Manual de Gestión Electrónica para las Oficinas de Atención y Protección de Victimas del Delito

Transcripción

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2 Introducción Como parte de los componentes esenciales en la transformación de una fiscalía con un modelo tradicional de gestión de casos a una con soporte totalmente electrónico, se impone la necesidad de realizar un rediseño de procesos, con el fin de simplificar y mejorar la gestión, obtener mayor celeridad en el trámite de las investigaciones penales, y consecuentemente brindar un servicio de calidad a las personas usuarias. Dentro de este rediseño, se encuentra la elaboración de manuales o guías que establezcan los pasos a seguir en cada proceso, con el fin de que se realicen de una manera más expedita, uniforme y célere. En este sentido, se ha realizado una compilación de los 32 protocolos de gestión electrónica existentes a la fecha, algunos de los cuales fueron elaborados para prevenir la materialización de riesgos derivados de la aplicación de las tecnologías de información y comunicación. Cada uno de los protocolos, se encuentra apegado a la legislación procesal penal, circulares de la Fiscalía General de la República y Ley General de Control Interno, entre otros; asimismo, contienen indicaciones específicas sobre el uso del sistema de gestión de despachos judiciales y el escritorio virtual. A la fecha, los protocolos presentados en este Manual de gestión para fiscalías electrónicas, han sido elaborados, revisados, corregidos y validados por el equipo de trabajo de PRONAFE, quienes en conjunto con los integrantes de las fiscalías electrónicas de Pérez Zeledón, Limón, Cartago y San Carlos, desarrollaron talleres en cada circuito judicial, para su estudio y mejora. Esperamos que este material sea de utilidad para los actuales y futuros integrantes de las fiscalías electrónicas, así como para la estandarización de los procesos en el Ministerio Público. 2

3 Contenido Programa de Atención: Recepción, encuadre y definición del programa... 4 Sesiones de seguimiento... 9 Remisión de casos a otra circunscripción territorial Cierre y archivo de los casos de Atención a la Víctima Programa de Protección: Recepción de formulario, explicación de los alcances del Programa de Protección y valoración de riesgo Seguimiento del caso y ejecución de medidas Revaloración del caso y cambio de medidas Informe técnico Remisión de casos a otra circunscripción territorial Cierre del expediente Protocolos para la solicitud de ayuda económica: Aprobación y pago de ayudas económicas en efectivo en Sede Central Aprobación y pago de ayudas económicas en sedes regionales por medio de tarjeta de débito Modificación del parámetro de las tarjetas de débito institucional Solicitud y asignación de tarjeta de débito institucional por primera vez Trámite de ayudas económicas y gastos de protección a víctima de delito, por medio de Anticipo de cheque (Sede Central) Anexos Bibliografía

4 PROGRAMA DE ATENCIÓN Recepción, encuadre y definición del programa 4

5 1. Referencia institucional: 1.1 El técnico judicial de la Oficina de Atención y Protección a la Víctima del Delito (OAPVD), recibirá en la cuenta de correo oficial de ese despacho, la solicitud de atención del usuario. Dicha solicitud puede provenir de la Fiscalía, el Organismo de Investigación Judicial u otras instituciones del Estado. 1.2 El técnico judicial, verificará que la solicitud o referencia, cuente con los datos necesarios para la atención del usuario, en caso de provenir de la Fiscalía o el O.I.J deberá contener copia electrónica de la denuncia. 1.3 Realizado el paso anterior, el técnico judicial creará una carpeta de legajo principal en el Sistema de Gestión de Despachos Judiciales (SGDJ), con la información contenida en la solicitud, a la cual se le asignará un número consecutivo (NUE) de forma automática. 1.4 Una vez creada la carpeta, el técnico judicial realizará una consulta general del referido (a) en el SGDJ, a fin de determinar si ha sido atendido anteriormente. Digitalizará los documentos en soporte de papel que le hayan sido aportados, y los incorporará como documento externo, debidamente descrito, en el Escritorio Virtual. Además, deberá incorporar los datos del expediente, en el libro digital de control de entrados y salidos (archivo de excel o libre office). 1.5 Cumplido el punto anterior, el técnico judicial procederá a realizar un cambio de ubicación en el Escritorio Virtual, colocando la carpeta en la ubicación del profesional que por rol corresponda (abogado, psicólogo, trabajador social), con la tarea caso nuevo, e indicará en el apartado de observaciones de la ubicación si el usuario se encuentra o no en el despacho (o incluir detalles de la cita). 1.6 En caso de que el usuario no se encuentre en la oficina, para ser atendido inmediatamente, el profesional ó el técnico judicial (ambos), se comunicará con el usuario vía telefónica en caso de contar con este dato, para citarlo, caso contrario confeccionará una orden de citación para que se presente al despacho y poder llevar a cabo la entrevista inicial. 5

6 2. Solicitud espontánea de atención: 2.1 Si el usuario requiere los servicios de la oficina de manera espontánea, es decir, solicita que le atienda un profesional de la OAPVD sin existir una referencia de por medio, el técnico judicial le consultará si cuenta con una denuncia penal y si porta copia de la misma, asociada a la situación por la cual requiere el servicio. 2.2 Si cuenta con una denuncia penal, el técnico judicial de la OAPVD, solicitará al usuario o a la fiscalía la copia de la denuncia para incorporarla al expediente. 2.3 Si el usuario no cuenta con una denuncia penal, pero la situación por la que solicita el servicio podría configurar un delito, el técnico judicial de la OAPVD, solicitará la ayuda de un profesional, indistintamente de la disciplina a fin de que contacte al fiscal para la valoración del caso. 2.4 Si la solicitud espontánea del usuario, no corresponde a los servicios que brinda la OAPVD, ni está asociada a un hecho delictivo, el profesional de la OAPVD lo remitirá a la instancia correspondiente. 3. Encuadre de los servicios del programa de Atención: 3.1 Cuando el usuario se encuentre en el despacho, el profesional procederá a atenderlo. Le explicará los servicios de la oficina: en el Área de Psicología, Trabajo Social y Legal, le consultará al usuario las expectativas que tiene, y le explicará el carácter voluntario de ingreso al programa El profesional explorará la existencia de indicadores de riesgo, para definir el programa al que ingresará Atención ó Protección En caso de detectar factores de riesgo contra la integridad física de la persona, el profesional realizará referencia inmediata al Programa de Protección. 3.4 No ingreso al programa: En caso de que el usuario, en el encuadre manifieste que no desea ingresar al programa, el profesional que lo esté asistiendo confeccionará una constancia con las razones indicadas y calidades del usuario, la firmarán ambas 6

7 partes, se incorporará al escritorio virtual, y se le informará al fiscal o autoridad solicitante que lo refirió, sobre dicha situación. 3.5 Cierre administrativo El profesional confeccionará un documento de justificación de cierre de la carpeta en el instrumento respectivo (machote de cierre de atención), lo firmará electrónicamente y realizará un cambio de ubicación al técnico judicial encargado de administrar el sistema, con la tarea cancelar del sistema, para que éste último proceda con el cierre del expediente en el sistema de gestión de despachos judiciales. 4. Usuario en crisis: Si el usuario al presentarse a la oficina, se encuentra en crisis, se le dará atención inmediata (primeros auxilios psicológicos) por parte del profesional. 5. Entrevista inicial 5.1. Atención del usuario: En el momento de atender al usuario el profesional, le informará que requiere de su consentimiento para el ingreso al Programa de Atención a Víctimas y Testigos. Hará de su conocimiento, el carácter voluntario, gratuito y confidencial del programa, ante lo cual el usuario decidirá si está de acuerdo en someterse al mismo o no Consentimiento informado: Cuando el usuario se encuentre anuente a ingresar al Programa de Atención, el profesional procederá a completar en el escritorio virtual, los datos correspondientes en el machote de consentimiento informado, archivo que firmará tanto el usuario como el profesional, de manera holográfica. Si el usuario tiene alguna imposibilidad para firmar, se imprimirá el documento (consentimiento informado), se le solicitará que impregne su huella dactilar con tinta, y el profesional firmará. Posteriormente se digitalizará el documento y se incorporará como documento externo en el escritorio virtual. 5.3 El profesional realizará una entrevista inicial al usuario con el instrumento autorizado para tales efectos (machote de entrevista inicial), le explicará los alcances de los servicios que recibirá, en cada disciplina (psicología, legal, trabajo social), y elaborará el plan de intervención preliminar dentro del mismo documento (acuerdos generales: referencias a otras áreas, citas, coordinaciones y compromisos por parte de la persona víctima, por 7

8 ejemplo: presentación de documentos o asistencia a otros despachos o instituciones). 5.4 El profesional elaborará las referencias internas a las otras áreas, en caso de ser necesario, y agendará las siguientes citas de intervención requeridas (mediante la asignación en la agenda de la disciplina correspondiente), de lo cual remitirá al técnico judicial a fin de que éste último cree, en el sistema de gestión, los nuevos legajos para las áreas requeridas, con el mismo número de expediente, a efecto de no duplicar el circulante. 5.5 El técnico judicial, colocará cada legajo nuevo en la ubicación del profesional respectivo, con la tarea caso nuevo. 5.6 Finalizada la atención del usuario, el profesional confeccionará un informe para el fiscal o autoridad solicitante que lo refirió, a fin de informarle sobre el ingreso y las áreas de abordaje en las que se le brindará el servicio. 6. Remisión al programa de Protección: Si se determina durante el encuadre o la entrevista preliminar, que el usuario se encuentra en riesgo inminente contra su vida y/o integridad física, de conformidad con la ley 8720, el profesional lo referirá al programa de Protección de la Oficina mediante la confección del instrumento respectivo (machote de referencia al área de protección). Asimismo, el profesional confeccionará un documento de justificación de cierre de la carpeta en el instrumento respectivo, lo firmará electrónicamente y realizará un cambio de ubicación al técnico judicial, con la tarea cancelar del sistema, para que éste último proceda con el expediente en el sistema de gestión de despachos judiciales y reingrese la carpeta en el contexto del programa de Protección (itineración). 8

9 PROGRAMA DE ATENCIÓN Sesiones de seguimiento 9

10 1. Diligencias de seguimiento que se deben realizar en todas las disciplinas: 1.1 De las consultas interdisciplinarias (OAPVD) necesarias para toma de decisiones ante los requerimientos del caso, el profesional a cargo levantará la respectiva constancia, la cual firmará e incorporará en el expediente electrónico. 1.2 Coordinar mediante diferentes medios (correo electrónico, fax, oficio, e incluso de forma personal, con la Fiscalía y otros despachos (juzgados y tribunales) e instituciones (ONG, INAMU, PANI, IAFA, hospitales y clínicas, entre otros) para cubrir necesidades presentadas por la persona referida. De todo lo anterior, según el medio que se utilice se dejará constancia en el expediente electrónico. 1.3 Los seguimientos se realizarán vía telefónica y/o en forma personal a los referidos. Asimismo, cuando no existan condiciones de acceso para la persona referida a la oficina, se realizarán los seguimientos mediante visitas domiciliarias o encuentros en otros sitios que reúnan las condiciones óptimas (fiscalías, Cruz Roja, salones comunales, salas de visitas, etc.). Cuando dicho seguimiento se hubiere realizado en forma personal, el profesional a cargo completará en el escritorio virtual la constancia respectiva, y la firmará de manera holográfica con la víctima. En caso de imposibilidad de recibir la firma electrónica de la víctima, el profesional la recibirá en soporte físico, la digitalizará y luego la incorporará en el expediente electrónico. 1.4 En la etapa procesal oportuna, se brindará a la persona referida la debida preparación acerca de la diligencia judicial señalada (audiencia preliminar o juicio), podría incluir la visita a las salas de juicio. Cuando dicho seguimiento se hubiere realizado, el profesional a cargo completará en el escritorio virtual la constancia respectiva, y la firmará de manera holográfica con la víctima. En caso de imposibilidad de recibir la firma electrónica de la víctima, el profesional la recibirá en soporte físico, la digitalizará y luego la incorporará en el expediente electrónico. 1.5 Con relación al acompañamiento a diligencias judiciales de la causa penal, el profesional le ofrecerá el servicio a la persona referida pero dependerá de la anuencia de la persona, de sus capacidades personales de afrontamiento, y de los recursos con que cuente la oficina para llevar a cabo la diligencia, cuando así fuere requerido. Cuando dicho acompañamiento, se hubiere realizado, el profesional a cargo completará en el escritorio virtual el machote respectivo, en el cual anotará el resultado de la diligencia, así como otras observaciones pertinentes, y lo firmará de manera electrónica juntamente con la víctima. En caso de imposibilidad de recibir la firma electrónica de la víctima, el profesional la recibirá en soporte físico, la digitalizará y luego la incorporará en el expediente electrónico. 10

11 2. Diligencias propias de cada disciplina: 2.1 Área de Psicología: 8 a 12 sesiones de psicoterapia breve. Para cada una de estas sesiones se completará la plantilla denominada intervención psicoterapéutica, las cuales se irán enumerando de manera consecutiva, se firmará conjuntamente con la persona referida, y se incorporarán al expediente electrónico. 2.2 Área de Trabajo Social: 8 sesiones de intervención aproximadamente, las cuales se basan en la identificación de necesidades y factores de riesgo social y otras condiciones vulnerables, exploración de recursos de apoyo, búsqueda de alternativas para sufragar necesidades y recursos de movilización. Para cada una de estas sesiones se completará la plantilla denominada intervención social, se firmará conjuntamente con la persona referida, y se incorporarán al expediente electrónico. 2.3 Área Legal: las asesoría legales se realizan si el usuario lo solicita, siempre y cuando la causa penal se encuentre activa, para lo cual verificará el estado del caso penal que origina la intervención y determinará si existen otros procesos judiciales que requieran asesoría legal. Para cada una de estas asesorías se completarán las plantillas respectivas (penal de adultos y penal juvenil), se firmará conjuntamente con la persona referida, y se incorporarán al expediente electrónico. 11

12 PROGRAMA DE ATENCIÓN Remisión de casos a otra circunscripción territorial 12

13 1. Cuando se dé el cambio de domicilio de la víctima, a un lugar alejado de la OAPVD donde inició la causa, el profesional a cargo consultara en el acto a la persona atendida si desea continuar recibiendo los servicios desde esa oficina o bien en la OAPVD mas cercana a su domicilio o lugar de trabajo a fin de facilitar la asistencia a las sesiones de seguimiento, sin interrupción. 2. El profesional confeccionará en el escritorio virtual una referencia con una breve explicación del caso, incluyendo los datos que están insertos en el machote denominado referencia a otra oficina. Una vez realizado lo anterior, el profesional procederá a realizar la asignación de firma para sí mismo y para el coordinador de la oficina a fin de que este último otorgue su visto bueno. 3. El profesional deberá marcar la casilla de realizar cambio de ubicación después de firmado, indicándole al sistema su ubicación y la tarea devuelto con visto bueno, a fin de que una vez que el coordinador firme la referencia, el expediente regrese a la ubicación del profesional para lo que corresponda. 4. Si el coordinador no aprueba la remisión o se debe corregir algún dato del documento, este des-asignará la firma y realizará un cambio de ubicación al profesional responsable mediante un cambio de ubicación, y se colocará en la tarea Devuelto para corregir documento. Una vez corregido el profesional realizará de nuevo la asignación de firmas. 5. Cuando el profesional encuentre en su ubicación el expediente, y verifique la aplicación de las firmas, comunicará la remisión al usuario por la vía más expedita (teléfono, fax, correo electrónico), especificando que sólo se trasladará el caso de Atención, no así la investigación penal, ya que esta última se seguirá tramitando en el despacho judicial competente. De lo anterior, el profesional confeccionará una constancia, la cual incorporará y firmará mediante el escritorio virtual. 6. Una vez comunicado el traslado del caso al usuario, el profesional realizará un cambio de ubicación al técnico judicial con la tarea cancelar del sistema, adicionalmente colocará en el apartado de observaciones del cambio de ubicación la oficina a la cual se debe remitir el caso. 7. El técnico judicial cambiará la ubicación del expediente a bodega electrónica, y lo cancelará en el sistema de gestión con el respectivo motivo de cierre. 13

14 8. Remisión de la documentación 8.1 Oficina con modelo de gestión electrónica Cuando la oficina a la que se remite la causa sea electrónica (Alajuela, Goicoechea Limón, o San José), el técnico judicial enviará toda la documentación del caso a la cuenta de correo electrónico oficial del despacho que corresponda, utilizando la aplicación de enviador del escritorio virtual Si la documentación sobrepasa los 3MB, es decir es un expediente grande, o contiene archivos de audio, fotografías, entre otros, el técnico judicial grabará la información en un disco compacto y lo enviará a la OAPVD respectiva mediante el correo interno, debidamente identificado. 8.2 Oficina con trámite en soporte de papel Cuando la oficina a la que se remite el caso NO es electrónica, el técnico judicial imprimirá los archivos de mayor relevancia, según consulta previa al profesional, y los remitirá mediante correo interno. 14

15 PROGRAMA DE ATENCIÓN Cierre y archivo de los casos de Atención a la Víctima 15

16 1. Cuando proceda un motivo de cierre del expediente, por cualquiera de las causales de cierre ya establecidas en el protocolo de Atención y el manual de estadística de la OAPVD, el profesional a cargo del legajo informará dicha decisión al usuario de forma personal o por la vía telefónica, en los casos que se requiera, y realizará una constancia de dicha diligencia en el escritorio virtual. 2. Cuando la causa penal se encuentre activa, el profesional deberá informar a la autoridad solicitante del cierre del expediente interno, para lo cual confeccionará una constancia en el sistema, la cual firmará de manera electrónica y la remitirá al correo electrónico del fiscal responsable del caso penal mediante el enviador del escritorio virtual. 3. Una vez confeccionado el documento de cierre del caso, en el escritorio virtual, únicamente el profesional procederá a firmarlo electrónicamente, y realizará un cambio de ubicación del expediente al técnico judicial con la tarea cancelar del sistema, indicando en el espacio destinado para las observaciones del cambio de ubicación, el motivo de cierre. 4. El técnico judicial verificará, en escritorio virtual, que se encuentre incorporado en el expediente el documento de cierre del caso y que esté debidamente firmado. Seguidamente, el técnico judicial realizará un cambio de ubicación del legajo a bodega electrónica, y procederá con el cierre de la carpeta en el sistema de gestión de despachos judiciales, consignando en el estado el motivo de término determinado por el profesional, y en el sub estado colocará la opción cancelar del sistema. 5. Finalmente el técnico judicial, consignará la fecha y el motivo de cierre en el libro digital de casos de la oficina control de entrados. 6. Si existen otros expedientes en las demás áreas con ese mismo número de expediente, estos se mantendrán en trámite, y se cancelarán cuando cada profesional así lo determine. 16

17 PROGRAMA DE PROTECCIÓN Recepción de formulario, explicación de los alcances del Programa de Protección y valoración de riesgo 17

18 1. El técnico judicial de la Oficina de Atención y Protección a la Víctima del Delito (OAPVD), recibirá en la cuenta de correo oficial de ese despacho, o de forma física, la solicitud de protección del usuario. Dicha solicitud puede provenir de la Fiscalía, el Organismo de Investigación Judicial u otras instituciones. 2. El técnico judicial, verificará que la solicitud o referencia, cuente con los datos necesarios para la atención del usuario, en caso de provenir de la Fiscalía o el O.I.J deberá contener copia electrónica de la denuncia. 3. Realizado el paso anterior, el técnico judicial creará una carpeta de legajo principal en el contexto de la Oficina de Protección a la Víctima del Sistema de Gestión de Despachos Judiciales (SGDJ), con la información contenida en la solicitud, a la cual se le asignará un número consecutivo (NUE) de forma automática. 4. Creada la carpeta, el técnico judicial realizará una consulta general del referido (a) en el SGDJ, a fin de determinar si ha sido atendido anteriormente, y además realizará una consulta sobre el usuario en otras sedes. Digitalizará los documentos físicos que le hayan sido aportados, y los incorporará como documento externo, debidamente titulado, en el Escritorio Virtual. Además, deberá incorporar los datos del expediente, en el libro digital de control de entrados y salidos (archivo de excel o libre office). 5. Cumplido el punto anterior, el técnico judicial procederá a realizar un cambio de ubicación en el Escritorio Virtual, colocando la carpeta en la ubicación del profesional encargado que por rol corresponda en cada oficina, con la tarea caso nuevo, e indicará en el apartado de observaciones de la ubicación, si el usuario se encuentra o no en el despacho. 6. En caso de que el usuario no se encuentre en la oficina, para ser atendido forma inmediata, el profesional encargado del expediente lo localizará telefónicamente para brindarle cita para el mismo día o en su defecto y a solicitud del mismo, para otro día. El profesional a cargo completará en el escritorio virtual la constancia respectiva, y la firmará de manera electrónica. 18

19 7. Si el usuario no se puede presentar a la oficina de Atención y Protección a Víctimas del Delito, el profesional encargado del caso procederá a contactar de manera inmediata a la persona, siempre y cuando se cuente con los datos de ubicación del usuario, para ofrecerle los servicios de la oficina, realizar la entrevista de valoración de riesgo y dictamen para medidas extra procesales. Estando en el sitio, se realiza la entrevista de valoración de riesgo, o en su defecto una constancia en la cual se indican las razones por las cuales no se llevó a cabo la entrevista, en estos documentos deberá constar la firma del profesional encargado, los agentes de protección que acompañaron la diligencia, y la persona usuaria. Lo anterior se digitalizará e incorporará al expediente electrónico. 8. Cuando la persona usuaria se encuentre en el despacho, el profesional analizará brevemente el caso y procederá a atenderle. Le explicará los alcances y servicios que ofrece el programa. Si el usuario está de acuerdo, el profesional completará los datos respectivos en el escritorio virtual, utilizando el machote de consentimiento informado, el cual contempla lo manifestado anteriormente, así como los derechos y deberes de las personas que se encuentran dentro del programa de Protección, y procederán a firmarlo ambas partes. El mismo procedimiento se llevará a cabo cuando la persona usuaria es atendida fuera del despacho, en estos documentos deberá constar la firma del profesional encargado, los agentes de protección que acompañaron la diligencia, y la persona usuaria. Lo anterior se digitalizará e incorporará al expediente electrónico 9. Si el usuario tiene alguna imposibilidad para firmar, se imprimirá el documento (consentimiento informado, derechos, deberes y autorización para revisar el expediente penal), y se le solicitará que impregne su huella dactilar con tinta. Posteriormente se digitalizará el documento y se incorporará al expediente mediante el escritorio virtual. 10. Entrevista de valoración de riesgo: en la entrevista se utilizará como guía comparativa el formulario y denuncia aportada por parte de la Fiscalía, al momento de solicitar los datos a la persona usuaria, y completar la plantilla denominada entrevista de valoración de riesgo y recomendación de medidas extra procesales. 19

20 10.1 Una vez finalizada la recopilación de datos de la entrevista, el equipo interdisciplinario se reunirá en un espacio por aparte de la persona usuaria. Realizará un análisis de la situación de riesgo, mediante la identificación de elementos de riesgo y factores protectores que se deben considerar, para el otorgamiento de las medidas extra procesales a recomendar. Dichas medidas se consignan en el plan de protección (incorporado en la misma plantilla de entrevista de valoración de riesgo), el cual va respaldado por una estrategia para brindar herramientas a la persona, a fin de poder concretar cada una de las medidas recomendadas y una justificación del plan de protección. Todo esto queda plasmado en el dictamen interdisciplinario incorporado en la misma plantilla. Dicha información es de carácter confidencial por lo cual no se realizan reproducciones de la misma Finalizado el análisis anterior, nuevamente el equipo interdisciplinario se reúne con la persona valorada a quien se pone en conocimiento de lo acordado en el plan de protección, a fin de que decida si está de acuerdo con lo propuesto por la Oficina de Protección, si se compromete a cumplir con lo establecido en el plan, o si por el contrario desiste en virtud de que el plan de protección no cumple con sus expectativas, o no se encuentra dispuesto a someterse al mismo. En este acto y en caso de que no acepte se le ofrecen los servicios del área de atención En cualquier caso, sea que el usuario acepte o no el plan de protección, se dejará constancia en la entrevista de lo manifestado, los profesionales y agentes de protección que participaron de la entrevista firmarán el documento de manera holográfica En caso de que el equipo interdisciplinario determine que no existe riesgo para la persona usuaria, así lo hará constar en la plantilla de entrevista, se le informará al usuario y se procederá con el cierre administrativo del expediente El profesional a cargo del caso, le comunicará al fiscal que refirió al usuario, por la vía del correo electrónico, acerca de la inclusión o no al programa, y el riesgo en que se encuentra la persona usuaria. De igual forma, ante una negativa para ingresar al programa, se le comunica si se le ofreció los servicios del área de atención, si aceptó o no y de ser positivo en que área. En dicha comunicación se le recuerda al fiscal encargado, acerca de la confidencialidad del ingreso o no de la persona usuaria, por lo cual no se debe incorporar ningún dato al respecto en el caso penal. De todo lo anterior se dejará constancia en el expediente electrónico. 11. Cierre administrativo: se completará en el sistema la plantilla denominada cierre administrativo, en la cual se consignará la fecha de atención de la persona usuaria, resultado de dicha diligencia, comunicación a la autoridad solicitante, ofrecimiento de los servicios del programa de Atención, y motivo de cierre. 20

21 11.1 El profesional realizará la asignación de firma simultánea para sí y para el coordinador de la oficina o el coordinador (a) del programa de protección (San José), y procederá a firmar el documento inmediatamente Aprobada la solicitud de cierre por el coordinador, firmará la plantilla y realizará un cambio de ubicación al profesional encargado con la tarea devuelto con visto bueno. Si el coordinador rechaza la solicitud, des asignará la firma y realizará un cambio de ubicación al profesional con la tarea devolución para corregir documento, indicando en el apartado de observaciones de la ubicación el motivo de rechazo, y las correcciones que se debe realizar El profesional realizará un cambio de ubicación al técnico judicial, para que cierre el expediente en el sistema, y lo ubique en bodega electrónica. 21

22 PROGRAMA DE PROTECCIÓN Seguimiento del caso y ejecución de medidas 22

23 Diligencias de seguimiento que deben realizar los profesionales: 1. Identificadas las necesidades de la persona protegida, el equipo interdisciplinario realizará referencias a otras instituciones públicas u ONG para que de acuerdo a sus funciones le brinden ayuda a la persona. Dichos oficios se confeccionarán y firmarán de manera electrónica dentro del sistema, y se remitirán, cuando sea posible, por medio del enviador del escritorio virtual a la cuenta de correo oficial de la institución, previa coordinación. 2. En caso de urgencia, y al no contar con respuesta interinstitucional inmediata para la ejecución de las medidas extra procesales el profesional encargado del caso gestionará ante el área administrativa de la OAPVD una ayuda económica para el usuario (ver protocolo ayudas económicas). 3. Se deberá realizar un seguimiento del estado de la causa penal en el despacho judicial correspondiente. Para tal efecto el profesional encargado del caso, solicitará mediante correo electrónico al profesional del área legal destacado en la oficina realizar dicho seguimiento, en caso de no contar con un abogado de planta, el encargado del expediente será el responsable de realizar de forma periódica la revisión respectiva. 4. Se deberá coordinar los acompañamientos y traslados a diligencias, por parte de alguno de los profesionales que integran el equipo interdisciplinario, los traslados se coordinarán con personal de la Unidad de Protección a Víctimas (UPROV), mediante una solicitud firmada electrónicamente y remitida por la vía del correo electrónico. En caso de que la UPROV no cuente con personal disponible y el traslado no sea a la zona de riesgo, podrán realizarlo los profesionales. 5. Se deberá dar seguimiento a la situación de amenaza, mediante llamadas telefónicas al usuario o miembros de su grupo familiar o bien mediante visitas al recinto donde se encuentre la persona protegida, a fin de identificar nuevos elementos de riesgo o la ausencia de los mismos, revalorar el caso, y realizar un cambio de medidas de ser necesario. De lo anterior se dejará constancia en el expediente debidamente firmada. 6. Brindar asesoría interdisciplinaria, según lo requiera la persona usuaria. Se dejará un registro en el expediente electrónico de la atención brindada. 8. De todas las diligencias que se realizan en el caso se debe dejar constancia escrita en el expediente electrónico, incluso si los intentos de localización a la persona usuaria son fallidos, por ejemplo si se le llama y no contesta o si se le visita y no se encuentra, se debe confeccionar el documento en el escritorio virtual y firmarlo electrónicamente. Para visitas domiciliares se puede realizar la constancia en soporte de papel, y una vez que el profesional regrese a la oficina la digitaliza e incorpora en el escritorio virtual. 23

24 PROGRAMA DE PROTECCIÓN Revaloración del caso y cambio de medidas 24

25 De conformidad con lo establecido en el artículo 7, inciso f de la Ley de Protección a Víctimas, Testigos y demás sujetos intervinientes en el proceso penal, el cual literalmente dice: revisar, cada seis meses, las medidas de protección en ejecución y rendir un informe, cuando la medida acordada supere ese plazo, o en cualquier otro caso en que la Oficina de Atención a la Víctima del Delito del Ministerio Público así lo disponga, se procederá de la siguiente manera: 1. El profesional encargado del caso o a solicitud de algún otro profesional del equipo interdisciplinario, citará por la vía más expedita, al usuario que cuenta con la medida de protección con el plazo agotado de los 6 meses, a efecto de proceder con su re-valoración. Si el usuario por algún motivo no puede presentarse, la re valoración se realizará en ausencia de éste, tomando como referencia los seguimientos realizados a la fecha. 2. Cuando la persona usuaria se presente al despacho, el profesional responsable del caso le entrevistará, y consultará principalmente sobre su situación actual, existencia o no de nuevos elementos de riesgo relacionados a los hechos denunciados o situación que generó la protección y que hagan considerar si se mantienen, modifican o eliminan las medidas otorgadas en la entrevista de valoración de riesgo. Procederá a completar en el sistema la plantilla denominada revaloración y lo firmará electrónicamente. 3. Cuando se considere necesario, la re valoración se realizará antes de los seis meses, ya sea por hechos nuevos que modificaran las condiciones de riesgo, o circunstancias propias de cada expediente. Así las cosas, el equipo técnico encargado del caso, una vez hecha la re valoración, emitirá un dictamen con la nueva propuesta, el cual confeccionará y firmará mediante el escritorio virtual. 4. Seguidamente el profesional a cargo del caso confeccionará en el sistema una solicitud de modificación, supresión u otorgamiento para las nuevas medidas, la firmará electrónicamente y realizará un cambio de ubicación al jefe de oficina de OAPVD con la tarea confeccionar resolución. 5. El jefe de la OAPVD revisará la solicitud planteada por el profesional encargado del expediente, y en caso de no proceder emitirá una resolución en la que indique los motivos por los cuales rechaza dicha solicitud, la incorporará al sistema y una vez firmada electrónicamente, realizará un cambio de ubicación al profesional encargado del caso. 6. Si el jefe de la OAPVD aprueba la solicitud, confeccionará la resolución en el escritorio virtual, y la firmará ya sea con firma electrónica o digital, según corresponda, y realizará un cambio de ubicación al profesional encargado del expediente, con la tarea notificar resolución de cambio de medidas. 25

26 7. Una vez que el expediente se refleje en la ubicación del profesional en escritorio virtual, éste notificará la resolución a todos los interesados mediante correo electrónico y a la persona usuaria al medio señalado para atender notificaciones. A ambas partes, se les otorgará el plazo legal de TRES días hábiles para presentar revocatoria. 8. Si se presenta revocatoria, el profesional encargado del caso realizará un cambio de ubicación al asistente de resoluciones, con la tarea asignar encargado resolución, a efecto de que asigne el asunto a abogado de resoluciones (1 o 2). 9. Asignado el asunto al abogado, con la tarea resolver revocatoria, éste último procederá a realizar el proyecto de resolución y posteriormente asignará la firma al jefe de OAPVD. Si la jefatura acoge la revocatoria, firma la resolución, y realiza un cambio de ubicación al profesional con la tarea notificar resolución recurso revocatoria. 10. El profesional encargado del caso, notificará nuevamente a los interesados y a la persona usuaria. 11. Si por el contrario, la jefatura no acoge la revocatoria, las partes interesadas podrán presentar en la OAPVD recurso de apelación ante la Fiscalía General. El profesional encargado del expediente realizará un cambio de ubicación al asistente de resoluciones, con la tarea remitir apelación a la Fiscalía General. El asistente de resoluciones procederá a imprimir el expediente, y trasladarlo a la Fiscalía General para lo de su cargo; además mantendrá el expediente en su propia ubicación con la tarea espera respuesta resolución. 12. Una vez que la Fiscalía General resuelve el recurso presentado, comunicará la respectiva resolución a la OAPVD (San José), se asignará al asistente de resoluciones para que la digitalice, incorpore al expediente electrónico y realice un cambio de ubicación al profesional encargado con la tarea notificar resolución recurso apelación. 13. El profesional encargado del expediente de forma personal o por medio de la Unidad de Protección a Víctimas notificará la resolución a las partes interesadas. 26

27 PROGRAMA DE PROTECCIÓN Informe técnico 27

28 Cuando la parte interesada solicita el informe técnico de valoración de situación de riesgo, ante la OAPVD, se procederá de la siguiente manera: 1. El profesional encargado del caso completará en escritorio virtual la plantilla denominada entrevista para confección de informe técnico a las siguientes personas: Víctima o testigo. Fiscal a cargo de la causa penal. Investigador (es) del O.I.J, asignado a la causa penal. 2. En la medida de lo posible el psicólogo del equipo estará presente en la entrevista realizada a la persona usuaria. 3. La entrevista puede ser llevada a cabo por cualquiera de los profesionales de la OAPVD, a modo de colaboración con la oficina encargada del caso, cuando así se requiera, por la cercanía con la parte a entrevistar. 5. El equipo interdisciplinario confeccionará en conjunto, en el escritorio virtual, el informe con los aportes de cada disciplina (análisis de la incidencia criminal de la zona, factores de vulnerabilidad social, entre otros). El profesional en psicología participará únicamente si fue quien entrevistó a la víctima o testigo, para poder emitir criterio. 6. El profesional realizará la asignación de firmas del documento para todos los integrantes del equipo interdisciplinario que participaron en su elaboración, y para el coordinador del área de protección. 7. Aprobado el documento por el coordinador lo firmará y realizará un cambio de ubicación al profesional a cargo del caso, con la tarea devuelto con visto bueno. 8. En caso que el coordinador detecte errores, procederá a des asignar la firma, realizará un cambio de ubicación al profesional encargado, con la tarea devolución para corregir documento, indicando en el apartado de observaciones las correcciones que se deben realizar. 9. Firmado el informe técnico, se remite a través del enviador del escritorio virtual a la parte solicitante, o impreso en caso de ser necesario. 28

29 PROGRAMA DE PROTECCIÓN Remisión de casos a otra circunscripción territorial 29

30 1. Cuando se recomiende la re ubicación domiciliar de la persona usuaria, fuera de la zona de riesgo, el profesional a cargo remitirá el expediente a la OAPVD más cercana a su domicilio o lugar de trabajo a fin de facilitar la asistencia a las sesiones de seguimiento, sin interrupción. 2. El profesional confeccionará un oficio con una breve explicación del caso, incluyendo los datos de mayor relevancia, condiciones de riesgo y vulnerabilidad actual, entre otros, dicho oficio debe contener el nombre completo del usuario, dirección, teléfono, fecha de ingreso, número de causa, número interno, delito, lugar de ocurrencia del hecho, fecha del hecho, nombre del imputado (s). Lo incorporará al escritorio virtual y realizará una asignación de firma simultánea para su coordinador y para sí mismo, firmando inmediatamente el documento para que este se remita a su superior jerárquico. En el caso de las oficinas regionales bastará con la firma del coordinador de la oficina regional. 3. El profesional deberá marcar la casilla de realizar cambio de ubicación después de firmado, indicándole al sistema su ubicación y la tarea devuelto con visto bueno, a fin de que una vez que el coordinador firme el archivo, el expediente regrese a la ubicación del profesional para lo que corresponda. 4. Si el coordinador no aprueba la remisión o se debe corregir algún dato del documento, este des asignará la firma y realizará un cambio de ubicación al profesional responsable y se colocará en la tarea Devuelto para corregir documento. Una vez corregido el profesional realizará de nuevo la asignación de firmas. 5. Cuando el profesional encuentre en su ubicación el expediente, y verifique la aplicación de las firmas, comunicará la remisión al usuario por la vía más expedita (teléfono, fax, correo electrónico), especificando que sólo se trasladará el caso de Protección, no así la investigación penal, ya que esta última se seguirá tramitando en el despacho judicial competente. De lo anterior, el profesional confeccionará una constancia, la cual incorporará y firmará mediante el escritorio virtual. 6. Una vez comunicado el traslado del caso al usuario, el profesional realizará un cambio de ubicación al técnico judicial con la tarea cancelar del sistema, adicionalmente colocará en el apartado de observaciones del cambio de ubicación la oficina a la cual se debe remitir el caso. 7. El técnico judicial cambiará la ubicación del expediente a bodega electrónica, y lo cancelará en el sistema de gestión con el respectivo motivo de cierre. 30

31 8. Remisión de la documentación 8.1 Oficina con modelo de gestión electrónica Cuando la oficina a la que se remite el caso es electrónica, el técnico judicial enviará toda la documentación del caso, en el plazo de 24 horas, a partir de la cancelación en el sistema, a la cuenta de correo electrónico oficial del despacho que corresponda, utilizando la aplicación de enviador del escritorio virtual Si la documentación sobre pasa los 3MB, es decir es un expediente grande, o contiene archivos de audio, fotografías, entre otros, el técnico judicial grabará la información en un disco compacto y lo enviará a la OAPVD respectiva mediante el correo interno, debidamente identificado. 8.2 Oficina con trámite en soporte de papel Cuando la oficina a la que se remite el caso NO es electrónica, el técnico judicial imprimirá los archivos de mayor relevancia, según consulta previa al profesional, y los remitirá mediante fax o correo electrónico, en el plazo de 24 horas. El expediente completo se hará llegar lo antes posible a la oficina correspondiente, de forma personal o por correo electrónico de manera fragmentada. 31

32 PROGRAMA DE PROTECCIÓN Cierre del expediente 32

33 1. Cuando proceda la exclusión del expediente, por alguna de las razones establecidas en el art.12 inciso d 1, 2, 3, 4, 5, 6 o 7 de la Ley de protección a víctimas, testigos y demás sujetos (ley n 8720). Se procederá de la siguiente manera: 2. El equipo interdisciplinario se reunirá para discutir el caso, acordarán la confección por parte del encargado del caso del dictamen en el cual se indicará el motivo por el que se solicita el cierre del expediente, y lo firmarán todos los participantes una vez se asigne en el sistema. 3. Una vez con el dictamen firmado, el profesional a cargo del caso realizará una revisión exhaustiva de todos los archivos contenidos en el expediente, a fin de redactar dentro del escritorio virtual, la solicitud de exclusión y motivo de cierre. Una vez realizado lo anterior, la firmará electrónicamente y realizará un cambio de ubicación a Asistente de resoluciones con la asignar encargado resolución, a efecto de que asigne el asunto a abogado de resoluciones (1 o 2). 4. Asignado el asunto al abogado, con la tarea confeccionar proyecto de exclusión, éste último procederá a realizar el proyecto de exclusión y posteriormente asignará la firma al jefe de OAPVD. Si la jefatura acoge el proyecto, firmará la resolución, y realizará un cambio de ubicación al profesional con la tarea notificar resolución de exclusión. 5. Una vez que el caso se refleje en la ubicación del profesional en escritorio virtual, éste notificará la resolución a las partes interesadas mediante el correo electrónico, y a la persona usuaria al medio señalado para recibir notificaciones. A ambas partes, se les otorgará el plazo de TRES días hábiles para presentar revocatoria. 6. Si se presenta revocatoria, el profesional encargado del caso realizará un cambio de ubicación al asistente de resoluciones, con la tarea asignar encargado resolución, a efecto de que asigne el asunto a abogado de resoluciones (1 o 2). 7. Asignado el asunto al abogado, con la tarea resolver revocatoria, éste último procederá a realizar el proyecto de resolución y posteriormente asignará la firma al jefe de OAPVD. Si la jefatura acoge la revocatoria, firma la resolución, y realiza un cambio de ubicación al profesional con la tarea notificar resolución recurso revocatoria. 8. El profesional encargado del caso, notificará nuevamente a los interesados y a la persona usuaria. 33

34 9. Si por el contrario, la jefatura no acoge la revocatoria, las partes interesadas podrán presentar en la OAPVD recurso de apelación ante la Fiscalía General. El profesional encargado del expediente realizará un cambio de ubicación al asistente de resoluciones, con la tarea remitir apelación a la Fiscalía General. El asistente de resoluciones procederá a imprimir el expediente, y trasladarlo a la Fiscalía General para lo de su cargo; además mantendrá el expediente en su propia ubicación con la tarea espera respuesta resolución. 10. Una vez que la Fiscalía General resuelve el recurso presentado, comunicará la respectiva resolución a la OAPVD (San José), se asignará al asistente de resoluciones para que la digitalice, incorpore al expediente electrónico y realice un cambio de ubicación al profesional encargado con la tarea notificar resolución recurso apelación. 11. El profesional encargado del expediente de forma personal o por medio de la Unidad de Protección a Víctimas notificará la resolución a las partes interesadas. 12. En casos particulares, tales como violencia doméstica, se comunicará la resolución a la institución pertinente (INAMU, PANI, Fuerza Pública) para que procedan como corresponda, de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente electrónico. 13. En caso de no presentarse recursos, transcurrido el plazo legal (3 días), el profesional completará en el sistema la plantilla denominada archivo de diligencias. En caso de que la resolución indique la remisión al programa de Atención, el profesional encargado del caso procederá a realizar la referencia a dicho programa, mediante la plantilla denominada referencia a otro programa a las áreas solicitadas por la persona usuaria, y firmará dicha plantilla electrónicamente. 14. Seguidamente el profesional a cargo del caso, remitirá el expediente electrónico al técnico judicial mediante un cambio de ubicación con la tarea cancelar del sistema, indicando en el apartado de observaciones de la ubicación el motivo de cierre y si se traslada o no al programa de Atención. 15. El técnico judicial cambiará la ubicación del expediente a bodega electrónica, lo cancelará en el sistema de gestión del programa de Protección, y lo itinerará al programa de Atención en caso de ser necesario. 34

35 Protocolos para la solicitud de ayuda económica 35

36 Aprobación y pago de ayudas económicas en efectivo en Sede Central 1. El profesional de la Oficina de Atención y Protección a la Víctima correspondiente, aplicará la entrevista inicial, revaloración o seguimiento a la persona usuaria, que ingresa a los programas de Atención o Protección, y determinará la necesidad de ayuda económica. 2. Una vez realizado lo anterior, y si la ayuda es procedente, confeccionará la solicitud de ayuda económica, utilizando la fórmula establecida al efecto en el Escritorio Virtual (ver anexo 1), la firmará digitalmente y la remitirá mediante un cambio de ubicación al profesional área administrativa 1 de la sede central, con la tarea tramitar ayuda económica. 3. El profesional área administrativa 1 de sede central recibirá en su buzón de tareas del Escritorio Virtual la solicitud de ayuda económica, y verificará que contenga la información requerida en la Guía práctica para la confección de ayudas económicas (ver anexo 2), a saber: justificación, número de causa, montos acorde a las circulares, entre otros. 4. Posteriormente, revisará en el control automatizado de ayudas económicas de la sede central y regionales, si la persona solicitante ha recibido ayudas económicas en otras ocasiones. Asimismo, en caso que la solicitud de ayuda económica no describa todas las ayudas o se encuentre incompleta, devolverá la misma realizando el cambio de ubicación al profesional de la Oficina de Atención y Protección a Víctimas del Delito respectiva, con la tarea corregir documento. 5. Una vez corregido el documento por el profesional correspondiente, lo firmará electrónicamente y lo remitirá nuevamente, mediante un cambio de ubicación, al Profesional área administrativa 1 de sede central, quien verificará la existencia de contenido presupuestario para otorgar la ayuda económica y trasladará la solicitud aludida, mediante un cambio de ubicación, al asistente administrativo, encargado de las ayudas económicas en sede central, con la tarea tramitar ayuda económica, a fin de que elabore la autorización de gastos, utilizando la fórmula establecida al efecto en el Escritorio Virtual (ver anexo 3). 6. El asistente administrativo recibirá en su buzón de tareas del Escritorio Virtual la solicitud de ayuda económica; y confeccionará en el Escritorio Virtual la autorización de gastos, documento mediante el cual se autoriza al profesional de la Oficina de Atención y Protección a la Víctima, a ejecutar el gasto y junto a la solicitud de ayuda económica, realizará el cambio de ubicación al profesional área administrativa 1 para la respectiva revisión y firma. 36

37 7. El profesional área administrativa 1 recibirá la solicitud de ayuda económica junto a la autorización de gastos, revisará que estén correctas y realizará una asignación de firma para sí mismo y para el profesional 2, procederá a firmar digitalmente la autorización aludida, indicándole al Escritorio Virtual que una vez firmado el documento, se realice un cambio de ubicación al profesional 2 quien firmará digitalmente en señal de aprobación. 8. En caso que el profesional 2 detecte datos errados en la autorización de gastos, des-asignará la firma y realizará un cambio de ubicación al asistente administrativo de sede central con la tarea corregir documento ; caso contrario la trasladará a la ubicación del técnico judicial de la Oficina de Atención y Protección a la Víctima correspondiente. 9. El técnico judicial de la Oficina de Atención y Protección a la Víctima recibirá la autorización de gastos y confeccionará e imprimirá el comprobante de ayuda (ver anexo 5), el cual firmará la víctima y el profesional de la Oficina de Atención y Protección a Víctimas de Delito; posteriormente lo digitalizará y lo incorporará como documento externo al expediente electrónico. Una vez realizado lo anterior, el técnico judicial realizará un cambio de ubicación al asistente administrativo ; asimismo, le trasladará los documentos físicos para que proceda con el pago de ayuda. 10. El asistente administrativo procederá con la asignación de dinero a la persona usuaria y en caso de que esta última no esté presente procederá a confeccionar en el Escritorio Virtual la boleta de anticipo de dinero (ver anexo 4), la cual imprimirá para realizar el adelanto de dinero al profesional a cargo del caso, quien la firmará por el recibido del dinero y se encargará de recolectar la firma de la persona usuaria. Asimismo recibirá las firmas y/o facturas necesarias. Una vez realizado todo lo anterior, se procederá a digitalizar todos los documentos físicos a fin de incorporarlos como documentos externos, en el expediente electrónico. 11. El asistente administrativo actualizará los datos en el Libro de Diario, en el cual liquidará el anticipo de dinero de ser necesario y cancelará la totalidad de la ayuda económica solicitada. 37