la Universidad de Alicante y se incluye en el apartado 3 de este documento que contempla una planificación detallada de las actuaciones a realizar por la Universidad para dar continuidad al proceso de adaptación a la Administración electrónica. Una vez expuestas las actuaciones, y considerando que la Universidad las realizaría según se han planificado, se realiza en el apartado 4 la proyección del grado de adecuación de la Universidad a la Administración Electrónica en base al conjunto de indicadores extraídos de la ley 11/2007 que se han utilizado para determinar el grado de adaptación en el período No obstante, estos indicadores han sido adaptados a la nueva situación de la Universidad en que, disponiéndose de las principales herramientas Administración electrónica y habiéndose implementado los primeros procedimientos sobre este nuevo modelo, debe darse prioridad a la implementación de procedimientos sobre las mismas. Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 7 de 163

8 2. Grado de adaptación a la e-administración Con el objetivo de definir el grado de adaptación a la Ley 11/2007 de la Universidad de Alicante en el inicio y en el final de la Fase 1 ( ) de la implantación de la e- Administración, hemos partido de las obligaciones que recoge la ley, pero también de las oportunidades que proporciona. La metodología utilizada para esta evaluación se basa en un conjunto de indicadores relacionados con los cuatro ámbitos de actuación básicos de adopción de la e- Administración y con el cumplimiento de los derechos del ciudadano los cuales se han elaborado en base a lo dispuesto en la Ley 11/2007. A partir de estos indicadores, se han ponderado según su importancia y se ha evaluado, en base a la situación de partida en 2010 y la resultante en 2012, el grado de adaptación de la Universidad de Alicante en relación a la ley 11/2007. De esta forma se han obtenido los cuadros que se incluye en los siguientes subapartados en los que pueden consultarse los indicadores mencionados. Para ello se han realizado las siguientes consideraciones en cada columna del cuadro: - Importancia: Ponderada subjetivamente de 0 a 50 puntos con un total de 610 puntos de todos los indicadores. - Porcentaje de cumplimiento: Porcentaje estimado de cumplimiento de cada indicador. - Grado de adaptación dentro del ámbito: Porcentaje ponderado en base al porcentaje estimado de cumplimiento de cada indicador respecto a los puntos totales de su respectivo ámbito. - Grado de adaptación dentro del ámbito: Porcentaje ponderado en base al porcentaje estimado de cumplimiento de cada indicador respecto a los puntos totales (sumatorio de puntos de todos los ámbitos, considerándose el total máximo de puntos de todos los indicadores de 565). Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 8 de 163

9 2.1 Grado de adaptación a la e-administración 2010 OBLIGACIONES Situación Inicial Fase 1 e-administración ( ) Importancia % de cumplimiento Grado de adaptación dentro del ámbito Grado de adaptación total Ámbito normativo 1. Disponer de una ordenanza de administración electrónica 5 0% 0% 0% Total ámbito normativo 5 0% 0% Ámbito organizativo 2. Creación de una Comisión de e-administración % 5% 2% 3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos % 21% 7% 4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos % 5% 2% 5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar % 8% 3% 6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos % 2% 1% 7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos % 5% 2% 8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 5 0% 0% 0% 9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 10 0% 0% 0% Total ámbito organizativo % 16% Ámbito de gestión documental 10. Disponer del Cuadro de Clasificación % 10% 1% 11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 10 0% 0% 0% 12. Disponer del calendario de preservación. 10 0% 0% 0% 13. Disponer del vocabulario de metadatos % 5% 1% 14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y expedientes electrónicos. 20 0% 0% 0% 15. Disponer de política de acceso. 10 0% 0% 0% Total ámbito de gestión documental 80 15% 2% Ámbito tecnológico 16. Disponer de sede electrónica % 2% 1% 17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público % 4% 1% 18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano % 7% 2% 19. Implantación de la Firma Electrónica % 3% 1% 20. Disponer de Registro Electrónico % 1% 0% 21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor documental, gestor de expedientes % 4% 1% 22. Disponer de herramientas de archivo digital. 10 0% 0% 0% 23. Disponer de herramientas de e-digitalización y e-impresión. 10 0% 0% 0% 24. Disponer de herramientas de notificación electrónica % 3% 1% 25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad % 1% 0% Total ámbito tecnológico % 6% Ámbito de Servicios al Ciudadano 26. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y trámites, así como datos de las autoridades competentes % 6% 2% 27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios electrónicos % 9% 2% 28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información % 1% 0% 29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información sobre aquéllos % 4% 1% 30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 0% 0% 0% 31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 5 0% 0% 0% 32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con cualquier Administración Pública % 1% 0% 33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el ámbito de las Administraciones Públicas 10 20% 1% 0% 34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 10 90% 6% 2% 35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 5 90% 3% 1% Total ámbito de servicios al ciudadano % 8% TOTAL 565,00 32% Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 9 de 163

10 2.2 Grado de adaptación a la e-administración 2012 OBLIGACIONES Situación Final Fase 1 e-administración ( ) Importancia % de cumplimiento Grado de adaptación Grado de adaptación total Ámbito normativo 1. Disponer de una ordenanza de administración electrónica 5 80% 80% 1% Total ámbito normativo 5 80% 1% Ámbito organizativo 2. Creación de una Comisión de e-administración % 5% 2% 3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos % 21% 7% 4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos % 5% 2% 5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar % 12% 4% 6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos % 10% 4% 7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos % 14% 5% 8. Elaboración del plan de comunicación y formación % 3% 1% 9. Ejecución del plan de comunicación y formación % 5% 2% Total ámbito organizativo % 25% Ámbito de gestión documental 10. Disponer del Cuadro de Clasificación % 11% 2% 11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos % 11% 2% 12. Disponer del calendario de preservación % 4% 1% 13. Disponer del vocabulario de metadatos % 25% 4% 14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y expedientes electrónicos % 25% 4% 15. Disponer de política de acceso % 4% 1% Total ámbito de gestión documental 80 80% 11% Ámbito tecnológico 16. Disponer de sede electrónica % 7% 2% 17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público % 7% 2% 18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano % 7% 2% 19. Implantación de la Firma Electrónica % 11% 3% 20. Disponer de Registro Electrónico % 7% 2% 21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor documental, gestor de expedientes % 19% 5% 22. Disponer de herramientas de archivo digital % 1% 0% 23. Disponer de herramientas de e-digitalización y e-impresión % 5% 1% 24. Disponer de herramientas de notificación electrónica % 14% 4% 25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad % 2% 0% Total ámbito tecnológico % 20% Ámbito de Servicios al Ciudadano 26. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y trámites, así como datos de las autoridades competentes % 7% 2% 27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios electrónicos % 34% 9% 28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información % 2% 0% 29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información sobre aquéllos % 10% 3% 30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 5 50% 2% 0% 31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 5 95% 3% 1% 32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con cualquier Administración Pública % 7% 2% 33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el ámbito de las Administraciones Públicas % 7% 2% 34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos % 7% 2% 35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos % 3% 1% Total ámbito de servicios al ciudadano % 21% TOTAL 565,00 79% Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 10 de 163

11 2.3 Grado de adaptación a la e-administración TABLA COMPARATIVA ( ) OBLIGACIONES Situación Final Situación Inicial Fase I Ámbito normativo 1. Disponer de un reglamento de administración electrónica 0% 1% Total ámbito normativo 0% 1% Ámbito organizativo-procedimental 2. Creación de una Comisión de e-administración. 2% 2% 3. Disponer del catálogo de servicios, trámites y procesos. 7% 7% 4. Disponer de un procedimiento para gestionar la redefinición de procesos. 2% 2% 5. Priorización de los servicios, trámites y procedimientos a digitalizar. 3% 4% 6. Nivel de revisión de los servicios, trámites y procedimientos. 1% 4% 7. Nivel de digitalización de los servicios, trámites y procedimientos. 2% 5% 8. Elaboración del plan de comunicación y formación. 0% 1% 9. Ejecución del plan de comunicación y formación. 0% 2% Total ámbito organizativo-procedimental 16% 25% Ámbito de gestión documental 10. Disponer del Cuadro de Clasificación. 1% 2% 11. Implementar el Cuadro de Clasificación en los procedimientos. 0% 2% 12. Disponer del calendario de preservación. 0% 1% 13. Disponer del vocabulario de metadatos. 1% 4% 14. Implementar el vocabulario de metadatos en los documentos y expedientes electrónicos. 0% 4% 15. Disponer de política de acceso. 0% 1% Total ámbito de gestión documental 2% 11% Ámbito tecnológico 16. Disponer de sede electrónica. 1% 2% 17. Disponer de Identidad Digital del trabajador público. 1% 2% 18. Ser Entidad de Registro de la Identidad Digital del ciudadano. 2% 2% 19. Implantación de la Firma Electrónica. 1% 3% 20. Disponer de Registro Electrónico. 0% 2% 21. Disponer de herramientas de gestión del documento electrónico: gestor documental, gestor de expedientes. 1% 5% 22. Disponer de herramientas de archivo digital. 0% 0% 23. Disponer de herramientas de e-digitalización y e-impresión. 0% 1% 24. Disponer de herramientas de notificación electrónica. 1% 4% 25. Disponer de herramientas, plataformas o servicios de Interoperabilidad. 0% 0% Total ámbito tecnológico 6% 20% Ámbito de Servicios al Ciudadano 26. A obtener información por medios telemáticos de los procedimientos y trámites, así como datos de las autoridades competentes. 2% 2% 27. A relacionarse con las administraciones públicas utilizando medios electrónicos. 2% 9% 28. A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las administraciones públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información. 0% 0% 29. A conocer por medios electrónico el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información sobre aquéllos. 1% 3% 30. A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condición de interesado. 0% 0% 31. A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente. 0% 1% 32. A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con cualquier Administración Pública. 0% 2% 33. A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el ámbito de las Administraciones Públicas 0% 2% 34. A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos 2% 2% 35. A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. 1% 1% Total ámbito de servicios al ciudadano 8% 21% TOTAL 32% 79% Evolución incremental 46% Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 11 de 163

12 OBLIGACIONES TABLA RESUMEN Situación Inicial Situación Final Fase I Grado de adaptación dentro del ámbito Grado de adaptación total Grado de adaptación dentro del ámbito Grado de adaptación total Total ámbito normativo 0% 0% 80% 1% Total ámbito organizativo-procedimental 46% 16% 16% 25% Total ámbito de gestión documental 15% 2% 80% 11% Total ámbito tecnológico 26% 6% 6% 20% Total ámbito de servicios al ciudadano 32% 8% 8% 21% TOTAL 32% 79% Evolución incremental 46% Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 12 de 163

13 3. Plan director de e-administración A partir de la situación de la Universidad a finales de 2012 en relación a la Administración electrónica y sus distintos ámbitos involucrados, se ha procedido a identificar las actuaciones que permitirán a la Universidad seguir avanzando en su proceso de adaptación. Estas actuaciones tienen en cuenta dar pleno cumplimiento de las Leyes de Administración Electrónica, pero también aprovechar las ventajas en cuanto a eficacia y eficiencia de gestión que ofrece el uso de documentos electrónicos con validez jurídica sobre los procedimientos administrativos propios de la Universidad de Alicante. Para facilitar la definición de los proyectos y la planificación de los recursos a asignar, así como para agilizar su contratación en cada momento se incluyen a continuación, para cada ámbito del proyecto, fichas descriptivas de cada uno de los proyectos propuestos en los próximos 4 años, período En cada ficha de proyecto se expone: - El contenido del proyecto, con un nivel de detalle suficiente para servir de punto de partida para la negociación con proveedores y/o pasar a la fase de ejecución del proyecto. Evidentemente, en el marco de este informe y con la antelación con la que trabajamos no es viable incluir el nivel de detalle de un pliego técnico definitivo ni de una planificación de ejecución del proyecto. - Definición de los objetivos perseguidos por el proyecto, y de la manera como interactúa con otros proyectos planificados. - Identificación de los factores críticos de éxito del proyecto que permitan evaluar en diferentes instantes del tiempo el nivel de avance del conjunto de la estrategia, en base a los logros alcanzados en cada uno de los proyectos, y tomar decisiones de la orden de ejecución en base a la evolución del conjunto. - ejecución e identificación de alternativas existentes en el mercado, así como de soluciones posibles ofrecidas por otras Administraciones Públicas. Esta hoja de ruta deberá ser aprobada y publicada según establece la ley 2/2011 de economía sostenible. Antes de la descripción detallada de cada actuación se ha incluido a continuación un subapartado para cada ámbito del proyecto en que se enumeran las actuaciones a realizar y su distribución temporal. Como soporte a esta información se incluye en el Anexo I un resumen de las actuaciones contenidas en este Plan Director que supone una herramienta útil de cara a la toma de decisiones sobre la planificación definitiva de este plan ya que incluye pormenorizado lo siguiente para cada proyecto y año dentro el período : - Planificación - Coste en jornadas de trabajo de personal interno de la Universidad identificando el tipo de perfil - Coste externo de recursos a subcontratar para la ejecución de cada proyecto Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 13 de 163

14 3.1 Plan de actuaciones plurianual ( ) Ámbito normativo Ámbito organizativo Ámbito de gestión documental Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 14 de 163

15 3.1.4 Ámbito de tecnológico Ámbito ENS y ENI Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 15 de 163

16 3.1.6 Ámbito de Servicios al Ciudadano PROCEDIMIENTO Volumetría anual aproximada Dirigido a Tramitación recae principalmente en: PRIORIZACIÓN Firma de actas de notas PDI Aplic. Gestión x Solicitud expedición de titulo Estudiante Aplic. Gestión x Solicitud expedición de suplemento europeo al titulo (SET) Estudiante eadmin. x Firma de contratos de renovación/prorroga de personal 900 PAS y PDI Aplic. Gestión x Certificados de prácticas de tutores Empresa y PDI Aplic. Gestión x Autorización para la realización de cursos (PAS) PAS Aplic. Gestión x x Autorización para la realización de cursos (PDI) 500 PDI Aplic. Gestión x Firma de convenios 650 Empresa eadmin. x Firma de contratos de investigación PDI eadmin. x Firma de certificados varios por parte de Secretaría General PAS y PDI eadmin. x x x x Notificación de actos administrativos. Todos eadmin. x x x Factura electrónica Empresa eadmin. x x Voto electrónico varios miles Estudiante, PAS y PDI eadmin. x x Solicitud de reconocimiento de créditos Estudiante eadmin. x Diplomas CECLEC (cursos <200 horas) Estudiante Aplic. Gestión x Devolución de precios públicos Estudiante, PAS y PDI Aplic. Gestión x Permisos, licencias y vacaciones PAS y PDI Aplic. Gestión x x Anulación de la matrícula Estudiante Aplic. Gestión x Modificación de matrícula Estudiante Aplic. Gestión x Procedimientos de selección de personal PAS y PDI eadmin. x Gestión de órganos colegiados Todos eadmin. x x x Procedimiento genérico de firma electrónica Todos eadmin. x x x Contratación electrónica Empresa eadmin. x x x Gestión de trabajos de fin de máster y grado Estudiante y Aplic. Gestión PAS x x Autorización de pagos PAS Aplic. Gestión x x Peticiones, consultas e incidencias de coordinación académica Estudiante eadmin. x Traslados de expediente (impresión segura de programas de asignaturas) varios Estudiante centenares eadmin. x x Certificaciones y acreditaciones de docencia y participación. 114 PDI Aplic. Gestión x Firma de nuevos contratos de personal PAS y PDI Aplic. Gestión x Total por año Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 16 de 163

17 3.2 Fichas de proyectos de e-administración Actuaciones en el ámbito normativo Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos Ámbito Normativo Afectado/s Responsable/s planificación - Jurídico - Informática - Organización Jurídico 2º semestre 2013 La puesta en marcha de la Administración Electrónica requiere de mantener el derecho del ciudadano a obtener copia impresa auténtica, con validez jurídica ante terceras partes, de los documentos originales en soporte electrónico. Será necesaria una normativa que lo regule que tenga en cuenta como mínimo los siguientes aspectos: Descripción del proyecto - Mecanismos utilizados para dar validez a documentos electrónicos impresos mientras sean válidos. - Mecanismo de consulta de documentos impresos de forma segura. - Formatos aceptados de documentos impresos de forma segura. - Procedimiento de generación de copias auténticas de documentos electrónicos. De cara a su redacción, la Universidad deberá considerar las funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta tecnológica (SIGEM) que dará soporte a la impresión segura Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 17 de 163

18 Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos con el objetivo de: - Asegurar que la herramienta dé cumplimiento a lo que regule la normativa. - Considerar las funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta y regularlo en consecuencia a la normativa. Adicionalmente, esta normativa deberá contemplar el procedimiento de impresión segura de programas de asignaturas de cara a facilitar los traslados de expedientes. En este sentido, no se trata de regular este procedimiento de modo específico sino de que la normativa resultante ampare jurídicamente el valor de los documentos que se obtendrán a partir de este procedimiento, así como de otros similares que pueda surgir en el proceso de implantación de la e- Administración sobre todos los procedimientos de la Universidad. Para la redacción de la normativa deberán tenerse en cuenta el artículo 30.5 de la ley 11/2007, así como el artículo 45 del Real Decreto 1671/2009 y las especificaciones propias de la Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana. Objetivos perseguidos Relación con otros proyectos (prerrequisitos / sinergias) Factores críticos de éxito Disponer de una normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos formalmente aprobada y publicada. La implantación de las herramientas tecnológicas de Administración electrónica. - Disponer de una normativa de Impresión segura de documentos electrónicos desarrollada y formalmente aprobada. - Publicación de la normativa al BOUA. Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 18 de 163

19 Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos Evaluación del progreso / Control de calidad Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la correcta aplicación de la normativa de Impresión Segura de documentos electrónicos. ejecución Redactarlo internamente en base a normativas similares desarrolladas por otros Organismos. Posibles proveedores No externalizar. Presupuesto estimativo Personal Interno: - 5 jornadas de perfil jurídico - 1 jornada de perfil técnico - 1 jornada de perfil organizativo Duración estimada 6 meses (incluye plazos legales de promulgación) Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico Ámbito Normativo Afectado/s Responsable/s planificación Descripción del proyecto - Jurídico - Informática - Organización Jurídico 2º semestre 2013 La puesta en marcha del sistema de voto electrónico requiere de Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 19 de 163

20 Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico una normativa que lo respalde y regule. En este sentido, la Universidad ya dispone de un Reglamento Electoral, aprobado por el Claustro Universitario el 7 de julio de 2004 el cual está en fase de revisión y aprobación. En este nuevo Reglamento deberá reconocerse el desarrollo normativo futuro de la habilitación del canal telemático para la emisión de voto electrónico. No obstante, de cara a la redacción del nuevo Reglamento Electoral, la Universidad deberá considerar las funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta tecnológica (herramienta ofrecida en modo servicio por el CESCA) que dará soporte a los procesos de voto electrónico con el objetivo de asegurar que no se regule algún aspecto que obligue a realizar desarrollos específicos, incrementando el coste de implantación de la solución de voto electrónico, o incluso algún aspecto que inhabilite la posibilidad del canal telemático para la emisión del voto. Objetivos perseguidos Relación con otros proyectos (prerrequisitos / sinergias) Factores críticos de éxito Disponer de un nuevo Reglamento electoral que permita el desarrollo futuro del voto electrónico formalmente aprobado y publicada. La adquisición de la solución de voto electrónico en modo servicio. - Disponer de un nuevo Reglamento electoral formalmente aprobado que reconozca el desarrollo futuro de la posibilidad del voto electrónico. - Publicación sel nuevo Reglamento electoral al BOUA. Evaluación del progreso / Control de calidad Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la correcta aplicación del Reglamento electoral y, en su caso, identifiquen necesidades de adaptación o modificación del Reglamento. Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 20 de 163

21 Modificación del Reglamento electoral para contemplar la posibilidad del Voto electrónico ejecución Redactar internamente el nuevo Reglamento Electoral y contar con el soporte de AGTIC para su revisión para asegurar la posibilidad futura de voto electrónico con el soporte de la herramienta tecnológica ofrecida en modo consorciado por el CESCA. Posibles proveedores No externalizar. Presupuesto estimativo Personal Interno: - 2 jornadas de perfil jurídico - 1 jornada de perfil técnico - 1 jornada de perfil organizativo Duración estimada 6 meses (incluye plazos legales de promulgación) Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos en soporte papel Elaboración de la normativa de Digitalitzación Segura de documentos en soporte papel Ámbito Normativo Afectado/s Responsable/s planificación Descripción del proyecto - Jurídico - Informática - Organización Jurídico 1º semestre 2014 La puesta en marcha de la Administración Electrónica aporta beneficios claros a una Organización si pasa a basar su gestión íntegramente con documentos electrónicos. A pesar de ello, el ciudadano sigue manteniendo el derecho a relacionarse con la Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 21 de 163

22 Elaboración de la normativa de Digitalitzación Segura de documentos en soporte papel Administración a través de medios presenciales. Con el objetivo de garantizar que la gestión de expedientes se realice íntegramente en soporte electrónico, se requiere disponer de herramientas y procedimientos que permitan digitalizar los documentos presentados en soporte papel manteniendo su validez jurídica en el soporte electrónico y, por lo tanto, pudiéndose destruir los originales en papel o devolverse al ciudadano. En este sentido, será necesaria una normativa que lo regule y que tenga en cuenta como mínimo los siguientes aspectos: - Procedimiento de digitalización segura. - Personal autorizado para la realización de compulsa electrónica. - Criterios de digitalización según el tamaño del documento. - Destrucción del documento papel digitalizado de forma segura. - Autocompulsa de documentos electrónicos por el propio ciudadano. - Mecanismos utilizados para dar validez a documentos electrónicos digitalizados de originales en papel. - Formatos aceptados de documentos digitalizados de forma segura. De cara a su redacción, la Universidad deberá considerar las funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta tecnológica (SIGEM) que dará soporte a la digitalización segura con el objetivo de: - Asegurar que la herramienta dé cumplimiento a lo que regule la normativa. - Considerar las funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta y regularlo en consecuencia a la normativa. Para la redacción de la normativa deberán tenerse en cuenta el Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 22 de 163

23 Elaboración de la normativa de Digitalitzación Segura de documentos en soporte papel artículo 30.3 y 30.4 de la ley 11/2007, así como el artículo 44 del Real Decreto 1671/2009 y las especificaciones propias de la Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana. Objetivos perseguidos Relación con otros proyectos (prerrequisitos / sinergias) Factores críticos de éxito Disponer de una normativa de Digitalización Segura de documentos electrónicos formalmente aprobada y publicada. La implantación de la nueva plataforma de Administración electrónica. - Disponer de una normativa de Impresión segura de documentos electrónicos desarrollada y formalmente aprobada. - Publicación de la normativa al BOUA. Evaluación del progreso / Control de calidad Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la correcta aplicación de la normativa de Digitalización Segura de documentos electrónicos. ejecución Redactarlo internamente en base a normativas similares desarrolladas por otros Organismos. Posibles proveedores No externalizar. Presupuesto estimativo Personal Interno: - 5 jornadas de perfil jurídico - 1 jornada de perfil técnico - 1 jornada de perfil organizativo Duración estimada 6 meses (incluye plazos legales de promulgación) Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 23 de 163

24 Elaboración de la normativa de Voto electrónico Elaboración de la normativa de Voto electrónico Ámbito Normativo Afectado/s Responsable/s planificación - Jurídico - Informática - Organización Jurídico 1º semestre 2014 La puesta en marcha del sistema de voto electrónico requiere de una normativa que lo respalde y regule. En este sentido, la Universidad durante 2013 aprobará un nuevo Reglamento Electoral que reconoce el desarrollo normativo futuro de la habilitación del canal telemático para la emisión de voto electrónico. Esta desarrollo adicional al Reglamento Electoral debería contemplar como mínimo lo siguiente: Descripción del proyecto - Reconocimiento del voto electrónico como sistema electoral válido. - Organización y procedimiento de emisión del voto electrónico. - Cambios en la estructura de la mesa electoral. - Convivencia del sistema electrónico de voto con el procedimiento presencial. - Custodia y escrutinio del voto electrónico. De cara a su redacción, la Universidad deberá considerar las funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta tecnológica (herramienta ofrecida en modo servicio por el CESCA) que dará soporte a los procesos de voto electrónico con el objetivo de: Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 24 de 163

25 Elaboración de la normativa de Voto electrónico - Asegurar que la herramienta dé cumplimiento a lo que regule la normativa. - Considerar las funcionalidades y opciones de configuración de la herramienta y regularlo en consecuencia a la normativa. Para la redacción de la normativa podrá tenerse en cuenta las modificaciones efectuadas por otras Universidades a su normativa electoral como por ejemplo las realizadas por la UPC según figura en el documento: Objetivos perseguidos Relación con otros proyectos (prerrequisitos / sinergias) Factores críticos de éxito Disponer de una normativa reguladora del voto electrónico formalmente aprobada y publicada. La adquisición de la solución de voto electrónico en modo servicio. - Disponer de una modificación del reglamento electoral que contemple la posibilidad del voto electrónico formalmente aprobada. - Publicación de la modificación del nuevo reglamento electoral al BOUA. Evaluación del progreso / Control de calidad Se deberían hacer revisiones periódicas que garantizaran la correcta aplicación de la modificación del Reglamento electoral para el voto electrónico y, en su caso, identifiquen necesidades de adaptación o modificación del Reglamento. ejecución Redactarlo internamente en base a normativas similares desarrolladas por otros Organismos. AGTIC facilitará una primera versión de la normativa relacionada con el Voto electrónico identificando los aspectos que dependen de la solución tecnológica. Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 25 de 163

26 Elaboración de la normativa de Voto electrónico Posibles proveedores No externalizar. Presupuesto estimativo Personal Interno: - 2 jornadas de perfil jurídico - 1 jornada de perfil técnico - 1 jornada de perfil organizativo Duración estimada 6 meses (incluye plazos legales de promulgación) Actuaciones en el ámbito organizativo-procedimental Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos Ámbito Afectado/s Responsable/s planificación Descripción del proyecto Organizativo-procedimental - Transversal Organización 1º semestre 2014 Un factor importante a la hora de aprovechar las oportunidades de ahorro y eficiencia que ofrece la implantación de la Administración Electrónica es que la organización sea capaz de analizar con criterio crítico sus propios procedimientos de trabajo, mejorándolos, racionalizándolos y simplificándolos para explotar al máximo las posibilidades que ofrece la gestión electrónica de procedimientos, la interoperabilidad, la tramitación automatizada y la relación telemática. Partiendo de la experiencia adquirida en la actualización del Catálogo de Procedimientos, según actuación de evaluación y priorización de procedimientos, y en la digitalización de los primeros procedimientos, según actuaciones del ámbito de Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 26 de 163

27 Elaboración de la metodología de reingeniería y simplificación de procedimientos Servicios al Ciudadano, el proyecto consiste en disponer de una metodología que especifique los pasos a seguir para la redefinición de un procedimiento para adaptarlo a su tratamiento a través de medios telemáticos y con el soporte de documentos electrónicos con validez jurídica la cual se pueda aplicar de forma homogénea al resto de procedimientos que deban modelarse. Esta metodología deberá identificar: - Las fases del proceso de análisis, mejora, simplificación y reingeniería del procedimiento. - La fase de diseño del nuevo procedimiento. - La fase de implantación del nuevo procedimiento. - Los documentos resultantes y las responsabilidades en todo el proceso. Los objetivos a perseguir por parte de esta metodología deberán ser: - Disminuir las cargas administrativas a ciudadanos y empresas. - Disminuir las cargas de gestión para el mismo órgano administrativo. - Maximizar los puntos fuertes de los procesos actuales y minimizar sus puntos débiles. - Simplificar al máximo el procedimiento administrativo cumpliendo con lo que está regulado por leyes, órdenes y normativas. - Automatización de la mayor parte del procedimiento administrativo. - Permitir al ciudadano entrar la mayoría de datos a los sistemas de la Universidad. - Dar valor al trabajo que el personal de la Universidad realiza en el procedimiento administrativo. - Maximizar la interoperabilidad. La metodología deberá ser formalmente aprobada por la Universidad de Alicante Fase 2 del proceso de implantación de la e-administración ( ) Página 27 de 163